Regeling Financieel Beheer Belastingsamenwerking GouweRijnland Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Gouwe-Rijnland (BSGR), gelet op:
Artikel 212 van de Gemeentewet; Het Waterschapsbesluit; Artikel 14 sub c en de artikelen 31 tot en met 35 van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland,
besluit vast te stellen: de onderhavige regeling financieel beheer, waarin de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland nader worden geregeld.
Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen
Art. 1 Begrippenkader In deze regeling wordt verstaan onder: 1.
2.
3. 4. 5. 6. 7. 8.
Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen) van de organisatie van de BSGR en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd. Administratieve organisatie: Het gehele complex van organisatorische maatregelen binnen een organisatie. inclusief het stelsel van maatregelen van interne controle. Dit complex heeft direct of indirect betrekking op een goede werking van de organisatie, de financieel-administratieve systemen, de rechtmatigheid en de doelmatigheid van het financiële beheer. BBV: Het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten. Doelmatigheid: Efficiency, het realiseren van gewenste prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Doeltreffendheid: Effectiviteit, de mate waarin met de gewenste prestaties de beoogde doelen en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald. Financieel beheer: Het uitoefenen van het bestuur over en het toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de BSGR. Openbaar Lichaam: De Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland, zoals bedoeld in artikel 2 van de gemeenschappelijke regeling. Rechtmatigheid: Het in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving.
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Art. 2 Programmabegroting 1. 2.
Het Algemeen Bestuur stelt, wanneer noodzakelijk of gewenst, een wijziging in de programmaindeling vast. Het Dagelijks Bestuur stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de strategische doelstellingen, prioriteiten en activiteiten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst.
Art. 3 Inrichting begroting en jaarstukken 1.
2.
3.
Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.
Art. 4 Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen 1. 2.
3.
4.
Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen. Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan van welke nieuwe investeringen er op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet gewenst is. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. Indien het Dagelijks Bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het Dagelijks Bestuur in de eerstvolgende AB-vergadering aan het Algemeen Bestuur gemeld. Het Dagelijks Bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.
Art. 5 Tussentijdse rapportage 1.
2.
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de BSGR over de eerste drie en de eerste zeven maanden van het begrotingsjaar. De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van: a) de baten en lasten per programma; b) het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen; c) het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;
d) e)
de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves per programma; het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.
Hoofdstuk 3 Financieel beleid
Art. 6 Waardering en afschrijving vaste activa 1. 2. 3. 4. 5.
6. 7. 8.
Activa worden gewaardeerd op basis van verkrijgingsprijs of zonodig aangepast aan een eventuele lagere marktwaarde. De afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden maximaal in vijf jaar afgeschreven. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht. De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in de artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden afgeschreven conform vigerende wet- en regelgeving, respectievelijk na overleg met de accountant. Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5.000 worden niet geactiveerd, maar wel geregistreerd. Bij de uitvoering van het gestelde onder de leden 1 tot en met 6 is de, door het Algemeen Bestuur vastgestelde, regeling Waardering en afschrijving activa uitgangspunt. De regeling Waardering en afschrijving activa wordt een keer in de vijf jaar geactualiseerd.
Art. 7 Reserves en voorzieningen 1. 2. 3. 4.
Het Algemeen Bestuur stelt een nota reserves en voorzieningen vast. Het Algemeen Bestuur stelt in de nota reserves en voorzieningen richtlijnen vast omtrent vorming en besteding van reserves en voorzieningen. De vorming en besteding van reserves en voorzieningen worden in de programmabegroting en de jaarstukken volgens de vastgestelde richtlijnen uitgevoerd. De nota reserves en voorzieningen wordt een keer in de vijf jaar geactualiseerd.
Art. 8 Financieringsfunctie 1.
2. 3.
Het Dagelijks Bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor: a) het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van tijdelijk overtollige gelden, bij de schatkist, om de programma’s binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren; b) het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie, zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s; c) het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen; d) het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. Bij de uitvoering van het gestelde onder lid 1 is het door het Algemeen Bestuur vastgestelde treasurystatuut uitgangspunt. Het treasurystatuut wordt een keer in de vijf jaar geactualiseerd.
Hoofdstuk 4 Paragrafen in de Programmabegroting en de Jaarstukken
Art. 9 Weerstandsvermogen en risico’s 1.
2.
In de paragraaf weerstandsvermogen en risico’s van de programmabegroting en de jaarstukken wordt ten minste ingegaan op de geïnventariseerde weerstandscapaciteit, de geïnventariseerde risico’s en het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s. Het Dagelijks Bestuur geeft tevens de maatregelen aan, indien van toepassing, om het weerstandsvermogen van de BSGR weer op niveau te brengen.
Art 10 Financiering In de paragraaf financiering bij de programmabegroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur, naast de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsfunctie, verslag van 1. de kasgeldlimiet; 2. de renterisiconorm; 3. de rentevisie; 4. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte.
Art. 11 Bedrijfsvoering Naast het inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering, neemt het Dagelijks Bestuur in ieder geval op: 1. de organisatieontwikkeling, zoals onder meer de personele bezetting en het ziekteverzuim; 2. de stand van zaken ten aanzien van het informatiebeleid.
Hoofdstuk 5 Financieel beheer en interne controle
Art. 12 Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval adequaat kan worden benut voor: 1. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de BSGR als geheel en in de afdelingen; 2. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, vorderingen en schulden, enzovoorts; 3. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties; 4. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende weten regelgeving; 5. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving; 6. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Art. 13 Interne controle 1.
2.
Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel. De belangrijkste uitkomsten van de toetsing, evenals de te nemen en de genomen maatregelen, worden opgenomen en/of verantwoord in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting, respectievelijk de jaarstukken.
Art. 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen en eigendommen.
Art. 15 Financiële organisatie Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor: 1. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken; 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; 4. de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
Art. 16 Inkoop en aanbesteding 1. 2.
Het Dagelijks Bestuur stelt het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast. De regels waarborgen dat ter zake wordt gehandeld in overeenstemming met de vigerende landelijke en Europese wet- en regelgeving.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Art. 17 Inwerkingtreding 1. 2.
Deze regeling treedt in werking met ingang van 17 juni 2014. Deze regeling treedt in de plaats van de Regeling financieel beheer Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 mei 2010.
Art. 18 Citeertitel Deze regeling kan worden aangehaald onder de titel “Regeling financieel beheer Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 16 juni 2014
De plaatsvervangend Voorzitter,
De Directeur,
Dhr. ir. H. Pluckel
Mevr. drs. E.T.M. van Kesteren
