Financieel-economisch beheer (FB)

Afdelingsplan 1995

Ministerie van Verkeer en Waterstaat

Adviesdienst Verkeer en Vervoer

Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat

FB

FBF

FBPC

AO/IC

BIV

Financieel-economisch beheer (FB) Rijkswaterstaat Adviesdienst Verkeer en Vervoer Bureau Dokumentatie Postbus 1031 3 0 0 0 BA Rotterdam

AVV/afd. Visuele vormgeving

D

0856

A f d e l i n g s p l a n FB

7 maart 1995

Inhoudsopgave Biz. HOOFDSTUK 1 INLEIDING

1

HOOFDSTUK 2 ROL EN POSITIE

2

2.1 2.2 2.3

Missie D o e l e n e n p o s i t i o n e r i n g v a n FB Organisatieontwikkeling

2 2 3

HOOFDSTUK 3 PRODUKT-MARKTONTWIKKELING

3

HOOFDSTUK 4 ASPECTEN VAN DE PRODUKTIE

6

4 .1 4.2

Kwaliteitszorg Kennisontwikkeling

6 7

HOOFDSTUK 5 BEDRIJFSVOERING

7

HOOFDSTUK 6 PERSONEELSBELEID

8

HOOFDSTUK 7 OPLEIDING

8

HOOFDSTUK 8 AKTIES

9

1.

Inleiding A a n l e i d i n g v o o r h e t o p s t e l l e n v a n e e n a f d e l i n g s p l a n FB i s de afspraak opgenomen i n h e t b e d r i j f s p l a n A W d a t i n h e t n a j a a r v a n 1994 alle ( s t a f - ) a f d e l i n g e n een a f d e l i n g s p l a n o p s t e l l e n . D o e l v a n h e t a f d e l i n g s p l a n i s om h e l d e r h e i d e n h o u v a s t t e b i e d e n a a n de m e d e w e r k e r s v a n FB v o o r de u i t t e v o e r e n w e r k z a a m h e d e n , de t e s t e l l e n p r i o r i t e i t e n e n de s t u r i n g v a n d e z e w e r k z a a m h e d e n . B o v e n d i e n h e e f t het a f d e l i n g s p l a n a l s d o e l a a n t e g e v e n a a n h e t DT hoe de d o e l e n i n h e t b e d r i j f s p l a n z i j n v e r t a a l d i n h e t b e l e i d v a n de a f d e l i n g . Daarnaast wordt het a f d e l i n g s p l a n ting bedrijfsvoeringsonderdelen".

ingebracht

i n het

project

"Doorlich-

I n de e e r s t e h e l f t v a n 1994 h e e f t h e t DT v a n A W een b e d r i j f s p l a n v o o r de p e r i o d e 1994-1996 o p g e s t e l d . Dit b e d r i j f s p l a n geeft d u i d e l i j k h e i d o v e r de p l a a t s b e p a l i n g v a n A W e n de k o e r s e n de p r i o r i t e i t e n v o o r de d i e n s t v e r l e n i n g v o o r de komende j a r e n . H e t b e d r i j f s p l a n v o r m t de b a s i s v o o r h e t a f d e l i n g s p l a n FB. D a a r n a a s t z i j n e r een aantal (nieuwe) o n t w i k k e l i n g e n , z o a l s de RWS n i e u w e s t i j l , de a a n s t u r i n g v a n de TWD-en, de b e h o e f t e om b e d r i j f s m a t i g e r t e g a a n w e r k e n , h e t b e v o r d e r e n v a n de m a r k t w e r k i n g , e t c . d i e van i n v l o e d z i j n op h e t b e l e i d v a n A W e n dus ook op h e t b e l e i d v a n een a f d e l i n g a l s FB. A l s g e v o l g v a n d e z e o n t w i k k e l i n g e n z a l A W de b e d r i j f s v o e r i n g s i n f o r m a t i e m o e t e n v e r b e t e r e n . H i e r l i g t v o o r de a f d e l i n g FB een b e l a n g r i j k e taak. De a f d e l i n g FB v a l t o n d e r h e t p r o j e c t " D o o r l i c h t i n g B e d r i j f s v o e r i n g s o n derdelen (DBO)". D i t p r o j e c t h e e f t t o t d o e l om de bedrijfsvoeringsonderd e l e n van A W a f t e stemmen op de l i j n o r g a n i s a t i e . B e l a n g r i j k e aandachtspunten daarbij zijn o.m. de samenwerking tussen Rotterdam en H e e r l e n e n de r o l l e n v a n FB, B e d r i j f s b u r o e n R e g i e . H e t p r o j e c t i s i n m i d d e l s g e s t a r t e n z a l i n de e e r s t e h e l f t v a n 1995 worden a f g e r o n d .

l

2.

Rol

2.1.

en

positie

Missie

De s t a f a f d e l i n g F i n a n c i e e l - e c o n o m i s c h B e h e e r (FB) h e e f t e e n ondersteun e n d e t a a k i n de s t u r i n g e n b e h e e r s i n g v a n de bedrijfsvoeringsprocessen b i n n e n e n b u i t e n de A W d i e v a n b e l a n g z i j n v o o r de A W . Daartoe r i c h t zij z i c h op e e n o n a f h a n k e l i j k e t o e t s i n g e n a d v i s e r i n g op financieele c o n o m i s c h , j u r i d i s c h en a d m i n i s t r a t i e f - o r g a n i s a t o r i s c h g e b i e d . Voorts is de afdeling verantwoordelijk v o o r de c o o r d i n a t i e van het begrotingsproces en de o p t i m a l i s e r i n g van de bedrijfsvoeringsprocessen, alsmede de betrouwbaarheid van de administraties. Zij voert de f i n a n c i e l e a d m i n i s t r a t i e en o n t w i k k e l t e n l e v e r t de b e n o d i g d e f i n a n c i e l e management i n f o r m a t i e . D a a r n a a s t h e e f t de a f d e l i n g t o t t a a k h e t o n t w i k kelen van een adequaat informatievoorziening binnen AW voor alle relevante bedrijfsinformatie. 2.2.

D o e l e n en p o s i t i o n e r i n g van

FB

H e t h o o f d d o e l v a n de a f d e l i n g i s h e t o n d e r s t e u n e n v a n de HID e n de l i j n o r g a n i s a t i e b i j het d o e l m a t i g r e a l i s e r e n van het h o o f d d o e l van AW nl. h e t l e v e r e n v a n e e n b i j d r a g e a a n de o n t w i k k e l i n g e n de u i t v o e r i n g v a n h e t v e r k e e r s - en v e r v o e r s b e l e i d . De

a f d e l i n g w i l de o n d e r s t e u n i n g leveren door o.m.: h e t z o r g d r a g e n v o o r e e n b e t r o u w b a r e en f l e x i b e l e i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g z o d a n i g d a t de l i j n de b e s c h i k k i n g h e e f t o v e r d i e i n f o r m a t i e d i e nodig i s t e r ondersteuning van b e s l i s s i n g e n ; h e t g e v e n v a n g e v r a a g d e e n o n g e v r a a g d e a d v i e z e n op f i n a n c i e e l - e c o n o m i s c h en a d m i n i s t r a t i e f - o r g a n i s a t o r i s c h g e b i e d ; h e t v e r t a l e n v a n r e g e l s e n p r o c e d u r e s v o o r de o r g a n i s a t i e z o d a n i g d a t deze s o e p e l kunnen worden t o e g e p a s t ; het b e v o r d e r e n van het v e r a n t w o o r d u i t b e s t e d e n van onderzoek door d i r e c t e ondersteuning te bieden b i j het u i t b e s t e d e n ; de c o o r d i n a t i e v a n h e t planproces.

Uitgangspunt h i e r b i j i s dat de lijn verantwoordelijk a f d e l i n g FB d i e n s t v e r l e n e n d en v o o r w a a r d e s c h e p p e n d i s .

is

en

dat

de

Om de p o s i t i o n e r i n g v a n de a f d e l i n g t e v e r d u i d e l i j k e n z i j n de v o l g e n d e p u n t e n van belang: FB i s e e n s t a f a f d e l i n g g e p l a a t s t r e c h t s t r e e k s o n d e r de HID AW; h o e w e l FB z i c h voornamelijk r i c h t op de interne klanten, spelen e x t e r n e k l a n t e n , z o a l s HW-RWS, e e n b e l a n g r i j k e r o l : FB i s e e n a a n s p r e e k p u n t v o o r HW e n a n d e r e n m.b.t. f i n a n c i e l e z a k e n e n FB h e e f t e e n f u n c t i o n e l e r e l a t i e met de c o n t r o l l e r v a n HW; de HID i s op g r o n d v a n de c o m p t a b i l i t e i t s w e t v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r de c o m p t a b e l e w e r k z a a m h e d e n b i n n e n de d i e n s t . Om d e z e v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v o o r de ( o n a f h a n k e l i j k ) t o e t s e n d e r o l t e kunnen d r a g e n moeten a f s p r a k e n g e m a a k t w o r d e n b i n n e n de A W over w e r k w i j z e n en p r o c e d u r e s . De a f d e l i n g FB h e e f t h i e r b i j de u i t v o e r e n d e , a d v i s e r e n d e e n t o e z i c h t h o u d e n d e t a a k t . b . v . de HID; de r e l a t i e met de a f d e l i n g R e g i e i s a a n w e z i g b i j de u i t v o e r i n g v a n het planproces. FB coordineert het planproces en i s procesmatig v e r a n t w o o r d e l i j k voor AW management c o n t r a c t e n f u n k t i e p l a n . R e g i e verleent de produktie portefeuillehouders ondersteuning bij het o p s t e l l e n v a n de p r o g r a m m e r i n g d o o r i n h o u d e l i j k de p r o g r a m m a ' s e n projecten t e b e o o r d e l e n en p r i o r i t e i t e n aan t e geven. Daarnaast l e v e r t Regie ondersteuning op de s t r a t e g i e v o r m i n g v o o r de v e r s c h i l lende produktsoorten. FB i s v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r de b e g r o t i n g s v o o r b e r e i d i n g e n b e g r o t i n g s uitvoering;

2

met h e t b e d r i j f s b u r o i s s p r a k e v a n e e n f u n c t i o n e l e r e l a t i e , de afdel i n g FB i s v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r de c o m p t a b e l e w e r k z a a m h e d e n u i t g e v o e r d b i n n e n h e t b e d r i j f s b u r o en maakt h i e r o v e r a f s p r a k e n met het b e d r i j f s b u r o op h e t g e b i e d v a n w e r k w i j z e , p r o c e d u r e s e n personele invulling. Een goede t a a k a f b a k e n i n g t u s s e n FB en b e d r i j f s b u r o i s n o o d z a k e l i j k om d u b b e l w e r k e n h e t op v e r s c h i l l e n d e w i j z e uitvoeren van t a k e n t e v o o r k o m e n . De w e r k z a a m h e d e n b i n n e n FB en het bed r i j f s b u r o m o e t e n e e n v e r v o l g op e l k a a r z i j n . V o o r e e n g o e d e a f s t e m m i n g i s f r e q u e n t o v e r l e g t u s s e n FB e n b e d r i j f s b u r o n o o d z a k e l i j k o v e r de v e r s c h i l l e n d e v a k g e b i e d e n (Administratieve O r g a n i s a t i e , P l a n n i n g , C o n t r a c t z a k e n en F i n a n c i e n ) ; de r e l a t i e met F i n a n c i e n van B G - H e e r l e n i s d i e van een functionele r e l a t i e , de a f d e l i n g FB o v e r l e g t met F i n a n c i e l e f u n k t i e s i n H e e r l e n (F) o v e r f i n a n c i e e l - e c o n o m i s c h e z a k e n en v e r s c h a f t h i e r o v e r inform a t i e a a n F. H o o f d P l a n n i n g e n C o n t r o l v a n FB i s v o o r a l l e z a k e n h e t a a n s p r e e k p u n t v o o r F. 2.3.

Organisatieontwikkeling

In het p r o j e c t " D o o r l i c h t i n g B e d r i j f s v o e r i n g s o n d e r d e l e n (DBO)"wordt h e t takenpakket van o.m. FB, b e d r i j f s b u r o , r e g i e en F - a f d e l i n g van BGH e e r l e n d o o r g e l i c h t . H e t d o e l v a n h e t p r o j e c t i s d a t de t a k e n o n d e r l i n g e n met de l i j n w o r d e n a f g e s t e m d . H e l d e r e a f s p r a k e n o v e r w i e wat doet l e i d t t o t e e n e f f i c i e n t e e n e f f e k t i e v e o n d e r s t e u n i n g v a n de l i j n . V o o r FB k a n d i t b e t e k e n e n d a t h e t t a k e n p a k k e t v e r a n d e r t e n d a t de o r g a n i s a t i e v a n FB w o r d t a a n g e p a s t . De e e r s t e u i t k o m s t e n v a n h e t p r o j e c t w o r d e n i n f e b r u a r i 1995 v e r w a c h t . H o o f d FB z a l de m e d e w e r k e r s v a n FB op de h o o g t e houden van r e s u l t a t e n en v o o r t g a n g van h e t p r o j e c t . 3.

Produkt-marktontwikkeling De a f d e l i n g FB k e n t e e n a a n t a l i n t e r n e k l a n t e n e n e x t e r n e k l a n t e n . In dit hoofdstuk w o r d t een aantal taakgebieden onderkend waarbij per t a a k g e b i e d de n a d r u k w o r d t g e l e g d op de o n t w i k k e l i n g e n b i j k l a n t e n e n de c o n s e q u e n t i e s d a a r v a n v o o r de a f d e l i n g FB. I n t e r n e k l a n t e n AW: HID e n management; b u d g e t h o u d e r s e n medewerkers. E x t e r n e k l a n t e n : h o o f d d i r e k t i e RWS; accountantsdienst; algemene rekenkamer; k l a n t e n van AW en l e v e r a n c i e r s . B i n n e n FB w o r d e n de v o l g e n d e t a a k g e b i e d e n a. Financien b. P l a n n i n g e n C o n t r o l c. A d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e e n I n t e r n e d. B e d r i j f s i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g a.

projectleiders,-

onderkend: controle

Financien B i n n e n F i n a n c i e n kan een d r i e t a l t a k e n worden o n d e r s c h e i d e n : 1. F i n a n c i e e l b e h e e r D e z e t a a k z o r g t v o o r de f i n a n c i e e l - c i j f e r m a t i g e a n a l y s e s van de b e g r o t i n g s u i t v o e r i n g e n h e t a d v i s e r e n b i j de begrotingsvoorbereid i n g ; v o e r t de t r e a s u r y f u n k t i e u i t . Concrete taken h i e r b i j z i j n de s i g n a l e r i n g r e a l i s a t i e uitgaven, r a p p o r t a g e aan het management o v e r en a n a l y s e van verschillen b e g r o t i n g / b u d g e t en r e a l i s a t i e ; b u d g e t b e h e e r : a n a l y s e s e n p r o g n o s e s ; c o n t r o l e v e r p l i c h t i n g e n a d m i n i s t r a t i e ; c o n t r o l e op de afwikkei i n g van d e c l a r a t i e s . 2. Begrotingsvoorbereiding Deze t a a k b e s t a a t v o o r n a m e l i j k u i t h e t v o o r b e r e i d e n v a n de b e g r o t i n g , b u d g e t b e h e e r e n de p r o g n o s e s v a n de b e g r o t i n g s u i t v o e r i n g . C o n c r e t e t a k e n h i e r b i j z i j n h e t o p s t e l l e n v a n de i n t e r n e b e g r o t i n g , b u d g e t b e h e e r en h e t o p s t e l l e n van p r o g n o s e s en a n a l y s e s van oorzaken van a f w i j k i n g e n van de b e g r o t i n g s u i t v o e r i n g ; adviseren over (re)allocatie van m i d d e l e n ; o n d e r s t e u n i n g v e r l e n e n b i j het 3

3.

o p s t e l l e n v a n h e t management c o n t r a c t e n f u n k t i e p l a n d o o r h e t o p s t e l l e n v a n h e t c i j f e r m a t i g e d e e l e n v e r z o r g t de v e r w e r k i n g i n FAIS. Financiele administratie Deze t a a k i s v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r de c r e d i t e u r e n - d e b i t e u r e n - en g r o o t b o e k a d m i n i s t r a t i e , h e t doen v a n b e t a l i n g e n , de m a a n d s t a a t en toelichting incl. s i g n a l e r i n g van a f w i j k i n g e n b i j prognoses, afhandeling van d e c l a r a t i e s .

De b e h o e f t e b i j b u d g e t h o u d e r a a n g o e d e a n a l y s e s e n h e t maken v a n p r o g n o ses i s g r o o t . D i t i s n o o d z a k e l i j k v o o r een goede b e d r i j f s v o e r i n g . I n 1995 z a l FB daaraan meer aandacht besteden zodat de geleverde f i n a n c i e l e managementinformatie i n waarde toeneemt. I n h e t p r o j e c t VAO i s e e n g r o t e b e h o e f t e b i n n e n A W g e b l e k e n a a n a k t u e l e p r o j e c t i n f o r m a t i e met b e t r e k k i n g t o t h e t p r o j e c t b u d g e t , de r e s e r v e r i n g e n d e r e a l i s a t i e . I n h e t p r o j e c t V e r b e t e r i n g AO z i j n h i e r o v e r a f s p r a k e n gemaakt. Voor f i n a n c i e n l i g t h i e r een o n t w i k k e l i n g s t a a k en u i t v o e r i n g s taak om i n d e b e n o d i g d e i n f o r m a t i e t e k u n n e n v o o r z i e n . E e n verdere o n t w i k k e l i n g v a n de i n t e r n e b e g r o t i n g e n de i m p l e m e n t a t i e van het f l e x i b e l e informatiesysteem FAIS (FIF) z a l h i e r v o o r n o d i g z i j n . Bovendien z a l het budgetteringsproces helder en d u i d e l i j k moeten worden uitgevoerd. De h o o f d d i r e k t i e RWS ( c o n t r o l l e r RWS) g a a t m e e r s t u r e n o p d e f i n a n c i e l e p r o g n o s e s o v e r de r e a l i s a t i e v a n de b e g r o t i n g . F i n a n c i e n z a l e e n s y s t e e m moeten initieren en implementeren waarmee prognoses kunnen worden gemaakt en g e a n a l y s e e r d . Op t e r m i j n b i j i n v o e r i n g RWS n i e u w e s t i j l , i s h e t m o g e l i j k d a t A W een b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e z a l moeten gaan v o e r e n . Een b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e onderscheidt z i c h v a n e e n b e g r o t i n g s a d m i n i s t r a t i e d o o r de m o g e l i j k h e i d om k o s t e n t o e r e k e n e n a a n k o s t e n p l a a t s e n e n k o s t e n d r a g e r s e n d e mogel i j k h e i d h e e f t v a n h e t v e r r e k e n e n v a n k o s t e n met a f n e m e r s . Of d i t w o r d t g e r e a l i s e e r d met e e n u i t b o u w v a n F A I S o f e e n a n d e r s y s t e e m i s n o g o n d u i d e l i j k . Van b e l a n g h i e r b i j i s de e v e n t u e l e o v e r g a n g v a n e e n v e r p l i c h t i n g e n - / k a s s t e l s e l naar een k o s t e n - / b a t e n s t e l s e l . D i t z a l vergaande c o n s e q u e n t i e s h e b b e n v o o r de u i t t e v o e r e n t a k e n b i n n e n f i n a n c i e n . b.

Planning Planning 1.

2.

3.

en C o n t r o l e n c o n t r o l h e e f t de v o l g e n d e

taken:

Planning Coordinatie en bewaking van het begrotingsproces, analyse en b e o o r d e l i n g v a n de i n g e d i e n d e plannen, o p s t e l l e n cq. beoordelen m e e r j a r e n c i j f e r s , en h e t c o o r d i n e r e n en o p s t e l l e n v a n v o o r t g a n g s r a p p o r t a g e s e n de j a a r l i j k s e verantwoordingsrapportage. Ontwikkelen van planprocedures, r i c h t l i j n e n t . b . v . de p l a n c y c l u s , h e t t o e t s e n v a n de f i n a n c i e l e r a n d v o o r w a a r d e n . Bedrijfseconomische zaken A d v i s e r i n g e n b i j d r a g e n a a n de b e d r i j f s v o e r i n g ; de e c o n o m i s c h e b e o o r d e l i n g v a n d e s t u r i n g , de b e d r i j f s p r o c e s s e n e n d e w e r k p r o c e s s e n ; b e o o r d e l e n e n a d v i s e r e n v a n de p r i j s v o r m i n g , u i t b e s t e d i n g e n kostprijzen. B i j d r a g e n a a n de b e s t u u r l i j k e i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g (BIV d o o r h e t o n t w i k k e l e n van t e c h n i e k e n en instrumenten, i n i t i e r e n d e en c o o r d i n e r e n d e t a k e n m.b.t. p l a n n i n g e n b e h e e r s i n g v a n b e d r i j f s v o e r i n g s processen . Contractzaken Beoordelen en a d v i s e r e n over a d m i n i s t r a t i e f - j u r i d i s c h e aspecten van overeenkomsten en aanbestedingsaangelegenheden zowel binnen AW a l s b i j klanten.

4

Een o n t w i k k e l i n g d i e van belang i s v o o r P l a n n i n g e n C o n t r o l i s de b e h o e f t e v a n h e t management a a n e e n e f f e k t i e v e e n e f f i c i e n t e b e d r i j f s v o e r i n g . H i e r v o o r z a l b e l e i d n o d i g z i j n om de b e d r i j f s p r o c e s s e n d a a r o p i n t e r i c h t e n . Met name h e t i n k o o p p r o c e s i s g e z i e n h e t hoge i n k o o p a a n d e e l (70%) v a n o n d e r z o e k v a n b e l a n g . V e r a n t w o o r d u i t b e s t e d e n e g . inkopen i s d a n ook z e e r b e l a n g r i j k . V r a a g s t u k k e n d a a r b i j z i j n : De s e l e c t i e v a n l e v e r a n c i e r s , h e t o p b o u w e n van een leveranciersrelatie, offerteprocedure, regelgeving m.n. de i n w e r k i n g t r e d i n g van Europese a a n b e s t e d i n g s r e g e l s , prijs/kwaliteit. In 1995 z a l e e n e e r s t e s t a p w o r d e n g e z e t n a a r A W breed inkoopbeleid. Het p r o j e c t V e r b e t e r i n g AO heeft een a a n t a l e i s e n g e s t e l d aan het uitbestedingsproces, zoals k e u z e c r i t e r i a voor het hanteren van stand a a r d o v e r e e n k o m s t e n en e i s e n d i e g e s t e l d moeten worden aan kostenraming e n . H i e r d o o r w o r d t de l i j n o n d e r s t e u n d b i j h e t u i t b e s t e d e n v a n o n d e r zoek. In 1994 i s e r een u r e n r e g i s t r a t i e s y s t e e m (Urennet) geimplementeerd. P l a n n i n g e n c o n t r o l z a l e e n h e l p d e s k i n r i c h t e n g e d u r e n d e de i m p l e m e n t a t i e p e r i o d e t e n b e h o e v e v a n de m e d e w e r k e r s v a n A W zodat z i j b i j p r o b l e men d i r e k t k u n n e n w o r d e n g e h o l p e n . Met b e h u l p v a n de u r e n r e g i s t r a t i e k a n m e e r i n z i c h t w o r d e n g e k r e g e n i n de b e s t e d i n g v a n de m e n s c a p a c i t e i t van AW. I n m e i 1995 z a l h e t g e b r u i k v a n de u r e n i n f o r m a t i e w o r d e n g e e v a l u eerd . A l s gevolg van Europese a a n b e s t e d i n g r e g e l s z a l AW op d i t t e r r e i n k e n n i s en e r v a r i n g moeten opdoen. D i t i s van b e l a n g v o o r het z e l f u i t b e s t e d e n v a n o n d e r z o e k m a a r ook b i j de a d v i s e r i n g v a n de u i t v o e r i n g v a n p r o j e c t e n bij klanten. Extra inzet b i j contractzaken z a l hiervoor noodzakelijk z i jn. V e r d e r z a l i n 1995 h e t i n k o m s t e n b e l e i d v o o r A W worden o p g e s t e l d . In 1995 z a l ook e e n a a n v a n g w o r d e n g e m a a k t met het ontwikkelen van r e l e v a n t e m a n a g e m e n t - i n f o r m a t i e w a a r i n de r e e d s b e s c h i k b a r e financiele m a n a g e m e n t - i n f o r m a t i e w o r d t opgenomen. De informatiebehoefte van het management w i j z i g t zich a l s gevolg van een meer p r e s t a t i e g e r i c h t e s t u r i n g en v e r a n t w o o r d i n g . V o o r een goede s t u r i n g i s management-informat i e o n o n t b e e r l i j k o v e r g e r e a l i s e e r d e p r e s t a t i e s , de d a a r v o o r gemaakte k o s t e n , k r i t i s c h e s u c c e s f a c t o r e n z o a l s b e z e t t i n g s g r a a d en p r o j e c t v o o r t gang. In o v e r l e g met a n d e r e s t a v e n e n de l i j n z a l bekeken worden of het o p s t e l l e n van een j a a r v e r s l a g v o o r A W zinvol i s . Op t e r m i j n z a l A W b e d r i j f s m a t i g e r moeten gaan werken. Ontwikkelingen b u i t e n AW g e v e n a a n d a t b i n n e n RWS m o g e l i j k wordt overgegaan t o t het toerekenen v a n k o s t e n en (intern) verrekenen van k o s t e n . H i e r v o o r z a l een b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e moeten worden o n t w i k k e l d en g e i m p l e m e n t e e r d . V o o r u i t l o p e n d h i e r o p z a l P l a n n i n g e n C o n t r o l i n 1995 onderzoeken i n hoeverre i n t e g r a l e kosten a l s beheersingsmethode voor AW z i n v o l i s . Op b a s i s h i e r v a n en a f h a n k e l i j k van ontwikkelingen b u i t e n AW kan dan worden o v e r g e g a a n t o t i n v o e r i n g van een b e d r i j f s a d m i n i s t r a t i e . c. A d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e e n

Interne

controle

B i n n e n A O / I C w o r d e n de v o l g e n d e t a k e n onderscheiden: 1. A d m i n i s t r a t i e v e O r g a n i s a t i e Het a d v i s e r e n o v e r en i n i t i e r e n / l e i d e n v a n de o n t w i k k e l i n g van n i e u w e AO b i j o r g a n i s a t i e v e r a n d e r i n g e n en v e r a n d e r d e behoeften; h e t a d v i s e r e n o v e r de i n r i c h t i n g e n i n s t a n d h o u d i n g v a n de i n f o r m a t i e h u i s h o u d i n g v a n de d i e n s t . H e t a c t u a l i s e r e n , v e r b e t e r e n e n b e h e r e n v a n de b e s t a a n d e AO en informatievoorziening. D a a r n a a s t w o r d t ook geadviseerd over doelmatigheidsaspecten van w e r k p r o c e s s e n , z o d a t de w e r k z a a m h e d e n z o e f f e c t i e f e n efficient m o g e l i j k kunnen worden u i t g e v o e r d . 2. Interne controle De c o o r d i n a t i e e n u i t v o e r i n g v a n de t o t a l e I C i n c l u s i e f de c o n t r o l e op o v e r e e n k o m s t e n ; H e t g e v e n v a n a d v i e z e n o v e r rechtmatigheid (AO/IC m a a t r e g e l e n ) a a n h e t management v a n A W zodanig dat de r a n d v o o r w a a r d e n v o o r h e t r e a l i s e r e n van een a c c o u n t a n t s v e r k l a r i n g duidelijk zijn. 5

H e t p r o j e c t V e r b e t e r i n g AO w o r d t g e c o o r d i n e e r d d o o r de A O - f u n k t i o n a r i s . De v e r w a c h t i n g i s d a t d i t p r o j e c t n i e t e e r d e r d a n e i n d 1995 z a l z i j n a f g e r o n d . G e z i e n h e t b e l a n g d a t de d i e n s t h e c h t a a n d i t p r o j e c t z a l h i e r a a n z o v e e l m o g e l i j k o n d e r s t e u n i n g worden gegeven. Over 1995 streeft AW naar een goedkeurende accountantsverklaring. H i e r t o e z a l e x t r a IC i n z e t n o d i g z i j n t e r o n d e r s t e u n i n g v a n h e t management e n m e d e w e r k e r s v a n A W . G e b l e k e n i s d a t ondanks goede i n t e n t i e s van medewerkers e r f o u t e n gemaakt kunnen worden. T i j d i g e c o n t r o l e s en t e r u g koppeling v a n de r e s u l t a t e n a a n h e t management e n m e d e w e r k e r s kan t e z a m e n met een goede b e d r i j f s v o e r i n g l e i d e n t o t een goedkeurende accountantsverklaring. Daarnaast worden o p l e i d i n g e n v e r z o r g d v o o r medewerkers van A W op h e t g e b i e d v a n u i t b e s t e d e n i n 1995, z o d a t e r v e r a n t w o o r d k a n worden u i t b e steed. d. B e d r i j f s i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g Op h e t g e b i e d v a n de b e d r i j f s i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g w o r d e n de v o l g e n d e taken onderscheiden: 1. I n f o r m a t i e b e l e i d . V o o r b e r e i d e n en implementeren van i n f o r m a t i e b e l e i d , i n f o r m a t i e a r c h i t e c t u u r en i n f o r m a t i e p l a n n e n . 2. Informatiesystemen. I n i t i e r e n en implementeren van b e d r i j f s i n f o r m a t i e s y s t e m e n . I n 1995 z a l h e t a c c e n t l i g g e n op h e t o p s t e l l e n e n i n v o e r e n v a n e e n i n f o r m a t i e - a r c h i t e c t u u r , d i e d i e n t a l s b a s i s v o o r de o n t w i k k e l i n g e n de o n d e r l i n g e afstemming van b e d r i j f s i n f o r m a t i e s y s t e m e n , waarmee o p d o e l t r e f f e n d e e n d o e l m a t i g e w i j z e de i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g k a n w o r d e n verzorgd. 4.

A s p e c t e n van de

produktie

4.1.Kwaliteitszorg. E e n b e l a n g r i j k a s p e c t v a n k w a l i t e i t i n h e t w e r k p r o c e s i s de a a n w e z i g h e i d van funktiescheiding. Reguliere F B - a c t i v i t e i t e n vinden plaats volgens v a s t s t a a n d e p r o c e d u r e s , w a a r b i j v e e l a l meerdere FB-medewerkers na e l k a a r a c t i v i t e i t e n u i t v o e r e n . Op d i e m a n i e r k a n men e l k a a r s w e r k c o n t r o l e r e n en z o n o d i g c o r r i g e r e n . Om de k w a l i t e i t t e w a a r b o r g e n w o r d e n a c t i v i t e i t e n d i e - t i j d e l i j k extra aandacht behoeven besproken i n de FB-bijeenkomst, waardoor medewerkers e x t r a a l e r t z i j n op h e t g o e d u i t v o e r e n v a n d i e a c t i v i t e i t e n . R e g e l m a t i g worden a f z o n d e r l i j k e a c t i e s u i t g e v o e r d , g e r i c h t op h e t verbeteren v a n de k w a l i t e i t o p e e n s p e c i f i e k g e b i e d . Dit betreft a c t i e s a l s het verbeteren van bereikbaarheid, e.d. o f h e t t i j d e l i j k i n s t e l l e n van een h e l p d e s k waar A W medewerkers t e r e c h t kunnen v o o r een b e p a a l d p r o b l e e m . De b e k e n d h e i d v a n de d i e n s t v e r l e n i n g e n p r o d u k t e n v a n FB b i j medewerkers van AW z a l worden b e v o r d e r d door h e t i n v o e r e n van een i n t r o d u k t i e p r o g r a m m a v o o r n i e u w e medewerkers en meer ons g e z i c h t t e l a t e n z i e n i n de l i j n . D a a r n a a s t z a l meer g e b r u i k worden gemaakt v a n b e s t a a n d e c o m m u n i c a t i e m i d d e l e n z o a l s V e r k e e r s p o s t , A W - b e r i c h t e n , e.d. I n 1995 w o r d t b e k e k e n o f h e t r e a l i s e r e n v a n e e n I S O - c e r t i f i c a a t v o o r de a f d e l i n g FB ( e v t . A W ) z i n v o l i s i n het kader van k w a l i t e i t s b o r g i n g . O p g e p a s t moet w o r d e n d a t h e t m i d d e l n i e t t o t d o e l verheven wordt. 4.2. Ter

Kennisontwikkeling bevordering

van

de

vakkennis

zijn 6

binnen

FB

een

aantal

vakbladen

beschikbaar. Daarnaast i s e r i n f o r m a t i e o v e r a k t u e l e A W - p r o d u k t e n en o n t w i k k e l i n g e n b i n n e n h e t g e b i e d van V e r k e e r en V e r v o e r . D e e l n a m e a a n v a k o v e r l e g b i n n e n h e t m i n i s t e r i e / R W S d o o r FB m e d e w e r k e r s i s voor AW b e l a n g r i j k . De o p g e d a n e k e n n i s d i e n t v o o r z o v e r r e l e v a n t t e r u g g e k o p p e l d t e w o r d e n b i n n e n FB. (Vakoverleggen: Controllersberaad, Functioneel Overleg Coordinatoren Administratieve Organisatie (FOCA), Financieel en Begrotingsoverleg ( F I B O ) , G e b r u i k e r s o v e r l e g F A I S (GOF), e t c . ) 5.

Bedrijfsvoering B i n n e n FB w o r d e n de a k t i v i t e i t e n o p t w e e m a n i e r e n a a n g e s t u u r d : 1. de r e g u l i e r e a k t i v i t e i t e n d o o r b e v o e g d h e d e n e n verantwoordelijkheden z o l a a g m o g e l i j k i n de a f d e l i n g t e l e g g e n . 2. e n b i j z o n d e r e a k t i v i t e i t e n d o o r m i d d e l v a n p r o j e c t s t u r i n g (vb. F A I S - p r o j e c t , F I F - p r o j e c t ) . V o o r de s t u r i n g v a n de p r o d u k t i e - a k t i v i t e i t e n b i j F i n a n c i e n worden k e n g e t a l l e n g e b r u i k t . Deze k e n g e t a l l e n z i j n d e e l s nog i n o n t w i k k e l i n g b i j F i n a n c i e n . De v e r w a c h t i n g i s d a t i n 1995 met d e z e k e n g e t a l l e n de p r e s t a t i e s v a n de p r o d u k t i e - a k t i v i t e i t e n (ook d i e v a n h e t b e d r i j f s b u r o ) b e t e r b e o o r d e e l d en g e s t u u r d kunnen worden. E e n m a a l p e r t w e e w e k e n v i n d t e r b i n n e n FB o v e r l e g p l a a t s i n de s t a f FB e n de F B - b i j e e n k o m s t . I n de s t a f FB w o r d e n b e l e i d s z a k e n b e s p r o k e n e n b e s l o t e n . De F B - b i j e e n k o m s t i s e r v o o r de m e d e w e r k e r s w a a r i n a f d e l i n g s t a k e n w o r d e n b e s p r o k e n e n i n f o r m a t i e k a n w o r d e n u i t g e w i s s e l d . Om de a f s t e m m i n g v a n t a k e n b i n n e n FB t e v e r b e t e r e n z u l l e n a l l e medewerkers nieuwe taken, a k t i e s en p r o j e c t e n i n de F B - b i j e e n k o m s t a a n de o r d e s t e l l e n . D o o r e l k a a r o p de h o o g t e t e h o u d e n , w o r d e n v e r r a s s i n g e n en o v e r l a p p i n g e n voorkomen. De m a n a g e m e n t - a s s i s t e n t a s s i s t e e r t h e t h o o f d FB e n de m e d e w e r k e r s b i j h e t u i t v o e r e n v a n h u n t a k e n . Op de e e r s t e p l a a t s w o r d t ondersteuning g e g e v e n a a n h e t h o o f d FB b i j de s t u r i n g v a n FB d o o r h e t l e v e r e n v a n management-informatie en s e c r e t a r i e l e o n d e r s t e u n i n g . De m e d e w e r k e r s k u n n e n e e n b e r o e p d o e n op o n d e r s t e u n i n g b i j de u i t v o e r i n g van b i j z o n d e r e p r o j e c t e n en a c t i v i t e i t e n . B r i e v e n en r a p p o r t e n dienen d o o r de m e d e w e r k e r s z e l f t e w o r d e n o p g e s t e l d . V e r d e r wordt ondersteuning g e g e v e n b i j w e r k z a a m h e d e n v a n de f i n a n c i e l e a d m i n i s t r a t i e , z o a l s a f h a n d e l i n g v a n f a c t u r e n e.d. F B - m e d e w e r k e r s r e g i s t r e r e n de b e s t e d i n g v a n h u n u r e n i n h e t b e s c h i k b a r e urenregistratie-systeem ( U r e n n e t ) . I n m e i 1995 z a l e r e e n e v a l u a t i e p l a a t s v i n d e n o v e r i n h o e v e r r e de u r e n r e g i s t r a t i e b r u i k b a r e stuurinformat i e o p l e v e r t v o o r de a f d e l i n g . H e t w e r k e n met h e t a a n w e z i g h e i d s s y s t e e m i s v o o r i e d e r e m e d e w e r k e r v r i ] , m a a r h e t g e b r u i k v a n h e t p l a n b o r d b i n n e n FB w o r d t v a n i e d e r e FB-medewerk e r v e r e i s t . H e t p l a n b o r d b i e d t FB c o l l e g a ' s e n a n d e r e m e d e w e r k e r s v a n AW de m o g e l i j k h e i d om t e z i e n w a n n e e r i e m a n d a a n w e z i g i s . V o o r e e n dienstverlenende a f d e l i n g i s h e t b e l a n g r i j k d a t k l a n t e n weten wanneer z i j g e h o l p e n kunnen worden.

7

Personeelsbeleid De b e z e t t i n g v a n de a f d e l i n g FB i s r e d e l i j k g o e d t e noemen. V o o r h e t e e r s t sinds d r i e j a a r z i j n e r geen v a c a t u r e s . Het p e r s o n e e l s a a n n a m e b e l e i d i s g e r i c h t op e e n goede k w a n t i t a t i e v e en k w a l i t a t i e v e i n v u l l i n g v a n de a f d e l i n g om de c o n t i n u i t e i t v a n de a f d e l i n g t e w a a r b o r g e n . De h u i d i g e m e d e w e r k e r s h e b b e n v o l d o e n d e k e n n i s e n e r v a r i n g o p g e d a a n . Om de f l e x i b i l i t e i t b i n n e n FB t e b e v o r d e r e n z u l l e n m e d e w e r k e r s d i e d a a r v o o r i n a a n m e r k i n g komen o p m e e r d e r e w e r k p l e k k e n i n g e z e t worden. Om de f l e x i b i l i t e i t v a n de c a p a c i t e i t v a n FB t e v e r h o g e n z a l e x t r a Pbudget worden g e r e s e r v e e r d a l s i n h u u r b u d g e t . H i e r o p kan b i j z i e k t e en i n p i e k t i j d e n een b e r o e p worden gedaan. B i j de u i t v o e r i n g v a n b e d r i j f s v o e r i n g s p r o j e c t e n w o r d t g e s t r e e f d n a a r m a x i m a l e i n b r e n g v a n FB m e d e w e r k e r s . H i e r m e e b l i j f t k e n n i s i n h u i s e n w o r d t e r v a r i n g opgebouwd. E x t r a o n d e r s t e u n i n g k a n dan worden i n g e h u u r d v o o r de u i t v o e r i n g v a n r e g u l i e r e a c t i v i t e i t e n . In te en

1994 h e e f t de s t a f FB e e n t e a m - r o l l e n d a g g e v o l g d om de s a m e n w e r k i n g v e r b e t e r e n . D i t k r i j g t m o g e l i j k e e n v e r v o l g i n 1995 v o o r de s t a f FB de g e h e l e a f d e l i n g FB.

M i n i m a a l eenmaal p e r j a a r z a l e r een b e o o r d e l i n g s - en/of f u n c t i o n e r i n g s g e s p r e k w o r d e n g e h o u d e n d o o r de l e i d i n g g e v e n d e n v a n FB met h u n m e d e w e r k e r s . D a a r i n w o r d e n f u n k t i e v e r v u l l i n g e n de m o g e l i j k h e d e n v o o r de m e d e w e r k e r b e s p r o k e n e n v a s t g e l e g d . W a n n e e r m e d e w e r k e r s k e n b a a r maken d a t z i j t o e z i j n a a n e e n a n d e r e f u n k t i e d a n z a l b e o o r d e e l d w o r d e n o f z i j g e b r u i k k u n n e n maken v a n mobiliteitsbevorderende instrumenten zoals Interim-Funktievervulling. Op d i t moment z i j n t w e e m e d e w e r k e r s o p b a s i s v a n I F a a n h e t w e r k b i j a n d e r e d i e n s t e n e n z i j n t w e e m e d e w e r k e r s met o n b e t a a l d v e r l o f a a n h e t werk b i j andere o r g a n i s a t i e s . Opleiding De s t a f a f d e l i n g FB h e e f t e e n o n d e r s t e u n e n d e f u n c t i e o p h e t g e b i e d v a n de f i n a n c i e l e e n a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e b i n n e n AW. FB h e e f t 16 m e d e w e r k e r s , w a a r v a n e r 2 k o r t e r d a n e e n j a a r i n d i e n s t zijn bij AW. I n h e t o p l e i d i n g s p l a n v a n FB l i g t de n a d r u k o p de o n t w i k k e l i n g v a n v a k s p e c i a l i s m e . FB i s e e n j o n g e a f d e l i n g , w a a r v e e l m e d e w e r k e r s a a n h e t b e g i n van hun l o o p b a a n s t a a n . H i e r d o o r i s e r een r e l a t i e f g r o t e o p l e i dingsbehoefte. N a a s t v a k s p e c i a l i s t i s c h e o p l e i d i n g e n i s e r ook een b e h o e f t e aan automat i s e r i n g s o p l e i d i n g e n en managementopleidingen ( i n t e r n en e x t e r n ) .

8

8.

Akties Akties -

1995

O v e r l e g b e v o r d e r d e n t u s s e n FB e n SRB ( s t a f FB) Implementatie van het f l e x i b e l i n f o r m a t i e s y s t e e m FAIS/FIF (F) O n d e r s t e u n e n e n c o o r d i n e r e n p r o j e c t VAO (AO) I n i t i e r e n e n i m p l e m e n t e r e n v a n e e n s y s t e e m waarmee f i n a n c i e l e p r o g n o s e s k a n w o r d e n g e m a a k t e n g e a n a l y s e e r d (F) O n d e r z o e k u i t v o e r e n t . b . v . e e n e e r s t e s t a p n a a r i n k o o p b e l e i d (P&C) U i t b e s t e d i n g s p r o c e s v e r b e t e r e n door het o p s t e l l e n van keuze c r i t e r i a en k w a l i t e i t s e i s e n v o o r k o s t e n r a m i n g e n (P&C) U r e n r e g i s t r a t i e i m p l e m e n t e r e n e n o p e r a t i o n a l i s e r e n (P&C) Ontwikkelen management-informatie/kentallen (P&C) O p s t e l l e n i n t r o d u k t i e p r o g r a m m a nieuwe medewerkers AW (AO) O n d e r z o e k n a a r de b e t e k e n i s v a n i n t e g r a l e k o s t e n a l s b e h e e r s m e t h o d e voor AW (P&C) E x t r a c o n t r o l e d o o r I C t . b . v . a c c o u n t a n t s v e r k l a r i n g (AO) O n t w i k k e l e n en u i t v o e r e n van een o p l e i d i n g v e r a n t w o o r d u i t b e s t e d e n (AO)

- O p s t e l l e n en A k t i e s op

i n v o e r e n van

een

i n f o r m a t i e - a r c h i t e k t u u r (BIV)

termijn

- Onderzoek en o n t w i k k e l e n van een - Jaarverslag AW initieren (P&C) - Onderzoek naar het

r e a l i s e r e n van

bedrijfsadministratie een

ISO-certificaat

(P&C/F) (AO)

A k t i e s i n t e r n FB - V e r b e t e r i n g s a k t i e s op h e t t e r r e i n v a n k w a l i t e i t ( a l i e n ) - o n t w i k k e l i n g v a n k e n g e t a l l e n t . b . v . p r o d u k t i e FA (F) - FB-bijeenkomst o p z e t a a n p a s s e n ( h o o f d FB) - S a m e n w e r k i n g FB ( t e a m - r o l l e n ) v e r b e t e r e n ( h o o f d FB) - b e o o r d e l i n g s - e n f u n c t i o n e r i n g s g e s p r e k k e n ( s t a f FB) - u i t v o e r i n g o p l e i d i n g s p l a n ( h o o f d FB) De v o o r t g a n g v a n de i n de F B - b i j e e n k o m s t

a k t i e s worden aan ( a k t i e : H o o f d FB,

9

het e i n d van Man-ass.).

elk kwartaal

besproken