Financieel beheer GECORO Nota t.a.v. Commissie 4 van 27/10/2011 Frans Visser, voorzitter Gecoro
Reglementaire bepalingen De decretale fundering voor de financiële werking van de Gecoro berust op artikel 1.3.3 van de Codex RO. §9. De gemeenteraad stelt de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening een permanent secretariaat en de nodige middelen ter beschikking. §10. De Vlaamse Regering stelt de nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en werkwijze van de gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening vast.
Verder bepaalt Art. 1.3.4. dat De Vlaamse Regering een deontologische code vaststelt. Deze omvat het geheel van beginselen, gedragsregels en richtlijnen die de leden van de Vlaamse, provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening tot leidraad dienen bij de uitoefening van hun mandaat. Het uitvoeringsbesluit bepaalt het volgende: ART. 2. Aan de leden van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening worden presentiegelden, reis- en verblijfsvergoedingen toegekend. Het bedrag van die vergoedingen wordt vastgesteld door de provincieraad, respectievelijk de gemeenteraad. Deze presentiegelden, reis- en verblijfskosten komen ten laste van de werkingsmiddelen die de provincieraad, respectievelijk de gemeenteraad, overeenkomstig artikel 1.3.2, §9, respectievelijk artikel 1.3.3, §9, van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening aan de commissie ter beschikking stelt. ART. 3. In acht genomen de wetgeving en de reglementering met betrekking tot de overheidsopdrachten en binnen de perken van de in artikel 2 vermelde werkingsmiddelen, verminderd met het bedrag nodig voor de presentiegelden, reis- en verblijfskosten, bedoeld in hetzelfde artikel, en op verzoek van de commissie, sluit de provincieraad of de bestendige deputatie, respectievelijk de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen, de contracten met externe deskundigen voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken zoals bedoeld in artikel 1.3.2, §7, respectievelijk artikel 1.3.3, §7, van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening. [De gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening kan, voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken, een beroep doen op externe deskundigen en werkgroepen oprichten onder de voorwaarden, bepaald in het huishoudelijke reglement.]
ART. 4. Het huishoudelijk reglement van de commissie kan nadere regels bevatten voor het beheer van de werkingsmiddelen van de commissie. De voorzitter brengt over het beheer van de werkingsmiddelen jaarlijks verslag uit aan de provincieraad, respectievelijk de gemeenteraad, en aan
1
de overige leden van de commissie. Het verslag heeft betrekking op het afgelopen kalenderjaar en wordt uitgebracht vóór 1 april van het daaropvolgende jaar. De bestendige deputatie, respectievelijk het college van burgemeester en schepenen, kan de voorzitter ook om een tussentijds verslag verzoeken. Het tussentijds verslag wordt uitgebracht binnen één maand na het verzoek.
De deontologische code vult een en ander aan met volgende bepalingen: Art. 12. In zoverre de commissie beschikt over werkingsmiddelen die bedoeld zijn om individueel gemaakte kosten van leden van de commissies voor ruimtelijke ordening te vergoeden, geven de leden alleen kosten aan die werkelijk zijn gemaakt in de uitoefening van hun mandaat. Zij geven geen kosten aan die reeds op een andere manier worden vergoed, bijvoorbeeld door hun werkgever of door de vereniging die hen voor de commissie heeft afgevaardigd.
Art. 14. De leden van de commissies voor ruimtelijke ordening spannen zich in om kennis te vergaren over de ruimtelijke ordening en op de hoogte te blijven van evoluties in het vakgebied.
Tenslotte bevat het huidige huishoudelijke reglement een artikel 11 over de werkingsmiddelen, die beheerd worden door de voorzitter en de secretaris. Leden die studiedagen, bijscholingen, lezingen willen volgen en hiervoor een onkostenvergoeding wensen, doen een schriftelijke aanvraag bij de voorzitter die in samenspraak met de secretaris al dan niet de aanvraag goedkeurt. Aanvragen gebeuren bij voorkeur op de vergadering zelf en voor de datum van de activiteit waar het lid een financiële tussenkomst voor vraagt.
De financiële afspraken Gecoro Turnhout. Tot einde 2009 beschikte de Gecoro over een “spaarpot” (vanuit dotaties?) voor de betaling van variabele kosten en de toekenning van een onkostenvergoeding aan de leden. Op voorstel van de toenmalige voorzitter had de vorige Gecoro volgende praktische afspraken gemaakt: De standaard forfaitaire onkostenvergoeding wordt toegekend voor: A. Het bijwonen van de vergadering door een effectief lid of door de plaatsvervanger als die de vergadering bijwoont in plaats van de effectieve B. Het deelnemen aan de ad hoc commissievergaderingen die kunnen worden ingericht voor het uitschrijven van de (deel)adviezen over complexere dossiers zoals het ruimtelijk structuurplan C. Het deelnemen als Gecoro aan informatievergaderingen over belangrijke projecten inzake ruimtelijke ordening in Turnhout. Dergelijke deelname wordt beschouwd als een Gecoro vergadering op verplaatsing. D. De individuele deelname conform het huishoudelijke reglement aan studiedagen, kosten voor vorming, etc..
2
Bij ontstentenis van een voorzitter en omdat die regeling ook nooit in vraag zijn gesteld, werden die afspraken gewoon voortgezet door de huidige Gecoro.
Sinds 1 januari 2010 werden de onkostenvergoedingen vervangen door zitpenningen. Sindsdien worden de vergoedingen sub A t/m C gewoon uitgekeerd als zitpenningen conform de daartoe door de Gemeenteraad goedgekeurde regels. Voorbeelden: De zitting van 24 april 2010 over parkstad Turnhout was een gezamenlijke zitting van de vier GECORO’s van de stadsregio. Niet een informatievergadering waar ook andere dan GECORO-leden uitgenodigd waren. Ze valt dus eigenlijk onder A, niet onder C. Er zijn toen ook aanwezigheidslijsten van de GECORO ter ondertekening voorgelegd. Zie verslag Gecoro 1/4/2010: H. Meeus nodigt zowel de GECORO – als de raadsleden uit om aanwezig te zijn tijdens een volgende uitzonderlijke bijeenkomst van de GECORO (met omliggende gemeenten) op 26 april e.k. in Europeon, Campus Blairon. Het hoofditem van de vergadering zal gaan over de stand van zaken van het verbreden en verdiepen van het intergemeentelijk mobiliteitsplan. Architect L. Vanhout zal eerst kort toelichting geven bij zijn visie op mobiliteit in de stadsregio. Deze bijeenkomst geldt als GECORO-zitting en wordt vergoed. De vergaderingen van het “stadsdebat mobiliteit” , onder andere de eindzitting op 16 juni is wat anders. Daar konden Gecoro-leden deelnemen, de uitnodiging is ook daar verspreid, net als in de andere adviesraden. Dit valt wel onder C. (En is toen in overleg met de voorzitter ook voor zitpenning opgelijst).
De kosten sub D konden en kunnen nog steeds gedekt worden door de beschikbare financiële reserve.
Voorzien aanwending reserve De huidige Gecoro is eigenlijk pas operationeel sinds maart 20111 en zal dat wellicht blijven tot ongeveer een jaar na de aanstelling van de volgende Gemeenteraad, dus tot eind 2013. De meeste commissieleden zullen wellicht ook na 2013 op post blijven, zeker bij gelijkblijvende samenstelling inzake deelnemende maatschappelijke geledingen. Hierna volgt een (niet limitatieve) omlijsting van mogelijk werkingskosten voor onze commissie.
Vorming Een meerderheid van de leden heeft al de wens geuit om te mogen deelnemen aan extern vormingsactiviteiten met het oog op het verwerven van de nodige expertise inzake de codex ruimtelijke ordening en de planningsprocessen waarbij de Gecoro betrokken partij is en zal blijven. Als we er van uit gaan dat alle actieve leden gedurende de twee volgende werkingsjaren minstens een halve dag vorming zullen genieten, impliceert dat een provisie van ongeveer 20 actieve leden x 150 EUR per vormingsactiviteit = 3.000 EUR. 1
Goedkeuring door Bestendige Deputatie Provincie van beslissing Gemeenteraad van 24/1/2011 werd ons betekend op 4 maart 2011.
3
We voorzien verder om alle leden te voorzien van een basispakket literatuur ten bedragen van ongeveer 50 EUR x 34 = 1.700 EUR. Tenslotte bestaat het voornemen om in 2012 en 2013 telkens één studiereis te ondernemen naar geslaagde voorbeelden van stadsontwikkeling. Deze worden voorlopig begroot op 1.500 EUR x 2 = 3.000 EUR.
Documentatie De commissie wenst ook de uitbouw van een intern informatiesysteem waardoor alle beschikbare documenten, plannen, verslagen via een intranet toepassing ter beschikking gesteld worden van de commissieleden. Hoewel de praktische uitvoering daarvan binnen de eigen stadsdiensten gesitueerd kan worden, vergt dit wellicht een zekere intern te verrekenen kost, die we voorlopig provisioneren op een 2.500 EUR. Afgezien van sommige deskundigen, beschikken de meeste leden niet over de aangepast informatica uitrusting om te behandelen plannen op een voldoende hoge resolutie af te drukken, zodat er een behoefte bestaat om die documentatie in “hard copie”, formaat A3 en gekleurd ter beschikking te stellen. Deze recurrente kost begroten we per jaar op 5 x 34 x 10 EUR = 1.700 EURO, dus tot eind 2013 is dit 3.400 EUR
Aanwending en overdracht reserve De hoger geschetste werkingskosten kunnen dus als volgt begroot worden:
vorming literatuur studiereis intranet afdruk plans onvoorzien 5% totaal
2012-2013 3.000,00 1.700,00 3.000,00 2.500,00 3.400,00 680,00 14.280,00
per jaar 1.500,00 nvt 1.500,00 nvt 1.700,00 340,00 5.040,00
Zoals zal blijken uit het hiernavolgende financiële overzicht voldoen de bestaande reserves en de jaarlijkse toelage ruimschoots om de geschetste potentiële uitgaven te dekken. Het gaat uiteraard over een schatting en in de praktijk kan en zal blijken dat niet alle geplande uitgaven zullen worden gedaan. In de hypothese dat in de nog resterende werkingsjaren 2012 en 2013 ongeveer 2/3de (± 10.000 EUR) effectief zal aangewend worden, blijft een over te dragen reserve van ongeveer 20.000 EUR. Bij gelijkblijvend uitgavenpatroon (2/3 x 5.000 x 6 jaar) volstaat die overgedragen som dan om de werking van de volgende Gecoro te verzekeren.
4
Overzicht financiële verslaggeving In onderstaande tabellen wordt een overzicht geven van de financiële informatie sedert 1 januari 2009.
Lopende uitgaven (zichtrekening). SALDO INKOMSTEN UITGAVEN REKENING
AARD 1 Saldo op 31/12/2008 2 Interesten
1.699,26
1.699,26
0,91
1.700,17
3 Bankkosten
15,72
1.684,45
4 Vergaderkosten
237,30
1.447,15
5 Overboeking van spaarrekening
5.000,00
6.447,15
6 Betaling 19 leden
3.450,00
7 Saldo op 31/12/2009
2.997,15 2.997,15
8 Toelage stad
1.240,00
4.237,15
9 Bankkosten 10 Vergaderkosten
82,39
4.154,76
376,8
3.777,96
11 Saldo op 31/12/2010
3.777,96
12 Toelage stad
1.240,00
5.017,96
13 Bankkosten
18,12
4.999,84
14 Vergaderkosten
273,50
4.726,34
15 praktijkboek "Publieke ruimte"
640,00
4.086,34
16 Saldo op 26/10/2011
4.086,34
17 provisie afdruk RSP Turnhout
2.500,00
1.586,34
19 provisie vergaderkost
45,58
1.540,76
20 onvoorzien
40,76
1.500,00
totaal
per jaar recurrent
7.680,17
1.410,06
bank recurrent
156,99
52,33
vergaderingen recurrent
933,18
311,06
werking, vorming, etc… recurrent
3.140,00
1.046,67
onkostenvergoedingen 2009 eenmalig
3.450,00
nvt
kosten totaal
5
Evolutie reserve (spaarboekje)
AARD 1 Saldo op 31/12/2008 2 Interesten
SALDO INKOMSTEN UITGAVEN REKENING 33.657,01
33.657,01
698,55
34.355,56
3 Financiële kosten 4 Overboeking naar zichtrekening
107,90
34.247,66
5.000,00
29.247,66
5 Saldo op 31/12/2009 6 Interesten
29.247,66 636,24
29.883,90
7 Financiële kosten
97,8
8 Saldo op 31/12/2010 9 Interesten
29.786,10 29.786,10
371,65
30.157,75
10 Financiële kosten
57,52
11 Saldo op 26/10/2011
30.100,23 30.100,23
6
