!"# $% &' ( ) !** * *− + , !** #&. / 0
)
Waarvoor dient dit document? Dit document geeft een overzicht van de financiële richtlijnen waaraan een gemeente zich dient te houden die een convenant gemeentelijke ontwikkelingssamenwerking heeft. VAIS hanteert deze richtlijnen bij controle van de jaarlijkse afrekening. Deze richtlijnen gelden vanaf 1 juli 2010.
I. Algemene principes van financieel beheer Enveloppesysteem Er gelden maximumbedragen per thematische enveloppe ( zie uitvoeringsbesluit, art. 2 en convenant, art.5). Daarnaast kunnen forfaitaire bedragen toegekend worden voor: - personeelskosten (zie uitvoeringsbesluit, art.5) - directe samenwerking met een lokaal bestuur gelegen in het prioritaire gebied van de Vlaamse ontwikkelingssamenwerking (zie uitvoeringsbesluit, art.4) Verdeling enveloppes over 3 jaar: Bij aanvraag convenant, doet de gemeente een voorstel van verdeling van de bedragen over de 3 jaar. Er kan geopteerd worden om die evenredig te verdelen of om bepaalde klemtonen te leggen in een bepaald jaar. Verstrijken van periodes Bij het niet plaatsvinden van een activiteit, kunnen de creditsaldi niet worden overgedragen naar het volgende jaar. Rekening De subsidies worden op de gemeentelijke rekening gestort en daar, conform de geldende wetgeving betreffende openbare financiën, beheerd (bv. voorzien van een specifieke code). De basisgegevens over deze rekening moeten vooraf worden meegedeeld (zie aanvraagformulier). II. Boekhouding Het financieel verslag bevat: o Overzicht kosten per rubriek (enveloppe). Op de website van VAIS is een excelformulier ter beschikking. U bent verplicht met dit formulier te werken. o De stavende verantwoordingsstukken (genummerd zoals opgegeven in excelformulier).
1
Inkomsten – en kostenstaat, ondertekend door de gemeentesecretaris (formulier opgenomen in excel-formulier). Indien er geen inkomsten zijn, dient vermeld te worden ‘nihil’. Enkel kostenbewijzen geadresseerd aan de in het project erkende begunstigden en de projectpartners van de subsidie worden aanvaard. Enkel kosten gerealiseerd binnen de periode vastgelegd in het convenant, worden aanvaard. De periode van prestatie geldt als criterium, niet de datering van het kostenbewijs. Indien er kostenbewijzen worden ingediend in een vreemde munt, dient te worden aangegeven met welke wisselkoers is gewerkt (vermelding wisselkoers en datum van berekening in excel-formulier). o
III. Toegelaten kosten Principes Een kost is alleen aanvaardbaar als: o de kost gestaafd wordt met een verantwoordingsstuk o de kost identificeerbaar en controleerbaar is o de kost werkelijk gemaakt werd tijdens de periode voorzien in het subsidiebesluit o het verantwoordingsstuk van de kost aan de minimale reglementaire vormvereisten voldoet o de werken, diensten en/of producten waarvoor men een bewijs indient, moeten duidelijk gekoppeld zijn aan een projecttaak/-gedeelte. - Wanneer de koppeling tussen het project en de aangekochte goederen/diensten/werken niet duidelijk blijkt uit de factuur, licht de projectuitvoerder deze koppeling toe in een begeleidende nota. - Wanneer de factuur niet uitsluitend aan het project gekoppeld is, moet de projectuitvoerder de factuur omrekenen om het bedrag te bepalen dat aan het project gekoppeld kan worden. De projectuitvoerder verantwoordt de omrekening met een begeleidende nota. Uitleg kosten enveloppes: o Sensibilisatie: Kosten die in Vlaanderen worden gemaakt in het kader van informeren, kennis bijbrengen, bewustmaken en aanzetten tot actie van gemeentelijke personeel/mandatarissen/gros (intern) en de bevolking (extern). o Capaciteitsopbouw: Kosten die in Vlaanderen of het Zuiden gemaakt worden. Capaciteitsopbouw is het proces waarbij individuen, groepen, organisaties en de maatschappij in zijn geheel (wettelijk, politiek, economisch en administratief kader) beter in staat zijn om hun ontwikkelingsnoden in een bredere context te plaatsen en hiermee om te gaan op een duurzame wijze. In het kader van het convenant verstaan we daar ondermeer volgende onder: (i) versterking van kennis en vaardigheden over het Noord-Zuidthema bij personeelsleden, mandatarissen, gros; (ii) ontwikkeling van visie op Noord-Zuid; (iii) integratie van het Noord-Zuidthema in andere beleidsdomeinen; (iv) er is oog voor monitoring en evaluatie. o Vorming: Kosten die in Vlaanderen worden gemaakt in het kader van vormingen die worden opgezet voor het gemeentelijk personeel, mandatarissen en leden GROS. o Begeleiding: Kosten die in Vlaanderen of het Zuiden gemaakt worden bij het inschakelen van externe expertise (consulting) om de kwaliteit van uitvoer van het convenant te verbeteren. o Reis- en verblijfskosten: zie onderstaand bij ‘soorten kosten’.
2
Overdrachten Tussen de enveloppes: Dit is niet toegestaan. Tussen verschillende doelstellingen van een jaarlijks operationeel plan, maar binnen dezelfde enveloppe: Dit is toegestaan, maar dient vermeld te worden in het voortgangsrapport (bij afrekening). Het vastgelegde bedrag van de subsidie en de bepalingen van het desbetreffende subsidiebesluit kunnen evenwel niet gewijzigd worden (zie art. 5 convenant). Soorten kosten Reis –en verblijfskosten Omschrijving en bepalingen We verstaan hieronder de kosten bij: - Vlaams werkbezoek aan het Zuiden, - Delegatie uit Zuiden op werkbezoek in Vlaanderen Aanvaarde kosten: - Economy class vliegticket (zie convenant; art.9): - Hotelkosten, met inachtnaming van de maxima per persoon en per nacht (zie lijst ‘Reis- en verblijfsvergoedingen’ op website VAIS, die wordt regelmatig aangepast). Enkel de overnachtingen en taksen worden aanvaard (geen kosten voor telefoon, maaltijden, wasserij, enz.). - Medische kosten nl. inentingen en medicatie - Reisverzekering - Internationaal paspoort en visum - Verplaatsingskosten: gunstige tarieven zowel bij openbaar vervoer (economische klasse) als bij huur van voertuigen. Taxikosten: van en naar de luchthaven, daarnaast enkel bij wijze van uitzondering. - Excursie: in zoverre er een verband is met de projectdoelstellingen en enkel de kosten van de delegatieleden kunnen worden ingebracht. - Lokale telefoongesprekken: indien het kostenbewijs een prepaid kaart is (abonnementen en dergelijke worden niet aanvaard). Niet-aanvaarde kosten: - Maaltijden (zie convenant, art.9), met inbegrip van lunchvergaderingen. Uitzondering: Indien een delegatie uit het Zuiden op werkbezoek is in Vlaanderen, kunnen de kosten voor maaltijden van de delegatieleden wel worden ingebracht. Er gelden wel maxima namelijk de kost mag per dag niet hoger liggen dan de maximale dagvergoeding voor België (zie lijst ‘Reis- en verblijfsvergoedingen’ op website VAIS, die wordt regelmatig aangepast). - Dagvergoedingen (zie convenant, art. 9) - Gebruik internet - Kosten verbonden aan representatie (o.a. geschenken) - Fooien Bewijsstukken Voor vliegtuigreizen: kopie van betalingsbewijs Personeelskosten Omschrijving en bepalingen Onder personeelskosten, die kunnen worden ingebracht als eigen bijdrage, verstaan we het loon van de ambtenaar voor ontwikkelingssamenwerking zoals aangegeven op de loonfiche.
3
In geval van een Gesco-contract wordt het forfaitaire bedrag ter ondersteuning van personeelskosten met 50% verminderd (zie uitvoeringsbesluit, art.5). Hetzelfde geldt voor andere sociale loonmaatregelen (o.a. sociale maribel). In het kader van de stedenband, kunnen ook volgende loonkosten worden ingebracht in de enveloppe capaciteitsopbouw. De som van deze loonkosten mag niet meer bedragen dan 50% van deze jaarlijkse enveloppe: 1. Enkel de werkuren van andere ambtenaren dan ambtenaar voor ontwikkelingssamenwerking worden aanvaard die in het kader van de stedenband worden gemaakt (zie convenant, art.6). 2. Personen binnen de stedenbandgemeente die een duidelijke opdracht vervullen die gekoppeld is aan één of meerdere actiedomeinen. 3. Stagiair of vrijwilliger: - Enkel indien deze persoon in het Zuiden wordt ingezet. - Men dient zich te houden aan de wetgeving rond vrijwilligerswerk. Bewijsstukken Ambtenaar voor ontwikkelingssamenwerking: Verklaring op eer, waarin wordt verklaard dat voor de gepresteerde duur geen andere verloning wordt ontvangen. Loonfiche van ambtenaar ontwikkelingssamenwerking Andere ambtenaren dan ambtenaar voor ontwikkelingssamenwerking: Verklaring op eer, met vermelding van aantal uren dat die persoon effectief werkt in het kader van de stedenband. Vrijwilliger: Vrijwilligerscontract Personen binnen stedenbandgemeente: Attest van partnergemeente waarbij die verklaart dat die persoon bevoegd is voor stedenband. Overhead of administratieve kosten Omschrijving en bepalingen Overheadkosten zijn kosten die worden gemaakt, onafhankelijk het feit dat er subsidies ontvangen worden of niet. Deze kosten zijn niet direct verbonden met de uitvoering van het project. Het gaat hier o.a. om verwarming, verlichting, gas, water, elektriciteit, telefoon, internet en verzekeringen. Deze kosten worden niet toegestaan. Aankoop duurzame goederen (> 3 jaar) Omschrijving en bepalingen De aanschaf van duurzame goederen met een levensduur van meer dan 3 jaar (roerend en onroerend), wordt enkel aanvaard als ze expliciet nodig zijn om de projectdoelstellingen te realiseren. In het kader van de stedenband: De aanschaf van duurzame goederen in het Zuiden kan enkel toegelaten worden op voorwaarde dat ze kaderen in capaciteitsopbouw van de partnergemeente in het Zuiden. Vb. aankoop registers burgerlijke stand voor de partnergemeente indien er een
4
samenwerking rond burgerlijke stand is; aanleg speel- of sportterrein in de partnergemeente, ter ondersteuning van het jeugd- en sportbeleid. - Investeringen in infrastructuur zullen slechts uitzonderlijk aanvaard worden. Hiervoor dient vooraf schriftelijk toestemming aan VAIS te worden gevraagd. Vanaf 1.000€, moet aan volgende voorwaarden worden voldaan: - De noodzaak wordt in een nota gemotiveerd. - Vanaf 5.500€ (zonder btw) worden er 3 offertes opgevraagd. - Afschrijven is een boekhoudkundig middel om de last van bepaalde zware uitgaven over meerdere jaren te verdelen. Enkel de afschrijvingskosten van investeringen kunnen worden ingebracht als investeringskosten van het project. Investeringen moeten afgeschreven worden in functie van de economische levensduur van de investering en niet in functie van de duur van het project. Bewijsstukken - Bewijs van aankoop, indien nodig met 3 offertes. - Afschrijvingsplan. Het afschrijvingsplan is een document waarin wordt vastgelegd op welke manier de kosten van de investering consistent over meerdere jaren worden afgeschreven. Subsidiëring lokale initiatieven Omschrijving en bepalingen De subsidie kan niet aangewend worden voor subsidies die door het lokaal bestuur verleend worden (zie convenant, art.5). Andere Omschrijving en bepalingen Eten en drank Buitensporige kosten voor (alcoholische) drank en maaltijden die niet in verhouding staan tot het beoogde resultaat of er geen enkele bijdrage aan leveren, worden niet aanvaard. Indien vergoedingen voor drank of maaltijden worden gevraagd (bv. op wereldfeest) dienen die verrekend te worden. Niet-aanvaarde kosten: - boetes, kosten verbonden aan gerechtelijke procedures - financiële kosten (interesten, ..). Kosten verbonden aan buitenlandse overschrijvingen worden wel aanvaard. - zitpenningen - forfaitaire vergoedingen. Worden niet aanvaard, tenzij er een wettelijke regeling voor bestaat (bv. vrijwilligersvergoeding, regeling voor occasionele prestaties). - representatiekosten - kosten voor fondsenwerving - investeringen (roerende of onroerende) die enkel tot doel hebben het patrimonium van de gemeente of de partner in het Zuiden te verhogen en die niet direct dienen om het project uit te voeren - aankoop van alcoholhoudende dranken, tabak en afgeleiden - kosten die geen enkel verband met ontwikkelingssamenwerking hebben
IV. Eigen bijdrage De subsidie van de Vlaamse overheid kan maximaal 70% bedragen van de subsidieerbare kost. Er wordt dus een eigen inbreng verwacht van 30%.
5
De gemeentelijke cofinanciering kan in geld of in natura gebeuren (zie uitvoeringsbesluit, art.3). Die co-financiering kan met eigen middelen of andere financieringsbronnen gebeuren. De kosten die al door andere bronnen gefinancierd worden, mogen niet door de subsidie gefinancierd worden. Middelen die men verkreeg van andere Vlaamse overheden (bv. jeugd) kunnen niet worden ingebracht als eigen bijdrage. V. Betaling van de subsidie De Vlaamse gemeenschap betaalt de subsidie pas uit na evaluatie van het voortgangsrapport. Dit rapport bestaat uit: - het inhoudelijk deel - het financieel deel: excel-formulier met 2 tabbladen en alle genummerde bewijsstukken Beide verslagen worden vergeleken met het oorspronkelijke aanvraagdossier en de doelstellingen, effecten en begroting die daarin waren opgenomen. De betaling gebeurt in 3 schijven, namelijk jaarlijks 1 schijf. Dit document bevat richtlijnen. VAIS behoudt het recht om kosten die worden afgerekend niet te aanvaarden, indien deze buitensporig zijn.
6
