plan van aanpak financieel beheer VWA
Januari 2005 P.C. Pegels Drs. R. de Lange RC Drs. G.A.M. Willemsen
1.
CONTEXT FINANCIEEL EN MATERIEELBEHEER VWA............................................................ 3 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
2.
OPDRACHT EN DOELSTELLING ..................................................................................................... 4 R ELATIES MET ANDERE PROJECTEN .............................................................................................. 4 ORGANISATIE EN VERANTWOORDELIJKHEDEN ................................................................................ 5 AANPAK ................................................................................................................................. 5 S AMENVATTING ....................................................................................................................... 6 T EKENBLAD ...........................................................................................................................10
TABELLEN TOETSINGSKADER FINANCIEEL EN MATERIEELBEHEER..................................11 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18
INTERNE ORGANISATIE.............................................................................................................11 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE................................................................................................13 B EGROTINGSBEHEER................................................................................................................15 VERPLICHTINGENBEHEER..........................................................................................................16 B EHEER PERSONELE UITGAVEN...................................................................................................18 B EHEER MATERIËLE UITGAVEN..................................................................................................20 AANSTURING UITVOERENDE DIENSTEN.........................................................................................22 B EHEER DOOR TE BEREKENEN ACTIVITEITEN, KOSTEN EN PRODUCTEN ................................................24 VOORSCHOTTENBEHEER ...........................................................................................................27 VORDERINGENBEHEER..............................................................................................................29 B EHEER ONKOSTENDECLARATIES................................................................................................31 B ETALINGSORGANISATIE ..........................................................................................................32 M ATERIEELBEHEER..................................................................................................................33 F INANCIËLE ADMINISTRATIE......................................................................................................35 INFORMATIEBEVEILIGING ..........................................................................................................38 VERANTWOORDING FINANCIËLE INFORMATIE................................................................................39 KOSTPRIJSMODEL ....................................................................................................................42 VERMOGENSBEHEER ................................................................................................................43
2
1.
CONTEXT FINANCIEEL EN MATERIEELBEHEER VWA
Een ov erheidsorganis atie kan er voor kiezen een onderdeel van die organisatie tot een dienst die een batenlastenstelsel voert om te vormen. De belangrijkste redenen hiervoor zijn vergroting v an de doelmatigheid en kw antificering v an de bijdrage v an dat organisatieonderdeel aan de ov erkoepelende beleidsdoels telling. Om de erkenning te krijgen van een dienst die een baten-lastenstelsel voert is het nodig een aantal analyses uit te v oeren, afspraken te maken, processen vast te leggen, producten vast te leggen en de administratie daarop in te richten. Dit is vastgelegd in de instellingeis en v an het Ministerie v an Financiën. De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) heeft de ambitie per 1 januari 2006 de bedoelde erkenning te v erkrijgen. Hiertoe is een projectorganisatie opgezet, bezet met VWA-ers. Verschillende w erkgroepen hebben aan de instellingeisen gewerkt; dit is vastgelegd in een aantal notities. Hieronder staat in overzicht welke notities beschikbaar zijn. Al deze notities zijn bedoeld v oor de betrokken partijen, bestaande uit secretaris-generaal (SG), directeuren-generaal (DG’s), beleidsdirecties, DG VWA, VWA-managementteams en deels VWA-staf. Enige kennis van een baten-lastendienst w ordt daarmee bekend v erondersteld. Hiertoe is aan de VWA-betrokkenen een cursus gegeven door de Rijksacademiev oor Financiën en Economie in 2004. Alle notities betreffende de instellingseisen staan in het v olgende overzicht naast elkaar benoemd. Ook is er een managementsamenvatting beschik baar.
omgev ingsanaly se kostprijsmodel risicobeleid pv a baten-lasten adminis tratie
producten en diensten kw aliteitsindicatoren pv a openingsbalans pv a resultaatgericht besturen
beschrijv ing processen p&c cyclus PVA FINANCIEEL BEHEER
accountantsv erklaring
Om de overgang naar een baten-lasten dienst te maken, moet het financieel beheer worden aangepast. Dit projectplan beschrijft de hiervoor uit te voeren activ iteiten. Gezien het feit dat de verschillende VWA onderdelen reeds beschikken over een baten-lasten adminis tratie 1 is dit plan met name gericht op de integratie en afstemming v an het bestaande financieel beheer ten behoev ev an de VWA 2006. Daarnaast zijn de maatregelen zoals die door de VWA onderdelen, mede op grond v an de accountantscontrole over 2003 en 2004 (baseline onderzoek), zijn opgesteld afzonderlijk in dit plan van aanpak opgenomen. Hierv oor zijn de v olgende documenten gebruikt: • • • •
Audit actielijst 2004 en 2003 Algemene Rekenkamer t.a.v. LNV Audit actielijst 2003 Algemene Rekenkamer t.a.v. VWS Auditrapportages AD LNV 2003 en 2004 Auditrapportage AD VWS 2003
Het financieel beheer is prim air geric ht op rechtmatige besteding v an begrotingsgelden, de v olledigheid van de opbrengstv erantw oording en een betrouwbare v erantw oording ov er deze opbrengsten. Het financieel beheer w ordt ondersteund door v erschillende adminis tratiev e systemen van de VWA/RVV, de VWA/Kv W en de VWA/CE, de procedures enw erkinstructies en de managementrapportages voor sturing en verantw oording van de verschillende processen. 1 een pva batenlasten administratie wordt verondersteld met dit pva financieel beheer te zijn gedekt. 3
Het toe tsingskader ‘financieel en materieel beheer’ v an het minis terie v an Landbouw, Natuur en Voedselkw aliteit is als uitgangspunt genomen v oor de behandeling van alle aspecten v an het beheer. Dit heeft geleid tot een sy stematische en controleerbare beoordeling van het financieel beheer binnen de VWA. Opgemerkt is dat het toetsingskader algemeen geschrev en is voor alle diensten van LNV en niet specifiek voor uitv oerende diensten die een baten-lasten stelsel voeren. Bepaalde aspecten uit het toetsingskader w orden daarom geïnterpreteerd naar de geest en niet naar de letter. De onderw erpen die voor de baten-lastendienst VWA v an toepassing zijn, w orden onderstaand per onderdeel aangestipt. De genoemde maatregelen gelden v oor alle drie de VWA-organisatieonderdelen, tenzij anders aangegev en. Alleen die onderdelen die aangepast of eventueel v erbeterd dienen te worden zijn opgenomen: het toetsingskader omvat dus meer aspecten dan hier behandeld w orden. In de contex t van de VWA geldt verder dat – doordat alle drie organis atieonderdelen al de (tijdelijke) baten-lasten status hebben - veel zaken al in zekere zin geregeld zijn. Voor het merendeel van dit plan van aanpak geldt daarom dat de maatregel bestaat uit ‘updaten, samenv oegen of omvormen naar LNV-standaard’. Resumerend wordt per onderw erp, per aspect toegelicht w ie w anneer welk e maatregel neemt. Voor een juiste beeldvorming v an de contex t is het van belang te realiseren dat er tw ee mogelijk risic o’s zijn die samenhangen met het financieel beheer. Ten eerste is dat het niet verkrijgenv an een goedkeurende accountantsv erklaring ov er 2004. In maart 2005 is dat bekend. Het risico w ordt als klein ingeschat, maar valt natuurlijk nooit uit te sluiten. Ten tw eede is dat het departementaal moratorium van toepassing verklaard kan worden indien het financieel beheer van overige baten-lasten diensten van LNV als onvoldoende w ordt aangemerkt. Dit ligt buiten de inv loedsfeer van de VWA, maar het is mogelijk van grote invloed op de organisatie.
1.1
Opdracht en doelstellin g
Onder opdrachtgev erschap van de directeur Bedrijfsv oering en Bestuursondersteuning (B&B) is er v ia de projectgroep ‘baten-lasten v orming’ een werkgroep samengesteld die de v olgende opdracht gekregen: ‘ Draag zorg voor het voldoen aan de eis en v oor het financieel beheer VWA per 2006 en stel een plan van aanpak op w aarin w ordt beschreven hoe aan deze eis en v oldaan zal worden. De aanbevelingen uit de rapportages v an de auditdienst over het jaar 2003 en 2004 v erdienen daarbij bijzondere aandacht.’ De doelstelling v an het project is er voor zorg te dragen dat de VWA per 1 januari 2006 een ordelijk financieel beheer kan voeren, zonder kwantitatieve of kwalitatiev e tekortkomingen. Tevens dient het financieel beheer zodanig opgezet, gecommunic eerd en getest te worden dat het beheer de vorming v an een baten- lastendienst niet in de weg staat.
1.2
Relaties m et andere projecten
Er loopt in 2005 een aantal ‘horiz ontale’ projecten, projecten geric ht op gebruik in de gefuseerde, toekomstige, organisatie.
4
Dit plan v an aanpak heeft daar de volgende relaties mee: 1. Project kostprijsmodel: in het project kostprijsmodel wordt de basis gelegd voor de inrichting v an de financiële administratie. De in het project gedefinieerde kostensoorten, kostenplaatsen en kostendragers worden in de grootboekstructuur v an de financiële administratie v astgelegd; 2. Planning en control agentschap VWA: de in dit project gedefinieerde uitgangspunten inzake de planning- en controlcy clus vormt de basis voor de beschrijv ing van de Adminis tratiev e Organisatie (AO)/Interne Controle (IC ) en de inhoud en v orm van de managementrapportages; 3. Onderzoek financiële adminis tratie; actiepunten toev oegen aan dit plan; 4. Onderzoek prim aire systemen: gev olgen v oor koppelingen naar Financieel Administratief Pakket (FAP); 5. Inrichting regionale functie bedrijfsv oering: uniformering binnen de hele organis atie. De VWA is een reorganis erende fuserende organisatie in 2005. Dit betekent dat de coördinatie en organisatie van de uitv oering van dit plan van aanpak v oor uniform financieel beheer meer aandacht vraagt dan in een niet-fuserende reorganiserende w erkomgeving.
1.3
Organisatie en verantwoordelijkheden
In de samenvatting in paragraaf 1.5 is per onderwerp aangegev en wat de belangrijkste zaken zijn, wie daarvoor v erantw oordelijk is en wanneer de maatregelen genomen moeten zijn. Belangrijk ste spelers zijn de drie afdelingen Financiën, Planning en Control, en de afdeling Kwaliteit, Arbo en Milieu; ook het hoofd Personeel en Organis atie (P&O) is voor een aantal aspecten v erantw oordelijk. De verantw oordelijk heid voor het toezic ht op de overall voortgang v an het pv a financieel beheer als onderdeel v an het traject ‘baten-lasten v orming’ ligt bij de directeur Bedrijfsvoering & Bestuursondersteuning (B&B). De v erantw oordelijk heid voor de planning en de feitelijke coördinatie tussen de onderdelen v an het traject baten-lasten v orming ligt bij de projectleider van dat traject. De projectleiders v an meerdere grote organisatiev eranderingstrajecten nemen zitting in het zgn. projectenbureau. Afstemming, samenw erking en het stroomlijnen van de besluitv orming in deze afzonderlijke projecten wordt door dit bureau gegarandeerd. De verantw oordelijkheid voor het uitzetten v an de activiteiten uit dit plan van aanpak en de tijdige oplev ering van zaken ligt bij de projectleider van het baten-lasten traject in ov erleg met de aanleverende partijen, en dat zijn de in de tabellen genoemde (hoofden v an) afdelingen. Via deze verantw oordelijkheidslijnen wordt ook een communic atie- en opleidingstraject v erzorgd v oor de implementatie v an de maatregelen uit dit plan. De controle van de v oortgang door ex ternen is in handenv an de Auditdienst v an LNV. De auditdienst zal bij haar controles aandacht besteden aan de voortgang v an de acties die v oortk omen uit dit planv an aanpak en hier aandacht aan besteden in haar rapporten.
1.4
Aanpak
De achterliggende gedachte bij dit plan van aanpak is dat de tw ee werkmaatschappijen VWA/RVV, VWA/Kv W en de Centrale Eenheid w orden samengev oegd tot één organisatie, qua bestuur en beleid, wat betreft organisatie en huisvesting, qua werkwijze en het beheer. Het adagium voor het financiële beheer is daarmee ‘harmonisatie’, in de betekenis v an ‘één samengaand geheel maken’. Per onderw erp is nergens expliciet aangegev en dat ‘harmonis atie’ de bedoeling is, veelal zijn de maatregelen operationeler en meer precies benoemd.
5
Uit dit plan v an aanpak v olgt een groot aantal actiepunten die in 2005 uitgev oerd w orden. De aard v an de actiepunten is deels eenmalig: één keer regelen, v oor langere tijd goed. Deze activ iteiten zullen v ia het zgn. ‘projectenbureau’ w orden gecoördineerd. Er zijn ook actiepunten die na instelling een periodieke aandacht vragen op basis v an periodieke informatie. Deze w orden ondergebracht in de P&C format, op basis van de behoefte van het MT. Dit zal met name v an belang zijn v oor de interne informatiev oorziening van de VWA.
1.5
Sam envatting
In deze paragraaf is per onderwerp een samenvatting w eergegev env an de actiepunten die v oor 2005 uitgew erkt dienen te w orden. In de tabellen van hoofdstuk tw ee zijn dezelfde onderwerpen en actiepunten in het toetsingkader financieel en materieelbeheer geplaatst. Op de samenvatting v olgt het zgn. tekenblad, w aarmee de DG VWA, de directeur Financieel Economische Zaken en de directeur Departementale Auditdienst van de LNV hun akkoord geven op dit plan. Deze ondertekening geldt het plan met uitzondering van de tabellen v an hoofdstuk tw ee. Het v erschil tussen de samenvatting in deze paragraaf en de tabellen is dat in de samenvatting de belangrijkste actiepunten zijn opgenomen, terw ijl in de tabellen ook een inv entarisatie van reeds bestaande zaken beslaat. Aangezien de Auditdienst deze inv entarisatie en de beweringen die daarmee geïmplic eerd worden niet heeft getoetst, vallen de tabellen buiten de ondertekening. Een ondertekening zou immers een akkoord v erklaring op niet gecontroleerde zaken zijn, terwijl die zaken bij de controle ov er 2004 w eer aan de orde komen. Interne organisatie De beschrijv ingen v an functies, taken, v erantw oordelijkheden en bevoegdheden zijn aanw ezig, maar ze zijn niet uniform ingericht. Vanuit het Voorlopige Organisatie Besluit (VOB) en het daarop v olgende Organis atie Besluit (OB) v olgen de nieuwe functies en de daaraan gekoppelde taken, v erantw oordelijkheden en bevoegdheden. Inzake de delegatie v an taken, v erantw oordelijk heden en bevoegdheden geldt dat deze niet meer aan de laatste eis en v oldoen. Reden hierv an is o.a. de ov ergang v an het Ministerie van VWS naar het Ministerie v an LNV waardoor een nieuw e mandaatregeling opgesteld dient te w orden. In deze regeling wordt dan ook direct uitgegaan v an de nieuw e situatie per 1 januari 2006. De beschrijv ingen v an functies, taken, bev oegdheden en v erantw oordelijk heden per 1 januari 2006 zijn na formalisatie v an het VOB tot OB gereed. Voor het onderdeel ‘mandateringsregeling’ dienen echter wel acties te worden ondernomen. Binnen de VWA zijn deze taken die bestaan uit het opstellen van een nieuw e mandaatregeling, het updaten v an de werkinstructies en het actualiseren van de handtekeningen- en parafenlijst belegd bij de afdelingen P&C v an de VWA/C E en de VWA/KvW. De planning is dat deze werkzaamheden uiterlijk aan het einde v an het eerste kw artaal 2005 gereed zijn. Administratieve organisatie De beschrijv ing v an de administratiev e organisatie is grotendeels aanw ezig, deze dient echter nog ge-update te w orden en waar nodig te w orden aangevuld. Verantw oordelijk v oor deze aanpassingen is het bureau Kwaliteit Arbo en Milieu (KAM) waar het project Administratie Organisatie (AO) is belegd. De planning is dat met deze acties gestart kan worden zodra de kwartiermakers2 zijn benoemd, dat is in de tw eede helft v an maart 2005. Dit project is afgerond per 1 oktober 2005.
2 kwartiermakers zijn
functionarissen die de nieuwe afdelingen binnen de directie B&B vorm moeten geven. 6
Verplichtingenbeheer Op dit moment wordt bij zow el de VWA/CE als de VWA/Kv W het financiële pakket FAP geïntroduceerd en geïmplementeerd. Dit pakket wordt al bij de VWA/RVV gebruikt voor onder andere de registratie en het beheer van de v erplichtingen. De werkzaamheden voor dit plan van aanpak bestaan uit het samenv oegen van de v erschillende w erkwijz en en uniformeren in het nieuw e financiële pakket. Concreet betekent dit dat de VWA met de Purchase Order Procedure-module v an het financiële pakket zal gaan werken. Planning is dat deze werkzaamheden in het eerste halfjaar v an 2005 zijn uitgev oerd. Hierv oor is een project onder ex terne leiding opgestart, aangestuurd v ia de afdeling P&C VWA/Kv W. Beheer personele uitgaven Het beheer v an de personele uitgav en is nu op verschillende wijzen samengesteld. Bij de verschillende onderdelen v an de VWA is het beheer w el vastgelegd maar niet onderling uitw isselbaar. De w erkzaamheden op dit gebied zullen dan ook bestaan uit het samenvoegen, aanv ullen van de bestaande procedures conform het beleid van LNV middels de P-v erificatie procedure. Ook zal het aanv ragen van dienstreizen specifieke aandacht krijgen. De planning om de w erkzaamheden afgerond te hebben ligt in het eerste halfjaar van 2005, de verantw oordelijkheid daarv oor ligt bij het hoofd P&O VWA. Beheer m ateriële uitgaven Bij alle onderdelen van de VWA is dit beheer aanwezig en beschreven in de div erse procedures. Deze sluiten niet op elkaar aan of zijn (nog) niet conform de eis en en wensen v an LNV. Actiepunten zijn om de aanwezige procedures op elkaar af te stemmen en op een lijn met LNV te brengen. Deze acties w orden uitgezet v ia het projectenbureau en dienen in het eerste halfjaar van 2005 afgerond te zijn. De verantw oordelijk e hiervoor is de projectleider baten-lasten v orming. Aansturing uitvoerende diensten Eigenaarrelatie: v oor de aansturing van de VWA in 2006 wordt het eigenaarsconv enant tussen SG LNV en DG VWA en het v igerende ris icobeleid geactualiseerd. Het conv enant wordt aan het einde v an het proefdraai-jaar (2005) gew ijz igd, het risic obeleid wordt aangev uld v oor 1 maart 2005. Opdrachtgev errelatie: de aansturing v anuit de opdrachtgevers loopt v ia het Management Control Systeem (MCS)v an het ministerie v an LNV. Dit houdt in dat middels het op te stellen jaarplan VWA 2006 en de onderliggende managementafspraken en regelingsafspraken afspraken worden gemaakt over de te lev eren producten en diensten en de daaraan verbonden kosten. Periodiek wordt ov er de uitv oeringv an deze afspraken gerapporteerd. De eisen v anuit het MCS v an het minis terie v an LNV w orden opgenomen in het MCS van de VWA 2006. De v erantw oordelijk heid voor het opnemen van de eisen ligt bij het projectenbureau, i.c. de projectleider baten-lasten v orming en dient in het eerste halfjaar v an 2005 klaar te zijn. Beheer door te berekenen activiteiten, kosten en producten Hiermee w orden interne en ex terne doorberekeningen bedoeld. Er zijn al procedures beschikbaar om de relatie tussen de verwachte en werkelijk e ontv angsten te bepalen, echter dienen deze nog te worden geformuleerd tot een concernbrede aanpak. De v erantw oordelijk heid hierv oor ligt bij het projectenbureau; het beheer dient in het eerste halfjaar v an 2005 vastgelegd te zijn. Voorschottenbeheer Er zijn al procedures beschik baar inzake het v oorschotbeheer, echter dienen deze nog te worden geformuleerd tot een concernbrede aanpak. De verantw oordelijkheid hiervoor ligt bij het projectenbureau en dient in het eerste halfjaar v an 2005 klaar te zijn.
7
Vorderingenbeheer Voor de div erse onderdelen v an het v orderingenbeheer geldt dat deze aanwezig zijn, maar deze dienen VWA breed gemaakt en geïmplementeerd te w orden. Deze meeste onderdelen zullen w orden opgelost v ia de im plementatie van FAP bij zow el de VWA/C E als de VWA/KvW. Afronding is gepland in het eerste halfjaar v an 2005. Beheer onkostendeclaraties Bij alle onderdelen van de VWA zijn procedures hierv oor aanw ezig. Probleem is echter dat er bij de VWA/RVV met een ander systeem w ordt gewerkt dan bij de overige onderdelen. Dit systeem zal niet bij de andere onderdelen ingevoerd w orden. Procedures zullen dus aangepast en waar mogelijk samengev oegd moeten w orden. Uiteraard zullen de meer gedetailleerde werkinstructies v erschillen in verband met het gebruik v an de v ers chillende systemen. Ook hierv oor ligt de verantw oordelijkheid bij het projectenbureau en ligt de planning v an de afronding in het eerste halfjaar v an 2005. Betalingsorganisatie Er zijn procedures aanwezig voor het uitv oeren van betalingen. Deze dienen samengev oegd te worden, deels zal dat plaatsv inden door de implementatie v an FAP en deels zullen deze aangepast moeten worden. Het aan te passen gedeelte betreft bijv oorbeeld de regionale betalingsbevoegdheid die nog niet in de hele organisatie is doorgev oerd. De autorisaties v oor dergelijk e functies worden beschreven in een VWA breed project v oor de procesbeschrijv ingen. Afronding eerste halfjaar v an 2005. Verantw oordelijkheid hierv oor ligt bij de centrale F, P&C afdeling. Materieelbeheer Een risicoanaly se op materieelbeheer is niet uitgevoerd, echter er zijn wel procedures v oor dat beheer aanw ezig. Deze dienen nog wel aangevuld en samengev oegd te worden. De verantw oordelijk heid hierv oor ligt bij F, P&C, gecoördineerd door het projectenbureau. Ze dienen in het eerste halfjaar 2005 afgerond te zijn. Financiële adm inistratie De procedures voor het administreren van v erplic htingen, betalingen en ontv angsten zijn bij alle onderdelen van de VWA aanw ezig, maar nog niet gelijk aan elkaar. Deels wordt dat v eroorzaakt door v erschillende werkwijzen en deels door v erschillende systemen. De VWA/CE en VWA/Kv W gaan in begin 2005 over naar hetzelfde financiële pakket als de VWA/RVV. Gezien de werking v an dit pakket zullen de procedures hierop afgestemd moeten worden. Aanpassing en samenvoeging van de huidige procedures verloopt v ia het projectenbureau in het eerste halfjaar v an 2005. Inform atiebeveiliging Er dienen nog meer procedures v oor informatiebeveiliging volgens het Algemeen Kader Informatiebev eiliging (AKI) te w orden opgesteld. Dit dient projectmatig te w orden opgepakt door de centrale ICT afdeling. De werkzaamheden zullen per project w orden opgelev erd en de planning ligt daarv oor in zow el 2005 als 2006. Verantwoording financiële inform atie Gezien de verschillende werkwijz en tussen de w erkmaatschappijen en de historische contex t zijn er grote verschillen aanwezig. Het samenvoegen van deze procedures zal een lang, intensief en moeizaam proces zijn. Een aansturing middels het projectenbureau (met een sterke lijn ric hting F, P&C) is noodzakelijk. Planning is om deze zaken per 1 januari 2006 afgerond te hebben.
8
Vermogensbeheer Er zijn geen formele procedures opgesteld om conform de wegw ijz ers v an het Minis terie v an Financiën te w erken. Er w ordt in de praktijk wel conform deze ric htlijnen gew erkt. Acties zullen dus bestaan uit het opschrijv en v an de huidige w erkwijz en en afstemmen met de richtlijnen. Dit zal v ia het projectenbureau lopen en in het eerste halfjaar v an 2005 afgerond zijn.
9
2.
2.1
TABELLEN TOETSINGSKADER FINANCIEEL EN MATERIEELBEHEER
Interne organisatie
Beheersdoelstelling Een interne organisatie w aarbij functies, taken, bevoegdheden en v erantw oordelijk heden zodanig zijn opgezet dat de bedrijfsv oering adequaat is en leidt tot rechtm atige uitbetaling en ontv angsten m.b.t. de begrotingen v an LNV en DGF en betrouw bare informatiev oorziening daarover.
1.
2.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANT WOORDELIJKE
PLANNING
Functies, taken, bevoegdheden en verantw oordelijk heden van de directie of dienst zijn georganis eerd volgens het instellingsbesluit (van P&O).
Aanwezig maar niet uniform
Samenv oegen
Volgt uit VOB
Voor oktober 2005
Het MT heeft een besluit genomen over delegatie v an verantw oordelijk heden, taken en bev oegdheden vastgelegd in een: • een actueel mandaatbesluit van de minis ter • actuele functiebeschrijv ingen • een actuele bevoegdhedenmatrix • een actuele handtekeningen- en parafenlijs t per functionaris • w erkinstructies
Kv W: aanw ezig maar v erouderd CE: afw ezig RVV: aanwezig maar v erouderd; w erkinstructies aanwezig
Opstellen actueel mandaatregel, actualiseren handtekeningenen parafenlijst; Werkinstructies moeten geupdate- en geharmonis eerd
F, P&C CE Werkinstructies zijn belegd XX
Mandaatregeling z.s.m. maar zeker v oor 31/3/2005; w erkinstructies XX
De tijdige realis atie v an het onderwerp ‘mandaatregeling’ is het belangrijk st. Inhoudelijk is in deze paragraaf het onderwerp ‘taken, verantw oordelijk heden en bev oegdheden’ materieel. Het is de v raag of het punt ‘Voor de uitv oering v an controles ter plaatse op naleving regelingsv oorw aarden w ordt gebruik gemaakt v an een (v an de autorisatie) onafhankelijke instantie (bijv . AID)’ v an toepassing is.
11
De scheiding tussen het autoriseren, uitv oeren en adminis treren v an betalingen is een essentiële v oorziening voor een betrouwbare ov erheidsorganisatie. Er is een scheiding tussen de autoriserende en de betalende en registrerende functie. Indien de autoriserende functie direct de grenzen bepaalt van wat er wordt betaald, dan is er geen risic o: tussen het laatste fiat en de feitelijke betaling kunnen geen betalingen w orden toegev oegd. XX Zeer belangrijk: is dit w aar!
voortgang baselineonderzoek VWA/KvW De AD heeft aanbev elingen gedaan ter verbetering v an de beschrijving van taken, bevoegdheden en verantw oordelijkheden. De bestaande beschrijv ingen blijv en v oorals nog gehandhaafd. In het kader v an de reorganisatie worden deze in 2005 opnieuw beschrev en voor de gehele VWA. De gesignaleerde risic o’s ten aanzien v an de interne beheersing v anwege het vertrek van een begrotingsmedew erker zijn opgelost door het aantrekken v an een nieuwe medewerker.
12
2.2
Adm in istratieve Organisatie
Beheersdoelstelling is het op doeltreffende en doelmatige wijz e verschaffen van duidelijkheid over de opzet v an de bestaande beheers- en controlemaatregelen inzake financieel, materieel beheer, informatiebev eiliging en de totstandkoming van VBTB-prestatiegegev ens.
9.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANT WOORDELIJKE
PLANNING
De administratiev e organisatie is toegankelijk vastgelegd en up to date met daarin minimaal:
Grotendeels aanw ezig
Update en aanv ulling op ov erdrachtsproc edure, v erplic htingenbe heer en doorberekening (SLA)
Project AO beschrijv ingen v an bureau KAM
Na benoeming kwartiermakers
• • • • • • • • • • • • • •
de onderhoudsprocedure v oor de AO zelf, werkinstructies, checklis ts de ov erdrachtsprocedure aan belanghebbenden interne organisatie begrotingsbeheer v erplichtingenbeheer (subsidiebeheer) beheer personele uitgaven beheer materiële uitgav en (aansturing uitvoerende diensten) beheer door te berekenen activ iteiten, kosten en producten v oorschottenbeheer v orderingenbeheer beheer onkostendeclaraties betalingsorganis atie
13
In deze paragraaf is het aspect ‘beheer door te berekenen activ iteiten, kosten en producten’ het belangrijk st vanwege het kostprijsmodel en de vorming v an shared serv ice zowel binnen de VWA als daarbuiten. Voortgang baselineonderzoek Het niet opv olgen van aanbeveling van de AD over 2003 inzake de beschrijv ing v an de AO deze aanbeveling kw alificeerde de Algemene Rekenkamer als een onv olk omenheid. Daar waar de AO-beschrijv ingen verbetering behoefden zijn deze aangepast. Bij de verschillende onderdelen v an het financieel en materieel beheer komen deze zaken aan de orde.
14
2.3
Begrotingsbeheer
Beheersdoelstelling is een juis te, volledige en geautoriseerde directiebegroting. Deze paragraaf dient in een baten-lasten dienst te worden gezien als de ‘financiën, planning en control’ kant van het jaarplan. De toepassing v an de VBTB-principes bij het opstellen v an het jaarplan 2006v erdient aandacht, te meer daar de opdrachtgev ers daar grote belangstelling v oor tonen. Dat betekent explic iet niet de opname v an effectmeting of outc ome hierin. Voortgang baselineonderzoek Geen opmerkingen.
15
2.4
Verpli chtingenbeheer
Beheersdoelstelling is het v olledig, tijdig, juist, rechtmatig en geautoriseerd toestaan v an verplichtingen, -betalingen en eindafrekeningen.
27.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOOR DELIJKE
PLANNING
Het MT heeft procedures v astgesteld v oor het toestaan v an betalingen op financiële regelingen, welkev oldoet aan de volgende voorwaarden: • de autoriserende functie (betalingen toestaan) beschik t ov er een lijs t met alle door het MT vastgestelde geprogrammeerde of administratiev e controles op de aanv raag • de autorisatie v an de aanv raag (betalingen toestaan) w ordt door tw ee onafhankelijke functionarissen uitgev oerd • toestemming tot betaling (v erplichting aangaan of afrekenen) w ordt gegev en nadat alle controles op de aanvraag zijn uitgev oerd • de toestemming/verplichting wordt gegeven in ov ereenstemming met de Mandaatbeschikking van de Minis ter • er is een procedure v oor de controle op de juis theid, volledigheid en geautoriseerd zijn van verplichtinggegev ens, inclusief de begrotingscodering daarv an, via datacommunicatiekanalen aan de afdeling FZ (belast met het uitv oeren v an betalingen) • openstaande verplichtingen worden op afz onderlijke balansrekeningen die deel uitmaken van de LNV of DGF-boekhouding geregis treerd. Het totaal v an de verlichtingenrekening sluit aan op de specificatie van die v erplic htingen in de onderliggende administratie • afw ikkeling van (tussentijdse) verplichtingen v indt binnen de vastgestelde termijn plaats (maximaal 2 jaar of toestemming directeur FEZ)
Voor alle drie onderdelen aanw ezig; De boekhouding is uiteraard de VWA boekhouding
samenv oegen
Via projectenbureau
Voor 1/7/5
16
•
De uiterste datum v oor de afw ikkeling van de verplichtingen wordt geregistreerd op zodanige w ijz e dat de betrokken verplichtingen kunnen w orden geïdentificeerd en geanaly seerd
Voortgang baselineonderzoek VWA/KvW Niet voor alle vaste v oorschotten aan medew erkers is vastgesteld of dit juis t is. Aan het eind v an elk kalenderjaar moeten medew erkers een saldobevestiging van de openstaande v ordering ondertekenen. Hiermee is dit punt opgelost. De AD constateerde dat de v erplic htingenadministratie niet uniform is. Door de implementatie van FAP wordt dit probleem opgelost.
17
2.5
Beheer personele uitgaven
De beheersdoelstelling is de volledige, tijdige, juiste, rechtmatige en geautoriseerde v erwerking (door P&O en RCC) van mutaties in het personeelsbestand.
31. 32.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORDELIJKE
PLANNING
Bij aanstelling, wijz igingen in de aanstelling, ontslag, ziekte en verlof v an personeel w orden de voorschriften van de Directeur P&O toegepast.
Ja
Samenv oegen cf. LNV
Hoofd P&O
1/7/5
De controles in het kaderv an het toestaan van (mutaties in) salarisbetalingen (autorisatie) zijn verwerkt in een checklis t en is goedgekeurd door het management. Toestemming tot het toestaan v an (mutaties in) salarisbetalingen wordt gegev en nadat alle controles zijn uitgev oerd. Autorisatie (v an aanstelling, wijzigingen in aanstelling, ziekte en ontslag) v indt plaats conform de P-Mandaatbeschik king van de Minis ter De procedures voorzien in een periodieke uitv oering van een aanw ezigheidscontrole.
Ja, in AOP
Samenv oegen en mogelijke aanv ulling cf. LNV
Hoofd P&O
1/7/5
Voor dit onderw erp is het volgen van het v igerende LNV P&O beleid het belangrijkst. Voortgang baselineonderzoek VWA/KvW De AD heeft geconstateerd dat de juistheid en v olledigheidv an de conv ersie van de salarisadministratie v an VWS naar LNV onv oldoende heeft plaatsgev onden. Uit de interne controle bij de kw artaalv erantw oording zijn geen onv olk omenheden geconstateerd. Punt is dus opgelost. De AD constateert dat de regio niet de juis te informatie krijgen om allee doorbelaste salarisbestanddelen te controleren. De regio’s ontv angen iedere maand hardcopy informatie op basis waarv an de controle kan plaatsvinden. Hetzelfde geldt v oor informatie over ziektev erzuim uit PeRCC. Ook deze informatie w ordt centraal door P&C in kaart gebracht en gecommuniceerd naar de regio’s. 18
De bij LNV gehanteerde P-verificatie procedure is bij de VWA/KVW nog niet in gebruik, vanwegen het ontbreken van de daarvoor benodigde informatie. De salariskosten dienen daarom te worden gecontroleerd m.b.v. de bij LNV gehanteerde P-verifcatie procedure. Verantwoordelijk is het hoofd P&O, oplevering voor 1 juli 2005.
19
2.6
Beheer m ateriële uitgaven
Beheersdoelstelling is het v olledig, tijdig, juist, rechtmatig, doelm atig en geautoriseerd toestaan van verbintenissen/betalingen inzake apparaatuitgav en.
36.
39.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORD ELIJKE
PLANNING
Het MT heeft de procedures v astgesteld v oor inkoop en aanbesteding ov ereenstemming met het LNV-inkoopbeleid. Deze procedure voorziet ten minste in: • het opv ragen v an meerdere offertes bij ov ereenkomsten met w aarde v an ten minste €12.500 • gebruikmaking v an het contractenregistratiepakket “ Contracto” van de directie IFA (v oor ov ereenkomsten met een w aarde van ten minste €45.000 of een meerjarige beheerslast) • gebruikmaking v an bestaande, v ia de Directie IFA, v astgestelde departementbrede raamov ereenkomsten • toepassing van Europese aanbestedingregels • tijdige melding v an v oorgenomen Europese aanbestedingen en gunningen (via de directie IFA) aan het Bureau voor Officiële Public aties • de aanw ezigheid v an een contractcoördinator die het beheer voert ov er de contracten
Aanw ezig, maar niet cf. LNV
Aanpassen aan standaard LNV Op één lijn brengen contracten RVV, KVW en CE (procedureel en de contracten sec)
Via projectenbureau
1/7/5
Er is actuele informatie beschik baar over de doorlooptijd van ontv angen facturen en de registratie van factuurbetalingen in de financiële administratie.
Ja
Opnemen in genoemde F,P&C cyclus
P&C
1/7/5
Ja VWA/KvW maakt gebruik van een door de Raad v an Accreditatie geaccrediteerde zelf gebouw de contractregistratie sy steem Ja Ja
20
Het belangrijkste onderw erp in deze paragraaf betreft het inkoopbeleid. Niet alleen omdat het niet conform het LNV beleid is , maar met name doordat de huidige regeling klaarblijkelijk toestaat dat niet-geautoriseerde personen zaken bestellen. Hierbij w ordt opgemerkt dat het systeem ‘Contracto’ geen verplic hting is, wel is het van belang een goed en betrouw baar systeem te hanteren. Voortgang baselineonderzoek VWA/KvW De opmerkingen ten aanzien van het herzien v an de inkoopprocedure w orden in 2005 meegenomen op het moment dat de procedures v an de VWA/Kv W en de VWA/RVV in elk aar worden geschoven daarbij rekening houdend met de implementatie v an FAP. Naar aanleiding van de opmerkingen t.a.v. regeling Auto buitendienst is de procedure excessenrapportage beschreven. Het contractenregister is in december 2004 gereedgekomen en zal continu worden geactualiseerd Ten aanzien van het huisvestingsbeheer is nu sprake van een up-to-date standenregister dat actueel w ordt gehouden.
21
2.7
Aansturing uitvoerende diensten
Beheersdoelstelling is een adequate aansturing van uitv oerende diensten/organis aties door opdrachtgevers w aardoor de kw aliteit en kw antiteit v an de beleidsuitv oering en de informatie daarover voldoende zeker w orden gesteld. Aansturing v an uitv oerende diensten is voor de VWA niet aan de orde. Dit hele artikel wordt gelezen als de gecontracteerde v erhouding tussen de directeurgeneraal en de directeuren Uitv oering (1), Toezic htsbeleid en Communic atie (2), het bureau Risicobeoordeling (3) en Bedrijfsv oering (4). Ook is het van toepassing op de gecontracteerde verhouding tussen de directeur Uitv oering en de vijf regiodirecteuren.
42.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORD PLANNING ELIJKE
Het MT heeft de afspraken met uitv oerende diensten geformalis eerd en geautoriseerd (conform de nota TRCBBR/2004/174). Deze management/regelingsafsprakenv oorzien ten minste in afspraken over: • w ederzijdse v erantw oordelijk heden en bevoegdheden • de v erw achte kwaliteit van de beleidsuitv oering (bijv oorbeeld via een goedgekeurd controlememorandum per regeling §3.6, erkend Europees betaalorgaan, ISO-certific ering etc .) • aanlev ering, vorm, inhoud en frequentie van informatiev oorziening over de beleidsuitv oering (aansluiting op begrotingscyclus) • [afspraken over te ondernemen acties bij calamiteiten (aanvraagniv eau ligt onv erw acht anders, capaciteitsproblemen bij de uitv oerende dienst, etc)] NVT • jaarlijkse informatie over de (aandachtspunten in) kw aliteit van de beleidsuitv oering NVT • inv ulling onafhankelijk financieel en technisch toezicht op de kw aliteit v an de beleidsuitv oering (bijv oorbeeld via inzet accountantsv erklaring of andere technische deskundigheid) NVT • de financiering van de beleidsuitv oering • de periodieke evaluatie v an de afspraak
Ja, voor zov er v an toepassing
Samenv oegen v an w erkzaamheden v oor LNV en VWS in één document per regio
Via projectenbureau (F,P&C)
1/7/5
22
Ja, in VOB Volgt uit VOB Per 1/1/6 Er is een functionaris die is belast met de aansturing v an de uitv oerende benoemd als dienst(en). De taakinhoud van deze functionaris bevat minim aal de v olgende concern control 44. elementen: • opstellen management- en regelingafspraak en/ of Service Lev el Agreement (SLA) • inv ulling toezicht op een adequate inventarisatie v an ris ico’s in de rechtmatige uitv oering van LNV-regelingen, v aststelling beheersmaatregelen en bijbehorende uitv oeringskosten • inv ulling toezicht op de blijv ende aansluiting v an de informatiev oorziening op de begrotingscyclus • inv ulling toezicht op de naleving van afspraken Het belangrijkste onderw erp uit deze paragraaf betreft de samenvoeging en opschoningen v an bestaande contracten tussen centraal en decentraal. Voortgang baselineonderzoek VWA/RVV DE OPMERKINGEN TEN AANZIEN VAN HET VERBETEREN VAN DE FINANCIAL CONTROL OP UITVOERING REGELINGSAFSPRAKEN HEBBEN GELEID TOT AANPASSINGEN VAN DE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE. HIERMEE IS DIT PUNT OPGELOST.
VWA/KvW Bij kleine inspecties bestaat de mogelijkheid dat onderzoekers de v ragenlijs ten inv ullen zonder dat de bedrijv en daadw erkelijk zijn bezocht. In de afspraken centraal-decentraal zou daarover iets kunnen worden opgenomen. Bijv oorbeeld aanv ullende controles van de inspectielijsten met reisdeclaratie, tev ens v erbandlegging met de kilometerstand v an de dienstauto’s en het regelmatig wisselen v an de inspectieteams. Daarnaast zou overwogen kunnen w orden, door in dit gev al de VWA/Kv W, om steekproefsgew ijs de bedrijv en te benaderen of inspectie heeft plaats gev onden.
23
2.8
Beheer door te berekenen activiteiten, kosten en producten
Beheersdoelstelling is het zeker stellen van volledige, tijdige, juis te, rechtmatige en geautoriseerde facturering van door te berekenen activ iteiten, kosten en/of producten. Deze paragraaf is geïnterpreteerd als debiteurenbeheer, intern en extern.
47.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORDELIJKE
PLANNING
Het MT heeft procedures vastgelegd welke voorzien in een aansluiting tussen de primaire registratie v an de te v erwachten ontv angsten met de daadwerkelijk ontv angen bedragen.
Ja (VWA/RVV). De VWA/Kv W bepaalt jaarlijks of de te ontv angen vergoedingen ook daadw erkelijk ontv angen zijn. Dit geschiedt extracomptabel
Tot concernbrede aanpak herformuleren
Via projectenbureau
1/1/6
24
48.
Het MT heeft procedures vastgesteld procedures ten behoeve van de v olledige, juiste en tijdige facturering w elke ten minste v oorzien in: • een primaire regis tratie, gebaseerd op een van de facturering functioneel gescheiden vastlegging van activ iteiten w aaruit facturering tot stand komt • een periodieke beoordeling (door een v an de facturering onafhankelijke functionaris) of facturering v olledig heeft plaatsgev onden; middels afstemming v an facturering in de financiële administratie met de primaire registratie • Vaststelling v an factuurbedragen met in achtneming v an de geldende tarieven • Controles op de nalev ing v an de wet- en regelgev ing bij de te factureren bedragen (door een van de facturering onafhankelijke functionaris) • Goedkeuring van de facturen overeenkomstig het mandaatbesluit (autorisatie) • Beheer v an doorlooptijden (tijdigheid facturering)
Ja (VWA/RVV) Ja, voor VWA/Kv W: De volledigheid v an de Certsis facturering is onderdeel v an het draaiboek ‘kwartaal afs luiting’ binnen de VWA/Kv W
Tot concernbrede aanpak herformuleren
Via projectenbureau
1/1/6
De procedures inzake debiteurenbeheer zijn essentieel voor de continuïteit v an de VWA. Het is in het bijz onder belangrijk dat het debiteurenbeheer aansluit op de categorieën v a de opbrengsten. Dit met het oog op de noodzaak dev olledigheid v an de opbrengsten te kunnen aantonen.
Voortgang baselineonderzoek VWA/KvW Bij de v erbandscontrole van de opbrengst certificaten w ordt niet in alle gevallen gemotiv eerd w aarom niet alle certificaten tot een opbrengst leiden. In 2005 zullen bij dergelijke certificaten een v erklaring in het dossier bijgevoegd worden. Kleine inspecties kunnen verantw oord w orden zonder dat daar daadw erkelijk w erkzaamheden tegenov er staan. De AD kwalificeert het financiële risico als beperkt. Er zijn div erse maatregelen in de regio’s die dit risico beperken. Met name wordt hier gesteund op de controles door de teamleiders aan de hand v an projectinformatie. Is gezien belang en mogelijk heden voldoende.
25
VWA/RVV De aanbev elingen ten aanzien van het v erbeteren v an de facturering van de analy ses van LRVV is opgepakt door middel van een project w aarbij automatisch gefactureerd wordt op basis van uitgev oerde analyses. Tevens zijn de procedures v oor de facturering aangepast. Het project is afgerond. De AD heeft aangegeven dat het systeem v an tijdverantw oording en facturering in opzet accoord is. In het tw eede halfjaar v an 2004 heeft de AD v astgesteld dat de werking v an het systeem ook accoord is . Het in eerste instantie niet opv olgen van de aanbevelingen van de AD ov er 2003 is door de Algemene Rekenkamer gekw alificeerd als een onv olk omenheid De Auditdienst heeft een onderzoek gedaan naar de werking v an Fatijdec/Fafak /FAP. Hier is nog geen rapport voor beschik baar.
26
2.9
Voorschottenbeheer
Beheersdoelstelling is het juist, volledig en tijdig adminis treren en beheren v an ten laste v an de LNV of DGF begroting betaalde v oorschotten. In deze paragraaf is v oorschottenbeheer geïnterpreteerd als v oorschotten v anuit de opdrachtgev ers voor in het jaarplan vastgelegde activ iteiten. Het betreft hierin niet de reguliere w erkzaamheden, maar de ‘out-of-pocket’ kosten v oor uitbesteed onderzoek.
51.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORD ELIJKE
PLANNING
Het MT heeft procedures vastgelegd welke voorzien in een rechtm atige uitbetaling en afw ikkeling van voorschotten, inclusief de daaraan te stellen zekerheden, zoals vastgelegd in de richtlijn v oorschottenbeheer van FEZ (TRCFEZ/2004/1746 v an 28 mei 2004) De procedures voorzien ten minste in: • pas opdracht tot betaling v an v oorschotten w ordt gegev en als aan alle v oorwaarden is voldaan • indien zekerheid v anuit een risic oanaly se is v ereis t; betaling pas plaatsvindt nadat een geldige zekerheid is ontv angen • de v ooruitbetaalde bedragen w orden op afz onderlijke balansrekeningen die deel uitmaken van de LNV of DGF-boekhouding geregis treerd. Het totaal v an de v oorschotrekening sluit aan op de specificatie v an die voorschotten in de onderliggende administratie • de v ooruitbetaalde bedragen en alle v erdere relevante details worden geregistreerd op de correcte (voorschotten)rekening • De uiterste datum v oor de afw ikkeling van de voorschotten wordt geregistreerd op zodanige w ijz e dat de betrokken voorschotten kunnen w orden geïdentificeerd en geanalyseerd • afw ikkeling van voorschotten v indt binnen de vastgestelde termijn plaats (max imaal 2 jaar of toestemming directeur FEZ) • bij de afw ik keling v an v ooruitbetaalde bedragen w orden dezelfde controles
Niet aanw ezig; de boekhouding is de concernboekhoudi ng v an de VWA Ja, voorschotten w orden tev ens intracomptabel v astgelegd (VWA/RVV)
Opstellen
Via projectenbureau (F,P&C en BuR)
1/7/5
VWA/Kv W:Voorsc hotten worden pas v erstrekt na goedkeuring door leidinggev enden. Jaarlijks w ordt er door de div erse betrokken medewerkers een document
27
uitgev oerd als bij betaalbaarstellingen.
ondertekend w aarop de stand v an de v oorschotten v ermeld staat
Het is v an belang dat de genoemde procedure z.s.m. wordt opgesteld en v an start gaat. Voortgang baselineonderzoek Aan medew erk ers w orden soms(langlopende) vaste voorschotten v erstrekt. Niet in alle gev allen is de omv ang en de juistheid van deze post duidelijk. In de geharmoniseerde procedures zou opgenomen moeten w orden dat bijv oorbeeld periodiek saldobev estigingen naar de medewerkers ter bev estiging v an openstaande vorderingen worden gestuurd of een andere controle maatregel.
28
2.10
Vorderingenbeheer
Beheersdoelstelling is het juist, volledig en tijdig adminis treren en beheren v an ten gunste v an de LNV of DGF begroting ingestelde v orderingen.
54.
55.
56.
57.
58.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORD PLANNING ELIJKE
Er is een functionaris belast de debiteurenadministratie, die uit hoofde v an controle technische functiescheiding, niet is belast met de autorisatie van aanv ragenv oor betaling, regis tratie en/ of autorisatie v an buiteninv orderingstellingen.
Ja (VWA/RVV) Ja (Kv W) maakt onderdeel uit v an de kw artaal rapportage. Ja, via statuscodes (VWA/RVV)
VWA breed maken
Via projectenbureau
1/7/2005
VWA breed maken
Via projectenbureau
1/7/2005
In de debiteurenadministratie w ordt een onderscheid gemaakt naar: • Bedragen die binnen een redelijke termijn zullen w orden ontv angen • Bedragen w aarvoor een juridis che procedure loopt • Bedragen die waarschijnlijk niet zullen worden teruggekregen (invordering onmogelijk) De afdeling Financiële Zaken stemt regelm atig de stand van de debiteurenadministratie af met de gegev ens in de operationele systemen.
Ja, na elke factureringsbatch
VWA breed maken
Via projectenbureau
1/7/2005
De incassoactiv iteiten v inden plaats op basis van een periodieke ouderdomsanaly se. Het MT neemt een besluit tot ov erdracht v an incasso van vorderingen aan de directeur FEZ. Het MT neemt een besluit tot aanv ragen v oor goedkeuring (v oorlopig) buiten invorderingstelling bij de directeur FEZ.
Ja (VWA/RVV)
VWA breed maken
Via projectenbureau
1/7/2005
Ja, zie afboekingsproced ures debiteuren VWA/RVV
VWA breed maken
Via projectenbureua
1/7/2005
29
Valt thans niet betrouwbaar iets over te zeggen, moet w orden ingev uld door RVV. Bij het baseline onderzoek is alleen discussie geweest ov er de overgedragen debiteuren in het kader van de openingsbalans. Voortgang baselineonderzoek VWA/RVV De specificatie v an de rekening debiteuren sluit per 30 april (2004) niet aan op het grootboeksaldo. Er is onv oldoende zic ht op de inbaarheid v an de indiv iduele posten en dubieuze v orderingenw orden niet tijdig v oor afboeking v oorgedragen. Inmiddels w ordt elk e maand een aansluiting gemaakt. Periodiek worden de dubieuze v orderingen beoordeeld. De VWA/RVV heeft bij de agentschapv orm ing een groot bedrag aan debiteuren aan de FEZ overgedragen. De v oor deze debiteuren door de VWA/RVV ontv angen bedragen zijn inmiddels door de VWA/RVV betaald aan FEZ. VWA Intern w ordt bij de opbrengst certificaten een v erbandscontrole uitgevoerd. Niet in alle gev allenw ordt gemotiv eerd waarom v oorgenummerde certificaten niet tot een opbrengst hebben geleid. In de geharmoniseerde procedures opnemen dat er eenv erklaring in de betrokken dossiers moet w orden opgenomen waarin door een bev oegd persoon verklaardw ordt waarom uitgegev en certificaten niet als opbrengst zijn v erantw oord.
30
2.11
Beheer onkostendeclaraties
Beheersdoelstelling is het v olledig, tijdig, juist, rechtmatig en geautoriseerd toekennen v an betalingen op reis declaraties.
61.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORD ELIJKE
PLANNING
De door het MT vastgestelde procedures v oorzien minimaal in de volgende beheershandelingen: • Ondertekening declaratie door betrokkene • Beoordeling (materiële controle) en accordering declaratie door directe chef. Deze controle richt zich op o.a. doelstelling, prestatie gelev erd (bijv . conform activ iteitenplanning/-v erantw oording), doelm atig, noodzakelijk, conform beschikking/machtiging) • Interne (formele) controle, gericht op o.a.: o vergoeding conform voorschriften directeur P&O o tijdigheid o vereiste bescheiden/bew ijzen aanwezig o voorkomen van dubbele declaraties o autorisatie (betalingen toestaan) conform mandaatbesluit
Aanw ezig. VWAKVW/CE, is beschrev en in AOF en zijn formulieren beschikbaar VWARVV v ia controletoren Fatijdec
Samenv oegen
Via projectenbureau
1/10/5
Voortgang baselineonderzoek Geen opmerkingen.
31
2.12
Betalingsorganisatie
Beheersdoelstelling is het uitvoeren van volledige, tijdige en juiste betalingen o.b.v. de geautoriseerde opdrachten.
64.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORD ELIJKE
PLANNING
Het MT heeft procedures vastgesteld voor het uitv oeren van betalingen, welk e v oldoet aan de volgende voorw aarden: • er bestaat een bew akingssysteem die de tijdige, juis te, en volledige betaling v an door budgethouders geautoriseerde betaalbaarstellingen bew aakt (autorisatieregis ter) • de controles uit te voeren voor betaling (autorisatie, codering) zijn v astgelegd • betaalopdrachten (betalingen uitvoeren) worden door tw ee functionarissen hoog in de organis atie ondertekend • er is een procedure v oor v erzending van betalingen v ia een betaalmedium • er is een procedure v oor de controle op de juis theid, volledigheid en geautoriseerd zijn van de betaalgegev ens aan banken v ia datacommunicatiekanalen • er zijn maatregelen getroffen ter v oorkoming van dubbele betalingen • er is een interne controle op de tijdigheid, juis theid, volledigheid en autoris atie v an uitgev oerde betaalopdrachten
Aanw ezig
Samenv oegen
Via projectenbureau (F,P&C)
1/7/5
Voortgang baselineonderzoek Duidelijk toekennen v an bev oegdheden in relatie tot de betaalorganis atie en de financiële systemen is noodzakelijk. Daarbij moet rekening gehouden worden met controle-technische functiescheiding in relatie tot ris ico’s. In ieder geval moeten de bevoegdheid tot muteren stambestand crediteuren en de transactiev erw erking gescheiden worden. De procedure moet ook v oorzien in een regelmatige actualisatie van het overzicht met toegangsrechten.
32
2.13
Materieelbeheer
De beheersdoelstellingen zijn: • een adequate zorg voor niet-geldelijke zaken vanaf het moment van ontv angst tot aan het moment van afstoting. Gedurende deze periode zijn de beheersmaatregelen afgestemd op de aard, de waarde en de geografische plaats de te beheren zaken. • toereikende aandacht v oor de continuïteit v an de bedrijfsvoering, de duurzaamheid van de zaken en de mate v an decentralisatie. • het juist, volledig en tijdig administreren en beheren v an w aardevolle goederen.
67.
68.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORD PLANNING ELIJKE
Het MT heeft op basis van een eenv oudige ris icoanaly se een beslissing genomen ov er de procedures materieel beheer die gebaseerd is op de v olgende overwegingen: • De continuïteit van de bedrijfsvoering; • De w aarde/ duurzaamheid v an de goederen/zaken; • De mate v an centralisatie v an de organis atie.
Er is geen v astgelegde risico-analy se; procedures zijn er w el
Samenv oegen
Via projectenbureau (F,P&C)
1/7/5
De door het MT v astgestelde procedures materieel beheer v oorzien ten minste in: • een (van de financiële functie) onafhankelijke en controleerbare v astlegging v an mutaties goederen/zaken in een inv entarisadministratie, welke is ingericht per locatie • het v oorkomenv an v erlies (kw aliteit en kwantiteit) • de aanw ijzing van een centrale v oorraadbeheerder • Een periodieke interne controle op de aanwezigheid en het beheer v an goederen/ zaken • Een periodieke interne controle op de rechtmatigheid v an afmutaties in de inv entarisadminstratie • Een periodiek interne controle op de aansluiting met de financiële
Aanw ezig maar onv olledig
Samenv oegen en aanv ullen
Via projectenbureau (F,P&C)
1/7/5
Voorraadbeheer is binnen de VWA/KvW niet v an toepassing. Materieelbeheer is v erantw oordelijk v oor een gedegen materieel beheer
33
•
adminis tratie Een jaarlijkse verantw oording v an de voorraadbeheerder ov er het gevoerde beheer aan het MT
binnen de VWA/KvW. Dat is impliciet gebouwen beheer, w agenparkbeheer en het afstoten v an goederen richting Dienst Domeinen. Dit is ook in een AO v astgelegd.
De procedures inzake materieel beheer hebben explic iet een plek in het base-line onderzoek en hebben daarmee een zekere prioriteit. Afhankelijk v an de structurele invulling van de interne controle functie w ordt hieraan gehoor gegeven. Voortgang baselineonderzoek Geen opmerkingen.
34
2.14
Financiële administratie
Beheersdoelstelling is de volledige, tijdige en juiste regis tratie v an de geautoriseerde verplic htingen, betalingen en ontv angsten op LNV/DGF-begrotingsartikelen. Dit artikel is gelezen en geïnterpreteerd vanuit de huidige systematieken zoals die gelden in de VWA. Dus LNV-DGF begroting is concern VWA begroting en dergelijke.
72.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORD ELIJKE
PLANNING
Het MT heeft procedures v astgesteld voor het administreren van verplichtingen, betalingen en ontv angsten, welke ten minste voldoet aan de v olgende v oorwaarden: • er is een apart grootboek voor de nationale administratie v anv erplic htingen, uitgav en en ontv angsten welke aansluit op de actuele LNV of DGF begrotingsartikel(onderdelen) • er is per grootboekadminis tratie één centrale bankrekening voor het v erric hten of ontv angen van betalingen • alle in de administratie verwerkte verplichtingen/betalingen en ontv angsten zijn v ia een referentie- en relatienummer uniek herkenbaar (audit trail) • er is een interne controle op de tijdigheid, juis theid, volledigheid en autorisatie v an de ingevoerde gegevens (autorisatieregister) • er bestaat een procedure die de aansluiting bew aakt tussen de betaalbaargestelde (autorisatie) en uitbetaalde bedragen (registratie) • de v erplichtingenadministratie v oor subsidie-uitgav en wordt op de v oorgeschreven wijze bijgehouden voor materiële uitgav en door nietagentschappen w orden aangegane verplichtingen/contracten inzake inv esteringsuitgav en > €15.000 bij de jaarafsluiting gespecificeerd en gerapporteerd aan FEZ. Aanwijzingsregeling kas=verplic hting • er bestaat een procedure die de blijv ende aansluiting bew aakt tussen de
Aanw ezig;
Samenv oegen
Via projectenbureau (F,P&C)
1/7/5
35
• •
• •
standen v an balansrekeningen en onderliggende subadministraties (v erplichtingen, voorschotten, garanties terugv orderingen en zekerheden) er bestaat een procedure die de tijdige en v olledige v erwerking v an teruggekomen betalingen bew aakt er bestaat een procedure die de aansluiting bew aakt tussen de uitbetaalde en terugontv angen bedragen en de ten laste v an de begrotingsartikelonderdelen v erantw oorde bedragen er bestaat een procedure die de blijv ende aansluiting bew aakt v an transacties geboekt in rekening-courant met een tegenpartij er bestaat een bew akingssysteem welke een tijdige, juis te en volledige v erantw oordingv an financiële transacties ten laste van de LNV/DGF begroting en overige financiers bewaakt
• Dit is een belangrijk item; de nodige procedures zijn aanw ezig. Voortgang baselineonderzoek VWA/KvW De AD constateert een ongew enste functiev ermenging in Nav is ion. Vanw ege de beperkte capaciteit is het niet mogelijk deze functiev ermenging op te heffen. Er zijn genoeg (repressieve) beheersingsmaatregelen getroffen die onterechte uitbetalingen v oorkomen. Incidenteel zijn er toegangsrechten v erleend aan niet meer in dienst zijnde medewerkers. Met de im plementatie van FAP is het autorisatiebestand opgeschoond. Regelmatig zal het ov erzicht met toegangsrechten w orden geactualis eerd. VWA/RVV De AD heeft opgemerkt dat de afsluitingsprocedures v an projecten verbeterd moeten worden. Het niet opv olgen van deze aanbev eling v an de AD over 2003 kw alificeerde de Algemene Rekenkamer als een onvolkomenheid. Deze aanbeveling is inmiddels overgenomen en uitgev oerd. (tevens aangegev en bij interim controle 2004) Daarnaast is aangegev en dat de aansluiting tussen de v erlofadminis tratie en de financiële administratie v erbeterd moet w orden. Hiervoor is een project opgestart. Vanaf 2005 kan de aansluiting gemaakt worden. Tot en met juli 2004 was er geen integrale afsluiting v an de financiële administratie plaatsgev onden. De dossierv orming rond de afsluiting w erd ook als onv oldoende bestempeld. Inmiddels heeft een integrale afsluiting plaatsgev onden.
36
VWA Bij het harmoniseren v an de bestaande procedures is het noodzakelijk v oor de gehele VWA een uniform stelsel voor de v erplic htingenadminis tratie introduceren. Daarnaast moet in de procedure aandacht besteed w orden aan het juis t toepassen van de permanence.
37
2.15
Informatiebeveiliging
Beheersdoelstelling is het treffen v an effectiev e, efficiënte en controleerbare informatiebev eiligingsmaatregelen zodanig dat de toegelaten risico’s in beschikbaarheid, integriteit en exclusiv iteit v an LNV-informatie worden beperkt.
OMSCHRIJVING
75.
TOELICHTING
Meer procedures Het MT heeft procedures inzake informatiebev eiliging vastgesteld welke ten aanw ezig, minste v oldoen aan de v olgende v oorwaarden: v olgens AKI • Er is een bev eiligingsfunctionaris belast met de bewaking v an de opzet, bestaan en w erk ing van de maatregelen inzake informatiebeveiliging • Er is een actueel door het MT vastgesteld Informatiebev eiligingsplan (ris icoanalyse met kosten/batenafw eging per beleidsdoelstelling en te accepteren restrisic o’s per informatiesysteem) • Er is een implementatielijst met doorgev oerde en nog door te v oeren maatregelen v an informatiebev eiliging v olgens de analy se • De opsommingv an de getroffen bev eiligingsmaatregelen uit de analy se is onderbouw d met bewijsmateriaal • Er is een beproefd calamiteitenplan Opv olging is gegev en aan aandachtspunten uit een ev entuele toetsing v an de informatiebev eiliging in het kader v an de Integrale Kw aliteitszorg
MAATREGEL
VERANTWOORD ELIJKE
PLANNING
Moet projectmatig opgepakt w orden
Via projectenbureau (ICT)
Deels 2005 en deels 2006
Het is zeker van belang dat een dergelijk informatiebev eiligingsplan wordt geschrev en. De noodzaak is onderkend door de centrale ICT afdeling en dit w ordt opgepakt onder coördinatie van het projectenbureau. Het AKI v ormt hiervoor het kader. Voortgang baselineonderzoek Vanuit de AD adv iezen is aangegev en dat een informatieplan opgesteld moet w orden en een verantw oordelijke aangew ezen.
38
2.16
Verantwoordin g financiële inform atie
Beheersdoelstelling is het tijdig, juis t en volledig aanlev erenv an geautoriseerde financiële verantw oordingsinformatie bij de directie FEZ. Dit artikel is gelezen en geïnterpreteerd vanuit de huidige systematieken zoals die gelden in de VWA. Dus LNV-DGF begroting is concern VWA begroting e.d. In andere w oorden is het de ‘f’ kant van financiën planning en control.
78.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
Het MT heeft procedures v astgesteld voor het tijdig, v olledig en juis t v erantw oorden v an verantw oordingsdocumenten ov er de begrotingsuitv oering aan FEZ, welke ten minste v oldoet aan de v olgende v oorwaarden: • er is een planningdocument v oor het opstellen accorderen env erzenden van de div erse v erantw oordingsdocumenten aan FEZ • er bestaat een controle op de aanlevering van v erantw oordings-documenten conform de inrichtingsv oorschriften v an de directie FEZ • er bestaat een aansluitingsoverzicht tussen het grootboek en de in de financiële v erantw oording opgenomen verantw oordingsgegevens • elk v erantw oordingsdocument w ordt voor akkoord getekend door de directeur • Er bestaat een bew akingssysteem welke een tijdige v erantw oording van financiële transacties ten laste v an de LNV/DGF-begrotingsartikelonderdelen en andere financiers bewaakt
Aanw ezig, maar Samenv oegen grote v erschillen of redesign tussen de w erkmaatschappij en v anuit historische context
VERANTWOORD PLANNING ELIJKE Via projectenbureau (F,P&C)
1/1/6
De samenv oeging v an procedures van de werkmaatschappijen v ormt een intensief en moeilijk proces. Projectmatige opzet en aansturing is nodig.
39
Voortgang baselineonderzoek VWA/Kv W 1. Bij interim-controle 2004 heeft de AD voor de VWA/Kv Wv astgesteld dat het in de managementrapportage aan informatie over de balansposten ontbreekt. Bij de kw artaalrapportages w ordt echter de balans toegevoegd. 2. In de financiële adminis tratie dient rekening gehouden te worden met meer- en minderproductie. Er is sprake van overproductie. Vanuit een v oorzichtigheidsprincipe is het terecht dat er met meerproductie geen rekening wordt gehouden. Daarnaast is vanuit VWS bepaald dat de meerproductie niet wordt v ergoed v oor het v igerende jaar. 3. Niet naleven draaiboek “kw ara”. Inmiddels is de kw ara v olgens het geüpdate handboek opgesteld. 4. In de balans is de schuld aan het personeel voor openstaande v akantiedagen niet opgenomen. De schuld zal worden opgenomen in de jaarrekening ov er 2004. 5. Het toerekenen v an de baten en lasten aan de juiste periode gebeurt niet uniform. De nu gemaakt afspraken v oorzien in een uniforme toerekening. VWA/RVV Van div erse overlopende activ a en passiv a is geen analy se beschikbaar. Enkele grote posten worden niet door het jaar heen gemuteerd w aardoor tussentijdse rapportages een onjuist beeld v an het resultaat kunnen geven. Dit punt is volledig opgelost met uitzondering van de v erlof- en compensatie-uren. Deze w orden bij de jaarafsluiting bepaald. Dit geeft per 1 januari een goede stand. Fatijdec is zo aangepast dat door het jaar heen de uren kunnen worden bijgehouden. Hierdoor kan door het jaar heen een goede stand worden gegeven.
40
PRESTATIEGEGEVENS (BELEIDSINFORMATIE)
Deze v raagpunten v olgen uit de notitie over doelmatigheids- en outputindicatoren; deze worden hier niet v erder benoemd. Uitv oering en dus beheer ervan gaan v ia het projectenbureau. Medio 2005 wordt gecontroleerd of de hieronder genoemde beheersmatige zaken aanw ezig zijn. Voortgang baselineonderzoek Geen opmerkingen.
41
2.17
Kostprijsm odel
Deze v raagpunten v olgen uit de notitie over het kostprijsmodel; dezew orden hier niet verder benoemd. Uitv oering en dus beheer erv an gaanv ia het projectenbureau. Medio 2005 wordt gecontroleerd of de hieronder genoemde beheersmatige zaken aanwezig zijn. Voortgang baselineonderzoek Geen opmerkingen.
42
2.18
Vermogensbeheer
De beheersdoelstelling is het v oorzien in de toekomstige behoefte aan (v reemd) vermogen tegen zo laag mogelijke kosten en financiële risico’s.
89.
90.
OMSCHRIJVING
TOELICHTING
MAATREGEL
VERANTWOORD ELIJKE
PLANNING
Het MT heeft procedures v astgelegd die v oorzien in de toepassing van de wegwijzers voor baten-/ lasten diensten v an het Ministerie van Financiën.
Niet aanw ezig, w ordt wel conform gehandeld
opstellen
Via projectenbureau
1/7/5
Het MT heeft procedures v astgelegd die v oorzien in de toepassing van de regeling Vermogensvoorschriften en de Leen- en depositofacilteit v an het Ministerie van Financiën.
Niet aanw ezig, w ordt wel conform gehandeld
opstellen
Via projectenbureau
1/7/5
Procedures hiervoor zijn weliswaar niet aanw ezig, maar er wordt w el conform de strekking v an de w egwijzers/aanwijzingen geopereerd. Dat kan ook bijna niet anders, omdat anders het v ermogensbeheer niet volgens de ric htlijnen v an Financiën gev oerd kan w orden: er kunnen dan bijv oorbeeld geen leningen verstrekt w orden. Voortgang baselineonderzoek Geen opmerkingen.
43
44
