plan van aanpak openingsbalans VWA
januari 2005 Dhr. P.C. Pegels Dhr. drs. R.C. de Lange RC
INHOUDSOPGAVE 1.
INLEIDING.....................................................................................................................................................................................3 1.1 1.2 1.3 1.4
2.
CONTEXT ....................................................................................................................................................................................3 UITGANGSPUNTEN OPENINGSBALANS 2006..........................................................................................................................4 WAARDERINGSGRONDSLAGEN.................................................................................................................................................5 ORGANISATIE EN WER KWIJZE ...................................................................................................................................................6
DE BALANS .................................................................................................................................................................................8 2.1 1.2 1.3
RISICOANALYSE PER BALANSPOST EN TE VERRICHTEN ACTIVITEITEN ..................................................................................8 PLANNING ACTIVITEITEN ........................................................................................................................................................11 TEKENBLAD .............................................................................................................................................................................13
2
1.
1.1
INLEIDING
Context
Een ov erheidsorganis atie kan er voor kiezen een onderdeel van die organisatie tot een dienst die een baten-lastenstelsel v oert om te v ormen. De belangrijkste redenen hierv oor zijn v ergroting v an de doelmatigheid en kwantificering v an de bijdrage van dat organis atieonderdeel aan de overkoepelende beleidsdoelstelling. Om de erkenning te krijgen van een dienst die een baten-lastenstelsel voert is het nodig een aantal analyses uit te v oeren, afspraken te maken, processen v ast te leggen, producten v ast te leggen en de administratie daarop in te ric hten. Dit is v astgelegd in de instellingseisen v an het Minis terie v an Financiën. De Voedsel en Waren Autoriteit (VWA) heeft de ambitie per 1 januari 2006 de bedoelde erkenning te v erkrijgen. Hiertoe is een projectorganisatie opgezet, bezet met VWA-ers. Verschillende w erkgroepen hebben aan de instellingeisen gewerkt; dit is vastgelegd in een aantal notities. Hieronder staat in ov erzicht w elk e notities beschik baar zijn. Al deze notities zijn bedoeld voor de betrokken partijen, bestaande uit secretaris-generaal (SG), directeuren-generaal (DG’s), beleidsdirecties, DG VWA, VWA-managementteams en deels VWA-staf. Enige kennis van een baten-lastendienst w ordt daarmee bekend verondersteld. Hiertoe is aan de VWA-betrokkenen een cursus gegev en door de Rijksacademie voor Financiën en Economie in 2004. Alle notities betreffende de instellingseisen staan in het v olgende ov erzicht naast elkaar benoemd. Ook is er een managementsamenv atting beschikbaar. Alle notities betreffende de instellingseisen staan in het v olgende ov erzicht naast elkaar benoemd. Ook is er een managementsamenv atting beschikbaar. omgev ingsanaly se kostprijsmodel risicobeleid pv a baten-lasten adminis tratie
producten en diensten kw aliteitsindicatoren PVA OPENINGS BALANS
pv a resultaatgericht besturen
beschrijv ing processen p&c cyclus pv a financieel beheer accountantsv erklaring
Om de overgang naar een baten-lasten dienst te maken, moet er een openingsbalans zijn. Op een balans w orden de bezittingen en schulden getoond. Hiermee kan de financiële w aarde v an een bedrijf, onderneming of organisatie bepaald w orden. De openingsbalans toont deze w aarden in het eerste bestaansjaar v an het bedrijf, de onderneming of organis atie. Hieronder w ordt het draaiboek beschreven v oor het opstellen van de definitiev e openingsbalans v an de VWA 2006. Deze openingsbalans maakt onderdeel uit v an de fusie v an de VWA/CE, VWA/Kv W en VWA/RVV tot één baten-lastendienst per 1 januari 2006.
3
Gezien het feit dat de desbetreffende organisatieonderdelen reeds beschik ken ov er een balans, een kasstroomoverzic ht en een meerjarige financierings- en inv esteringsplanning, is dit draaiboek prim air gericht op de consolidatie van de balansposten, het uniformeren van de grondslagen en het op elk aar afstemmen v an de jaarafsluitingsprocedures. Nieuwe elementen op grond v an het risic obeleid VWA 2006 w orden uiteraard ook meegenomen (bijv oorbeeld ten aanzien v an v oorzieningen). Het draaiboek kent de volgende belangrijke mijlpalen zoals deze zijn voorgeschrev en in de instellingsv oorw aarden, te weten: • 1 juli 2005: opstellen proefopeningsbalans; • 1 januari 2006: opstellen definitiev e openingsbalans met goedkeurende accountantsv erklaring. In het draaiboek is zoals aangegeven niet meegenomen het opstellen v an een indicatiev e openingsbalans, de staat v an baten en lasten en het kasstroomov erzicht. Deze zijn vanuit de huidige baten-lastenstelsels reeds aanw ezig. De consolidatie erv an bestaat dus uit het samenvoegen van de drie organisatieonderdelen.
1.2
Uitgangspunten openingsbalans 2006
Wettelijk kader Het gebruikte w ettelijk kader bestaat uit: • de comptabiliteitsw et; • de instellingsv oorwaarden van het Ministerie v an Financiën; • de Rijksbegrotingv oorschriften en adminis tratie. Deze v oorschriften w orden gevolgd, maar in de opzet w orden v erder ook de ric htlijnen v oor jaarv erslaglegging uit het Burgerlijk Wetboek II titel 9 gehanteerd. Dit betekent dat v oor de posten op de staat v an baten/lasten, het kasstroomoverzicht en de meerjaren financiële en inv esteringsplanning de modellen van de Rijk sbegrotingsvoorschriften w orden gev olgd. In de bijlagen zijn dergelijk e modellen toegev oegd. Begroting en verantwoording De begroting en v erantw oording dienen te geschieden op basis v an baten en lasten, dit w il zeggen dat het tijdstip v an v erbruik van de ingezette productiemiddelen bepalend is v oor de toerekening aan een periode. Door het kunnen v olgen v an de kostenontw ik keling in de tijd w ordt de bedrijfsv oering transparanter. Hierdoor w ordt inzicht verkregen in alle kostencomponenten v an de organis atie w elk e met name van belang zijn v oor het bepalen van kostendekkende kostprijzen. Risicobeleid Het risicobeleid VWA 2006 is conform de criteria v an het Minis terie v an Financiën uitgew erkt in het document risic obeleid d.d. oktober 2004. Per ris ico is aangegev en w elk organis atieonderdeel er de v erantw oording v oor draagt en hoe en waar het risic o afgedekt wordt.
4
De risico’s zijn geïnv entariseerd en geclassificeerd naar markt (maatschappelijk en politiek), ex ploitatie en personeel. De geïnv entariseerde risic o’s zijn verw erkt tot: • financiële gev olgen die niet gekwantificeerd w orden naar balansposten maar w el toegew ezen zijn naar v erantw oordelijk en; • balansposten die gekw antificeerd worden bij het opstellen v an de openingsbalans (v oorzieningen); • niet uit de balansposten blijk ende verplichtingen. Tev ens dient het risic obeleid te voldoen aan de accountingprincipes. Door het voldoen aan deze principes w orden de financiële risic o’s zoveel mogelijk uitgesloten. Een opsomming van de accountingprincipes wordt onderstaand gegev en: Accountingprincipes • Voorzichtigheidsbeginsel: Bij toepassing van de grondslagen dient het v oorzic htigheidsprincipe in acht te w orden genomen. Dit betekent dat v erliezen en risic o’s die hun oorsprong vinden voor het einde v an het jaar genomen moeten w orden, zodra deze voorzienbaar zijn; • Realisatiebeginsel: Winsten mogen slechts worden genomen op het moment dat ze gerealis eerd zijn; • Toerekeningsbeginsel: Dit is een toerekeningsprincipe voor kosten, waarbij deze zov eel mogelijk worden toegerekend aan de periode, w aarin de opbrengsten v an het operationele proces, waarv oor de kosten zijn gemaakt, als baten w orden v erantw oord; • Beginsel v an bestendige gedragslijn: De w ijz e van waardering van activ a en passiv a, de inric hting v an de begroting en de financiële v erantw oording mogen niet v an jaar tot jaar afw ijken ten opzic hte v an het v oorgaande jaar; • Continuïteitsbeginsel: Bij de w aardering en resultaatbepaling w ordt v erondersteld dat het geheel v an de werkzaamheden wordt v oortgezet. Is deze veronderstelling onjuis t of aan tw ijfel onderhev ig dan zal in de toelichting op de jaarrekening dit uiteengezet w orden, met v ermelding v an de invloed op het v ermogen en het resultaat: • Afschrijv ing en w aardevermindering onafhankelijk van het resultaat; Afschrijv ingen en (buitengew one) waardev erminderingen moeten, ongeacht het resultaat, in aanmerking w orden genomen.
1.3
Waarderingsgrondslagen
Algemeen Activ a en passiv a worden voor zov er niet anders vermeld gew aardeerd tegen nominale waarde inclusief BTW. Bedragen zijn opgenomen in EUR.
5
Materiële vaste activa De materiële v aste activ a worden gewaardeerd tegen aanschafw aarde inclusief BTW, v erminderd met de lineaire afschrijv ingen. Hierbij geldt als uitgangspunt dat: • het actief langer dan 1 jaar w ordt gebruik t v oor de bedrijfsv oering v an de VWA; • het economische eigendom ligt bij de VWA; Verder geldt v oor de aanschafw aarde van de indiv iduele goederen dat deze gelijk is of groter dan € 500,--. Hierbij gelden de v olgende afschrijv ingstermijnen: • Gebouw en en terreinen nv t; • Immateriële activ a: • softw are 3 jaar • computers 3 jaar; • Installaties 7 jaar; • Inv entaris 7 jaar; • Verv oermiddelen (dienstauto’s) 5 jaar; • Hulpapparatuur 5 jaar. De w aarderingsgrondslagen v an de VWA/Kv W en de VWA/RVV waren verschillend van opzet. Met name op het gebied v an Inv entaris en Installaties w erden verschillende termijnen gehanteerd. Aangezien de VWA per 2006 één organis atie is dient er ook v oor een zelfde grondslag gekozen te worden. Na overleg is men tot bov enstaande grondslag gekomen. Er dient echter w el aangetekend te worden dat deze grondslagen v oor de VWA/Kv W een vermindering v an de afschrijv ingstermijn tot gev olg hebben w aardoor de afschrijv ingsbedragen hoger worden. De financiële gev olgen hierv an dienen nog in kaart te w orden gebracht. Grofw eg geldt dat voor de VWA/Kv W de rente en afschrijv ing hoger zullen w orden; hier staat tegenov er dat voor de VWA/RVV de rente en afschrijv ing lager zullen uitpakken. De harmonisatie van de w aarderingsgrondslagen v ormt een voorw aarde voor de consolidatie v an de openingsbalansen. Voorraden De v oorraden w orden gew aardeerd tegen aanschafw aarde, onder aftrek v an een voorziening incourantheid.
1.4
Organisatie en werkwijze
Onder opdrachtgev erschap van de directeur Bedrijfsv oering en Bestuursondersteuning (B&B) is er v ia de projectgroep ‘baten-lastenv orming’ een w erkgroep openingsbalans gevormd die alle activ iteiten v oor de openingsbalans binnen de VWA zal organiseren en coördineren. De w erkgroep bestaat uit: • Paul Pegels, v oorzitter w erkgroep; • Rias de Lange; • Ron v an Oost; • Feike Hoekstra; • Jeroen Pleijsier; • Arnold Sondern.
6
De w erkw ijz e is als volgt. Aan de hand v an de door VWA/CE, VWA/Kv W en VWA/RVV gev olgde procedures inzake de jaarafsluiting en het v ormen v an het balansdossier zal w orden bezien op w elk e wijze de jaardagsluitingsprocedure v oor VWA 2006 kan w orden v ormgegev en. Immers de geconsolideerde balansen v an de afzonderlijk e VWA onderdelen vormen (grotendeels) de openingsbalans v an de VWA per 2006. Hiertoe zullen procedures en formats op elkaar w orden afgestemd. Daarnaast w ordt specifiek gekeken, mede op basis v an de resultaten v an de projectgroep financiële bedrijfsv oering die bekijkt naar w elk financieel systeem w ordt overgegaan, op w elk e wijze consolidatie v an de (sub)administraties kan w orden v ormgegev en. Het gaat hierbij met name om consolidatie van de stamgegevens als mede de gegev ens vanuit de subadminis traties debiteuren, crediteuren, v oorschotten en materiële v aste activ a. De v erantw oordelijk heid voor het toezic ht op de overall voortgang v an het pv a openingsbalans als onderdeel v an het traject ‘baten-lastenv orming’ ligt bij de directeur B&B. De verantw oordelijkheid voor de planning en de feitelijke coördinatie tussen de onderdelen van het traject baten-lastenv orming ligt bij de projectleider v an dat traject. De projectleiders van meerdere grote organis atiev eranderingstrajecten nemen zitting in het zgn. projectenbureau. Afstemming, samenw erking en het stroomlijnen v an de besluitv orming in deze afzonderlijke projecten wordt door dit bureau gegarandeerd. De verantw oordelijkheid voor het uitzetten v an de activ iteiten uit dit plan v an aanpak en de tijdige oplev ering v an zaken ligt bij de v oorzitter v an de werkgroep.
7
2. 2.1
DE BALANS Risicoanalyse per balanspost en te verrichten activiteiten
Bij de definitief opgestelde openingsbalans 1 januari 2006 door de VWA dient de Auditdienst v an het ministerie v an LNV een goedkeurende accountantsv erklaring te v erstrekken. Dit betekent dat de Auditdienst v an het minis terie v an LNV v oldoende zekerheid dient te v erkrijgen omtrent de posten in de openingsbalans. Van belang v oor de VWA is om de risic o’s goed in beeld te hebben, zodat afdoende maatregelen kunnen w orden genomen om: • de juistheid en volledigheid van de balansposten te waarborgen. Ook het (economische) eigendom is v an belang; • de correcte waardering te kunnen bepalen; • de presentatie en toelichting te laten v oldoen aan de eis en. Ook de dossiervorming v an de balansposten v erdient de aandacht (balansdossier onder andere ten behoev e v an de accountantscontrole). De balansposten zijn conform Model 4.66 v anuit de RijksBegrotingsVoorschriften gerubriceerd (zie bijlage). Deze rubricering vormt het uitgangspunt voor het rekeningschema VWA 2006 (ten aanzien van de balansrekeningen). Voor de planning en v erantw oordelijk heden w ordt voor de te v erric hten activ iteiten in de volgende tabellen aangesloten bij de processen zoals beschrev en in de documenten: ‘Handboek kw artaalafsluiting’ en de ‘Checklis t maandafsluiting december’ (zie bijlage). Daar waar de activ iteiten niet in deze bijlagen terugkomen, zal via het projectbureau w orden gecoördineerd opdat geen onderw erpen tussen wal en schip raken. Resumerend w orden v oor de consolidatie per apart organis atieonderdeel (i.c. VWA/RVV, VWA/Kv W en VWA/CE) de vastgelegde processen gevolgd. Voor consolidatie v an de drie onderdelen samen, dus tot één VWA geldt dat dit samenkomt door het hanteren v an één grootboekschema, hetgeen onder de v erantw oordelijk heid van het projectbureau v alt. De geplande einddatum hiervoor is 1 mei 2005.
Balans Activazijde Risico’s Immateriële Vaste Activ a Het onterecht activ eren van (IVA): standaard softw are en niet in gebruik zijnde maatw erkapplicaties standaard- en maatw erksoftw are, of het niet archiv eren van bestaande softw are Onv olledige projectdossiers per informatiesy steem Onjuiste toepassing w aarderingsgrondslagen
Te verrichten activiteiten • Inv entariseren en categoriseren applicaties door VWA per 2006 (gekochte softw are en zelf gebouw de applicaties) • Keuze v oor w el/ niet activ eren (per applicatie) • Bepalen te activ eren kosten immateriële v aste activ a alsmede lev ensduur (onderbouwen met facturen en projectdossier)
8
Materiële Vaste Activ a (MVA)
Het onterecht activ eren van kosten, of het niet archiv eren van kosten Inv esteringen als kosten v erantw oorden. Het onjuist inschatten v an de lev ensduur van de div erse MVA Het niet opnemen in de MVA v an aanschaffingen met boekw aarde € 0 Hoogte drempel v oor opnemen MVA.
•
• • •
•
Balans Activazijde Voorraden (laboratorium, certificaten)
Voorschotten en v ooruitbetaalde bedragen
Tussenrekeningen
Risico’s Onjuiste afgrenzing v an: zow el inkopen waarv an de goederen nog niet ontv angen zijn, maar w el reeds in voorraad is v erantw oord als reeds ontv angen voorraden die niet zijn v erantw oord Voorraden zijn verantw oord, w aarvan men geen eigenaar is Afschrijv ing voor incourantheid te hoog/te laag Juistheid opgenomen v oorschotten, (oninbare v oorschotten v an medew erkers uit dienst) en v ooruitbetaalde bedragen Onjuiste presentatie tussenrekening (kosten onterecht niet ten laste/ten gunste v an resultaat gebracht)
Rubriceren materiële v aste activ a in activ aklassen (harmoniseren sy stematiek VWA/KVW, VWA/CE, VWA/RVV) Consolideren activ a in activ aadministratie v an de nieuw e organisatie. Harmoniseren grondslagen (afschrijv ingstermijnen) Harmoniseren procedures: aanschaf activ a, afschrijv ingen, inv entarisatieprocedures, desinv esteringen en jaarafsluitingsprocedures (aansluiting grootboek, v erbandscontroles, etc.) Uitv oeren inv entarisatie ultimo 2005 ter controle juistheid adminis tratie
Te verrichten activiteiten • Consolideren voorraden in v oorraadadministratie VWA per 2006 • Harmoniseren procedures: aanschaf en afboeken v oorraden, inv entarisatieprocedures, (aansluiting grootboek, v erbandscontroles, etc.) • Uitv oeren inv entarisatie op v oorraad ter controle op juistheid v oorraadadministraties (laboratorium, certificaten, et cetera) • •
• •
Consolideren v oorschotadminis traties Harmoniseren procedures inzake v erstrekken v oorschotten, afletteren v oorschotten en afboeken oninbare bedragen Analyseren en v erklaren saldi tussenrekening en aangev en te ondernemen actiepunten Harmoniseren stelsel en boekingsgang tussenrekeningen t.b.v . balans VWA per 2006
9
Debiteuren
Nog te ontv angen bedragen
De juiste bepaling v an de • v ermoedelijke oninbaarheid Afgrenzing v an de gelev erde diensten die (nog • niet) zijn gefactureerd. Het risico dat facturen in de onjuiste periode w orden v erantw oord is aanw ezig. Creditnota’s nieuw e periode/jaar die betrekking hebben op v orige periode/boekjaar Aandacht v oor correcte afgrenzing v an de afboeking v an ontv angsten op bankafschriften Niet aansluiten v an de subadministratie Juiste afgrenzing van • gelev erde prestaties: w at niet is gefactureerd, maar w el betrekking heeft op v orig boekjaar, zow el ten aanzien v an LNV, VWS als derden (nog te factureren retributies)
Balans Activazijde Liquide middelen en rekening courant v erhoudingen
Risico’s Niet alle bankrekeningen w orden v erantw oord Betalingen/Ontv angsten w orden niet of te laat/te v roeg v erantw oord Niet alle Kasgelden w orden v erantw oord
Eigen Vermogen
Ex ploitatiereserv e: Ex ploitatiereserv e dient ter dekking van de risic o’s, w elk e conform het v astgestelde risic obeleid door de VWA w orden gedragen. De ex ploitatiereserv e is max imaal 5% van de in het eerste jaar geraamde omzet
Consolideren debiteurenadministratie VWA per 2006 Harmoniseren procedures: opboeken debiteuren, aanmaningsprocedures, afboeken debiteuren, jaarafsluiting (aansluiting grootboek, v erbandscontroles)
Harmoniseren systematiek VWA/RVV en VWA/Kv W
Te verrichten activiteiten • Opschonen draairekeningen (één rekening courant met minis terie v an Financiën en één draairekening voor de VWA per 2006) • Reguliere aansluiting kas, bank in balansdossier • Elimineren onderlinge rekening courant v erhoudingen • Samenv oegen eigen v ermogen VWA/RVV, VWA/CE en VWA/Kv W • Bepalen toereikendheid eigen v ermogen VWA per 2006
10
Voorzieningen
Balans passivazijde Leningen bij het Minis terie v an Financiën
Crediteuren
Vooruitontv angen bedragen
Nog te betalen bedragen
2.2
Niet alle aanw ezige ris ico’s meegenomen Onv oldoende toegelicht
Risico’s Niet v astleggen van betreffende schuld in een ov ereenkomst Subadministratie sluit niet aan met balanspositie Afgrenzing v an v erantw oorde inkoopfacturen niet correct gebeurd Juiste v erantw oording v an facturen, v erschuiv ingris ico naar DierGezondheidsFonds Ten onrechte v erantw oorden v ooruitontv angen bedragen ten gunste v an resultaat lopend boekjaar Niet alle rechten zijn meegenomen en financieel gemaakt. Tev eel rechten zijn meegenomen. Afgrenzing v an v erantw oorde inkoopfacturen niet correct. Niet alle reeds ontv angen goederen en diensten, w aarvan nog geen factuur is ontv angen zijn opgenomen.
• •
Harmoniseren grondslagen v oor berekenen v oorzieningen Vanuit risicobeleid VWA berekenen v oorzieningen VWA per 2006
Te verrichten activiteiten • Omzetten leningsov ereenkomsten VWA/Kv W en VWA/RVV naar VWA • Afsluiten nieuw e ov ereenkomsten immateriële v aste activ a (indien van toepassing) • Aansluiten subadminis traties grootboek • Consolideren subadminis traties
• • •
• •
Opstellen specificaties v ooruitontv angen bedragen Afstemmen met desbetreffende organisaties Inv entariseren rechten personeel (v akantierechten, compensatiev erlof, ov erwerk, afbouw plannen vanuit v erleden v oor o.a. reis kosten) Inv entariseren openstaande inkoopv erplichtingen Naheffingen (o.a. fiscalisering)
Planning activiteiten
Voor de planning van activ iteiten zoals genoemd in paragraaf 2.1 zal v oor het ov ergrote deel worden aangesloten bij de processen zoals beschrev en in de documenten: ‘Handboek kw artaalafsluiting’ en de ‘Checklis t maandafsluiting december’ (zie bijlage). Daar waar het de v oorgeschreven procedures overstijgt, zal v ia het projectbureau worden gecoördineerd.
11
De planning v oor het opstellen v an de openingsbalans VWA 2006 is op hoofdlijnen als v olgt. Omschrijving activiteit
Datum gereed
Vaststellen w ijze v an consolidatie stamgegev ens en subadministraties debiteuren, crediteuren, voorschotten en materiële v aste activ a Harmoniseren procedures inzake jaarafsluiting 2005
1 oktober 2005
Opstellen openingsbalans aan de hand v an activ iteitenov erzic ht paragraaf 2.1
nov ember 2005 – februari 2006
1 juli 2005
12
Bijlage 1: Modellen RBV • staat v an baten/lasten • het kasstroomoverzic ht • meerjaren financiële en inv esteringsplanning Bijlage 2: draaiboek oplev ering kwara 4 (jaarafsluiting) Bijlage 3: checklis t maandafsluiting december (jaarafsluiting)
14
