UITGANGSPUNTEN FINANCIEEL BEHEER
Aanleiding en doel werkgroep In de afgelopen periode is er binnen het Bestuur en met Raad van Advies veelvuldig gesproken over de balans tussen de inkomsten en de uitgaven van de vereniging. Deze gesprekken hebben geleid tot het besluit om het financieel beleid van de vereniging en de uitgangspunten voor inkomsten en uitgaven duidelijker en beter te gaan omschrijven. Tevens is gediscussieerd over de wijze waarop de NVMz meer inkomsten zou kunnen genereren ter ondersteuning van zijn ambitie en de daarbij behorende uitvoering van activiteiten. Om dit verder uit te werken heeft de NVMz een Werkgroep Financiën ingesteld bestaande uit Frits Jans, Cindy Fornari, Wiebe Looijenga en Albert van Driel. Uitgangspunten financieel beleid De Nederlandse Vereniging voor Medezeggenschap (NVMz) is een vereniging zonder winststreven. De vereniging behoort financieel gezond te zijn. Er wordt daarom gestreefd naar een evenwichtige balans tussen inkomsten en uitgaven en wel zo dat de uitgaven minimaal gedekt worden door de structurele inkomsten van de vereniging. Een goed en gezond financieel beleid is geen doel op zich. Het financieel beleid is erop gericht de continuïteit van de vereniging te bevorderen en zo ook doelen van de vereniging te helpen bereiken. Zo gezien is het financieel beleid een verantwoordelijkheid van het hele bestuur. Hiervoor wordt de planning en control cyclus gehanteerd. In de tijd gezien ziet dit proces er als volgt uit: Oktober: November: December: februari: Eind juli:
(Meerjaren-)beleidsplan. Activiteitenplan komend jaar. Begroting komend jaar en meerjarenprognose. Jaarverslag. Halfjaarcijfers.
Twee keer per jaar vindt een Algemene Ledenvergadering (ALV) plaats, te weten in het najaar (november/december) en in het voorjaar (maart/april). Tijdens de ALV komt het volgende aan de orde: Najaar; beleidsplan, activiteitenplan, begroting. Voorjaar; verantwoording van de uitputting begroting en halfjaarcijfers, opbrengsten en voortgang activiteiten, jaarverslag. Aanbeveling De ALV die plaatsvindt in het najaar zou virtueel kunnen worden gehouden. Bezien wordt wat de mogelijkheden daarvoor zijn. Op basis van die bevindingen en de besluiten daarover door het bestuur, worden de statuten aangepast. Het werken volgens deze planning en control cyclus maakt het mogelijk dat: a) zorgvuldig omgegaan wordt met gelden van leden (en donateurs en sponsors), op basis van afgesproken criteria; b) er een transparante en tijdige verslaglegging ontstaat, die voorziet in de financiële informatiebehoefte van leden en betrokkenen bij de vereniging. 1
Vanuit het oogpunt van gescheiden verantwoordelijkheden zijn de rollen binnen de vereniging helder omschreven en verdeeld, volgens onderstaand schema:
Bestuur Penningmeester Administrateur Kascommissie
Begroting Stelt op Voorbereiden van voorstellen -
Uitgaven > € 1.500,00 Dagelijkse uitgaven -
Rapportages vaststellen Voorbereiden en opstellen -
Raad van Advies ALV
Ter informatie Stelt vast
-
Ter informatie Ter informatie
Jaarrekening Stelt op Voorbereiden Controle en eventuele opdrachten ALV Ter informatie Stelt vast
Het goed doen functioneren van de planning en control cyclus vraagt dat de financiële administratie op een betrouwbare, flexibele, maar ook gebruiksvriendelijke manier is ingericht. De penningmeester behoort daarom vanuit de vereniging duidelijkheid te krijgen over uitgangspunten en criteria voor het financieel beleid en administratie. Enkele belangrijke uitgangspunten en criteria zijn: In zijn algemeenheid worden de verschillende financiële beginselen gehanteerd: - voorzichtigheid; - integriteit; - toerekening; - transparantie; - realisatie; - consistentie. De stukken worden volledig en tijdig aangeleverd. Ze zijn ordelijk en controleerbaar. Elke begroting is in principe sluitend en taakstellend (in samenhang met activiteitenplan). Afspraken over tekenbevoegdheid, procuratie en eventueel delegatie zijn vastgelegd in het huishoudelijk reglement. Andere belangrijke uitgangspunten zijn: Er wordt gestreefd naar een financiële reserve van de inkomsten van één jaar. Met financiële reserves wordt niet belegd. Betalingen worden in principe binnen 14 dagen gedaan. Declaraties worden door middel van het standaarddeclaratieformulier schriftelijk ingediend bij de penningmeester. Stand van zaken op onderdelen financieel beleid en administratie Inmiddels is de onderbouwing van de financiële zaken uitvoerig besproken met de Raad van Advies en heeft de kascommissie de boekhouding gecontroleerd en in orde bevonden. Vanuit deze basis is de werkgroep aan de slag gegaan met de vraag:”Hoe kan de NVMZ meer inkomsten genereren ter versterking van de uitvoering van zijn activiteiten en daarmee ter bevordering van de kwaliteit van medezeggenschap?” De werkgroep heeft achtereenvolgens gekeken naar de huidige stand van zaken en de financiële kansen op het gebied van: 1. de contributie; 2. advertenties; 3. de subsidies en fondsen; 2
4. de vrijwilligersbijdrage; 5. de bureaukosten. De hieronder vermelde bevindingen en aanbevelingen worden besproken in het bestuur. Na besluitvorming door het bestuur .zal daarover het gesprek met de Raad van Advies plaatsvinden. 1. Contributie De analyse van de werkgroep heeft plaatsgevonden op basis van de ledenlijst en het financiële verslag over 2012. Hieruit blijkt het volgende: Type contributie
Aantallen
Hoogte contributie
OR-en
666
€ 15,00 per OR-lid
Gemiddelde opbrengst per jaar € 10.000,00
Steunleden
14
€ 25,00 per jaar
€
OR-Platforms (zie bijlage 1 voor overzicht) Donateur met link (zie bijlage 2 voor overzicht)
7
€ 250,00 per platform
€ 1.500,00
13
€ 200,00 (3 jaar)
€ 2.600,00
350,00
€ 14.450,00 Bevindingen: Ledenaantal blijft constant Uit de overzichten blijkt dat het aantal OR-en en het aantal OR-Platforms dat lid is van de NVMz constant blijft. Ditzelfde geldt voor het aantal steunleden, dat bestaan uit leden van de RvA ,oud leden en ereleden, leden van het CvA en anderen die zich hebben aangemeld. Bijlage 1 bevat een overzicht van de namen van de OR-Platforms.
Lage contributie OR-Platforms De OR-Platforms hebben een groot aantal OR-en die behoren tot hun ledenbestand. Bij het omslaan van de contributie over dit aantal OR-en dan is het bedrag laag ten opzichte van wat individuele OR-en betalen. De werkgroep heeft via het Bestuur het signaal ontvangen dat OR-Platforms waarschijnlijk niet bereid zullen zijn hun contributie te verhogen, zonder dat er een significante wijziging heeft plaatsgevonden in de meerwaarde van de vereniging ten opzichte van wat OR-Platforms al doen voor hun leden. OR-Platforms organiseren namelijk ook themadagen, ledenbijeenkomsten, kennismiddagen, enz. De meerwaarde van de vereniging is dat hij anders dan de OR-Platforms wordt gezien als gesprekspartner is voor o.a. de SER, de politiek en vakbonden.
Verlaging contributie? - De eerste gedachte om meer leden te werven door prijsverlaging, bijvoorbeeld naar € 10,00 per OR-lid. Elke verlaging van de prijs betekent een verlaging van de inkomsten, tenzij de NVMz in een korte tijd een groot aantal leden weet te werven. De werkgroep heeft berekend dat in dit geval er 1.000 leden dienen te worden geworven om hetzelfde bedrag als nu te ontvangen. Alleen bij grote aanmelding van circa 1.500 leden zal het effect merkbaar zijn. Dit zou betekenen dat de vereniging het aantal leden moet zien te verdubbelen. 3
-
-
De suggestie die is gedaan door de Raad van Advies om de contributie uit eigen zak van de OR-leden te laten betalen neemt de werkgroep niet over. Medezeggenschap is onderdeel van het bedrijfsproces en dient derhalve door de organisatie te worden betaalt en niet door individuen uit eigen privéportemonnee. De hoogte van de contributie en het werven van meer leden hangen volgens de werkgroep nauw samen met de nieuwe ambitie, koers en daarbij behorende activiteiten die op dit moment door de Werkgroep Toekomst worden verwoord.
Donaties zijn reëel De werkgroep is van mening dat de hoogte van de donaties door steunleden en via het aanbieden van links reëel is.
Aanbevelingen: Continueer de huidige hoogte van de contributie die wordt gevraagd van OR-en en OR-Platforms en bepaal op basis van de nieuwe visie, koers en activiteiten of wijziging van de hoogte van de contributie is gerechtvaardigd. Continueer de huidige hoogte van de donaties. Ga na welke significante meerwaarde verwacht wordt en of deze te leveren is door de vereniging. Ga na of en op welke manier de vereniging de leden van de platforms kan raadplegen om tot gedragen standpunten naar politiek en sociale partners te komen. Bestuursleden en leden van de Raad van Advies maken een overzicht van OR-Platforms die zij kennen inclusief contactpersonen. Na bespreking van dit overzicht zullen deze platforms actief door de bestuursleden en de Raad van Advies worden benaderd. Bestuursleden en leden van de Raad van Advies zullen actief zijn in het benaderen van organisaties die via een link willen doneren aan de NVMz. 2. Advertenties Sinds enige tijd krijgt de NVMz de vraag om op de nieuwsbrief ruimte te maken voor advertenties. Deze verzoeken kunnen bijdragen aan het verhogen van de inkomsten van de vereniging en derhalve vindt de werkgroep dit een positieve ontwikkeling. Uitgangspunt moet wel zijn dat het alleen mag gaan om organisaties die te maken hebben met medezeggenschap en dus een mogelijke meerwaarde voor leden hebben. Van belang is ook een duidelijke scheiding tussen inhoudelijke standpunten van de vereniging en commerciële uitingen. Zowel binnen het Bestuur als met de Raad van Advies heeft discussie plaatsgevonden over de hoogte van de advertentiekosten. Bedragen tussen de € 25,00 en € 300,00 passeerden de revue. Aanbevelingen: Het bestuur zal per keer bezien op welke wordt omgegaan met advertenties en houdt een ervaringenlijst bij die periodiek in het bestuur wordt besproken; Op basis van die ervaringenlijst bepaalt het bestuur of het opstellen van algemene uitgangspunten noodzakelijk is. 3. Subsidies en fondsen Naast contributies, advertenties en donaties is het verkrijgen van subsidie een goede manier om financiën te genereren voor met name onderzoeksactiviteiten van de vereniging. Zo kan op het gebied van OR-projecten een beroep worden gedaan op het A+O-fonds en eveneens op Europese fondsen. Het ministerie van SZW en het CBM kunnen in de toekomst mogelijk ook financieel bijdragen. De werkgroep is van mening dat het overzicht van voor de vereniging interessante fondsen ontbreekt en dat de vereniging op dit vlak überhaupt niet of onvoldoende actief is.
4
Voorts meent de werkgroep dat fondsenwerving een vak apart is en een goede coördinatie vereist vanuit het bestuur. Hierbij stelt de werkgroep zich de vraag is of wellicht iemand vanuit het Bestuur de rol van fondsenwerver op zich zou kunnen en willen nemen. Inhoudelijk is het voor de vereniging van belang te volgen welke onderzoeken er gedaan zijn en/of gestart worden. Dat voorkomt dubbeling en maakt samenwerking mogelijk. Aanbevelingen: Onderzoek welke fondsen voor de NVMz interessant zijn en benader die actief. Onderzoek welke kennis en vaardigheden nodig zijn voor fondsenwerving. Onderzoek op welke wijze het bestuur vorm en inhoud wil geven aan de rol van fondsenwerver. Ga na of aansluiting bij een onderzoeksgroep wenselijk is. 4. Vrijwilligersbijdrage Uit de begroting van zowel 2012 als van 2013 blijkt dat de vrijwilligersbijdrage die is gebaseerd op € 45,00 per maand per bestuurslid, de grootste kostenpost is. Deze bijdrage is in het leven geroepen om het vervullen van een bestuursfunctie voor de vereniging aantrekkelijker te maken en om de tijd te compenseren die bestuursleden naast hun reguliere werk en privéleven, steken in de vereniging. De vrijwilligersbijdrage wordt gezien als een kleine beloning voor de inzet voor de vereniging. De bevindingen van de werkgroep zijn: Op dit moment ontvangt alleen het DB een vrijwilligersbijdrage, omdat zij tot op heden het bestuur waren wegens het grote aantal vacatures. De ervaring is dat niet alle bestuursleden evenveel tijd kunnen besteden aan bestuursactiviteiten. De vrijwilligersbijdrage is niet doorslaggevend voor de beslissing om bestuurslid te worden. Gelet op de kleine samenstelling van het bestuur in de afgelopen jaren en het daardoor ontstane extra werk en grotere werkdruk, is de vrijwilligersbijdrage wel ervaren als beloning. Hoewel de werkgroep het hanteren van een vrijwilligersbijdrage in principe verdedigbaar vindt, is hij echter van mening dat het meeste geld van de vereniging moet worden besteed aan de activiteiten en de communicatie. Door de vrijwilligersbijdrage af te schaffen komt er meer geld vrij daarvoor vrij. Wel ziet de werkgroep graag dat indien een (bestuurs)lid een aantoonbare bijzondere inspanning heeft geleverd, het bestuur daarvoor waardering laat blijken op het moment dat het aan de orde is. Om toch een soort vrijwilligersbijdrage te hanteren kan ANBI worden aangevraagd. Als de belastingdienst de vereniging als ANBI aanmerkt dan kunnen alle contributies worden aangemerkt als gift voor de inkomstenbelasting. Tevens kan in dat geval de vrijwilligersbijdrage worden aangepast(verlaagd). Het bestuurslid kan dan het maximaal aftrekbare bedrag opvoeren als gift voor de inkomstenbelasting. (Op dit moment € 1500,00) Wel moet de vereniging kunnen aantonen dat ze die vergoeding kan betalen. Deze aanvraag is nu bij de belastingdienst in onderzoek. Aanbevelingen Schaf de vrijwilligersbijdrage af, maar houd wel oog voor bijzondere inspanningen die (bestuurs)leden leveren en laat vanuit het bestuur daarvoor waardering blijken op het moment dat het aan de orde is. Onderzoek wat ANBI kan betekenen voor de vereniging.
5
5. Kosten ondersteuning NVMedezeggenschap Dit zijn kosten die gemaakt moeten worden om de vereniging te ondersteunen. Het gaat dan om specifieke activiteiten die niet door het bestuur zelf kunnen worden uitgevoerd. Voorbeelden zijn: verwerken en afhandelen van mails, het versturen van rekeningen, uitzetten en afhandelen van vragen en of opmerkingen aan de vereniging, opdrachten uitvoeren vanuit het bestuur (o.a. organiseren themadag). Uitgangspunten t.a.v. de ondersteuning zijn tot op heden de volgende: Specifieke secretariaatswerkzaamheden worden, via een schriftelijke overeenkomst, uitbesteed aan een bureau. De kosten voor het uitbesteden van de specifiek secretariaatswerkzaamheden bedragen maximaal € 2.000,00. De vereniging heeft de kosten voor de ondersteuning reeds teruggebracht van € 4.000,00 naar de hierboven genoemde € 2.000,00. Deze kosten blijken vooralsnog voldoende te zijn. Verdere kostenreductie en het verkleinen van de kwetsbaarheid van het secretariaat zou kunnen worden bereikt door het secretariaat te delen met een andere MZ-vereniging, waarbij belangenverstrengeling dient te worden voorkomen. Aanbevelingen Handhaaf het uitbesteden van specifiek secretariaatswerk via een schriftelijke overeenkomst tegen het huidige kostenniveau. Onderzoek in hoeverre samenwerking op het gebied van secretariaat met ander MZverenigingen mogelijk is, waarbij belangenverstrengeling dient te worden voorkomen. Overige kosten die de vereniging maakt zijn: Vergoeden van reiskosten Het uitgangspunt is dat: - de vereniging reiskosten blijft vergoeden, tenzij de leden van het bestuur en de RvA die kosten bij hun werkgever of OR kunnen declareren; - van vergoeding is alleen sprake in geval dat de leden van het bestuur en de RvA op verzoek van het bestuur hebben deelgenomen aan bijeenkomsten en daarvoor hebben gereisd. Vergaderkosten Het bestuur en de RvA komen tot op heden bijeen bij Watson in Renswoude die zo vriendelijk is de vergaderkosten voor zijn rekening te nemen. Ingeval er wordt vergaderd bij Watson brengt dit dus geen kosten met zich mee. In de begroting dienen vergaderkosten echter wel te worden opgenomen voor het geval vergaderen bij Watson niet (meer) mogelijk is. Abonnementen Dit omvat op dit moment de kosten die het in de lucht houden van de postbus met zich meebrengen. Aansprakelijkheidsverzekering Deze verzekering is collectief afgesloten voor het bestuur en is een verplichting. Aanbevelingen Voor deze overige kosten heeft de vereniging op zijn begroting voor 2013 al minder budget opgenomen. Neem in de begroting vergaderkosten op voor het bijeenkomen van het bestuur en de RvA. Verdere acties op deze posten zijn niet nodig. 6
BIJLAGE 1: OVERZICHT AANGESLOTEN OR-PLATFORMS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
ITOP (ICT) POGGL (Detailhandel) LPMA (Afvalverwerking) LOOT (Zorg) LOOS (Schoonmaakbranche) ROON (Ondernemingsraden uit Noord-Limburg) LOMOZ (Zorg toegetreden per 01-01-2013)
BIJLAGE 2: OVERZICHT DONATEURS MET LINK 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Odyssee FNV Formaat GITP Unger en Hielkema advocaten CAOP Basis en beleid Rendement uitgeverij Sprengers Advocaten Trainiac Acedemie voor medezeggenschap De Voort en De Bont Pensioenperspectief (toegetreden per april 2013) Boontjer advocaten (toegetreden per april 2013)
Juni 2014.
7
