Uitvoeringsregels Regeling Financieel beheer

Uitvoeringsregels Regeling Financieel beheer

Uitvoeringsregels Regeling Financieel Beheer

1

GBLT

Inhoudsopgave 1 2

Formeel kader ......................................................................................................................................................................... 3 Indeling van de organisatie en toewijzing taken.............................................................................................. 4 2.1 Indeling van de organisatie ........................................................................................................... 4 2.2 Organigram .................................................................................................................................... 4 2.3 Toewijzing taken aan organisatorische eenheden ....................................................................... 4 3 Scheiding taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden ................................................ 5 3.1 Inleiding ......................................................................................................................................... 5 3.2 Functies van het financieel beheer ............................................................................................... 5 3.3 Specifieke functionarissen en rollen ............................................................................................. 6 3.4 Functiescheiding personele aangelegenheden ............................................................................ 8 4 Rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering begroting .......................................................... 9 4.1 Regeling Financieel Beheer............................................................................................................ 9 4.2 Controleprotocol............................................................................................................................ 9 4.3 Eisen aan de administratie ............................................................................................................ 9 5 Verlenen van mandaten en volmachten................................................................................................................10 5.1 Algemeen ..................................................................................................................................... 10 5.2 Budgetten ..................................................................................................................................... 10 5.3 Aangaan van verplichtingen en afhandeling van facturen ........................................................ 11 5.4 Budgetruimte en schuiven tussen budgetten............................................................................. 12 5.5 Investeringen ............................................................................................................................... 12 6 Afspraken over te maken prestaties en het verlenen van decharge ..................................................16 6.1 Algemeen ..................................................................................................................................... 16 6.2 Kaders .......................................................................................................................................... 16 7 Inkoop en aanbesteding .................................................................................................................................................16 8 Financiering............................................................................................................................................................................17 8.1 Treasury ....................................................................................................................................... 17 8.2 Wet FIDO ...................................................................................................................................... 17 9 Overige ......................................................................................................................................................................................18 9.1 Tijdverantwoording ..................................................................................................................... 18 9.2 Verzekeringen .............................................................................................................................. 18 10 Opbrengsten ..........................................................................................................................................................................19 10.1 Belastingopbrengsten waterschapsbelastingen ......................................................................... 19 10.2 Inkomsten Lococensus-Tricijn..................................................................................................... 20 11 Misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen ...................................................21 12 Regeling voor beveiliging van programma en gegevensbestanden ...................................................21 13 Aanpassen Regeling Financieel Beheer en Uitvoeringsregels ................................................................21


2

GBLT

1

Formeel kader

Het Algemeen Bestuur stelt het beleid vast dat door de Gemeenschappelijke regeling ‘Gemeenschappelijk belastingkantoor Lococensus-Tricijn 2016’ (Hierna te noemen GBLT) zal worden uitgevoerd. Het Algemeen Bestuur oefent ook het budgetrecht uit en stelt jaarlijks de begroting vast. Hiermee stelt het Algemeen Bestuur naast de vaststelling van het beleid dat het komende jaar wordt uitgevoerd ook de (financiële) middelen beschikbaar die nodig zijn om dat beleid te realiseren. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de wijze waarop aan de uitvoering van het beleid vorm wordt gegeven. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor het financieel beheer van GBLT en heeft tot taak het zodanig voeren van de financiële huishouding dat daarmee het door het Algemeen Bestuur geformuleerde beleid wordt gerealiseerd. Voor de daadwerkelijke uitvoering heeft het Dagelijks Bestuur de beschikking over het ambtelijk apparaat van GBLT. Om ervoor te zorgen dat het beleid op financieel terrein wordt gerealiseerd, zal het Dagelijks bestuur het financieel beheer binnen het ambtelijk apparaat op een bepaalde wijze inrichten. Het financieel beheer heeft betrekking op de gehele organisatie. In de ‘DVO’ (Dienstverleningsovereenkomst) tussen enerzijds de aangesloten waterschappen en gemeenten, en anderzijds GBLT, ter nadere uitwerking van de gemeenschappelijke regeling ‘Gemeenschappelijk belastingkantoor Lococensus-Tricijn 2016’ is vastgelegd welke activiteiten GBLT voor de waterschappen, de gemeenten, of de andere aangesloten partijen uitvoert en de wijze van rapporteren daarover. De gemeenschappelijke regeling “Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn 2016” betekent dat hoofdstuk 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen van toepassing is. In artikel 50e, eerste lid is opgenomen dat ook de verordeningen op grond van de artikelen 108 en 109 Waterschapswet en artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet moeten worden vastgesteld. Door het Algemeen Bestuur zijn op grond van de artikelen 108 en 109 van de Waterschapswet en artikel 212 en 213 van de Gemeentewet twee verordeningen vastgesteld, te weten: • De ‘Verordening beleidsen verantwoordingsfunctie GBLT (gelet op artikel 108 van de Waterschapswet en artikel 212 van de Gemeentewet); • De Controleverordening GBLT (gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en artikel 213 van de Gemeentewet). Met de Verordening met betrekking tot de beleidsen verantwoordingscyclus, geeft het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur een aantal uitgangspunten voor het (financieel) beleid en beheer mee en wordt bepaald binnen welke organisatorische kaders het beleid moet worden uitgevoerd. Met de verordening worden organisatorische piketpaaltjes geslagen die waarborgen dat bij de uitvoering aan de in artikel 108 (Waterschapswet) en 212 (Gemeentewet) genoemde eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Aan het Dagelijks Bestuur is in de verordening de opdracht gegeven een regeling vast te stellen met betrekking tot de organisatie en de administratieve organisatie (ook wel financieel beheer). In de Regeling Financieel Beheer, die door het Algemeen Bestuur wordt vastgesteld, is aan de directeur de opdracht gegeven de regeling financieel beheer op diverse onderdelen nader uit te werken in uitvoeringsregels. Met dit document stelt de directeur deze uitvoeringsregels vast.


3

GBLT

2 2.1

Indeling van de organisatie en toewijzing taken Indeling van de organisatie

De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van medewerkers zijn geregeld in de mandateringsbesluiten. Hierin is aangegeven welke bevoegdheden door de directeur zijn doorgemandateerd aan bv. de afdelingsmanagers en is de mogelijkheid aangegeven tot submandatering. Deze verordening en besluiten bepalen het kader waarbinnen medewerkers van GBLT hun bevoegdheden kunnen uitoefenen. Het gaat hierbij overigens niet alleen om handelingen op het gebied van financieel beheer. Bij het beschikken over budgetten dient rekening te worden gehouden met de bevoegdheden zoals deze zijn aangeven in de bovenvermelde verordeningen en besluiten. Wie waartoe bevoegd is, is uitgewerkt in het organisatiebesluit en het mandateringsbesluit. De criteria ten aanzien van de rechtmatigheid zijn opgenomen in het controleprotocol van GBLT. 2.2

Organigram

In onderstaand organigram is weergegeven hoe de organisatie naar bestuur, directie en afdelingen is opgebouwd.

Algemeen bestuur Dagelijks bestuur Directie Bedrijfsbureau Primair proces *Niet in het organigram opgenomen is het projectbureau. Het projectbureau is tijdelijk, tot 2016, ingericht ten behoeve van de organisatie doorontwikkeling. De positie binnen de organisatie is gelijk aan die van het Bedrijfsbureau. 2.3

Toewijzing taken aan organisatorische eenheden

Elke afdeling is verantwoordelijk voor een aantal afdelingproducten en projecten, die door de directeur worden toegewezen in het jaarplan per afdeling.


4

GBLT

3 3.1

Scheiding taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Inleiding

In de verordening met betrekking tot de beleidsen verantwoordingscyclus wordt aangegeven dat er een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden moet zijn, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleidsen beheersorganen is gewaarborgd. De volgende negen functies kunnen worden onderkend en worden onderstaan in het kort toegelicht: a. de beherende functie; b. de administratieve functie; c. de bewarende functie; d. de controlerende functie; e. de financiële beleidsen beheersfunctie; f. de bedrijfseconomische functie; g. de prognosefunctie; h. de controllerfunctie; i. de administratieve functie; j. de treasury functie Vervolgens worden in dit hoofdstuk nog een aantal specifieke functionarissen en rollen met hun taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden beschreven. Ten slotte wordt de noodzakelijke functiescheiding rondom personele aangelegenheden beschreven. 3.2

Functies van het financieel beheer

3.2.1 De beherende functie De beherende functie, heeft betrekking op het beschikken over de geldmiddelen en de andere vermogenswaarden van GBLT. Het gaat dan onder meer om het namens GBLT geven van opdrachten die tot bestedingen (zullen) leiden en om het aangaan van verplichtingen binnen het kader van de vastgestelde begroting. Het Algemeen Bestuur stelt de begroting vast waarmee ook de middelen beschikbaar worden gesteld om de programma’s te kunnen realiseren. De eveneens in de begroting genoemde bedragen voor investeringsprojecten worden hierbij ook beschikbaar gesteld. Nadere invulling hiervan treft u aan in hoofdstuk 5.5. 3.2.2 De administratieve functie De administratieve (of registrerende) functie heeft betrekking op de vastlegging en verwerking van gegevens in de administratie van GBLT en op de verstrekking van gegevens uit deze administratie. 3.2.3 De bewarende functie De bewarende functie van het financieel beheer heeft betrekking op het beheer van de liquide middelen: contant geld en de bank- en girotegoeden van GBLT. Bewaking hiervan is de verantwoordelijkheid van het Bedrijfsbureau. De bewarende functie van de bank- en girotegoeden wordt in feite uitgeoefend door de bank- en giro-instellingen. Wat betreft contant geld heeft GBLT het beleid om alleen giraal bedragen te ontvangen van belastingplichtigen. Derhalve is er geen kas bij de afdeling Invordering. Deurwaarders worden geacht de belastingontvangsten af te storten op een GBLT rekening. Voor het doen van kleine uitgaven is er een kleine kas die wordt beheerd door de facilitair coördinator. Plaatsvervangend kassier is de directiesecretaresse. De manager van het bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor deze kas. Maandelijks wordt de kas opgemaakt en in het financiële systeem verwerkt. Ieder halfjaar vindt er een controle op de kas plaats. Deze kas mag maximaal € 500 bevatten.


5

GBLT

3.2.4 De controlerende functie De controlerende functie van het financieel beheer heeft betrekking op de verbijzonderde interne en externe controle op het financieel beheer van GBLT. Interne controle en verbijzonderde interne controle Onder interne controle wordt verstaan de controle welke in opdracht en ten dienste van het Dagelijks Bestuur door eigen functionarissen van GBLT geschiedt om de verantwoording voor het financieel beheer en de administratieve verwerking daarvan in overeenstemming met de doelstelling en regels te kunnen dragen. Het doel van de interne controle is het verkrijgen van zekerheid over de rechtmatigheid en doelmatigheid van handelingen en werkzaamheden. De concern controller stelt nader beleid vast omtrent de interne controle. Externe controle Het begrip "externe controle" wordt wel omschreven als: "het zelfstandig, onafhankelijk van de te controleren personen en organen, deskundig onderzoek naar de formele, de materiële en bedrijfseconomische juistheid van het financieel beheer". Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarrekening legt het Algemeen Bestuur in het ‘controleprotocol’ in ieder geval vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidtraject is en wat de rol van de accountant ten aanzien van rechtmatigheid is. 3.2.5

De manager Bedrijfsbureau

De manager Bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor de organisatie van: De financiële beleidsen beheerfunctie De bedrijfseconomische functie De prognosefunctie De controllerfunctie De administratieve functie De treasury functie 3.3 3.3.1

Specifieke functionarissen en rollen De betalingsfiatteur

De betalingsfiatteur is betrokken bij het betalingsproces. Er zijn vier verschillende betalingsprocessen te onderscheiden. Ten eerste betalingen via de rekeningen-courant van GBLT in het kader van de exploitatiekosten van de organisatie. Het tweede proces zijn de salarisbetalingen. Als derde is het proces terugbetalingen aan belastingplichtigen te identificeren. Ten slotte de betaling van de afdrachten aan de waterschappen. Hieronder is beschreven hoe het 4-ogen principe, de vereisten voor betaling en de controle voor deze betalingsprocessen toegepast moet worden. 4-ogen principe Van alle betalingsopdrachten naar de bank, exploitatie, salarissen danwel afdrachten, is een dubbele ondertekening vereist. In een competentietabel is vastgelegd welke combinatie van personen de betalingsopdrachten mogen ondertekenen. De directeur stelt de competentietabel vast. Voor beide personen zijn, waarnemers aangewezen. Het daadwerkelijk uitvoeren van de betaling gebeurt door het via telebankieren verzenden van het betaalbestand of betaalopdracht. Alle betalingen (eenmalige en clieop’s) vinden plaats via het online systeem van de huisbank(en) van GBLT. De opdracht wordt betaald en geautoriseerd met een persoonlijke digipas. Hierbij wordt gewerkt met een dubbele pincode (4-ogen principe). Door middel van de applicatie van de huisbank(en) van GBLT is geborgd dat alle betrokkenen in het betaalproces slechts 1 keer een rol heeft per te fiatteren betaling. Vereisten voor betaling Exploitatie Alleen definitief geboekte facturen kunnen voor betaling worden aangeboden. Dit zijn facturen waarvan vaststaat dat het op de facturen vermelde factuurbedrag ook daadwerkelijk door GBLT verschuldigd is. De factuur is door de daartoe volgens de competentieregels bevoegde budgethouder geautoriseerd. Bij voorkeur eens per week wordt een betaaladvieslijst gedraaid waarbij de te betalen


6

GBLT

facturen automatisch worden geselecteerd op basis van de ingevoerde betaaldata. Een medewerker van het Bedrijfsbureau controleert de betaaladvieslijst integraal met de facturen en tekent de betaaladvieslijst. Deze medewerker is niet betrokken geweest bij voorgaande stappen in het factuurproces. Zo is functiescheiding aangebracht tussen medewerkers belast met de invoer van facturen en de medewerker belast met de betaling van facturen. Salarissen Voor de betaling van salarissen dient, in plaats van een factuur, een belegstuk bijgevoegd te worden waarin de salarisuitbetalingen worden onderbouwd met gegevens uit de personeelsadministratie. In het geval van salarisbetalingen dient de autorisatie conform het 4 ogen principe uitgevoerd te worden. De door middel van de salarisadministratie gegenereerde bestanden worden door de salaris service organisatie klaar gezet. Terugbetalingen aan belastingplichtigen Onder dit procesdeel vallen betalingen welke worden teruggestort aan belastingplichtigen uit hoofde van vermindering of kwijtschelding of betalingen die door onvoldoende betaalspecificaties niet alloceerbaar zijn. Deze betalingen worden opgesteld door medewerker invordering, en door het hoofd invordering en een van de medewerkers applicatie beheer gecontroleerd. Hierna wordt de betaling uitgevoerd. Afdracht aan de deelnemers Voor de afdrachten aan de waterschappen en gemeenten dient, in plaats van een factuur, een belegstuk bijgevoegd te worden waarin de hoogten van de afdrachten per deelnemer onderbouwd worden met gegevens uit de financiële administratie. Verder is het proces hetzelfde als hierboven bij ‘exploitatie’ beschreven. Controles De controle die op het betaalproces plaats moet vinden, is voor zowel de exploitatie-betalingen, de salarissen, als de afdrachten gelijk. De directeur kan aanvullende eisen en controles bepalen door deze vast te leggen in een apart beleidstuk. Controles die in ieder geval plaatsvinden zijn de volgende: De medewerker van het Bedrijfsbureau vergelijkt de gegevens van de betaaladvieslijst met de onderliggende facturen of belegstukken, individuele betalingen hoger dan € 5.000 integraal. Beneden de € 5.000 vindt er steekproefsgewijs controle plaats. Indien de medewerker het geheel in orde beoordeelt, tekent hij de betaaladvieslijst. Voor daadwerkelijke betaling via de bank dient tevens het zogenaamde ‘hashtotaal’ gecontroleerd te worden. Het ‘hashtotaal’ en het te betalen bedrag dat gegenereerd is bij het aanmaken van het betaalbestand mag niet afwijken van de gegevens in het banksysteem. De administrateur controleert de betalingsafwikkeling door de kopie van de getekende betaallijst te vergelijken met de dagafschriften. Wanneer de gegevens op het dagafschrift overeenstemmen met de getekende betaallijst parafeert de financieel administrateur het dagafschrift en vindt boeking plaats in de financiële administratie. Een deskundige medewerker van het Bedrijfsbureau controleert periodiek de boekingen. 3.3.2

De budgethouder

De budgethouders zijn de directieleden, afdelingsmanagers en projectleiders aan wie binnen de ambtelijke organisatie bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen met het oog op het realiseren, van een in de begroting, en het daaruit afgeleide afdelingsjaarplan, nader omschreven prestatie en/of investering. De budgethouder is verantwoordelijk voor de raming, de bewaking en de verantwoording van het bestede budget. De afdelingsmanager heeft de mogelijkheid tot mandateren van zijn bevoegdheid aan coördinatoren of andere afdelingsmedewerkers. Dit is in een competentietabel vastgelegd. Voor de competentietabel en de vastgelegde bevoegdheden wordt verwezen naar het mandateringsbesluit. De competentietabel maakt integraal onderdeel uit van het ‘ondermandateringsbesluit’ dat door de directeur wordt vastgesteld. 3.3.3

Ambtenaar belast met de heffing

In artikel 124 van de Waterschapswet is geregeld aan welke colleges of functionarissen van GBLT bij de heffing en invordering van belastingen bevoegdheden en verplichtingen uit de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en de Invorderingswet toekomen. Op grond van het derde lid van artikel 123 worden de “inspecteurbevoegdheden” van de AWR uitgeoefend door ambtenaren belast met de heffing. Als ambtenaar belast met de heffing wordt met een aanwijzingsbesluit aangewezen.


7

GBLT

3.3.4

Ambtenaar belast met invordering

Voor de invorderingsactiviteiten heeft GBLT één of meer ambtenaren belast met de invordering. De invordering is een verantwoordelijkheid van GBLT. De ambtenaar belast met de invordering wordt met een aanwijzingsbesluit aangewezen. 3.3.5

Belastingdeurwaarder

Voor de inning van openstaande aanslagen is het op grond van de Invorderingswet mogelijk over te gaan tot dwangmatige invordering. De uitvoering gebeurt door de belastingdeurwaarder. Bij GBLT is een aantal medewerkers als belastingdeurwaarder benoemd. Daarnaast zal in aantal gevallen beroep worden gedaan op externe deurwaarders. Deze zijn bij een afzonderlijk besluit aangewezen. 3.4

Functiescheiding personele aangelegenheden

Ook met betrekking tot de personeelskosten dient functiescheiding te worden gerealiseerd ten aanzien van de beherende, de bewarende, de administrerende en de controlerende functie. Omdat strikt genomen bij de personeelskosten van een bewarende functie geen sprake is, is het beter te spreken van de uitvoerende functie. Om de noodzakelijke functiescheidingen te realiseren wordt voor de volgende taakverdeling gekozen: • Algemeen Bestuur: beherend wat betreft de vaststelling van het personeelsbeleid, de vaststelling van de formatie en de daaraan verbonden autorisatie van de personeelsuitgaven; • Dagelijks bestuur en directeur: beherend voor zover dit binnen het raamwerk van de begroting, het personeelsbeleid en het formatiebeheer valt. • De afdelingsmanagers: uitvoerend ten aanzien van rechtspositieregelingen, uitvoerend ten aanzien van personeelsbeleid, inclusief het doen van voorstellen ten aanzien van aanstelling, ontslag, toekenning van salarisverhogingen, gratificaties en dergelijke en controlerend wat betreft de aanwezigheid. Dit alles voor zover het de afdeling betreft en in overleg met de personeelsadviseur. Uitgezonderd van het mandaat zijn het opleggen van gedwongen ontslagen, de benoeming van leidinggevenden en het treffen van disciplinaire maatregelen. • HRM: adviserend richting afdelingsmanagers, de directie en het bestuur, administrerend wat betreft de vastlegging van de genomen besluiten en controlerend wat betreft de controle op mutaties door middel van een standenregister; • De financieel administratief medewerker: administrerend en controlerend wat betreft de invoer in de salarisadministratie en betalingsopdrachten (4-ogen principe) en uitvoerend wat betreft de loonberekeningen met behulp van de salarisadministratie; Standenregister De controle op de lonen en salarissen vindt plaats aan de hand van het standenregister waarin alle mutaties van vaste en tijdelijke medewerkers ten aanzien van brutoloon worden vastgelegd. Formatiebeheer Met de vaststelling van de begroting door het Algemeen Bestuur wordt ook de toegestane formatie voor het begrotingsjaar vastgelegd. De directeur kan bij het vaststellen van de begroting of tussentijds het bestuur verzoeken tot aanpassing van de formatie omvang. Een dergelijk verzoek is altijd voorzien van een door de concern controller geaccordeerd organisatieadvies. Verschuivingen van de formatie tussen afdelingen binnen de organisatie is een verantwoordelijkheid van de directeur. Dergelijke verschuivingen zijn eveneens voorzien van een door de concern controller geaccordeerd organisatieadvies.


8

GBLT

4 4.1

Rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering begroting Regeling Financieel Beheer

In de Regeling Financieel Beheer zijn de volgende bepalingen opgenomen: 1. Het Dagelijks Bestuur waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt door: a. voor de rechtmatige uitvoering van de begroting het door het Algemeen Bestuur vastgestelde normenkader uit te werken en in het toetsingskader vast te leggen welke bepalingen van de regelgeving relevant zijn voor de interne en externe controle op de rechtmatigheid; b. per programma de prestaties en de bijbehorende middeleninzet vast te leggen waarmee de door het algemeen bestuur geformuleerde effecten binnen de doelstellingen worden gerealiseerd (effectiviteit); c. ervoor te zorgen dat de prestaties met inzet van zo weinig mogelijk middelen worden gerealiseerd (efficiency). 2. De directeur is verantwoordelijk voor: a. een adequate interne controle; b. een betrouwbare administratie. 3. De directeur neemt de beleidseffecten en doelstellingen zoals die zijn vastgesteld in beleidsplannen op in de jaarlijkse Begroting inclusief meerjarenperspectief. 4.2

Controleprotocol

De criteria ten aanzien van de rechtmatigheid zijn opgenomen in het controleprotocol van GBLT. 4.3

Eisen aan de administratie

Het belangrijkste product van de administratie is informatie. Het gaat zowel om verantwoordingsinformatie als om sturingsinformatie. De eisen die aan de informatie worden gesteld zijn daarom bepalend voor de eisen die aan de administratie worden gesteld. De belangrijkste eis is dat de door de administratie geleverde informatie betrouwbaar is. Dit betekent automatisch dat de daaraan voorafgaande vastlegging en bewerking van die gegevens betrouwbaar moet zijn. Een deel van de controlerende functie van het financieel beheer berust dan ook bij de administratie. De betrouwbaarheid van de vastlegging en de verwerking in de administratie dienen door maatregelen van interne controle te worden gewaarborgd. Het gaat om de volgende betrouwbaarheidsaspecten: a. volledigheid; b. tijdigheid; c. rechtmatigheid; d. autorisatie; e. rekenkundige juistheid; f. codering en verwerking. Andere eisen die aan de administratie worden gesteld zijn: • de doeltreffendheid van de informatie, waaronder het bieden van aanknopingspunten voor de bewaking van de doelmatigheid; • de toereikendheid van de informatie; • de doelmatige inrichting van de administratie; • de controleerbaarheid (ordelijke vastleggingen, traceerbare basisdocumenten, toegankelijkheid van de informatiedragers, archivering etc.).


9

GBLT

5

Verlenen van mandaten en volmachten

5.1

Algemeen

Indien het Algemeen Bestuur de begroting heeft vastgesteld, is het Dagelijks Bestuur geautoriseerd de in de begroting opgenomen bedragen aan lasten op de betreffende kostensoorten uit te geven. In de loop van het jaar kan blijken dat voor programma’s en beleidsproducten de begroting niet toereikend is, maar dat hiervoor wel ruimte aanwezig is binnen andere programma’s of beleidsproducten en kostensoorten. Het is niet efficiënt elke afwijking vooraf voor akkoord voor te leggen aan het Algemeen Bestuur. In de Verordening Beleids- en Verantwoordingsfunctie zijn daarom de volgende bepalingen opgenomen: Het Dagelijks Bestuur is bevoegd om onvoorziene uitgaven te doen tot maximaal €200.000. De Directeur is bevoegd de netto-kosten van een programma met 10% van de netto-kosten te overschrijden zonder toestemming vooraf van het Algemeen Bestuur indien de middeleninzet past binnen het vastgestelde beleid en indien de hiervoor benodigde financiële ruimte elders binnen de begroting kan worden gevonden. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het Algemeen Bestuur gerapporteerd via de bestuursrapportages danwel het jaarverslag. In de verordening met betrekking tot de beleidsen verantwoordingscyclus wordt aangegeven dat de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten in een besluit van het Dagelijks Bestuur moet worden vastgelegd. In dit besluit (Regeling Financieel Beheer) zijn de volgende bepalingen opgenomen: 1. Het Dagelijks Bestuur is met betrekking tot budgetten bevoegd: a. om onvoorziene uitgaven te doen tot maximaal €200.000 2. De Directeur is bevoegd a. te schuiven tussen afdelingsproducten; b. te beschikken over de in begroting geraamde stelposten; 3. De Directeur legt in uitvoeringsregels vast: a. tot welke bedragen afdelingsmanagers verplichtingen kunnen aangaan en de bevoegdheid van schuiven van afdelingsmanagers; b. welke budgetten worden toegekend; c. tot welke bedragen en de voorwaarden waaronder afdelingsmanagers andere budgethouders mogen aanwijzen voor zowel budgetten als kredieten. 5.2 De a. b. c.

Budgetten

volgende budgetten zijn te onderscheiden: Stelpost vacatureruimte personeel; Onvoorzien; Budgetten in de kostenplaats-productstructuur.

Onderstaand wordt aangegeven wat onder de diverse budgetten is opgenomen. 5.2.1

Stelpost vacatureruimte personeel

Deze vacatureruimte is beschikbaar voor de budgethouder waar de vacatureruimte zich voordoet. De vacature ruimte kan of met ‘eigen’ personeel of met personeel van derden worden ingevuld. Inhuur dient in principe in eerste instantie betaald te worden uit vacatureruimte. Indien dit niet mogelijk is, kan een beroep op de stelpost gedaan worden. Het budget wordt beheerd door de manager bedrijfsbureau. 5.2.2

Onvoorzien

De directeur is bevoegd om over de in de begroting opgenomen bedragen voor onvoorziene uitgaven te beschikken. Indien er sprake is van onvoorziene uitgaven vindt er door middel van een voorstel tot af- en overschrijving een budgetoverheveling plaats van de post onvoorzien naar de relevante post. Deze voorstellen worden altijd in begrotingswijzigingen aan het algemeen bestuur verantwoord. Het is niet toegestaan om rechtstreeks uitgaven te boeken ten laste van de post onvoorzien. 5.2.3

Budgetten in de kostenplaats-productstructuur

Hulpkostenplaats-/overheadbudget De gemeenschappelijke regeling GBLT kent een aantal hulpkostenplaatsen voor de niet rechtstreeks aan producten toe te rekenen kosten en opbrengsten. De in deze hulpkostenplaatsen opgenomen


10

GBLT

kosten zijn de zogenoemde overhead kosten. Hierbij is grote overeenkomst met de aan Directie of Bedrijfsbureau toe bedeelde budgetten. De reden hiervan is dat deze budgetten door de primaire productverantwoordelijke niet zijn te beïnvloeden dan wel dat de door deze afdelingen verleende diensten ten gunste van de gehele organisatie zijn. Te denken valt aan kapitaallasten, huisvesting, financiële administratie, ICT, etc. De directie of de manager van het Bedrijfsbureau zijn gemandateerd voor deze budgetten. Via een door directie vast te stellen verdeelsleutel worden deze kosten doorberekend aan de afdelingen (hoofdkostenplaatsen). Binnen de hulpkostenplaatsen wordt tijd verantwoord. Uren welke door ondersteunende afdelingen direct op producten worden geboekt verminderen de doorbelasting. Hoofdkostenplaats-/afdelingsbudget De hoofdkostenplaatsen zijn de afdelingsbudgetten. Hier worden kosten geboekt die betrekking hebben op de medewerkers, zoals salarislasten, reis- en verblijfkosten, incidentele beloningen, opleidingskosten e.d. Ook de lasten die gemoeid zijn om tijdelijk personeel in te huren vallen hieronder, zoals uitzendkrachten en contractanten. Deze budgetten zijn gemandateerd aan de afdelingsmanagers. Overschrijdingen van budgetten mogen in het lopende begrotingsjaar worden gecompenseerd door andere budgetten uit deze groep. Met betrekking tot het inhuren van personeel geldt wat is beschreven onder stelpost. Het is mogelijk om budgetten voor vacatureruimte in te zetten voor uitbestede werkzaamheden. Het saldo van de kosten van de afdelingen worden doorberekend aan de producten. Deze kostentoerekening gaat op een door de directeur vastgestelde wijze. Productbudget De afdelingsmanager is integraal verantwoordelijk om de prestatie zoals vermeld in het afdelingsplan te realiseren. Binnen een afdelingsproduct heeft de afdelingsmanager de mogelijkheid om te schuiven met budgetten bestemd voor externe kosten conform hetgeen vermeld in paragraaf 5.4. Om een product te realiseren is het mogelijk dat een afdelingsmanager diensten nodig heeft van andere afdelingen. Er is dan sprake van interne toelevering. De toeleverende afdeling maakt afspraken over de af te nemen uren met de opdrachtgever. Via tijdschrijven worden indien mogelijk deze uren verrekend tussen het product van de ene afdeling en het afdelingsbudget van de andere. Voor het overhevelen van begrotingsbudgetten tussen producten geldt hetgeen vermeld in paragraaf 5.4. Programmabudget De programmabudgetten in de begroting worden gevormd door de samenvoeging van producten. In de begroting van de gemeenschappelijke regeling worden de programma’s ingericht en gespecificeerd. Alle producten worden toegerekend aan een programma. 5.3 5.3.1

Aangaan van verplichtingen en afhandeling van facturen Mandaat directeur

Het Dagelijks Bestuur heeft de budgetten gemandateerd aan de directeur. De directeur mandateert, met een afdelingsplan of op andere wijze, de afdelingsbudgetten via de afdelingsproducten aan de afdelingsmanagers. Hiermee is aan de afdelingsmanagers de bevoegdheid gegeven om namens GBLT verplichtingen aan te gaan. De afdelingsmanagers kunnen delen van hun budgetten aan medewerkers van de afdeling doormandateren. De mogelijkheid tot het aangaan van verplichtingen wordt in de mandateringsbesluiten opgenomen. Tot welke bedragen afdelingsmedewerkers verplichtingen mogen aangegaan wordt vastgelegd in competentietabellen. 5.3.2

Mandaat afdelingsmanagers en projectleiders

Budgethouders en projectleiders zijn gemandateerd om tot maximaal € 100.000 verplichtingen aan te gaan ten laste van budgetten en/of investeringskredieten met voldoende financiële ruimte. De directeur is bevoegd tot € 200.000. Uitgaven boven dit bedrag dienen tevens door de voorzitter van GBLT te worden gemandateerd. Competentietabellen bepalen tot welke bedragen medewerkers van een afdeling zelfstandig verplichtingen mogen aangaan. 5.3.3

Verplichtingenadministratie

Bestellingen en verplichtingen groter dan € 5.000 moeten in het financiële systeem worden vastgelegd. Het bedrijfsbureau toetst de gewenste inkoop op het inkoopbeleid. Het vastleggen in het systeem en toetsen door het Bedrijfsbureau vindt plaats voor het daadwerkelijk gunnen. Nadat het Bedrijfsbureau heeft geoordeeld dat de gewenste inkoop conform het inkoopbeleid is, kan de gemandateerde de verplichting aangaan. Een verplichting wordt aangegaan middels een schriftelijke overeenkomst met


11

GBLT

daarin in ieder geval het verplichtingsnummer of ‘purchase order’ vermeld. De overeenkomst wordt afhankelijk van de competentietabel door de budgethouder, de afdelingsmanager of de directeur getekend. De originele overeenkomst gaat na ondertekening naar het Bedrijfsbureau. 5.3.4

Afhandeling van facturen

De budgethouder is ook verantwoordelijk voor de autorisatie van facturen ten laste van de verplichting en/of zijn budget. Met de autorisatie van de factuur geeft de budgethouder aan dat de hierop aangegeven prestatie tegen de afgesproken prijs is geleverd. De budgethouder is tot autorisatie bevoegd tot de grens die is aangegeven in de competentietabel. Bij een hoger bedrag moet de eerst hogere afdelingsmanager met voldoende bevoegdheid de factuur autoriseren. Is het factuurbedrag hoger dan € 100.000 dan dient de factuur ook door de directeur te worden geautoriseerd. Autorisatie door de directeur is niet nodig als de aan de factuur ten grondslag liggende opdrachtbrief of bestelbon al door de directeur is geautoriseerd en de factuur niet afwijkt van deze opdracht op bestelbon. Als er sprake is van deelfacturering dient het totaal van de opdracht gehanteerd te worden, Indien een afdelingshoofd andere budgethouders heeft gemandateerd middels een directeurbesluit dan zijn ook deze budgethouders bevoegd tot het afhandelen van facturen tot de in het besluit genoemde bedragen. 5.4

Budgetruimte en schuiven tussen budgetten

Voordat de verplichting wordt aangegaan gaat de budgethouder na of er voldoende financiële ruimte is om goederen of diensten te bestellen. Indien dit het geval is, kan tot bestelling worden overgegaan. Wanneer het budget niet toereikend is, gaat de budgethouder na of er ruimte is binnen de andere externe1 kosten van dezelfde kostenplaats of product waarvoor hij/zij budgethouder is. Is dit het geval dan is de budgethouder bevoegd tot schuiven binnen producten welke onder zijn mandaat vallen. Wanneer het schuiven invloed heeft op de afgesproken prestaties bij de betreffende producten dan dient ook autorisatie door de concern controller plaats te vinden. Hierbij moet in ieder geval worden ingegaan op de invloed van het schuiven op de prestaties van de producten waartussen wordt geschoven. Is het niet mogelijk om de budgetoverschrijding binnen hetzelfde product op te vangen dan is in de Regeling Financieel Beheer bepaald dat de directie de bevoegdheid heeft om tussen producten te schuiven mits de overschrijding op het product niet meer bedraagt dan 10% en de netto-kosten per programma niet worden overschreden. Samenvattend zijn in onderstaande tabel de volgende autorisatieniveaus te onderscheiden: Autorisatie door Begrotingsniveau A Programma > 200.000 overschrijding Algemeen Bestuur B Programma < 200.000 overschrijding. Dagelijks bestuur Tussen beleidsproducten binnen programma en C totaal programma blijft ongewijzigd (inclusief Directeur begrotingspost onvoorzien) Tussen producten binnen beleidsproduct mits D overschrijding per product < 10% met wijziging in de Concern controller prestaties per product Tussen producten binnen beleidsproduct mits E overschrijding per afdelingsproduct < 10% en geen Afdelingsmanager wijziging in de prestaties per product F Binnen afdelingsproduct tussen externe kosten Afdelingsmanager 5.5

Investeringen

Investeringen zijn projecten die als zodanig zijn opgenomen in de door het Algemeen Bestuur vastgestelde begroting inclusief meerjarenraming. Hiervoor gelden de onderstaande aanvullende regels. 5.5.1

Mandaat

In de nieuwe verordening ‘Beleidsvoorbereiding en verantwoording’ is bepaald dat bij de begrotingsbehandeling een overzicht wordt geagendeerd van investeringen die starten in het begrotingsjaar. Van dit overzicht stelt het Algemeen Bestuur vast van welke investeringen hij een 1

Schuiven tussen verschillende kostencategorieën (bijvoorbeeld tussen overige kosten en kapitaallasten) is niet toegestaan.


12

GBLT

afzonderlijk voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. Dit zijn in ieder geval de investeringen van meer dan € 2.000.000. Daarnaast zijn in artikel 3 lid 2 van de Regeling Financieel Beheer nadere regels vastgesteld door het Dagelijks Bestuur. Deze worden in de paragraaf nader uitgewerkt. 5.5.2

Projectleiding en -control

Voor elk project wijst de afdelingsmanager een projectleider aan. Per project is er een projectdossier. In het projectdossier wordt alle informatie op een systematische en controleerbare wijze gedocumenteerd. De projectleider beheert het projectdossier. Bij ieder project wordt vooraf door de afdelingsmanager overleg gepleegd over op welke wijze project control wordt ingericht en wie als projectcontroller fungeert. Dit om een onafhankelijke toetsing op de projectrapportages te kunnen waarborgen. 5.5.3

Investeringsvoorstel ten behoeve van de uitvoering

Door de projectleider wordt voor de start van de uitvoering een investeringsvoorstel opgesteld waarin een investeringskrediet wordt aangevraagd. In het investeringsvoorstel dienen, voor zover dit nog niet in de vastgestelde begroting aan de orde is gekomen, in ieder geval aan de orde te komen: • Beschrijving van de investering; • Het doel (beoogd effect en effectmeting); • Eerdere besluiten en beleidskaders; • Oplossingsrichtingen en alternatieven; • De consequenties voor de middelen (personeel, exploitatiekosten waaronder de kapitaallasten en onderhoudslasten, financieel ruimtebeslag, subsidies) en de organisatie, waarbij een relatie wordt gelegd met de meest recente door het algemeen bestuur vastgestelde begroting; • Een uitgaven- en inkomstenraming met een verdeling over de investeringsjaren; • De wijze van aanbesteding. Wanneer afgeweken wordt van de standaardprocedure dient de motivatie te worden vermeld; • Risico’s; • Ambtelijk advies. Het investeringsvoorstel wordt, na beoordeling door de concern controller en na autorisatie door de afdelingsmanager, ter goedkeuring voorgelegd aan: Tot € 200.000 Tot € 4.000.000 Vanaf € 4.000.000

Directeur Dagelijks Bestuur Algemeen Bestuur

Ook investeringsvoorstellen lager dan € 4.000.000 waarvan het Algemeen bestuur expliciet heeft bepaald dat deze aan hem moet worden voorgelegd, moeten uiteraard aan het Algemeen bestuur worden voorgelegd. De financiële onderbouwing van een investeringsvoorstel kan ‘vertrouwelijk’ aan het Dagelijks Bestuur en, als deze geautoriseerd is, aan het Algemeen Bestuur worden voorgelegd. Na goedkeuring van het investeringsvoorstel wordt het investeringskrediet, op basis van de door de projectleider opgestelde voorcalculatie, door het Bedrijfsbureau opgenomen in de projectadministratie. Met de autorisatie van het kredietvoorstel is de projectleider verantwoordelijk voor de uitvoering van de investering voor wat betreft te leveren prestaties, kosten en baten en personele inzet (uren). 5.5.4

Bewaken voortgang

Algemeen Door het bestuur (opdrachtgever) en de directeur als gedelegeerd opdrachtgever is door de kredietverstrekking aan de projectleider opdracht gegeven een project uit te voeren. Dit op basis van de kredietaanvraag, het daarbij behorende projectplan en de financiële bijlage. Hiermee zijn voor de projectleider de kaders voor het project meegegeven voor wat betreft: De op te leveren kwaliteit (kwaliteit); Het moment van opleveren (tijd); Het investeringsbudget (€); Informatievoorziening (Informatie).


13

GBLT

Wijzigingen in één of meer van deze bovengenoemde elementen betekenen dus een wijziging in de opdracht en dienen te worden besproken met de afdelingsmanager. In dit overleg wordt besloten of al dan niet ‘opschaling’ (directeur, DB of AB) dient plaats te vinden. Deze wijzigingen kunnen zich met name voordoen bij bestekswijzigingen en opdrachten voor extra werk. De projectleider is verantwoordelijk voor de voortgang, kwaliteit, verzekering, externe kosten, organisatie, subsidies, de organisatie en communicatie. Periodiek legt de projectleider hierover verantwoording af aan de afdelingsmanager. De projectadministrateur is verantwoordelijk voor de maandelijkse actualisatie van de investeringsoverzichten voor afdelingsmanagers en projectleiders. Meer- minderwerk Meer- en minderwerk heeft altijd betrekking op het bestek en zijn het gevolg van: Wijzigingen in verrekenbare hoeveelheden en/of; Bestekswijzigingen. Meer- en minderwerk wordt in het financieel systeem apart geregistreerd. Verrekenbare hoeveelheden Omdat bij het aangaan van het contract met de opdrachtnemer al is afgesproken dat bepaalde posten verrekenbaar zijn is in dat geval een afwijkende regeling van toepassing ten aanzien van het aangaan van verplichtingen. Deze interne* verplichtingen kunnen dan door de projectleider zelf worden geautoriseerd en dus zijn in dat geval de competentieregels niet van toepassing. Randvoorwaarde is wel dat het investeringskrediet niet wordt overschreden. * Met het verstrekken van de opdracht aan de opdrachtnemer is de verrekenbaarheid al overeengekomen. Er hoeft dus niet nogmaals apart opdracht te worden gegeven aan de aannemer. Vandaar de benaming interne verplichting. Extra Werk Onder extra werk worden extra werkzaamheden verstaan buiten het bestek. Hiervoor gelden de normale regels voor het aangaan van verplichtingen en mandaat zoals vastgelegd in de competentietabellen. Extra werk wordt in het financieel systeem apart geregistreerd. Stelposten Dit betreft één van de besteksposten. Hierbij wordt op voorhand binnen de aanneemsom budget beschikbaar gesteld voor de uitvoering van werkzaamheden waarbij bij aanvang van werkzaamheden nog geen inzicht is ontstaan of de werkzaamheden ook daadwerkelijk worden uitgevoerd en nog geen precies inzicht bestaat in de kosten van deze werkzaamheden. Voordat de werkzaamheden uitgevoerd worden zal de opdrachtnemer eerst een prijsopgave uitbrengen voor dat onderdeel van de stelpost en wordt een aparte opdracht verstrekt. Zolang de stelpost binnen de aanneemsom blijft valt dit binnen de reeds aangegane verplichting bij de gunning. Wanneer de prijsopgave tot gevolg heeft dat de aanneemsom niet meer toereikend is dient een aanvullende verplichting te worden vastgelegd waarvoor de normale regels voor het aangaan van verplichtingen en de daarbij behorende mandaten en competenties van toepassing zijn. 5.5.5

Overschrijding van het investeringskrediet

Wanneer het investeringskrediet niet toereikend is dient vooraf aanvullend krediet te worden gevraagd. Hierbij zijn de volgende autorisatieniveaus te onderscheiden:

Overschrijding Overschrijding met meer dan 10% van een verstrekt investeringskrediet. Overschrijding met minder dan 10% van een verstrekt investeringskrediet met een maximale overschrijding van € 200.000. 5.5.6

Bevoegd Algemeen bestuur Dagelijks bestuur

Afronding van het project

Het project wordt na de oplevering opgenomen in de activa-administratie. Na de onderhoudstermijn (van maximaal één jaar) wordt het project financieel afgesloten.


14

GBLT

5.5.7

Opstellen nacalculatie en informatie hierover

De projectleider stelt zo spoedig mogelijk na de oplevering van het project een nacalculatie van de investering op in samenwerking met het Bedrijfsbureau. Resultaten worden door de verantwoordelijk afdelingsmanager gerapporteerd via de managementrapportage. De belangrijkste bevindingen hieruit worden via de P&C-cyclus aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur gerapporteerd.


15

GBLT

6 6.1

Afspraken over te maken prestaties en het verlenen van decharge Algemeen

In de verordening met betrekking tot de beleidsen verantwoordingscyclus wordt aangegeven dat: de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen in een besluit van het Dagelijks Bestuur moet worden vastgelegd; de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatorische eenheden door het Dagelijks Bestuur moeten worden uitgewerkt. Decharge over het gevoerde beleid (activiteiten en uitputting van middelen) vindt plaats bij het vaststellen van de jaarrekening door het Algemeen Bestuur. 6.2

Kaders

Belangrijke kaders met betrekking tot de beleidsen verantwoordingscyclus zijn: verordening met betrekking tot de beleidsen verantwoordingscyclus: hierin is onder andere bepaald dat het Algemeen Bestuur de programma-indeling vaststelt; de onderdelen van de beleidsen verantwoordingscyclus voor het begrotingsjaar en de periode van de meerjarenraming vaststelt en jaarlijks aangeeft op welk moment de onderdelen daarvan moeten worden aangeboden en wanneer deze zullen worden behandeld; wetgeving: het Dagelijks Bestuur is er verantwoordelijk voor dat de onderdelen van de beleidsen verantwoordingscyclus voldoen aan de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 (De beleidsvoorbereiding en de Verantwoording) van het Waterschapsbesluit, de comptabiliteitsvoorschriften voor waterschappen (Besluit Beleidsvoorbereiding en Verantwoording Waterschappen BBVW), de Waterschapswet, de Gemeentewet en aan relevante overige wetgeving en aan datgene wat in deze verordening wordt bepaald. 7

Inkoop en aanbesteding

Het inkoop en aanbestedingsbeleid wordt in een aparte notitie opgesteld en vastgesteld door het dagelijks bestuur.


16

GBLT

8 8.1

Financiering Treasury

Als onderdeel van het financieel beleid en beheer zal de treasuryfunctie een zo goed mogelijke bijdrage moeten leveren aan de uitvoering van de taken die aan GBLT zijn opgedragen. GBLT dient te allen tijde zorg te dragen voor voldoende liquiditeit en solvabiliteit. Een voldoende liquiditeit waarborgt de uitvoering van de beheerstaken van GBLT. Een voldoende solvabiliteit waarborgt ook op lange termijn de verdere ontwikkeling van de activiteiten van GBLT. Op het optimaal gebruik van de financieringsbronnen in relatie tot de vermogensbehoefte zijn de voorschriften van de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) van toepassing. 8.2

Wet FIDO

Volgens de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO) en een aantal bijbehorende besluiten moet GBLT treasury-instrumenten ontwikkelen en toepassen. In de Wet FIDO zijn richtlijnen en limieten opgenomen met betrekking tot de omvang en samenstelling van de vlottende opgenomen en verstrekte leningen (kasgeldlimiet) en de omvang en samenstelling van de vaste opgenomen en versterkte leningen (renterisiconorm). GBLT voert geen actief treasury beleid uit.


17

GBLT

Overige 8.3

Tijdverantwoording

De tijdverantwoording heeft een directe relatie met de personeelskosten. Het totaal van de personeelskosten bestaat uit salariskosten en de kosten van bedrijfsvoering. De kosten van bedrijfsvoering bestaan uit ondermeer personeel, informatievoorziening en automatisering, communicatie, organisatie, en facilitaire aangelegenheden. Deze producten dienen als ondersteunend te worden aangemerkt. Op grond van de begroting wordt een uurtarief bepaald. De kosten van het personeel zijn daarmee begrepen in de berekende uurtarieven. Het totaal van de personeelskosten wordt via een systematiek van tijdverantwoording ten laste gebracht van de afdelingsproducten. Dit is de reden dat binnen GBLT door elke medewerker tijd wordt verantwoord. De doelstelling hierbij is: a. kostentoerekening; b. bewaking van de voortgang van afdelingsproducten inclusief investeringsprojecten; c. registratie van declarabele uren aan derden. d. registratie van verlofuren en indirecte uren De medewerker vult wekelijks het tijdschrijfformulier in. Dit gebeurt via een geautomatiseerd tijdschrijfsysteem. Bij het geautomatiseerde systeem heeft de leidinggevende de mogelijkheid om de tijdschrijfformulieren van de medewerker in te zien en te corrigeren. De leidinggevende van de medewerker autoriseert de verantwoording door de medewerkers en controleert op volledigheid. 8.4 8.4.1

Verzekeringen Inleiding

GBLT heeft als doelstelling het verzekeren van risico’s die het loopt waarbij door een doelmatige en efficiënte opzet van de verzekeringsportefeuille en een actief schaderegelingsbeleid. Dit gebeurt tegen de laagst mogelijke kosten. Om het bovenstaande te bewerkstelligen zijn de te verzekeren zaken afgestemd met het Bedrijfsbureau. Deze medewerker heeft regelmatig contact met de verzekeringsmakelaars betreffende ontwikkelingen op verzekeringsgebied en beoordeeld periodiek de prijzen op de verzekeringsmarkt in relatie tot de lopende polissen. Om de doelstelling te realiseren is een aantal uitgangspunten en richtlijnen geformuleerd, te weten: a. risico-inventarisatie en -analyse; b. risicobewust zijn van medewerkers in de organisatie; c. omgang met schades; d. administratieve opzet van het verzekeringspakket; e. kostentoerekening verzekeringskosten. 8.4.2

Risicoinventarisatie en -analyse

GBLT stelt een risicoparagraaf op in de begroting. In periodiek overleg van de concern controller met de afdelingsmanagers worden risico’s in beeld gebracht. 8.4.3

Risicobewust zijn van medewerkers in de organisatie

De medewerkers binnen GBLT dienen risicobewust te zijn. Dit betekent dat de medewerkers bewust zijn van het feit dat ze risico’s lopen door hun handelen. Over deze risico’s wordt gecommuniceerd. Het bedrijfsbureau verstrekt waar nodig voorlichting over het verzekeringspakket. In overleg met afdelingsmanagers dient te worden vastgesteld of medewerkers bepaalde handelingen of besluiten moeten nemen die risico’s inhouden. 8.4.4

Eén coördinatiepunt

Het beheer van het verzekeringspakket behoort tot het takenpakket van het Bedrijfsbureau. Door verzekeringszaken op één plek te concentreren wordt versnippering voorkomen. Een gebrek aan coördinatie heeft doorgaans tot gevolg dat lacunes in de verzekeringsdekkingen of juist dubbele dekkingen aanwezig zijn, te dure inkoop van verzekeringen plaatsvindt. 8.4.5

Omgang met schades

Een goed overzicht van schaden en schade-uitkering(en) wordt verkregen met behulp van snelle aanmelding van schaden, registratie van de soort schade, de schade oorzaak, de omvang en de datum. Zodra er een schade optreedt, dient direct melding aan het Bedrijfsbureau plaats te vinden. Het


18

GBLT

Bedrijfsbureau onderneemt direct actie richting verzekering vervolgens wordt, eventueel gezamenlijk, bekeken wat de beste manier is om tot schadebehandeling en/of uitkering te komen. De financiële medewerker fungeert als contactpersoon voor de verzekeringsmaatschappij, bij het bepalen van de omvang en het herstel van de schade wordt de melder van de schade betrokken. De financiële medewerker bewaakt tevens de voortgang en afhandeling van verzekeringszaken. 8.4.6

Administratieve opzet van het verzekeringspakket

Een voorwaarde voor een effectief beheer van het verzekeringspakket is een goed opgezette administratie. De administratie is per afdeling en per soort verzekering opgebouwd. Het gevolg van deze manier van werken is dat alle informatie à la minute beschikbaar is. Jaarlijks vindt actualisatie plaats. 8.4.7

Kostentoerekening verzekeringskosten

De toerekening van verzekeringskosten vindt als volgt plaats: De kosten van de afdelingsoverschrijdende verzekeringen te weten: • de aansprakelijkheidsverzekering voor personeel • de fraudeverzekering • de kosten van de ongevallenverzekering • de kosten van de aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders worden ten laste gebracht van een hulpkostenplaats van het Bedrijfsbureau. De kosten van de afdelingsgebonden verzekeringen worden ten laste gebracht van het budget van de desbetreffende afdeling.

9 9.1

Opbrengsten Belastingopbrengsten waterschaps- en gemeentelijke-belastingen

Inleiding De waterschapsbelastingen op grond van Waterschapswet en Wet verontreiniging oppervlaktewateren (WVO) belastingen zijn voor de waterschappen de voornaamste bron van inkomsten. Het betreft de watersysteemheffing opgelegd aan hoofdbewoners van woonruimten en eigenaren van onroerende zaken, de zuiveringsheffing opgelegd aan gebruikers van woon- en bedrijfsruimten en de verontreinigingsheffing. Deelnemende gemeenten hebben diverse inkomstenbronnen en zijn ten opzichte van de deelnemende waterschappen minder afhankelijk van de belastingkomsten. Met deelnemende gemeenten worden individuele afspraken gemaakt over de door GBLT te heffen belastingen. GBLT geeft met inachtneming van wettelijke en beleidsregels uitvoering aan het heffen en innen van deze belastingen. GBLT heeft de werkzaamheden heffen en invorderen van belastingen beschreven. Doelstellingen bij belastingheffing: iedere natuurlijke of rechtspersoon binnen het beheersgebied die heffingsplichtig is dient (een) aanslag(en) te krijgen; • heffingsplichtigen dienen te (kunnen) weten waarom en voor welke bedrag(en) zij heffing(en) moeten betalen; • heffingsplichtigen dienen aanslagen van een juiste hoogte te krijgen; • bij niet tijdige betaling van aanslagen zijn invorderingsmaatregelen nodig; • de heffing, verwerking van betalingen en invordering van aanslagen gebeuren op efficiënte wijze. De verwerking van de massaliteit van gegevens gebeurt intern binnen GBLT. De hierop betrekking hebbende regeling voor beveiliging van programma’s en gegevensbestanden wordt afzonderlijk behandeld. •

Bevoegdheden bij belastingheffing. De Algemene Besturen van de waterschappen en de gemeenteraden van deelnemende gemeenten beslissen binnen het wettelijk kader, welke belastingen worden ingesteld. De Algemeen Besturen cq de Gemeenteraden stellen daartoe belastingverordeningen vast waarin voor elke belasting afzonderlijk


19

GBLT

hoofdzaken van heffing en invordering zijn neergelegd. Door middel van een Gemeenschappelijke Regeling zijn de bevoegdheden voor heffing en invordering opgedragen aan GBLT. 9.2

Inkomsten GBLT

9.2.1

Opbrengstensoorten

De inkomsten van GBLT, de baten in de exploitatie, zijn in drie categorieën in te delen: 1. Bijdragen deelnemers 2. Overige opbrengsten uit doorberekening van kosten aan derden 3. Opbrengsten uit inningskosten belastingplichtigen De bijdragen van de waterschappen en gemeenten zijn in feite de vergoeding voor de dienstverlening die GBLT aan deelnemende waterschappen en gemeenten verleent: het heffen en innen van de waterschaps- en gemeentelijke belastingen. Daarnaast kan GBLT nog overige opbrengsten genereren door bepaalde kosten door te berekenen aan derden, bijvoorbeeld in verband met het uitvoeren van bepaalde diensten. In subparagraaf 10.2.2 wordt beschreven op welke wijze de opbrengsten bij zowel de waterschappen als de overige deelnemers in rekening gebracht moeten worden. De derde opbrengstsoort ontstaat door de ontvangst van door belastingplichtigen betaalde belasting, nadat zij een aanmaning of dwangbevel hebben ontvangen. Deze aanmaning of dwangbevel heeft namelijk inningskosten tot gevolg. De bedragen worden door het belastingsysteem berekend en vervolgens geïmporteerd in de financiële administratie. 9.2.2

Verkoopfacturen

Voor de eerste twee hierboven genoemde opbrengstsoorten moeten verkoopfacturen worden aangemaakt. Hiervoor is een procedure ontwikkeld. Binnen deze procedure worden de volgende onderdelen onderscheiden: a. de eerste vastlegging van de prestatie; b. het aanmaken en versturen van de factuur; c. het registreren van de factuur in de financiële administratie en in de debiteurenadministratie. 9.2.2.1

Eerste vastlegging van de prestatie

De procedure start op het moment dat er ergens door de organisatie een opdracht wordt ontvangen om tegen betaling een bepaalde prestatie voor derden te verrichten. Na het leveren van de prestatie moet er schriftelijk of digitaal aan het Bedrijfsbureau worden doorgegeven “welke prestatie op welke datum ten behoeve van wie” is verricht (factureeropdracht). Autorisatie van de factuuropdracht dient volgens de competentieregels plaats te vinden. Van belang daarbij is dat zowel de juistheid als de volledigheid van de uitgaande facturen kan worden vastgesteld. 9.2.2.2

Aanmaken en versturen van de factuur

Op basis van de schriftelijke opgave van de betreffende afdeling wordt door het Bedrijfsbureau een uitgaande factuur opgemaakt, op papier of digitaal. Op de factuur worden in ieder geval vermeld: • geleverde prestatie; • moment van levering; • te betalen bedrag; • eventueel in rekening te brengen omzetbelasting; • de termijn waarbinnen betaald moet worden. Een kopie of digitaal afschrift van de factuur wordt gezonden aan de afdeling die de prestatie heeft geleverd. 9.2.2.3

Registratie in de financiële administratie

Op basis van de factuur wordt in de debiteurenadministratie een vordering geboekt door de financieel administrateur. In verband met eventueel later te nemen invorderingsmaatregelen moet daarbij de betalingstermijn worden vermeld. In voorkomende gevallen dient in de financiële administratie tevens de af te dragen omzetbelasting afzonderlijk te worden vermeld. Het Bedrijfsbureau controleert de inboeking.


20

GBLT

10

Misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen

Het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik is geborgd via: het, door het Dagelijks Bestuur, vastleggen van integriteit in beleid en gedragscodes; de bekendmaking en beschikbaarstelling van alle interne regelingen door de directie; het zorgdragen voor de naleving van integriteitsbeleid en vastgestelde gedragscodes door de directie; het geven van aanwijzingen door de directie aan afdelingsmanagers hoe integriteit en het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen wordt bewaakt. automatisering (vastleggen van bevoegdheden in geautomatiseerde systemen); fysieke beveiliging van eigendommen (denk aan kluis, alarmsysteem);

11

Regeling voor beveiliging van programma en gegevensbestanden

Het beveiligingsbeleid voor de geautomatiseerde informatievoorziening houdt rekening met mogelijke verstoringen van de informatievoorziening, de eventuele effecten van die verstoringen en de aanvaardbare risico’s, die overigens per sector verschillend kunnen zijn. Het beveiligingsbeleid is vastgelegd in een door ICT op te stellen Beveiligings- en Continuïteitsplan.

12

Aanpassen Regeling Financieel Beheer en Uitvoeringsregels

In voorgaande hoofdstukken is een weergave gegeven van hoe de inrichting en de bevoegdheden ten aanzien van het financieel beheer zouden moeten zijn. Door vaststelling van de opgestelde beschrijving van de organisatie van het financieel beheer en de daar onderdeel van uitmakende procedurebeschrijvingen instrueert het Dagelijks Bestuur de medewerkers van GBLT over de uitvoering van hun werkzaamheden. De beschrijvingen vormen als zodanig een belangrijk beheersingsinstrument in het kader van het financieel beheer. Wil dit instrument echter doeltreffend zijn dan dienen waarborgen te worden geschapen zodat de betreffende beschrijvingen actueel zijn en blijven. Regeling en Uitvoeringsregels Onderscheid wordt gemaakt tussen: De Regeling Financieel Beheer. Hier worden de hoofdlijnen aangegeven van het financieel beheer en wordt met name de afbakening in bevoegdheden tussen Dagelijks Bestuur en directeur geregeld. De Regeling Financieel Beheer wordt door het Dagelijks Bestuur vastgesteld en ter kennisname aangeboden aan het Algemeen Bestuur; De Uitvoeringsregels Regeling Financieel Beheer: In deze uitvoeringsregels is de regeling financieel beheer nader uitgewerkt waarbij met name ook wordt ingegaan op de bevoegdheden van afdelingsmanagers, projectleiders en andere medewerkers van GBLT in het kader van het financieel beheer. De Uitvoeringsregels worden door de directeur vastgesteld en ter kennisname aangeboden aan het Dagelijks Bestuur. Wijzigingen Jaarlijks wordt door het Bedrijfsbureau beoordeeld of wijzigingen in de Regeling Financieel Beheer of de Uitvoeringsregels Regeling Financieel Beheer noodzakelijk zijn. Is dit geval dan stelt het Bedrijfsbureau een voorstel tot wijziging op. Indien een voorstel tot wijziging van invloed is op andere medewerkers/afdelingen, worden zij bij het uitwerken van de aanpassing betrokken. Bij belangrijke wijzigingen dient in overleg te worden getreden met de accountant. Wanneer de wijzigingen alleen betrekking hebben op de uitvoeringsregels is de directeur bevoegd deze vast te stellen. Hebben de wijzigingen ook gevolgen voor de bepalingen opgenomen in de Regeling Financieel Beheer dan dienen deze ter goedkeuring aan het Dagelijks Bestuur te worden voorgelegd.


21

GBLT

Uitvoeringsregels Regeling Financieel beheer

Recommend Documents