RAPPORT: EXTERNE VERSLAGGEVING VAN NGO’S 1.
Inleiding..................................................................................................................................................2
2.
Het vakgebied van de externe verslaggeving ...................................................................3
§ 2.1 § 2.2 § 2.3
3.
Doelstellingen, inhoud en gebruik van de externe verslaggeving ........................4
§ 3.1 § 3.2
4.
Inleiding ..............................................................................................................................................3 Vormen van externe verslaggeving......................................................................................................3 Toekomstige ontwikkelingen ............................................................ Error! Bookmark not defined.
Inleiding ..............................................................................................................................................4 Gebruik van de externe verslaggeving .................................................................................................4
Achtergronden inzake de externe verslaggeving van NGO’s .................................5
§ 4.1 § 4.2 § 4.3
Inleiding ...............................................................................................................................................5 Typologie van Ngo’s............................................................................................................................6 Belanghebbenden gekoppeld aan typologie .........................................................................................6
5.
De jaarrekening van NGO’s.......................................................................................................7 5.1 Inleiding ...................................................................................................................................................7 § 5.2 Onderscheid economisch - en juridisch eigendom....................................................................................7 § 5.3 De verwerking van investeringsbijdragenn..........................................................................................8 § 5.4 De verwerking van exploitatiebijdragen ..............................................................................................9 § 5.4 Een fictieve NGO jaarrekening ..........................................................................................................10 pagina
1
1.
Inleiding
Het doel van dit rapport is kennis en inzicht in de externe verslaggeving van Niet Gouvernementele Organisaties (verder: NGO’s) te vergroten. In opdracht van NIKOS is dit rapport samengesteld, waarbij slechts die aspecten van de jaarrekening worden besproken die in het kader van de externe verslaggeving van belang worden geacht. Tevens wordt bij de behandeling van het rapportagemodel in hoofdstuk 6 uitsluitend het CORDAID model ter sprake gebracht.
1.1
Hoofdstukken indeling
In hoofdstuk 2 wordt een beschrijving gegeven van het begrip, de vormen en toekomstige ontwikkelingen op het vakgebied van de externe verslaggeving. In hoofdstuk 3 wordt ingegaan op de doelstellingen, inhoud en het gebruik van externe verslaggeving. In hoofdstuk 4 worden achtergronden inzake externe verslaggeving van Ngo’s behandeld. In hoofdstuk 5 wordt ingegaan op het onderscheid tussen economisch - en juridisch eigendom en de verwerking van de investerings- en exploitatiebijdragen in de jaarrekening. In hoofdstuk 6 wordt het geheel samengevat.
2
2.
Het vakgebied van de externe verslaggeving
§ 2.1
Inleiding
Externe verslaggeving gaat over het informeren van belanghebbenden of belangstellenden buiten de organisatie en bevat elementen afkomstig uit de bedrijfseconomie, bestuurlijke informatieverzorging en wet- en regelgeving. Het begrip externe verslaggeving kan als volgt worden omschreven: “ Externe verslaggeving is het geheel van vraagstukken dat zich bezighoudt met het waarnemen, registreren en analyseren van financieel-economische gegevens teneinde deze te structureren tot informatie voor extern belanghebbenden op basis van maatschappelijk aanvaardbare normen, alsmede institutionele factoren”.
§ 2.2 Vormen van externe verslaggeving De verslaggeving is in essentie een overzicht van plaatsgevonden geldstromen in relatie tot de organisatie doelstelling. Voor NGO’s is de vaststelling van de omvang van het exploitatieresultaat, waaronder tekorten en overschotten per project, het belangrijkste. Hierbij worden uitgaven en ontvangsten zodanig gepresenteerd, dat exploitatie -overschotten en tekorten doorgeschoven kunnen worden naar een ander periode. Voorbeeld 1. Het betalen van een auto verzekering in december 2000, is een uitgave in jaar 2000, maar wordt behandeld als kosten voor 2001. Dit betekent dat het bedrag van autoverzekering in jaar 2000 op de balans wordt verwerkt en niet in de resultaten/exploitatierekening, terwijl in jaar 2001 het omgekeerde het geval is.
Echter kan in sommige gevallen het doorschuiven van uitgaven en ontvangsten niet goed toegepast worden, doordat donoren bepaalde eisen stellen aan de verslaggeving. De verslaggeving heeft een verantwoordings- en informatie- functie. De inhoud van verslaggeving is echter nog teveel afgestemd op donoren, terwijl ook anderen in de financiele positie van de NGO geintresseerd zijn. De jaarrekening gaat echter uit van verslaggeving over het verleden, terwijl het echte waardebegrip toekomstgericht is en bepaald wordt door de verdien capaciteit van organisaties. Momenteel zijn er geen regels of wetten die organisaties verplichten begrotingen op te nemen in de externe verslaggeving. Wel zijn er richtlijnen voor sommige Ngo’s die afwijkingen tussen realiteit en begroting in de verslaggeving moeten aangeven (Cordaid, 1999, 11-12).
3
3.
Doelstellingen, inhoud en gebruik van de externe verslaggeving
§ 3.1
Inleiding
De externe verslaggeving is vooral gericht op de gebruiker en heeft als doel. een bijdrage te leveren aan: A. economische beslissingen B. de verantwoording die door het management aan het bestuur wordt afgelegd over de aanwending van de beschikbare middelen en over de uitgevoerde activiteiten, zodat deze een oordeel kan vormen. De inhoud van de te verstrekken informatie kan verdeeld worden in: A. Presentatie van de informatie In dit verband wordt gesproken over, opgenomen posten in de balans en de winst- en verliesrekening1, andere overzichten en informatie in de toelichting B. De kwantificering Hierbij kan worden gedacht aan waarderingsgrondslagen van balansposten, criteria voor toerekening en rechtstreekse vermogensmutaties buiten het resultaat.
§ 3.2 Gebruik van de externe verslaggeving De externe verslaggeving is gericht op de volgende doelgroepen: - donoren - werknemers(organisaties) - fiscus - overheid - wetenschappelijke onderzoekers; - actiegroepen.....etc. NGO’s hebben in het algemeen onvoldoende inzicht in de informatiebehoeften van alle belanghebbenden. De financiële verslaggeving die normaliter jaarlijks plaatsvindt, kan als “general purpose financial reporting” worden betiteld en voorziet in de informatiebehoeften van de meeste belanghebbenden. Speciale financiële overzichten voor bepaalde doelgroepen wordt slechts verstrekt als dat wordt afgedwongen, zoals door de fiscus, of indien de informatiebehoefte zodanig afwijkt dat deze speciale overzichten de kosten rechtvaardigen. Speciale overzichten zijn kostbaar en wordt niet op initiatief van de organisatie opgesteld.
1
Winst en verliesrekening kan ook aangeduid worden als exploitatie- of resultaten -rekening
4
4.
Achtergronden inzake de externe verslaggeving van NGO’s
§ 4.1 Inleiding Ngo’s zijn voor hun functioneren grotendeels afhankelijk van gemeenschapsgelden en donaties. Als gevolg hiervan ontstaat de plicht voor Ngo’s tot het afleggen van financiële verantwoording over de aanwending van beschikbaar gestelde middelen. Een Ngo kan gedefinieerd worden als een organisatie waarvan de doelstelling gelegen is in het leveren van bepaalde goederen of diensten teneinde een zeker maatschappelijk nut te creëren, waarbij de financiering van de activiteiten en de financiële positie randvoorwaarden vormen. Het is nuttig de geformuleerde definitie te beoordelen op basis van het in figuur 1 gemaakt onderscheid tussen op winst en niet op winst gerichte organisaties. Figuur 1:
Onderscheid tussen wel en niet op winst gerichte organisaties niet op winst gerichte organisaties
op winst gerichte organisaties maken van winst
Leveren van goederen en/of diensten
leveren van goederen en/of diensten
Financiële positie en resultaat
doelstelling
middel/voorwaarde
5
§ 4.2 Typologie van Ngo’s Ngo’s kunnen op basis van hun inkomstenbronnen verdeeld worden in: 1. 2. 3. 4.
Ngo’s met eigen opbrengsten zonder subsidies/donaties. Ngo’s met overwegend eigen opbrengsten en daarnaast subsidies/donaties. Ngo’s met overwegend subsidies/donaties en daarnaast eigen opbrengsten. Ngo’s met subsidies/donaties zonder eigen opbrengsten.
Binnen bovenstaande categorieën van Ngo’s is er sprake van een geleidelijke overgang van opbrengstverwervende (1 en 2) naar bestedingsgerichte Ngo’s (3 en 4) en oplopende afhankelijkheid c.q. aflopende onafhankelijkheid van subsidies/donaties.
§ 4.3 Belanghebbenden gekoppeld aan typologie De verschillende belanghebbenden en informatiebehoeften maken dat er verschillen in de externe verslaggeving van de eerder onderscheiden typologie van Ngo’s ontstaan. Hiertoe kan gebruik worden gemaakt van tabel 1. De symbolen in tabel 1 hebben de volgende betekenis: niet of nauwelijks van belang; + enigszins van belang; ++ belangrijk; +++ zeer belangrijk. Tabel 1: Gebruikers en belanghebbenden bij externe verslaggeving gekoppeld aan typologie Gebruikers en belanghebbenden Donateurs Subsidiegevers Overkoepelende Organen Toezichthoudende Organen Werknemers en werknemers organisaties Cliënten Publiek
Ngo’s met uitsluitend eigen opbrengsten +
Ngo’s met overwegend eigen opbrengsten + + +
Ngo’s met overwegend subsidies/donaties + ++ +
Ngo’s met uitsluitend subsidies/donaties
+
++
++
+++
++
++
++
++
++ +
++ +
+ +
+ +
6
++ +++ +
5.
De jaarrekening van NGO’s
5.1
Inleiding
Volgens de wet bestaat de jaarverslaggeving uit de jaarrekeing, het jaarverslag en de ‘overige gegevens’. De jaarrekening omvat de volgende stukken en vormt één geheel. (Bernadette van Leeuwen et al, 1999, 1). - balans - winst- en verliesrekening - de toelichting op deze stukken De NGO jaarrekening dient volgens gangbare maatschappelijke normen inzicht te geven in het vermogen2 en eventuele exploitatie tekorten/overschotten van de organisatie. Voor zover de aard van de jaarrekening het toelaat dient ook inzicht te worden verschaft in de solvabiliteit en de liquiditeit (Bernadette van Leeuwen et al, 1999, 48-50). NGO’s dienen een jaarrekening op te (laten) stellen om de volgende redenen: A. De leiding van NGO’s en overige belanghebbenden zullen zich een verantwoord oordeel willen vormen omtrent het vermogen, het resultaat en de solvabiliteit3 en de liquiditeit4 van de NGO; de informatieve functie van de jaarrekening (Piet Vertsegen, 1996, 123-124) B. Het afleggen van verantwoording aan belanghebbenden; de verantwoordingsfunctie van de jaarrekening C. Ten behoeve van de doorlopende accountantscontrole dienen NGO’s derhalve een volledige jaarrekening op te (laten) stellen. § 5.2 Onderscheid economisch - en juridisch eigendom Voor vrijwel alle NGO’s geldt dat zij voor het bereiken van hun doelstelling de beschikking moet hebben over bedrijfsmiddelen zoals kantoorinventaris, transportmiddelen en dergelijke (vaste- en vlottende activa). In geval donaties voor investeringen wordt verkregen van de donor Cordaid is, in de overeenkomst tussen de donor en NGO onder meer de volgende bepaling opgenomen: “ De voor dit project beschikbaar gestelde project- middelen (kantoorinventaris, transportmiddelen) blijven vooralsnog eigendom van Cordaid”.
2
Onder vermogen wordt verstaan de financiele- positie en -structuur van de NGO. Dit wordt beoordeeld o.b.v. solvabiliteit en liquiditeit. 3 Solvabiliteit is het exploitatieresultaat (exploitatieoverschotten en stichtingskapitaal) gedeeld door het totaal van de activa. Met andere woorden, solvabiliteit is de verhouding tussen het eigen- en het totale vermogen, het geeft onder andere aan indien de organisatie in staat is haar schulden te betalen of eventuele onvoorziene uitgaven te financieren. 4 De mate waarin een organisatie in staat is aan haar kortlopende verplichtingen te voldoen. Dit wordt verkregen door het totaal van vlottend activa te delen door het totaal van vlottend passiva.
7
Uit genoemde bepaling kan worden afgeleid dat de donor eigenaar (juridisch eigendom) en de NGO bezitter (economisch eigendom) is van de gefinancierde vaste activa. De bezitter of te wel de economisch eigenaar dient deze bedrijfsmiddelen op te nemen in de balans (Bernadette van Leeuwen et al, 1999, 288-292). Het is van groot belang dat NGO’s het risico van verloren gaan van de gefinancierde vaste activa afdekken door het afsluiten van een adequate brand- en diefstal -verzekering. In de balans toelichting dient melding te worden gemaakt van het feit dat het juridisch eigendom van de vaste activa bij Cordaid berust.
§ 5.3 De verwerking van investeringsbijdragenn Investeringsbijdragen zijn subsidies voor de aankoop van een bepaalde materiele vaste activa (investeringen). Deze toerekening wordt meestal afzonderlijk opgenomen in een bijzondere rekening van overlopende passiva; een egalisatierekening (Bernadette van Leeuwen et al, 1999, 308-313). Andere overlopende passiva rekeningen zijn nog te betalen kosten en vooruitontvangen baten of donaties. Omdat wet- noch regelgeving in een afzonderlijke rubriek Egalisatie Investeringsbijdragen of woorden van gelijke strekking voorziet, zal de organisatie dit zelf moeten creeren. Voorbeeld 2. Donor X financiert een project t.w.v. Nf 100.000,-, waarvan Nf 35.000,- gebruikt zal worden voor de aankoop van computers en een terreinwagen, waarvan de levensduur op 5 jaar gesteld is en de restwaarde op nihil. Bij de aankoop wordt een bedrag van Nf 35.000,- zowel aan de debet kant onder matriele vast activa als aan de credit kant onder Egalisatie rekening investeringsbijdragen vermeld. Behalve de normale afschrijvingen op de matriele vaste activa van Nf 7.000,- per jaar dient ook de waarde van de investeringsdonatie verminderd te worden. Na 1 jaar boekt men Afschrijving investeringen (creditkant van de balans) Aan afschrijvingskosten investeringen (debetkant in de resultatenrekening) en Afschrijving investeringsbijdragen (wordt als baten in de resultatenrekening gepresenteerd) Aan investeringsbijdragen (creditkant van de balans)
Bij toepassing van een egalisatierekening investeringsbijdragen worden de volgende richtlijnen in acht genomen (Bernadette van Leeuwen et al, 1999, 165-166): - de egalisatierekening investeringsbijdragen wordt aan de creditkant van de balans opgenomen tussen de rubrieken eigen vermogen en voorzieningen en mag niet onder deze rubrieken worden gerangschikt. Met deze verwerking wordt uitdrukking wordt gegeven aan de theoretische terugbetalingsplicht van investeringsbijdragen. - In de jaarrekening dient naast de aard van verkrijging van investeringsbijdragen, ook de wijze van verwerking en omvang van de investeringsbijdragen en het systeem van toerekening aan opvolgende verslagjaren, te worden vermeld. - Uit de jaarrekening dient te blijken - de in een verslagjaar ontvangen investeringsbijdragen - de afname van het gesubsidieerd bedrag in de materiele vaste activa - Bij berekening van de afschrijvingen wordt rekening gehouden met de afname van het gesubsidieerd bedrag in de materiele vaste activa, deze saldering dient uit de jaarrekening te blijken
8
Via een egalisatie-rekening wordt de investeringsbijdragen ten gunste van de exploitatierekening van NGO’s gebracht naarmate de economische gebruiksduur van het object verstrijkt.
§ 5.4 De verwerking van exploitatiebijdragen Exploitatiebijdragen zijn subsidies voor uitgaven die in het jaar van besteding als kosten worden beschouwd (Bernadette van Leeuwen et al, 1999, 308-309). Nog van de donor te ontvangen exploitatiebijdragen die betrekking hebben op het onderhavig verslagjaar worden op de balans van NGO’s opgenomen als een transitorische post onder het hoofd overige vorderingen. In het geval van niet terechte toekenning van de exploitatiebijdrage aan NGO’s, behoeft in het algemeen geen rekening te worden gehouden met terugbetalingsverplichtingen inzake ontvangen exploitatiebijdragen. Voorbeeld 3. Een organisatie ontvangt van donor X Nf 100.000,-, waarvan Nf 35.000,- gebruikt wordt voor de aankoop van computers en een terreinwagen, Nf 60.000,- voor exploitatiekosten, waaronder huur-, kantoor- en personeelskosten. Aan het eind van de 1ste jaar blijft Nf 5.000,- over. Het bedrag wordt verdeeld over de posten: Overmakingen Nf 100.000,Egalisatierekening Investeringsbijdragen Nf 35.000,Exploitatiebijdragen5 Nf 60.000,Exploitatieoverschot Nf 5.000,-
(balans credit) (resultatenrekening credit, onder Baten) (balans credit)
Ten aanzien van toerekening van exploitatiebijdragen aan de exploitatie-rekening zijn uit het oogpunt van de externe verslaggeving meerdere methoden mogelijk (Bernadette van Leeuwen et al, 1999, 64-67). De ene toerekeningsmethode is gestoeld op het realisatie beginsel, waarbij exploitatiebijdragen volledig in de exploitatie-rekening van NGO’s worden verantwoord in het jaar van ontvangst. Een nadeel van het realisatie beginsel is dat er van jaar tot jaar grote schommelingen kunnen optreden in het exploitatie-resultaat, doordat kosten in een later verslagjaar plaatsvinden dan de daarop betrekking hebbende exploitatiebijdragen. Hierdoor kan in het ene verslagjaar een omvangrijk positief exploitatie- resultaat ontstaan, terwijl het volgend verslagjaar een omvangrijk negatief exploitatie-resultaat te zien geeft. Verder uitwerking van voorbeeld 3a. Indien de organisatie bij toepassing van het realisatiebeginsel nog Nf 4.500,- moet betalen aan autoverzekeringskosten en het niet opneemt als kosten betekent dit: - dat de werkelijke kosten Nf 4.500,- hoger liggen; met andere woorden de exploitatiekosten zijn in werkelijkheid Nf 64.500,-, terwijl bij toepassing van het realisatiebeginsel de exploitatiekosten Nf 60.000,bedragen. - De exploitatieoverschot in werkelijkheid Nf 500,- bedraagt, i.p.v. Nf 5.000,-
Een andere toerekeningsmethode is gestoeld op het matching beginsel, waarbij de door NGO’s ontvangen exploitatiebijdragen zoveel als mogelijk bij de daarop betrekking hebbende 5 Exploitatiebijdragen zijn alle gemaakte kosten (geen uitgaven), uitgezonderd de afschrijvingskosten. Met de afschrijvingskosten wordt rekening gehouden bij de verwerking van de investeringsbijdragen
9
kosten worden geplaatst. Het voordeel hiervan is een gelijkmatig verloop van het exploitatieresultaat van verslagjaar tot verslagjaar plaatsvindt. Ontvangen exploitatiebijdragen die in relatie tot kosten van het verslagjaar niet gematched kunnen worden, worden onder het hoofd vooruit ontvangen exploitatiebijdragen aan de creditzijde van balans geplaatst (zie bovenstaand voorbeeld). Welk beginsel de voorkeur geniet is een aspect van jaarrekeningbeleid, waarbij efficiency, rationaliteit en strategie mede-bepalend zijn. In de toelichting op de exploitatie-rekening van NGO’s dient het volgende te worden vermeld: A. Aard van verkregen exploitatiebijdragen; B. Wijze waarop exploitatiebijdragen in de jaarrekening zijn verwerkt; C. Omvang van verwerkte exploitatiebijdragen, indien deze vermelding bijdraagt tot het inzicht dat de jaarrekening geeft.
§ 5.4 Een fictieve NGO jaarrekening In deze paragraaf besteed ik achtereenvolgens aandacht aan de volgende onderdelen van een fictieve NGO jaarrekening over het verslagjaar 1998, te weten: 1. De balans 2. De exploitatie-rekening 3. De toelichting op de balans en exploitatie-rekening
Ad 1. BALANS PER 31 DECEMBER 1998
10
31-12-1998 Nf
ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Inventaris Transportmiddel
30.000,35.000,-
Sub-totaal
65.000,-
VLOTTENDE ACTIVA Vordering Transitoria Liquide middelen
3.000,6.000,26.000,-
Sub-totaal
35.000,-
TOTAAL GENERAAL
100.000,-
PASSIVA EGALISATIEREKENING INVESTERINGSBIJDRAGENN
65.000,-
Sub-totaal
65.000,-
SCHULDEN OP KORTE TERMIJN Crediteuren Transitoria
3.000,32.000,-
Sub-totaal
35.000,-
TOTAAL GENERAAL
100.000,-
Ad 2. EXPLOITATIE-REKENING OVER DE PERIODE 1 APRIL 1998 TOT EN MET
11
31 DECEMBER 1998 1998 Nf BATEN Exploitatiebijdragen van Cordaid Afschrijving investeringsbijdragenn
45.000,-
TOTAAL BATEN (a)
55.000,-
10.000,-
LASTEN Personeelskosten Afschrijvingen Algemene kosten Administratie- en Communicatiekosten Huisvestingskosten Advieskosten Reiskosten
20.000,10.000,9.000,8.000,3.000,3.000,2.000,-
TOTAAL LASTEN (b)
55.000,-
EXPLOITATIE-RESULTAAT (a-b)
-,-
FINANCIELE BATEN Rente baten Koerswinst
1.000,1.000,-
JAARRESULTAAT
2.000,-
Ad 3. TOELICHTING OP DE BALANS EN DE EXPLOITATIE-REKENING
1. Doel van de organisatie De NGO “XYZ” is opgericht in 1998 en verricht vooral ontwikkelingwerk ten behoeve van donor organisaties en hun projectpartners in Suriname. In 1998 is NGO “XYZ” uitsluitend belast geweest met de uitvoering van het door de donor organisatie Cordaid, gevestigd te Den Haag in Nederland, goedgekeurd en volledig gefinancierd project C100/1000, inhoudende de versterking van ontwikkelingsinitiatieven. NGO “XYZ” streeft de volgende doelstellingen na: (opsomming van de doelstellingen conform de statuten van NGO “XYZ”). 2. Boekjaar en Verslaggevingsvaluta Het eerste boekjaar loopt van 1 april 1998 tot en met 31 december 1998. De verslaggeving vindt plaats in Nederlandse guldens.
3. Waarderingsgrondslagen
12
De kantoorinventaris en het transportmiddel zijn gewaardeerd tegen verkrijgingsprijs minus lineaire afschrijvingen. De afschrijvingstermijn voor zowel de kantoorinventaris als het transportmiddel bedraagt 5 jaren. Er wordt bij de afschrijving geen rekening gehouden met de residuwaarde. De vorderingen en de transitoria zijn opgenomen tegen nominale waarde. De liquide middelen zijn opgenomen tegen nominale waarde. Bij de omrekening van het in Surinaamse guldens (Sf) luidende banksaldo per 31 december 1998 in Nederlandse guldens (Nf) is als omrekeningskoers gehanteerd Sf ....= Nf 1,-. Bij de omrekening van het in U.S. dollars ($) luidende banksaldo per 31 december 1998 in Nederlandse guldens is als omrekeningskoers gehanteerd $....= Nf 1,-. De vermelde omrekeningskoersen per 31 december 1998 zijn afkomstig van de officieel erkende geldhandelaren, te weten de “Cambio’s”. Omrekeningsverschillen als gevolg van de herleiding van U.S. dollars en Surinaamse guldens naar Nederlandse guldens zijn per 31 december 1998 als koerswinst opgenomen onder de financiële baten. De waarderingsgrondslagen ter bepaling van het resultaat zijn gelijk aan die welke in de balans worden toegepast. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Het koersresultaat op transacties bedraagt nihil, omdat elke transactie in Sf en $ is verwerkt tegen de koers op de transactiedatum.
4. Balans ACTIVA MATERIELE VASTE ACTIVA
Nf 65.000,-
Het verloop van de materiële vaste activa in het boekjaar 1998 kan als volgt worden weergegeven. Omschrijving Termijn Afschr.wijze Aansch.waarde Afschr.1998 Boekwaarde 31-12-1998 Nf Nf Nf Inventaris Transport
5 jaar 5 jaar
lineair lineair
Totaal materiële vaste activa
33.000,42.000,-
3.000,7.000,-
30.000,35.000,-
75.000,-
10.000,-
65.000,-
VLOTTENDE ACTIVA VORDERING
Nf 3.000,-
Het betreft een vordering op de debiteur A wegens ....... TRANSITORIA
Nf 6.000,-
Dit bedrag bestaat uit de volgende posten: - vooruitbetaalde autoverzekering 1999 Nf 1.500,- vooruitbetaalde ........................ 1999 - 4.500,Totaal
Nf 6.000,-
LIQUIDE MIDDELEN
Nf 26.000,-
13
Dit bedrag is als volgt opgebouwd: - Kas - Saldo HAKRIN Bank sf-rekening - Saldo HAKRIN Bank U$-rekening - Saldo HAKRIN Bank Nf-rekening
Nf 500,- 1.500,- 20.000,- 4.000,-
Totaal
Nf 26.000,-
PASSIVA EGALISATIEREKENING INVESTERINGSBIJDRAGENN
Nf 65.000,-
Het verloop van deze post is als volgt: Ontvangen investeringsbijdragen van Cordaid Afschrijving ten gunste van de exploitatie
Nf 75.000,- 10.000,-
Saldo
Nf 65.000,-
De egalisatierekening omvat de investeringsbijdragen, die ontvangen zijn van Cordaid ten behoeve van alle investeringen in de materiële vaste activa. De bijdragen worden in dezelfde verhouding als de afschrijving op de materiële vaste activa toegerekend aan de perioden waarin de afschrijving op die activa wordt verwerkt. SCHULDEN OP KORTE TERMIJN CREDITEUREN
Nf 3.000,-
Deze post bestaat uit: - energienota december 1998 - telefoonnota december 1998 - crediteur B
Nf 300,200,- 2.500,-
Totaal
Nf 3.000,-
TRANSITORIA
Nf 32.000,-
Onder de transitoria zijn de volgende posten opgenomen: - Vooruitontvangen bijdragen van Cordaid - Rente toevoeging aan bijdragen Cordaid - Toevoeging koerswinst vreemde valuta aan bijdragen Cordaid
Nf 25.000,-* - 1.000,-
Totaal rekening-courant Cordaid - Accountants- en advieskosten Totaal
Nf 27.000,- 5.000,Nf 32.000,-
1.000,-
*In 1998 is een bedrag van nf 70.000,- aan exploitatiebijdragen ontvangen van Cordaid, waarvan nf. 45.000,ten gunste van de exploitatie-rekening is geboekt.
5. Exploitatie-rekening
14
BATEN EXPLOITATIEBIJDRAGEN CORDAID
Nf 45.000,-
De exploitatiebijdragen ontvangen van Cordaid zijn als baten in de exploitatie-rekening verantwoord al naar gelang zich in het boekjaar lasten hebben voorgedaan die gedekt zijn door de ontvangen exploitatiebijdragen. In totaal is in 1998 een bedrag van nf 70.000,- van Cordaid ontvangen aan exploitatiebijdragen, waarvan een bedrag van nf 25.000,- als vooruitontvangen is verwerkt. Afschrijving Investeringsbijdragenn
Nf 10.000,-
Dit bedrag is gelijk aan het verantwoorde bedrag wegens afschrijvingen op de materiële vaste activa, vanwege de gelijkheid tussen de bedragen op basis waarvan wordt afgeschreven, de afschrijvingswijze en de afschrijvingstermijn.
LASTEN Afschrijvingen
Nf 10.000,-
Nader te specificeren in: - Afschrijving Inventaris - Afschrijving Transportmiddel
Nf 3.000,- 7.000,-
Totaal
Nf 10.000,-
6.
Samenvatting
15
Het onderhavig rapport dient ingevolge de opdracht bij te dragen tot een beter begrip van en een beter inzicht in de externe verslaggeving bij Niet Gouvernementele Organisaties (NGO’s). In hoofdstuk onder meer het volgende naar voren gekomen: 1. Externe verslaggeving is informatieverstrekking door organisaties ten behoeve van belanghebbenden en belangstellenden buiten de organisatie; 2. De inhoud van de verslaggeving is nog teveel afgestemd op vermogensverschaffers, terwijl er ook andere groepen van gebruikers zijn. Bovendien wordt er nog te weining toekomstgerichte informatie in de externe verslaggeving opgenomen. In hoofdstuk 3 zijn de doelstellingen, inhoud en het gebruik van de externe verslaggeving aan de orde gekomen. De doelstellingen zijn, het leveren van een bijdrage aan economische beslissingen van belanghebbenden en het afleggen van verantwoording door het management aan het bestuur van een organisatie. Dit wordt nader geconcretiseerd met de vraag voor welke gebruikers de externe verslaggeving is bedoeld. In hoofdstuk 4 zijn de achtergronden van externe verslaggeving en een viertal categorieën van Ngo’s aan de orde gekomen. Gebleken is dat het voor de externe verslaggeving wel degelijk uitmaakt of de Ngo in de juiste categorie wordt ingedeeld. De jaarrekening van NGO’s is in hoofdstuk 5 behandeld, waarbij het volgende is gebleken: 1. De vraag of NGO’s wel of niet een jaarrekening moeten opstellen is bevestigend beantwoord; 2. Het economisch eigendom is de basis voor de activeringsplicht van vaste activa van NGO’s; 3. Het verdient voorkeur ontvangen investeringsbijdragenn op te nemen aan de creditzijde van de balans onder de rubriek Egalisatierekening Investeringsbijdragen, waarmee uitdrukking wordt gegeven aan de theoretische terugbetalingsplicht aan de donor 4. Het is gebruikelijk dat ten aanzien van de toerekening van exploitatiebijdragen aan het verslagjaar het realisatie beginsel wordt toegepast, terwijl bij gesubsidieerde organisaties het matching beginsel wordt toegepast. Welk beginsel de voorkeur geniet is een aspect van jaarrekeningbeleid. In hoofdstuk 5 is aandacht besteed aan de bespreking van een fictieve jaarrekening van een NGO.
16
6.
Het financieel rapport van NGO’s
6.1
Inleiding
17
De behandeling van het financieel rapport zal plaatsvinden aan de hand van de “handleiding rapportage” van Cordaid. De bespreking van deze overzichten zal gepaard gaan met een nadere toelichting op het aan de orde zijnde overzicht. § 6.2 Aspecten van het financieel rapport In de “handleiding rapportage” is door de donor aangegeven op welke wijze NGO’s dienen te rapporteren aan CORDAID. Uit de toelichting kan onder meer het volgende worden afgeleid: “Inzicht in de voortgang van projecten verhoogt de kans op succes, waarbij projectrapportages een belangrijk instrument zijn voor het volgen, bijsturen en beoordelen van projecten, zowel voor de partners als voor Cordaid. Uniformiteit en duidelijkheid van deze rapportages op het goedgekeurde projectvoorstel kunnen een bijdrage vormen aan verhoging van de rapportagekwaliteit. Daarom heeft Cordaid naast een “handleiding inhoudelijke en financiële rapportage”, waarin een audit protocol voor de externe accountants is opgenomen ook een “handleiding projectaanvraag” voor nieuwe projectaanvragen opgesteld. De additionele informatieverstrekking door NGO’s aan Cordaid op grond van de “handleiding rapportage” kan een bepaalde belanghebbende boven andere bevoorrechten. In het algemeen zal meer informatie verschaft moeten worden naarmate de financierder een groter risico loopt. Overigens ben ik van mening dat de additionele informatie die Cordaid van NGO’s vraagt op grond van de “handleiding rapportage” in overeenstemming is met richtlijnen zoals die vervat zijn in het eerder in § 4.7 (zie pagina 10) aangehaalde concept statement 4 van de Financial Accounting Standards Board (FASB). § 6.3 Richtlijnen financiële rapportage De omvang van de externe verslaggeving aan Cordaid dient verband te houden met de (financiële) omvang van het project waarover verslag wordt gedaan. NGO’s dienen per gefinancierd project en verslagperiode een financieel rapport op te stellen. Daarbij dienen NGO’s de volgende richtlijnen ten aanzien van de externe verslaggeving in acht te nemen: 1. De NGO maakt de rapportage (inhoudelijk en financieel), de accountant controleert de rapportage en geeft een accountantsverklaring af; dit laatste geldt niet voor goedgekeurde projecten met een totaal budget kleiner dan 350.000 Nederlandse guldens. 2. De financiële rapportage dient aan te sluiten op de inhoudelijke rapportage; 3. De periode en valuta van de rapportage dienen duidelijk aangegeven te worden; 4. Er dienen vergelijkende cijfers met het vorig jaar opgenomen te worden; 5. De financiële rapportage dient gedateerd en ondertekend te worden door de projectverantwoordelijke en contractant.
Voorts maakt Cordaid ten aanzien van financiële rapportages een onderscheid tussen projecten met een committering van minder en meer dan één miljoen Nederlandse guldens. Voor goedgekeurde projecten met een totaal budget van minder dan één miljoen Nederlandse guldens gelden dienen aan Cordaid de volgende overzichten gemaakt en overlegt te worden.
18
1. Een exploitatieoverzicht, dat wil zeggen een overzicht van ontvangen donaties onder vermelding van donornaam, het bedrag en verantwoording van de uitgaven, in vergelijking met de goedgekeurde begroting; 2. Een verklaring van belangrijke afwijkingen tussen werkelijke ontvangsten en bestedingen ten opzichte van de begroting. Onder belangrijke afwijkingen wordt in dit verband verstaan over- of onderschrijding van minstens 20 %; 3. Een liquiditeitsoverzicht; 4. Een prognose van de uitgaven en inkomsten voor de volgende verslagperiode; 5. Een gespecificeerd overzicht van ontvangen donorgelden en omwisselingen; 6. Een overzicht van project-uitgaven betaald door Cordaid; 7. Een overzicht van de investeringen en desinvesteringen. In geval van goedgekeurde projecten met een totaal budget van meer dan één miljoen Nederlandse guldens dient de NGO met betrekking tot de financiële rapportage aan Cordaid de volgende richtlijnen in acht te nemen. De NGO presenteert een projectafrekening en een jaarrekening bestaande uit: 1. Een balans met daarin een onderscheid in algemene- en specifieke gelden, een detaillering van de activa en passiva en mutaties in roulerende fondsen; 2. Een exploitatie-rekening, waarin de omschrijving van rekeningen overeen dient te komen met het ingediend budget bij CORDAID . Tevens bevat het een analyse en toelichting van verschillen tussen het goedgekeurde budget en de realisatie, specificatie van inkomsten, specificatie van donaties (naam donor en bedrag), terwijl onvoorziene uitgaven en inkomsten toegelicht worden. 3. Eventueel een cash flow overzicht. § 6.4
Het rapportagemodel
Bij de bespreking van het rapportagemodel ten behoeve van de externe verslaggeving van NGO’s aan Cordaid, beperk ik mij tot het model voor goedgekeurde projecten met een budget van minder dan één miljoen Nederlandse guldens. Het te bespreken en toe te lichten rapportagemodel bestaat uit de volgende overzichten: 1. Het samenvattend overzicht; 2. Het exploitatieoverzicht; 3. Het overzicht inzake de prognose van uitgaven en inkomsten voor de komende periode; 4. Het liquiditeitsoverzicht; 5. Het overzicht van ontvangen remises van Cordaid en de omwisselingen; 6. Het overzicht van uitgaven voor het project betaald door Cordaid; 7. Het overzicht van de investeringen en de desinvesteringen.
Het samenvattend overzicht ziet er als volgt uit. Projectnummer: Organisatie: Land: Periode:
19
Valuta: Aanwezig ja/nee Inhoudsopgave: 1. Exploitatieoverzicht 2. Prognose uitgaven/inkomsten 3. Liquiditeitsoverzicht 4. Overzicht ontvangen remises Cordaid en omwisselingen 5. Overzicht uitgaven project betaald door Cordaid 6. Overzicht investeringen/desinvesteringen A) A) Indien van toepassing en relevant. Kerncijfers: Bedrag Budget 19xx in valuta Realisatie 19xx in valuta Uitputtingspercentage 19xx Totaal budget in valuta Bestedingen tot en met periode Restant budget in valuta Saldo liquide middelen Naam projectverantwoordelijke en contractant Datum Handtekening
a b a-b
Toelichting op het samenvattend overzicht. Het samenvattend overzicht bestaat uit de volgende vier onderdelen: a) Een aantal algemene gegevens het project betreffende; b) De inhoudsopgave van het financieel rapport over de verslagperiode; c) Een aantal kerncijfers ten aanzien van het project; d) De naam van de projectverantwoordelijke en contractant evenals de datering en ondertekening van het financieel rapport. Met betrekking tot de kerncijfers dienen NGO’s in het samenvattend overzicht de volgende informatie te verstrekken aan Cordaid: 1. Het budget, uitgedrukt in verslaggevingsvaluta, dat in de verslagperiode beschikbaar is voor de projectuitvoering. Dit budget kan worden afgeleid uit de overeenkomst tussen de NGO en Cordaid. 2. De realisatie van het budget in de verslagperiode voor uitvoering van het project. Dit bedrag is gelijk aan de door de NGO in verslagperiode ontvangen remises van Cordaid, uitgedrukt in verslaggevingsvaluta, voor projectuitvoering. 3. Het uitputtingspercentage van het project in de verslagperiode. Dit percentage is het quotiënt van de realisatie van het budget, zoals vermeld bij 2 en het beschikbaar budget, vermeld bij 1. 4. Het totaal budget in valuta. Dit bedrag is gelijk aan het bij 2 vermeld bedrag. 5. De bestedingen ten behoeve van het project tot en met het einde van de verslagperiode. Dit bedrag kan worden afgeleid uit het overzicht “uitgaven project betaald door Cordaid” en is gelijk aan het bedrag dat vermeld staat bij de omschrijving “direct betaald door Cordaid”.
20
6. Het restant projectbudget aan het einde van de verslagperiode. Dit bedrag is gelijk aan het verschil tussen de bedragen, zoals vermeld bij 4 en 5. 7. Het saldo van de liquide middelen. Dit bedrag kan worden afgeleid uit het “liquiditeitsoverzicht” en is gelijk aan de totaal saldi, zoals opgenomen bij de omschrijving “saldo einde van de periode”; omgerekend naar de verslaggevingsvaluta tegen de omrekeningskoers per einde van de verslagperiode. Met betrekking tot de naam van projectverantwoordelijke en contractant alsmede de datering en ondertekening van het samenvattend overzicht over de verslagperiode kan het volgende worden opgemerkt: ¾ De naam van de projectverantwoordelijke en contractant. In de hoedanigheid van projectverantwoordelijke en contractant treden mijns inziens op zowel de NGO als zodanig als degene die namens de NGO de overeenkomst met Cordaid betreffende de uitvoering van het project hebben ondertekend. ¾ De datum. De hier vermelde datum is die van het financieel rapport als geheel betreffende het relevante project over de verslagperiode. ¾ De handtekening. Hier dient de handtekening te worden vermeld van de persoon die namens de NGO optreedt als projectverantwoordelijke respectievelijk als contractant.
Tabel 2: Exploitatieoverzicht Projectnummer: Organisatie: Land: Periode: Budget 19xx in valuta: Valuta:
Omschrij ving*
Uitgaven/ inkomsten in periode
Uitgaven/ inkomsten t/m periode
Jaarbudget
Kosten Personele lasten Reisen verblijfskosten Exploitatie kosten
21
Restant jaarbudget
Uitputtings percentage
Realisatie jaar x-1
Investeringskosten Activiteitenkosten Overdrachtmiddelen Specifieke kosten Onvoorzien Totaal kosten Inkomsten Financie ringsorganisaties Lokale/nationale overheden Eigen bijdrage Overige inkomsten Totaal inkomsten Eigen bijdrage natura
in
Toelichting op afwijkingen ten opzichte van de begroting: *Omschrijving dient overeen te komen met de ingediende begroting.
Toelichting op het exploitatieoverzicht. Het exploitatieoverzicht per goedgekeurd project bestaat uit de volgende drie sub-overzichten: 1. Een overzicht van de kosten; 2. Een overzicht van de inkomsten; 3. Een overzicht van de eigen bijdrage in natura. Alle vermelde overzichten dienen opgemaakt te worden naar de volgende gezichtspunten: a) Naar uitgaven/inkomsten in de verslagperiode; b) Naar uitgaven/inkomsten tot en met de verslagperiode; c) Naar het jaarbudget; d) Naar het restant budget; e) Naar de gerealiseerde uitgaven/inkomsten in de voorafgaande verslagperiode. Met betrekking tot het kostenoverzicht valt op dat investeringen als kosten moeten worden verantwoord in het financieel rapport naar Cordaid. Het gaat hierbij om investeringen in materiële vaste activa, zoals kantoorinventaris en transportmiddelen, en om investeringen in vlottende activa zoals voorraden. In het kader van de verslaggeving middels de jaarrekening worden de investeringen in materiële vaste activa en vlottende activa geactiveerd op de balans en vervolgens ten laste van de exploitatie-rekening jaarlijks afgeschreven rekening houdend met economische gebruiksduur en geschatte restwaarde. Hier treedt derhalve een verschil op tussen de externe verslaggeving van NGO’s middels het Cordaid financieel rapport en de jaarrekening. Met betrekking tot het overzicht van de eigen bijdrage in natura wordt opgemerkt dat het hier gaat om: 1. De inbreng in natura van arbeid, kennis en materiële zaken vanuit de NGO 2. De inbreng in natura van arbeid, kennis en materiële zaken van derden door tussenkomst van de NGO.
22
Het vraagstuk van waardering in geld van de eigen bijdrage in natura zal in dit rapport niet worden besproken. Afwijkingen van minimaal 20 % tussen realisatie en begroting dienen in een afzonderlijk paragraaf toegelicht te worden.
Tabel 3:
Prognose uitgaven/inkomsten voor de komende periode
Projectnummer: Organisatie: Land: Periode: Budget 19xx in valuta: Valuta: Omschrijving*
Werkelijke uitgaven/ inkomsten t/m periode
Prognose uitgaven/ Inkomsten komende periode
Oorspronkelij- ke begroting komende periode
Afwijking
Kosten Personele lasten Reis- en verblijfskosten Exploitatiekos- ten Investeringskos- ten Activiteitenkos- ten Overdracht middelen Specifieke kosten Onvoorzien Totaal kosten Inkomsten Financieringsorganisaties Lokale/nationale overheden Eigen bijdrage Overige Inkomsten Totaal inkomsten Eigen bijdrage natura
in
Toelichting afwijking begroting versus prognose: *Omschrijving dient in ieder geval overeen te komen met de ingediende begroting
Toelichting op de prognose uitgaven/inkomsten voor de komende periode. Het bovenstaand bestaat uit drie sub-overzichten, te weten: A. Een overzicht van kosten; B. Een overzicht van inkomsten; C. Een overzicht van eigen bijdrage in natura. Het gaat in tabel 4 om het overzichtelijk weergeven van kosten en inkomsten naar de: ¾ werkelijke uitgaven/inkomsten tot en met de verslagperiode;
23
¾ prognose van uitgaven/inkomsten voor de komende verslagperiode; ¾ oorspronkelijke begroting voor de komende verslagperiode. NGO’s mogen bij de prognose van de uitgaven en inkomsten voor komende verslagperiode afwijken van de oorspronkelijke begroting, mits deze afwijking op goede gronden berust.
Tabel 4:
Liquiditeitsoverzicht
Projectnummer: Organisatie: Land: Periode: Valuta: Omschrijving
Vreemde Valuta bedrag
Vreemde Valuta bedrag
Lokale Valuta bedrag
Saldo vorige periode: Kas* Bank* Ontvangen van donoren: Naam Naam Omwisselingen Overige ontvangsten: Interest Eigen bijdrage Uitgaven Saldo eind periode: Kas Bank Totaal eind periode *detailleren
van
de
van
de
Toelichting op het liquiditeitsoverzicht. Het liquiditeitsoverzicht geeft het verloop weer van liquide middelen van de NGO per valutasoort en project gedurende de verslagperiode. Het verloop kan in formulevorm als volgt worden weergegeven: Saldo eind van de verslagperiode = Saldo vorige verslagperiode + Ontvangen van donoren gedurende de huidige verslagperiode + Overige ontvangsten gedurende de huidige verslag- periode +/-
24
Omwisselingen gedurende de huidige verslagperiode – Uitgaven gedurende de huidige verslagperiode.
Het liquiditeitsoverzicht bestaat uit de volgende deeloverzichten: A. Het saldo van de liquide middelen aan het eind van de vorige verslagperiode. Dit saldo dient gelijk te zijn aan het “saldo eind van de periode”, zoals vermeld in het liquiditeitsoverzicht van de voorafgaande verslagperiode. De juistheid en de volledigheid van dit saldo kan worden vastgesteld met behulp van de bankdagafschriften en met behulp van kasboek. B. De ontvangsten van donoren gedurende de huidige verslagperiode. Deze bedragen dienen voor wat Cordaid betreft gelijk te zijn aan, die opgenomen in het overzicht “ontvangen remises Cordaid” en kan worden vastgesteld met behulp van de relevante correspondentie tussen de NGO en Cordaid en relevante dagafschriften van de bank. C. De overige ontvangsten gedurende de huidige verslagperiode. Van de bank ontvangen interest gedurende de verslagperiode, kan juistheid, volledigheid en tijdigheid worden vastgesteld aan de hand van relevante dagafschriften. Indien sprake is van door de NGO aan derden uitgeleende gelden, kan de ontvangen rente worden vastgesteld met behulp van de leningsovereenkomst en relevante bescheiden betreffende de betaling van leningsrente door derden. D. De omwisselingen gedurende huidige verslagperiode. De juistheid, volledigheid en tijdigheid van verantwoorde omwisselingen kan worden vastgesteld met behulp van relevante dagafschriften van de bank, registraties in het kasboek en het verloop van de grootboekrekening “Kruisposten geldverkeer”. E. De uitgaven gedurende de huidige verslagperiode. De juistheid en rechtmatigheid van deze bedragen kan worden vastgesteld met behulp van mutaties en registraties op dagafschriften, registraties in het kasboek en de daarbij behorende bescheiden. Ten behoeve van het opstellen van het liquiditeitsoverzicht moeten ontvangsten en uitgaven die gedurende de verslaggevingsperiode zijn gedaan via bank en kas gespecificeerd worden naar valutasoort. Realisatie van dit laatste kan geschieden door bij het vastleggen van ontvangsten en uitgaven per project middels de dagboeken Bank en Kas op het invoertransactieformulier zowel de vreemde valuta als de verslaggevingsvaluta te vermelden en beide in te boeken. F. Het saldo aan het einde van de huidige verslagperiode. De juistheid en volledigheid van dit saldo kan worden vastgesteld met behulp van dagafschriften van de bank en het kasboek.
Tabel 6:
Overzicht ontvangen remises Cordaid
Projectnummer: Organisatie:
25
Land: Periode: Valuta: Datum
Valuta
Bedrag
Toelichting op het overzicht ontvangen remises Cordaid. Hier kan worden volstaan met de volgende opmerkingen: A. NGO’s dienen van elke overmaking door Cordaid aantekening te houden van het ontvangen bedrag, datum van ontvangst en bestemming van het ontvangen bedrag; B. Het ontvangen bruto bedrag voor aftrek van bank- en overige kosten dient in tabel 6 te worden vermeld; Het verdient voorkeur dit overzicht gedurende de verslagperiode extra-comptabel bij te houden met behulp van bijvoorbeeld een spreadsheet programma.
Tabel 7:
Overzicht van omwisselingen
Projectnummer: Organisatie: Land: Periode: Valuta: Datum
Valuta
Bedrag
Koers
Valuta
Bedrag
Toelichting op het overzicht van omwisselingen. De volgende attentiepunten acht ik bij het overzicht omtrent de omwisselingen van belang: ¾ Van elke omwisseling dienen NGO’s met behulp van deugdelijke en geautoriseerde bewijsstukken de volgende gegevens vast te leggen: de datum van omwisseling, herkomst van het om te wisselen bedrag (bijvoorbeeld Bank of Kas NF, US of SF), het omgewisselde bedrag, gehanteerde omwisselingskoers, het daarvoor in de plaats ontvangen bedrag vóór de aftrek van omwisselingskosten en de bestemming van het omgewisselde bedrag (bijvoorbeeld Bank of Kas NF,US of SF); ¾ Het verdient voorkeur gedurende de verslagperiode extra- comptabel bij te houden met behulp van bijvoorbeeld een spreadsheet programma.
26
Tabel 8:
Overzicht uitgaven project betaald door Cordaid
Projectnummer: Organisatie: Land: Periode: Valuta: Omschrijving
Bedrag
Oorspronkelijke jaarbegroting Af: direct betaald door Cordaid
Bedrag A Bedrag B --------------Bedrag A-B =========
Te besteden door NGO
Toelichting op het overzicht uitgaven project betaald door Cordaid. In dit overzicht gaat het om vermelding van de in de verslagperiode uitsluitend door Cordaid betaalde project-uitgaven. Onder de hier bedoelde project-uitgaven vallen in elk geval de volgende kosten en uitgaven: A. Betaalde exploitatiekosten; B. Investeringsuitgaven in verband met aanschaf van kantoorinventaris, transportmiddelen, voorraden en dergelijke; C. Vooruitbetaalde bedragen.
Tabel 9:
Overzicht investeringen
Projectnummer: Organisatie: Land: Periode: Valuta: Datum
Omschrijving
Bedrag
Toelichting op het overzicht investeringen. In tabel 9 kan volstaan worden met de vermelding van het totaal bedrag per investeringscategorie bijvoorbeeld totaal kantoorinventaris, totaal transportmiddelen en dergelijke. Aangezien NGO’s naar mijn mening niet Omzetbelastingplichtig zijn, dienen gepleegde investeringen inclusief betaalde Omzetbelasting te worden vermeld in tabel 9. De
27
juistheid en volledigheid van de in tabel 9 te vermelden investeringen kan worden vastgesteld met behulp vastgelegde gegevens en de jaarrekening.
Tabel 10:
Overzicht desinvesteringen
Projectnummer: Organisatie: Land: Periode: Valuta: Datum
Omschrijving
Opbrengst- waarde
Oorspronkelij- ke aanschaf- waarde
Datum aanschaf
Toelichting op het overzicht desinvesteringen. Desinvesteringen zijn gepleegde investeringen die geen deel meer uitmaken van de bedrijfsvoering van het desbetreffend project per verslaggevingsdatum en kan door verkoop, buiten- gebruikstelling, brand, diefstal en dergelijke plaatsvinden. De opbrengstwaarde kan in geval van verkoop worden afgeleid van de verkoopopbrengst of verzekeringsuitkering in geval van brand of diefstal. De oorspronkelijke aanschafwaarde en datum van aanschaf kunnen worden achterhaald met behulp van de leveranciersfactuur.
7.
Samenvatting
In de inleiding heb ik aangegeven dat het onderhavig rapport ingevolge de opdracht moet bijdragen tot een beter begrip van en een beter inzicht in de externe verslaggeving bij Niet Gouvernementele Organisaties ( NGO’s). In hoofdstuk 2 heb ik aandacht besteed aan het vakgebied van de externe verslaggeving. Daarbij is onder meer het volgende naar voren gekomen: 3. Externe verslaggeving is informatieverstrekking door organisaties ten behoeve van belanghebbenden en belangstellenden buiten de organisatie;
28
4. De verslaggeving kan worden onderscheiden in verslaggeving in de overheids- en particuliere sector; de verslaggeving in de particuliere sector is in te delen in winst en niet winst strefende organisaties (Ngo’s); 5. De inhoud van de verslaggeving is nog teveel afgestemd op vermogensverschaffers, terwijl er ook andere groepen van gebruikers zijn. Bovendien wordt er nog te weining toekomstgerichte informatie in de externe verslaggeving opgenomen. In hoofdstuk 3 ben ik stil gestaan bij de doelstellingen, inhoud en het gebruik van de externe verslaggeving. De doelstellingen zijn, het leveren van een bijdrage aan economische beslissingen van belanghebbenden en het afleggen van verantwoording door het management aan de eigenaren van een organisatie. Dit wordt nader geconcretiseerd met de vraag voor welke gebruikers de externe verslaggeving is bedoeld. In hoofdstuk 4 zijn de achtergronden van externe verslaggeving en een viertal categorieën van Ngo’s aan de orde gekomen. Er zijn daarbij van Ngo’s onderscheiden. Gebleken is dat het voor de externe verslaggeving wel degelijk uitmaakt of de Ngo in de juiste categorie wordt ingedeeld. De jaarrekening van NGO’s heb ik in hoofdstuk 5 behandeld, waarbij het volgende is gebleken: 5. De vraag of NGO’s wel of niet een jaarrekening moeten opstellen is bevestigend beantwoord; 6. Het economisch eigendom is de basis voor de activeringsplicht van vaste activa van NGO’s; 7. Het verdient voorkeur ontvangen investeringsbijdragenn op te nemen aan de creditzijde van de balans onder een aparte rubriek Egalisatierekening Investeringsbijdragenn, waarmee uitdrukking wordt gegeven aan de theoretische terugbetalingsplicht aan Cordaid; 8. Het is gebruikelijk dat ten aanzien van de toerekening van exploitatiebijdragen aan het verslagjaar het realisatie beginsel wordt toegepast, terwijl bij gesubsidieerde organisaties het matching beginsel wordt toegepast. Welk beginsel de voorkeur geniet is een aspect van jaarrekeningbeleid. In hoofdstuk 5 heb ik tevens aandacht besteed aan de bespreking van een fictieve jaarrekening van een NGO. Het financieel rapport van NGO’s komt in hoofdstuk 6 uitgebreid aan de orde. Uitgangspunt is de “handleiding rapportage” van de donor-organisatie Cordaid, dat met ingang van 1 januari 1998 van toepassing is op de externe verslaggeving van NGO’s. De bespreking is beperkt gebleven tot het model zoals dat van toepassing is voor projecten met een totaal budget dat minder dan één miljoen Nederlandse guldens. Het besproken rapportagemodel bestaat uit de volgende overzichten: 1. Het samenvattend overzicht; 2. Het exploitatieoverzicht; 3. Het overzicht inzake de prognose van uitgaven en inkomsten voor de komende periode; 4. Het liquiditeitsoverzicht; 5. Het overzicht van ontvangen remises van Cordaid en de omwisselingen; 6. Het overzicht van uitgaven voor het project betaald door Cordaid; 7. Het overzicht van de investeringen en de desinvesteringen.
29
Tenslotte kan uit de bespreking van het rapportagemodel in hoofdstuk 6 worden afgeleid dat een correcte invulling van daarbij behorende overzichten niet goed mogelijk is zonder een aanvullende toelichting op informatie die van NGO’s wordt gevraagd in desbetreffende overzichten.
30
