RAAMOVEREENKOMST Collectieve surveillance bedrijventerreinen vallend onder Stichting Arnhemse Bedrijventerreinen
De ondergetekenden: Stichting Arnhemse Bedrijventerreinen (StAB) hierna te noemen de stichting, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer R.J. Hengeveld voorzitter van het bestuur en de heer B. van Alten, bestuurslid namens de PPS Collectieve Surveillance en Securitas Beveiliging B.V., gevestigd te Arnhem, Mercatorweg 28, 6827 DC, hierna te noemen de beveiligingsorganisatie, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J. van Haastrecht, Area Manager Zuid Nederland
definities/begrippen 1. Gebruikers: alle op de betrokken bedrijventerreinen gevestigde bedrijven. 2. Deelnemers: de bedrijven die aan collectieve surveillance deelnemen door middel van een deelovereenkomst met de beveiligingsorganisatie. 3. PPS Collectieve Surveillance: Publiek Private Samenwerkingorganisatie van de stichting op het gebied van beveiliging/veiligheid. 4. Raamovereenkomst: overeenkomst tussen de stichting en de beveiligingsorganisatie. 5. Deelovereenkomst: overeenkomst tussen de beveiligingsorganisatie en een deelnemer en vallend onder de raamovereenkomst collectieve surveillance. 6. Stichtingsbureau: uitvoerend bureau van de stichting. Deze raamovereenkomst komt in de plaats van de 'Mantelovereenkomst 2012' van 1 januari 2012, die daarmee komt te vervalen.
1
in aanmerking nemende: I. dat de stichting onder meer tot doel heeft het bevorderen van een duurzaam kwaliteitsbeheer/duurzame kwaliteitsverbetering van de open bedrijventerreinen in Arnhem, partijen genoegzaam bekend, te weten Het Broek (zonder Kleefse Waard en Koningspleij), Bakenhof, De Overmaat, Rijkerswoerd, IJsseloord 1 en Westervoortsedijk (zie kaartje op bijlage 1) hierna te noemen de bedrijventerreinen. II. dat de stichting dit doel onder meer tracht te bereiken door het realiseren van een collectieve surveillance met betrekking tot een 'heel, schoon en veilig bedrijventerrein'. III. dat de beveiligingsorganisatie op commerciële basis diensten en producten op het gebied van beveiliging van personen, goederen en zaken aanbiedt alsmede diensten gericht op de controle en handhaving van een schoon, heel en veilig bedrijventerrein. IV. dat de stichting en de beveiligingsorganisatie op 12 september 2012 zijn overeengekomen de bestaande overeenkomst te beëindigen per 31 december 2012 en per 1 januari 2013 een nieuwe overeenkomst aan te gaan op basis van collectieve surveillance. V. dat de beveiligingsorganisatie individuele deelovereenkomsten aangaat met de deelnemers van de collectieve surveillance waarop zowel de raamovereenkomst als de algemene bepalingen van de beveiligingsorganisatie van toepassing zijn. zijn overeengekomen als volgt: 1.
Raamovereenkomst
1.1 De beveiligingsorganisatie verplicht zich jegens de stichting op de hiervoor genoemde bedrijventerreinen uitsluitend deelovereenkomsten met bedrijven aan te gaan op basis van deze raamovereenkomst inzake collectieve surveillance. 1.2 In alle vanaf 1 januari 2013 nieuwe af te sluiten deelovereenkomsten met de onder 1.1. bedoelde bedrijven dient de volgende passage te worden opgenomen: 'op deze deelovereenkomst zijn van toepassing de bepalingen uit de raamovereenkomst inzake collectieve surveillance van 1 januari 2013 tussen de Stichting Arnhemse Bedrijventerrein en Securitas Beveiliging B.V. Een model van de deelovereenkomst is als bijlage 2 bij deze raamovereenkomst gevoegd. 1.3 De beveiligingsorganisatie levert een maximale inspanning alle bestaande overeenkomsten tussen de beveiligingsorganisatie en de huidige deelnemers aan de collectieve beveiliging (ca. 130 stuks) vóór 1 juli 2013 te vervangen door een deelovereenkomst op basis van de collectieve surveillance volgens het model van de deelovereenkomst. 2.
Deelnemerswerving voor collectieve surveillance
2.1 De stichting levert in 2013 een maximale inspanning nieuwe deelnemers voor de collectieve surveillance te werven op de bedrijventerreinen Bakenhof, Rijkerswoerd, IJsselooord 1, Westervoortsedijk en Het Broek (gedeeltelijk). Van de in totaal ca 350 te benaderen bedrijven worden in 2013 ca 175 bedrijven benaderd voor een bedrijfsbezoek.
2
2.2 De beveiligingsorganisatie ondersteunt de stichting bij de wervingsactiviteiten door o.a. aanwezigheid bij bijeenkomsten op bedrijventerreinen, presentaties, ondersteunende verkoopactiviteiten etc. De beveiligingsorganisatie kan met de nieuwe deelnemers aan de collectieve surveillance tegen extra betaling de uitvoering van aanvullende diensten overeenkomen (bijv. alarmafhandeling, openen en sluiten van het pand, terreincontroles etc.).
3.
Personeel beveiligingsorganisatie
3.1 De beveiligingsorganisatie verbindt zich jegens de stichting om in het kader van de uitvoering van deelovereenkomsten, aan te gaan met de gebruikers van de bedrijventerreinen, slechts medewerkers aan te wenden, die in het bezit zijn van tenminste een geldig legitimatiebewijs zoals bedoeld in artikel 17 van de Beschikking Particuliere Beveiligingsorganisaties. 3.2 De beveiligingsorganisatie verschaft de stichting op eerste verzoek gegevens uit haar personeelsadministratie voor wat betreft de gegevens van haar medewerkers die werkzaamheden verrichten op de bedrijventerreinen, één en ander met inachtneming van de Wet op de Persoonsregistratie. 3.3 De beveiligingsorganisatie garandeert de stichting dat haar medewerkers werkzaam op de bedrijventerreinen bekend zijn met de instructies die gelden voor de uitvoering van werkzaamheden ten behoeve van de bedrijventerreinen. In nauwe samenwerking met de opdrachtgever, lees deelnemer, zal voor een object waar sprake is van toepassing van alarmafhandeling, een werkinstructie worden samengesteld. In verband met de actualiteit worden de instructies regelmatig getoetst aan de geldende omstandigheden en waar nodig aangepast en verbeterd. 3.4 De beveiligingsorganisatie verbindt zich jegens de stichting om geen medewerkers werkzaamheden op de bedrijventerreinen te laten verrichten, tegen wie door de stichting - al of niet onder opgave van redenen - bezwaar is gemaakt. 3.5 De beveiligingsorganisatie zet medewerkers in met de volgende kwalificaties: conform geldende voorschriften in het bezit van de hiervoor vereiste wettelijke diploma’s zoals Algemeen beveiligingsmedewerker, diploma EHBO/Reanimatie dan wel BHV; een geldig legitimatiebewijs zoals omschreven binnen de Wet op de Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus; communicatieve en sociale vaardigheden, zelfdiscipline en stressbestendigheid; in bezit van certificaat 'kleine blusmiddelen'.
4.
Werkwijze beveiligingsorganisatie
4.1 De beveiligingsorganisatie verplicht zich jegens de stichting de collectieve surveillance qua inzet van mensen en middelen, surveillancepatroon, frequentie rondgang over de bedrijventerreinen, alarmopvolging etc, uit te voeren conform de in bijlage 3 beschreven werkwijze die is gebaseerd op het surveillanceniveau van 2011/2012. 4.2 Wijzigingen in de werkwijze als hiervoor bedoeld zullen door de beveiligingsorganisatie niet eerder worden doorgevoerd dan na goedkeuring van de stichting.
3
5.
Overleg
5.1 Zo vaak als door één der partijen wordt verlangd, zal tussen de stichting en de beveiligingsorganisatie overleg worden gevoerd omtrent de uitvoering van deze overeenkomst en van de deelovereenkomsten.
6.
Klachten
6.1 Door de stichting en de beveiligingsorganisatie ontvangen klachten van deelnemers en/of van derden over de uitvoering van de deelovereenkomsten, aangegaan door de beveiliger, zullen onverwijld nadat zij ter kennis van de stichting zijn gekomen, worden meegedeeld aan de beveiliger. 6.2 De beveiligingsorganisatie verbindt zich jegens de stichting om in geval van klachten als hiervoor bedoeld, de stichting op de hoogte te stellen van de wijze van afhandeling van de klachten, binnen een termijn van 2 weken na melding.
7.
Geheimhouding
7.1 De stichting verbindt zich jegens de beveiligingsorganisatie terughoudend te zijn bij het verstrekken van informatie over de interne organisatie van de beveiligingsorganisatie. 7.2 De beveiligingsorganisatie verbindt zich jegens de stichting om de gegevens die zij uit hoofde van haar werkzaamheden voor de gebruikers van de bedrijventerreinen verkrijgt, strikt vertrouwelijk in ontvangst te nemen en niet anders dan met schriftelijke toestemming van de stichting aan derden kenbaar te maken.
8.
Duur van de raamovereenkomst en de deelovereenkomsten
8.1 Deze raamovereenkomst loopt van 1 januari 2013 tot 1 januari 2014 en wordt behoudens opzegging tegen het einde van de lopende periode steeds voor een periode van 1 jaar stilzwijgend verlengd. Opzegging dient minimaal 3 maanden voor het verstrijken van de periode per aangetekend schrijven te geschieden.
8.2 De stichting en beveiligingsorganisatie evalueren in de maanden april, juli en oktober de gemaakte afspraken in het bijzonder die afspraken die betrekking hebben op het onderbrengen van de bestaande contracten onder de raamovereenkomst (artikel 1.3) en de werving van nieuwe deelnemers (artikel 2.1). 8.3 De stichting heeft de mogelijkheid de raamovereenkomst tussentijds op te zeggen in geval van ernstige nalatigheid van de beveiligingsorganisatie (bijv. onbekwame uitvoering, ernstige tekortkoming bij nakoming afspraken, faillissement etc.) 8.4 De stichting en de beveiligingsorganisatie overleggen in de maand oktober over eventuele aanpassingen van de raamovereenkomst ingaande het nieuwe jaar. Overeengekomen aanpassingen worden als aanhangsel bij de raamovereenkomst gevoegd. 8.5 Vanaf 1 januari 2014 hebben alle deelovereenkomsten dezelfde looptijd als de mantelovereenkomst, te weten van 1 januari van het lopend jaar tot 1 januari van het nieuwe jaar. 4
8.6 De deelovereenkomsten kunnen door de deelnemers worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van één maand. 8.7 De deelovereenkomsten worden steeds behoudens opzegging van een van de partijen stilzwijgend voor een nieuwe periode van een jaar verlengd. Verlenging vindt niet plaats indien de raamovereenkomst wordt beëindigd, 8.8 Indien de raamovereenkomst eindigt, eindigen de deelovereenkomsten van rechtswege tegen het einde van het kalenderjaar waarin de raamovereenkomst eindigt, zonder dat opzegging van de deelovereenkomsten is vereist. 8.9 Indien de Stichting gebruik maakt van de in artikel 8.1 opgenomen bevoegdheid tot opzegging van de raamovereenkomst zal zij de deelnemende bedrijven daarvan zo spoedig mogelijk en bij voorkeur vóór 1 november van het lopende kalenderjaar in kennis stellen. Aan het niet nakomen van deze verplichting zijn voor de stichting geen consequenties verbonden.
9.
Toetsing uitvoering werkplan
9.1 Ter toetsing op de naleving van het werkplan genoemd in artikel 4.1 zal de stichting op een nader door haar vast te stellen tijdstip periodiek audits uitvoeren en deze bespreken met de beveiligingsorganisatie.
10. Omschrijving van te verrichten collectieve werkzaamheden voor deelnemers 10.1 De werkzaamheden met betrekking tot de collectieve surveillance zonder alarmopvolging omvatten: mobiele surveillance op de zes open bedrijventerreinen op maandag t/m zaterdag tussen 20.00 ‘s avonds en 06.00 uur ‘s ochtends en op zon- en feestdagen tussen 00.00 en 00.00 uur; controle van de bedrijfslocatie tot het hek of gevel pand bij verdachte situaties; per surveillance-etmaal worden per toerbeurt 5 van de deelnemende bedrijven onderworpen aan een extra externe preventieve controle van ramen,deuren en hekken. Bevindingen van de controle worden gerapporteerd aan het betreffende bedrijf volgens een met de stichting af te stemmen modelrapportage; signalering en melding bij verantwoordelijke instanties van: o zwerfafval en defect straatmeubilair (waaronder de openbare verlichting); o verdachte situaties op het bedrijventerrein; o parkeren door vrachtwagens en personenauto’s op niet toegestane locaties; o verkeersgevaarlijke situaties o.a. door parkeren, opslag etc.; o brandgevaarlijke situaties o.a. opslag brandgevaarlijk materiaal op bedrijfslocaties; o overlastsituaties, zoals hangjongeren, drugsdealers en prostitutie, waarbij in eerste instantie betrokkenen worden aangesproken en gesommeerd te vertrekken; directe communicatie met politie en hulpdiensten bij eventuele calamiteiten.
10.2 De werkzaamheden met betrekking tot alarmopvolging bestaan uit: bij aansluiting op een meldkamer en doorschakeling naar de beveiligingsorganisatie zal na alarmmelding de collectief surveillant ter plaatse polshoogte nemen (tot aan hek of voordeur pand en zo nodig het waarschuwingsadres in kennis stellen. Het betrokken bedrijf wordt in ieder geval daags na de alarmmelding door de beveiligingsorganisatie geïnformeerd. 5
Heeft de collectief deelnemer een contract met alarmafhandeling met de beveiligingsorganisatie afgesloten (=aanvullende dienst) dan schakelt de collectief surveillant bij een calamiteit een niet collectief surveillant in en wacht tot deze ter plaatse is. Is sprake van een vals alarm dan schakelt de collectief surveillant het alarmsysteem uit. op verzoek personeel bij het verlaten van het bedrijfspand in de nachtelijke uren begeleiden naar een auto of openbaar vervoer halte; gratis securitycheck beveiligingstechniek bij nieuwe deelname.
10.3 Het uitvoeren van surveillance met behulp van een opvallende surveillanceauto voorzien van de noodzakelijke communicatieapparatuur, mede ten behoeve van vroegtijdige signalering en anticipatie op signalering met behulp van intelligente camerasystemen (indien aanwezig), met betrekking tot de bedrijfspanden en terreinen van alle aangesloten deelnemers De surveillance dient uitgevoerd te worden in willekeurige patronen om voorspelbaarheid te voorkomen. 10.4 Bemensing van de surveillanceauto door een geüniformeerde beveiligingsemployé gedurende de onder 10.1 genoemde uren. 10.5 De responstijd van alarmopvolging (tijdsverloop van binnenkomst melding in de carcube in de auto tot aan aanwezigheid surveillant ter plaatse) tijdens de collectieve uren bedraagt in de regel maximaal 15 minuten. 10.6 Bij de backup van een tweede auto bij gelijktijdige alarmmelding wordt gestreefd binnen 15 minuten ter plaatse te zijn. 10.7 Toepassing van een systeem waarmee responstijden achteraf inzichtelijk kunnen worden gemaakt (wie is waar wanneer geweest), bijvoorbeeld ‘tracking en tracing’. 10.8 Samenwerking met de politie Gelderland en politiemeldkamer op de volgende punten: voorzien in korte communicatielijnen tijdens operationele werkzaamheden; briefing en de-briefing, indien situatie dat vereist; registeren en uitwisselen van diverse informatie, zoals kentekens van (verdachte) voertuigen, op de bedrijventerreinen; periodiek overleg met de wijkagenten. 10.9 Beschikbaar hebben van een ‘Quick response team’ dat wordt ingezet bij calamiteiten en gegarandeerd binnen 2 uur operationeel is.
11. Tariefstelling collectieve werkzaamheden 11.1 Bij het bepalen van het uurtarief is rekening gehouden met o.a. vergoedingen voor: lonen en sociale lasten; vervanging bij ziekte en verlof; organisatie- en inspectiekosten; uniformering, alsmede het onderhoud; beschikbaar stellen surveillanceauto/noodzakelijke communicatieapparatuur; opleidingen; alle overige kosten voortvloeiende uit wettelijke verplichtingen tussen werkgever en werknemer. 11.2 Het basisuurtarief voor beveiligingsemployés, belast met de uitvoering van de hierboven beschreven diensten, bedraagt voor 2013 € 30,07 exclusief BTW per uur, exclusief toeslagen. 6
11.3 De tarieven voor de collectieve surveillance in 2013 zijn als volgt. voor objecten kleine bedrijven tot maximaal 5 medewerkers € 450,- per object per jaar en € 600,- inclusief alarmopvolging per jaar; voor objecten bedrijven met eigen toegang € 600,- per object per jaar en inclusief alarmopvolging € 750,- per jaar; voor objecten met meer dan vijf voordeurdelers (ondernemerscentra) € 1.200,- per object per jaar en inclusief alarmopvolging € 1.500,- per jaar. Alle bedragen zijn exclusief BTW. 11.4 Jaarlijks kan een indexering worden overeengekomen met de stichting. De beveiligingsorganisatie doet in de maand oktober een voorstel voor indexering voor het nieuwe jaar. 11.5 Het tarief voor alarmafhandeling (binnentreden van het pand etc.) tijdens de collectieve surveillance uren bedraagt € 45,- per keer. Bij afhandeling langer dan één uur geldt een tarief van € 34,75 per half uur. Deze bedragen zijn exclusief BTW. 11.6 De beveiligingsorganisatie kent aan de bedrijven die deelnemen aan de collectieve surveillance een korting van 15% toe op alle aanvullende diensten vermeld in bijlage 4 (list aanvullende diensten) 11.7 De beveiligingsorganisatie is verantwoordelijk voor de facturatie aan de deelnemende bedrijven, evenals voor het incasso van alle facturen. Securitas is gerechtigd aan het begin van het kwartaal waarin de diensten zullen worden verricht te factureren. 12. Financieel surplus 12.1 De beveiligingsorganisatie verstrekt jaarlijks in februari over het achterliggende kalenderjaar een berekeningsopzet van de exploitatieresultaten (omzet, kosten, etc.) op de bedrijventerreinen aan de stichting. 12.2 Inkomsten van alarmafhandeling vallende binnen de uren van de collectieve surveillance worden meegenomen in de beoordeling van de totale exploitatie 12.2 Bij het ontstaan van meer inkomsten door Securitas dan benodigd voor de exploitatie van de collectievieve surveillance zal dit financieel surplus door Securitas in overleg met de stichting worden aangewend voor: uitbreiding uren; toepassing techniek (w.o. camerabeveiliging); andere innovatieve maatregelen.
13. Communicatie 13.1 De beveiligingsorganisatie garandeert een 24/7 bereikbaarheid en hanteert daarbij de communicatiematrix in bijlage 5. 13.2 Ten aanzien van het melden van zaken/calamiteiten hanteert de beveiligingsorganisatie de communicatiematrix in bijlage 5.
7
13.3 De beveiligingsorganisatie zal periodiek een overleg met de betreffende wijkagenten initiëren, waar lopende problemen worden besproken en om deze vervolgens adequaat en pro actief op te pakken. 13.4 De beveiligingsorganisatie verplicht zich aan beantwoording aan de stichting van e-mail binnen 48 uur en voicemail binnen 24 uur.
14. Informatie en Rapportage 14.1 Om de communicatie en een adequate/proactieve aanpak te bevorderen, zal Securitas in ieder geval de volgende informatie verstrekken respectievelijk rapportages uitbrengen. Incidenteel incidentenrapportage alarmopvolging digitaal (naar ondernemer) calamiteiten/daadwerkelijke inbraken modelrapportage van bevindingen preventieve controles (daags na de controle aan de ondernemer) Maandelijks signalenrapport (proactief handelen) maandrapportage Operationeel (met o.a. fotomateriaal, signalen, trends, acties en incidenten highlights) deelnemersoverzicht per terrein Per kwartaal managementrapportage ter bespreking in het PPS-overleg
15. Ontwikkelingen Cameratoezicht/Techniek 15.1 De beveiligingsorganisatie doet bij het overleg in de maand oktober ten aanzien van het aangaan van een raamovereenkomst voor het volgend kalenderjaar (zie artikel 9.3) voorstellen met betrekking tot verder optimalisatie van de collectieve surveillance door inzet van cameratechnieken etc.
16. Bijdrage aan stichting 16.1 De beveiligingsorganisatie draagt jaarlijks bij in de kosten van het functioneren van de PPS Beveiliging en de communicatie van de stichting naar de bedrijven. De bijdrage in de kosten bedraagt voor 2013 € 18,- exclusief BTW per deelnemer. 16.2 De beveiligingsorganisatie draagt bij in de kosten van deelnemerswerving door toekenning van een éénmalige bedrag aan de stichting van € 50,- voor elke nieuwe deelnemer met een minimaal jaarcontract van € 600,-. De stichting dient hiertoe tijdig facturen in. 16.3 De beveiligingsorganisatie verbindt zich jegens de stichting om de bijdragen bedoeld in voorgaande artikelen 16.1 en 16.2 binnen een maand na afloop van het kalenderjaar aan de stichting te voldoen.
8
16.4 De beveiligingsorganisatie verbindt zich jegens de stichting om - indien gewenst - een door de stichting aan te wijzen accountant zonder enige belemmering inzicht te verlenen in de administratie van haar bedrijf ten behoeve van de stichting.
17. Berichtgeving 17.1 Alle berichtgeving tussen partijen in het kader van deze overeenkomst zal schriftelijk dan wel per e-mail geschieden. Indien berichtgeving per e-mail is geschied wordt het origineel van het bericht binnen drie dagen nagezonden.
Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend op 28 februari 2013,
Stichting Arnhemse Bedrijventerreinen
Securitas
R.J Hengeveld Voorzitter
J. van Haastrecht Area manager Zuid Nederland
B. van Alten bestuurslid namens de PPS Collectieve Surveillance
BIJLAGEN 1. Situatiekaart met de tot de raamovereenkomst behorende zes open bedrijventerreinen 2. Model deelovereenkomsten (met en zonder alarmopvolging) 3. Werkwijze beveiligingsorganisatie 4. Lijst aanvullende diensten beveiligingsorganisatie 5. Communicatiematrix
9
