Raadsvoorstel
MAASDRIEL
Gemeenteraad
6 September 2012
15
Kerkdriel, 28 augustus 2012
Onderwerp
Bestuurlijke taken MFC de Kreek
Beslispunten 1. In te stemmen met de voorgestelde procedure. 2. In te stemmen met het dekken van de kosten voor de opdracht van Sportfondsen Nederland (maximaal €15.000,-) uit het door u beschikbaar gestelde budget voor MFC de Kreek, grootboeknummer 4.502.10.23.9. Inleiding Op 13 augustus 2012 heeft er een extra raadsvergadering plaatsgevonden. Een van de onderwerpen tijdens de deze raadsvergadering was MFC de Kreek. De aanleiding om MFC de Kreek als onderwerp te behandelen in deze raadsvergadering was de brief die u op 24 juli 2012 heeft ontvangen. In deze brief (zie bijlage) werd u geinformeerd over de aanpak rondom de bestuurlijke overdracht van stichting MFC de Kreek. In de betreffende raadsvergadering heeft u aangegeven in de raadsvergadering van 6 September 2012 een voorstel te verwachten waarin de geschetste bestuurlijke overdracht verder uiteen wordt gezet. Daarnaast heeft u verzoeht om het budget dat wordt benoemd in de brief in een voorstel aan de raad voor te leggen. Op dit moment zijn de knelpunten binnen MFC De Kreek terug te voeren op twee punten: 1. Het oplopende exploitatietekort: • Structureel tekort €420.000 ,- (tegenover subsidie € 311.533 in 2012). 1
2. De bestuurlijke situatie: • Huidige bestuur heeft, op een lid na, haar bestuurlijke taken neergelegd. • Stichtingsbestuur laat zich daarom ondersteunen door werkgroep "continuiteit De Kreek" Dit voorstel heeft als doel de knelpunten binnen het stichtingsbestuur middels een overgangsperiode op te lossen. Het geeft geen invulling aan de oplossing voor het exploitatietekort. Varianten voor mogelijke opiossingen voor het exploitatietekort en een voorkeursvariant van het college worden in een later stadium in een apart voorstel aan u voorgelegd. Om een goede oplossing voor de lange termijn vorm te geven is het echter noodzakelijk het bestuurlijke probleem binnen de huidige situatie op te lossen. Dit creeert rust en de ruimte om de mogelijkheden richting een nieuw beheermodel vorm te geven. Binnen dit voorstel wordt ingezoomd op een concrete oplossing voor de korte termijn. Hierbij is het van belang dat een overgangsperiode geen belemmeringen geeft voor de gewenste lange termijn oplossing. Het huidige bestuur van stichting MFC de Kreek heeft aangegeven de bestuurstaken te willen neerleggen. Hierbij heeft het stichtingsbestuur het college verzoeht om mee te denken over het opnieuw samenstellen van een bestuur. Om MFC de Kreek het komende seizoen 2012-2013 in bedrijf te laten is het van belang dat de bestuurlijke taken worden versterkt. Zoals eerder aangegeven geeft dit overigens geen oplossing voor het exploitatietekort.
1
prijspeil 2011
1
1 Raadsvoorstel
I MAASDRIEL Om het huidige bestuur te versterken en hiermee de rust te creeren om een transitie naar een nieuw / aangepast beheermodel vorm te geven worden drie stappen voorgesteld. Deze stappen kunnen worden verdeeld in: 1. Onderzoeksfase 2. Bestuurlijke overgangsperiode 3. Definitieve oplossing 1.
Onderzoeksfase In de onderzoeksfase wordt aan Sportfondsen Nederland gevraagd MFC de Kreek te versterken met bestuurlijke en bedrijfsvoeringtechnische zaken. In deze periode wordt gewerkt aan onderlinge afstemming tussen partijen: wat moet er gebeuren om MFC de Kreek om te zetten naar een organisatie die continuiteit biedt voor haar bezoekers en medewerkers en financiele stabiliteit voor de gemeente? De opdracht richting Sportfondsen Nederland is hiermee tweeledig • MFC de Kreek ondersteunen in haar bestuurlijke en bedrijfsvoeringstaken. i. Financiele verslaglegging verbeteren door gebruik te maken van Shared Sevices Center ii. Zoeken naar quick-wins binnen de huidige bedrijfsvoering iii. Actualiseren van de meerjarige onderhoudsplanning •
Op basis van de situatie wordt een plan van aanpak geschreven voor de vervolgperiode met bijbehorende begroting, aandachtspunten binnen dit plan van aanpak zijn: i. Advies over de vorm en invulling van de bestuurlijke overgangsperiode ii. Hoe organiseer je een helder verschil tussen operationeel, tactisch en strategisch management iii. De exploitatietechnisch meest voordelige optie voor het in stand houden van de huidige situatie. iv. Op basis van dit plan van aanpak kan de vervolgstap worden bepaald.
De onderzoeksfase moet uiteindelijk leiden tot de start van de bestuurlijke overgangsperiode. Het is evident dat het stichtingsbestuur MFC de Kreek binnen deze stap zelf een afweging moet maken. Het bestuur is immers een autonome organisatie en moet hierin haar eigen beslissingen nemen. De onderzoekfase staat dan ook in het teken van overleg tussen de verschillende betrokkenen en afstemming over de invulling van de vervolgstap. Aan het einde van de onderzoeksfase wordt de invulling voor de vervolgperiode aan u voorgelegd. Het plan van aanpak gaat gepaard met een begroting. Middels een apart raadsvoorstel kunt u zich uitspreken over de door u gewenste vervolgfase. De doorlooptijd van de onderzoekfase wordt geschat op 2 maanden en kan medio September 2012 worden gestart. Aan het einde van deze 2 maanden volgt een raadsvoorstel. Het streven is dit raadsvoorstel in de raad van 6 december 2012 te agenderen. Resultaten: a. Sportfondsen ondersteunt het stichtingsbestuur vanaf medio September 2012 met de bestuurlijke en bedrijfsvoeringstaken; b. Plan van aanpak voor de bestuurlijke overgangsperiode met bijbehorende begroting; c. Overeenstemming over de invulling van de bestuurlijke overgangsperiode, waarbij het huidige bestuur nog betrokken is maar niet meer de eindverantwoordelijke heeft over de bedrijfsvoering van MFC de Kreek. d. Raadsvoorstel waarin de keuzes en gevolgen van de bestuurlijke overgangsperiode inzichtelijk zijn.
j
Naast de opdracht richting Sportfondsen Nederland worden gesprekken gevoerd om het huidige bestuur aan te vullen. Doel is om op voordracht van de gemeente het bestuur aan te vullen met extra expertise.
2
Raadsvoorstel
MAASDRIEL
2.
Bestuurlijke overgangsperiode Na besluitvorming in de raad van 6 december 2012 kan er per 1 januari 2013 gestart worden met de bestuurlijke overgangsperiode. Met de start van de bestuurlijke overgangsperiode wordt de bedrijfsvoering van MFC de Kreek ondergebracht in deze overgangsorganisatie. Deze organisatie heeft vanaf dit moment de bestuurlijke verantwoordelijkheid van MFC de Kreek. Vanaf dit moment is het huidige bestuur nog betrokken maar niet meer de eindverantwoordelijke voor de bedrijfsvoering van MFC de Kreek. Het • • • •
overgangsbestuur krijgt de opdracht om: Het plan van aanpak in uitvoering te nemen; Het huidige complex in stand te houden; Quick-wins te boeken waar mogelijk; Gezamenlijk met de gemeente de mogelijkheden voor de lange termijn inzichtelijk maken.
De lengte van deze bestuurlijke overgangsperiode is afhankelijk van het tijdstip waarop er een keuze wordt gemaakt voor een definitieve oplossing. Inschatting is dat deze keuze medio 2013 gemaakt kan worden. De overgangsperiode zorgt voor rust en continuiteit van MFC de Kreek. Deze periode wordt gebruikt om een lange termijnvisie vast te stellen. Hierbij wordt uitgegaan van de resultaten uit de commissie S&F op 8 mei 2012 waarin gevraagd is de mogelijkheden voor privatiseren verder uit te diepen en de verschillende keuzes inzichtelijk te maken. Hierbij moet de afweging worden gemaakt of en hoe de huidige activiteiten worden gewaarborgd. De vraag hierbij is welke voorwaarden aan een nieuwe exploitant worden gesteld. Bij voorwaarden moet gedacht worden aan openingstijden, aantal evenementen, huurtarieven en het waarborgen van rechten van de huidige gebruikers. De mate waarin voorwaarden worden gesteld, bepaalt de grenzen van de exploitatiemogelijkheden door een nieuwe exploitant. Binnen dit gegeven maken we onderscheid in drie verschillende opties van privatiseren waarbij: • De huidige activiteiten worden gewaarborgd • De exploitant de vrije hand krijgt, geen voorwaarden • Keuzes gemaakt kunnen worden in activiteiten en onderdelen binnen het complex Daarnaast wordt de keuze gekoppeld aan de discussie over het integrale accommodatiebeleid dat in dezelfde periode verder uitgewerkt wordt. Resultaten: a. Het plan van aanpak wordt uitgevoerd waarbij het huidige complex in stand wordt gehouden en Quick-wins worden geboekt; b. Duidelijk functiescheiding (operationeel, tactisch en strategisch) binnen en tussen overgangsbestuur en management. c. Medio 2013 een raadsvoorstel waar op basis van verschillende afwegingen een keuze wordt gemaakt voor de komende +/-10 jaar; 3.
Definitieve oplossing. Na besluitvorming in de raad medio 2013 wordt de bestuurlijke overgangsperiode beeindigd en wordt er gekozen voor een definitieve beheersvorm met bijbehorend budget. Resultaten: • Keuze medio 2013, op basis van verschillende afwegingen wordt een keuze gemaakt. Dit leidt tot een definitieve oplossing voor de komende +/-10 jaar; • Een aanbesteding voor het geheel, deels sluiting of verkoop van het complex blijft hierbij mogelijk.
Kernvraag
3
Raadsvoorstel
MAASDRIEL
Wilt u MFC de Kreek ondersteunen in haar bestuurlijke en bedrijfsvoeringstaken? Beoogd effect De continuiteit van MFC de Kreek borgen, Argumenten 1.1 Het stichtingsbestuur heeft de gemeente verzoeht om bestuurlijke hulp. Op 17 januari 2012 heeft het bestuur kenbaar gemaakt dat het laatste bestuurslid voornemens is uit het bestuur te treden. Dit is op 13 februari 2012 nogmaals bevestigd. Het stichtingsbestuur heeft aangegeven voorlopig de afhandeling van de lopende zaken nog op haar te nemen. Gezien de kwetsbaarheid van het bestuur is het noodzakelijk dat zij op korte termijn worden ondersteund. 1.2 Hierdoor wordt rust en continuiteit gecreeerd Naast het bestuurlijke probleem is er ook een exploitatietekort. Een oplossing voor dit exploitatietekort en verandering binnen de huidige situatie is alleen mogelijk als de rust en continuiteit geborgd is. 1.3 Het stichtingsbestuur kan niet voldoen aan de afspraken rondom de financiele verslaglegging Gezien het exploitatietekort kan MFC de Kreek geen goedgekeurde accountantsverklaring op basis van continuiteit overleggen. Zolang er geen financiele onderbouwing is voor dit tekort word deze door de accountant niet verstrekt. Naast bovenstaand feit is het door verschillende oorzaken het stichtingsbestuur niet gelukt de financiele verslaggeving (zonder goedkeurende accountantsverklaring) op tijd te overleggen. Daarnaast is het binnen de huidige mogelijkheden voor het stichtingsbestuur niet mogelijk de financiele verslaglegging te leveren welke gevraagd wordt door uw raad (kwartaalcijfers). Met de ondersteuning vanuit Sportfondsen Nederland is dit wel mogelijk. Kanttekeningen Geen. Bedrijfsvoering Financieel In de begroting van 2012 is er door de raad een budget van in totaal € 409.505 beschikbaar gesteld voor het exploitatietekort van MFC de Kreek. Hiervan is een bedrag van € 311.533 als subsidie verstrekt aan stichting MFC de Kreek. Dit betekent dat er binnen de begroting financiele ruimte is van € 97.972,-. Voor het ondersteunen van het bestuur tot 01-01-2013 worden de kosten op maximaal € 15.000 geschat. Deze kosten voor deze ondersteuning kunnen worden gedekt uit het beschikbare budget, grootboeknummer 4.502.10.23.9 Personeel en organisatie Niet van toepassing Communicatie Het raadsvoorstel is afgestemd met het stichtingsbestuur. Het bestuur heeft aangegeven zich te vinden in de lijn die hierin is aangegeven. Juridische zaken Niet van toepassing. Evaluatie Niet van toepassing.
Raadsvoorstel
m "
' A
MAASDRIEL
Bijlage(n) Steller Portefeuillehouder Documentnaam
: 1. Raadsbesluit 2.Financiele gegevens en afspraken rondom Piepelenberg : Ben de Vor : M.A.G. Smits : Bestuurlijke taken MFC de Kreek
Raadsbesluit
Raadsbesluit De raad van de gemeente Maasdriel, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 28 augustus 2012, gelet o p , besluit: 1.
In te stemmen met het dekken van de kosten voor de opdracht van Sportfondsen Nederland (maximaal €15.000,-) uit het door u beschikbaar gestelde budget voor MFC de Kreek, grootboeknummer 4.502.10.23.9.
Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 6 September 2012 De gemeenteraad voornoemd, de griffier
de voorzitter,
J.F. van Zutphen
D
Memo
MAASDRIEL
Aan:
Raad
Van:
Rene Smits
Datum:
dinsdag 28 augustus 2012
Opsteller:
Ben de Vor
Betreft:
Financiele gegevens MFC de Kreek en Huurders en afspraken rondom Piepelenberg
In de S&F commissie vergadering van 21 augustus 2012 is de toezegging gedaan dat voor de raadsvergadering van 6 September 2012 een overzicht aangeleverd wordt over de kapitaallasten van MFC de Kreek. Daarnaast zijn er in de extra raadsvergadering van 13 augustus 2012 een aantal vragen gesteld over de jaarrekeningen 2009, 2010 en 2011. Tevens is een overzicht van huurders toegezegd welke een korting ontvangen op de maatschappelijke huur prijs binnen MFC de Kreek op basis van afspraken rondom het sluiten van de Piepelenberg Kapitaallasten MFC de Kreek In onderstaand overzicht zijn de vier leningen weergegeven tussen MFC de Kreek en de Gemeente Maasdriel. Leningen aan MFC de Kreek Lening 1 1996, AnnuTteit Lening 2 2006, Lineair Lening 3 2006, Lineair Lening 4 2008, Lineair Totaal leningen MFC De Kreek Totaal rente en aflossing 2012
Boekwaarde € 347.672 €2.429.117 €541.324 € 500.000 €3.818.113
Rente € 17.384 € 86.234 €25.550 €25.000 € 154.168
Aflossing € 24.472 €69.403 € 15.466 €0 € 109.342 €263.510
Het totaal van leningen komt op 1 januari 2012 uit op ruim 3,8 miljoen. Voor de lening vier geldt dat deze de eerste 5 jaar aflossingvrij is. het gemiddelde rentepercentage komt uit op 4,04% welke voor een lange periode is afgesloten. De Gemeente Maasdriel kent een rekenrente van 4,5%. Dit betekent dat de door MFC de Kreek te betalen rente onder de door de gemeente Maasdriel gehanteerde rekenrente ligt. Het is mogelijk om de rente voor MFC de Kreek te verlagen. Als de rente bijvoorbeeld met gemiddeld 1 % wordt verlaagd, daalt de rentelast voor MFC de Kreek met ruim € 38.000. Voor dit bedrag moet er binnen de huidige begroting van de gemeente dekking worden gevonden. Gezien de rekenrente van de Gemeente Maasdriel en de huidige langjarige rentetarieven kan gesteld worden dat met deze optie er een indirecte subsidie wordt verleend aan MFC de Kreek.
In onderstaand overzicht wordt de totale rente en aflossinglast weergegeven voor de komende 20 jaar op basis van de huidige afspraken. Totaal rente en aflossing 2012 €263.510 2013 €260.316 2014 €290.455 2015 €285.595 €280.734 2016 2017 €275.874 2018 €271.013 €266.153 2019 €261,292 2020 2021 €256.432 2022 €251.569 2023 €204.855 2024
€ 199.995
2025
€ 195.134
2026 2027 2028 2029 2030 2031 2032
€ € € € € € €
Totaal rente en aflossing €350.003 €300.000 € 2 5 0 000 €200.000 €150.000 €100.000 €50.000 €0
# # ^
#
190.274 185.413 180.553 142.359 139.165 135.971 132.777
# $ $ #
#
Jaar - Totaal rente en aflossing
Door de aflossingen op de verschillende leningen loopt het totaal aan rentelasten terug. Dit betekent dat het totaal aan rente en aflossingen ook terugloopt. Echter in 2014 wordt gestart met de aflossing van de vierde lening. Dit betekent dat in dit jaar het totaal weer stijgt naar ruim €290.000,- Hierna loopt het totaal weer verder terug. In 2023 is de eerste lening geheel afgelost waardoor de totale last een grote stap lager wordt. Bovenstaande cijfers zijn verwerkt in het jaarlijkse exploitatietekort wat is berekent door OXSadvies. In onderstaand overzicht wordt schematisch weergegeven wat de financiele relaties zijn met MFC de Kreek.
Financiele relatie M F C de Kreek
Gemeente
2
MFC de Kreek ontvangt nu jaarlijks een subsidie van ruim € 311.000. Van deze subsidie wordt in 2012 €264.000 direct terug betaalt aan de gemeente om de lening van € 3,8 miljoen te financieren. Naast deze directe relatie heeft de gemeente subsidierelaties met verenigingen en maatschappelijke instelling welke ruimtes huren binnen MFC de Kreek. Dit is vaak voor een maatschappelijke huurprijs waardoor deze gebruikers ruimtes gebruiken welke indirect gesubsidieerd worden door de gemeente. Jaarrekeningen en financiele verslaglegging In de extra raadsvergadering van 13 augustus 2012 zijn een aantal vragen gesteld over de jaarrekeningen van MFC de Kreek van 2009, 2010 en 2011. In deze paragraaf zetten wij de status van de verschillende rekeningen uiteen. MFC de Kreek bestaat uit twee stichtingen. Dit betekent dat er elk jaar twee jaarrekeningen zijn. Een voor het zwembad en een voor de manifestatie- en sporthal. • De jaarrekening van 2009 is beschikbaar inciusief een ongeclausuleerde goedkeurende accountantsverklaring op continuiteitsbasis. • De jaarrekening van 2010 is beschikbaar, echter hier is geen ongeclausuleerde goedkeurende controleverklaring op continuiteitsbasis bij verstrekt. In een brief (ter inzage) geeft de accountant aan dat de controle reeds geruime tijd is afgerond. Echter de verklaring kan niet worden verstrekt door de onzekerheid omtrent de continuTteit van de stichting. Deze onzekerheid komt door het feit dat de door de stichting in 2010 aangevraagde extra subsidie voor 2011 en de jaren daar op volgend nog niet is toegekend en officieel nog in behandeling is. • De jaarcijfers van 2011 zijn beschikbaar. Er is echter geen jaarverslag zoals voorgaande jaren verstrekt. De aangeleverde cijfers zijn ruwe cijfers zonder toelichting en hierdoor niet bruikbaar voor een beoordeling. Door verschillende oorzaken is het voor MFC de Kreek niet mogelijk de financiele verslaglegging op tijd (voor 1 juli volgend op het betreffende jaar) te overleggen. Het stichtingsbestuur heeft aangegeven dat de cijfers eind September 2012 worden aangeleverd. Dit zal echter zonder accountantsverklaring zijn, hiervoor geldt dezelfde reden als voor de jaarrekening van 2010. In de extra raadsvergadering van 13 augustus 2012 gaven de jaarrekeningen van 2009 en 2010 verwarring. De cijfers van 2009 en 2010 zijn nogmaals bekeken en hier zijn geen abnormale feiten in geconstateerd. De jaarrekeningen sluiten direct op elkaar aan. Daarnaast is het financiele jaarverslag van 2010 door het stichtingsbestuur abusievelijk aangeleverd met een oude kaft van 2009. Om verwarring te voorkomen is het jaartal handmatig aangepast in 2010. De jaarcijfers van 2011 zijn toegevoegd aan het dossier dat ter inzage ligt bij de griffier. Zoals eerder aangegeven zijn de aangeleverde cijfers ruwe cijfers zonder toelichting en hierdoor niet bruikbaar voor een analyse of beoordeling.
3
Huurders en afspraken rondom Piepelenberg Onderstaand een lijst van huurders welke een korting ontvangen op de maatschappelijke huurprijs binnen MFC de Kreek op basis van afspraken rondom het sluiten van de Piepelenberg, Onderstaande verenigingen ontvangen een korting op de maatschappelijke huurprijs binnen het zalen gedeelte van MFC de Kreek op basis van afspraken rondom het sluiten van de Piepelenberg: • KBO Volksdansen • EHBO • Cursus Engels • KBO Koersbal • YOGA • Harmonie • Bridge Kreek • Preventief • Orca De maatschappelijke huurprijs is een reeds fors gereduceerd tarief ten opzichte van het commerciele tarief. Bovenstaande partijen krijgen een extra korting op dit maatschappelijke tarief. De verschillen tussen de het maatschappelijke tarief en de op de afspraken vanuit de Piepelenberg gebaseerde tarief zijn verschillend. Hierbij moet (als voorbeeld) gedacht worden aan een tarief wat in plaats van €25,- op €17,5,per dagdeel uitkomt. Dit is geheel afhankelijk van de zaal en onderliggende afspraak. Ter vergelijking onderstaand een lijst van verenigingen en organisatie die een maatschappelijke of commerciele huurprijs betalen. Het gaat hierbij om ruimtes binnen het zalen gedeelte van MFC de Kreek. Verenigingen die zich presenteren in de manifestatiezaal (theaterzaal): • Action, Velddriel • Ballet Ammerzoden, Ammerzoden • Des, Kerkdriel • Des, Hedel • Fanfare Alem, Alem Vaste huurders verenigingen die gebruik maken van alle zalen en de theaterzaal: • Gemeente Maasdriel • ROC, Tiel • KHSC • EHBO • Stichting Ouderenwerk: engelse les • KBO (volksdans, koersbal, kienen en vergaderingen/presentaties) • Yoga • Ballet Bommelerwaard • Main Music • Ker-rolls (vergaderingen, droogtraining, naaigroep) • Orca (instructie) • Bentha Diving (instructie en vergadering) • ZVK (instructie) • NRBB (instructie en jaarvergaderingen) • SNIK (sinterklaascommissie) • CDA • OVM • PerSaldo, Utrecht • Herivvarda, Heerwaarden • Podium Maasdriel (filmvoorstellingen en culturele evenementen) • Piepelenbergers (jeugdcarnaval) • Meidoorn (musical) • Mgr. Zwijsenschool (musical) • Kunstbalie (culturele activiteiten voor alle basisscholen uit Maasdriel)
4
• • • • • • • • •
Peuteblekers (carnaval) GVK, gymnastiekvereniging (vergaderingen en uitvoeringen) KBC, badminton (vergaderingen) Smash, volleybal (vergaderingen) Boccia, lid van de NEBAS Buurtbus, vergaderingen Doerak, kindervakantieweek Kerkdriel (vergaderingen en filmvoorstelling) Bridge Jansonband
Vaste huurders zalen commercieel: • Preventief, Ammerzoden • Kinesiologie praktijk, Hedel • COTA, Westerhoven • N&S, Zaltbommel • ClubPT, Oosterhout • Opieiding 2000, den Bosch • Catalpa, Hengelo • Alempop (bonkers-z en activiteiten voor de jeugd) • Rabobank, Bommelerwaard • Ragdolls - vereniging, Leiystad (kattententoonstelling) • Stroomm (stichting scholen) • JB-opleidingen, Tiel • MCD, Kerkdriel en Ammerzoden • Fotovanosch, Kerkdriel
