College Onderwerp:
V200700968 Samenvoegen backoffices gemeentehuizen
Raadsvoorstel Inleiding:Een van de ambities uit het coalitie-akkoord is het, zichtbaar voor de bewoners, met kracht uitbouwen van de Heusdense Manier van Werken. Ontwikkelingen op o.a. het gebied van woningbouw, leefbaarheid en verkeer zijn opgestart. Nieuwe kansen worden aangegrepen om te verbeteren en er wordt geïnvesteerd in een klantgerichte organisatie met korte wachttijden en een goede bereikbaarheid via meerdere communicatiekanalen. Dit vraagt om een effectieve en flexibele organisatie, met persoonlijke contacten en korte lijnen. In de huidige situatie is de gemeentelijke organisatie opgedeeld in een frontoffice en een backoffice. De klantcontacten verlopen via de drie frontoffices die gehuisvest zijn in de gemeentehuizen in Drunen en Vlijmen en het steunpunt in Heusden. Het werkgebied is in de backoffice en daar worden geen klanten ontvangen. De backoffice is verdeeld over de gemeentehuizen in Drunen en Vlijmen. Via de digitale werkomgeving wordt zoveel mogelijk informatie aan de medewerkers beschikbaar gesteld zodat zij locatieonafhankelijk kunnen werken. Toch blijkt dat persoonlijke contacten essentieel zijn voor het goed afstemmen van werkzaamheden en het samenwerken aan processen en projecten. Hiervoor reizen de medewerkers regelmatig op en neer tussen de locaties wat leidt tot een ineffectievere werksituatie. Door de backoffices te concentreren op één locatie wordt een verbeterslag gemaakt naar een effectievere en efficiëntere organisatie. Daarnaast is er vanuit het bestuur de wens om een aantal voorzieningen aan te passen. Daarom heeft het college opdracht gegeven om de mogelijkheden voor het samenvoegen van de backoffices en de financiele haalbaarheid daarvan te onderzoeken inclusief aanpassingen aan de frontoffice, de raadzaal, fractiefacilitering en het archief. In dit voorstel wordt ingegaan op de resultaten van dat onderzoek en wordt u gevraagd een ‘principe besluit’ te nemen tot het samenvoegen van de backoffices en voor de uitwerking van deze keuze een krediet beschikbaar te stellen.
Feitelijke informatie:Quickscan “Samenvoegen backoffices?” Aan adviesbureau Arcadis is gevraagd te onderzoeken wat de mogelijkheden en financiële consequenties zijn voor het samenvoegen van de backoffices. Om tot een zorgvuldige afweging te komen is de opdracht aan Arcadis ruimer gedefinieerd dan de ambitie in het coalitieakkoord. Naast de bestaande locaties in Vlijmen en Drunen zijn ook een aantal nieuwe locaties onderzocht op de mogelijkheid om daar een geconcentreerde backoffice te realiseren. Deze locaties zijn: · Mommersteeg (het pand van de voormalige zaadhandel ‘Mommersteeg’); · Pr. Hendrikstraat te Drunen (nieuwbouw achter het d’Oultremontcollege); · ’t Hoog (bedrijventerrein ’t Hoog in Nieuwkuijk). Ook is er in de quickscan rekening gehouden met het aanpassen en verschuiven van functies binnen de huidige huisvesting. Hierop wordt later ingegaan.
1 /6
College Onderwerp:
V200700968 Samenvoegen backoffices gemeentehuizen
Uit de resultaten van de quickscan springen er twee varianten positief uit, namelijk: 1. Het samenvoegen van de backoffice op de bestaande locatie in Vlijmen met behoud van de frontoffice in Drunen; 2. Één centrale huisvesting voor zowel de frontoffice als de backoffice op bedrijventerrein ’t Hoog. De locatie ’t Hoog scoort beter op kwaliteit dan de locatie Vlijmen. Dit komt met name doordat bij de locatie ’t Hoog meer ruimte beschikbaar is voor het eventueel combineren van functies/huisvesting. Bij de locatie Vlijmen is de kapitaalvernietiging minder, zijn de investeringskosten lager en blijven de frontoffices in de kernen. Daardoor is deze locatie de meest optimale variant. Het vervolg van dit raadsvoorstel is geschreven vanuit het uitgangspunt dat de backoffices samengevoegd worden op de huidige locatie in Vlijmen. Wat ons college betreft zijn dus de drie andere genoemde varianten, zijnde Het Hoog, locatie Mommersteeg en Prins Hendrikstraat (met eventuele integratie van Voorste Venne en sporthal) niet meer in beeld. Aanpassingen Zoals hierboven al genoemd is houdt de quickscan ook rekening met een aantal aanpassingen. Deze zullen merkbaar zijn voor het bestuur, de klanten, de bewoners en de medewerkers. De voorgestelde aanpassingen zijn: Frontoffice In beide frontoffices van Vlijmen en Drunen ruimte creëren voor presentaties zoals het plaatsen van projectborden en maquettes. De frontoffice en de hoofdingang van de locatie Vlijmen oriënteren op het toekomstige centrumplan en de bijbehorende parkeervoorzieningen (westgevel van het gebouw). Raadzaal Het verbeteren van de kwaliteit van de raadzaal door goede zichtlijnen, een betere betrokkenheid van het publiek en een effectieve vergaderopstelling. Uitgangspunt blijft dat de raadzaal multifunctioneel gebruikt kan worden voor (raads)vergadering-en, presentaties, cursussen, ontvangsten en werkruimte. Bij vergaderingen met veel publiek kan de raadzaal vergroot worden door de naastgelegen ruimten toe te voegen (dubbelgebruik). Fractiefacilitering Het creëren van fractiefaciliteiten in de frontoffice van de locatie Vlijmen. Via de griffie worden de fracties betrokken bij het opstellen van het programma van eisen voor deze faciliteiten. Archief Het uitbreiden van de opslagruimte van het statische archief omdat die in de huidige situatie te klein is. Klimaatbeheersing Op de locatie Vlijmen is de klimaatbeheersing op de eerste verdieping van een lager niveau dan in de rest van het gebouw. In het programma is opgenomen de kwaliteit van de klimaatbeheersing gelijkwaardig te maken aan het niveau in de rest van het gebouw. Daarbij wordt rekening gehouden met een eventuele nieuwe functionaliteit van de ruimten. Aanvullend op de quickscan is er een financiële onderbouwing opgesteld waarin er 2 /6
College
V200700968
Onderwerp:
Samenvoegen backoffices gemeentehuizen
onderscheid gemaakt is in de investeringskosten voor het samenvoegen van de backoffice en de investeringskosten voor het realiseren van de aanpassingen. De onderbouwing geeft ook inzicht in exploitatielasten voor de begroting.
Financiële onderbouwing De onderbouwing is gebaseerd op de ramingen uit de quickscan van Arcadis (prijspeil april 2007). In de onderstaande tabel staat weergegeven wat meegenomen is in de raming van Arcadis en wat niet meegenomen is.
· · · ·
Wel opgenomen Bouwkosten; Vaste inrichting; (zoals vloer- en muurafwerking) Parkeervoorzieningen; Adviseurkosten (Architect, bouwkundig, E&W)
· · · · ·
Niet opgenomen De interne kosten (uren); Losse inrichting zoals meubiliair; Organisatorische kosten als verhuizing of tijdelijke huisvesting; Het realiseren van het Wmo-loket; De inrichting of aanpassing van de openbare ruimte.
Op de varianten met volledige verkoop van de huidige locaties Drunen en Vlijmen na blijken de exploitatielasten voor het aanpassen en aanbouwen van het huidige gemeentehuis in Vlijmen het laagste te zijn.
Herbestemming backoffice Drunen Afgewogen is om de locatie Drunen (deels) te verkopen. Gedeeltelijke verkoop blijkt echter lastig in verband met het scheiden van de installaties en is daardoor ook minder rendabel dan verwacht. Het geheel verkopen van het gemeentehuis in Drunen stuit op bezwaren ten aanzien van het behouden van het monumentale deel voor de frontoffice en de trouwzaal. Daarom is er gezocht naar een maatschappelijk verantwoorde invulling van de backoffice in Drunen die aansluit bij de frontoffice activiteiten van de gemeente. De vrijkomende ruimte in backoffice van Drunen kan gebruikt worden voor de huisvesting van de backoffices van de partijen die participeren in het Wmo-loket. Dit zal in overleg met de betrokken participanten gebeuren. De overige vrijkomende ruimte kan worden verhuurd. De eventuele financiële consequenties zullen in de definitiefase in beeld gebracht worden.
Vervolgtraject Nadat uw raad zich heeft uitgesproken over dit voorstel start de definitiefase. In deze fase worden de eisen en wensen zo goed en compleet mogelijk bepaald. De categorieën projecteisen zijn: · Randvoorwaarden (wetgeving, arbo-eisen, inkoopbeleid, etc.) · Functionele eisen (epc-norm, multifunctionaliteit, benodigde spreekkamers, etc.) · Ontwerpbeperkingen (eisen die te maken hebben met de realisatie van het project, bijv. gedurende de bouw moet er doorgewerkt kunnen worden) Eindproducten van deze fase zijn: · Programma van eisen · Budgetraming (zowel investering als exploitatie) · Planning · Voorontwerp (schetsontwerp) De definitiefase wordt afgesloten met een raadsvoorstel. Bij dit raadsvoorstel zitten de 3 /6
College Onderwerp:
V200700968 Samenvoegen backoffices gemeentehuizen
eindproducten van de definitiefase en wordt u verzocht opdracht te geven voor de ontwerpfase. De verwachting is dat het voorstel behandeld kan worden in de raad van januari 2009. Voor de uitvoering van de definitiefase is een krediet van €. 180.000 benodigd. Welke als volgt is opgebouwd: Kostensoort Kosten Interne uren €. 82.300 opstellen PvE €. 15.000 aanbesteding architecten incl. evaluatie €. 25.000 3x ontwerpverg. architect €. 30.000 3x kostenraming ontwerp €. 9.000 Communicatie €. 10.000 Onvoorzien (c.a. 5%) €. 10.000 Totaal (afgerond) €. 180.000
Samenvattend Weeg je kwaliteit af tegen de kapitaalvernietiging en de investering dan is het samenvoegen van de backoffice in het huidige gemeentehuis van Vlijmen de meest optimale variant. Het gemeentehuis van Drunen blijft als trouwlocatie en frontoffice in gebruik. In de volgende fase van het project (definitiefase) worden de uitgangspunten van de quickscan vertaald naar een programma van eisen, budgetraming, planning en voorontwerp.
in in in Inzet van middelen: dekkingIn de bijgevoegde quickscan en de financiële onderbouwing zijn de financiële consequenties van enerzijds de samenvoeging van de backoffice en anderzijds de toevoeging van nieuwe functies voor met name het bestuur, globaal –op basis van kengetallen- berekend. De samenvoeging van de backoffices leidt tot een efficiencybesparing van circa € 300.000,--. Na aftek van de kapitaallasten ten behoeve van de investeringen die voor de samenvoeging benodigd zijn, resteert een structurele efficiencybesparing van € 95.000,--. Dit is lager dan de aanname die in de voojaarsnota 2007, welke structureel € 150.000,-- bedroeg. De structurele lasten van de toevoeging van functies worden in de financiële onderbouwing geraamd op € 239.000,--. De voorgestelde samenvoeging van de backoffice en de toevoeging van nieuwe functies betekent dus dat er per saldo ten opzichte van de voorjaarsnota 2007 een extra structurele budgetruimte van (afgerond) € 300.000,-- benodigd is. Dit wordt meegenomen in de voorjaarsnota 2008. De structurele doorwerking van de 2e bestuursrapportage 2007 biedt hiervoor mogelijkheden. De kapitaallasten van het nu gevraagde uitwerkingskrediet van € 180.000,-- zijn in de hierboven genoemde bedragen begrepen.
personele consequentiesDe personele consequenties zijn meegenomen in het krediet. subsidie mogelijkhedenOp dit moment zijn er geen subsidiemogelijkheden beschikbaar 4 /6
College Onderwerp:
V200700968 Samenvoegen backoffices gemeentehuizen
voor het project. Bij iedere fase van het project zal dit opnieuw onderzocht worden. Macrobutton NoMacro Klik hier en vul het risico in Risico's: Buiten de gebruikelijke risico's als financiële haalbaarheid en planning zijn er geen extra risico's.
Advies:Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen Het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven
de burgemeester, drs. H.P.T.M. Willems
BIJLAGEN:
Besluit Quickscan Arcadis Financiële onderbouwing
TER INZAGE:
Concept projectplan
De stukken liggen ter inzage in de leeskamer, locatie Vlijmen.
5 /6
College Onderwerp:
V200700968 Samenvoegen backoffices gemeentehuizen
BESLUIT De gemeenteraad van Heusden in zijn openbare vergadering van 15 april 2008; gezien het voorstel van het college van 16 oktober 2007,doc.nr. ; V200700968 besluit: 1. In principe te besluiten tot het samenvoegen van de backoffices op de huidige locatie van het gemeentehuis in Vlijmen inclusief de voorgestelde aanpassingen; 2. Ten behoeve van de definitiefase een krediet beschikbaar te stellen van €. 180.000,--
de griffier,
de voorzitter,
A.J. Emmen
drs. H.P.T.M. Willems
6 /6
