Raadsvoorstel Bijlage 1 TOELICHTING
1. Wat is videoconferencing In de meest basale vorm is videoconferencing niets meer of minder dan het communiceren via live beelden (video) en geluid (audio) tussen twee (of meer) fysiek gescheiden locaties. Maar VC is meer: de combinatie van live geluid én beeld maakt het tot één van de meest gebruikte vormen van interactief en visueel contact op afstand.
2. De voordelen De voornaamste voordelen zijn duidelijk: Videoconferencing betekent voor bedrijven en instellingen een aanzienlijke besparing op reistijd en reiskosten, improductieve uren en eventuele reis-, en verblijfskosten om nog maar te zwijgen over fileleed, verkeersrisico’s en onvoorspelbare vertragingen. Met videoconferencing betaalt men na een eenmalige investering in VC-apparatuur alleen de verbindingskosten. Een verbinding via een eigen netwerk (IP) heeft geen direct doorbelaste kosten. Kortom, Videoconferencing is een investering die veel geld kan besparen en leidt tot grotere efficiency. Naast de besparing in reiskosten en -tijd zijn er ook voordelen die zich niet cijfers laten uitdrukken. Zo kunnen personen die anders niet aanwezig hadden kunnen zijn via VC wel deelnemen en input leveren. Daarnaast blijkt in de praktijk dat het gebruik van VC binnen een organisatie vaak leidt tot meer communicatie en tussentijds overleg. Hierdoor wordt niet alleen het beslissingsproces versneld, het zorgt ook voor een hogere kwaliteit van en meer draagvlak voor genomen beslissingen.
3. Wat kunt u met videoconferencing Videoconferencing wordt voor verschillende toepassingen gebruikt. Het meest bekende gebruik van VC betreft het vergaderen op afstand tussen twee of meer partijen of locaties. Daarnaast kan men via VC op afstand computerpresentaties geven. Door het visuele aspect is VC ook zeer geschikt voor brainstormsessies of het geven van demonstraties op afstand. VC wordt daarnaast ook veel gebruikt voor het geven van toespraken naar één of meer andere locaties. Hierbij kan men denken aan een gastspreker op een congres (of tijdens een raadsvergadering) die via een live VC-verbinding een lezing of presentatie geeft. Ook live en interactief onderwijs op afstand is via videoconferentie uitstekend mogelijk. Bovendien wordt videoconferentie in de onderzoeks- en medische wereld veel gebruikt voor expertise op afstand. Zo maken veel ziekenhuisspecialisten gebruik van videoconferentie om met (buitenlandse) collega´s te overleggen en kennis uit te wisselen. De toepassingen die op dit moment binnen het Waddengebied aan de orde zijn, zijn het overleg tussen burgemeesters, secretarissen, colleges, raadsleden, en ambtenaren binnen een bepaald vakgebied. Daarnaast is belangstelling getoond door onderwijs, politie, thuiszorg en ook door de plaatselijke rederijen. Een voorbeeld van een toepassing binnen het politieapparaat is de voorgeleiding aan een hulpofficier van justitie. De nachtdienst geeft op dit moment aanleiding om één of twee hovj’s te consigneren. Dat kan in de toekomst achterwege blijven door via VC contact te leggen met collega’s aan de vaste wal. Momenteel loopt een proef in Zwolle /
Pagina 1
Raadsvoorstel IJsselland. De belangstelling van de rederijen is aanleiding voor de overweging om apparatuur en verbindingen tegen een bepaald tarief beschikbaar te stellen. Voor de gemeente kan er bij voldoende belangstelling een terugverdieneffect optreden. Voor de betreffende ‘huurder’ betekent dit de voordelen van VC en niet de wellicht onrendabele investeringen bij beperkt gebruik.
4. Hoe werkt videoconferencing Een videoconferencingsysteem bestaat in de basis uit vijf componenten: een camera, een microfoon, een monitor, een speaker en een codec. Daarnaast is een verbindingslijn nodig die geschikt is voor het verzenden van zowel beeld als geluid. De camera en de microfoon nemen het beeld en geluid van de ene locatie op. De codec converteert (codeert) deze beeld- en geluidssignalen zodat deze via de verbindingslijn naar de andere locatie gezonden kunnen worden. De daar aanwezige codec converteert (decodeert) de signalen zodat beeld en geluid via monitor en speaker te zien en te horen zijn. Het gehele proces neemt minder dan een seconde in beslag en verloopt geheel vanzelf. Het enige dat een gebruiker hoeft te doen is een nummer bellen om verbinding te maken en de vergadering kan met één druk op de knop starten. Kortom videoconferencing is zeer eenvoudig. Indien meer dan twee partijen gelijkertijd gebruik maken van de apparatuur is de regie in handen van één van de deelnemende partijen. In het onderhavige voorstel wordt uitgegaan van twee grootbeeld televisieschermen. Op het ene scherm ziet u één of meer conferentiepartners, op het andere scherm ziet u zichzelf zoals de anderen u zien. Eén van de schermen kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld een powerpointpresentatie. Aansluiting van een beamer behoort tot de mogelijkheden. Door de kabel binnen te laten komen in de centrale computerruimte van het gemeentehuis kan het signaal tevens worden doorgegeven aan geautoriseerde individuele gebruikers. In die situatie kan gebruik worden gemaakt van de eigen computermonitor en een mobiele codec met camera.
5. Belangrijke randvoorwaarden voor succes De kwaliteit van beeld en geluid tijdens videoconferencing wordt grotendeels bepaald door de kwaliteit van de codec en de gebruikte bandbreedte. Voor een optimale VCverbinding wordt vaak gebruik gemaakt van breedband of 3 ISDN-2 lijnen. De hiermee verkregen bandbreedte zorgt voor een snelle verbinding en daarmee voor een goede kwaliteit van beeld en geluid. Belangrijk voor een goede zichtbaarheid en verstaanbaarheid van de deelnemers is een goede inrichting en verlichting van de vergaderruimte. Voor een succesvolle implementatie van VC in de organisatie is meer nodig dan alleen techniek. Ondersteuning van hoger management, het aanstellen van ‘superusers’, goede planning- en reserveringsmogelijkheden en goede training van de gebruikers zijn belangrijke voorwaarden voor succes. Tijdens het gebruik zal ook de betekenis van vergaderdiscipline blijken omdat het produceren van geluid het ontvangen van geluid onderdrukt.
6. Aanschaf, lease of huur De markt biedt naast aanschaf ook de mogelijkheid tot het leasen en huren van videoconferencingsystemen. In bijgaand voorstel wordt uitgegaan van een
Pagina 2
Raadsvoorstel huurperiode van drie jaar. Na drie jaar gaat de apparatuur over in eigendom. De huur van de kabelverbinding loopt in beginsel gewoon door. Zie verder 15. Kosten.
7. Terminologie rond VC Bij het onderwerp videoconferencing komt een aantal woorden vaak terug. Deze zijn hieronder voor u op een rijtje gezet en verduidelijkt: Codec: coder-decoder. Dit apparaat zorgt ervoor dat alle signalen (audio, video en besturing) omgezet worden naar een digitaal signaal, zodat deze verstuurd kunnen worden. Een codec zit standaard ingebouwd in VC-apparatuur. ISDN: Integrated Services Digital Network. Dit is een digitaal openbaar net voor verschillende vormen van telecommunicatie naar binnen- en buitenland. Het voordeel van ISDN boven het bestaande telefoonnet is dat het veel sneller is. De gebruikskosten zijn afhankelijk van de gebruikte tijd (seconden/tikken). ISDN is geschikt voor telefoonverkeer, datatransmissie, faxverkeer en beeldoverdracht. ISDN-2: andere namen: ISDN 2B+D of Basic Rate Interface (BRI). ISDN-2 is ontwikkeld om zoveel mogelijk data door de bestaande koperkabels van het huidige telefoonnet te transporteren. Voor een goede videoconferencingverbinding worden 3 ISDN-2 lijnen gebruikt (bandbreedte 384 kB/s). IP-Netwerk: Internet Protocol-Netwerk. Dit is een standaard datanetwerk waar het videoconferenctiesysteem mee in verbinding kan staan. IP betreft een privé netwerk binnen een bedrijf en is een alternatief voor ISDN-2. Voor een goede videoconferencing over een IP-netwerk dient de juiste vaste bandbreedte te worden toegekend.
8. Kabel of IP versus ISDN Afhankelijk van het totaalbeeld wat bekeken moet worden voor wat betreft de communicatie binnen en buiten een onderneming kunnen er bij Videoconferencing via de kabel of IP kostenvoordelen worden behaald voor het transport over het interne netwerk ten opzichte van belverbindingen via ISDN. Deze voordelen zijn per organisatie verschillend. Aangezien heden ten dage bandbreedte steeds goedkoper wordt en gemakkelijker verkrijgbaar is, is er een duidelijke trend waarneembaar richting oplossingen op basis van IP.
9. Persoonlijk contact Videoconferencing kan bijdragen aan een substantiële verlaging van de reistijd en reiskosten en zorgt ervoor dat de mensen in de organisatie efficiënter kunnen werken. Uit onderzoek blijkt dat na 3 a 4 Videoconferences mensen toch weer behoefte hebben om elkaar persoonlijk te ontmoeten om de relatie goed in stand te houden. Persoonlijk contact blijft dus belangrijk, hetgeen soms inhoudt dat er toch incidenteel gereisd moet worden.
Pagina 3
Raadsvoorstel 10. Alternatieven voor Videoconferencing Alternatieven voor Videoconferencing zijn de beeldtelefoon, Audioconferencing (telefonisch vergaderen), of Webconferencing (combinatie van een telefonische vergadering en collaborationtool via internet). In de laatste gevallen is het mogelijk dit via een contract met een Service Provider te doen of hiervoor zelf een applicatie in te richten. De allernieuwste trend is het toepassen van een volledig geïntegreerde oplossing voor video, audio en data collaboration over IP. Dit is mogelijk met de Click to Meet 2.0 software applicatie van FVC. Eigen implementatie op het netwerk of leverbaar via een MSP (Managed Service Provider). Bij het analyseren van de klantbehoefte van de Waddeneilanden is een op maat gerichte conferencingoplossing aanbevolen. Doorslaggevend voor de oplossingen in de offerte zijn de kwaliteit van beeld en geluid, de snelheid van de dataverbinding, de beveiliging van de verzonden data (encryption) en de kosten.
11. Uitbreidingsmogelijkheden De geadviseerde apparatuur bevat een netwerk met acht aansluitpunten. Het is mogelijk het netwerk uit te breiden. De verschillende Videoconferencingsystemen kunnen in beginsel goed met elkaar samenwerken onafhankelijk van merk en type. Nagenoeg alle producenten van Videoconferencingsystemen hebben zich gecommitteerd aan de standaarden in deze industrie, namelijk de H320 (H263). De IP gerelateerde oplossingen voldoen meestal aan H323 (Voice en Video over IP) waardoor de interconnectivity tussen de verschillende systemen niet voor grote problemen hoeft te zorgen. Het geoffreerde systeem voldoet aan de internationale standaarden.
12. Populariteit Ondanks alle promotionele campagnes van grote Telecom Operators (AT&T, MCI, Deutsche Telecom, France Telecom, Telefonica, etc.) in de wereld is Videoconferencing sinds jaren nog geen booming markt geworden. Het tij lijkt te keren. VC lijkt te gaan doorbreken en is in toenemende mate interessant geworden voor een groter deel van de zakelijke markt en de overheidsinstellingen. Door diverse omstandigheden in de wereld zoals de huidige economische situatie (cost driven), dreiging terrorisme, oorlog Irak, SARS, toenemende fileproblematiek, beschikbaarheid en betaalbaarheid van bandbreedte (ADSL/SDSL/xDSL/Cable) worden (Video)conferencingoplossingen steeds meer gebruikt om effectiviteit en efficiency in een onderneming te verbeteren. Tevens wordt door allerlei andere communicatiemiddelen zoals email, Instant Messaging, Mobiele Communicatie de “Real Time Enterprise” (rapport Gartner) steeds meer een feit. Steeds meer willen mensen direct contact en direct response op bestaande problemen, vragen, etc. (Video)conferencing biedt mogelijkheden om ongeacht afstand of locatie direct intens (video, audio, en data collaboration) met elkaar op afstand te kunnen overleggen en samen te werken tegen een fractie van de prijs van een persoonlijke ontmoeting.
13. Betrokken partijen In het voortraject is contact gelegd met de heer Doewe Hoving van het bedrijf dBAVS. Uit het archief kon niet worden afgeleid hoe dit contact tot stand is gekomen.
Pagina 4
Raadsvoorstel dBAVS is gespecialiseerd in advisering en bemiddeling met betrekking tot audiovisuele systemen. dBAVS maakte voorheen deel uit van een groter bedrijf. De overige dienstverlening bestond uit advies over en levering van datacommunicatie en netwerken. dBAVS is met een aantal medewerkers alleen verder gegaan om zich een onafhankelijke positie op de markt te kunnen verwerven. Aan Doewe Hoving is gevraagd om de wensen / het programma van eisen van het OOW te vertalen naar de techniek. Dit verzoek heeft geleid tot een rapport. In het rapport staan de technische specificaties waaraan leveranciers moeten voldoen willen zij in aanmerking komen voor levering. Op onderdelen heeft dBavs concurrenten. Er zijn geen concurrenten die zelfstandig een integraal advies kunnen neerleggen. dBAVS heeft kennis van audiovisuele systemen alsmede datacommunicatie en netwerken. Het bedrijf heeft eerder videoconferencingtrajecten begeleid en kan refereren aan goed functionerende praktijkvoorbeelden. Concurrerende adviesbureaus hebben elkaar nodig om een integraal advies te kunnen uitbrengen. DBAVS is bereid te bemiddelen tussen afnemers en de leveranciers van de componenten. Het is ook mogelijk zelf de onderhandelingen te voeren. De belangrijkste marktspelers in de Videoconferentiemarkt v.w.b. de hardware zijn Polycom, Tandberg, Aethra en Sony waarbij Polycom en Tandberg het grootste deel van de markt in handen hebben. Polycom is al enkele jaren de wereldmarktleider op het gebied van totale oplossingen voor (Video)conferencing volgens het concept van Polycom Office. In het door dBAVS uitgebrachte rapport gaat de voorkeur uit naar Tandberg. De keuze vloeit voort uit het pakket van eisen van het OOW. Tandberg is opgericht in 1933, bezit 40% van de VC-markt wereldwijd, is in meer dan 60 landen actief en heeft meer dan 50.000 VC-systemen geïnstalleerd Ten aanzien van datacommunicatie & netwerken zijn vier kandidaten in beeld gebracht. Het betreft KPN, Kabel Noord, Essent en Kabeltex. De vijf Waddeneilanden hebben expliciet gevraagd om de eigen lokale leveranciers te betrekken in de offerteaanvraag. De praktijk leert dat geen van de kabelbedrijven in staat is om door middel van vaste voorzieningen een volledig dekkend netwerk te bieden. In plaats van het creëren van nieuwe oplossingen is voorgesteld de samenwerking op te zoeken. Kabel Noord (waarvan de bediende gemeenten de aandeelhouders zijn) kan met glasvezel Schiermonnikoog en Ameland bedienen. Essent – leverancier op Vlieland en Terschelling – kan niet voldoen aan de minimale eisen om de gewenste kwaliteit te leveren. Met de huidige capaciteit kan men de beelden niet snel genoeg doorgeven. In de offerte worden alternatieven voorgesteld zowel voor de korte als de lange termijn. Op Texel is Kabeltex actief. Kabeltex voldoet aan alle eisen en is in staat de gevraagde kwaliteit te leveren. Als alternatief wordt KPN genoemd. KPN heeft een dekkend netwerk op alle eilanden. De benodigde minimum capaciteit is drie ISDN2 aansluitingen per eenheid. In de afweging zijn betrokken de prijs, de kwaliteit, de snelheid en de beveiliging. Voor de inhoudelijke toelichting wordt verwezen naar bijgaande offerte van Kabel Noord.
14. Demo Ten einde alle betrokken partijen inzicht te geven in de werking van VC en om VC onder de aandacht te brengen van bestuurders in Den Haag is op 23 april 2004 een presentatie verzorgd. De doelgroep bestond uit collegeleden en raadsleden van met name de Friese Wadden, de Friese CdK met enkele stafmedewerkers en de leden
Pagina 5
Raadsvoorstel van de Vaste Kamercommissie voor Binnenlandse Zaken. In een proefopstelling is een korte vergadering gehouden. De gebruikte apparatuur en de getoonde kwaliteit komen in hoge mate overeen met het uiteindelijke resultaat zoals omschreven in de offerte. Wij refereren dan ook aan deze presentatie om het beoogde eindresultaat te schetsen.
15. Kosten In de offerte wordt uitgegaan van een bedrag van € 5.000,00 eenmalig per locatie. Voorts wordt een bedrag van € 1.250,00 per maand per locatie in rekening gebracht. Na drie jaar worden de gemeenten eigenaar van de apparatuur en wordt desgewenst het abonnement voortgezet tegen een lager tarief. Onder punt 6 is naast aanschaf de mogelijkheid genoemd van het leasen en huren van videoconferencingsystemen. Op het moment van schrijven is nog niet volledig inzicht in alle subsidiemogelijkheden en –voorwaarden. We moeten rekening houden met de mogelijkheid dat subsidieverstrekkende instanties niet instemmen met huur, maar koop als voorwaarde stellen. Inmiddels heeft Minister Van der Hoeven bij haar recente bezoek aan Ameland laten weten dat een interdepartementaal subsidieverzoek meeste kans van slagen heeft. Daarnaast is ook geopperd dat een subsidie in Europees verband tot de mogelijkheden behoort. In de afweging om te kopen of te huren speelt mee dat het aankoopbedrag binnen de normen valt voor Europese aanbesteding. Een voorlopige schatting gaat uit van een subsidie van 50%.
Pagina 6
