R. van Vuuren. 24 oktober 2011 Versie 1.8

Werkplan PLV-GEN Definitief

S. Verduijn / R. van Vuuren 24 oktober 2011 Versie 1.8

Inhoudsopgave 1/ 2/ 3/ 4/

Doelstelling en inleiding Producten en mijlpalen Organisatie / Proces Randvoorwaarden /

24 oktober 2011 / Versie 1.8

3 4 8 13

Werkplan PLV-GEN

2

1 / Doelstelling en inleiding Welke resultaten willen we boeken

Inleiding PLV heeft de ambities om een hoogwaardig woongebied te ontwikkelen. GEN zal als consortium van bedrijven invulling geven aan de doelstelling energieneutraal uit het duurzaamheidsconvenant met het Rijk. Voor een succesvolle samenwerking tussen PLV en GEN dient er afstemming plaats te vinden wanneer welke producten door GEN worden opgeleverd en ingebracht binnen het PLV en vice versa. Dit werkplan geeft aan die afstemming invulling. Daarnaast simuleert GEN het totale gebiedsontwikkelingproces ten aanzien van energie om zorg te dragen dat in de volgende fasen van de gebiedsontwikkeling PLV energieneutraliteit geborgd wordt.

Doelstelling Werkplan In dit werkplan wordt de samenwerkingsvorm tussen PLV en GEN verder uitgewerkt en van kaders voorzien. Dit document behandelt de wijze van samenwerking, de integrale producten die door GEN worden opgeleverd en bijdragen aan de ontwikkeling van PLV. Daarnaast worden de mijlpalen van deze integrale producten afgestemd op de planning van PLV. De Project Initiatie Documenten (PID’s) van de verschillende projectteams van GEN voeren verder in detail over welke producten precies worden opgeleverd, welke verbanden er dienen te worden gelegd op deelproduct niveau en welke input van alle betrokken partijen bij de gebiedsontwikkeling nodig is.


Werkplan PLV-GEN

3

2 / Producten en mijlpalen Welke producten worden opgeleverd, en welke mijlpalen horen daarbij.

In de samenwerking met PLV onderscheidt GEN vier fasen; Inventarisatie Hoofdscenario’s Integrale alternatieven Integrale Oplossing > Design

Figuur vangt het proces van samenwerking in de tijd (september 2011 –juli 2012 )


Werkplan PLV-GEN

4

De integrale oplossing is uiteindelijk het ruimtelijk en technisch ontwerp van de energie-infrastructuur, de ingrepen in de woningen, de mogelijkheden voor uitvoering, de financieringsmogelijkheden en de juridische en zakelijke samenwerkingsvorm zijn samengebracht, in goede afstemming met de stakeholders. De oranje sterren geven de momenten weer waarin GEN aan PLV de stand van zaken rapporteert. In dialoog worden de varianten en oplossingsrichtingen ‘gescoord’ op basis van de inhoudelijke criteria vanuit de GENprojecten (micro, macro, omgeving, financiering, business modellen) en de criteria vanuit PLV. De meest optimale variant(en) worden in de daarop volgende fase verder onderzocht en uitgewerkt. 0.0 > rapportage Status Quo 0.1 > evaluatie voor PLV van hoofdscenario’s; doorkijk naar varianten 0.2 > evaluatie van varianten; keuze voor één variant (bestuurlijk) 0.3 > presentatie robuuste integrale oplossing 1.0 > presentatie integraal ontwerp, procesplan energieneutrale gebiedsontwikkeling Zie Mijlpalen overleg GEN-PLV voor verdere toelichting over het mijlpaal overleg.

2.1 / Producten per fase A > Inventarisatie > eindproduct: rapport Design Scenario 0.0 / Inventarisatie Fysieke inventarisatie gebied > speelruimte verkennen Inventarisatie aanwezige documenten + informatie Inhoudelijke/ruimtelijke raakvlakken tussen afwegingen PLV en mogelijke integrale oplossing GEN Functionele eisen aan het financieel rekenmodel Stakeholder analyse op hoofdlijnen > key stakeholders Kansen en risico’s op basis van Raakvlakken Tekstuele input voor het Masterplan (op basis no regret principe) B > Hoofdscenario’s> eindproduct: rapport Design Scenario 0.1 Drie hoofdscenario’s op basis van mogelijke technische energie-infrastructuren (Energie)huishoudboekje per woningconcept

Drie scenario’s: 1.

Alleen elektriciteit

2.

Elektriciteit + niet fossiel gas

3.

Elektriciteit + niet fossiel warmte

Uitgangssituatie businessmodel, zowel gebouw / deelgebied niveau Maatschappelijke sentimenten Stakeholder perspectieven Raakvlakken ruimtelijk en niet-ruimtelijk > bijhouden, updaten (dit blijft onderwerp van gesprek) C > Integrale alternatieven> eindproduct: rapport Design Scenario 0.2 Oplossingsruimte vastgesteld micro-macro > keuze voor 2 kansrijke alternatieven Combinatie van technieken in verschillende varianten Concept businessmodel > samenwerkingsvorm per concept Financieringsmogelijkheden Raakvlakken > wat nog nodig om uit te zoeken + nieuwe issues Input voor opstart MER-procedure leveren


Werkplan PLV-GEN

5

D > Integrale oplossing> eindproduct: rapport Design Scenario 0.3 Uitgewerkt integraal ontwerp Micro + Macro > keuze voor 1 integrale oplossing Uitgewerkte concept business modellen > canvas samenwerkingsvormen / modules contracten Financieringsstructuur voor integraal ontwerp Strategie voor vergunningen en wetgeving E > Design> eindproduct: rapport Design 1.0 Uitgewerkt integraal ontwerp Micro + Macro Definitief business model > inclusief geldstromen, relevante stakeholders, modules, contracten Financieringsstructuur op gebruiker niveau en overkoepelend Bestuurlijk akkoord Randvoorwaarden aan richting uitvoering, vergunning, vrijstelling, financierbaarheid

Continuïteit In de loop van de samenwerking zal per mijlpaal completere invulling worden gegeven aan de direct volgende mijlpaal producten. In de continuïteit van de samenwerking en het project is er ruimte voor verandering en nadere invulling.

Reflectiesessie Kennismanagement Het eerste of tweede kernteam GEN bijeenkomst na een mijlpaal wordt besteed aan een reflectie op de afgelopen fase. Hierbij worden de leermomenten gedeeld en vastgelegd.

Afstemming Masterplan – Designscenario 0.1 In de planning valt de mijlpaal voor het Designscenario 0.1 op 1 december 2011. Op deze mijlpaal worden drie designscenario’s aangeboden. Het Masterplan wordt half november 2011 opgeleverd binnen PLV. Dit betekent dat in het Masterplan ruimte moet worden ingebouwd en vastgelegd voor het onderdeel energie (in de brede zin). Dit moet op korte termijn besproken worden. Via het raakvlakkenregister worden deze zaken in kaart gebracht en geagendeerd om met elkaar te bespreken.


Werkplan PLV-GEN

6

Overzicht tijdlijn PLV en GEN


Werkplan PLV-GEN

7

3 / Organisatie / Proces Wie gaat welke werkzaamheden uitvoeren met welke verantwoordelijkheden

3.1 / Organisatie schema Het officiële organisatieschema. Vanuit het kernteam van PLV en GEN wordt een gezamenlijk Management overleg geformeerd. Op bestuurlijk niveau wordt vanuit de stuurgroep van Project Locatie Valkenburg en de Raad van Commissarissen GEN contact onderhouden. De linking pin binnen PLV voor GEN is Therese van Gijn, voorzitter werkgroep Duurzaamheid PLV. Zij is het centrale aanspreekpunt voor GEN als er vragen zijn en zij of andere kennisdragers binnen PLV zullen deelnemen aan projectgroepen indien nodig. De linking pin binnen GEN voor PLV is Simon Verduijn, programma coördinator GEN. Hij is het centrale aanspreekpunt voor PLV als er vragen zijn en zal aanwezig zijn bij de ateliers of andere overleggen indien nodig. Elke vrijdag middag wordt er met alle GEN projectgroepen gewerkt op de GEN locatie in Bunnik. Indien wenselijk voor beide partijen kan incidenteel gewerkt worden op vliegveld Valkenburg. Dit is noodzakelijk om de communicatie tussen de groepen te bevorderen.


Werkplan PLV-GEN

8

1. Bestuurlijk Overleg PLV-GEN Leden

1 vertegenwoordiger van de gemeente Katwijk 1 vertegenwoordiger van het RVOB 1 vertegenwoordiger van de Raad van Commissarissen van GEN

Agendaleden

Projectmanager Project locatie Valkenburg Programma directeur GEN

Verantwoordelijkheden

(informele) afstemming over voortgang programma. Signaleren en adresseren ontwikkelingen in de externe omgeving die van invloed zijn op de samenwerking. Escalatie indien het MT PLV-GEN geen besluit kan nemen.

Frequentie

Kwartaal, eerder indien nodig (escalaties)

2. Management Team PLV-GEN (energie neutraliteit) / MT PLV-GEN Leden

Projectmanager Project locatie Valkenburg Voorzitter projectgroep Duurzaamheid Project locatie Valkenburg Programma directeur GEN 1 vertegenwoordiger van het kernteam GEN

Agendaleden Verantwoordelijkheden

Bewaken van de aspecten (inhoudelijke en proces) kwaliteit en tijd van de samenwerking tussen PLV en GEN. Het gezamenlijk opgestelde werkplan is hierbij het toetsingskader. Het aspect geld wordt niet bewaakt dit wordt door de Partijen afzonderlijke bewaakt binnen de eigen organisaties. Eventuele geschilpunten kunnen wel aan het MT PLV-GEN worden voorgelegd. Signaleren en adresseren ontwikkelingen in de externe omgeving die van invloed zijn op de samenwerking. Voorbereiden bestuurlijke besluitvorming ten aanzien van energie neutraliteit. Afstemming over de communicatie.

Frequentie

maandelijks

3a. Kernteam GEN Leden

Projectmanager Omgevingsmanagement Projectmanager Financiering Projectmanager Business Modellen Projectmanager Micro Projectmanager Macro Programma directeur GEN Programma coördinator GEN

Agendaleden Verantwoordelijkheden

Voorzitter projectgroep duurzaamheid PLV Bewaken van de aspecten (inhoudelijke en proces) kwaliteit en tijd van de producten van programma GEN.

Frequentie


Wekelijks

Werkplan PLV-GEN

9

3b. Kernteam PLV Leden

Projectmanager PLV Projectleider RO Gemeente Katwijk Projectleider RVOB Secretaresse PLV

Agendaleden

Programma Coördinator GEN Hoofd Ruimtelijke Ordening Katwijk

Verantwoordelijkheden Frequentie

Voortgang project en voorbereiding bestuurlijke besluitvorming Maandelijks

4. Mijlpalen sessie GEN-PLV (afronding per fase) De mijlpalen-sessies zijn nu gepland op: 1 oktober 2011

Status Quo >

1 december 2011

Evaluatie drie hoofdscenario’s

31 maart 2012

Evaluatie van varianten

1 juli 2012

Robuuste integrale oplossing

30 september 2012

Eind presentatie

Tijdens deze sessies worden de issues besproken die GEN niet alleen kan oplossen. Na het bespreken en oplossen van de issues worden de voorliggende oplossingsrichtingen / varianten gescoord. Er wordt bepaald welke scenario’s overblijven, welke afvallen en/of welke varianten van scenario’s verder moeten worden uitgewerkt. Het scoren gebeurt op basis van onder andere inpasbaarheid op de locatie, bestuurlijk draagvlak, technische randvoorwaarden, vergunbaarheid. Over deze criteria zal voorafgaand aan de genoemde mijlpaalmomenten overleg gevoerd worden.

4. Mijlpalen sessie GEN-PLV (deelnemers) Leden

GEN kernteamleden PLV projectteamleden en/of werkgroepleden

Agendaleden

GEN Coöperatieleden afhankelijk van onderwerp PLV stuurgroepleden afhankelijk van onderwerp Technisch specialisten / Experts afhankelijk van onderwerp

Verantwoordelijkheden

Borgen integraliteit design scenario’s Bepalen welke design scenario’s of varianten verder worden uitgewerkt Bepalen welke design scenario’s afvallen

Frequentie

Op mijlpaalmomenten

Besluitvorming Voorstellen tot borging van energieneutraliteit in de bestuurlijke besluitvormingstraject en de verschillende planuitwerkingen, worden uitgewerkt en voorbereid in de integrale samenwerking tussen de verschillende werkgroepen van PLV en GEN. Uiteindelijk besluit over de voorstellen wordt genomen door de Stuurgroep PLV. De projectmanager PLV brengt de voorstellen in bij de Stuurgroep PLV. De programma directeur GEN kan hierbij ondersteuning verlenen aan de projectmanager PLV.

Projectgroepen GEN Projectgroep Micro


Omschrijving activiteit Ontwikkel op gebouw niveau zowel voor woningen als utiliteitsgebouwen het meest optimale energieconcept. Onder meest optimale energieconcept wordt verstaan dat

Werkplan PLV-GEN

10

de eindgebruiker de grootste voordelen ervaart. De criteria voor deze voordelen zijn; Laagste energie gerelateerde kosten voor de eindgebruiker (exploitatiekosten / woonlasten benadering) Laagste technische risico’s Hoogste comfort Positieve waardeontwikkeling van het gebouw Ontwikkel en beschrijf een systeem, stappenplan om tot het meest optimale energieconcept te komen. Werkplan Micro Uitgangspunten / randvoorwaarden Macro

Ontwikkel voor het gebied de meest optimale energie-infrastructuur op gebiedsniveau (productie, opslag en distributie), welke beantwoord aan de GEN eisen en de randvoorwaarden zoals die worden vastgesteld door de overige werkgroepen binnen GEN. Meest optimaal houdt in; de laagste lasten voor de eindgebruiker (bewoner / gebouweigenaar) voldoende betrouwbaar (leveringszekerheid) Ontwikkel en beschrijf het systeem hoe tot de meest optimale energie-infrastructuur te komen; Werkplan Macro Ontwerpuitgangspunten, randvoorwaarden, systematiek

Business Modellen

Ontwikkel op basis van de energieconcepten (ontwikkeld door de projectgroepen Micro-analyse en Macro-analyse) en de gewenste financieringsconstructies de meest optimale samenwerkingsvormen, en zo mogelijk contracten en/of modules voor Projectlocatie Nieuw Valkenburg. Uitgangspunten hierbij zijn; de basis van de belangrijkste overkoepelende samenwerkingsvorm(en), en zo mogelijk contracten en modules die al vóór de aanbestedingsfase/realisatiefase kunnen worden uitgewerkt; beschrijving van mogelijke organisatievormen die toegepast zouden kunnen worden in Projectlocatie Nieuwe Valkenburg en die nog niet op detail niveau kunnen worden uitgewerkt, maar die wel kunnen leiden in de gedachtevorming; de organisatievormen stellen de voordelen voor de bewoner/eindgebruiker centraal en gaan uit van een life cycle benadering en leveren voordelen op die er nu niet zijn Ontwerp het proces / de aanpak (werkplan Business Modellen) hoe tot deze business modellen te komen in een gebiedsontwikkelingsproces. (ervaring abstraheren om breder te kunnen toepassen)

Financiering

Het ontwikkelen van realistische financieringsconstructies teneinde een solide businesscase te realiseren voor energieneutrale gebiedsontwikkeling van Projectlocatie Nieuw Valkenburg. Ontwikkel een financiële structuur, een financieel plan en een rekenmodel. Het financieel plan zal vergezeld worden van –voor zover mogelijk– indicatieve steunbetuigingen en financieringsvoorwaarden van verschaffers van vreemd vermogen en indien van toepassing eigen vermogen. Het rekenmodel heeft als uitgangspunten de laagst woonlasten voor de bewoners (eindgebruikers) en geeft de specifieke uitkomsten voor Projectlocatie Nieuw Valkenburg. Daarnaast is het rekenmodel algemeen toepasbaar voor energieneutrale gebiedsontwikkeling Beschrijf het proces (werkplan Financiering) om tot een realistisch financieel plan te komen in een gebiedsontwikkeling proces (hoe pas je het rekenmodel toe).

Omgevingsmanagement


De doelstelling is dat de ontwikkelde energieconcepten, de financieringsmodellen en

Werkplan PLV-GEN

11

business modellen voor wat betreft de verschillende omgevingen geaccepteerd en gecommitteerd worden. Het omgevingsmanagement valt uiteen in intern- en extern omgevingsmanagement. Extern omgevingsmanagement richt zich op vier deelomgevingen: 1. Maatschappelijke omgeving 2. Bestuurlijke omgeving 3. Juridische omgeving 4. Fysieke omgeving Intern omgevingsmanagement richt zich op iteratieve en interactieve afstemming tussen de externe omgevingsbelangen en de andere projectbelangen (micro, macro, financiën, business modellen)

3.2 / Deelnemende personen Naam

Aandachtsgebied

Achtergrond

Frank Voigt

Projectmananger PLV

PLV

Gerard Menkhorst

Kernteam PLV

RVOB

Jaap Jonker

Werkgroep KERNatelier

Gemeente Katwijk

stedenbouw/programma Jaap van Rijn

Werkgroep Duurzaamheid

Gemeente Katwijk – expert duurzaam bouwen / milieu / duurzaamheid

Albert Vooijs

Werkgroep planeconomie

Gemeente Katwijk

Bjent van de Ende

Werkgroep bodem & water

PLV – Witteveen & Bos

Peter Jongste

Werkgroep archeologie

PLV

Linda van de Berg

Werkgroep Communicatie

PLV

Therese van Gijn

Linkin pin PLV > GEN

PLV - DHV

Werkgroep Duurzaamheid Martine de Vaan

Werkgroep Duurzaamheid

RVOB

Sacha Maarschall

Masterplan / Integraal stedenbouwkundig

BVR – stedenbouwkundige

ontwerp Ron van Vuuren

Programma directeur

Coöperatie GEN – Eneco

Simon Verduijn

Linkin pin GEN -> PLV

Coöperatie GEN – AM duurzaam

Patrick Voet

Omgevingsmanagement

Coöperatie GEN – Royal Haskoning

Luc van Rooijen

Financiering

Coöperatie GEN – KPMG

Michel Chatelin

Business Modellen

Coöperatie GEN – Eversheds Faasen

Miriam van Ee

Business Modellen

Coöperatie GEN – Eversheds Faasen

Pieter Hameetman

Micro

Coöperatie GEN – AM duurzaam

Marije Lafleur

Macro

Coöperatie GEN – Cofely

Nienke Maas

Omgevingsmanagement

Coöperatie GEN – TNO

Jenneke van Dongen

Communicatie

Coöperatie GEN

Rene Idema

Omgevingsmanagement

Coöperatie GEN – Royal Haskoning

Ruud Baardmans

Kennismanagement

Coöperatie GEN - TNO

Linda Custers

Programma bureau

Coöperatie GEN


Werkplan PLV-GEN

12

4 / Randvoorwaarden / 4.1 / Raakvlakkenregister Rol van raakvlakkenregister: Continue benoemen van de inhoudelijke raakvlakken en afhankelijkheden/invloed tussen GEN en PLV. GEN heeft het eigenaarschap van het raakvlakkenregister. De belangrijkste issues die spelen in het team PLV en het team GEN dienen te worden ingebracht. Het raakvlakkenregister helpt met het identificeren van issues die direct aandacht vragen met betrekking tot het besluitvormingstraject van de planvorming voor PLV. .

4.2 / Samenwerkingshouding Om de resultaten te bereiken is een innovatieve en open werkhouding nodig tussen alle betrokkenen. De volgende punten zijn daarbij belangrijk; Innovatie houding; Om de doelen van de samenwerking te bereiken is procesmatige en inhoudelijke innovatie nodig. Dit betekent dat alle betrokken partijen een innovatieve houding dienen aan te nemen, waarin huidige kaders, manieren, wijze van werken etc. ter discussie kunnen staan. Dit om inhoudelijke- en procesveranderingen, die nodig zijn om energieneutraliteit te bereiken, mogelijk te maken. Open mind; De oplossingsrichtingen worden breed ingestoken. Integraal naar de opgave kijken; kunnen de gestelde duurzame ambities ook werkelijk gerealiseerd kunnen worden in opvolgende fasen? Integraal alle ontwikkelfasen in samenhang beschouwen. Horizontale samenwerking; GEN is een co- creatief programma. PLV medewerkers worden dan ook geintegreerd in de projectgroepen en zowel GEN als PLV stelt, zoals eerder vermeld, een linkin pin beschikbaar die als centraal aanspreekpunt dient voor de andere partij en bovendien deelneemt aan interne processen indien nodig. Overschrijden van kennisgebieden; zowel van generiek naar specifiek als van schaalniveau’s. Betrekken relevante stakeholders; Alle relevante stakeholders moeten zoveel mogelijk bij elke fase worden betrokken. De bewoner / eindgebruiker die de gebouwen uiteindelijk gaat bewonen moet zich kunnen vinden in de aangeboden energieconcepten. Of de aannemer / ontwikkelaar die de gebouwen uiteindelijk gaat realiseren moet zich kunnen vinden in de implicaties en financiële doorvertaling van duurzaamheidmaatregelen die in het gebiedsontwerp zijn genomen. Vertrouwen tussen partijen;Vertrouwen tussen alle partijen is cruciaal.


Werkplan PLV-GEN

13

4.3 / Formele verantwoordelijkheid over RO processen PLV PLV blijft verantwoordelijk voor de door te lopen RO processen PLV. De inhoud van de voorliggende documenten ter besluitvorming in de RO procedures wordt in gezamenlijkheid PLV-GEN bepaald. In het hoofdstuk organisatie staat beschreven hoe dit besluitvormingsproces loopt.

4.4 / Benaderen van Stakeholders GEN kan individueel stakeholders benaderen in overleg met de link-in pin PLV-GEN, Therese van Gijn. . In samenspraak zal gekeken worden of GEN alleen gaat of dat er een vertegenwoordiger van PLV meegaat. Dit om te borgen dat er geen onnodige ruis op proces van zowel GEN als PLV plaats gaat vinden, of dat stakeholders te frequent benaderd worden en hun betrokkenheid als last gaan ervaren. Hierdoor blijft er overzicht vanuit PLV welke stakeholders betrokken zijn of worden. Ook kan extra achtergrond informatie gegeven worden over de betreffende stakeholder.


Werkplan PLV-GEN

14

R. van Vuuren. 24 oktober 2011 Versie 1.8

Recommend Documents