Q-Visie. Inhoud. inhoud colofon Q-visie pagina 3. Bezuinigen en investeren. Hans Eschauzier Directeur. 03 Q-Visie

inhoud | colofon | Q-visie pagina 3

Inhoud 03

Q-Visie

04

Interview: Viskwekerij Neeltje Jans ‘ik richt mij op kwaliteit en service’

08

Haal meer uit King verbeter uw efficiency op een simpele manier

10

Interview: Van Randwijk Paperflow ‘we groeien tegen de klippen op’

13

Mobiele zaken welke handcomputer past het best in mijn situatie?

14

Interview: Vadrupak voorraadbeheer met handcomputers

17

King Trainingcenter

18

Gerard Bottemanne eigen baas over uw boekhouding?

20

King Maatwerkbox

22

Interview: Stichting Pampus een professionele vrijwilligersorganisatie

26

Nieuws

28

Uitgelicht gecombineerde projecten

30

Questies

34

Prijslijst

37

King-dealers

Q-Visie

Bezuinigen en investeren. Het is weer bijna zomer. Dan gaan we met z’n allen op vakantie. Naar Griekenland, Italië, Portugal, Spanje en Ierland, de zogenaamde GIPSI’s? Of gaan wij wel bezuinigen? De huidige economische crisis heeft twee gezichten. De overheden verhoogden tijdens de crisis de uitgaven om de economie te stimuleren, terwijl door diezelfde crisis ook nog eens de inkomsten terugliepen. Nu zitten de landen van de EU met grote begrotingstekorten en moeten ze drastisch bezuinigen, maar dat is helaas nog niet tot alle landen (Griekenland) en stromingen (vakbonden, ambtenaren) doorgedrongen. De uitgaven van de staat, ook in Nederland, moeten omlaag. Voor bedrijven en consumenten in de Westerse wereld lijkt het ergste achter de rug, hoewel de kou nog niet uit de lucht is. De AEX is weer aardig opgelopen en de gepubliceerde bedrijfsresultaten over het eerste kwartaal vallen over het algemeen niet tegen. Consumenten zouden nu de economie het beste dienen door te stoppen met bezuinigen en weer geld uit te geven, zodat bedrijven weer winst maken en de overheid de inkomsten ziet stijgen. Als u tijdens deze crisis de visie hebt om te investeren in uw bedrijf, dan hebt u een voorsprong op uw concurrenten als de economie weer aantrekt. Om dat proces te kunnen sturen, hebt u de juiste informatie op de juiste plaats nodig. En daar kunnen wij ons steentje aan bijdragen. Wij investeren in de ontwikkeling van de volgende generatie King­programmatuur. De resultaten zijn veelbelovend, maar het kost nog wel de nodige tijd. Intussen bouwen we ook nog voort op de huidige King voor Windows. Zo voorzien wij u doorlopend van aanvullende functionaliteit en investeren we ook in uw informatievoorziening voor de komende jaren.

Veel leesplezier! Colofon Redactie Hans Eschauzier, Oscar Scherstra, Joost van Meggelen Ontwerp zee.nl, Rotterdam Druk InDrukwerk Edam Oplage 25.000 exemplaren Redactie-adres KingMagazine, Postbus 76, 2900 AB Capelle a/d IJssel T (010) 264 63 00 F (010) 264 63 01 E [email protected] I www.king.eu

Hans Eschauzier Directeur

pagina 4 interview

De naam ‘Viskwekerij Neeltje Jans’ klopt eigenlijk niet meer, want ‘Neeltje Jans’ is al lang gestopt met het kweken van vis. De laatste twintig jaar houdt Neeltje Jans zich nog uitsluitend bezig met het kweken van mosselen. Dat is trouwens helemaal in lijn met de familietraditie, want de familie Schot doet dat al sinds 1912, dus al bijna honderd jaar.

door Joost van Meggelen fotografie Hans Tak

Viskwekerij Neeltje Jans ‘Ik richt me op kwaliteit en service’

Idee

Onderzoek

Simon Schot, een telg uit dit geslacht van mosselkwekers, is directeur van “Neeltje Jans”. Hij startte in de jaren ’80 met de kweek van zalmforellen. Locatie is nog steeds werkeiland “Neeltje Jans”, de uitvalbasis voor de bouw van de Ooster­ scheldekering. De vis werd eerst gekweekt in een tanker, later in een viskooi. Onderaan de viskooi begonnen mosse­ len te groeien, en dat bracht Simon op een idee.

Simon vertelt: “Onze familie kweekte de mosselen op de bodem. Het mosselzaad werd opgevist in de Waddenzee en overgebracht naar de Oosterschelde om verder te groeien. Die mosselen aan de viskooi brachten me op het idee om een andere manier van mosselkweek te proberen, namelijk de hangkweek in plaats van de bodemkweek. Dat was in Nederland toen nog onbekend, dus ik ben in Spanje op onderzoek uitgegaan. Bij de hangcultuur groeien de mosse­ len aan touwen die in het water hangen. Ze krijgen zodoende meer zonlicht en groeien daardoor sneller. Hangmosselen kun je al leveren vanaf medio juni. De bodemmosselen komen op z’n vroegst een maand later.”

Moeizaam Maar in Nederland zat niemand op hangmosselen te wachten. Simon: “Men zag het als een kunstmatig product. De introductie ging dus erg moeizaam. Maar het feit dat ik al in het voorjaar kon leveren, dus veel eerder dan bij bodem­ mosselen, heeft toch de doorslag gegeven. Soms kwamen de bodemmosselen pas half augustus op de markt en dat is voor de handel gewoon te laat. Bovendien is de hang­cultuur minder kwetsbaar en heb je zodoende meer zekerheid. De hangcultuur is ons hoofdproduct. We zijn nu de grootste kwekerij van hangmosselen in Nederland. Verwerking, ver­ pakking en distributie doen we de laatste jaren ook zelf.”

Klanten

Simon Schot

Toen de mosselkwekerij op gang kwam, zette Simon een punt achter de viskwekerij. “We verkopen nog wel vis, oes­ ters en kreeften, dus het totale assortiment, maar die kweken we niet zelf. Het mosselseizoen loopt van juni tot november, maar door het hele assortiment te bieden, komen we het hele jaar bij onze klanten over de vloer. We leveren direct aan de horeca en aan de vishandel, en we hebben hier ook een winkel voor particulieren. Die wordt heel goed bezocht.”

interview pagina 5

‘Ik wil juist niet al te groot worden, want dan kan ik mijn kwaliteit niet handhaven.’ Mosselzaad

Kookpan

Hoe gaat die mosselkweek nu in zijn werk? Simon moet even zoeken naar woorden die een leek begrijpt. Zijn medewerker Mark schiet hem te hulp: “De tijd waarin de mosselen zich voortplanten, noemen we de melkperiode. De mosselen lopen dan als het ware helemaal leeg. Miljoenen eitjes en zaadcellen van de mosselen worden dan het water in gespo­ ten. De bevruchting vindt in het water plaats. Er ontstaat dan een larfje dat een week of zes rondzweeft in het water en uitgroeit tot een schelp. Zolang die schelp nog heel klein is, noemen we dat mosselzaad. Als de schelp zwaarder begint te worden, wil die zich gaan hechten. Normaal gesproken hecht die zich aan de bodem, maar bij de hangcultuur aan de touwen die recht in het water hangen. Daar groeit de mossel verder. Na twee jaar is de mossel rijp voor consumptie.” Simon vult aan: “De kwaliteit van de mossel geef je aan met het percentage vleesgewicht. Met 35% vleesgewicht zit je aan de top, maar 25% is ook goede kwaliteit.”

Over de kwaliteit maakt Simon zich wel zorgen. ”Buitenlandse mosselen, uit Ierland of Duitsland, mogen ook als ‘Zeeuwse mosselen’ worden verkocht, omdat ze in de Oosterschelde schoongespoeld worden. Maar dat is echt een andere mos­ sel. Die buitenlandse mosselen worden gemengd met par­ tijen uit Nederland. Aan de buitenkant zie je geen verschil. Maar in de kookpan gaan de buitenlandse mosselen bijvoor­ beeld eerder open dan de Nederlandse. Voordat alle mosse­ len open zijn, is de helft dan al verpieterd. Geen wonder dat de vraag naar mosselen terugloopt. In het verleden heb ik ook buitenlandse mosselen ingekocht maar daar ben ik mee gestopt. Met die buitenlandse mosselen was het altijd wat. M’n klanten maakte ik er niet blij mee. Ik ga me dus ook niet richten op supermarkten, want daar gaat het om volumes. Ik wil juist niet al te groot worden, want dan kan ik mijn kwali­ teit niet handhaven.”

pagina 6 interview

Groeien Mosselkwekerij ‘Neeltje Jans’ zit dicht bij de Noordzee en dat is gunstig voor de mosselen. Simon: “Het water is hier heel voedselrijk. Daar groeien de mosselen goed van. Naast de hangcultuur heb ik hier ook percelen met bo­ demcultuur. Er zit wel een klein smaakverschil in. Zelf vind ik de hangmosselen nog iets beter smaken. We zitten hier trouwens op een prachtige locatie. Midden in een natuur­ gebied.” Die locatie heeft wel een paar nadelen. Simon: “We groeien uit ons jasje en willen een nieuwe locatie hier vlak bij. Maar omdat dit een natuurgebied is, duurt het even voor alle vergunningen rond zijn.” Mark: “Waar we ook last van hebben, is dat we hier geen internet hebben. Alles moet via de telefoonlijn. Ook is er onvoldoende bereik voor draad­ loos internet. Dat is heel lastig als je een e-mailing wilt doen of de webwinkel wilt bijwerken. Dat moet ik thuis doen.”

‘Wat wij ’s morgens uit het water halen, ligt ’s avonds in het restaurant op je bord. Verser kan het niet.’ Webwinkel Mark doet de administratie van Neeltje Jans. “Toen ik hier negen jaar geleden begon, was King al aangeschaft maar nog niet helemaal in gebruik. Met hulp van Camiel Rent­ meester, onze King-dealer, en ons boekhoudkantoor is de automatisering verder uitgebouwd. Camiel kwam twee jaar geleden met het idee om een webwinkel te starten. Het voordeel is dat je zeven dagen per week, 24 uur per dag open bent. Toch blijven veel horeca-ondernemers hun bestellingen via fax of telefoon doorgeven. En aan de andere kant kunnen we de site niet goed bijhouden door de inbelverbinding. Dus we kunnen de webwinkel nu nog niet optimaal benutten. Daarvoor hebben we echt een betere internetverbinding nodig. Ik vind King een goed programma. King is eigenlijk met ons bedrijf meegegroeid. Iedere keer kopen we weer wat bij. Zoals laatst bijvoorbeeld de optie Automatische incasso.”

Links Mark Abrahamsz

interview pagina 7

‘We zijn de afgelopen jaren heel snel gegroeid. Maar groei is voor mij geen doel op zich. Ik richt me echt op kwaliteit en service.’ Groei De verwerking vindt plaats op een dok. Met een schip wor­ den de mosselen uit het water gehaald. De mosselen worden daarna machinaal ‘verwaterd’ (schoongespoeld zodat er geen zand in zit, belangrijk bij bodemmosselen), vervolgens met de hand gesorteerd op de band. Inpakken gebeurt door een machine, die 2.500 kilo per uur kan verwerken en lekvrij kan verpakken. “Wat wij ’s morgens uit het water halen, ligt ’s avonds in het restaurant op je bord. Verser kan het niet”, vertelt Simon. “We zijn de afgelopen jaren heel snel ge­ groeid. Maar groei is voor mij geen doel op zich. Ik richt me echt op kwaliteit en service.” Vanuit zijn noodkantoor ziet Simon in gedachten de nieuwe mosselfabriek annex winkel al verrijzen. Geholpen door een goede internetverbinding zal Neeltje Jans ook in de toekomst prima mosselen op het bord van de liefhebber brengen.

www.neeltjejansmosselen.nl

pagina 8 haal meer uit king

Haal meer uit King Verbeter uw efficiency op een simpele manier Met King kunt u tijd en geld besparen! Veel King-gebruikers houden in Excel nog allerlei lijstjes bij, die makkelijk ook in King kunnen. In deze rubriek vindt u wat tips van onze Kingconsultants, die u kunnen helpen om nóg handiger met King te werken en meer grip te krijgen op uw eigen organisatie.

Voorblad faxbericht (2) Van toepassing op: King en Queen In het vorige KingMagazine hebben we uitgelegd hoe bij een bestelling gemakkelijk een faxvoorblad kan wor­ den afgedrukt. U kunt echter ook heel eenvoudig een algemeen faxvoorblad maken, dat direct gevuld wordt met de debiteurgegevens. Dit doet u via de ‘Standaardbrief’ in King. Eerst maakt u een sjabloon via menu afdrukken > standaardbrief bij de debi­ teur. Hierin zet u de velden op de juiste plek en maakt u het faxvoorblad netjes op. Vervolgens maakt u het document ‘alleen-lezen’. Voortaan hoeft u alleen het faxvoorblad te selecteren via de Standaardbrief, om snel een gevuld fax­ voorblad te hebben. U moet alleen nog het onderwerp en het aantal pagina’s invullen!

Vaste Activa en de inkoopfactuur Van toepassing op: alle King-versies Vanuit de Vaste Activa-module kunt u direct doorklikken naar de bijbeho­ rende inkoopfactuur. Hiervoor hebt u, naast de module ‘Vaste Activa’ zelf, de optie ‘Scannen boekstukken en NAWdocumenten’ nodig. Als u het activum aanmaakt en de investering boekt, maakt King hiervan een journaalpost. Als u vervolgens de inkoopfactuur inscant, dan kunt u via menu muteren kiezen voor koppelen aan boekstuk. U kiest hier de journaalpost van de investering die King heeft gemaakt. Vanuit het activum kunt u nu via de knop Info boekingen direct deze

journaalpost oproepen. Via F2 toont u de gekoppelde inkoopfactuur direct op het scherm.

In de layouts die u maakt kunt u vervol­ gens naar deze gegevens verwijzen.

Via barcodescanner de orderstatus wijzigen Van toepassing op: vanaf King Factureren De orderstatus wordt in King op veel verschillende manieren gebruikt. Soms moeten op basis van retour gekomen (getekende) pakbonnen orders worden vrijgegeven voor facturering. Dat kan natuurlijk door het ordernummer in te toetsen en met de sneltoets F12 de order vrij te geven. Er is echter een snel­ lere manier: met behulp van een pro­ grammeerbare barcodescanner. Door middel van de King-optie ‘Afdrukken barcodes’ laat u het ordernummer als barcode op (bijvoorbeeld) de pakbon afdrukken. Vervolgens programmeert u de scanner zo, dat de order automa­ tisch wordt vrijgegeven via F12. Op deze manier kunt u heel snel een grote stapel orders vrijgeven voor facture­ ring. Zonder kans op typefouten!

Van toepassing op: King en Queen In het zoekvenster van bijvoorbeeld de debiteuren, kunt u met de sneltoets Ctrl+E naar het venster ‘Afdrukken eti­ ketten’ gaan. De betreffende debiteur is dan al geselecteerd. U moet echter nog wel zelf de juiste layout (en evt. an­ dere instellingen) kiezen en op de knop Afdrukken klikken, voordat het etiket er daadwerkelijk uit komt. Dit kan ook sneller, door gebruik te maken van een afdrukinstelling. U maakt eerst de juiste instellingen in het voorloopvenster. Vervolgens slaat u deze instellingen op via de knop Instellingen… > opslaan nieuw. In deze afdrukinstelling zet u een vinkje ‘Default’ en bij de rubriek ‘Na selectie naar’ kiest u voor ‘Direct afdrukken’. Nu kunt u vanuit het zoekvenster direct een etiket afdrukken met alleen Ctrl+E. Deze oplossing werkt ook voor credi­ teuren, artikelen, etc.

Bedrijfsgegevens in layouts

Info omzetgegevens

Van toepassing op: King en Queen Als u layouts maakt, zult u hier mis­ schien regelmatig bedrijfsinformatie in opnemen. Bijvoorbeeld uw bedrijfs­ naam, BTW-nummer of het bedrijfs­ logo. Als deze gegevens veranderen, bijvoorbeeld een wijziging van uw logo, dan moet u alle layouts handmatig aan­ passen. Deze gegevens kunt u daarom beter centraal vastleggen onder hoofd­ menu stamgegevens > bedrijfsgegevens.

Van toepassing op: King Factureren en Artikelen met de optie Omzetstatistieken en King Logistiek en Enterprise Via hoofdmenu verkopen > omzetten kunt u op allerlei verschillende manie­ ren uw omzetstatistieken bekijken: per debiteur per periode, of per artikel per debiteur per periode, etc. U bent hierbij gebonden aan de verschillende invals­ hoeken die Quadrant van tevoren be­ dacht heeft. U hebt echter zelf ook de

Etiket afdrukken met Ctrl+E

haal meer uit king pagina 9

mogelijkheid om uw eigen invalshoek te bepalen, namelijk via de functie info omzetgegevens onder hetzelfde hoofd­ menu. Via zelf te maken indelingen kunt u de verschillende invalshoeken vast­ leggen. Bijvoorbeeld per postcode­ gebied per debiteur, of per leverancier per vertegenwoordiger. U bepaalt in de indeling zelf welke kolommen u wilt zien, of u met het vorig boekjaar wilt vergelijken, of dat u bijvoorbeeld alleen de TOP-20 wilt bekijken. Ten slotte kunt u het resultaat eenvou­ dig kopiëren en bijvoorbeeld plakken naar Excel, om daar verder te rekenen.

Excel2Project

CBS-aangifte

Van toepassing op: King Factureren, Artikelen en Logistiek met de optie Uren of Projecten en King Enterprise Eigenlijk wilt u van Excel-lijstjes af, u wilt geen nieuwe lijstjes erbij maken. Wist u dat u projectstructuren inclusief voor­ calculaties vanuit Excel eenvoudig kunt kopiëren en plakken naar King? In Excel maakt u bijvoorbeeld de kolommen ‘Code’, ‘Omschrjiving’ en ‘Aantal’. U kunt veel meer kolomnamen gebruiken, raadpleeg hiervoor de Help in King. Als u in Excel deze kolommen vult met waarden, dan kunt u deze vervolgens kopiëren en plakken in de projectstruc­ tuur in King. Eenvoudiger kan het niet!

Van toepassing op: King Artikelen, Logistiek en Enterprise Moet u CBS-aangifte doen van uw invoer en/of uitvoer? En houdt u de gegevens per goederencode nog bij in een lijstje in bijvoorbeeld Excel? Dat kan ook anders! Met de King-optie ‘Koppeling met CBS-IRIS’ kunt u uw artikelen voorzien van goederencodes. Vervolgens worden de CBS-gegevens automatisch bijgehouden in uw ad­ ministratie aan de hand van de maga­ zijnontvangsten en/of verkooporders. Iedere maand maakt u met een druk op de knop het juiste exportbestand voor het CBS.

pagina 10 interview

‘In Nederland zijn we naïef en hardleers als het over informatiebeveiliging gaat’, stelt Paul Korremans, directeur van Van Randwijk Paperflow Solutions. ‘Elk jaar is er voor 3,5 miljard euro schade door misbruik van persoonsgegevens. Hooggevoelige informatie wordt zomaar in een vuilnisbak aan de straat gezet. Criminele organisaties zoeken bedrijfsinformatie en deinzen nergens voor terug!’

Van Randwijk Paperflow Solutions ‘We groeien tegen de klippen op!’

door Joost van Meggelen fotografie Hans Tak

interview pagina 11

Snippers Paul kan ondernemers er niet genoeg voor waarschuwen. “Computers beveiligen we met inlogcodes. Een substantieel deel van het IT-budget gaat op aan beveiliging. Maar papier met vertrouwelijke informatie zetten we gewoon aan de straat of we geven het mee met een bedrijf dat documenten versnippert. Maar bijna niemand vraagt na hoe groot die snippers zijn. Papierboeren versnipperen liever niet en als ze het toch doen dan zo grof mogelijk. Want dan brengt het papier meer op. Zij verkopen het papier weer aan de papierindustrie. Negen van de tien ondernemers heeft daar zelfs nog nooit over nagedacht!”

‘Techniek kan de beveiliging nooit helemaal oplossen. De zwakste schakel blijft de mens.’ Transparantie Beveiliging ligt Paul na aan het hart. Hij is ook actief in het Genootschap Wet Bescherming Persoonsgegevens. “Als je informatie, bijvoorbeeld adressen, overdraagt aan iemand anders, dan moet je ervoor zorgen dat er een verwerkings­ overeenkomst is. Wat doet die partij met die gegevens na de verwerking? Worden die werkelijk vernietigd? Dat moet je allemaal vastleggen. Er zijn bedrijven die cookies verrijken met adresgegevens. Dat moet je dan wel melden aan de bezoekers van je site. Ik pleit voor transparantie. De bescher­ ming van de gegevens is natuurlijk afhankelijk van het soort gegevens. Het verschilt nogal of het om de Gouden Gids gaat of om DNA. Techniek kan de beveiliging nooit helemaal oplossen. De zwakste schakel blijft de mens. Die moet zich ervan bewust zijn dat het om hooggevoelige informatie gaat. Het gaat om preventie. Vaak worden er pas maatregelen genomen als het fout is gegaan.”

mezelf begonnen. Ik werkte bij een groothandel in kantoormachines en hield me bezig met hetzelfde als wat ik nu doe. Maar dat onderdeel werd afgestoten en ik mocht er zelfstandig mee verder. Als bedrijfsnaam heb ik Van Randwijk gekozen, een bekend bedrijf in de grafische industrie dat toen al niet meer bestond.” Zijn vrouw Lia vult aan: “Hij is toen thuis begonnen op de zolderkamer. Maar de zaken gingen erg goed en al snel had hij mijn hulp nodig. Ik heb er lang over na moeten denken voor ik ja zei. Uiteindelijk ben ik toch bij Paul in het bedrijf gekomen. Een goede taakverde­ ling is heel belangrijk. Hij moet niet op mijn stoel gaan zitten of andersom.” Paul: “Mijn vrouw is mijn coach. En andersom ben ik haar coach”. Inmiddels werken ook twee zoons in het bedrijf. Lia: “Aan tafel wordt dus echt weleens over de zaak gepraat. Maar dat geeft niet. Je moet een goede balans vinden tussen zakelijk en privé.”

Coach

Vriendelijk

Maar de interesse van Paul is breder dan alleen beveiliging. “We zijn een groothandel gespecialiseerd in papiervernieti­ gers, postkameroplossingen en identificatiesystemen” legt Paul uit. “We verkopen via dealers maar we hebben ook een aantal grote contractklanten. Zes jaar geleden ben ik voor

Paul en Lia zijn beiden afkomstig uit professionele organisa­ ties. Voor de administratie zochten ze ook een professioneel pakket. Paul: “We kwamen al snel op King uit. Mijn uitgangs­ punt was: kunnen we onze processen in King kwijt? Ik bedoel dan rapportage voor de jaarrekening, orderflow, artikelen.

pagina 12 interview

Strategie “We zijn veel harder gegroeid dan de markt”, vertelt Paul. “Elk jaar zo’n 40 of 50 procent. Maar dat gaat niet vanzelf. Er wordt hier hard gewerkt. We communiceren via allerlei media en zijn present op vakbeurzen voor kantoren of in de beveiligingsbranche. Het gaat er altijd om dat je je onderscheidt van de concurrenten. Ik denk altijd in concur­ rentiestrategieën. Wij onderscheiden ons door vakkennis en service. Een goed advies is enorm belangrijk. Voordat je een machine kunt verkopen, moet je het proces van de klant analyseren. Ik verkoop geen papiervernietiger, ik verkoop beveiliging. Het gaat in dit vak altijd om drie factoren: mens, materiaal en machine. Een couverteermachine (die kan vouwen en insteken) is complex en prijzig. Maar ik laat de mensen zien op welke termijn ze zo’n machine hebben terug­ verdiend. Dát wil een ondernemer weten. Service is voor ons ook heel belangrijk. We hebben een eigen serviceafdeling voor onderhoud en reparaties.”

Is uw harde schijf beveiligd?

Ontspannen “Wij willen dé leverancier zijn in dit vakgebied. Soms denk ik: is dat niet te hoog gegrepen? Maar we zijn al aardig op weg om het te worden. Een eigen bedrijf bevalt me prima. Je kunt je richten op de lange termijn. Ik werk nu veel meer ontspan­ nen dan toen ik voor een beursgenoteerde onderneming werkte. We zijn een familiebedrijf geworden, al heb ik dat niet gezocht. Met elkaar voegen we waarde toe aan dit be­ drijf. En als Lia en ik ermee willen stoppen, hoop ik dat onze zoons zover zijn dat ze dit bedrijf kunnen overnemen.”

Altijd gedacht dat het voldoende was om de bestanden te verwijderen van uw harde Vooral de vriendelijke manier waarop je de artikelen in King schijf of om de harde schijf te formatteren? kunt instellen, gaf de doorslag. Hetzelfde geldt voor de klan­ Onderzoek heeft dat deze ten. Die kun je bijna metaangetoond je ogen dicht invoeren. Wat ook heel belangrijk voor me was, dat King kan meegroeien methode bijna alleisdata achterlaat en met de organisatie.” Lia: “We zijn nu aan het kijken naar het inscan­ eenvoudig kan worden teruggehaald. nen van artikelen met handcomputers. Dozen lijken soms erg www.vanrandwijk.com Ruim vijfenvan tien verkochte gebruikte op elkaar, voorde je het weet heb je het verkeerde artikel uitgeleverd. Dat soort willen we voorkomen.” PC’s bevatten nogfouten oude databestanden. Vooral voor het bedrijfsleven en de over­ heid is dat bijzonder riskant. Alleen fysieke ver­nietiging biedt voldoende bescherming tegen misbruik. De EA DMS (European Association for Data Media Security) heeft een standaard ontwik­ keld voor het vernietigen van harde schijven. Deze standaard kent vijf veiligheidsklassen (A t/m E). Klasse C bijvoorbeeld houdt in dat de datadrager wordt verkleind tot deeltjes van 300 mm² oppervlakte en verbogen als gevolg van het vernietigingsproces. Deze klasse is bedoeld voor organisaties die grote volumes aan zeer gevoelige data willen vernietigen of een grote behoefte aan misbruikpreventie hebben. Maar zelfs bij Klasse E, waarbij de harde schijf wordt verpulverd tot stukjes van 10 mm², kunnen experts nog een deel van de informatie terughalen! Meer info: www.eadms.org

mobiele zaken pagina 13

Mobiele zaken door Bram Minnee

Welke handcomputer past het best in mijn situatie?

Psion Workabout Pro3 (Links) Alweer de derde generatie Workabout Pro. Verkrijgbaar met een volledig toetsenbord, maar er is ook een uitvoering met een Telefoontoetsen­ bord. Beide zijn IP­65 gespecificeerd en hebben een valspecificatie van 1,8 meter op beton. De Workabout Pro3 heeft CE.net 5.0 als bestu­ ringssysteem en heeft een Intel 624 Mhz proces­

Als u kiest voor KingMobile, dan kiest u behalve voor software ook voor hardware. Deze zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Afhankelijk van uw toepassing en persoonlijke wensen kiest u een type handcomputer. Uiteraard wordt u in deze keuze goed begeleid. De belangrijkste eigenschappen en verschillen zetten wij voor u op een rij. Robuustheid – IP Certificering Alle handcomputers die worden aange­ boden in combinatie met KingMobile zijn ‘robuuste’ of ‘industriële’ hand­ computers. De veeleisende omgeving waarin de handcomputers worden ingezet vraagt daar immers om. Maar ook in robuustheid bestaan verschil­ lende gradaties. Hiervoor zijn interna­ tionale afspraken gemaakt, die worden uitgedrukt in een IP Certificering. De IP Code bestaat uit twee cijfers die samen aangeven hoe robuust een handcomputer is. Het eerste cijfer (0­6) geeft aan in welke mate de gevoelige onderdelen beschermd zijn. Het twee­ de cijfer (0­8) wordt bepaald door de mate van bescherming tegen vocht en water. Bijvoorbeeld IP­65. Daarnaast is er nog een secundaire eigenschap, die aangeeft hoe ‘valbestendig’ een hand­ computer is. De valspecificatie geeft de maximale hoogte waarvan een hand­ computer een val op een ondergrond van beton kan doorstaan.

sor. De werkduur van de accu is ongeveer 7 uur. Dit toestel kan worden uitgebreid met diverse modules. De uitbreidingen of combinaties van uit­ breidingen zijn: WiFi, RFID, GPRS/GSM, Scanner. Handheld Europe M3+ (Rechts) De M3+ is een zeer robuuste, maar toch lichte handcomputer inclusief laserscanner. Het toestel is IP64­ gespecificeerd, heeft een valspecificatie van 1,5 meter op beton en weegt toch slechts 250 gram. Het toestel heeft CE. net 5.0 als besturings­ systeem en heeft een Intel 520 Mhz processor. Deze handcomputer wordt standaard geleverd inclusief docking station, accu, reserveaccu en draagelastiek. De werkduur van de accu is onge­ veer 5 uur.

Besturingssysteem KingMobile is geschikt voor een tweetal (mobiele) besturingssystemen: Windows CE en Windows Mobile. Win­ dows Mobile is gebaseerd op Windows CE en is standaard uitgerust met een pocket­versie van Microsoft Office en een aangepaste user interface. In Win­ dows CE ontbreken deze extra’s en dat is dus een echt ‘no­nonsense’ bestu­ ringssysteem. Steeds meer smartpho­ nes en PDA’s van bijvoorbeeld HTC, LG en Samsung draaien ook op Windows Mobile. In theorie zou daar ook de KingMobile software op geïnstalleerd kunnen worden. Deze toestellen zijn echter niet goed bruikbaar, omdat een scanner ontbreekt en ze meestal niet zo robuust zijn.

Laserscanner of imager (CCD) Als u een handcomputer met een barcode scanner nodig hebt, kunt u kiezen uit twee soorten scanners: een laserscanner of een imager (CCD). Het belangrijkste verschil: de laserscan­ ner scant met behulp van een laser­ straal en de imager maakt een foto van uw barcode. De foto wordt vervolgens gedecodeerd tot leesbare tekens. Laserscanners hebben een gecon­ centreerde scanstraal, waardoor het mogelijk is om grote scanafstanden te behalen (> 10 meter). CCD scanners zijn inzetbaar tot maximaal 30­50 cm. CCD scanners daarentegen presteren in een aantal gevallen beter dan een gewone laserscanner, vooral als barcodes moei­ lijk leesbaar zijn doordat ze beschadigd zijn of achter plastic zijn geplaatst. Communicatie Gegevens die worden geregistreerd met een handcomputer kunnen op ver­ schillende manieren gesynchroniseerd worden met King. We onderscheiden communicatie via dockingstation (USB) en draadloze communicatie (WiFi of FTP). Bij WiFi communicatie wordt ge­ bruik gemaakt van een lokaal draadloos netwerk. Draadloze FTP communicatie is overal beschikbaar waar het GSM­ netwerk dekking biedt. Uw keuze Bij uw keuze voor een handcomputer moet u dus vooral letten op de eindge­ bruiker. De logistieke man in uw maga­ zijn heeft immers baat bij een robuuste handcomputer maar weer minder bij het gebruik van Office­toepassingen als Word, Excel en e­mail. Ook andere as­ pecten spelen een rol bij de keuze van een handcomputer, zoals de capaciteit van de accu, de uitbreidbaarheid en de keuze voor een volledig toetsenbord of een telefoontoetsenbord. Uiteraard wordt u in deze keuze begeleid door Handata. Hier volgt een greep uit ons huidige assortiment.

pagina 14 interview

Twee broers, Alfred en Eric van Drumpt, staan aan het roer van Vadrupak BV uit Tiel, een groothandel gespecialiseerd in verpakkingsmateriaal voor groente en fruit. ‘Mijn broer doet de logistiek, ik de inkoop en verkoop’, verduidelijkt Alfred de taakverdeling. Begin dit jaar stapte het groeiende bedrijf over op King én handcomputers. Een mooie gelegenheid om eens kennis te maken met dit Betuwse bedrijf.

door Joost van Meggelen fotografie Hans Tak

Vadrupak Food Packaging ‘Door automatisering hou ik mijn kosten beperkt’

Eenvoudig In totaal werken er nu zes mensen bij Vadrupak. “Ik wil met zo min mogelijk mensen zo veel mogelijk bereiken”, vertelt Alfred. “Automatisering helpt mij om de overheadkosten beperkt te houden. Mijn streven is om meer omzet te maken met hetzelfde aantal mensen. Elke werknemer moet je name­ lijk ook weer terugverdienen, zo simpel is het. Wat dat betreft is ondernemen kinderlijk eenvoudig.”

Waarmaken Vadrupak startte nog maar vijf jaar geleden. “Het gaat rede­ lijk goed”, bevestigt Alfred. “We bedienen nu heel Neder­ land en België. Vanaf het eerste begin hebben we ons op de klanten gericht. Vadrupak staat tussen klant en fabriek in. Die verhouding maken we heel transparant. We nemen de klant bijvoorbeeld gewoon mee naar de fabriek. Wij heb­ ben een rol als intermediair en die rol moeten we elke dag waarmaken.”

Schoon Bij die rol hoort ook voorraadbeheer. Alfred: “We hebben een eigen magazijn met plaats voor zo’n drieduizend pallets. Dat is eigenlijk te klein aan het worden. We houden daarin ook voorraad voor onze klanten, plus een algemene buffer­ voorraad. Dus als er een vrachtwagen met artikelen onder­ weg in Italië pech krijgt, kunnen wij ervoor zorgen dat onze klant toch op tijd zijn order heeft.” Een wandeling door het magazijn laat de inbreng van Alfreds broer zien. Overal orde en netheid. “Omdat we in de voedselbranche werken, moet

Alfred (links) en Eric van Drumpt

interview pagina 15

‘We kunnen nu sneller werken en toch onze kwaliteit handhaven’ hier alles heel schoon zijn”, legt Alfred uit. “Het magazijn hebben we destijds ingericht met al onze ervaringen uit het verleden. Bij ons staan de slow movers dus achterin het magazijn! Op de stellingen zie je de barcodes van de loca­ ties. Door hierbij ook vaste kleuren te gebruiken, is het een laagdrempelig systeem geworden dat werkbaar is voor bijna iedereen.”

Eisen Tot voor kort werkte Vadrupak met een systeem dat zelf ontwikkeld was in Excel. De groei van het bedrijf maakte het noodzakelijk om naar een uitgebreider systeem te kijken. Alfred kwam na een zoektocht uit bij King, dat hij trouwens al kende van bevriende ondernemers. “Een mooie oplossing. Onze eisen liggen hoog. Ik wilde een pakket dat boekhou­ ding en logistiek integreerde. Bovendien wordt King steeds verder ontwikkeld. Dat gaf uiteindelijk de doorslag om voor King te kiezen.”

pagina 16 interview

Voorraad “Met de deskundige hulp van onze dealer Van Zutphen heb­ ben we King ingericht, gelijk al met handcomputers. Ik had al eerder naar scanapparatuur gekeken, maar die was niet geïntegreerd met de administratie. Bij King is dat wél het ge­ val. Ik telde altijd elke week handmatig de voorraad. Om mijn klanten goed te bedienen moet ik namelijk precies weten wat ik in huis heb. Met die handcomputers kan ik die voorraadtel­ ling automatiseren. We gebruiken de handcomputers ook bij de magazijnontvangst en het orderpicken. We kunnen nu sneller werken en toch onze kwaliteit handhaven.”

‘Onze voorraad klopt altijd’ Proefperiode

Doel

“Na een proefperiode van een paar maanden zijn we in januari overgestapt. Ik vind het belangrijk dat het systeem gedragen wordt door de mensen die ermee werken. Onze financiële man bijvoorbeeld was vertrouwd met Davilex maar is nu enthousiast over King! Het wordt steeds leuker, vooral als je de voordelen gaat zien. Vrachtbrieven, barco­ destickers – alles komt uit King. We doen nu hetzelfde in minder tijd en hier zit dus de winst!

De broers Van Drumpt stammen niet uit een ondernemers­ familie. Alfred: “Hiervoor deed ik hetzelfde als nu, maar dan in loondienst. Dat was bij King Nederland, leverancier van disposables (heeft niets te maken met King Business Soft­ ware – red.). Maar ik wilde altijd al voor mezelf beginnen en op een gegeven moment heb ik de stap gezet, samen met mijn broer. We zijn allebei heel verschillend, maar hebben hetzelfde doel. We zijn heel gedreven en van mijn medewer­ kers verwacht ik dat ook. Met de ondersteuning van King Software worden we nóg sterker in de markt! En daar doen wij het voor.”

‘We doen nu hetzelfde in minder tijd’ www.vadrupak.nl

training pagina 17

King Cursussen Workshops Instellen layout Opleidingen en trainingen zijn een investering in jezelf en in je bedrijf. De tijd die je in een training stopt, verdien je later dub­ bel en dwars terug. Dat geldt zeker ook voor de King-trainingen van Quadrant. In dit nummer stellen we de workshops Instellen layout aan u voor. In King beschikken we over een uitgebreide rapportgenera­ tor voor het instellen van de layout van uw facturen, aanma­ ningen, bestelbrieven enz. Met de opties Instelbare layouts financieel en/of logistiek (standaard in King Enterprise) kunt u nog veel meer layouts aanpassen of toevoegen, bijvoorbeeld van de balans of uw voorraadoverzichten. Deze rapportgenerator is door zijn vele mogelijkheden en instellingen zeer flexibel. Maar juist die vele mogelijkheden maken het niet altijd even gemakkelijk om een nette layout te ontwerpen, zeker als u nog niet zoveel ervaring hebt met het maken van layouts. Daarom bieden wij de workshops Instel­ len layout aan:

1 Instellen layout Basis

in deze workshop worden alle mogelijkheden en instel­ lingen besproken, u leert de basismogelijkheden van de rapportgenerator kennen. Hierbij moet u denken aan het

plaatsen van velden in de layout, het gebruik van subrappor­ ten en regio’s, de opmaak van een rapport, afbeeldingen in uw rapport, velden voorwaardelijk afdrukken enz. Deze work­ shop duurt een halve dag.

2 Instellen layout voor gevorderden

in deze workshop gaan we dieper in op de meer ge­ avanceerde mogelijkheden van de rapportgenerator. We gaan aan de slag met het opnemen van berekeningen in de layout, het gebruik van variabelen en van groepen. Ook deze workshop duurt een halve dag. In beide workshops zal ruim de tijd worden genomen om op vragen in te gaan die u hebt inzake uw eigen layouts. Kortom: deze workshops zijn onmisbaar voor iedereen die zelf aan de slag wil gaan met het bouwen van documenten en rapporten in King!

Cursuskalender 2010 juni 25 28 30 en 1 juli

Boekhouden voor King-gebruikers Introductiecursus King King Financieel

juli 5 7 en 8 12 13 en 14 16

King Financieel Facturering/Relatiebeheer King Logistiek Workshop Electronisch Factureren King Uren en Projecten Workshops Instellen layout

september 10 13 15 en 16 20 22 en 23 28 en 29

Boekhouden voor King gebruikers Introductiecursus King King Financieel King Financieel Facturering/Relatiebeheer King Logistiek King Uren en Projecten

oktober 1 7

Workshop Electronisch Factureren Workshops Instellen layout

november 5 8 10 en 11 15 17 en 18 23 en 24 29

Boekhouden voor King gebruikers Introductiecursus King King Financieel King Financieel Facturering/Relatiebeheer King Logistiek King Uren en Projecten Workshop Electronisch Factureren

december 1

Workshops Instellen layout

pagina 18 assurance

Eigen baas over uw boekhouding Als ondernemer staat u voor de keuze hoe u de boekhouding voert. U kunt natuurlijk al uw reke­ ningen en andere boekhoudbescheiden in de be­ kende schoenendoos stoppen en afgeven aan een boekhouder of accountant, maar u kunt ook de boekhouding zelf ter hand te nemen met behulp van een boekhoudpakket. Een combinatie is ook mogelijk, dus zelf een deel van de boeking bijhou­ den en de boekhouder de rest laten afhandelen.

‘Houd er rekening mee dat alleen de term accountant beschermd is, terwijl de term administratiekantoor door iedereen gebruikt mag worden. ’ door Gerard Bottemanne onderzoeksbureau GBNED

Hebt u ervoor gekozen om de boek­ houding volledig uit te besteden, waarbij u achteraf, bijvoorbeeld eens per kwartaal, geïnformeerd wordt over uw financiële reilen en zeilen, dan is de inhoud van dit artikel voor u verder niet interessant. Of misschien toch wel en zet het u juist aan tot nadenken! Maar dit artikel is vooral bestemd voor ondernemers die hun boekhouding helemaal of deels zelf (willen) doen. Door alle fiscale regels en regeltjes in Nederland is het voeren van een administratie en het doen van aangiftes (zoals voor de BTW en winst uit onder­ neming voor de Vennootschaps­ of Inkomstenbelasting) zeker niet een­ voudig. Om nog maar te zwijgen van de loonadministratie. Ook al bent u boekhoudkundig behoorlijk onder­ legd, u ontkomt er gewoon niet aan om bepaalde zaken over te laten aan een deskundige. We hebben het dan over een administratiekantoor, een accoun­ tantskantoor, een belastingadvieskan­ toor of zelfs een combinatie daarvan. We noemen deze partijen ‘financieel intermediair’.

Wilt u zelf de boekhouding doen, dan zijn de volgende twee vragen belang­ rijk: 1. Welke externe partij is voor u het meest geschikt voor ondersteuning van boekhoudkundige en fiscale zaken? 2. Welke boekhoudsoftware past het beste bij uw bedrijf?

Welke externe partij gaat u kiezen voor ondersteuning? Eerst iets over de partij die u het best kan ondersteunen bij administratieve zaken. We hebben het dan bijvoor­ beeld over investeringsbeslissingen (zoals de keuze tussen kopen of leasen) of fiscale zaken (zoals de investerings­ aftrek of bepalen van de winst). Hoe weet u wie over voldoende kennis beschikt? Houd er rekening mee dat alleen de term ‘accountant’ beschermd is, terwijl de term ‘administratiekantoor’ door iedereen gebruikt mag worden. Hoewel de meeste administratiekan­ toren vakkundige medewerkers in huis hebben en ook prima werk doen, kan het bij wijze van spreken ook een

assurance pagina 19 vrachtwagenchauffeur zijn die graag wat meer bij vrouw en kinderen wil zijn. Bij een belastingadvieskantoor mag verondersteld worden dat u daar met name terecht kunt voor fiscale vraag­ stukken, bijvoorbeeld over de fiscale consequenties van het splitsen van een pand tussen privé en zakelijk. Wij geven u enkele tips voor de selectie van de juiste financieel intermediair.

Welke boekhoudsoftware past het beste bij uw organisatie? Als u deze keuze overlaat aan een financieel intermediair, hebt u grote kans dat u de boekhoudsoftware wordt aangeraden waar de intermediair zelf ook mee werkt. Maar is die software wel de beste keuze voor uw bedrijf? U bent toch geen financieel intermedi­ air? Betrek daarom niet alleen uw finan­

‘En u hebt wel een bewaar­plicht van 7 of zelfs 10 jaar!’ Tip 1: Kijk bij welke organisatie(s) de dienst­ verlener is aangesloten (NOAB, SRA, NOvAA, NIVRA) en welke opleiding hij of zij heeft genoten. Welke kennis en expertise heeft de dienstverlener in huis? Met welke partijen wordt samen­ gewerkt? Welke eisen stelt de branche of beroepsorganisatie aan de inter­ mediair, zoals het op peil houden van kennis (permanente educatie)? Tip 2: Vraag altijd naar referenties en neem daarmee ook eens contact op. Tip 3: Vraag vooraf een uitgebreide offerte voor de beoogde werkzaamheden die u wilt uitbesteden. Tip 4: Informeer bij de Belastingdienst en vraag naar de ervaringen met de beoogde dienstverlener. De Belas­ tingdienst werkt steeds meer met horizontaal toezicht. Bij horizontaal toezicht steunt de Belastingdienst op de werkzaamheden die door de financieel intermediair zijn uitgevoerd. Afspraken hierover worden vastgelegd in convenanten, die afgesloten worden met individuele kantoren en brancheen beroepsorganisaties. Tip 5: Informeer eens bij de lokale bank en vraag daar naar de ervaringen met de beoogde financieel intermediair. Met name bij rapportages over kredietver­ strekking spelen financieel intermedi­ airs een steeds belangrijkere rol.

De fiscus spreekt dan van het ‘kun­ nen reproduceren van de gegevens in oorspronkelijke vorm en binnen een redelijke termijn’. En u hebt wel een be­ waarplicht van 7 of zelfs (bij vastgoed) 10 jaar!

De fiscus spreekt ú aan op fouten Ga zelf regelmatig na of uw boekhou­ ding is bijgewerkt en of de aangiftes op tijd zijn ingediend en betaald. Want u bent altijd zelf aansprakelijk als er fiscaal iets niet klopt of als een aangifte niet op tijd wordt gedaan. De rekening wordt dan door de fiscus bij u neerge­ legd. Blijf dus altijd ‘eigen baas over uw boekhouding’!

cieel intermediair bij de keuze van de software. Misschien moet in uw situatie de nadruk wel liggen op heel andere functies dan boekhouden, zoals een projectadministratie, voorraadbeheer, verkooporders of een abonnementen­ administratie. Er zijn softwarepakketten op de markt die naast de boekhouding tal van andere functies bieden. Een goede koppeling met het boekhoud­ systeem van een financieel intermediair kan natuurlijk ook een oplossing zijn. Of misschien kiest u wel voor online boekhouden. Ga in elk geval goed na wat het beste voor úw bedrijf is.

Baas over uw eigen gegevens Als u de boekhouding in eigen huis voert met een eigen pakket, dan hebt u zelf de volledige beschikking over uw boekhouding en de daarbij behorende documenten. Anders ligt het als u de boekhouding uitbesteedt aan een financieel intermediair. In dat geval liggen uw boekhouding en eventuele bijbehorende documenten buiten de deur. Ook als u gebruikt maakt van on­ line boekhouden, zijn de gegevens van uw boekhouding elders opgeslagen. In deze laatste gevallen raad ik u aan om vooraf goede afspraken te maken over de eigendom van de gegevens en het verkrijgen daarvan, vooral ook als u de samenwerking met de intermediair be­ ëindigt of als u – bij onlineboekhouden – overstapt op een ander pakket. Voor losse boekingsdocumenten is dat een kwestie van afgeven, maar voor gege­ vens die op de computer opgeslagen liggen is dat een andere zaak. U hebt namelijk wel programmatuur nodig om die gegevens te kunnen lezen.

www.boekhoudplaza.nl

pagina 20 king maatwerkbox

Een klus geklaard met de King Maatwerkbox Deze keer: Bepalen van de leverdatum van een order door Tom Pillard

Wat met de standaardversies van King niet mogelijk is, kan vaak wel met de King Maatwerkbox. Met de King Maatwerkbox kun je namelijk rechtstreeks koppelen met de King­database. U kunt alle beschikbare informatie in de Kingdatabase opvragen en verder bewerken in een standaard of maatwerkapplicatie. Specifieke wensen die niet in een standaardpakket thuishoren, kunnen op deze manier toch worden gerealiseerd.

“Wij bestellen onze producten vaak in China. Ze komen dan per schip in containers naar Nederland. Die schepen zijn wel een maand onderweg. Ondertussen verkopen wij de producten uit de containers alvast aan onze klanten. Klanten willen graag weten wanneer de betreffende order kan worden geleverd. Hoe kom ik achter de juiste leverdatum van de order?”

Echter, om de datums zo op elkaar te laten volgen zoals in afbeelding 1, moet de leverdatum van de backorder in de orderregel worden ingevuld. Dat betekent dat, als er halver­ wege een order tussenuit valt, alle daaropvolgende orders moeten worden aangepast. Bij honderden orders met soms evenzoveel orderregels is dat heel veel handwerk.

Bovenstaande vraag werd gesteld door een gebruiker van King Logistiek. In eerste instantie lijkt deze vraag eenvoudig te beantwoorden binnen King: kijk naar ‘Voorraadaantallen in de tijd’ van het betreffende artikel en controleer wanneer de voorraad toereikend is voor deze order. De ‘Voorraadaantal­ len in de tijd’ kunnen worden geraadpleegd vanuit de ver­ kooporderregel via de knop Ga naar…, of via de artikelstam­ gegevens (hoofdmenu artikelen > artikelen, knop Wijzigen > knop Ga naar…).

Eigenlijk wil de King­gebruiker twee zaken weten: 1. De leverdatum per orderregel. Dat is de datum waarop de betreffende orderregel binnen zal zijn. Deze informatie kan worden gebruikt als de klant alvast een deel van de order wil hebben zodra dat binnen is. 2. De leverdatum van de hele order. Dat is de datum waarop ook de laatste orderregels van die order kunnen worden uitgeleverd. Om deze informatie aan te kunnen leveren, hebben we een King Maatwerkbox­taak gebouwd. Deze werkt als volgt:

1. Leverdatum per orderregel

afbeelding 1

Nadat in King een nieuwe verkooporder is ingevoerd, gaat de King Maatwerkbox­taak per regel met backorders be­ kijken op welke datum de betreffende backorder helemaal binnen zal zijn. Hierbij wordt als volgt te werk gegaan: • Uitgangspunt is de huidige magazijnvoorraad van het artikel. • De aantallen van de orderregels die al op ‘Deze levering’ staan (dus niet meer in backorder) worden van de maga­ zijnvoorraad afgetrokken. • Vervolgens wordt op volgorde van ordernummer bepaald of de huidige orderregel uit de eerstvolgende inkoopbe­ stelling kan worden uitgeleverd, of dat deze doorschuift

king maatwerkbox pagina 21 naar een van de volgende inkoopbestellingen voor dat artikel. • Per orderregel is nu de verwachte ontvangstdatum van de openstaande inkoopbestelling bekend. Als er een verkooporder wordt verwijderd, of de verwach­ te ontvangstdatum van de bestelling wordt aangepast, dan worden de datums van de verkooporders automatisch opnieuw berekend.

Doordat het veld ‘Leverdatum’ van de order ook op de orderbevestiging kan worden afgedrukt, is het eenvoudig om na het aanmaken van een verkooporder de verwachte leverdatum (eventueel met een marge van bijvoorbeeld 7 dagen) naar de klant te communiceren. Het resultaat kan er bijvoorbeeld als volgt uit zien:

Deze gegevens worden per order opgeslagen in een HTML­ bestand op het netwerk. Het resultaat ziet er als volgt uit:

De King Maatwerkbox­taak die dit proces regelt ziet er sche­ matisch als volgt uit:

De gebruiker kan dit overzicht ook zelf sorteren op bijvoor­ beeld de kolom met de leverdatum of de week.

2. Leverdatum per order De laatste leverdatum uit de eerste stap is de datum waarop de hele verkooporder geleverd zou kunnen worden. In bovenstaand voorbeeld is dat 8­06­2010. De King Maatwerk­ box­taak vult bij de order in King deze leverdatum automa­ tisch in. Omdat de leverdatum ook wordt gebruikt om de daadwerkelijke levering in te plannen, kan de King­gebruiker met behulp van de leveringsconditie bepalen of de lever­ datum van deze order automatisch mag worden aangepast door de taak.

Bent u ook geïnteresseerd in een dergelijke oplossing? Neemt u dan contact op met de afdeling Support om de mogelijkheden te bespreken.

Financieel

De King Maatwerkbox:

Ook voor uw specifieke financiële rapportages kunt u de King Maatwerkbox inzetten.

‘Voor automatiseren zónder druk op de knop!’

pagina 22 interview

In het Muizenfort in Muiden zitten tegenwoordig geen soldaten meer, maar kantoren, waaronder het hoofdkwartier van de Stichting Forteiland Pampus, die het ‘enige originele forteiland van Nederland’ beheert, met hulp van een heel leger aan vrijwilligers. Een doordachte tactiek moet het fort veiligstellen voor de toekomst.

Stichting Forteiland Pampus ‘Een professionele vrijwilligersorganisatie’

door Joost van Meggelen fotografie Hans Tak

Honderd Voormalig fortwachter Nanette Elfring heeft de dagelijkse leiding over het reilen en zeilen van de stichting en haar vele medewerkers. Behalve vier vaste krachten zijn er honderd vrijwilligers actief. “Een professionele vrijwilligersorganisa­ tie”, zo omschrijft Nanette de stichting, King-gebruiker sinds 2002. Het doel van de stichting is het behoud van het fortei­ land, dat voorkomt op de werelderfgoedlijst van UNESCO.

Schakel Het eiland is genoemd naar Pampus, een dichtgeslibde vaar­ geul die bij zuidwestenwind en eb niet te bevaren was, zodat schepen ‘voor Pampus’ moesten blijven liggen. Het fort­ eiland Pampus werd in de jaren 1887-1895 gebouwd op het Muiderzand om Amsterdam te kunnen beschermen tegen vijandige schepen. Het geldverslindende project zou uitein­ delijk nooit voor militaire doeleinden worden gebruikt. Maar in die tijd was het fort de verbindende schakel tussen twee vaderlandse verdedingswerken: de Stelling van Amsterdam en de Hollandse Waterlinie.

Puinruimen Met de komst van het vliegtuig werd Pampus overbodig. De Duitse bezetter kon niet veel met het fort beginnen en liet de koepels opblazen. Pampus raakte zwaar beschadigd. Na de oorlog volgde het ene plan voor Pampus na het andere, van jeugdgevangenis tot studentenhuisvesting, maar geen enkel plan werd uitgevoerd. Totdat in 1986 door inwoners van Muiden zelf een stichting werd opgericht die het forteiland intact wilde laten. De staat verkocht het eiland in 1990 aan de stichting en het werk (puinruimen) kon begin­ nen. Nanette Elfring

interview interviewpagina pagina235

Sfeer

Vermakelijkheid

Maar wat wil de stichting met het fort? Nanette vertelt: “Het eiland heeft een aparte, wat geheimzinnige sfeer. Het is er ruig, het fort is kapot. We willen dat graag zo laten. Dus niet het fort terugbrengen in oude staat, maar alleen bewaren voor de toekomst zoals het is. Er zijn in Nederland al genoeg keurig gerestaureerde forten. Maar zoiets als Pampus is uniek. Je kunt een oud gebouw ook ‘kapot restau­ reren’. We willen daarom zo minimaal mogelijk ingrijpen.” De fortwachterswoning werd opgeknapt en is weer be­ woond. Vanaf 2007 kon het fort met hulp van subsidies waterdicht worden gemaakt. “Als cultureel ondernemer kun­ nen we zelf rondkomen en dat wil de overheid natuurlijk ook graag. Maar voor speciale projecten, zoals pas de restauratie van het dak, vragen we subsidie aan. Het eiland kan worden gehuurd voor evenementen, partijen of vergaderingen. Daarnaast hebben we zelf ook een evenementenkalender. Geld voor advertenties hebben we niet, dus we moeten het hebben van free publicity. Vandaar dat we elke maand een speciaal evenement organiseren. Dan blijven we in de belangstelling.”

Elk jaar doen ruim veertigduizend bezoekers het eiland aan. “De veerboot vaart vanuit Muiden en straks (als proef) ook vanuit IJburg. Vaartocht en eiland zorgen samen voor een ‘unieke ervaring’”, vertelt Nanette. “Vrijwilligers gidsen de bezoekers door het fort. Het is de bedoeling dat de bezoe­ kers twee uur op Pampus blijven en dan weer terugvaren. De capaciteit van de boot is namelijk beperkt. Op het eiland is ook een lunchgelegenheid. Nu het dak is hersteld, is de binnenkant van het fort aan de beurt. Elektriciteit en drink­ water is er niet op Pampus, dus daar moeten we zelf voor zorgen. Maar onze vaste lasten willen we zoveel mogelijk beperken. Voor elke bezoeker moeten we ook ‘vermakelijk­ heidsbelasting’ afdragen aan de gemeente Muiden. Dat is een soort toeristenbelasting. De veerboot kost veel geld aan keuringen en veiligheid. Bij alles wat we willen doen, moeten we ons afvragen of het genoeg oplevert. Anders kunnen we niet overleven. We bieden sinds kort bijvoorbeeld een lunchkaart aan. Daardoor moeten de stroomaggrega­ ten ook ’s nachts draaien. Maar daar staat tegenover dat je

‘Als cultureel ondernemer kunnen we zelf rondkomen en dat wil de overheid natuurlijk ook graag.’

pagina 24 interview meer mensen trekt en meer omzet maakt. We sturen echt op omzet. Daarom hebben we onze King Factureren uitgebreid met de optie Omzetstatistieken. De boekhouding doe ik niet zelf, die wordt verzorgd door een vaste kracht, maar ik ben natuurlijk wel geïnteresseerd in de rapportage en de omzet­ cijfers die uit King komen.”

Beleid

Er kan heel veel in Pampus, als het maar past in de doelstel­ ling. Maar een dancefeest bijvoorbeeld accepteren we niet, omdat de mensen in Muiden dan last hebben van de herrie.” Aan toekomstplannen heeft de stichting geen gebrek. En dan gaat het niet alleen om grotere bezoekersaantallen. “Met openbaar vervoer zijn we lastig te bereiken. Vandaar dat we ook vanaf IJburg gaan varen en later misschien ook vanaf Almere.”

Nanette is vanaf 1997 bij Pampus betrokken. Eerst als fort­ wachter, daarna als commercieel medewerker en inmiddels als directeur. “Het beleid wordt bepaald samen met het bestuur van de stichting. De invulling gebeurt door het team. In het bestuur is een breed kennisgebied samengebracht. Er zitten mensen in uit de horeca, cultuur, bouw, zorg/per­ soneel, banken en accountancy. Daar kan ik op terugvallen.

‘De boekhouding doe ik niet zelf, die wordt verzorgd door een vaste kracht, maar ik ben natuurlijk wel geïnteresseerd in de rapportage en de omzetcijfers die uit King komen.’

interview pagina 25

Steun “We zoeken nu ook steun vanuit het bedrijfsleven. We hebben sinds kort een bedrijvenvereniging met de naam Centurio (=Honderd). We willen namelijk precies honderd bedrijven die donateur van de stichting zijn. Doel is ook het onderlinge contact tussen die bedrijven. Daarnaast hebben we ook particuliere donateurs. Voor schoolreisjes zijn we te duur; dat komt door de boot. Maar we werken wel aan een lespakket en een educatief programma.” Een hartenwens van Nanette is ook een bezoekerscentrum over de Stel­ ling van Amsterdam. “Dus niet alleen verbreding maar ook verdieping.”

Privacy Zelf heeft Nanette elf jaar als fortwachter op Pampus ge­ woond. “Dat was heel bijzonder, maar ook wel zwaar. Stroom wordt opgewekt door aggregaten, drinkwater is er ook niet. Maar uiteindelijk was het gebrek aan privacy waarom ik weer aan de wal ben gaan wonen. Nu kan ik mijn auto met de boodschappen voor de deur parkeren! Er komt zomaar water uit de kraan! Dat soort dingen ga je wel waarderen. Maar de vaartochten naar huis op donkere en mistige winteravon­ den, of als het hard waaide, dat waren toch wel bijzondere ervaringen.”

www.pampus.nl

De Stelling van Amsterdam

De Stelling van Amsterdam is een 135 kilometer lange verdedigingskring rond de hoofdstad Amsterdam, die grotendeels tussen 1881 en 1914 door het Departement van Oorlog is gebouwd. Het omvat drie tot vijf kilometer brede onderwaterzettingen (inundaties) en 36 forten, twee kustforten, twee vestingen, drie batterijen en twee kustbatterijen. Mochten de Grebbelinie en de Hollandse Waterlinie zijn doorbroken, dan moest de Stelling van Amsterdam een laatste verdedigingslinie vormen. Maar nog voordat de Stelling was voltooid, was ze al achterhaald. De opkomst van het vliegtuig ontnam de linie zijn militaire betekenis. De Stelling is in 1996 geplaatst op de Lijst van het Werelderfgoed van de UNESCO vanwege haar waarde voor de mensheid. www.stelling-amsterdam.nl

pagina 26 nieuws

King-ambassadeurs beloond

Een tevreden King-gebruiker is onze beste reclame. Als zo’n tevreden King-gebruiker – u bijvoorbeeld – aan iemand anders King adviseert en deze schaft King daadwerkelijk aan, dan willen we onze “King-ambassadeur” daarvoor graag belonen! Dus komt u ergens een mooi horloge tegen met het King-logo, dan weet u dat u met een King-ambassadeur te maken hebt! Bent u zelf ook zo’n tevreden Kinggebruiker die King ook aan andere ondernemers adviseert? Als uw advies leidt tot de aanschaf van King, dan willen we u graag een leuke attentie geven. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet uw relatie bij de bestelling van het King-pakket aangeven dat u King geadviseerd hebt, en daarbij ook uw adres en telefoonnummer vermel­ den. Wij nemen dan contact met u op.

Nieuws BDO certificeert King Logistiek

Ondernemerscongressen

King Logistiek release 5.43 is door BDO CampsObers Audit & Assurance gecertificeerd. Op grond van gedegen onderzoek is BDO van oordeel dat “King Logistiek voldoet aan de redelijkerwijs te stellen eisen rondom betrouwbaarheid en continuïteit”, aldus BDO in het onderzoeksrapport. Enkele jaren geleden werd ook King MA release 5.30b door BDO gecertificeerd. De functionaliteit van King is sindsdien fors uitgebreid. Reden genoeg voor Quadrant om aan BDO te vragen om een nieuw assurance-onderzoek. Dat onder­ zoek vond plaats van februari tot oktober 2009. De complete functionaliteit van King 5.43a werd hierin aan een onderzoek onderworpen. Doel van het onderzoek was “om middels een gefundeerd onderzoek met aantoonbare bevindingen een goed on­ derbouwd oordeel te geven over de betrouwbaarheid en continuïteit van dit pakket.” Bij betrouwbaarheid van de gegevensverwerking moet gedacht worden aan de moge­ lijkheden voor beveiliging van de informatie, integriteit en controleerbaarheid (‘audit trail’) van de gegevens. Bij conti­ nuïteit gaat het om de ‘onderhoudbaarheid, herstelbaarheid en robuustheid’ van de software. De uitslag van het onderzoek was positief en tijdens het Ken­ niscongres Administratieve Software op 12 november 2009 in Hoevelaken kon drs. J.H.M. Boukens RA, partner bij BDO, het certificaat officieel overhandigen aan drs. K.J. Eschauzier, directeur van Quadrant.

Ook dit jaar is King weer present op allerlei Ondernemerscongressen in heel Nederland. Het Ondernemers Congres is de meest doeltreffende MKB-marketing campagne voor bevlogen ondernemers in het midden- en kleinbedrijf. Deze campagne resulteert in de Week van de Ondernemer, Ondernemers Congressen en Zakenfestivals, waarin alle schijnwerpers gericht zijn op de motor van onze economie, het MKB. Met ruim 10.000 bezoekende ondernemers was 2009 een historisch succes. Alle edities waren uitverkocht! Het thema voor 2010 is ‘Ondernemen anno Morgen’. Simpelweg doen wat u als ondernemer altijd hebt gedaan, is namelijk geen optie. Uw bedrijf staat in een nieuwe realiteit, waarin het verschil wordt gemaakt door creativiteit, kwaliteit, duurzaam­ heid en bewustzijn. King Software is als kennispartner aan alle congressen en zakenfestivals verbonden. King biedt ook weer een mas­ terclass/workshop aan, ditmaal van Marcel van der Avert: Resultaatgericht Ondernemen. Hierin staat centraal hoe een betere samenwerking leidt tot meer productiviteit, betrok­ kenheid en winst. Kijk voor meer informatie op onze website www.king.eu of op www.ondernemerscongres.nl.

nieuws pagina 27

Nieuwe webwinkels

Het aantal King­webwinkels breidt gestaag uit. De afgelopen maanden konden we de volgende nieuwe webwinkels begroeten:

A3 Baby & Kids! A3 Baby & Kids! is een importeur en groothandel in baby­ en kinderartike­ len. De meeste producten worden ex­ clusief gemaakt voor A3 Baby & Kids!, terwijl de overige artikelen exclusief geïmporteerd worden. www.a3products.nl/

Arvidi IT Support U vindt hier een mooi assortiment aan (voornamelijk) zakelijke producten en diensten. Van pc’s en laptops tot en met hoogwaardige producten en diensten waarmee u uw ICT­omgeving optimaal kunt beveiligen. www.arvidi.nl/

Attitude Australia Deze specialist op het gebied van go­ thic en punk artikelen heeft nu ook een vestiging in Australië. www.attitudeaustralia.com/

By Hedges By Hedges verkoopt allerlei interieurar­ tikelen van kwaliteitsmerken. www.byhedges.nl/

Greg Heeren BV Greg Heeren is een gespecialiseerde groothandel in exclusieve lichtmetalen velgen. www.heeren.nl/

Hositrad Holland B.V. Hositrad bestaat sinds 1966 en is ge­ specialiseerd in vacuumproducten. www.hositrad.com/

Color Up B.V. Color Up is een bedrijf dat zich voorna­ melijk richt op de autoschadeherstel­ branche voor personen­ en lichte en zware bedrijfswagens. www.colorup.nl/

Europel Office Products B.V. Producten voor kantoor, school en thuis, gespecialiseerd in ergonomische producten, presentatiemiddelen en opbergmiddelen. www.europel.nl/

LAB21 LAB staat voor Life At Best en verkoopt allerlei soorten natuursteen. Daarnaast richt LAB21 zich op het totale indoor & outdoor living concept. www.lab21.nl/

pagina 28 uitgelicht

Uitgelicht: Gecombineerde projecten

door Oscar Scherstra

In iedere KingMagazine zet Oscar Scherstra een interessante King­functie in de spotlights die toegevoegde waarde heeft voor uw organisatie. In dit nummer aandacht voor de nieuwe mogelijkheden van de optie Uren / Projecten in King 5.44. Op verzoek van gebruikers is het nu mogelijk binnen een project termijnprojecten en regieprojecten te combineren, is de invoer van uren vereenvoudigd en is de rapportage uitgebreid.

Even een opfrissertje: een termijnproject is een project op basis van een vaste aanneemsom; het kan in een of meer termijnen worden gefactureerd. Een regieproject daarentegen wordt gefactureerd op basis van nacalculatie. Tot voor kort was een project in King altijd óf een termijnproject, óf een regieproject. Vanaf King 5.44 voorziet de projectenmodule ook in deze behoefte en kunt u combinaties opzetten van regie en termijnprojecten. Nog steeds is een project een regie­ of termijnproject, maar u kunt nu per projectonderdeel daarvan afwijken. Dus vanaf de 5.44 kan een regieproject onderdelen (deelprojecten) bevatten van de soort termijn, en andersom.

Details Projectonderdeel

Projectgegevens

In het bovenstaande voorbeeld ziet u hoe deze nieuwe functionaliteit is uitgewerkt. Het gaat in dit voorbeeld om een automatiseringsproject waarbij de hardware op termijn­ basis wordt gefactureerd en de werkzaamheden op basis van regie.

uitgelicht pagina 29 Daarnaast is het mogelijk geworden om voor een termijn­ onderdeel de termijnen in één keer aan te maken. Dat kan op basis van diverse criteria. Zo is het mogelijk om op basis van percentages te factureren, of op basis van een aantal gelijke bedragen. Bovendien is het mogelijk geworden om voor het meerwerk (het verschil tussen de vastgestelde en de herziene prijsopgave) een zogenaamde meerwerktermijn te maken.

Met bovenstaande verbeteringen aan de projectenadminis­ tratie kan de urenverantwoording sneller en efficiënter wor­ den verwerkt, ook als de urenverantwoording centraal wordt bijgehouden. Uiteraard is er ook aan de details gedacht en zijn de rapportagemogelijkheden nog verder uitgebreid. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk geworden om de project­ voortgang per projectonderdeel te bekijken.

Aanmaken termijnen

Naast deze verbeteringen in de projectstructuur is het in King 5.44 ook mogelijk om op een snellere en efficiëntere manier de urenverantwoording te verwerken. Dit komt door­ dat we nu ook een ‘echte’ weekstaat in King hebben opgeno­ men. Ook is het mogelijk om naast de decimale invoer (5,25 uur) ook te kiezen voor urennotatie met minuten (5:10 uur). Ook kunt u ervoor kiezen om de uren te registreren door de begin­ en eindtijden in te voeren. Invoeren weekstaat

Tijdens het invoeren van de weekstaat is het bovendien mo­ gelijk om de eventuele overige kosten gelijk onder de juiste dag in de weekstaat vast te leggen. Denk bijvoorbeeld aan een kilometervergoeding of het verwerken van een salaris­ strook.

Invoeren weekstaat; registreren kilometers

Projecten kopiëren

Ten slotte vermelden we nog dat het nu mogelijk is gewor­ den om een project naar een ander project te kopiëren. Bij het kopiëren wordt alleen de voorcalculatie meegenomen naar het nieuwe project.

pagina 30 questies

Questies Gebruikers van King­ en Queen­ software hebben soms vragen waar zij niet uitkomen. Daar zijn eenvoudige vragen bij, maar ook lastige. In deze rubriek geeft Erwin Louwman het antwoord op vragen die vaak aan de Helpdesk worden gesteld.

openstaande post zoeken op Q1. Een factuurnummer in Invoeren journaalposten

orders blijven open Q2. Gefactureerde staan

Het komt geregeld voor dat ik mijn bankboek aan het bijwerken ben, en dat ik een betaling moet afboeken van een debiteur waarvan alleen het factuurnummer en het betaalde bedrag bekend zijn. Hoe kan ik dan in in het programma ‘Invoeren journaalposten’ de bijbehorende openstaande post makkelijk terugvinden?

Als wij orders factureren, blijven deze orders toch openstaan. Waarom is dat?

Op de volgende manier kunt u toch de bijbehorende open­ staande post vinden. U laat in de journaalregel de rubriek Rekeningnummer leeg en u gaat direct naar de rubriek Fact./Ref. nr. Nu wordt automatisch het zoekvenster Selecteer openstaande post voor … geopend met alle aanwe­ zige openstaande posten. Als dit venster niet automatisch wordt geopend, kunt u het alsnog openen met de functie­ toets F4. via stamgegevens > dagboeken kunt u per dagboek instellen of dit venster wel of niet automatisch moet worden geopend.

Vanaf King­versie Artikelen moet een artikelregel, om deze volledig af te handelen, zowel geleverd als gefactureerd wor­ den. Leveren betekent dat de goederen worden verzonden (vaak met een pakbon), bij het factureren wordt de factuur gemaakt. Bij sommige organisaties worden de goederen direct met de factuur meegestuurd. In dat geval is het leveren als apart proces eigenlijk niet nodig. Daarom kunt u in King deze twee processen combineren, zodat na het factureren de gefactureerde orderregels direct als afgehandeld worden beschouwd. Of King bij het factureren automatisch moet leveren, stelt u in via verkopen > vaste gegevens orders/faCturering, tabkaart Boekingen levering.

U kunt onderscheid maken tussen automatisch leveren bij batch­facturering (meerdere orders tegelijk factureren) en directe facturering (iedere order apart factureren). Tevens kunt u via de rubriek Ook pakbon afdrukken instellen of bij het automatisch leveren ook een pakbon moet worden afgedrukt. In dit zoekvenster kunt u vervolgens zoeken op factuur­ nummer, openstaand bedrag, bankrekening van de debiteur, of op de andere kolommen. Als u de juiste openstaande post hebt gevonden, dan neemt u deze met de knop Selecteren over naar de journaalregel.

van de kredietlimiet bij Q3. Gebruik Invoeren orders Via de Vaste gegevens Orders/facturering hebben wij ingesteld dat wij een melding willen krijgen wanneer bij een debiteur de kredietlimiet wordt overschreden. Maar nu krijgen we bij iedere debiteur waarbij we geen kredietlimiet hebben ingesteld een melding. Moeten we nu voor iedere debiteur één voor één een kredietlimiet invoeren?

questies pagina 31 Nee, dat is gelukkig niet nodig. Het is namelijk via debiteuren > vaste gegevens debiteuren mogelijk om een standaard­ kredietlimiet in te stellen. Op de tabkaart Financiële geg. kunt u deze in de rubriek Standaard-kredietlimiet invullen.

Het bedrag dat u hier invoert wordt voor de debiteuren ge­ bruikt waarbij geen kredietlimiet is ingesteld. De standaard­ kredietlimiet voert u altijd in in de basisvaluta, bij het bereke­ nen van de kredietoverschrijding wordt de standaardlimiet zonodig omgerekend naar de valuta van de debiteur.

Want via stamgegevens > dagboeken kunt u per dagboek instellen of een boekdatum per journaalregel wel of niet is toegestaan. Op de tabkaart Instellingen hebt u bij de ru­ briek Boekdatum invoeren per journaalregel de volgende mogelijkheden: • Niet toegestaan, met deze instelling is het alleen moge­ lijk een boekdatum per journaalpost bij te houden, dus niet per journaalregel; • Alleen binnen één periode, hiermee is het mogelijk om binnen één journaalpost per journaalregel verschil­ lende boekdatums bij te houden, maar die moeten wel in dezelfde periode vallen als de boekdatum van de jour­ naalpost; • Altijd toegestaan, met deze instelling kan per journaal regel een afwijkende boekdatum worden ingevuld. Deze datum moet wel in het geselecteerde boekjaar vallen en de periode mag niet geblokkeerd zijn.

Hierdoor hoeft u dus alleen een kredietlimiet in te voeren bij de debiteuren waarbij de limiet afwijkt van de standaard­ limiet. Om een afwijkende kredietlimiet in te voeren gaat u naar programma debiteuren > debiteuren, tabkaart Financiële geg.. In de rubriek Kredietlimiet vult u de afwijkende limiet in. De kredietlimiet per debiteur geeft u wél op in de valuta van de debiteur.

Als u het invoeren van een boekdatum per journaalregel toestaat, dan kunt u op de tabkaart Defaults nog instellen of King moet stoppen op deze rubriek en welke waarde King alvast moet invullen bij het invoeren van de journaalregels.

Q4. Boekdatum per journaalregel Tijdens het invoeren van journaalposten wordt er bij iedere regel om een boekdatum gevraagd. Kan dat niet uitgezet worden? Op verzoek van vele King­gebruikers is het sinds release King 5.43a mogelijk geworden om per journaalregel een boekdatum in te voeren, zodat u één journaalpost in meer­ dere periodes kunt boeken. King zou King niet zijn als dat niet instelbaar was.

Q5. Voorraadpositie in het verleden Het komt nogal eens voor, dat wij voor een controle onze voorraadpositie in het verleden moeten weten. Wij willen dan de voorraadbedragen op de balans kunnen vergelijken met de boekwaarde in de voorraadadministratie. Kunnen we die in King opvragen? Om de voorraadpositie in het verleden te kunnen bepalen, hebben we in King een drietal overzichten tot onze beschik­ king. Via voorraad > afdrukken voorraadoverziCHten hebben we de keuze uit Afdrukken historisch voorraadoverzicht, Afdrukken historisch voorraadoverzicht per opbrengstgroep en Afdrukken historisch voorraadoverzicht per magazijn. Op deze overzichten worden de voorraadaantallen en boek­ waarden op de door u opgegeven peildatum afgedrukt. De peildatum dient u in het voorloopscherm van de afdruk in te voeren.

pagina 32 questies

Als u de bedragen uit de financiële administra­ tie wilt vergelijken met de boekwaarde in de voorraadadministratie, dan kunt u het beste de afdruk Historisch voorraadoverzicht per opbrengstgroep gebruiken. Hier hebt u de keuze uit twee verschillende standaardlijsten. 1 Historische voorraad per opbrengstgroep Op deze lijst wordt de totale boekwaarde per opbrengstgroep afgedrukt. artikel geeft u een opbrengstgroep op. In de gegevens van de opbrengstgroep (via stamgegevens > opbrengstgroepen) dient u de te gebruiken grootboekrekeningen voor het boeken van de opbrengsten, kostprijzen, voorraad enz. op te geven. Dit betekent dus dat per opbrengst­ groep de financiële voorraad wordt bijgehou­ den.

2 Historische voorraad per opbrengstgroep/artikel Op deze lijst worden niet alleen de totalen afgedrukt, maar per opbrengstgroep ook de bijbehorende artikelen. Per artikel worden de magazijnvoorraad, de eenheid, de kostprijs excl. btw en de boekwaarde afgedrukt zoals die waren op het moment van de peildatum.

Om een goede vergelijking tussen de financiële administra­ tie en de voorraadadministratie te kunnen maken, is het van belang dat uw opbrengstgroepen goed zijn ingericht. De opbrengstgroep is namelijk de schakel tussen de financiële administratie en de voorraadadministratie ARTIKEL/TARIEF

OPBRENGSTGROEP

GROOTBOEK

In King is het mogelijk om te factureren op basis van tarie­ ven en/of op basis van artikelen. Bij zowel een tarief als een

Als u een tarief met een kostprijs gebruikt, wordt ‘aantal * kostprijs’ geboekt op de voorraadrekening van de aan het tarief gekoppelde opbrengstgroep. Om achteraf de aansluiting tussen de voorraadwaarde op basis van de (logistieke) voorraadaantallen en de voorraadwaarde op basis van de (financiële) grootboekrekeningen goed te kunnen controleren, adviseren wij u om de opbrengstgroepen die u gekoppeld hebt aan een tarief niet te koppelen aan een artikel en andersom.

questies pagina 33

met voorraadaantallen in de Q6. Bestellen tijd

Op de tabkaart Voorraad stelt u vervolgens in dat King re­ kening moet houden met de ‘voorraad in de tijd’. Dit doet u door een vinkje te plaatsen bij Rekening houden met voorraadpositie … dagen na ‘Datum te bestellen’.

Sommige klanten bestellen altijd al geruime tijd voordat wij werkelijk moeten leveren. Is het mogelijk dat King bij het maken van het besteladvies alleen rekening houdt met wat wij op korte termijn moeten leveren? Ja, het is in King inderdaad mogelijk om daar rekening mee te houden. Via de functie Voorraadaantallen in de tijd kunnen we de verwachte magazijnvoorraad per datum op­ vragen. Op basis van de actuele gegevens (verkooporders, bestellingen, etc.) in King ziet u met deze functie wanneer de voorraad negatief wordt. De ‘Voorraadaantallen in de tijd’ zijn op de volgende plaatsen in King op te vragen: • • •

•

In een verkooporderregel via de knop Ga naar … (via verkopen > invoeren orders) In het artikelenstambestand via de knop Ga naar … (via artikelen > artikelen) In een besteladviesregel via de knop Ga naar… (via voorraad > bestellingen > besteladviezen) (alleen met de optie ‘Automatische bestellingen’) In een bestelregel via de knop Ga naar… (via voorraad > bestellingen > invoeren bestellingen)

Met deze informatie kan King rekening houden bij het afdrukken van het besteladvies, zodat u nu geen artikelen bestelt die u pas later in het jaar hoeft te leveren. Het afdrukken van een besteladvies doen we via voorraad > > afdrukken besteladvies. In het afdrukvoorloop­ venster kunt u aangeven of King rekening moet houden met de ‘voorraad in de tijd’.

bestellingen

In het paneel Gegevens bestelling kunt u de besteldatum opgeven in de rubriek Datum te bestellen.

In de rubriek Aantal dagen geeft u het aantal dagen op tot het volgende bestelmoment. Als u bijvoorbeeld één keer in de week bestelt, dan voert u hier 7 dagen in. King gaat de voorraad berekenen t/m deze datum. Daarnaast kunt u ook instellen dat er rekening moet worden gehouden met de levertijd van het artikel, via de instelling Rekening houden met levertijd artikelen. De levertijd legt u per artikel vast via artikelen > artikelen, knop Wijzigen, tabkaart Inkoop. Dus bestellen uw klanten (ver) vooruit, gebruikt u dan de ‘voorraadaantallen in de tijd’ om uw voorraadniveau beperkt te houden!

pagina 34 prijslijst Prijzen King release 5.44* Nieuwe licentie KING Financieel KING Factureren KING Artikelen KING Logistiek Uren 1 Uren 2 Uren 3 Projecten 1 Projecten 2 Projecten 3

Single user € 1.295,00 € 1.595,00 € 2.295,00 € 3.995,00 € 395,00 € 495,00 € 595,00 € 695,00 € 795,00 € 895,00

Multi-user 2 € 1.945,00 € 2.395,00 € 3.445,00 € 5.995,00 € 595,00 € 745,00 € 895,00 € 1.045,00 € 1.195,00 € 1.345,00

Multi-user 5 € 2.595,00 € 3.195,00 € 4.595,00 € 7.995,00 € 795,00 € 995,00 € 1.195,00 € 1.395,00 € 1.595,00 € 1.795,00

1 extra gebruiker € 325,00 € 400,00 € 575,00 € 1.000,00 € 100,00 € 125,00 € 150,00 € 175,00 € 200,00 € 225,00

5 extra gebruikers € 1.295,00 € 1.595,00 € 2.295,00 € 3.995,00 € 395,00 € 495,00 € 595,00 € 695,00 € 795,00 € 895,00

SAB KING Financieel KING Factureren KING Artikelen KING Logistiek Uren 1 Uren 2 Uren 3 Projecten 1 Projecten 2 Projecten 3

Single user € 259,00 € 299,00 € 459,00 € 799,00 € 99,00 € 129,00 € 149,00 € 179,00 € 199,00 € 229,00

Multi-user 2 € 389,00 € 449,00 € 689,00 € 1.199,00 € 149,00 € 194,00 € 224,00 € 269,00 € 299,00 € 344,00

Multi-user 5 € 519,00 € 599,00 € 919,00 € 1.599,00 € 199,00 € 259,00 € 299,00 € 359,00 € 399,00 € 459,00

1 extra gebruiker € 65,00 € 75,00 € 115,00 € 200,00 € 25,00 € 32,50 € 37,50 € 45,00 € 50,00 € 57,50

5 extra gebruikers € 259,00 € 299,00 € 459,00 € 799,00 € 99,00 € 129,00 € 149,00 € 179,00 € 199,00 € 229,00

Update KING Financieel KING Factureren KING Artikelen KING Logistiek Uren 1 Uren 2 Uren 3 Projecten 1 Projecten 2 Projecten 3

Single user € 895,00 € 995,00 € 1.595,00 € 2.795,00 € 275,00 € 345,00 € 415,00 € 485,00 € 555,00 € 625,00

Multi-user 2 € 1.345,00 € 1.495,00 € 2.395,00 € 4.195,00 € 415,00 € 520,00 € 625,00 € 730,00 € 835,00 € 940,00

Multi-user 5 € 1.795,00 € 1.995,00 € 3.195,00 € 5.595,00 € 555,00 € 695,00 € 835,00 € 975,00 € 1.115,00 € 1.255,00

1 extra gebruiker € 225,00 € 250,00 € 400,00 € 700,00 € 70,00 € 87,50 € 105,00 € 122,50 € 140,00 € 157,50

5 extra gebruikers € 895,00 € 995,00 € 1.595,00 € 2.795,00 € 275,00 € 345,00 € 415,00 € 485,00 € 555,00 € 625,00

Online/Huur per mnd Single user KING Financieel € 49,95 KING Factureren € 59,95 KING Artikelen € 99,95 KING Logistiek € 179,95 Uren 1 € 19,95 Uren 2 € 24,95 Uren 3 € 29,95 Projecten 1 € 34,95 Projecten 2 € 39,95 Projecten 3 € 44,95

Multi-user 2 € 74,95 € 89,95 € 149,95 € 269,95 € 29,95 € 37,95 € 44,95 € 52,95 € 59,95 € 67,95

Multi-user 5 € 99,95 € 119,95 € 199,95 € 359,95 € 39,95 € 49,95 € 59,95 € 69,95 € 79,95 € 89,95

1 extra gebruiker € 12,50 € 15,00 € 25,00 € 45,00 € 5,00 € 6,25 € 7,50 € 8,75 € 10,00 € 11,25

5 extra gebruikers € 49,95 € 59,95 € 99,95 € 179,95 € 19,95 € 24,95 € 29,95 € 34,95 € 39,95 € 44,95

Hosting King Online bij RDC Alleen King Online Financieel/Factureren idem i.c.m. andere applicatie Alleen King Online Artikelen/Logistiek idem i.c.m. andere applicatie

1e gebruiker 2e t/m 4e gebruiker € 26,95 € 21,95 € 18,50 € 18,15 € 28,50 € 23,25 € 19,50 € 19,10

Hosting King Online bij Eldata

1e gebruiker 2e t/m 4e gebruiker 5e t/m 9e gebruiker Vanaf 10e gebruiker € 25,95 € 19,95 € 14,95 € 12,95

King Online alle versies

5e t/m 9e gebruiker € 20,60 € 17,50 € 21,95 € 18,60

* King Factureren is een uitbreiding op King Financieel, enz. Evenzo is Uren 2 een uitbreiding op Uren 1; Projecten idem dito; 1 extra gebruiker is verkrijgbaar vanaf Multi-user 2; 5 extra gebruikers is verkrijgbaar vanaf Multi-user 5; Maximaal 20 gebruikers totaal; Uren zijn beschikbaar vanaf King Factureren; Projecten zijn beschikbaar vanaf King Artikelen.

Vanaf 10e gebruiker € 17,50 € 17,50 € 18,60 € 18,60