De geest van het gemeentedecreet.fm Page 3 Thursday, September 27, 2007 9:45 AM
Inhoud Inhoud ................................................................................................. Hoofdstuk 1 Inleiding .............................................................................................. 1.1. Algemeen ................................................................................ 1.2. De doelstellingen ..................................................................... 1.2.1. Situering..................................................................... 1.2.2. De resultaten van de SWOT-analyse voor de technische dienst ................................................... 1.2.2.1. S(terktes) ....................................................... 1.2.2.2. Z(waktes) ...................................................... 1.2.2.3. K(ansen) ........................................................ 1.2.2.4. B(edreigingen) .............................................. 1.2.3. De doelstellingen ........................................................ 1.2.3.1. Overkoepelende beleidsdoelstellingen ........... 1.2.3.2. Doelstellingen technische dienst.................... Hoofdstuk 2 AO/IC: onlosmakelijk met elkaar verbonden...................................... 2.1. Situering: wat zegt het Gemeentedecreet?............................... 2.2. Begripsafbakening ................................................................... 2.2.1. Over processen, procedures en projecten ................... 2.2.1.1. Improviserend werken ................................... 2.2.1.2. Routinematig werken .................................... 2.2.1.3. Een combinatie van improvisatie en routine...................................................... 2.2.2. Administratieve organisatie en interne controle........... 2.3. Administratieve organisatie: meer dan een beschrijving van acties....................................................... 2.3.1. Klassieke procedure-elementen ................................... 2.3.2. Waar worden doelstellingen nagestreefd en risico's beheerst? .................................................... 2.3.3. Meetpunten ............................................................... 2.3.4. Uniform databeheer....................................................
INHOUD
3
9 9 10 11 12 12 12 12 13 13 13 14
17 17 18 18 19 19 20 20 21 23 23 24 24
3
De geest van het gemeentedecreet.fm Page 4 Thursday, September 27, 2007 9:45 AM
2.4. Waarom werk maken van AO/IC?............................................. 2.4.1. Situering in de cirkel.................................................... 2.4.1.1. Administratieve organisatie en doelstellingen............................................ 2.4.1.2. Risicobeheersing in de administratieve organisatie............................. 2.4.1.3. Administratieve organisatie en de link met de financiële organisatie ......................... 2.4.1.4. Administratieve organisatie en de opvolging ............................................ 2.4.1.5. Doelstellingen, risicobeheersing, financiële organisatie en opvolging: een zaak van iedereen.................................... 2.4.2. Andere redenen om aan procedures te werken ........... 2.4.2.1. Behoud/overdracht van kennis....................... 2.4.2.2. Interne en externe communicatie .................. 2.4.2.3. Verhogen van efficiëntie en klantentevredenheid ...................................... 2.4.2.4. Aanpassing aan snel veranderende omstandigheden............................................ 2.4.2.5. Zichtbaar maken van HRM-elementen ........... 2.5. Hoe AO/IC aanpakken? ............................................................ 2.5.1. Gevaren en valkuilen ................................................... 2.5.1.1. De ivoren toren.............................................. 2.5.1.2. Wanneer is het af? ......................................... 2.5.1.3. Waarom veranderen? Alles gaat toch goed?..................................... 2.5.1.4. Procedures als een op zichzelf staand gegeven ............................................. 2.5.1.5. We doen wel wat in de procedure staat, maar we bekijken ze niet................................ 2.5.1.6. Alle lokale besturen hebben toch dezelfde opdrachten?............................. 2.5.2. Projectmatige en pragmatische aanpak ....................... 2.5.2.1. Eerst denken, dan doen ................................ 2.5.2.2. De eerste stap ................................................ 2.5.2.3. Het basisstramien........................................... 2.5.3. Opmaak en presentatie ............................................... 2.6. Conclusie .................................................................................
4
25 25 25 26 27 28
29 29 30 30 31 31 31 32 32 32 33 34 34 34 34 35 35 36 37 38 39
INHOUD
De geest van het gemeentedecreet.fm Page 5 Thursday, September 27, 2007 9:45 AM
Hoofdstuk 3 De financiële organisatie .................................................................... 3.1. Welke boekhouding ................................................................. 3.1.1. De inhoud van een dubbele boekhouding .................. 3.1.2. De term ‘getrouw beeld’............................................. 3.1.3. Meerwaarde van een dubbele boekhouding ............... 3.2. Boekhoudkundige informatie: wat doet u ermee? .................... 3.2.1. Van boekhouding naar rapportering of de cijfers als grondstof ................................................ 3.2.2. Enkele voorbeelden..................................................... 3.2.2.1. Personeel....................................................... 3.2.2.2. Werking......................................................... 3.2.2.3. Liquiditeiten .................................................. 3.3. Boekhouding als onderdeel van een MIS.................................. Hoofdstuk 4 Een balanced scorecard, ook voor openbare besturen ...................... 4.1. Wat iedereen al weet ............................................................... 4.2. Ook voor de openbare sector? ................................................. 4.3. Opzet van een balanced scorecard........................................... 4.3.1. Gebalanceerd ............................................................. 4.3.1.1. Evenwicht tussen financiële en niet-financiële indicatoren ............................. 4.3.1.2. Evenwicht tussen interne en externe prestatiemaatstaven....................................... 4.3.1.3. Evenwicht tussen historische en toekomstige indicatoren ................................ 4.3.1.4. Evenwicht tussen korte en lange termijnobjectieven ............................... 4.3.1.5. Evenwicht tussen kwantitatieve en kwalitatieve prestatiecriteria........................... 4.3.2. Een prestatiemeetsysteem? ......................................... 4.3.3. Beter: een indicatiemeetsysteem ................................. 4.3.4. Doel ........................................................................... 4.4. Inhoud en opbouw van een balanced scorecard ...................... 4.4.1. Visie en missie............................................................. 4.4.1.1. Belang van de missie voor non-profitorganisaties.................................... 4.4.1.2. Kenmerken van missie ................................... 4.4.1.3. De realiteit.....................................................
INHOUD
41 41 42 42 44 45 45 46 46 46 47 49
53 53 54 55 55 55 55 55 56 56 56 56 57 57 57 58 58 59
5
De geest van het gemeentedecreet.fm Page 6 Thursday, September 27, 2007 9:45 AM
4.5. De strategiekaart ...................................................................... 4.5.1. Definitie van de strategiekaart ..................................... 4.5.2. Elementen van de strategiekaart.................................. 4.5.2.1. Kritische succesfactoren ................................. 4.5.2.2. Oorzaak-gevolgrelaties................................... 4.5.2.3. De perspectieven ........................................... 4.5.2.4. Perspectieven voor openbare besturen........... 4.5.2.5. Indicatoren .................................................... 4.6. Concreet: een praktische aanpak .............................................. 4.6.1. Theorie versus praktijk................................................. 4.6.2. Fase 1: voorbereiding.................................................. 4.6.2.1. Samenstelling stuurgroep .............................. 4.6.2.2. Verzamelen bestaande informatie .................. 4.6.3. Fase 2 Informatie en communicatie............................. 4.6.4. Fase 3 Strategiebepaling ............................................. 4.6.4.1. Beoordelen inventaris..................................... 4.6.4.2. Reflectie naar missie/visie ............................... 4.6.4.3. Opmaak strategiekaart ................................... 4.6.4.4. Bespreking indicatoren................................... 4.6.4.5. Acties............................................................. 4.6.5. Fase 4: Uitwerking...................................................... 4.6.5.1. Praktische uitwerking ..................................... 4.6.6. Fase 5: Toepassing ......................................................... 4.6.6.1. Proefperiode en definitieve implementatie ..... 4.6.7. Fase 6: Evalueren en bijstellen van de indicatoren........ 4.8. KSF voor een succesvolle stuurkaart ..........................................
59 59 60 62 63 63 64 66 67 67 68 68 69 69 69 69 70 70 71 71 72 72 72 72 72 73
Hoofdstuk 5 Interne controle, externe en interne audit ......................................... 5.1. Interne controle versus interne audit ........................................ 5.2. Interne controle .......................................................................
75 75 77
Hoofdstuk 6 Het budgethouderschap ..................................................................... 6.1. Begripsafbakening.................................................................... 6.2. Wettelijke achtergrond ............................................................. 6.2.1. Gemeentedecreet ...................................................... 6.2.2. Evaluatie wetgeving steden en gemeenten.................. 6.3. Inhoud geven aan budgethouderschap .................................... 6.3.1. Operationeel aspect: doelstellingen bepalen en opvolgen ..................................................
6
79 79 80 80 81 82 83
INHOUD
De geest van het gemeentedecreet.fm Page 7 Thursday, September 27, 2007 9:45 AM
6.3.2.
6.4.
6.5.
6.6.
6.7.
Financieel aspect: budgetopmaak en budgetopvolging ................................................... 6.3.3. Bevoegdheidsverdeling............................................... 6.3.4. Functieomschrijving, competenties en delegatiebesluit...................................................... Noodzakelijke basisvoorwaarden.............................................. 6.4.1. Systeemvoorwaarden.................................................. 6.4.1.1. Duidelijkheid over de autonomie ................... 6.4.1.2. Samenhang en communicatie ....................... 6.4.1.3. Resultaatbevorderende incentives .................. 6.4.1.4. Aangepaste software en hardware ................. 6.4.2. Veranderingsvoorwaarden .......................................... 6.4.2.1. Managementvaardigheden............................ 6.4.2.2. Wisselwerking tussen beleid en uitvoering ..... 6.4.2.3. Aandacht voor de organisatiecultuur ............. 6.4.2.4. Aandacht voor bewaking, begeleiding en ondersteuning .......................................... 6.4.2.5. Voldoende overgangsperiode ........................ 6.4.2.6. Aandacht voor communicatie........................ 6.4.2.7. Gepast omgaan met weerstand ..................... Projectmatige aanpak .............................................................. 6.5.1. Projectaanloop/planning/initiatie ................................ 6.5.2. Projectbeheersing/uitvoering ...................................... 6.5.3. Faseovergang / projectafsluiting ................................. 6.5.4. Voorbeeld projectaanpak budgethouderschap............ 6.5.4.1. Fase 1 (voorbereidingsfase)............................ 6.5.4.2. Fase 2 (implementatiefase) ............................ Praktijkvoorbeeld ..................................................................... 6.6.1. Relatie budgethouderschap – beleidsvisie ................... 6.6.2. Relatie budgethouderschap – administratieve organisatie.................................................................. 6.6.3. Relatie budgethouderschap – financiële organisatie .... 6.6.3.1. Budgetopmaak .............................................. 6.6.3.2. Budgetopvolging........................................... 6.6.4. Relatie budgethouderschap – opvolging ..................... Conclusie.................................................................................
86 87 88 89 90 90 90 90 91 91 91 91 92 92 92 92 93 93 93 98 98 98 98 99 99 99 102 104 104 106 108 109
Hoofdstuk 7 Het managementteam in het Gemeentedecreet ............................... 111 7.1. Welk model zal het managementteam volgen en wie maakt er deel van uit? ....................................................... 113 7.2. Wat is de frequentie van het contact? ...................................... 114 INHOUD
7
De geest van het gemeentedecreet.fm Page 8 Thursday, September 27, 2007 9:45 AM
7.3. Hoe verloopt het agendabeheer en verslaggeving? .................. 7.4. Komt het managementteam samen als een aantal leden op vakantie is? ................................................................ 7.5. (Hoe) profileert het managementteam zich naar de buitenwereld?.............................................................. 7.6. Wat zijn de kerncompetenties van de leden? ........................... 7.7. Hoe wordt een managementteam opgestart? ..........................
8
115 115 115 116 117
INHOUD
