PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

PROSEDUR

PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI NO. PSM/JKO-HRD/19

Status Dokumen No. Distribusi

DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013

Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen /Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal. 1 dari 15

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI PROSEDUR PERJALANAN DINAS DALAM NEGERI

No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

FRM/JKO-WKM/15-00 07 Mei 2012 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal 15/02/2013

Catatan Perubahan Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo

Alasan Perubahan Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM


Hal. 2 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

1. Tujuan Memberikan panduan dan pedoman dalam hal perjalanan dinas dalam negeri kepada seluruh jajaran di lingkungan PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri (BUM). 2. Ruang Lingkup Pedoman Peraturan Pelaksanaan ini berlaku di lingkungan perusahaan PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri. 3. Pengertian/Definisi 3.1. F-ST adalah Form Surat Tugas 3.2. F-DPD adalah Form Deklarasi Perjalanan Dinas 3.3. GA adalah General Affairs/Humas (Head Office) 3.4. KTU adalah Kepala Tata Usaha 4. Referensi 4.1.

Pedoman Mutu.

4.2.

SNI-ISO 9001:2008. Sistem Manajemen Mutu

4.3.

Peraturan Perusahaan

5. Ketentuan Umum 5.1.

Perusahaan dapat menugaskan karyawan untuk melakukan perjalanan dinas di dalam negeri.

5.2.

Perjalanan dinas dalam negeri adalah setiap perjalanan yang dilakukan karyawan dalam rangka tugas perusahaan dengan jarak minimal 100 km dari tempat bekerja, baik dengan menginap ataupun tidak termasuk didalamnya dalam rangka training, lokakarya atau seminar, tugas belajar.

5.3.

Perjalanan mengunjungi keluarga seperti ijin pulang dari suatu proyek, cuti, sakit atau untuk kepentingan pribadi yang lain, bukan merupakan perjalanan dinas karena itu unsur-unsur perjalanan dinas tidak berlaku.


Hal. 3 dari 15


5.4.

No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Karyawan yang ditugaskan melakukan perjalanan dinas akan diberikan Surat Tugas yang ditandatangani oleh atasan yang berwenang minimum Manager (Head Office) atau pimpinan setempat (Site/Perwakilan) serta diketahui oleh Departemen GA (Head Office) atau KTU (Site).

5.5.

Kepada karyawan

yang melakukan

perjalanan

dinas

perusahaan

memberikan/menyediakan : 5.5.1. Fasilitas/sarana transportasi. 5.5.2. Uang perjalanan dinas. 5.5.3. Uang makan/penggantian uang makan. 5.5.4. Fasilitas/sarana penginapan. 5.6.

Karyawan yang mendapat fasilitas lembur dari perusahaan, apabila ditugaskan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan dinas maka fasilitas lembur tidak berlaku.

5.7.

Karyawan yang melakukan perjalanan dinas pada hari Minggu atau hari libur resmi lainnya berhak atas 1 (satu) hari libur pengganti untuk setiap hari Minggu dan hari libur resmi yang dilewati pada saat perjalanan dinas.

5.8.

Transportasi perjalanan dinas 5.8.1. Perusahaan mengganti biaya transportasi selama perjalanan dinas, baik untuk tranportasi ke tempat tujuan (antar kota) atau transportasi selama berada di tempat tujuan (lokal; misalnya untuk pergi pulang dari hotel ke tempat tugas dsb). 5.8.2. Pemberian sarana transportasi disesuaikan dengan : Tingkat kepentingan (jenis dan urgensi) perjalanan dinas. Golongan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. Sarana transportasi yang tersedia dari dan ke tempat tujuan. 5.8.3. Biaya transportasi yang dikeluarkan diganti oleh perusahaan dengan melampirkan bukti-bukti yang diterima (tiket, karcis, ariport tax, boarding pas dsb). Dalam hal tidak ada bukti-bukti pemakaian transport, karyawan yang melakukan perjalanan dinas membuat kuitansi biaya pemakaian transport yang berisi tanggal, tujuan dan jumlah biaya yang dikeluarkan dalam melakukan perjalanan dinas,


Hal. 4 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

kuitansi tersebut disetujui dan ditandatangani oleh atasan karyawan yang bersangkutan. 5.8.4. Untuk

memudahkan

karyawan,

pemesanan

tiket

pesawat

udara/kapal laut/darat untuk melakukan perjalanan dinas dilakukan oleh Departemen General Affairs/Sekretaris/KTU. 5.8.5. Kekurangan

biaya

atas

keberangkatan/kepulangan

pembatalan

tiket

pesawat

(jadwal

bukan

karena

ditunda/dipercepat)

kepentingan dinas menjadi tanggungan karyawan. 5.8.6. Ketentuan mengenai jenis transportasi diatur sesuai dengan kebijakan Management/Perusahaan. 5.9.

Uang Perjalanan Dinas (UPD) 5.9.1. Uang Perjalanan Dinas (UPD) adalah uang bantuan yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang ditugaskan untuk melakukan perjalanan dinas dengan menginap atau bermalam di perjalanan. 5.9.2. Tanpa memperhatikan hari kerja atau libur, selama berada di tempat tugas karyawan tetap berhak atas UPD. 5.9.3. Ketentuan mengenai penggantian UPD diatur sesuai dengan kebijakan Managemen/Perusahaan.

5.10. Uang makan /uang penggantian makan 5.10.1.

Perusahaan memberikan uang makan kepada karyawan yang melakukan perjalanan dinas.

5.10.2.

Uang makan diberikan mulai tanggal berangkat sampai dengan tanggal kembali dengan memperhitungkan waktu makan dan jam berangkat atau kembali. Uang makan diberikan maksimum 3 kali per hari.

5.10.3.

Tanpa memperhatikan hari kerja atau hari libur, selama berada di tempat tugas karyawan berhak atas uang makan.

5.10.4.

Penggantian uang makan diberikan secara lumpsum.

5.10.5.

Apabila karyawan harus menanggung biaya makan tamu perusahaan pada saat melakukan perjalanan dinas, biaya makan


Hal. 5 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

yang dikeluarkan akan diganti sesuai bukti pengeluaran yang diterima dengan ketentuan :

Hanya berlaku bagi karyawan Staff ke atas

Mendapat persetujuan dari atasan (minimum Manajer) yang bersangkutan.

5.10.6.

Karyawan yang mendapat tunjangan uang makan, selama melakukan perjalanan dinas tunjangan uang makan tidak diberikan, karena sudah diberikan dalam SPPD.

5.10.7.

Ketentuan mengenai penggantian uang makan diatur sesuai dengan kebijakan Management/Perusahaan.

5.11. Fasilitas/Sarana Penginapan (Mess/Hotel). 5.11.1.

Bagi karyawan tempat

tujuan

yang melakukan perjalanan dinas, dimana tidak

tersedia

fasilitas

penginapan

milik

perusahaan (mess atau tempat menginap yang disediakan oleh perusahaan), perusahaan memberikan biaya hotel penginapan sesuai dengan Kebijakan/Ketentuan Manajemen. 5.11.2.

Bila Kebijakan Manajemen menetapkan: biaya hotel penginapan diberikan secara lumpsum maka tanpa melampirkan bukti kuitansi menginap di hotel/penginapan.

5.11.3.

Apabila karyawan menginap di hotel/penginapan yang melebihi plafond karyawan bersangkutan, maka kelebihan atas jatah tersebut menjadi beban pribadi karyawan yang bersangkutan.

5.11.4.

Dalam hal terdapat fasilitas penginapan/mess yang disediakan perusahaan/panitia/penyelenggara, karyawan wajib menginap di tempat yang disediakan tersebut, bantuan biaya penginapan tidak diberikan.

5.11.5.

Ketentuan mengenai penggantian biaya penginapan diatur sesuai dengan kebijakan Management/Perusahaan.

5.11.6.

Untuk karyawan yang menginap dalam perjalanan dinas atau yang

tinggal

sendiri/rumah

dengan yang

keluarga/teman

ditempati

sendiri)

(bukan dsb


rumah

perusahaan Hal. 6 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

memberikan kompensasi sebesar sersuai ndengan ketentuan yang berlaku. 5.12. Lain-Lain 5.12.1.

Untuk tugas yang bersamaan, karyawan yang golongannya lebih rendah atas seijin atasan yang menugaskan dapat dilakukan penyesuaian terhadap fasilitas/transportasi dan hotel/penginapan mengikuti fasilitas/kelas karyawan yang golongannya lebih tinggi.

5.12.2.

Untuk tugas yang bersamaan dengan customer, atas seijin dan persetujuan atasan yang menugaskan, biaya perjalanan dinas yang

dikeluarkan

dapat

diganti

secara

aktual

dengan

menunjukkan bukti-bukti yang dapat diterima. 5.12.3.

Karyawan diberikan penggantian biaya menginap di hotel dengan melampirkan bukti-bukti yang syah.

5.12.4.

Biaya-biaya

lain

yang

diganti

oleh

perusahaan

selama

melakukan perjalanan dinas dengan tetap melampirkan buktibukti yang syah (kuitansi, nota dsb), yaitu biaya diluar yang telah diajukan sebelum berangkat. 5.13. Permintaan uang muka 5.13.1.

Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas dapat mengajukan permintaan uang muka perjalanan dinas terlebih dahulu.

5.13.2.

Pengambilan uang muka biaya perjalanan dinas tidak dapat diberikan bila karyawan belum menyelesaikan advance biaya perjalanan dinas sebelumnya.

5.13.3.

Uang muka biaya perjalanan khususnya bagi Staff yang bertugas menjemput Tenaga Kerja Harian (TKH) dinas wajib diselesaikan (dideklarasi) selambatnya 1 (satu) minggu setelah kembali dari perjalanan dinas. Bagi karyawan yang tidak menyelesaikan hingga tenggang waktu tersebut, maka bagian HR (Head Office) atau

KTU/Personalia

(Site)

atau

Keuangan


JKO

akan

Hal. 7 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

memperhitungkan uang muka tersebut dengan penghasilan karyawan pada penggajian bulan berjalan (potong gaji) secara sekaligus. 5.14. Selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah kembali dari melaksanakan perjalanan dinas, karyawan yang bersangkutan wajib menyelesaikan uang muka biaya perjalanan dinas dengan melampirkan bukti-bukti pengeluaran selama melakukan perjalanan dinas. 5.15. Bila Ketetapan yang diberlakukan adalah biaya perjalanan dinas merupakan lumpsum, bukan advance, tapi dibayarkan langsung, sudah dihitung dimuka, maka tidak diperlukan bukti-bukti kwitansi, tiket, airport tax, taxi, bon makan, kecuali biaya-biaya diluar ketetapan tersebut, dapat di klaim seperti photocopy, pembelian alat-alat kerja yang diijinkan Management, untuk dana undertable, pemberian dana taktis untuk Pejabat Pemerintah, diajukan/diinformasikan lebih dulu kepada Top Management agar dana dapat diajukan untuk pemnggantian.


Hal. 8 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart


Hal. 9 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

6.2. Penjelasan Flowchart Kegiatan 1 Karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas meminta Form Surat Tugas (F-ST) bila di JKO kepada Departemen GA JKO (Head Office) atau bila di Site Kebun kepada KTU, Personalia (Site). Kegiatan 2 F-ST yang sudah diisi lengkap oleh karyawan diserahkan ke atasan (minimum Department Head/Manager) dan pejabat yang berwenang untuk mendapat tanda tangan persetujuan. Kegiatan 3 F-ST diregister dalam buku register perjalanan dinas bila di JKO oleh Departemen GA (Head Office) atau bila di Site/Kebun oleh KTU / Pers (Site). Kegiatan 4 Atas dasar F-ST yang sudah disetujui, karyawan membuat permohonan uang muka perjalanan dinas yang diajukan kepada HRD untuk dibuatkan Surat Permohonan Dana (PD) dan setelah disetujui Direktur Operasional Permohonan Danan ek bagian Keuangan. Kegiatan 5 Bagian Keuangan melakukan validasi untuk proses pengeluaran dana. Kegiatan 6 Karyawan menerima uang muka sebelum melakukan perjalanan dinas. Kegiatan 7 Karyawan yang melakukan perjalanan dinas melapor kepada pejabat yang berwenang di tempat yang dituju. Karyawan meminta tanda tangan pejabat yang berwenang dan cap stempel dari tempat yang dituju diatas Surat Tugas / Perjalanan Dinas, untuk dibawa kembali ke kantor asal.

Kegiatan 8 Karyawan melaporkan biaya perjalanan dinas dengan melampirkan buktibukti pengeluaran yang syah dan Form Surat (F-ST) yang sudah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan cap stempel dari tempat Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen /Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal. 10 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

yang dituju. Terkecuali bila biaya-biaya tersebut disepakati sebagai lumpsum/langsung dibiayakan tidak perlu menunjukkan bukti-bukti pengeluaran dana. Kegiatan 9 Departemen GA (Head Office) atau KTU (Site) melakukan verifikasi Surat Perjalanan Dinas. Kegiatan 10 F-DPD disetujui oleh pejabat yang berwenang. 7. Data Pendukung 7.1. F-ST 7.2. F-DPD 8. Lampiran


Hal. 11 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

8.1. Form Surat Tugas PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI KANTOR JAKARTA/SITE KALIMANTAN TENGAH

FRM/JKO-HRD/49-00 07 Mei 2012

SURAT TUGAS Nomor : Surat Tugas ini diberikan kepada : NAMA NPK JABATAN GOLONGAN DEPARTEMEN

: (A)………………………………. : (B)………………………………. : (C)………………………………. : (D)………………………………. : (E)……………………………….

Untuk melakukan tugas kedinasan : TEMPAT TUJUAN : (F)………………………………. KEPERLUAN : (G)………………………………. TANGGAL BERANGKAT : (H)………………………………. TANGGAL KEMBALI : (I)………………………………. *UANG MUKA : (J)………………………………. * Deklarasi dilakukan paling lambat 1 (satu) minggu setelah melakukan perjalanan dinas Jakarta / Site Kebun : ,…………….,…………bulan……….…….. Tahun……….……. Pemohon Atasan

(L) Karyawan

(M)


(N)

Hal. 12 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

DIISI DI TEMPAT TUJUAN TANGGAL TIBA DI TUJUAN TANGGAL KEMBALI CATATAN

(O) (O) (P)

Mengetahui (Q)

Penjelasan Formulir : A. Diisi nama karyawan yang melakukan perjalanan dinas. B. Diisi NPK karyawan yang melakukan perjalanan dinas. C. Diisi jabatan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. D. Diisi golongan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. E. Diisi nama departemen. F. Diisi tempat tujuan. G. Diisi keperluan melakukan perjalanan dinas. H. Diisi tanggal, bulan dan tahun berangkat. I. Diisi tanggal, bulan dan tahun kembali. J. Diisi jumlah rupiah permohonan uang muka. K. Diisi nama dan tanda tangan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. L. Diisi nama, jabatan dan tanda tangan atasan karyawan. M. Diisi nama, jabatan dan tanda tangan pejabat yang berwenang. N. Diisi tanggal, bulan dan tahun tiba di tempat tujuan. O. Diisi tanggal, bulan dan tahun kembali ke tempat kerja. P. Diisi catatan selama melakukan perjalanan dinas. Q. Diisi nama, jabatan dan tanda tangan pejabat berwenang tempat yang dituju.


Hal. 13 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

8.2. Form Deklarasi Perjalanan Dinas

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI KANTOR JAKARTA/SITE KALIMANTAN TENGAH

FRM/JKO-HRD/50-00 07 Mei 2012

DEKLARASI PERJALANAN DINAS Nomor :.......................................... NAMA NPK JABATAN GOLONGAN DEPARTEMEN

: (A) .............................................. : (B) .............................................. : (C) .............................................. : (D) .............................................. : (E) ..............................................

TANGGAL BERANGKAT : (F) ............................................... TANGGAL KEMBALI : (G)............................................... TUJUAN : (H)................................................ Rincian Biaya Perjalanan Dinas : (I) ITEM NO 1. Biaya Transport a. ................................................ b. ................................................ c. ................................................ 2. Biaya Konsumsi 3. Biaya Penginapan 4. Uang Perjalanan Dinas (UPD) 5. Lain-Lain TOTAL UANG MUKA DIKEMBALIKAN KE KARYAWAN /PERUSAHAAN

RUPIAH Rp..........................

Rp ........................ Rp ........................ Rp ........................ Rp ........................ Rp ........................ Rp ........................

Catatan : Surat tugas dan bukti-bukti pengeluaran dilampirkan.


Hal. 14 dari 15


No.

: PSM/JKO-HRD/19

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Jakarta, ...........................Tahun………… Dibuat Diperiksa

(G) Karyawan

(H) Atasan Karyawan

Disetujui

(I) GA/KTU

(J) SM/Dir.Corp.

Penjelasan Formulir : A. Diisi nama karyawan yang melakukan perjalanan dinas. B. Diisi NPK karyawan yang melakukan perjalanan dinas. C. Diisi jabatan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. D. Diisi golongan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. E. Diisi nama departemen. F. Diisi tanggal keberangkatan melakukan perjalanan dinas. G. Diisi tanggal kembali melakukan perjalanan dinas. H. Diisi tujuan melakukan perjalanan dinas. I. Diisi rincian pengeluaran biaya perjalanan dinas. J. Diisi nama dan tanda tangan karyawan yang melakukan perjalanan dinas. K. Diisi nama, jabatan dan tanda tangan atasan karyawan. L. Diisi nama dan tanda tangan Departemen GA (Head Office)/KTU (Site). M. Diisi nama, jabatan dan tanda tangan pejabat yang berwenang.


Hal. 15 dari 15

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

Recommend Documents