PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

PROSEDUR PEMBELIAN BARANG/JASA NO. PSM/AGR-LOG/01

Status Dokumen

No. Distribusi

DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013

Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 1 dari 23


PROSEDUR PEMBELIAN BARANG/JASA

No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

FRM/JKO-WKM/15-00 07 Mei 2012

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal

Catatan Perubahan

15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo

Alasan Perubahan Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM


Hal 2 dari 23


PROSEDUR PEMBELIAN BARANG/JASA 1.

No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Tujuan Petunjuk pelaksanaan ini adalah sebagai pedoman yang harus dilakukan semua unit Logistik dan User (pengguna) dalam membuat/melaksanakan permintaan dan pembelian barang/Jasa.

2.

Ruang Lingkup 2.1. Prosedur ini berlaku dalam kegiatan pembelian barang yang dipergunakan untuk menunjang operasional perusahaan mulai dari pengajuan sampai dengan proses pembayaran di lingkungan PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri. 2.2. Prosedur ini tidak berlaku untuk pembelian jasa.kontraktor.

3.

Pengertian/Definisi 3.1. Purchase order adalah dokumen komersial yang berisi aspek komersial dan merupakan perintah pembelian (pemesanan) yang diberikan kepada supplier atau vendor untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atau organisasi. 3.2. Berita Acara penerimaan /penolakan Barang/Jasa (BAPB) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan pembeli dan penyuplai barang dan jasa yang menerangkan bahwa pasokan yang disuplai vendor/suplier telah dilaksanakan. 3.3. Reservasi/booking barang adalah dokumen resmi yang dikeluarkan logistik yang menyatakan bahwa barang yang sudah dibeli, sudah ada blok/alat yang akan memakainya. 3.4. Direktur : Direktur PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

4.

Referensi 4.1. Pedoman Mutu (PDM/BUM/01) 4.2. SNI-ISO 9001 : 2008. Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan.


Hal 3 dari 23



5.

No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Ketentuan Umum 5.1.

Dalam kondisi tertentu, managemen JKO material/barang

dapat mengorder langsung

yang diperlukan dengan mengacu kepada target

tahunan RKT untuk mempercepat pencapaian target yang ditetapkan. 5.1. Untuk pembelian diatas Rp. 25 juta maka PO harus diseujui oleh Presiden Komisaris. 6.

Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan


Hal 4 dari 23



No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi


: 01

Hal 5 dari 23



No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi


: 01

Hal 6 dari 23



No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

6.2. Penjelasan Flowchart 6.2.1

Evaluasi, seleksi Vendor dan release harga (Persetujuan Harga)

6.2.1.1

Setelah logistik JKO menerima MR maka

MR tersebut wajib

diserahkan copy ke bagian I/C JKO untuk pengecekan stock barang /material tersebut. 6.2.1.2

Apabila stock masih mencukupi sesuai I/C maka bagian I/C memberikan rekomendasi ke Manager Logistik untuk ditunda pembeliannya,

setelah

menunjukkan/menuliskan

dan

tandatangan pada print stock dari BIPAS. Tetapi apabila stock tidak mencukupi Maka direkomendasikan ke ka.Logistik untuk diteruskan pembelian dengan bukti Inventory dari BIPAS. 6.2.1.3

Manager Logistik akan mengevaluasi MR yang diterima di JKO tersebut atas referens ketersediaan stock dan I/C, kapasitas gudang dan budget alokasi serta harga pembelian sebelumnya dengan melampirkan copy PO terakhir untuk barang yang sama.

6.2.1.4

Dalam hal belum pernah dibeli ataupun belum adanya kontrak pembelian dalam jangka waktu tertentu maka bagian logistic akan mengeluarkan surat penawaran harga (Request For Quotation –RFQ)

6.2.1.5

Dari RFQ yang dikeluarkan maka akan diperoleh penawaran harga dari vendor-vendor yang dipilih minimal 3 perusahaan yang menawarkan harga.

6.2.1.6

Dari penawaran harga yang diterima maka bagian logistik akan mengeluarkan

evaluasi/seleksi

vendor

kepada

minimal

3

penawar/supplier/vendor dengan pertimbangan seleksi sbb: a. Kualitas Barang/Jasa b. Delivery ( Waktu Pengiriman) c. Harga d. Termin pembayaran ( Term Of Payment) e. Pelayanan (After sales service) Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 7 dari 23


PROSEDUR PEMBELIAN BARANG/JASA 6.2.1.7

No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Selanjutnya bagian Logistik melakukan negosiasi dan klarifikasi perihal point 6.16 agar dipastikan mendapat lingkup pemesanan (order) sesuai yang diinginkan dan harga yang terbaik.

6.2.1.8

Hasil negosiasi dan klarifikasi yang dilakukan diteruskan ke Direksi untuk dapat dikeluarkan release (persetuan harga) atas rencana pembelian yang akan dilakukan.

6.2.1.9

Dari Evaluasi/Seleksi Vendor maka Direksi akan memberikan persetujuan pembelian (persetujuan harga ) ke sesalah satu Vendor/Suplier

atau

kesemua

vendor

dengan

mempertimbangkan kualitas terbaik, delivery tercepat, serta harga yang bagus. 6.2.2. Evaluasi, seleksi Vendor dan release harga (Persetujuan Harga) 6.2.2.1

Berdasarkan Release Harga (Persetuan Harga) dari Direksi maka

bagian

Logistik

menerbitkan

PO

yang

nomornya

dikeluarkan dari BIPAS dan atau dengan dokumen kontrak lainnya, untuk selanjutnya ditandatangani oleh Direksi. 6.2.2.2

Setelah PO ditandatangani oleh Direksi selanjutnya PO dikirim ke supplier/vendor agar barang segera dapat dikirim oleh suplier/vendor dan

Order Acknowledgement (OA) wajib di

tandatangan Suplier/vendor sebagai bukti persetujuan dengan isi dan persyaratan yang tertera di PO. 6.2.2.3

Pada hari diterbitkannya PO maka segera Logistik JKO mengirimkan RM kepada user di Region 1 dan Region 2 dan PKS (Mandor, Asisten Afdeling, Kabag Logistik dan Estate Manager ) dengan copy PO tanpa harga dengan tembusan ke Direksi pengiriman dilakukan melalui e-mail.

6.2.2.4

Harga harus dimasukkan seluruh pajak-pajak yang berlaku sesuai peraturan pemerinta. Seluruh PO yang diterbitkan sudah dicantumkan pajak yang akan dibayar.


Hal 8 dari 23



No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

6.2.3. BAPB (Berita Acara Penerimaan/Penolakan Barang/Jasa 6.2.3.1 Barang dan dokumen yang diterima dari ekspedisi transportasi di Logistik Region 1, Region 2, dan PKS harus diperiksa oleh tim pemeriksa yang ditunjuk untuk memastikan bahwa barang yang masuk, dapat diterima atau harus ditolak. 6.2.3.2 Pemeriksaan barang meliputi kualitas dan spesifikasi barang, jumlah barang, merk, type, genuine atau tidak, serta aspek lain yang mempengaruhi nilai barang dan peruntukkannya dari barang tersebut. 6.2.3.3 Apabila hasil pemeriksaan baran/jasa tidak sesuai (harus ditolak), maka harus dicatat dalam Form BAPB serta data hasil pemeriksaan dikirimkan kembali ke logistik JKO. Apabila diperlukan , harus disertakan juga contoh barang yang harus dipenuhi. Form BAPB harus ditandatangan oleh tim pemeriksa tersebut. 6.2.3.4 Logistik JKO mengembalikan barang yang tidak sesuai/ditolak tersebut

ke

supplier

pada

kesempatan

pertama

dan

menginformasikan ke logistik TKE bahwa barang sedang ditukarkan. 6.2.3.5 Apabila hasil pemeriksaan barang, ternyata barang dapat memenuhi syarat-syarat yang ditentukan (diterima/OK), maka barang harus langsung diposting oleh logistik site menjadi stock masuk

(penerimaan

untuk

diinventorikan).

Apabila

karena

kepentingan target, sehingga barang langsung diterima di blok kebun atau area kerja, barang tersebut harus tetap diposting terlebih

dahulu

di

masuk/penambahan

logistik atau

site

sebagai

stock

penerimaan

barang untuk

dikonsumsi/dimanfaatkan langsung. Dalam hal ini administrasi pemasukan dan pengeluaran barang tetap mengikuti aturan yang ditetapkan. 6.2.3.6 Proses penerimaan barang/jasa sebagai berikut : Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 9 dari 23



No 1

Jenis Pemeriksaan

No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Kewenangan Logistik

User

Kelengkapan/kebenaran dokumen - Delivery Note/Delivery Order

√

- Dokumen pendukung lainnya 2

Jumlah (kualitas barang)

√

3

Kondisi fisik secara Visual

√

4

Fungsi (mekanis, fisik, elektriks, kimia, teknis, dll)

√

√

5

Metode pemeriksaan

√

√

6

Identifikasi (asal atau peruntukkan alat/equipment)

√

√

Untuk barang spare part dan assembly equipment lainnya. 6.2.3.7 Berita Acara Penerimaan / Penolakan Barang/Jasa (BAPB)-LOGINV-24 sesuai dengan jumlah dan atau kondisi barang/jasa yang diterima (actual) didistribusikan kepada sbb : a.

Asli (Supplier/Pengirim)

b.

Copy (Penerima Barang/Jasa)

c.

Copy kepada bagian atau Dept. Logistik site

d.

Copy kepada bagian atau Dept. Logistik JKO

6.2.4. INVENTORY CONTROL 6.2.4.1

Penambahan Stock Barang Baru di I/C.

6.2.4.2

Input dan Penerbitan Purchasing Order (PO) dengan penomoran BIPAS dan ditandatangani oleh Direksi.

6.2.4.3

PO yang sudah direalisir dibuktikan dengan BAPB yang sudah ditanda tangani oleh semua pejabat-pejabat yang tertera pada BAPB.

6.2.4.4

Ka.Logistik Region 1, Region 2 serta PKS wajib dan harus segera mengirimkan BAPB dari setiap PO untuk material/barang


Hal 10 dari 23



No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

yang sudah diterima di Region 1,Region 2, PKS ke Logistik JKO melalui e-mail. Dokumen BAPB harus di scan dan di e-mail ke JKO dan asli BAPB harus segera dikirim melalui TIKI atau pejabat PT.BUM yang kebetulan berkunjung dan kembali dari lokasi kebun. Pengiriman BAPB melalui e-mail harus pada hari yang sama pada saat barang diterima dan BAPB ditandatangani sedangkan BAPB asli harus tiba di JKO paling lambat 10 hari dari tanggal BAPB yang digunakan untuk proses selanjutnya. 6.2.4.5

Setelah BAPB diterima di JKO maka I/C segera memposting di BIPAS dari Receipt Order (RO) menjadi stock di I/C dengan sendirinya stock sesuai jumlah barang di BAPB untuk PO yang diterima di Logistik site sudah tercantum di inventory mengenai jumlah,spesifikasi,jenis,harga,I/d,P/N,merk,gudang

dll

sesuai

barang dan material yang terkirim. 6.2.4.6

Dengan di postingnya PO dan BAPB di BIPAS maka stock barang/material tersebut oleh I/C secara otomatis bertambah dan tercatat

sebagai

stock

di

kebun.

Setiap

pengeluaran

barang/material dari gudang harus mengikuti prosedur yang ditetapkan.

6.2.5. Ketentuan Khusus 6.2.5.1

Semua barang/material yang dibeli, dikirim harus dilengkapi dengan spesifikasi, tekhnis, asal Negara, merk, genuine, jumlah, jenis dll sesuai dengan yang tertera di PO dan dokumen pendukung lainnya. Semua barang harus genuine kecuali ada informasi dari Ka.Logistik JKO ke Logistik site sebelumnya yang secara resmi dibuatkan dengan PO dan otorisasi dari bagian Purchasing.

6.2.5.2

Apabila ditemukan adanya penyelewengan berupa: a. Spesifikasi tekhnis yang berbeda antara PO dengan barang/material yang dikirim.


Hal 11 dari 23



No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

b. Penggantian barang jadi, palsu atau imitasi. c. Pengurangan volume d. Penggantian merk e. Penghilangan label f. Penghilangan dokumen g. Penyimpanan yang tidak sesuai h. Keterlambatan pengiriman akibat kelalaian petugas yang bertanggung jawab. Maka karyawan yang melakukan hal tersebut akan mengganti seluruh kerugian yang di derita PT.BUM dan yang bersangkutan akan diproses secara hukum. 6.2.5.3

Apabila ditemukan adanya pengiriman barang/material dari JKO yang terjadi seperti yang tertera pada point 6.2.5.2 di atas maka Ka.Logistik site dan Kabag-Kabag/User site harus segera menginformasikan penyelewengan tersebut ke JKO sebelum barang/material tersebut digunakan dan apabila Ka.Logistik tidak menginformasikan hal tersebut, maka para karyawan TK (Logistik dan User) dipastikan konspirasi untuk melakukan penyelewengan, maka semua yang terlibat mengganti kerugian yang di derita PT.BUM dan tetap diproses secara hukum.

7.

Daftar Dokumen Pendukung. 7.1. Purchase Order (PO) 7.2. Material Request (MR) 7.3. Evaluasi/Seleksi Vendor dan Release Harga 7.4. Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) 7.5. Surat Permintaan Mandor Barang (SPMB) 7.6. Surat Pengiiman Barang (SPB) 7.7. Reservasi Material (RM) 7.8. Form-A Logistik 7.9. Invoice 7.10. Faktur Pajak


Hal 12 dari 23



No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

7.11. Payment Acceptance Form (PAF) 8.

Lampiran


Hal 13 dari 23



No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi


: 01

Hal 14 dari 23



No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi


: 01

Hal 15 dari 23



No.

: PSM/AGR-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi


: 01

Hal 16 dari 23




No.

: PSM/JKO-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 07 Mei 2012

Revisi

: 00

Hal 17 dari 23




No.

: PSM/JKO-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 07 Mei 2012

Revisi

: 00

Hal 18 dari 23




No.

: PSM/JKO-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 07 Mei 2012

Revisi

: 00

Hal 19 dari 23




No.

: PSM/JKO-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 07 Mei 2012

Revisi

: 00

Hal 20 dari 23




No.

: PSM/JKO-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 07 Mei 2012

Revisi

: 00

Hal 21 dari 23




No.

: PSM/JKO-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 07 Mei 2012

Revisi

: 00

Hal 22 dari 23




No.

: PSM/JKO-LOG/01

Tgl. Berlaku

: 07 Mei 2012

Revisi

: 00

Hal 23 dari 23

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

Recommend Documents