PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA NO. PSM/JKO-WKM/01

Status Dokumen

No. Distribusi

DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013

Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen /Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 1 dari 16

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

FRM/JKO-WKM/15-00 07 Mei 2012

SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal

Catatan Perubahan

15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo

Alasan Perubahan Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 2 dari 16


1.

No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Tujuan 1.1.

Memberikan panduan dalam mengendalikan dokumen kepada seluruh jajaran di lingkungan PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri, agar dokumen yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan dapat tersedia, terdokumentasi dan terkendali sehingga mudah dan cepat diperoleh bilamana diperlukan, terhindar dari penggunaan dokumen yang tidak sah/kadaluwarsa.

1.2.

Terselenggaranya

tertib

administratif

dalam

aspek

pengelolaan

dokumen disemua lini di lingkungan perusahaan. 2.

Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup kegiatan pengendalian dokumen mulai dari penerbitan, perubahan, pengendalian, dan identifikasi dokumen dan data di lingkungan PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri.

3.

Pengertian/Definisi 3.1.

Dokumen Mutu adalah dokumen yang digunakan sebagai acuan penerapan Sistem Manajemen Mutu di PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri. Dokumen mutu tersebut diantaranya : Pedoman Mutu, Prosedur, Rencana Mutu Pelaksanaan, Instruksi Kerja, Catatan Mutu, Standard Teknis Pekerjaan dan Material, Daftar Simak Pemeriksaan (Check List)

3.2.

Dokumen Master adalah dokumen yang memiliki status sebagai dokumen induk/pertama yang dikendalikan/disimpan oleh Pengendali Dokumen. Setiap jenis dokumen yang memiliki status “MASTER” hanya terdapat satu (1) untuk setiap jenis Dokumen SMM.

3.3.

Dokumen Internal adalah dokumen yang dibuat dan ditetapkan oleh internal PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri, seperti Pedoman Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja, Keputusan Direksi, Formulir, dan sebagainya.

3.4.

Dokumen Eksternal adalah dokumen yang berasal dari luar

PT.

Bangkitgiat Usaha Mandiri yang digunakan sebagai referensi dan acuan kerja, seperti standar nasional, standar internasional, perundangDilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 3 dari 16


undangan,

peraturan

pemerintah,

No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

peraturan

menteri,

keputusan

menteri, dan sebagainya. 3.5.

Dokumen Terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada pejabat/pegawai yang telah ditetapkan dan apabila terjadi perubahan atas dokumen tersebut maka pengendali dokumen berkewajiban menyampaikan perubahan terbaru serta menarik dokumen yang tidak berlaku atau tidak digunakan lagi.

3.6.

Dokumen Tidak Terkendali (untuk informasi) adalah dokumen yang didistribusikan kepada personil tertentu yang sifatnya sebagai informasi. Apabila terjadi perubahan atas dokumen tersebut, Pengendali Dokumen tidak berkewajiban menyampaikan perubahannya.

4.

5.

3.7.

Dokumen Kadaluarsa adalah dokumen yang tidak berlaku lagi.

3.8.

PT. BUM : PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

3.9.

Direktur : Direktur PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Referensi 4.1.

Pedoman Mutu (PDM/BUM/01)

4.2.

SNI-ISO 9001 : 2008. Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan.

Ketentuan Umum 5.1.

Setiap pegawai berhak untuk mengusulkan penerbitan dokumen (prosedur, instruksi kerja, petunjuk pelaksanaan, formulir, dll) untuk menunjang terselenggaranya kegiatan secara konsisten dan efektif

5.2.

Setiap dokumen yang beredar dipastikan harus memiliki status untuk memberikan jaminan kepastian pemakaian yang sesuai kepada yang membutuhkan.


Hal 4 dari 16


6.

No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Rincian Prosedur

6.1. Flowchart Kegiatan (1). Penerbitan/perubahan dokumen internal


Hal 5 dari 16


No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

(2). Pengendalian Dokumen Eksternal


Hal 6 dari 16


No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

6.2. Penjelasan Flowchart (1). Penerbitan/perubahan dokumen Kegiatan 1

Konseptor/penyusun mengusulkan penerbitan/perubahan dokumen yang diperlukan untuk menunjang efektifitas dan konsistensi kegiatan.

Membuat draft dokumen (prosedur, instruksi kerja/form, dsb) yang akan digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan.

Kegiatan 2 Atasan

langsung

penyusun/konseptor,

memeriksa

substansi

draft

dokumen mutu yang diusulkan (prosedur, instruksi kerja/form, dsb). Bilamana belum sesuai atau masih perlu diperbaiki maka draft dokumen mutu diserahkan kembali kepada penyusun untuk diperbaiki atau dilengkapi. Bilamana sudah sesuai maka diserahkan ke Wakil Manajemen. Kegiatan 3

Wakil Manajemen mempelajari dokumen yang diusulkan (Prosedur, Instruksi Kerja/Form, dsb)

Memeriksa kecukupan dokumen mutu berdasarkan kriteria sistem manajemen mutu yang digunakan.

Menetapkan apakah dokumen yang diusulkan perlu pembahasan dengan fungsi/subdit terkait atau tidak. Bila perlu, maka ditetapkan peserta dan tanggal pembahasan dokumen mutu tersebut.

Kegiatan 4. Pengendali dokumen membuat undangan pembahasan dokumen mutu dan mendistribusikannya kepada peserta pembahasan yang ditetapkan. Kegiatan 5. Wakil Manajemen memimpin rapat pembahasan dokumen mutu. Kegiatan 6. Pengendali dokumen membuat risalah hasil pembahasan dokumen mutu Kegiatan 7. Konseptor/penyusun, membuat dokumen mutu final mengacu pada hasil pembahasan Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 7 dari 16


No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Kegiatan 8. Pengendali dokumen menetapkan identifikasi, status perubahan dan tanggal pemberlakuan dokumen. Tatacara identifikasi dan penomoran dokumen mengikuti ketentuan lampiran 1. Kegiatan 9, 10, 11, 12 Proses penandatanganan dokumen mutu oleh konseptor, atasan langsung konseptor/wakil manajemen dan Direktur PT. BUM. Kegiatan 13. Wakil Manajemen menetapkan pejabat yang perlu mendapatkan dokumen status terkendali ataupun status untuk informasi. Kegiatan 14.

Pengendali dokumen menggandakan (mengcopy) dokumen sesuai jumlah yang akan menerima dokumen.

Pengendali dokumen mendistribusikan dokumen mutu sesuai salinan yang ditetapkan.

Kegiatan 15. Pengendali dokumen membuat daftar dokumen internal, daftar distribusi dokumen dan tanda terima pendistribusian dokumen.

(2). Pengendalian dokumen eksternal Kegiatan 1.

Pegawai menerima/memperoleh dokumen dari luar yang terkait dengan kegiatan PT. BUM

Menyampaikan kepada Direktur

Kegiatan 2. Direksi mempelajari substansi dokumen yang diterima dan membubuhkan disposisi atau catatan untuk ditindak lanjuti terhadap dokumen eksternal yang diterima.


Hal 8 dari 16


No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Kegiatan 3.

Wakil

Manajemen

mempelajari

dokumen

yang

diterima

dan

menetapkan pejabat yang harus menerima dokumen tersebut.

Menetapkan apakah dokumen tersebut perlu disosialisasikan.

Kegiatan 4. Pengendali dokumen membuat undangan sosialisasi dan mendistribusikan kepada peserta yang harus mengikuti. Kegiatan 5. Direksi atau Wakil Manajemen atau General Manager memimpin sosialisasi dokumen. Kegiatan 6. Pengendali dokumen membuat risalah sosialisasi. Kegiatan 7. Pengendali

dokumen

membubuhkan

identifikasi

dan

melakukan

pencatatan atas dokumen eksternal tersebut. Kegiatan 8.

Pengendali dokumen mendistribusikan dokumen, membuat daftar dokumen eksternal dan tanda terima pendistribusian dokumen.

Memberikan identifikasi dalam daftar dokumen eksternal

Melakukan penggandaan

Menetapkan status dokumen

Mendistribusikan hasil penggandaan kepada pejabat dan atau pegawai yang ditetapkan.

7.

Daftar Dokumen Pendukung. 1).

Daftar Induk Dokumen Internal (FRM/JKO-WKM/01)

2).

Daftar Induk Dokumen Eksternal (FRM/JKO-WKM/02)

3).

Daftar Induk formulir (FRM/JKO-WKM/03)

4).

Usulan Penerbitan/Perubahan Dokumen. (FRM/JKO-WKM/04)

5).

Tanda Terima Dokumen (FRM/JKO-WKM/05)

6).

Daftar Distribusi Dokumen (FRM/JKO-WKM/06)


Hal 9 dari 16


8.

No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Lampiran

8.1. Format Isi Dan Layout Dokumen (Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja Dan Formulir) 8.1.1. Identifikasi Jenis Dokumen. (1). Identifikasi masing-masing jenis dokumen sebagai berikut : JENIS DOKUMEN

KODE

Pedoman Mutu

PDM

Prosedur Mutu

PSM

Instruksi Kerja

ISK

Formulir

FRM

(2). Identifikasi masing-masing Bidang sebagai pemilik, penanggung jawab pedoman, prosedur, instruksi kerja dan formulir ditulis dalam bentuk singkatan (diusahakan 3 digit). Contoh : UNIT KERJA

KODE

PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

BUM

Kantor Pusat

JKO

Agronomi

AGR

Divisi Human Resources and Development

HRD

Pabrik Kelapa Sawit

PKS

Unit Proses PKS

PRS

Unit Laboratorium PKS

LAB

Unit Maintenance PKS

MTC

Unit Tata Usaha PKS

KTU

State Plantation/Kebun

KBN

Bagian Logistik

LOG

Administrasi dan Keuangan

KEU

Pemasaran

PMS

Jasa Teknik

JAS

Sarana Prasarana

SAR

Teknologi Informasi

ITE

Wakil Manajemen

WKM

Reneval

REN


Hal 10 dari 16


No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

8.1.2. Identifikasi penomoran dokumen dilakukan sebagai berikut : (1). Pedoman Mutu Contoh nomor dokumen : PDM/BUM/01, Penjelasan : : menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu quality PDM manual/pedoman mutu/panduan mutu : menunjukkan kode PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri BUM : menunjukkan nomor dokumen 01 (2). Prosedur mutu dan instruksi kerja Contoh nomor dokumen : PSM/JKO-LOG/01, Penjelasan : : Menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu prosedur PSM Mutu Catatan : Kode jenis dokumen bergantung pada jenis dokumen yang diterbitkan, yaitu prosedur atau instruksi kerja. : Menunjukkan kode kantor pusat JKO : Menunjukkan Kode unit logistik LOG : Menunjukan nomor prosedur 01 (3). Formulir. Contoh nomor dokumen No. : FRM/AGR-SAR/01-00, penjelasan : FRM

: Menunjukkan kode jenis dokumen, yaitu formulir.

AGR SAR 01 00

: : : :

Menunjukkan kode Agronomi Menunjukkan kode sarana dan prasarana Menunjukkan nomor urut formulir. Menunjukkan urutan revisi/perubahan.

8.1.3. Format Dokumen (1). Pedoman Mutu Format header/kop (bagian atas dokumen) PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI PEDOMAN MUTU

No

:

Tgl berlaku

: :

Revisi


Hal 11 dari 16


No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Format footer (bagian bawah dokumen) Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin wakil manajemen/ pengendali dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

No. Hal

(2). Prosedur Mutu (PSM) Format header (bagian atas dokumen dan terdapat pada setiap halaman).

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI PROSEDUR Nama judul PSM

No

:

Tgl. berlaku

:

Revisi

:

Format footer (bagian bawah dokumen). Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin wakil manajemen/ No.Hal pengendali dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

(3). Instruksi Kerja. Format header (bagian atas dokumen halaman).

dan terdapat pada setiap

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI INSTRUKSI KERJA Nama judul ISK

No

:

Tgl. berlaku

:

Revisi

:

Format footer (bagian bawah dokumen) : Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin wakil manajemen/ pengendali dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

No. Hal

8.1.4. Format isi Prosedur Mutu (PSM) 1. Tujuan. Diisi tujuan yang ingin dicapai dari penerapan PSM yang dibuat/ditetapkan tersebut. 2. Ruang Lingkup. Diisi cakupan dari penerapan PSM yang ditetapkan.


Hal 12 dari 16


No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

3. Pengertian/Definisi. Diisi penjelasan/terminologi dari istilah-istilah atau singkatan yang terdapat dalam PSM tersebut. 4. Referensi. Diisi dengan dokumen lain yang terkait atau rujukan yang terkait dengan penerapan PSM yang ditetapkan tersebut. 5. Ketentuan Umum. Diisi ketentuan-ketentuan atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat menjalankan PSM tersebut secara efektif. 6. Rincian Prosedur 6.1. Flow chart. Berisi mekanisme yang menggambarkan alur proses kegiatan serta fungsi-fungsi yang terlibat dalam penerapan PSM tersebut. 6.2. Penjelasan. Berisi penjelasan mendetil dari setiap tahapan/proses sebagaimana dimaksudkan dalam mekanisme/alur proses yang dibuat sebelumnya. 7. Daftar Dokumen Pendukung (formulir/format yang digunakan). Diisi dokumen dokumen/form yang digunakan dalam menjalankan PSM tersebut. Pada bagian ini hanya dicantumkan daftar judul/nama dokumen/format yang digunakan dalam menjalankan prosedur tersebut. 8.

Lampiran Pada bagian ini disajikan lampiran-lampiran yang diperlukan untuk mendukung penerapan (bila ada) atau form-form yang digunakan pada prosedur dimaksud.

8.1.5. Format isi instruksi kerja ISK menjelaskan rincian pelaksanaan kegiatan oleh satu fungsi/individu. ISK tidak dalam bentuk flow chart. 1. Tujuan. Diisi tujuan yang ingin dicapai dari penerapan ISK yang dibuat/ditetapkan tersebut. 2. Ruang Lingkup. Diisi cakupan dari penerapan ISK yang ditetapkan. Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin Wakil Manajemen/Pengendali Dokumen PT. Bangkitgiat Usaha Mandiri

Hal 13 dari 16


No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

3. Pengertian/Definisi. Diisi penjelasan/terminologi dari istilah-istilah atau singkatan yang terdapat dalam ISK tersebut. 4. Referensi. Diisi dengan dokumen lain yang terkait atau rujukan yang terkait dengan penerapan ISK yang ditetapkan tersebut. 5. Ketentuan Umum. Diisi ketentuan-ketentuan atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi untuk dapat menjalankan ISK tersebut secara efektif. 6. Rincian Instruksi Kerja. Berisi penjelasan mendetil dari setiap pelaksanaan yang harus dilaksanakan oleh petugas/fungsi. Bahasa yang digunakan merupakan bahasa instruksi/perintah. 7. Daftar Dokumen Pendukung (bila diperlukan). Diisi dokumen dokumen/borang yang digunakan dalam menjalankan ISK tersebut. Pada bagian ini hanya dicantumkan daftar judul/nama dokumen/format yang digunakan dalam menjalankan ISK tersebut. 8.

Lampiran. Pada bagian ini disajikan lampiran-lampiran yang diperlukan untuk mendukung penerapan (bila ada).

8.1.6. Format halaman lembar pengesahan dokumen (Pedoman Mutu, PSM, dan ISK) pada halaman pertama dokumen. Logo Perusahaan PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI Judul Dokumen (diisi nama judul PDM/PSM/ISK) Nomor PSM (diisi nomor PDM/PSM/ISK Status Dokumen No. Distribusi


Hal 14 dari 16


No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

Disahkan oleh : Tanggal pengesahan (diisi tanggal pengesahan dokumen tersebut) Tandatangan pejabat Nama Penandatangan Dokumen (diisi nama penandatangan dokumen) 8.1.7. Format halaman lembar sejarah perubahan (Pedoman Mutu, PSM dan ISK) pada halaman kedua dokumen. SEJARAH PERUBAHAN Tanggal

Catatan Perubahan

Alasan Perubahan

8.1.8. Format Formulir (1). Format header Diisi judul dokumen ditambahkan nomor dokumen, revisi dan nama formulir. (2). Format footer Untuk formulir yang penggunaannya lebih dari 1 (satu) lembar, maka harus mencatumkan nomor halaman pada bagian bawah dokumen. 8.2. Pengendalian Dokumen. 8.2.1 Daftar Pejabat Pengendali Dokumen Jenis Dokumen

Pembuat

Pemeriksa

Pedoman Mutu

Pengendali Dokumen

Prosedur dan instruksi kerja

Pegawai/ Manager

Wakil Manajemen General Manager/ Wakil manajemen

Formulir

Pegawai

Manager

Yang Mengesahkan Direksi Direksi Wakil Manajemen/ General Manager


Hal 15 dari 16


No.

: PSM/JKO-WKM/01

Tgl. Berlaku

: 15 Februari 2013

Revisi

: 01

8.2.2 Pengendalian dokumen 8.2.2.1 Dokumen internal yang berupa Pedoman Mutu, Prosedur, dan Instruksi Kerja yang asli harus diprint out pada kertas putih dengan logo perusahaan yang berwarna. 8.2.2.2 Dokumen terkendali merupakan hasil penggandaan dokumen master pada kertas warna putih dan diberi nomor salinan dan cap stempel “controled”, seperti contoh berikut :

STATUS DOKUMEN

8.2.2.3 Dokumen tidak terkendali harus dibubuhi cap stempel “uncontroled”, seperti contoh berikut :

STATUS DOKUMEN

8.2.2.4 Dokumen yang sudah tidak berlaku lagi/kadaluarsa harus dibubuhi cap stempel “KADALUARSA”, seperti contoh berikut :

STATUS DOKUMEN


Hal 16 dari 16

PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI

Recommend Documents