PSIKOLOGI INDUSTRI DAN ORGANISASI
Maya Dewi Savitri, MSi.
1
Pertemuan 12 Organisasi dan Kelompok Kerja
2
Materi 1. Pengertian organisasi 2. Prinsip organisasi 3. Bentuk organisasi 4. Proses pengorganisasian 5. Struktur organisasi 6. Pengertian kelompok kerja 7. Konflik dalam kelompok kerja
3
4
Pengertian Organisasi • Organisasi = Organon (Yunani) = Alat. • Chester I. Barnard (dalam bukunya “The Executive Functions” ) : Organisasi adalah sistem kerjasama antara dua orang atau lebih • James D. Mooney : Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk mencapai tujuan bersama • Dimock : organisasi adalah perpaduan secara sistematis daripada bagian-bagian yang saling ketergantungan/berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan, koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan
Pengertian Organisasi Organisasi mencakup dua segi : 1. Organisasi sebagai wadah, lembaga atau kelompok fungsional ketika proses manajemen berlangsung.
2. Organisasi sebagai wadah pembentukan tingkah laku hubungan antar manusia secara efektif sehingga dapat bekerja sama secara efisien dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugasnya dan memberikan kondisi lingkungan tertentu untuk pencapaian tujuan.
6
Prinsip Organisasi •
Organisasi Harus Mempunyai Tujuan yang Jelas. Organisasi dibentuk atas dasar adanya tujuan yang ingin dicapai, dengan demikian tidak mungkin suatu organisasi tanpa adanya tujuan. Misalnya, organisasi pelayanan kesehatan seperti rumah sakit mempunyai tujuan memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan lain lain.
•
Prinsip Skala Hirarkhi. Organisasi harus ada garis kewenangan yang jelas dari pimpinan sampai pelaksana, sehingga mempertegas pendelegasian wewenang dan pertanggungjawaban, dan akan menunjang efektivitas jalannya organisasi secara keseluruhan.
•
Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam hal ini, seseorang hanya menerima perintah atau bertanggung jawab kepada seorang atasan saja.
Prinsip Organisasi • Prinsip Pendelegasian Wewenang. Mempunyai kemampuan menjalankan pekerjaannya, seperti pendelegasian wewenang kepada bawahannya. Pejabat yang diberi wewenang harus dapat menjamin tercapainya hasil yang diharapkan. Dalam pendelegasian, wewenang yang dilimpahkan meliputi pengambilan keputusan, hubungan dengan orang lain, dan mengadakan tindakan tanpa minta persetujuan lebih dahulu kepada atasannya lagi. • Prinsip Pertanggungjawaban. Dalam menjalankan tugasnya setiap pegawai harus bertanggung jawab sepenuhnya kepada atasan. • Prinsip Pembagian Pekerjaan. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan optimal maka dilakukan pembagian tugas/pekerjaan yang didasarkan kepada kemampuan dan keahlian dari masing-masing pegawai. Adanya kejelasan dalam pembagian tugas, akan memperjelas dalam pendelegasian wewenang, pertanggungjawaban, serta menunjang efektivitas jalannya organisasi.
Prinsip Organisasi • Prinsip Keseimbangan. Keseimbangan antara struktur organisasi yang efektif dengan tujuan organisasi. Penyusunan struktur organisasi harus sesuai dengan tujuan dari organisasi. Organisasi yang aktivitasnya sederhana (tidak kompleks) contoh ‘koperasi di suatu desa terpencil’, struktur organisasinya akan berbeda dengan organisasi koperasi yang ada di kota besar seperti Palembang. • Prinsip Fleksibilitas Organisasi harus senantiasa melakukan pertumbuhan dan perkembangan sesuai dengan dinamika organisasi sendiri (internal factor) dan juga karena adanya pengaruh di luar organisasi (external factor), sehingga organisasi mampu menjalankan fungsi dalam mencapai tujuannya. • Prinsip Kepemimpinan. Dalam organisasi apapun bentuknya diperlukan adanya kepemimpinan, atau dengan kata lain organisasi mampu menjalankan aktivitasnya karena adanya proses kepemimpinan yang digerakan oleh pemimpin organisasi.
Bentuk Organisasi Berdasarkan suatu jumlah pemegang pimpinan organisasi, ada 2 bentuk pokok : 1. Bentuk Tunggal Bentuk ini biasanya terdapat pada organisasi yang masih sederhana. Pimpinan berada di satu orang, kekuasan, pengawasan dan tanggung jawab. Kebaikannya masalah dapat diputuskan cepat. 2. Bentuk Komisi Organisasi yang mempunyai pipmpinan berupa sebuah dewan yang terdiri dari beberapa orang. Bentuk ini banyak dipakai organisasi yang mempunyai tugas membuat peraturan atau pertimbangan. 10
Bentuk Organisasi Berdasarkan sifatnya organisasi dibagi menjadi 2 : 1. Organisasi informal, yaitu keseluruhan hubungan serta interaksi perorangan dan penggolongan ke dalam kelompok yang lebih kecil dari anggota organisasi itu. 2. Organisasi formal, yaitu suatu bentuk perkumpulan yang dibentuk secara sadar dan mempunyai tujuan tertentu, yang di dalamnya tercakup sistem kerja sama dari dua orang atau lebih. Contoh : partai politik, perkumpulan sosial, perusahaan, sekolah,dll. 11
Bentuk Organisasi Berdasarkan Tujuannya: 1. Organisasi Publik 2. Organisasi Privat
Organisasi Publik • Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of people” (yang berkenaan dengan masyarakat). Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum. • Organisasi publik adalah tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya.
Organisasi Privat • Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran organisasi publik ditujukan pada hal – hal yang ‘terpisah’ dari masyarakat secara umum. • Organisasi privat atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.
Perbedaan Organisasi Publik-Privat NO
Indikator
Organisasi Publik
Organisasi Privat
1
Tujuan
Non laba
laba
2
Produk yang dihasilkan
Publics goods
Privat goods
3
Cara pengambilan
demokratis
Strategis bisnis
keputusan 4
Ukuran kinerja
Social welfare
efisiensi
5
Misi organisasi
“melakukan
“untung rugi”
kebaikan”
6*
Sumber Pendanaan
( Biasanya )APBN/D*
Pribadi/bersama
Proses Pengorganisasian Perincian Pekerjaan
Pembagian Pekerjaan
Departementalisasi
Koordinasi Pekerjaan
Monitoring dan Reorganisasi
16
Empat Pilar Pengorganisasian (Four Building Blocks of Organizing) • Pilar Pertama : pembagian kerja (division of work) • Pilar Kedua : pengelompokan Pekerjaan (Departmentalization) • Pilar Ketiga : penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (hierarchy) • Pilar Keempat : penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasi (coordination)
Struktur Organisasi Organisasi dilihat dari sudut lalu lintas kekuasaan dan tanggung jawab serta hubungan kerja pada kesatuan-kesatuan administrasi organisasi tersebut, yaitu : 1. Bentuk line (lurus/hierarki) 2. Bentuk staf atau fungsional 3. Bentuk gabungan staf dan line 4. Bentuk organisasi sistem panitia 18
Bentuk Line Organisasi line/hierarki, bentuk kekuasaan dan tanggung jawab berjalan dari pipmpinan sampai bawah, yaitu para pejabat yang memimpin kesatuan-kesatuan organisasi. Organisasi bersifat langsung, lalu lintas kekuasaan berlangsung secara vertikal. Tipe organisasi ini masih kecil dan sederhana sehingga hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan dilaksanakan secara langsung (face to face).
19
Bentuk Line MANAGER (Pemimpian)
Kepala Bagian Produksi
Mesin
Bahan
Buruh
Buruh
Kepala Bagian Pemasaran
Pabrik
Promosi
Penjualan
Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan
Anggaran
Administrasi
20
Bentuk Staf Bentuk organisasi staf ini disebut juga organisasi fungsional. Pada bentuk ini kekuasaan dilimpahkan melalui para ahli dalam suatu fungsi yang merupakan bidang keahliannya. Sebaliknya, ahli-ahli itu mempunyai kekuasaan mengenai bidang keahliannya terhadap setiap pejabat di kesatuan manapun, tetapi tidak berhak memerintah secara langsung,wewenangnya memberi saran dan nasihat.
21
Bentuk Staf PIMPINAN (Direktur)
Bagian
Bagian
Bagian
Bagian
Perdagangan
Urusan Teknik
Perencanaan
Kepegawaian
Proyek A
Proyek B
Proyek C
22
Bentuk Gabungan Staf dan Line Organisasi ini disusun dalam bentuk lurus/line, tetapi di pihak lain diadakan pejabat-pejabat ahli, yaitu untuk memberikan nasihat dan bantuan terhadap kesatuankesatuan tertentu. Tiap pejabat ahli memimpin suatu kesatuan mengenai fungsi tertentu, tetapi tidak mempunyai kekuasaan untuk langsung memerintah para pekerja atau meminta tanggung jawab mereka.
23
Bentuk Staf&line MANAGER
Kepala Bagian Produksi
Kepala Bagian X
R.C.
G.B.
I.C.
S.B.
Kepala Bagian Y
T.C.
INS
D.C.
R.B.
KARYAWAN 24
Bentuk Organisasi Sistem Panitia Panitia adalah sekelompok orang yang siap sebagai suatu kelompok yang mendapat kepercayaan untuk beberapa hal tertentu. Panitia dapat didirikan untuk waktu terbatas atau waktu tidak terbatas. Kedudukan panitia tergantung dari tugasnya. Bila sebagai penasihat, ia berperan sebagai staf. Bila sebagai pemimpin, misalnya menentukan keputusan, maka ia berkedudukan sebagai line.
25
BENTUK PIRAMIDA
26
BENTUK HORIZONTAL
27
BENTUK VERTIKAL
28
ORGANISASI MATRIKS GENERAL MANAGER
Riset dan Pengembangan
Pengendalian Kualitas
Uji dan Jaminan
Administrasi Kontrak
Pembelian
Manufaktur
Rekayasa
Manajer Proyek A
Kelompok Riset dan Pengembangan
Kelompok Pengendalian Kualitas
Kelompok Tes dan Jaminan
Kelompok Kontrak Administrasi
Kelompok Pembelian
Kelompok
Kelompok Rekayasa
Manajer Proyek B
Kelompok Riset dan Pengembangan
Kelompok Pengendalian Kualitas
Kelompok Tes dan Jaminan
Kelompok Kontrak Administrasi
Kelompok Pembelian
Kelompok
Kelompok Riset dan Pengembangan
Kelompok Pengendalian Kualitas
Kelompok Tes dan Jaminan
Kelompok Kontrak Administrasi
Kelompok Pembelian
Kelompok
Manajer Proyek C
Manufaktur
Manufaktur
Manufaktur
Kelompok Rekayasa
Kelompok Rekayasa
29
30
Pengertian Kelompok dan Kelompok Kerja • Kelompok
– kumpulan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi dan saling mempengaruhi untuk suatu tujuan tertentu yang dipahami bersama. “ two or more people who interact and influence each other toward a common purpose “
• Kelompok Kerja
– kelompok yang disusun oleh organisasi dengan tujuan untuk menjalankan berbagai pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi
PENGERTIAN KELOMPOK Sekumpulan dua orang atau lebih yang satu sama lain berinteraksi dalam mencapai tujuan bersama. Kelompok formal adalah kelompok yang mempunyai ciri-ciri : 1. Keberadaannya untuk melaksanakan tugastugas organisasi. 2. Orang-orang yang ditunjuk oleh organisasi ybs untuk menjalankan peran resmi, misalnya : kepala bagian, kepala seksi dsb. 3. Memiliki struktur, hubungan tugas dan hierakis. 32
Karakteristik Kelompok • Merupakan kumpulan yang beranggotakan lebih dari satu orang, yang berarti adanya karakteristik yang berbeda dari setiap orang • Adanya interaksi diantara kumpulan orang tersebut • Adanya tujuan bersama yang ingin dicapai
Kelompok Kerja Formal dan Informal • Kelompok Kerja Formal
– adalah kelompok kerja yang dibentuk atau disusun secara resmi oleh manajer dimana kelompok kerja tersebut diberikan tugas dan pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi
• Kelompok Kerja Informal
– kelompok kerja disusun atau tersusun dengan sendirinya ketika beberapa anggota dari organisasi yang kegiatannya biasanya tidak terkait langsung dengan rencana-rencana rutin dari organisasi, namun secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja dari orang-orang dalam organisasi
Bentuk Kelompok Kerja Formal • kelompok kerja langsung (command team) • kepanitiaan (committee) • kelompok kerja temporal atau khusus (task force team/specific team)
MENGAPA PERLU DIBENTUK • Dengan adanyaKELOMPOK kelompok maka risiko pekerjaan ditanggung oleh kelompok. • Sumber lebih banyak dan terjadi proses belajar. • Kelemahan individu teratasi oleh kelompok. • Kemampuan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dapat lbih akurat. PROSES PEMBENTUKAN KELOMPOK : TAHAP INFASI (PEMBENTUKAN) TAHAP MEMAHAMI
(GEJOLAK) TAHAP KEDEWASAAN (PEMBENTUKAN NORMA)
TAHAP MENGALAMI (TRANSFORMASI) 36
Peran Kepemimpinan dalam Kelompok Kerja • Pemimpin Formal
– seseorang yang ditunjuk atau ditugaskan secara formal oleh organisasi untuk memimpin orang-orang dalam melakukan suatu pekerjaan
• Pemimpin Informal
– seseorang yang secara alamiah dianggap mampu memainkan perannya sebagai pemimpin ketika kelompok kerja telah bekerja dan saling berinteraksi
Solidaritas dan Integritas dalam Kelompok Kerja • Pengertian Solidaritas dan Integritas
– tingkat kekompakan dan rasa memiliki, serta pandangan positif para anggota kelompok terhadap kelompok mereka sendiri
• Cara Membentuk Solidaritas dan Integritas
– Memperkenalkan kompetisi atau persaingan antar kelompok kerja dalam pengertian positif – Meningkatkan tingkat interaksi antar anggota dalam kelompok kerja – Mengangkat isu bersama berupa tujuan atau targettarget yang harus dicapai bersama
Model Kelompok Kerja yang Efektif Kinerja
PERTANGGUNGJAWABAN
KEAHLIAN
Pekerjaan Kelompok
KOMITMEN
Pertumbuhan Individu
Konflik dalam Kelompok Kerja • Konflik antar bawahan di bagian yang sama dalam sebuah organisasi • Konflik antara bawahan dan pimpinan di bagian yang sama dalam sebuah organisasi • Konflik antar bawahan di bagian yang berbeda dalam sebuah organisasi • Konflik antara pimpinan dan bawahan di bagian yang berbeda dalam sebuah organisasi • Konflik antar pimpinan bagian yang berbeda dalam sebuah organisasi. • Dan lain sebagainya
Sumber Konflik • faktor komunikasi (communication factors) • faktor struktur tugas maupun struktur organisasi (job structure or organization structure) • faktor yang bersifat personal. (personal factors) • faktor lingkungan (environmental factors)
Pendekatan dalam Manajemen Konflik Pendekatan dalam Manajemen Konflik
Program Yang dijalankan
Stimulasi Konflik
•
Pengendalian Konflik
•
Penyelesaian Dan Penghilangan Konflik
•
Peningkatan persaingan antar individu dan kelompok Pelibatan pihak eksternal ke dalam bagian dimana konflik terjadi Perubahan aturan main atau prosedur yang ada
Perluasan penggunaan sumber daya organisasi Peningkatan Kordinasi dalam organisasi Penentuan tujuan bersama yang dapat mempertemukan berbagai pihak yang terlibat dalam konflik Mempertemukan perilaku dan kebiasaan kerja dari para pegawai Penghindaran Konflik dengan jalan penghindaran sumbersumber konflik Intervensi terhadap pihak-pihak yang terlibat konflik untuk melakukan kompromi Mengakomodasi keinginan pihak-pihak yang terlibat konflik dalam suatu forum penyelesaian konflik.
LANGKAH-LANGKAH PENYELESAIAN KONFLIK
LANGKAH 1 MENGAKUI ADANYA KONFLIK
LANGKAH 2 MENGIDENTIFIKASI KONFLIK YANG SEBENARNYA
LANGKAH 3
LANGKAH 4
MENDENGAR SEMUA SUDUT PANDANG
BERSAMA MENGKAJI CARA UNTUK MENYELESAIKAN
LANGKAH 5
LANGKAH 6
DAPATKAN KESEPAKATAN DAN TANGGUNGJAWAB UNTUK MENEMUKAN SOLUSI
JADWALKAN TINDAK LANJUT UNTUK MENGKAJI
43
TERIMAKASIH
44
