PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 26 september 2013 Verslag van de financieel beheerder
Bevoegd deputatielid: Ludwig Caluwé Agenda nr. 4/44
Telefoon: 03 240 52 48
Artikel 161 en 162 van het provinciedecreet, rapport aan de provincieraad en deputatie over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten en de voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Kennisname.
Artikel 161 van het provinciedecreet, van kracht geworden op 01/12/2006, bepaalt: “De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens éénmaal per jaar aan de provincieraad en de deputatie. Dat rapport omvat minstens een overzicht van de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, alsook de evolutie van de budgetten. De financieel beheerder stelt tegelijkertijd een afschrift ter beschikking aan de provinciegriffier en behalve in de gevallen voorzien in artikel 254, §4, aan de externe audit commissie bedoeld in dat artikel.” Artikel 162 van het provinciedecreet, van kracht geworden op 01/12/2006, bepaalt : “De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de provincieraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Hij stelt tegelijkertijd een afschrift van dat rapport ter beschikking aan de deputatie, de provinciegriffier en behalve in de gevallen voorzien in artikel 254, §4, aan de externe audit commissie, bedoeld in dat artikel.” Artikel 90 van het provinciedecreet, van kracht geworden op 01/12/2006, bepaalt : “De financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid in voor : 1° de voorafgaande krediet en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de provincie met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vastgesteld in titel IV; 2° het debiteurenbeheer, inzonderheid de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten. Met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen kan de financieel beheerder een dwangbevel uitvaardigen. Een dergelijk dwangbevel wordt betekend bij gerechtsdeurwaarderexploot. Met betrekking tot de vervulling van de opdrachten, bedoeld in dit artikel, rapporteert de financieel beheerder in volle onafhankelijkheid aan de deputatie en aan de provincieraad.” Voor alle rapporten, behalve het debiteurenbeheer, bepaalt het provinciedecreet in de artikels 161 en 162 de frequentie.
In uitvoering van bovengenoemde artikels vindt U hieronder de verplichte rapporteringen. Van dit verslag heeft de deputatie, inclusief de provinciegriffier, kennis genomen in zitting van 22 augustus 2013. De provincieraad van Antwerpen, Gelet op de artikels 161 en 162 van het provinciedecreet waarin bepaald wordt aan welke rapportering verplichtingen de financieel beheerder onderworpen is; Gelet op het artikel 90, 2°, waarin voor de financieel beheerder de mogelijkheid opgenomen wordt om in volle onafhankelijkheid te rapporteren over het debiteurenbeheer zonder de frequentie te bepalen of op te leggen; BESLUIT: Artikel 1 : De provincieraad van Antwerpen neemt kennis van het rapport van de financieel beheerder over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, de evolutie van de budgetten, de voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen betreffende het eerste semester van 2013. Artikel 2 : Van dit verslag wordt een afschrift bezorgd aan het Rekenhof, de externe audit commissie werd tot op heden door de wetgever nog niet opgericht.
1. Overzicht thesaurietoestand en liquiditeitsprognose Thesaurietoestand op 30/06/2013 1. Zichtrekeningen beheerd door de financieel beheerder (FB) 2. Beleggingen beheerd door de financieel beheerder (FB) Vastrentend (obligaties, thesauriebewijzen, spaarrekeningen, …) Geldmarkt- en andere fondsen Totaal van de beschikbare financiële middelen
3.893.830,48 3.893.830,48 96.731.214,89 0,00 96.731.214,89 100.625.045,37
Thesauriestoestand op 31/12/2012
0% 4%
Zichtrekeningen FB Vastrentend FB
96%
Geldmarkt- en andere fondsen FB
Liquiditeitsprognose Op basis van de beschikbare gegevens zullen de kasmiddelen volstaan om zowel de gewone als de buitengewone uitgaven te (pre)financieren gedurende het volgende semester.
Conclusie: de provincie Antwerpen zal over voldoende financiële middelen beschikken om zowel op korte termijn (1 maand) als op middellange termijn ( 6 maanden) haar betalingsverplichtingen na te komen.
Overzicht van de evolutie van de budgetten In dit rapport is er per budgetgroep steeds sprake van 3 cijfers: de initiële budgetcijfers van 2013 zoals goedgekeurd in de raad, de budgetcijfers inclusief de door de raad goedgekeurde derde budgetwijziging. De rekeningcijfers tenslotte geven de som van de vastgelegde rechten en vastleggingen die werden geboekt in het eerste semester 2013.
1. Gewone ontvangsten De gewone ontvangsten worden onderverdeeld volgens de economische codes, of met andere woorden: prestaties, overdrachten en schuld.
1.1 Prestaties De belangrijkste posten uit prestaties komen uit opbrengsten uit het inrichten van cursussen en seminaries, het verrichten van wetenschappelijke analyses en studies, inkomgelden en gelden m.b.t. gebruik van accommodaties en voorzieningen en verkoop van publicaties en administratieve stukken. De prestaties werden begroot op 2.202.260 euro, hiervan is voor 1.501.463 euro aan vastgestelde rechten geboekt in het eerste semester 2013. Dit komt overeen met een totaal percentage van 68%.
1.2 Overdrachten De ontvangsten uit belastingen vormen de grootste post, in eerste instantie de ontvangsten van de opcentiemen op de onroerende voorheffing, vervolgens de algemene provinciebelasting. Ook het aandeel van de provincie Antwerpen in het Vlaams provinciefonds vormt een belangrijke bron van ontvangsten. Het totaal van de overdrachten werd begroot op 235.071.320 euro waarvan voor 232.258.620 euro aan vastgestelde rechten geboekt werden. Dit komt overeen met een totaal percentage van 98%.
1.3
Schuld
De opbrengsten uit beleggingen, dividenden uit financiële vaste activa en de meerwaarde op de realisatie van financiële vlottende activa zijn de voornaamste posten. Het totaal van deze ontvangsten werd begroot op 4.118.200 euro waarvan voor 1.349.138 euro aan vastgestelde rechten werden geboekt. Dit komt overeen met een totaal percentage van 33%.
1.4
Overboekingen
In 2013 werd initieel 8.848.928 euro ingeschreven als overboeking van het gewoon reservefonds naar de gewone dienst. Dit bedrag wordt pas op het einde van het jaar geboekt, dus staat deze rekening op nul in het eerste semester.
Conclusie: In totaal werden de gewone ontvangsten initieel begroot op 241.391.780 euro waarvan 235.109.221 euro aan vastgestelde rechten is geregistreerd of in totaal 96 %.
2. Gewone uitgaven De gewone uitgaven worden onderverdeeld volgens de economische codes, of met andere woorden: personeel, werking, overdrachten (subsidies & dotaties), overboekingen en schuld.
2.1 Personeel Deze uitgaven vertegenwoordigen de loonkosten van de personeelsleden alsook de hospitalisatieverzekering en de diverse personeelskosten. De personeelskosten van het gesubsidieerd onderwijs worden met de overeenkomstige subsidies ingeschreven op de begroting van de scholen (GPB’s). Enkel het Centrum voor Leerlingenbegeleiding (CLB) wordt hier mee opgenomen. De personeelskosten worden begroot op 95.363.020 euro waarvan in het eerste semester 61.244.414 euro vastgelegd is, of een percentage van 64%.
2.2 Werkingskosten De werkingskosten zijn verplichte uitgaven die de provincie in de begroting voorziet voor de dagelijkse werking van het bestuur. De belangrijkste posten zijn de prestaties van derden, prestaties door derden aan gebouwen en infrastructuur, ICTkosten en andere erelonen. De werkingskosten worden begroot op 44.973.040 euro waarvan 29.529.596 euro op 30/06/2013 werd vastgelegd of 69%.
2.3 Overdrachten De overdrachten kunnen uitgesplitst worden in overdrachten en dotaties aan de provinciebedrijven.
2.3.1 Subsidies De overdrachten geven het subsidiebeleid van het provinciebestuur weer (o.a. in de sectoren economie, landbouw, leefmilieu, welzijn, huisvesting, wegen, waterlopen, cultuur, onderwijs). Er kunnen zowel nominatieve subsidies, gereglementeerde subsidies als verplichte subsidies in de begroting voorzien worden. In de begroting is een krediet ingeschreven van 46.780.340 euro waarvan 30.000.315 euro werd vastgelegd of 62%.
2.3.2 Dotaties In de organisatiestructuur van de provincie Antwerpen zijn er 13 gewone (GPB) en 5 autonome (APB) provinciebedrijven. In 2011 werden 5 GPB’s samengesmolten tot een intern verzelfstandigd agentschap, namelijk de IVA Provinciaal Onderwijs Antwerpen. In 2012 werd een buitendienst en GPB omgevormd tot een extern verzelfstandigd agentschap, namelijk de EVAP Provinciaal Centrum voor Opsporing van Metabole Aandoeningen en EVAP Proefbedrijf Pluimveehouderij. Deze provinciebedrijven worden gefinancierd door zelffinanciering, Europese en Vlaamse subsidies en door middel van dotaties van de provincie. Voor de dotaties is er in de begroting een krediet ingeschreven van 18.987.730 euro. In het eerste semester werd 86 % vastgelegd of 15.763.230 euro.
2.4 Overboekingen Een aantal investeringsuitgaven worden gefinancierd via overboekingen van de gewone dienst naar de buitengewone dienst. Het gaat hier vooral om roerende investeringen. In de begroting is er een totaal krediet van 9.904.830 euro ingeschreven, waarvan op 30/06/2013 nog niets werd vastgelegd. De boeking van deze interne financieringswijze gebeurt altijd op het einde van een boekjaar.
2.5 Schuld Dit zijn de aflossingen en andere financiële lasten van de aangegane externe financieringen. Het budget voor de schulduitgaven bedraagt 47.351.290 euro. Hiervan werd 35.187.047 euro vastgelegd in de eerste 6 maanden van 2013. Dit stemt overeen met een percentage van 78%. Conclusie: In totaal werden de gewone uitgaven initieel begroot op 263.360.250 euro waarvan 171.724.602 euro aan vastleggingen is geregistreerd op 30/06/2013 of in totaal 66%.
3. Buitengewone ontvangsten De buitengewone ontvangsten worden onderverdeeld volgens de economische codes, of met andere woorden: overdrachten, investeringen, schuld en overboekingen.
3.1 Overdrachten De overdrachten zijn voornamelijk subsidies van de Vlaamse Gemeenschap of van Europa. Ze worden begroot op 8.425.000 euro en er zijn op 30 juni voor 365.760 euro aan vastgestelde rechten geregistreerd (quasi 0%). Zij moeten door de budgethouder geboekt worden op moment van ontvangst van de vaste subsidiebelofte.
3.2 Investeringen Deze te ontvangen investeringen zijn de verkopen van diverse materialen, gronden en gebouwen. Deze worden begroot op 0 euro en op 30/06/2013 werden 258.300 euro aan vastgestelde rechten geregistreerd (quasi 0%).
3.3 Schuld De hoofdbrok van de buitengewone ontvangsten bestaat uit de opname van externe financiering. De buitengewone uitgaven, in het bijzonder de onroerende investeringen, worden voornamelijk gefinancierd met externe financiering. Dit wordt begroot op 125.330.000 euro en op 30/06/2013 werden 80.003.830 euro aan vastgestelde rechten geregistreerd (64%). Dit recht wordt grotendeels berekend en geboekt op het einde van het jaar op basis van de vastleggingen op de corresponderende begrotingscodes van de buitengewone dienst uitgaven van het
boekjaar. De 80 miljoen die al werd vastgelegd betreft de lening voor het nieuw provinciehuis.
3.4 Overboekingen Een aantal investeringsuitgaven worden gefinancierd via overboekingen van de gewone dienst naar de buitengewone dienst. Deze werden begroot op 9.904.830 euro. In het eerste semester wordt hier niets op geregistreerd omdat de boeking voor deze interne financiering op het einde van het jaar plaatsvindt.
Conclusie: In totaal werden de buitengewone ontvangsten initieel begroot op 143.659.830 euro waarvan 80.627.889 euro aan vastgestelde rechten zijn geregistreerd in het eerste semester of in totaal 59%.
4. Buitengewone uitgaven De buitengewone uitgaven worden onderverdeeld volgens de economische codes, of met andere woorden: investeringen en schuld.
4.1 Investeringen Jaarlijks wordt het investeringsprogramma van de provincie samengesteld en goedgekeurd. Er kan een onderscheid gemaakt worden tussen onroerende en roerende investeringen.
4.1.1 Onroerende investeringen De onroerende investeringen omvatten vooral grote werken aan de gebouwen, infrastructuurwerken, groot onderhoud aan de provinciewegen, de waterlopen en waterbekkens en aanschaffingen van terreinen en gebouwen. Er werd een bedrag van 133.755.000 euro in de begroting ingeschreven, waarvan 37.693.847 euro is vastgelegd op 30/06/2013. Dit stemt overeen met een percentage van 29%.
4.1.2 Roerende investeringen In de roerende investeringen vinden we vooral kosten terug i.v.m. ICT (zowel de kosten van projecten als de aanschaffingswaarde van ICT-hardware), het groot onderhoud aan de heritage, aankoop meubilair, uitrusting, ….. Er werd een bedrag van 9.875.190 euro in de begroting ingeschreven, waarvan 3.565.657 euro is vastgelegd op 30/06/2013 ofwel 39%.
4.2 Schuld De schulduitgaven omvatten de aankoop van deelbewijzen en deelnemingen in andere organisaties, en sociale leningen. In totaal wordt een krediet van 29.640 euro ingeschreven in de begroting, waarvan quasi 100 % (29.631 euro) werd vastgelegd in de eerste 6 maanden van 2013.
Conclusie: In totaal werden de buitengewone uitgaven initieel begroot op 143.659.830 euro waarop 41.289.135 euro aan vastleggingen werden geregistreerd in het eerste semester of een percentage van 30%.
Controle van de wettelijkheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen 1. Voorwerp van de controle Dit rapport behandelt de periode van januari tot en met juni 2012. Als referentiepunt om te bepalen of een dossier al dan niet tot deze periode behoort, is de datum gebruikt waarop het als inkomend op de dienst Controle Wettelijkheid en Regelmatigheid is geregistreerd. 1.1. Voorwerp Op grond van artikel 156,§2, van het provinciedecreet zijn door de budgethouders voorgenomen verbintenissen onderworpen aan een voorafgaand visum vooraleer zij kunnen worden aangegaan. De financieel beheerder onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht, vermeld in artikel 90,1°, van het provinciedecreet. Hij verleent zijn visum indien uit dit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Dit onderzoek ontslaat de budgethouder niet van de eigen verantwoordelijkheid inzake de uitvoering van een controle op de wettigheid en regelmatigheid van de door hem voorgenomen verbintenissen. 1.2. Verrichtingen die zijn uitgesloten van visumverplichting Krachtens artikel 156,§2,3de lid, bepaalt de provincieraad de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle uitoefent. Binnen de perken die zijn vastgelegd door de Vlaamse regering kan de provincieraad bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van de visumverplichting. Bij besluit van 26 april 2012 heeft uw raad de categorieën van verrichtingen die uitgesloten zijn van visumverplichting, zoals vastgesteld bij besluiten van 22 maart 2007 en van 20 december 2007, geherdefinieerd en uitgebreid. Het raadsbesluit luidt als volgt : ‘Inzake de vrijstelling van het voorafgaand visum van de financieel beheerder worden volgende categorieën verrichtingen gehanteerd : - Alle voorgenomen verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kostenstroom en een financiële verrichting tot gevolg hebben, waarvan het bedrag niet hoger is dan 22.000 euro (exclusief BTW) zijn vrijgesteld van het voorafgaand visum. - Voorgenomen meerjarige verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kostenstroom en een financiële verrichting tot gevolg hebben, dienen niet aan het voorafgaand visum voorgelegd te worden indien ze het bedrag van 22.000 euro (exclusief BTW) per jaar niet overschrijden. - De toekenning van subsidies niet hoger dan 22.000 euro worden van het voorafgaand visum van de financieel beheerder vrijgesteld. - Bij de uitbetalingen worden de subsidies niet meer aan het voorafgaand visum onderworpen maar is het aan de provinciegriffier om in het kader van de eerste handtekening bij betalingen na te kijken of de toegekende subsidie ook correct werd aangewend.
- Het vaststellen van de wijze waarop de opdrachten voor aanneming van werken, levering en diensten worden gegund en het vaststellen van de voorwaarden ervan, voor zover de hoogdringendheid, voortvloeiend uit niet te voorziene omstandigheden dit noodzaakt, wordt vrijgesteld van visum. - De goedkeuring van meerwerken, in min en meer bij overheidsopdrachten, wordt vrijgesteld van voorafgaand visum. Wanneer bij deze overheidsopdrachten, waarvan de lastvoorwaarden door de provincieraad zijn vastgelegd, het totaal aantal meeruitgaven ten gevolge van meerwerken in min en plus het gunningsbedrag van de opdracht met 10 % overstijgt, worden zij visumplichtig. Meerwerken van meer dan 50.000 euro (exclusief BTW) zijn steeds visumplichtig.’ Het is te verwachten dat het volume van aan het visum onderworpen dossiers door de invoering van dit besluit gevoelig zal dalen. Belangrijker is de vaststelling dat deze uitbreiding van de vrijstelling visum ook zijn effect op de ganse keten van interne controle heeft : de nadruk komt nog meer te liggen op de verantwoordelijkheid van budgethouder én, in de betalingsfase, van de provinciegriffier.
2. Organisatie van het voorafgaand visum De uitvoering van de controle in het kader van de visumverplichting zoals hiervoor omschreven, is één van de opdrachten van de dienst Controle Wettelijkheid en Regelmatigheid (DCWR) van het departement Financiën. De aan het voorafgaand visum te onderwerpen dossiers worden voorbereid door de betrokken departementen en/of entiteiten. Deze maken de volledige dossiers met alle relevante stukken over aan DCWR nadat zij de nodige verrichtingen hebben uitgevoerd in o.m. het boekhoudsysteem. Er is geen termijn voorzien waarbinnen de dossiers moeten worden ingediend. Behoudens uitzonderlijke omstandigheden, handelt DCWR het dossier af binnen een voorgeschreven termijn van 6 werkdagen na ontvangst. Afhandeling betekent dat het visum, ofwel wordt verleend, ofwel geweigerd. Afhankelijk van de aard van het behandelde dossier kan de controle de meest diverse domeinen bestrijken. De zaken waarop voornamelijk gefocust wordt, zowel qua externe als interne regelgeving, zijn : overheidsopdrachten, boekhoudkundige voorschriften, beschikbaarheid van de nodige kredieten en bestaan van de nodige formele beslissingen, genomen door de bevoegde organen (provincieraad, deputatie, Vlaamse regering,…). De grondigheid van de controle is afhankelijk van een combinatie van factoren. Rekening houdende met de beschikbare tijd, aard en belangrijkheid van het dossier, financiële impact,….kan hij meer in de breedte of in de diepte worden uitgevoerd. Belangrijk : het nazicht heeft steeds uitsluitend betrekking op de wettelijkheid en regelmatigheid; nooit op de opportuniteit van de voorgenomen beslissing. Dit laatste behoort immers niet tot de bevoegdheid van de financieel beheerder. Bij weigering van het visum van de financieel beheerder wordt de motivering schriftelijk meegedeeld aan de betrokken budgethouder1 en de provinciegriffier. 1
Rapporterend departementshoofd indien deputatie budgethouder is.
Het dossier kan na aanpassing en/of toelichting, opnieuw voor visum worden ingediend.
3. Algemene vaststellingen Ruim gesteld is een dossier te definiëren als één bundel dat voor visum wordt aangeboden. Dergelijk bundel kan betrekking hebben op één voorgenomen vastlegging van krediet, bv. bij een toewijzing van een overheidsopdracht, maar evengoed op de subsidiëring van vijftig organisaties. Indien deze vijftig subsidies afzonderlijk zouden worden voorgelegd, zou het in concreto ook gaan om vijftig ‘dossiers’. Het begrip ‘aantal dossiers’ is derhalve relatief te interpreteren. In de periode januari t/m juni 2012 zijn 797 dossiers voor visum aangeboden2. DCWR heeft alle aangeboden dossiers binnen termijn behandeld (tabel 1). Het respecteren van de termijn is van relatief belang maar draagt bij aan een vlotte werkstroom waarbij enerzijds DCWR veelal over een aanvaardbare standaardtermijn beschikt om een dossier af te handelen; anderzijds de betrokken diensten weten binnen welke tijd zij het terug kunnen verwachten. Dit is o.m. van belang m.b.t. de agendering voor deputatie. Op een totaal van 797 voorleggingen tijdens de eerste semester 2012 is in 75 gevallen, hetzij 9,41 %, het visum geweigerd. Deze weigering kan gebaseerd zijn op één of op meerdere redenen (tabel 2). De motiveringen waarom een visum wordt geweigerd, zijn in negen grote categorieën ingedeeld : . niet-conform wet- en regelgeving overheidsopdrachten . niet-conform boekhoudkundige of budgettaire regels en/of codes . niet-conform wet- en regelgeving in verband met subsidies (exclusief reservevorming) . niet-conform wet- en regelgeving op de reservevorming (subsidies) . niet-conform andere wet- en regelgeving . dossier administratief niet in regel . besluit van de budgethouder3 uitgelokt zonder het vereiste voorafgaand visum van de financieel beheerder te vragen . bevoegdheid provincieraad niet gerespecteerd . andere. Na de nodige wijzigingen en correcties door de betrokken diensten of departementen kunnen de dossiers opnieuw voor visum worden ingediend (zie in dit verband de definitie van een dossier).
4. Tabellen Gebruikte afkortingen :
DCUL : departement Cultuur DOVJ : departement Onderwijs, Veiligheid en Jeugd DWEP : departement Welzijn, Economie en Plattelandsbeleid DRST : departement Recreatie, Sport en Toerisme DLM : departement Leefmilieu DLOG : departement Logistiek PRGR : departement Provinciegriffier 2 3
1.127 in de eerste semester 2011. Veelal deputatie
DROM : departement Ruimtelijke Ordening en Mobiliteit DHRM : departement Human Resources Management DICT : departement Informatie- en Communicatietechnologie --
AANTAL VOORGELEGDE DOSSIERS
DCUL
DOVJ
DWEP
DRST
DLM
DLOG
PRGR
DROM
DHRM
DICT
TOTAAL
A. waarvoor visum : . verleend . na besluit budgethouder
116
42
119
30
79
134
8
71
90
3
692
0
3
0
0
0
1
0
0
0
0
4
. geweigerd . niet vereist Totaal 1
8 2 126
8 2 55
31 4 154
5 3 38
8 3 90
6 8 149
1 1 10
2 1 74
6 1 97
0 1 4
75 26 797
. binnen termijn
126
55
154
38
90
149
10
74
97
4
797
. buiten termijn
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
126
55
154
38
90
149
10
74
97
4
797
B. behandeld :
Totaal 2
- TABEL 1 : aantal dossiers, ingediend door de departementen en diensten en behandeld door de dienst Controle Wettelijkheid en Regelmatigheid- periode januari t/m juni 2012.-
DCUL A. Aantal ingediende dossiers :
126
DOVJ 55
DWEP 154
DRST
DLM
38
90
B. Weigering visum per departement in : 8 8 31 5 8 6.35 14.55 20.13 13.16 8.89
. absolute cijfers .%
. regelgeving overheidsopdrachten . regelgeving boekhouding/ budget . regelgeving subsidies (ex. reservevorming) . regelgeving reservevorming . andere regelgeving . administratief dossier niet in orde . besluit zonder voorafgaand visum * . bevoegdheid provincieraad . andere Totalen rubriek C
DLOG
PRGR
149
4.03
6
DROM
10
10
1
DHRM
74
2.7
2
DICT
TOTAAL
97
4
797
6
0 0
75 9.41
6.19
C. Uitgesplitst naar reden in absolute cijfers (1 weigering kan gebaseerd zijn op meerdere redenen) : Niet conform : 0 2 3 3 2 1 1 2 3 0 17 0 1 6 3 3 3 1 1 4 0 22 7 0 0 4 0 0 0 11
3 0 0 4 0 2 0 12
8 6 1 23 0 1 0 48
0 0 2 3 0 0 0 11
1 0 1 3 2 1 0 13
1 0 0 5 0 0 0 10
0 0 0 1 0 0 0 3
0 0 0 1 0 0 0 4
2 0 0 6 0 1 0 16
0 0 0 0 0 0 0 0
22 6 4 50 2 5 0 128
-TABEL 2 : aantal weigeringen voorafgaand visum - periode januari t/m juni 2012.* noot : dossiers die alsnog worden ingediend en waarbij ineens de motivering bijgevoegd is waarom het visum niet voor de besluitvorming door de budgethouder (veelal deputatie) is gevraagd, worden dadelijk geviseerd en zijn dan ook niet in deze rubriek terug te vinden. -----
Beheerscontrole 1. Interne Controle van de organisatie Bij besluit van 26 april 2012 heeft de provincieraad de vrijstelling van het voorafgaand visum door de financieel beheerder geherdefinieerd en uitgebreid. Er kan niet genoeg worden benadrukt dat, door het wegvallen van het voorafgaand visum in heel wat dossiers, een effectieve en efficiënte organisatie van andere onderdelen van de interne controle nog aan belang wint. In eerste instantie betreft het de controles die krachtens het provinciedecreet moeten worden uitgeoefend door de budgethouder, door de provinciegriffier en door de interne auditor. 2. Subsidiedossiers Toekenning Sinds de invoering van hogergenoemd besluit worden de subsidiedossiers bij de toekenning aan het voorafgaand visum voorgelegd. Er wordt dan ook alleen nagekeken of de begunstigde voor de toekenning in regel is. Of het dossier (al dan niet in de toekomst) voldoet aan alle voorwaarden om ook effectief in aanmerking te komen voor de betaling van het toegekende bedrag, behoort tot de bevoegdheid van de provinciegriffier op het ogenblik dat de betrokkene alle stukken heeft ingediend om over de betaling te kunnen beslissen. Voorschot van 100 % Het huidige reglement op de reservevorming voorziet in de mogelijkheid om op een subsidie een voorschot van 100 % uit te keren. Hierbij rijst de vraag welke impact het bestuur nog heeft op de gesubsidieerde indien deze zijn verplichtingen niet nakomt of anders gezegd : zijn er dan nog voldoende reële middelen ter beschikking om alsnog de uitvoering af te dwingen en in het uiterste geval de niet rechtmatig aangewende toelage terug te vorderen ? Soms is het inderdaad wenselijk dat verenigingen en organisaties over een prefinanciering kunnen beschikken. In dergelijke gevallen is het evenwel aan te bevelen kleinere percentages van 10,20, 50 %,… uit te betalen die telkens moeten worden afgerekend vooraleer een nieuw voorschot of het saldo uit te keren. Bij wijze van illustratie inzake het gebruik van 100 % voorschotten is tabel 1 bijgevoegd. DEPARTEMENT DCUL DOE DWEP DVT DLM DLOG DAB DROM DMCO DICT TOTAAL
TOTAAL 31 11 31 18 8 19 0 8 2 0 128
GEEN 100 % VOORSCHOT 21 5 22 15 2 19 0 8 2 0 94
VOORSCHOT 100% 10 6 9 3 6 0 0 0 0 0 34
PERCENTAGE 100% 32,26 54,54 29,03 16,67 75 0 0 0 0 0 26,56
Tabel 1 : 2013/semester 1 - overzicht van de subsidiedossiers, na uitzuivering van eerdere weigeringen, waarvoor het visum is verleend en al dan niet een voorschot van 100 % is toegekend en betaald. -
Debiteurenbeheer Fiscale ontvangsten Wat de fiscale ontvangsten betreft handelt dit rapport enkel over de algemene provinciebelasting (gezinnen) en de provinciebelasting op de bedrijven. De opcentiemen op de onroerende voorheffing worden volledig behandeld door Vlaanderen. De provincie Antwerpen krijgt haar aandeel doorgestort vanwege Vlaanderen. De provincie heeft hierop geen enkele invloed. Toelichting bij de flowcharts, proces van behandeling van de APB. 1. INKOHIERING Bedrijven Gegevensverzameling van belastbare elementen in principe op aangifte o voor alle gekende elementen wordt een aangifteformulier verstuurd, waar mogelijk een voorstel van aangifte bijkomende gegevensverzameling via o KBO (KruispuntBank Ondernemingen) o BTW-administratie o raadpleging van alle mogelijke andere bronnen o controle – inspectie – plaatsbezoeken o Inkohiering Indien tijdige en correcte aangifte: inkohiering conform de aangifte Zo niet: PV van de ambtelijke vaststelling en inkohiering op basis van deze vaststelling Gezinnen Gegevensverzameling van belastbare elementen automatisch vanuit het Rijksregister der natuurlijke personen via de Kruispuntbank der Sociale Zekerheid worden de gezinnen die recht hebben op vrijstelling uit het bestand van in te kohieren gezinnen verwijderd Inkohiering voor alle gezinnen op basis van bovenvermeld bestand 2. UITVOERBAARVERKLARING Kohieren worden uitvoerbaar verklaard door de deputatie De financieel beheerder zorgt voor de verzending van de aanslagbiljetten 3. INNING Aanslagbiljetten worden kosteloos verzonden aan alle belastingplichtigen vermelden onder meer de gegevens van het kohier, de grondslag van de belasting en de betaaltermijn (2 maanden)
Herinneringen Worden kosteloos verzonden aan alle belastingplichtigen die niet betaald hebben na het aanslagbiljet Betaaltermijn van 10 dagen Aangetekende herinnering Wettelijk voorzien en verplicht, worden met een bijkomende kost van 6 EUR verzonden aan alle belastingplichtigen die niet betaald hebben na de herinnering. Betaaltermijn van 10 dagen De periode van de willige betaaltermijn wordt afgesloten en de openstaande vorderingen worden overgemaakt aan het kantoor van de gerechtsdeurwaarder. 4. DWANGINVORDERING Aanmaning gerechtsdeurwaarder Bijkomende kost van ongeveer 24,00 EUR Betaaltermijn : 8 dagen Tekenen dwangschriften financieel beheerder Per aanslag wordt een dwangschrift opgemaakt, ondertekend door de financieel beheerder. Door dit dwangschrift kan de gerechtsdeurwaarder een dwangbevel betekenen. Dwangschrift wordt nooit apart verzonden maar een kopie ervan wordt bij het dwangbevel gevoegd. Betekenen dwangbevel Bijkomende kost van ongeveer 137 EUR. Betaaltermijn : wettelijk binnen de 24 uur, in praktijk : zo snel mogelijk Kopie van het dwangschrift wordt bijgevoegd Dwangbevel wordt persoonlijk door de gerechtsdeurwaarder afgegeven en betekend. Laatste waarschuwing voor uitvoerend beslag Betaaltermijn : 8 dagen Uitvoerend beslag, aanplakking, verkoop Bijkomende kost : minimum 240,00 EUR In elke fase van de procedure kan de deurwaarder na onderzoek vaststellen dat een dossier voorlopig of definitief niet geïnd kan worden. Deze dossiers worden dan op advies van de deurwaarder oninbaar verklaard door de deputatie. 5. BEZWAREN Binnen de 3 maanden na de verzending van het aanslagbiljet kan bij de deputatie bezwaar worden ingediend tegen een aanslag. Bezwaren met afdoende bewijs en materiële vergissingen worden via collectieve lijsten ontheven door de deputatie. Bezwarendossiers zonder afdoend bewijs worden individueel behandeld door de deputatie. Voor alle aanslagen die door de deputatie ontheven worden verleent zij ook ontheffing aan de financieel beheerder voor de niet betaalde bedragen.
6. ONINBAARHEDEN Aanslagen kunnen om volgende redenen oninbaar zijn: belastingplichtige blijkt onvindbaar (bron: KBO, rijksregister der natuurlijke personen,…) vaststelling door deurwaarder gerechtelijke beslissing (faling, schuldbemiddeling,…) Deze aanslagen worden door de deputatie oninbaar verklaard. Aan de financieel beheerder wordt ontheffing verleend voor de niet betaalde bedragen.
Flowchart fiscale ontvangsten
Flowchart inning fiscale ontvangsten
Niet fiscale ontvangsten De niet fiscale vorderingen betreffen alle andere vorderingen die als vastgestelde rechten geboekt en via een uitgaande factuur aan de debiteur toegezonden worden. De ontvangsten welke geïnd worden door de bijzondere rekenplichtigen van de gewone provinciebedrijven (GPB’s) maken geen voorwerp uit van deze toelichting. Enkel de dwanginvorderingen van dergelijke GPB facturen worden door de financieel beheerder afgehandeld. 1. UITGAANDE FACTUREN Er wordt ALTIJD een factuur opgesteld : o 1 origineel : te verzenden aan de debiteur behoudens specifieke gevallen; o 1 kopie :over te maken aan de dienst Thesaurie en Fixed Assets van het DFIN (DTFA); o 1 kopie : te bewaren in het dossier; Er mogen in principe enkel facturen afkomstig uit het officiële boekhoudpakket gebruikt worden; De factuur wordt ondertekend door de budgethouder. 2. DE INNING de inning van de ontvangsten (uitgezonderd de gewone provinciebedrijven) worden centraal opgevolgd door de financieel beheerder. De DTFA koppelt de binnengekomen ontvangsten aan de correcte uitgaande facturen. 3. HERINNERING In geval van uitblijven van betaling verstuurt de DTFA aanmaningen volgens een bepaald schema : 1e aanmaning per gewone brief; o Afgedrukt 15 dagen na vervaldag factuur (in de regel 45 dagen = 30 dagen + 15 dagen); o Nieuwe betaaltermijn : 15 kalenderdagen; 2e aanmaning per gewone brief; o Afgedrukt na verstrijken betalingstermijn 1e aanmaning; o Nieuwe betaaltermijn : 5 kalenderdagen; Ingebrekestelling per aangetekende brief; o Na verstrijken betalingstermijn 2e aanmaning; o Laatste betalingstermijn : 15 kalenderdagen. 4. DWANGINVORDERING Indien de klant ook na de termijn opgenomen in de ingebrekestelling niet betaalt, kan overgegaan worden tot dwanginvordering. Het dossier wordt daarvoor overgemaakt aan de Dienst Fiscaliteit van het DFIN (DF). De procedure is nagenoeg analoog aan deze beschreven onder punt 4 van het luik fiscale ontvangsten (zie flowchart).
5. ONINBAARHEDEN Vorderingen kunnen om verschillende redenen oninbaar blijken : debiteur blijkt onvindbaar (bron: KBO, rijksregister der natuurlijke personen,…); vaststelling door deurwaarder; gerechtelijke beslissing (faling, schuldbemiddeling,…). Dergelijke vorderingen worden door de deputatie oninbaar verklaard. Aan de financieel beheerder wordt ontheffing verleend voor de niet betaalde bedragen.
