PROVINCIERAAD VAN ANTWERPEN Vergadering van 25 april 2013 Verslag van de deputatie
Bevoegd deputatielid: Luk Lemmens
Agenda nr. 1/1
Telefoon: 03 240 52 65
Provinciaal Bibliotheekcentrum. Aanpassing van het reglement voor de toekenning van innovatiesubsidies aan openbare bibliotheken in de provincie Antwerpen. Goedkeuring.
De provinciale subsidie voor bibliotheekinnovatie komt tegemoet aan een nood In de bibliotheeksector is innovatie aan de orde van de dag. De automatisering, herinrichting en aanpassingen wegen echter zwaar op de gemeentelijke begroting en vormen - vooral voor kleinere gemeenten - vaak een domper op de ambitie en de mogelijkheden. Met het oog op een efficiënt hedendaags bibliotheekbeleid heeft uw raad op 24 september 2009 een subsidiereglement goedgekeurd dat gemeenten ondersteunt bij de innovatie en herinrichting van hun bibliotheken (gewijzigd zonder inhoudelijke aanpassing op 24 november 2011). Op vier jaar tijd dienden 25 steden en gemeenten uit onze provincie een dossier in voor het bekomen van een innovatiesubsidie. Dit wijst erop dat deze beleidsmaatregel tegemoet kwam aan een dringende nood. Opvallend daarbij zijn de vele aanvragen voor subsidiëring van zelfuitleeninstallaties. Het gaat bij 17 van de 25 innovaties om de invoering van de “radio frequency identification” (RFID) of zelfuitleen. Alle bibliotheekmaterialen worden voorzien van een “tag” die herkend wordt door de “scanapparatuur” in de bib waardoor de data omtrent uitleen, inlevering en betalingen automatisch elektronisch verwerkt kunnen worden. Het huidige subsidiereglement voorziet ook in de mogelijkheid om een aanvraag in te dienen voor herinrichtingsprojecten of andere vernieuwingen voor zover deze kaderen in een totaalconcept met het oog op de verbetering van de kwalitatieve dienstverlening (nieuwbouw en vernieuwbouw, integratie met andere gemeentelijke diensten…). In de praktijk wordt evenwel ondervonden dat het in sommige gevallen moeilijk is om te bepalen waar de verantwoordelijkheid van de gemeente (tot het inrichten van de bibliotheek) eindigt en waar een noodzakelijke provinciale ondersteuning begint. Het is niet denkbeeldig dat precedenten gecreëerd worden en de gemeentebesturen op termijn bij elke verbouwing en herinrichting van de bibliotheek rekenen op een provinciale tussenkomst. Focus op de ondersteuning van zelfuitleen Duidelijker ligt het bij de invoering van de zelfuitleen. De voordelen van deze vorm van automatisatie zijn algemeen aanvaard. De zelfuitleen zorgt ervoor dat het bibliotheekpersoneel veel minder in beslag genomen wordt door het tijdrovende registreren van de leenverrichting en daardoor terug ruimte krijgt om aan informatiebemiddeling te doen. De wachtrijen aan de balie bij piekmomenten verdwijnen en de bibliotheekbezoeker heeft meer privacy in zijn keuze van bibliotheekmaterialen. Het PBC streeft ernaar om zoveel mogelijk bibliotheken te
laten uitrusten met deze RFID-apparatuur en zodoende de modernisering van de bibliotheeksector van de provincie Antwerpen te bevorderen. Deze substantiële provinciale subsidie heeft de voorbije jaren al heel wat gemeentebesturen over de streep getrokken om de investering te doen. Het is dan ook wenselijk om voor dit subsidiereglement de komende jaren nog de nodige middelen beschikbaar te houden. Aanpassingen aan het huidige reglement: • Rekening houdend met de algemene noodzaak tot beperking van de uitgaven van ons bestuur wordt aan uw raad voorgesteld de innovatiesubsidie te beperken tot een tussenkomst voor de installatie van een zelfuitleensysteem (artikel 1 en 2) en dus niet meer in te zetten voor herinrichting of innovaties van algemene aard. •
In artikel 3 van het huidige reglement wordt bepaald dat ten vroegste vijf jaar na een goedgekeurde aanvraag opnieuw een subsidieaanvraag kan worden ingediend. Voorgesteld wordt om een innovatiesubsidie éénmalig toe te kennen. Aanvragen voor uitbreiding, vervanging e.d. zouden dus niet meer in aanmerking komen. De provinciale tussenkomst is dan ook te beschouwen als een impulssubsidie.
De indieningstermijn voor de subsidieaanvragen op het budget 2013 is inmiddels afgesloten (1 december 2012). Dit gewijzigde reglement geldt dus voor de dossiers die dit jaar worden ingediend voor het budget 2014. De tekst van het aangepaste reglement: SUBSIDIE VAN DE PROVINCIE ANTWERPEN VOOR EEN CULTUURPROJECT: Bibliotheekinnovatie door middel van zelfuitleen Goedgekeurd door de provincieraad op 28 maart 2013 Artikel 1 – Doelgroep De deputatie verleent subsidies aan gemeentebesturen of intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met rechtspersoonlijkheid in de provincie Antwerpen die besloten hebben tot innovatie van hun gemeentelijke openbare bibliotheek door middel van de installatie van een zelfuitleensysteem. Artikel 2 - Definities a) Subsidietrekker: de begunstigde van een subsidie. b) Project: een afgebakend geheel van activiteiten met een duidelijke doelstelling, beperkt in de tijd en gescheiden van andere activiteiten, dat niet binnen de reguliere werking valt. c) Tekort op de projectbegroting: het tekort op de projectbegroting wordt berekend door de geraamde inkomsten van het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken van de geraamde uitgaven van het project en dit na aftrek van de geraamde uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden voor een subsidie. d) Tekort op de projectafrekening: het tekort op de projectafrekening wordt berekend door de werkelijke inkomsten van het project (exclusief provinciale subsidie) af te trekken van de werkelijke uitgaven van het project en dit na aftrek van de uitgaven en inkomsten die niet aanvaard worden voor een subsidie. e) Bibliotheekinnovatie: beperkt tot de invoering en installatie van zelfuitleensystemen. Belangrijk hierbij is dat deze vernieuwing kadert in een totaalconcept met het oog op de verbetering van de kwalitatieve dienstverlening. Deze vorm van innovatie mag geen aanleiding geven tot het verminderen van de personeelsinzet in de bibliotheek.
Artikel 3 – Voorwaarden voor de organisatie a) Een innovatiesubsidie is éénmalig. Een subsidietrekker die binnen dit reglement een subsidie heeft verkregen, kan geen tweede maal in aanmerking komen voor een soortgelijke ondersteuning. b) De subsidie voor innovatie kan door een gemeentebestuur in meerdere schijven opgenomen worden, binnen een periode van maximaal drie jaar, wanneer het project bestaat uit deelprojecten die elk een bepaalde termijn in beslag nemen. In zo’n geval dient deze fasering duidelijk in het projectplan aangegeven te worden. Voor de start van elk deelproject dient het gemeentebestuur een aanvullende aanvraag in met een aangepaste budgettering. Artikel 4 - Voorwaarden voor het project a) Om in aanmerking te komen voor een subsidie moet voldaan worden aan volgende formele criteria: o Het project dient plaats te vinden in de provincie Antwerpen. o Er dient een tekort op de projectbegroting geraamd te zijn. o De subsidietrekker dient vanaf de toekenning van de subsidie het provinciebestuur te vermelden als ondersteunende overheid op duidelijke wijze en in redelijke verhouding met andere ondersteunende overheden/sponsors. o De subsidietrekker dient door de provincie Antwerpen aangeduide personen toe te laten om ter plaatse na te gaan of het project plaatsvindt zoals voorgesteld bij de aanvraag. b) Er zal bij de beoordeling van het dossier rekening gehouden worden met volgende inhoudelijke criteria: o de motivatie verwerkt in een visietekst over de innovatie; o de meerwaarde voor het cliënteel van de bibliotheek en de dienstverlening; o het informeren van het cliënteel omtrent de vernieuwing; o de meerwaarde op de interne organisatie van de bibliotheek; o de kwaliteit van het project; o de betrokkenheid van het personeel en het begeleidingsproces wat betreft de opleiding en heroriëntering; o het investeringsschema met de fasering van het project, de uitvoeringstermijn en de timing. c) Volgende uitgaven komen niet in aanmerking voor subsidiëring: o uitgaven al ondersteund door de provincie Antwerpen of andere instanties; o prestatievergoedingen voor medewerkers die op de loonlijst staan van de gemeente; o uitgaven voor recepties; o uitgaven voor attenties van medewerkers; o prestatievergoedingen voor eigen vrijwilligers van de organisatie; o uitgaven die dateren van voor de aanvraag van de subsidie. Artikel 5 - Aanvraag a) Aanvragen voor deze subsidie dienen toe te komen in het Provinciaal Bibliotheekcentrum Vrieselhof voor 1 december van het jaar voorafgaand aan de investering en uiterlijk drie maanden vóór de start van de werken of het plaatsen van de bestellingen. Per post: Provinciaal Bibliotheekcentrum Vrieselhof, Schildesteenweg 99, 2520 Ranst (Oelegem) Of per e-mail:
[email protected] (verzending per e-mail volstaat voor subsidies tot 24.789 euro als de vereiste handtekeningen ingescand op de documenten staan).
b) Het aanvraagdossier bestaat uit: Het ingevulde aanvraagformulier ondertekend volgens de bepalingen gesteld in artikel 10. a. Het aanvraagformulier is te verkrijgen via het Provinciaal Bibliotheekcentrum Vrieselhof of via de website van de provincie Antwerpen (www.provant.be/bibliotheekcentrum). b. Een bijlage met volgende informatie over het project: - omschrijving van de doelstellingen en acties van het project inclusief de timing; - motivatie van de subsidietrekker en visie omtrent de bibliotheekinnovatie; - de mate waarin men verwacht te voldoen aan de criteria vermeld in artikel 4; - detaillering van de verwachte inkomsten; - detaillering van de verwachte uitgaven. c) De provincie kan steeds bijkomende informatie opvragen over het project, de uitvoering en de financiering. d) De provincie kan steeds bijkomende promotiediensten vragen in overleg met de subsidietrekker. Artikel 6 –Berekening en toekenning van de subsidie a) De deputatie bepaalt het bedrag van de subsidie binnen de perken van het goedgekeurde budget van de provincie Antwerpen rekening houdend met de criteria vooropgesteld in artikel 4. De aanvragen worden behandeld naargelang het beschikbare budget en in volgorde van de datum van ontvangst. b) De subsidie bedraagt maximaal 50 % van het door de provincie aanvaarde tekort op de projectbegroting en bedraagt o voor gemeenten onder de 25.000 inwoners: maximaal 24.000 euro; o voor gemeenten boven de 25.000 inwoners: 1 EUR per inwoner met een maximum van 35.000 euro; o voor gemeenten boven de 100.000 inwoners: maximaal 70.000 euro. c) De subsidie wordt slechts voorwaardelijk toegekend. d) De helft van de toegekende subsidie wordt als terugvorderbaar voorschot uitbetaald bij de toekenning van de subsidie. e) De provincie streeft ernaar een beslissing over de toekenning te nemen voor de aanvang van het project en uiterlijk 75 dagen na de uiterste indieningsdatum van de aanvragen. Artikel 7 – Evaluatiedossier Het saldo van de subsidie zal worden uitbetaald na inzending en beoordeling van een evaluatiedossier over het project. Dit dossier moet worden bezorgd op het adres vermeld in artikel 5, a) uiterlijk drie maanden na voltooiing van het project en/of b) uiterlijk op 31 augustus van het jaar volgend op de toekenning van de projectsubsidie, afhankelijk van de deadline die het eerst verstrijkt. Het evaluatiedossier bestaat uit: a) het ingevulde evaluatieformulier ondertekend volgens de bepalingen gesteld in artikel 10. Het evaluatieformulier is te verkrijgen via het Provinciaal Bibliotheekcentrum Vrieselhof of via de website van de provincie Antwerpen (www.provant.be/bibliotheekcentrum); b) een verslag van de gerealiseerde doelstellingen en acties van het project inclusief de timing; c) een gedetailleerde staat van alle inkomsten en uitgaven, aangevuld met de bijbehorende bewijsstukken zoals kopieën van de facturen voor werken of geleverde diensten;
d) bewijsstukken waaruit blijkt dat de steun van de provincie Antwerpen kenbaar werd gemaakt op de publiciteit. Projectuitgaven die in aanmerking genomen worden in de evaluatie van een subsidie zijn exclusief btw voor die uitgaven waarvoor de begunstigde de btw kan recupereren, en inclusief btw voor de andere uitgaven. Artikel 8 - Afrekening van de subsidie De uitbetaalde subsidie zal nooit meer zijn dan het toegekende bedrag. a) De uitbetaalde subsidie kan bovendien nooit hoger zijn dan 50% van het tekort op de projectafrekening. b) Bij niet-naleving van de voorwaarden genoemd in artikel 4 of bij onjuiste, onvolledige of laattijdige dossiers, kan de provincie Antwerpen overgaan tot de gehele of gedeeltelijke terugvordering van uitbetaalde subsidiebedragen. Artikel 9 – Betwistingen Betwistingen na beslissing over dit reglement, de toepassing ervan evenals alle onvoorziene gevallen worden desgevallend eenmalig voor heroverweging voorgelegd aan de deputatie, mits duidelijke motivatie en het aanbrengen van nieuwe elementen in het dossier. Artikel 10 - Algemene bepalingen Afspraken rond ondertekening: - Een aanvraag voor een innovatiesubsidie wordt ingediend en ondertekend door de wettelijke vertegenwoordigers van het gemeentebestuur of het intergemeentelijk samenwerkingsverband met rechtspersoonlijkheid. - Een evaluatiedossier wordt ingediend en ondertekend door de financieel beheerder van de gemeente of van de intergemeentelijke vereniging en de bibliothecaris. Artikel 11 - Slotbepalingen a) Tenzij dit reglement anders bepaalt, wordt de aanvraag behandeld overeenkomstig de bepalingen in: - De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen. - Het besluit van de provincieraad van 16 december 2010 betreffende de subsidiëringen en het toestaan van reservevorming door subsidietrekkers. b) Dit reglement heft het reglement op van 24 november 2011 met naam Subsidie van de Provincie Antwerpen voor een cultuurproject : Bibliotheekinnovatie. c) Dit reglement is van kracht vanaf 1 januari 2014 en geldt voor al de subsidieaanvragen die na 1 december 2012 ingediend worden voor het budgetjaar 2014. _________ Dit verslag werd door de deputatie goedgekeurd in zitting van 4 april 2013. De provincieraad van Antwerpen, Gelet op artikels 42 en 43 van het provinciedecreet; Gelet op het verslag van de deputatie; Gelet op het reglement voor de toekenning van subsidie voor bibliotheekinnovatie aan openbare bibliotheken in de provincie Antwerpen, goedgekeurd in de provincieraad van 24 november 2011.
BESLUIT: Enig artikel: Goedgekeurd wordt het gewijzigde reglement voor de toekenning van subsidie voor bibliotheekinnovatie aan de openbare bibliotheken in de provincie Antwerpen.
