Protocol tussen BOA en Verbond van Verzekeraars inzake gegevensuitwisseling (onderhoudsversie 2005) Het protocol gegevensuitwisseling tussen BOA en Verbond uit 1999 is voorzien van een nadere interpretatie op een aantal punten. Tevens is het protocol geactualiseerd naar aanleiding van nieuwe wetgeving, zoals de Wet Verbetering Poortwachter. Een overzicht is opgenomen in de bijlage. De aanpassingen gelden vanaf 1 mei 2005.
Bijlage 1- toelichting op het interpretatie- en onderhoudsoverzicht Algemeen De vraag of een bepaald veld een verplicht veld is of niet is weggelaten. Alle velden dienen te worden gevuld. Bij de keuzevelden is altijd een optie meegegeven om aan te geven dat iets niet van toepassing of onbekend is. Uitvraagbestanden, van Verzekeraar naar de Arbo-dienst L-bestand In het L-bestand zijn ten opzichte van de versie uit 1999 geen wijzigingen. G-bestand In het G-bestand zijn ten opzichte van de versie uit 1999 geen wijzigingen.
I-bestand In het I-bestand zijn ten opzichte van de versie uit 1999 geen wijzigingen.
Aanleverbestanden, van de Arbo-dienst naar Verzekeraar V-bestand V06 Aantal werkgevers waar uitval optreedt (N, 54-58). V06 is gewijzigd in een numeriek veld van 5 karakters breed. In dit veld dient het aantal werkgevers ingevuld te worden waar met uitval optreedt, om wat voor reden dan ook. V07 Reserveveld (A, 59-80). V07 is nu het reserveveld geworden van 22 karakters breed en kan naar onderlinge afspraken tussen verzekeraar en Arbo-dienst worden gevuld. W-bestand W16 Code uitval werkgever (N, 122-122). Aansluitend op V06 is het veld W16 toegevoegd met de verschillende redenen waarom uitval optreedt. De codes die meegegeven kunnen worden zijn; 1. Geen verzuimgegevens bekend 2. Niet gemachtigd door de werkgever voor aanlevering aan verzekeraar 3. Andere verzekeraar geregistreerd 4. Geen verzekeraar bekend 5. Contract is definitief beëindigd 6. Contractnummer is niet bekend 7. Ongeldig formaat contractnummer Ten aanzien van code 2 wordt opgemerkt dat, conform uitspraken van de CPB (voorheen Registratiekamer), geen toestemming nodig is van een werkgever aan de arbodienst om verzuimgegevens, zoals vastgelegd in het protocol, te verstrekken aan de 2.
verzuimverzekeraar. Het kan voorkomen dat een werkgever bezwaar maakt tegen het verstrekken van deze gegevens. In dat geval kan wel de code worden gebruikt. W17 Reserveveld (A, 123-146). Door het invoeren van W16, is het reserveveld gewijzigd in W17 en is een karakter korter geworden. Z-bestand Z20 Percentage resterend ziek conform werkhervattingsadvies (N, 198-200). Bij Z20 is de omschrijving aangepast aan de hand van de bijeenkomsten die hebben plaatsgevonden. De omschrijving luidt nu als volgt; 'Als deze gegevens bekend zijn dienen deze te worden doorgegeven. Indien gedeeltelijk werken geadviseerd is, dient hier het % te worden weergegeven waarvoor men nog ziek blijft. Wanneer sprake is van werkhervatting op arbeidstherapeutische basis (AT), dan ook percentage AT invullen. Het is aan de verzekeraar om dit percentage ook alleen als een advies te beschouwen.' Z21 Indicator uitkering sociale verzekeringen (N, 201-201). De naam van het veld Z21 is gewijzigd in indicator uitkering 'sociale verzekeringen'. Dit om het geheel te dekken. De keuzemogelijkheden zijn aangepast en zo gesteld dat ze overeenkomen met de overige velden waar een keuze gemaakt kan worden. De keuzes zijn nu als volgt; 1. Ja 2. Nee 9. Onbekend Tevens is de omschrijving aangepast. Deze is nu als volgt; 'Het betreft hier bijvoorbeeld Vangnet of WAZO. Het aangeven hiervan is ter voorkoming van dubbele uitkeringen.' Z22 Indicator ongeval (N, 202-202) De codering voor de ongevalcodering is aangepast na de bijeenkomsten die hebben plaatsgevonden. De codering is nu als volgt; 0. Geen ongeval 1. Verkeersongeval 2. Bedrijfsongeval 3. Overige ongevallen 9. Onbekend Naast de aanpassingen van de reeds bestaande velden zijn in het Z-bestand een aantal velden toegevoegd aan de hand van wetswijzigingen en de behoefte aan een duidelijke gegevensuitwisseling. Z24 Mutatiedatum per soort Melding (N, 204-211) Het betreft hier een datum veld met de mogelijke waarden; EEJJMMDD: De juiste datum weergeven 00000000: Niet van toepassing 99999999: Onbekend De omschrijving die hierbij hoort is als volgt;
3.
'Met het toevoegen van de wijzigingsdatum is het historische verloop binnen een uitvraagperiode nu wel te onderkennen. Noot: bij soort melding 2 (=Lopend) dient deze rubriek 00000000 = n.v.t. uitgevuld te worden.' Z25 Datum eerste zesde weeksadvies (N, 212-219) Ook hier gaat het om een datumveld met de mogelijke waarden; EEJJMMDD: De juiste datum weergeven 00000000: Niet van toepassing 99999999: Onbekend De omschrijving die bij het veld hoort is als volgt; 'De datum van het afgeven van het advies rond de 6e week van verzuim. Het betreft hier het eerste zesde weeks advies.' Z26 Type zesde weeks advies (N, 220-220) Het betreft een numeriek veld met de volgende mogelijke waarden; 1. Probleemanalyse en advies 2. Concreet werkhervattingsadvies 3. Geen duurzaam benutbare mogelijkheden 9. Onbekend De omschrijving luidt als volgt; 'In dit veld dient aangegeven te worden wat voor advies is gegeven op de datum die vermeld is in Z25.' Z27 Datum plan van aanpak vastgesteld (N, 221-228) Z27 is weer een datumveld met de mogelijke waarden; EEJJMMDD: De juiste datum weergeven 00000000: Niet van toepassing 99999999: Onbekend De omschrijving luidt als volgt 'Hier dient de datum ingevuld te worden, van het vaststellen van het plan van aanpak, indien dit bekend is. Doorgaans zal dit rond de 8ste week van het verzuim zijn. Indien niet bekend (99999999) en indien niet van toepassing (00000000). Het betreft hier afspraken tussen werkgever en werknemer.' Z28 Datum eerstejaars evaluatie (N, 229-236) Wederom een datumveld met de mogelijke waarden; EEJJMMDD: De juiste datum weergeven 00000000: Niet van toepassing 99999999: Onbekend De omschrijving luidt als volgt; 'Hier dient de datum ingevuld te worden van het advies dat wordt gegeven aan het einde van het eerste ziektejaar, wanneer dit bekend is. Doorgaans zal dit tussen de 46ste en de 52ste week zijn. Indien niet bekend (99999999) en indien niet van toepassing (00000000).' Z29 Reserveveld (A, 237-261) Door de wijzigingen en de toevoegingen is het reserveveld een aantal karakters opgeschoven en korter geworden.
4.
Bijlage 2 -Interpretatie protocol BOA VVV 1999 ( versie 0 )
Algemeen
Standpunt verzekeraars en arbodiensten
Bestandsformaat Naamgeving
geen specifieke eis dat dit aan het Windows format moet voldoen Naamgeving moet zijn BOA_X_CODE_DDMMYY_01, waarbij X de letter van het bestand is, CODE de code van de verzekeraar, de datum de uitvraagdatum en 01 een volgnummer.
Recordlengte
Bestanden hebben een vaste recordlengte. Velden die niet zijn ingevuld worden uitgevuld met spaties, tenzij anders aangegeven
Reservevelden
Reservevelden zijn vrij in te vullen door individuele afspraken tussen een verzekeraar en een arbodienst. Omdat fouten die optreden bij de gegevensverzameling niet in Boa VVV gespecificeerd zijn, kan ervoor gekozen om de reservevelden V06 en W16 in gebruik te gaan nemen om te kunnen onderkennen waarom uitval optreedt zodat hier adequaat op gereageerd kan worden. De reserverubriek Z24 kan in gebruik genomen om de mutatiedatum per soort melding te kunnen weergeven. Bij meerdere verbeter-, verwijderrecords binnen een verzuimperiode is namelijk niet te onderkennen welke de meest recente is (historie wordt niet zichtbaar).
In- en uitloop
Uniek identificatienummer
1.Als een werkgever wisselt van verzekeraar, kan er sprake zijn van in- of uitloop. Indien de arbodienst (nog) geen verzekeraars registreert bij haar klanten, zal er geen check plaatsvinden op dit niveau. In- en uitloop betreffende werknemers wordt sec geleverd n.a.v. verzoek verzekeraar. (d.m.v. het I bestand.) Overlapsituaties moeten door verzekeraars onderling worden onderkend en opgelost. 2. Indien bij G04 en G05 door de verzekeraar een begin- of einddatum verzekering wordt opgegeven, geeft de arbodienst mogelijk ook gegevens m.b.t. ziektegevallen van voor de begindatum of na de opgegeven einddatum door (mogelijk let het systeem alleen op begin en einddatum verslagperiode). Verzekeraar is zelf verantwoordelijk voor het onderkennen van begin- en einddatum verzekering, en inloop/ uitloop bij ontvangst van de gegevens. De arbodienst levert dus geen automatische mogelijke in of uitloop n.a.v. begin- of einddatum verzekering. De arbodienst reageert wel op gegevens gevuld in G10 en G11 m.b.t. in- en uitloop, gaat dan vervolgens gegevens verzamelen aan de hand van opgave in I lijst, om die vervolgens op de Z lijst terug te geven. De werkgroep gegevensuitwisseling BOA-VvV bepleit, in navolging van het gestelde in het rapport 'Arbozorg, reïntegratie en verzekeren samen beter' van november 2001 van de initiatiefgroep marktpartijen, dat ook de private verzekeraars, in het kader van hun verantwoordelijkheid t.a.v. verzuim en reïntegratie, gebruik mogen maken van het sofinummer als uniek identificatienummer. Het gebruik van het sofinummer wordt bepleit, aangezien de vier andere partijen binnen dit speelveld hun registratie- en communicatiesystemen daarop hebben ingericht. Het introduceren van een ander uniek identificatienummer t.b.v. verzuim en reïntegratie leidt zeker voor werkgevers tot onnodige extra administratieve lasten.
6.
L- Bestand (voorloopbestand) Nr Veldnaam
Positie
Standpunt verzekeraars en arbodiensten
L01
nummer arbodienst
1-4
in de toekomst willen wij een vast nummer voor de arbodienst dat niet wijzigt. (BOA VVV 3 protocol)
L02 L03 L04 L05
naam arbodienst nummer verzekeringsmaatschappij naam verzekeringsmaatschappij aantal werkgevers in bestand
5-24 25-27 28-47 48-53
L06
reserverubriek
54-75
uitvullen verplicht
G- Bestand (aanvraag werkgevers) Nr Veldnaam
Positie
Standpunt verzekeraars en arbodiensten
G01 G02 G03 G04 G05 G06 G07 G08 G09 G10 G11 G12
1-20 21-40 41-41 42-49 50-57 58-58 59-59 60-67 68-75 76-80 81-85 86-110
uitvullen verplicht
identificator werkgever naam werkgever gebruikte identificator ingangsdatum verzekering einddatum verzekering inloop verzekerd uitloop verzekerd begindatum verslagperiode einddatum verslagperiode aantal inloopgevallen aantal uitloopgevallen reserverubriek
Het aantal werkgevers dient bilateraal (tussen verzekeraar en arbodienst) te worden vastgesteld.
7.
I- bestand (aanvraag in-/uitloopgevallen) Nr Veldnaam
Positie
I01 I02 I03
inloop of uitloop identificator werkgever identificator werknemer
1-1 2-21 22-36
I04 I05 I06 I07 I08 I09 I10 I11
reserveveld naam werknemer voorvoegsel werknemer meisjesnaam werkgever voorvoegsel meisjesnaam voorletters werknemer geboortedatum reserverubriek
37-45 46-70 71-80 81-105 106-115 116-121 122-129 130-154
uitvullen verplicht
V- bestand (voorloopbestand) Nr Veldnaam
Positie
Standpunt verzekeraars en arbodiensten
V01 V02 V03 V04 V05 V06
1-4 5-24 25-27 28-47 48-53 54-80
uitvullen verplicht
W- bestand (aanlevering werkgevers) Nr Veldnaam
Positie
Standpunt verzekeraars en arbodiensten
W01 W02 W03
1-20 21-40 41-41
nummer arbodienst naam arbodienst nummer verzekeringsmaatschappij naam verzekeringsmaatschappij aantal werkgevers in bestand reserve
identificator werkgever naam bedrijf gebruikte identificator
Standpunt verzekeraars en arbodiensten
niet verplicht in geval van inloop; is in de meeste gevallen (nog) niet bekend bij nieuwe verzekeraar
8.
W04 W05 W06 W07
aantal werknemers begindatum verslagperiode einddatum verslagperiode ingangsdatum arbocontract
42-47 48-55 56-63 64-71
aantal records in Z-bestand.
W08
einddatum arbocontract
72-79
bij omzetting van een arbocontract van pakket A naar pakket B dient de einddatum te worden gevuld met de einddatum van het nieuwe pakket.
W09 W10 W11 W12 W13
aantal nieuwe gevallen aantal lopende gevallen aantal beeindigde gevallen aantal vervolgmeldingen aantal advies werkhervattingen
80-85 86-91 92-97 98-103 104-109
Zie Z02 Zie Z02 Zie Z02 Zie Z02 Als het aantal advies werkhervattingen bekend is bij de arbodienst, dient deze te worden doorgegeven
W14 W15 W16
aantal verbeteringen aantal verwijderingen reserverubriek
110-115 116-121 122-146
uitvullen verplicht
Z- bestand (verzuimmeldingen en mutaties) Nr Veldnaam
Positie
Standpunt verzekeraars en arbodiensten
Z01 Z02
identificator werkgever soort melding
1-20 21-21
Z03 Z04 Z05 Z06 Z07 Z08
identificator werknemer reserveveld naam werknemer voorvoegsel werknemer meisjesnaam werknemer voorvoegsel meisjesnaam
22-36 37-46 47-71 72-81 82-106 107-116
administratieve wijzigingen van een arbocontract (bijv. omzetting van pakket A naar pakket B) dient de begindatum niet te wijzigen.
het is mogelijk dat er binnen een uitvraagperiode meerdere meldingen zijn voor dezelfde werknemer. Dit betekent dat er bijv. in de 1e uitvraagperiode dat iemand ziek is geworden er van deze persoon de initiële ziekmelding wordt gegeven (code 1) en een melding lopend per einddatum verslagperiode (code 2).
9.
Z09 Z10 Z11
voorletters werknemer geboortedatum identificator arbeidscontract
117-122 123-130 131-145
Z12
invoerdatum
146-153
Z13 Z14
eerste dag verzuim beëindigingdatum
154-161 162-169
Z15
reden staken begeleiding
170-170
Z16 Z17 Z18 Z19
ingangsdatum WAO datum vervolgmelding percentage ziek datum werkhervattingsadvies
171-178 179-186 187-189 190-197
Alleen indien een werknemer 2 (of meer) functies heeft bij dezelfde werkgever dan dient in dit veld, per functie, de identificator arbeidscontract te worden geleverd. invoerdatum van het verzuimgeval (de ziekmelding) bij de Arbo-dienst. Ook bij andere meldingen dan de soort melding 1 behorend bij deze verzuimperiode wordt hier deze starre invoerdatum van verzuimperiode ingevuld. zodat m.b.v. deze datum en de werknemer en werkgever-id de verzuimperiode behorend bij deze melding geïdentificeerd kan worden. Omdat hierdoor de historie van meldingen binnen een verzuimperiode niet onderkend kan worden, kan reserverubriek Z24 in gebruik genomen om de werkelijke mutatiedatum per soort melding weer te geven.
§ Datum herstel is datum 1e hersteldag (en dus niet laatste ziektedag). § Datum einde dienstverband is datum uit dienst (i.p.v. laatst gewerkte dag). § Datum overlijden is datum 1e overlijdensdag (i.p.v. laatste levensdag). er dient onderscheid te zijn tussen waarde 4 ( staken begeleiding ) en waarde 5 ( staken controle ).
percentages dienen te worden afgerond op hele percentages. Als deze gegevens bekend zijn dienen deze te worden doorgegeven
10.
Z20 Z21 Z22 Z23 Z24 Z25
percentage resterend ziek conform werk hervattingsadvies indicator vangnet indicator ongeval indicator betrokken derde reserverubriek invoerdatum AIV
198-200 201-201 202-202 203-203 204-253 254-261
Als deze gegevens bekend zijn dienen deze te worden doorgegeven voorstel tot wijziging codes (BOA VVV 3 protocol) dient uitgevuld te worden. (alleen voor achmea, geen eisen)
11.
e
Bijlage 3 -1 onderhoud BOA VVV ( 1999 ) versie 2005
A lgem een Best an d sf o rm aat N aam g ev in g Rec o rd len g t e Reserv ev eld en
In - en u it lo o p
U n iek id en t if ic at ien u m m er
D at u m v eld en
K eu zev eld en
Standpunt verzekeraars en arbodienst en g een sp ec if iek e eis d at d it aan h et W in d o w s f o rm at m o et v o ld o en N aam g ev in g m o et zijn BO A _X _CO D E_D D M M Y Y _0 1 , w aarb ij X d e let t er v an h et b est an d is, CO D E d e c o d e v an d e v erzek eraar, d e d at u m d e u it v raag d at u m en 0 1 een v o lg n u m m er. Best an d en h eb b en een v ast e rec o rd len g t e. V eld en d ie n iet zijn in g ev u ld w o rd en u it g ev u ld m et sp at ies, t en zij an d ers aan g eg ev en Reserv ev eld en zijn v rij in t e v u llen d o o r in d iv id u ele af sp rak en t u ssen een v erzek eraar en een arb o d ien st . D e reserv eru b riek Z 2 4 k an in g eb ru ik g en o m en o m d e m u t at ied at u m p er so o rt m eld in g t e k u n n en w eerg ev en . Bij m eerd ere v erb et er-, v erw ijd errec o rd s b in n 1 . A ls een w erk g ev er w isselt v an v erzek eraar, k an er sp rak e zijn v an in - o f u it lo o p . In d ien d e arb o d ien st (n o g ) g een v erzek eraars reg ist reert b ij h aar k lan t en , zal er g een c h ec k p laat sv in d en o p d it n iv eau . In - en u it lo o p b et ref f en d e w erk n em ers w o rd t sec g e D e w erk g ro ep g eg ev en su it w isselin g BO A -V v V b ep leit , in n av o lg in g v an h et g est eld e in h et rap p o rt ' A rb o zo rg , reï n t eg rat ie en v erzek eren sam en b et er' v an n o v em b er 2 0 0 1 v an d e in it iat ief g ro ep m ark t p art ijen , d at o o k d e p riv at e v erzek eraars, in h et k ad er v an h u V o o r d at u m v eld en g eld t in p rin c ip e d at d e ju ist e d at u m in g ev u ld d ien t t e w o rd en . M o c h t een d at u m ec h t er n iet v an t o ep assin g zijn o p een b ep aald e m eld in g , d an d ien t h et v eld g ev u ld t e w o rd en m et : 0 0 0 0 0 0 0 0 . M o c h t d e ju ist e d at u m n iet b ek en d zijn , d an k an w o rd en v o lst aan m et : W an n eer in een b ep aald v eld een k eu ze w o rd t g em aak t t u ssen v ersc h illen d e o p t ies, d an d ien t d e ju ist e w eerg eg ev en t e w o rd en . W an n eer h et b et ref f en d e ec h t er n iet b ek en d is, k an w o rd en v o lst aan
12.
