PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR Skripsi Diajukan Kepada Fakultas Ilmu Dakwah Dan Ilmu Komunikasi Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Komunikasi Islam (S.Kom.I)
Oleh: ANISAH NIM: 1110053100016
JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH KONSENTRASI MANAJEMEN HAJI DAN UMRAH FAKULTAS ILMU DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2014 M/1435 H
PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR
Skripsi Diajukan Kepada Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Komunikasi Islam (S.Kom.I)
Oleh: Anisah 1110053100016
Pembimbing
H. Mulkanasir, BA, S.Pd, M.M 195501011983021001
JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH KONSENTRASI MANAJEMEN HAJI DAN UMRAH FAKULTAS ILMU DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1435 H/2014 M
LEMBAR PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa: 1. Skripsi ini merupakan hasil karya asli saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar Strata 1 di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika dikemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya saya atau merupakan hasil jiplakan dari karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif HIdayatullah Jakarta.
Jakarta, 10 Juli 2014
Anisah 1110053100016
ABSTRAK ANISAH, 1110053100016, Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jamaah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur, di Bawah Bimbingan H. Mulkanasir, BA, S.Pd, MM. Dokumen Haji adalah dokumen resmi perjalanan haji yang berisikan identitas jamaah haji. Setiap Warga Negara Indonesia yang hendak menunaikan ibadah haji harus disertai dengan dokumen perjalanan haji yang dikeluarkan oleh Menteri Agama. Dokumen haji merupakan suatu dokumen penting bagi jamaah haji, yang digunakan sebagai petunjuk identitas seorang jamaah ketika berada di Arab Saudi. Melihat pentingnya dokumen haji, penyelenggara ibadah haji menyusun prosedural pengolahan dokumen haji secara bertahap dengan menggunakan manajemen sistem yang berbasis IT yang dikenal dengan Siskohat dan pemerintah juga mengeluarkan kebijakan mengenai pelayanan dokumentasi. Rumusan masalah dari penelitian ini adalah bagaimana prosedural pengolahan dokumen haji dan pelayanan apa saja yang dilakukan Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur kepada jamaah guna pengolahan dokumen haji yang bertujuan untuk mengetahui dan mengkaji secara seksama mengenai prosedural pengolahan dokumen haji dan pelayanan yang diberikan kepada jamaah, sehingga secara praktis dan akademis dapat menjadi pengetahuan dan sebagai bahan masukan dalam teknis penyelenggaraan prosedural pengolahan dokumen ke depannya. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode pendekatan kualitatif, yang menghasilkan data deskriptif dengan menggunakan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Dari hasil penelitian, ternyata prosedural pengolahan dokumen haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur selaku penyelenggara Ibadah haji dilakukan secara bertahap dengan menggunakan sistem yang berbasis IT. Tahap prosedural pengolahan dokumen haji dilakukan sesuai dengan Peraturan Menteri Agama RI Nomor 6 Tahun 2010 tentang prosedur dan persyaratan pendaftaran haji dan petunjuk teknis penyelenggaraan ibadah haji. Berkaitan dengan prosedural pengolahan dokumen haji dalam pelayanan jamaah, Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur selaku pelaksana pelayanan dokumentasi memberikan pelayanan terhadap jamaah haji sesuai dengan kebijakan pemerintah mengenai pelayanan dokumen haji. seperti pelayanan pendaftaran dan pelunasan BPIH, pengurusan paspor dan visa, penyelesaian DAPIH hingga penyerahan dokumen.
Kata Kunci: Prosedural, Pengolahan, Dokumen Haji
i
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi Rabbal’alamin, itulah ungkapan kata yang tidak pernah lepas penulis ucapkan, kepada Sang Ilahi Rabbi Allah SWT atas Taufiq dan Hidayah yang senantiasa mewarnai setiap langkah dan niat tulus penulis selama ini, serta lantunan sholawat dan salam semoga tercurahkan kepada baginda Nabi kita Muhammad SAW, seorang manusia yang ummi yang mampu melewati segala cobaan yang menerpa kehidupan dengan ikhlas dalam mengemban amanah Allah SWT Sang pemilik kesempurnaan. Dengan niat dan tekad Lillahi Ta’ala penulis mampu melewati perjalanan panjang yang dihadapkan penuh halangan dan cobaan yang tiada henti, dengan rasa syukur penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik dan lancar. Dalam kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada kedua orang tua penulis yaitu Bapak. Calim dan Ibunda Wasinah yang tiada henti-hentinya memberikan kasih sayang dengan telus kepada penulis baik itu dalam bentuk materil maupun moril. Rasa terimakasih inipun tidak lupa penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah memberikan motivasi dan dengan sabar membantu serta membimbing terwujudnya skripsi ini. Dengan penuh hormat dan ketulusan, penulis mengucapkan: 1. Dr. Arief Subhan MA, sebagai Dekan Fakultas Ilmu Dakwah Dan Ilmu Komunikasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Bapak Suparto, M.Ed Ph, D, selaku Wakil Dekan 1 (satu) Fakultas Ilmu Dakwah Dan Ilmu Komunikasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. ii
3. Drs. Jumroni, M.Si, selaku Wakil Dekan 2 (dua) Fakultas Ilmu Dakwah Dan Ilmu Komunikasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 4. Dr. Sunandar, MA, selaku Wakil Dekan 3(tiga) Fakultas Ilmu Dakwah Dan Ilmu Komunikasi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta. 5. Drs. Cecep Castrawijaya, MA, selaku Ketua Jurusan Manajemen Dakwah (MD). 6. H. Mulkanasir, BA., S.Pd., MM., selaku Sekretaris Jurusan Mnajemen Dakwah (MD) dan Pembimbing Skripsi yang telah banyak membantu dan memberikan informasi dikala penulis berkonsultasi, serta membimbing dan mengarahkan penulis supaya menghasilkan skripsi yang baik dan benar. 7. Seluruh Tim Penguji Sidang Munaqosah baik Ketua Sidang, Penguji I/II, Sekretaris dan Pembimbing. 8. Seluruh Dosen Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi, yang selama ini memberikan ilmunya dengan tulus, semoga segala ilmu yang bermanfaatnya dapat terbalaskan baik di dunia dan akhirat kelak nanti. 9. Seluruh Staf petugas Perpustakaan baik Perpustakaan Umum maupun Perpustakaan Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi. 10. Drs. H. Ahmadi MM, selaku Kepala Kantor Kemebterian Agama yang telah memberikan izin penelitian dibagian Penyelenggaraan Haji dan Umrah. 11. H. Aswad HS, S.Ag, selaku Kepala Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur yang telah banyak membantu penulis untuk mendapatkan informasi guna penulisan skripsi ini.
iii
12. Seluruh Staff atau petugas Seksi Penyelenggaraan Haji Dan Umrah, khususnya dengan Ibu Dra. Hj. Sulastri, Hj. Endang Sri Sudiastuti, dan Siti Latifah dan Bapak H. Teguh Amin Pujiono, SH, yang telah memberikan penulis banyak informasi dan pemahaman mengenai penelitian guna penulisan skripsi. 13. Ayahanda Calim Bin Takiyah dan Ibunda Wasinah Binti Rokadis, yang telah mendidik dan membesarkan dengan penuh kasih sayang dan ketulusan hati demi masa depan seorang anak yang dicintainya baik secara materil maupun moril, serta tidak pernah luput selalu menghantarkan lantunan do’a untuk penulis. 14. Saudara-saudaraku Yusniyati dan Ibnu Azis Mu’alif yang selalu menyemangatiku dalam belajar. 15. Serta tidak lupa pula rekan-rekan belajarku di Manajemen Haji dan Umrah 2010, Khususnya Gulali (Sifa, Lisa, Rahma, May, Ani, Tika, Acil, Fera, Idzur, Nury dan Nunut), dan rekan-rekan ATS ESQ 165, yang sudah membagi informasi dan waktu kebersamaannya semasa kuliah. Penulis berharap dan brdo’a, semoga seluruh pengorbanan yang diberikan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini akan dibalas segala kebaikannya oleh Allah SWT.
Jakarta, 10 Juli 2014
iv
DAFTAR ISI
ABSTRAK .................................................................................................................... i KATA PENGANTAR ................................................................................................. ii DAFTAR ISI ................................................................................................................ v BAB I
PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ........................................................................ 1 B. Pembatasan dan Perumusan Masalah.................................................... 6 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ............................................................. 7 D. Metode Penelitian.................................................................................. 8 E. Tinjauan Pustaka ................................................................................. 12 F. Sistematika Penulisan ......................................................................... 13
BAB II
TINJAUAN TEORITIS A. Konsep Prosedural .............................................................................. 15 1. Pengertian Prosedur ...................................................................... 15 2. Karakteristik dan Manfaat Prosedur.............................................. 17 B. Konsep Pengolahan Dokumen ............................................................ 18 1. Pengertia Pengolahan .................................................................... 18 2. Pengertian Dokumen .................................................................... 19 3. Kriteria dan Bentuk Dokumen ...................................................... 20 4. Prosedur Pengolahan Dokumen .................................................... 22
v
C. Konsep Pelayanan ............................................................................... 28 D. Konsep Jamaah Haji ............................................................................ 31 1. Pengertian Jamaah Haji ................................................................. 31 2. Pelayanan Jamaah Haji ................................................................. 34 3. Dokumen Haji ............................................................................... 35 BAB III
GAMBARAN UMUM PENYELENGGARAN URUSAN HAJI KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR A. Sejarah Kementerian Agama Kota Jaktim .......................................... 37 B. Visi-Misi Kementerian Agama Kota Jaktim ....................................... 38 C. Tugas Pokok dan Fungsi Kementerian Agama Kota Jaktim .............. 39 D. Struktur Organisasi Kementerian Agama Kota Jakarta Timur ........... 40
BAB IV
ANALISA PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR A. Prosedural Pengolahan Dokumen Haji ............................................... 52 1. Pendaftaran Haji ............................................................................ 52 a. Persyararatan pendaftaran ....................................................... 53 b. Proses Pendaftaran .................................................................. 54 c. Proses Pelunasan BPIH ........................................................... 57 2. Dokumentasi ................................................................................. 59 a. Persyaratan Penerbitan Paspor ................................................ 59 b. Proses Pengurusan Paspor ....................................................... 61 c. Proses Pemvisaan .................................................................... 63 d. Proses Pencetakan DAPIH ...................................................... 65 vi
B. Pelayanan Jamaah Haji ....................................................................... 66 C. Analisis................................................................................................ 71 1. Prosedur ........................................................................................ 71 2. Hasil .............................................................................................. 71 BAB V
PENUTUP A. Kesimpulan ......................................................................................... 73 B. Saran-saran .......................................................................................... 74
DAFTAR PUSTAKAN ............................................................................................. 76 LAMPIRAN ............................................................................................................... 78
vii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah Dalam suatu perusahan baik swasta maupun pemerintahan pasti akan melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan perencanaan, menghimpun, mencatat, mengolah mengadakan, mengirimkan keterangan dalam mengendalikan pekerjaan pokok guna mencapai tujuan. Pekerjaan yang berhubungan dengan hal tersebut diatur dalam standar prosedur pengolahan. Prosedur yang dibakukan berisi tentang uraian kegiatan yang harus dilakukan serta peringatan yang harus diperhatikan, baik berkaitan langsung maupun tidak langsung
dengan
penyelenggara. Prosedur pengolahan digunakan untuk memastikan bahwa dokumen yang mereka kerjakan dikerjakan dengan cara/prosedur yang benar selain itu juga dapat menciptakan konsisten kerja.1 Pengolahan dokumen haji adalah proses mendokumentasikan segala hal yang menyangkut dengan dokumen haji yang disesuaikan dengan prosedur. Pengolahan dokumen haji melibatkan kegiatan pengumpulan, pemeriksaaan, pemilihan dokumen, sesuai dengan kebutuhan dalam proses pengolahan dokumen haji yang memungkinkan isi dokumen dapat diakses, pemrosesan dokumen,
mengklasfikasikan
dokumen,
pencarian
kembali
dan
mengindeks,
dan
1
menyiapkan,
penyajiannya.
Dokumen
menyimpan mempunyai
Priska Devi Setyasri, “Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasioan l Orosedur (SOP Di PT Konimex pharmaceutical Laboratories Sukoharjo”. ( Surakarta: 2011), h. 1
1
2
identifikasi berupa judul, nomor (document code), tanggal, nomor revisi dan tanggal revisi dan otoritas yang menyatakan siapa yang bewenang untuk menerbitkan dan mengesahkan dokumen. Pengolahan dokumen haji dikelola dengan baik sesuai dengan prosedur pengolahan dokumen haji berdasarka Peraturan Menteri Agama RI. Alasan pentingnya prosedur pengolahan dokumen dapat memudahkan langkah kerja yang reltif rumit, dokumen dapat menunjang konsistensi dan kualitas hasil kerja, dokumen juga dapat memudahkan penelusuran (audit trail).2 Karena pentingnya suatu pengolahann dokumen haji dalam suatu instansi pemerintahan yaitu Kementerian Agama, maka dibentuknya bagian khusus yang bertugas mengolah dokumen tertentu dengan bekerjasama dengan instasi yang terkait sesuai dengan kompetensi instasi dalam pengolahan dokumen yang dibutuhkan.
Melihat
fenomena
tersebut,
menuntut
adanya
pengelolaan
penyelenggaraan ibadah haji yang lebih baik dan perlunya penyempurnaan sistem dan manajemen penyelenggaraan ibadah haji secara terus-menerus agar dapat berjalan aman, tertib, dan lancar dengan menjunjung tinggi asas keadilan, profesionalitas dan akuntabilitas sesuai dengan penyelenggaraan haji.3 Pengembangan manajemen dan keorganisasian yang didukung dengan sistem dan prosedur yang berbasis komputer merupakan instrumen strategis yang
2
Priska Devi Setyasri, “Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasioan Prosedur (SOP Di PT Konimex pharmaceutical Laboratories Sukoharjo”. ( Surakarta: 2011), h. 2 3 Kemeneterian Agama Republik Indonesia Dirjen PHU, Intisari Langkah-langkah Pembinaan Haji, (Jakarta: Kemenag RI DPHU, 2010), h. iv
3
dibutuhkan dalam menghadapi era globalisasi. Hal ini karena dapat memudahkan pengambilan keputusan yang akurat, dapat dipercaya, cepat, dan ekonomis.4 Dari hasil assessment terhadap kondisi saat ini terdapat beberapa permasalahan utama (top fifteen problems) dalam pelaksanaan penyelenggara haji salah satunya adalah masalah pada sisi proses pelaksanaan yaitu belum terstandarisasainya sistem dan prosedur yang ada (belum adanya standar baku mutu proses pelayanan dan operasional haji) dan lemahnya sosialisai sistem dan prosedur pengelolaan dokumen haji yang sudah dibuat. Serta masih sedikitnya kebijakan dan prosedur terkait pengolahan dokumen, penyimpanan data dan data backup. 5 Prosedur pengolahan dokumen haji jika dilihat dari kebutuhan organisasi cukup penting, karena sistem yang diberlakukan pemerintah mengenai siskohat akan berjalan efektif dan efisien sesuai dengan prosedur pengolahan yang tepat. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2008 tentang penyelenggaraan ibadah haji mengamanatkan bahwa kebijakan dan pelaksanaan penyelenggaraan ibadah haji merupakan tugas nasional dan menjadi tanggung jawab Pemerintah yang dikoordinasikan oleh Menteri Agama dan bekerjasama dengan masyarakat, Kementerian/Instansi terkait dan Pemerintahan Kerajaan Arab Saudi. Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sebagai instansi pemerintah yang dinaungi oleh Menteri Agama RI berupaya keras menjalankankan prosedur 4
Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse, “ Perancangan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Departemen Agama RI” (Jakarta:UI), h. 1 5 Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse, h. 5
4
pengolahan dokumen haji sesuai dengan peraturan pemerintah, karena, sebagaimana kita ketahui bahwa dokumen haji adalah dokumen perjalanan antar negara yang di dalamnya berlaku hukum internasional, yang diatur dengan Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1992 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia. Petunjuk teknis dalam prosedur penyelenggaraan ibadah haji disusun berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2008 khususnya pasal 68 dan ketentuan pelaksanaannya masih mengacu pada peraturan perundang-undangan yang ada.6 Menurut Muhammad M. Basyumi dalam bukunya Reformasi Manajemen Haji, prosedur penyelesaian dokumen haji mulai dilakukan di Kantor Wilayah Departemen Agama Propinsi, meliputi kegiatan penulisan biodata secara otomatis melalui Sistem Informasi Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT), penempelan foto dan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang sehingga sah sebagai dokumen haji. Paspor haji tersebut kemudian dikirim ke Ditjen Bimas Islam dan Penyelenggaraan Haji, untuk selanjutnya diteliti dan diselesaikan proses pemvisaannya ke Kedutaan Besar Arab Saudi, dan setelah memperoleh visa maka paspor haji tersebut telah sah sebagai dokumen perjalanan haji.7
6
Kemeneterian Agama Republik Indonesia Dirjen PHU, Petunjuk Teknis Penyelenggara Ibadah Haji, (Jakarta: Kemenag RI DPHU, 2011), h. 3 7 Ibid. h. 155
5
Dalam pengolahan dokumen ini bergerak secara berantai dan tidak dapat terlepas dari suatu proses, dari tempat satu ke tempat lain melalui prosedural yang telah ditetapkan oleh Kementerian Agama selaku pengolahanan dokumen sentral. Berkaitan
dengan
prosedural
pengolahan
dokumen
haji,
Kantor
Kementerian Agama Kota Jakarta Timur selaku penyelenggara Ibadah haji dengan kuota jamaah haji terbanyak di wilayah DKI Jakarta diharapkan mampu menjalankan amanat dalam pelaksanaan pengolahan dokumen haji sesuai dengan prosedur yang berlaku dan tidak melakukan tindakan yang menyimpang. Seperti halnya kasus pada tahun 2013 tepatnya di daerah Nanggroh Aceh Darussalam ditemukannya kasus pemalsuan dokumen haji yang dilakukan oleh oknum tertentu dengan mengganti biodata jemaah haji yang telah meninggal. Tindakan tersebut meresahkan pemerintah selaku penyelenggara haji dan umrah. Permasalahan ini mempengaruhi teknis pengurusan dokumen jemaah haji serta menghambat pemberangkatan jemaah haji itu sendiri ke Tanah Suci.8 Sebagaimana kita ketahui bahwa pengursan dokumen merupakan hal yang rumit karena data-data yang diberikan sebagai informasi harus benar dan valid, Apalagi dapat dilihat dari penjelasan diatas mengenai permasalahan utama yang menjadi top fifteen problems pelaksanaan penyelenggaraan haji, salah satunya yaitu
mengenai
proses
pelaksanaan
penyelenggaraan
terstandarisasinya sistem dan prosedur pengolahan dokumen.
8
Jurnal Haji.com.htm, “Usut Oknum Pemalsuan Dokumen Haji”.
yang
belum
6
Melihat latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk mengangkat judul skripsi mengenai “Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jemaah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur”. B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah Dalam prosedural pelayanan jamaah haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur meliputi berbagai prosedur, diantaranya yaitu prosedural pengolahan dokumen haji, prosedural pembinaan jamaah haji, dan prosedural pembinaan petugas haji. Agar dalam pembahasan skripsi ini lebih terarah, maka penulis membatasi masalah yang akan dibahas pada tataran pelaksanaan Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jamaah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur. 2. Rumusan Masalah Sedangkan masalah pokok yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah mengenai: a. Bagaimanakah prosedural pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dalam pelayanan calon jamaah haji. b. Bagaimanakah
pelayanan
dokumentasi
yang
diberikan
Kementerian Agama Kota Jakarta Timur kepada jamaah haji.
Kantor
7
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui, mengkaji dan mempelajari gambaran jelas mengenai prosedural pengolahan dokumen haji dalam pelayanan calon jamaah haji yang dilakuakan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur, sehingga dapat memberikan jawaban terhadap pokok masalah penelitian. Sesuai dengan rumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini adalah: a. Mengetahui dan mengkaji
secara
seksama
mengenai
prosedural
pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dalam pelayanan calon jamaah haji. b. Mengetahui pelayanan dokumentasi yang diberikan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur kepada jamaah haji. 2. Manfaat Penelitian a. Manfaat akademis Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan menjadi refrensi, dalam pengembangan ilmu pengetahuan terutama berkaitan dengan keilmuan tentang Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jamaah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
8
b. Manfaat Praktis 1) Sebagai bahan masukan bagi pihak Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur mengenai prosedural pengolahan dokumen haji dalam memberiakan pelayanan calon jamaah haji. 2) Agar memeberikan motivasi bagi para karyawan/ karyawati khususnya dan Penyelenggaraan Haji Dan Umroh agar lebih efektif dan efisien dalam pengolahan dokumen haji. 3) Sebagai rujukan bagi Kantor Kementerian Agama kota lain yang ada di sekitar DKI Jakarta dan umumnya Kandepag luar DKI. D. Metode Penelitian 1. Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Secara harfiah, penelitian deskriptif adalah penelitian yang bermaksud untuk membuat pencandraan (deskriptif) mengenai situasi-situasi atau kejadian-kejadian9. Menurut Bogdan dan Taylor (1975),10 mendefinisikan metodologi kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa katakata tertulis atau lisan dari orang-orang dan prilaku yang diamati. Sejalan dengan itu, Kirk dan Miller (1986)11 mendefinisikan, bahwa penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung dalam pengamatan yang berhubungan dengan kasus 9
Sumadi Suryabrata, Metodelogi Penelitian. (Jakarta: Rajawali Pers, 2012), h. 75 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rodakarya, 1991), h. 3 11 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, h. 3 10
9
yang diteliti. Dalam hal ini penulis memilih metode kualitatif ini, agar dapat memperoleh data yang lengkap dan akurat. 2. Subjek dan Objek Penelitian Dalam Penelitian ini yang menjadi subjek penelitian ini adala kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur yang terdapat sekelompokan orang yang dapat memberikan informasi refrensif, mereka terdiri dari Kasi Penyelenggaraan haji dan umrah serta staff dan jajaranya. Sedangkan yang menjadi objek penelitian skripsi adalah Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jamah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur. 3. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini mengambil lokasi pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur di Jl. Terusan I Gusti Ngurah Rai Kota Jakarta Timur. Waktu penelitian dimulai pada bulan Januari (21-28 januari) dan berakhir pada bulan Juli (1-10 Juli) 2014. 4. Teknik Pengumpulan Data Dalam teknik pencatatan yang digunakan adalah dengan cara wawancara dengan mencatat hasil wawancara sesuai apa adanya, dan Field Research (penelitian lapangan), penulis mengadakan jenis penelitian dengan datang langsung ke lapangan (objek) penelitian di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sedangkan data yang diperoleh dari metode ini merupakan data (Primer) penelitian diantaranya:
10
a. Observasi Observasi adalah usaha memperoleh dan mengumpulkan data dengan melakukan pengamatan terhadap suatu kegiatan secara akurat serta mencatat fenomena yang muncul dan mempertimbangkan hubungan antara aspek dalam fenomena tersebut.12 b. Wawancara Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan
pertanyaan
dan
terwawancara
(interviewee)
yang
memberikan jawaban atas pertanyaan itu.13 Untuk keperluan penelitan ini maka informan merupakan pengkaji atau pengamat spesifik tentang sistem pengolahan dokumen haji. c. Dokumentasi Dalam bukunya Prof. Dr. lexy J. Moleong yaitu metodelogi penelitan kualitatif mendefinisikan bahwa Dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film. Dokumentasi adalah pengambilan data yang diperoleh melalui dokumen-dokumen.14 Penulis menggunakan data-data dan sumber-sumber yang ada hubungannya dengan masalah yang akan dibahas. Sedangkan data-data ini, penlulis peroleh dari buku-buku, profile,
12
Masri Singarimbun dan Sofian Effendi, Metode Penelitian Survai, (Jakarta: Katalog Dalam Terbitan. 2011), h. 3 13 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif , h. 186 14 Usman, Husnaini. Metodelogi Penelitian Sosial. (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2010), h. 73
11
company, arsip-arsip, maupun diktat-diktat dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur. dan lain sebagainya yang dapat mendukung serta berkaitan dengan masalah penelitian. Selanjutnya dengan menggunakan data-data tersebut, penulis berusaha untuk memaparkan kerangka awal mengenai objek studi yang ditulis memahami seksama, kemudian memberikan interprestasi sesuai kecenderungan dan Frame of Thinking. 5. Analisa Data Dalam menganalisa data penulis menggunakan metode deskriptif. Di samping itu, penulis menganalisis data melalui proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterprestasikan.15 Dimana, analisis ini dilakukan secara kualitatif yang bertujuan membuat penjelasan secara sistematis, faktual, akurat mengenai fakta-fakta, sifat dan fenomena yang diteliti melalui studi dokumentasi wawancara yang mendalam dari para pengamat untuk mendalami masalah ini. Analisis Data Kualitatif menurut Bogdan & Biklenadalah upaya yang dilakukan dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisaikan data, memilah-milahnya menjadi satuan yang dapat dikelola, mensintesiskannya, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari, dan memutuskan apa yang dapat diceritakan.
15
Soejono dan Abdurrahman, Metode Penelitian Penelitian Suatu Pemikiran dan Penerapan. (Jakarta: Rineka Cipta, 2005), h. 24
12
6. Teknik Penulisan Penulisan Skripsi ini berpedoman pada “Pedoman Penulisan Karya Ilmiah (Skripsi, Tesis, dan Disertasi)” yang diterbitkan oleh CeQDA (Center for Quality Development And Assurance) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Press Tahun 2010/2011. E. Tinjauan Pustaka Dari beberapa buku dan skripsi yang penulis baca, banyak pendapat yang harus diperhatikan dan menjadi perbandingan selanjutnya. Adapun penulis mengadakan suatu kajian kepustakaan, akhirnya penulis menemukan beberapa buku yang membahas tentang prosedural pengolahan dokumen, tapi ada suatu skripsi yang hampir sama dengan skripsi yang akan penulis teliti. Judul-judul buku dan skripsi tersebut adalah: 1. Priska Devi Setyasri “Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) di PT Konimex Pharmaceutical Laboratories Sukoharjo.” Pembahasan yang ada pada skripsi ini hampir sama dengan skripsi penulis. Letak kesamaan skripsi pada subjek penelitiannya yaitu prosedur pengolahan dokumen secara teknis, namun jenis dokumen dan tempat penelitiannya berbeda. Skripsi tersebut membahas mengenai prosedur pengolahan dokumen SOP dari PT Konimex Pharmaceutical sedangkan skripsi penulis membahas mengenai prosedur pengolahan dokumen haji dalam pelayanan jamaah haji pada kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
13
2. Indra Gunawan “Prosedur Pengelolaan Arsip Aktif Dan In-Aktif (Kasus di Kantor Depo Arsip Departemen Perhubungan Bandung)”, dalam pembahasan skripsi tersebut adanya kesamaan dalam menganalisis, yaitu menganalisis prosedur pengolahan, namun perbedaannya pada objek penelitiannya. Skripsi tersebut objek penelitiannya mengenai arsip aktif dan tidak akti sedangkan penulis menggunakan dokumen haji. 3. Bagus Jatmiko “Sistem dan Prosedur Pengolahan Arsip Pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kabupaten Kediri”, dalam pembahasan skripsi tersebut adanya kesamaan dalam hal subjek penelitiannya, yakni sama-sama melakukan penelitian mengenai prosedur pengolahan, walau jenis dokumen yang akan diolah berbeda. Penulis mengelola dokumen haji sedangkan skripsi tersebut mengelola arsip. F. Sistematika Penuliasan Untuk mempermudah penulisan skripsi ini, maka penulis membuat sistematika penulisan yang terdiri dari lima bab, dengan susunan sebagai berikut: BAB I:
PENDAHULUAN Pada bab ini menguraikan Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Metodelogi Penelitian dan Sistematika Penulisan.
14
BAB II:
TINJAUAN TEORITIS Terdiri dari beberapa hal diantaranya tinjauan teoritis mengenai pengertian prosedural, pengertian pengolahan, konsep dokumen haji, konsep pelayanan dan konsep jamaah haji.
BAB III: GAMBARA UMUM KANTOR KEMENTERIAN AGAMA JAKARTA TIMUR. Terdiri dari gambaran umum Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur yang terdiri dari: Sejarah Berdirinya, Visi dan Misi, Tugas Pokok dan Fungsi, Struktur Organisasi Kerja Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur. BAB IV: ANALISIS PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM KANTOR
PELAYANAN
CALON
KEMENTERIAN
JAMAAH
AGAMA
HAJI
KOTA
PADA
JAKARTA
TIMUR. Terdiri dari prosedural pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dalam pelayanan calon jamaah haji, Pelayanan haji yang dilakukan Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dan analisis prosedural. BAB V:
PENUTUP Sebagai akhir dari karya ilmiah yang diteliti yaitu berisi tentang kesimpulan-kesimpulan dan saran-saran serta lampiran-lampiran yang diperlukan dalam penelitian skripsi ini.
BAB II TINJAUAN TEORITIS
A. Konsep Prosedural 1. Pengertian Prosedur Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh Departemen Pendidikan Nasional, istilah “Prosedur” diartikan sebagai tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktivitas atau metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.1 Menurut B.N. Marbun, dalam Kamus Manajemen menyatakan bahwa prosedur adalah tatacara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan dan diwajibkan. Biasanya suatu prosedur meliputi: bagaimana, bilamana, dan oleh siapa tugas harus diselesaikan.2 Selain itu istilah prosedur Menurut Makoejit dalam Kamus Manajemen yang disusun oleh Tim Penyusun Kamus Manajemen, menyatakan bahwa: 3 a. Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan arah tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan.
1
Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia (Jakarta: Balai Pustaka, 2005), h. 899 2 B.N. Marbun, Kamus Manajemen, (Jakarta: CV Muliasarai, 2005), h. 294 3 Makoejit, Kamus Manajemen, (Jakarta: Tim Penyusun Kamus Manajemen, 1990), h. 435
15
16
b. Prosedur memberikan urutan waktu (kronologis) kepada tugas-tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas dan kebijaksanaan-kebijaksanaan ke araah yang telah ditentukan terlebih dahulu. c. Suatu prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan yag merupakan urutan menurut waktu dan cara-cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. d. Urutan secara kronologis dari tugas-tugas ini merupakan ciri tiap prosedur. Biasanya prosdur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan. e. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan akan diselesaikan. Menurut W. Gerald Cole dalam bukunya Zaki Baridawan yaitu Sistem Akuntansi definisi Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksitransaksi perusahaan yang sering terjadi.4 Prosedur terdiri dari rangkaian peraturan yang harus diikuti untuk mencapai tujuan tertentu, tapi peraturan belum tentu merupakan bagian dari prosedur. Prosedur harus mendapat perhatian serius dalam manajemen administrasi perkantoran. Setiap uraian harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Prosedur merupakan: (1) Metode yang dibutuhkan untuk
4
Zaki Baridawan, Sistem Akuntasi, Penyusunan Prosedur dan Metode (Yogakarta: BFF, 1991), h. 3
17
menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang, (2) Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu, (3) Pedoman untuk bertindak.5 Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa prosedural adalah langkah-langkah dalam menjalankan suatu tugas atau pekerjaan berdasarkan kronologi yang melibatkan beberapa orang dengan jangka waktu yang sudah ditentukan meliputi metode, urutan aktivitas dan pedoman tindakan. 2. Karakteristik dan Manfaat Prosedur a. Karakteristik Prosedur Dalam melaksanakan suatu rangkaian prosedur kegiatan, haruslah dilaksanakan
sesuai dengan karakteristik
prosedur
yang mampu
menjelaskan dan mempermudah dalam pengaplikasiannya. Berikut ini beberapa karakteristik prosedur yaitu:6 1) Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi 2) Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan 3) Prosedur menunjukan urutan logis dan sederhana 4) Prosedur menunjukan adanya keputusan dan tangung jawab 5) Prosedur mampu menciptkan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya seminimal mungkin.
5
Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2008), h. 35 Mochamad Syam, “Prosedur Pelaksanaan surat Perintah Pencairan Dana Pada Akuntansi Pelaporan Pemerintah Provinsi Jawa Barat” Skripsi S1 Fakultas Ilmu Kominikasi, Univesitas Komuinikasi, 2010 6
18
b. Manfaat Prosedur Ada beberapa manfaat jika dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan memakai prosedur kerja yaitu:7 1) Memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan untuk masa yang akan datang 2) Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas agar pekerjaan tidak dilaksanakan secara berulang-ulang. 3) Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan pengawasan. 4) Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efisien B. Konsep Pengolahan Dokumen 1. Pengertian Pengolahan Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh Depatemen Pendidikan Nasional istilah “Pengolahan” diartikan sebagai proses atau cara dan perbuatan mengolah data.8 Menurut Kamus Manajemen, kata pengolahan menunjukan langkahlangkah apapun yang dilakukan dengan cara-cara apapun yang dapat dipergunakan bagi suatu maksud tertentu.9 Berdasarkan pendapat Winarno Harniseno, pengolahan adalah substansi dari mengola, yang berarti suatu tindakan yang dimulai dari penyusunan data,
7
Mochamad Syam, “Prosedur Pelaksanaan surat Perintah Pencairan Dana Pada Akuntansi Pelaporan Pemerintah Provinsi Jawa Barat. 8 Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia, h. 746 9 B.N. Marbun, Kamus Manajemen, h. 257
19
dan pengumpulan.10 Dijelaskan selanjutnya bahwa pengolahan menghasilkan sesuatu dan sesuatu itu dapat menjadi bahan pengolahan selanjutnya sebagai bahan pembuatan informasi. Dalam pelaksanaan pengolahan selalu adanya tahap-tahap: pengurusan, pencatatan, dan penyimpanan. Pengurusan akan berjalan lancar ketika perencanaan disusun dengan baik, pencatatan dilakukan secara kontinu dengan
adanya
pengawasan
guna
pengumpulan
dokumen
hingga
penyimpanan. Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengolahan adalah proses mengubah bentuk atau makna suatu benda dimulai dari pengurusan, pencatatan dan penyimpanan. 2. Pengertian Dokumen Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia istilah “Dokumen” berarti surat yang tertulis atau yang tercetak yang dapat dipahami sebagai bukti keterangan (seperti, akta kelahiran, surat nikah dan surat perjanjian).11 Dalam Kamus Manajemen, definisi dokumen adalah sekumpulan fakta/statistik yang berhubungan dengan peristiwa-peristiwa yang dinyatakan atau dialami.12 Kata dokumen dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan istilah record ataupun recorded matrial.13 Yang dimaksud dengan dokumen ini sudah tentu
10
Suharismi Arikunto, Pengelolaan Kela dan Siswa, Sebuah Pendekatan Evaluatif , (Jakarta: PT Rajawali, 1992), h. 8 11 Departemen Pendidikan Nasional, h. 272 12 B.N. Marbun, h. 45
20
semua bahan pustaka, baik berbentuk tulisan, cetakan, tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar, dan foto.14 Dokumen (record) adalah informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan, digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.15 Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah suatu data atau fakta yang dapat digunakan sebagai informasi dalam melakukan suatu keterangan. Berkaitan dengan pembahasan mengenai dokumen, Kementerian Agama RI menjelaskan bahwa definisi dokumen haji adalah suatu data yang berisikan identitas jamaah haji yang digunakan untuk kelengkapan perjalanan ibadah haji. Dokumen haji adalah dokumen resmi jamaah haji berupa paspor dan dokumen perjalanan lainnya.16 3. Kriteria dan Bentuk Dokumen Berdasarkan Rony Kountur dalam buku Dasar-Dasar Sistem Informasi Manajemen kriteria dan bentuk dokumen bermacam-macam dan bervariasi, sesuai dengan jenis kebutuhan dokumen yang digunakan, melihat hal tersebut dapat dijelaskan mengenai kriteria dan bentuk dokumen di bawah ini: a. Kriteria Dokumen 13
Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi, (Bandung:Remadja Karya CV. 1987), h. 7 Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi, 15 Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta: Erlangga, 2007), h. 82 16 Muhammad M. Basyumi, Reformasi Manajemen Haji, (Jakarta:FDK Press, 2008), h. 156 14
21
Input/output yang disajikan dalam bentuk dokumen, pada umumnya dicetak di kertas. Dokumen perlu didisain sedemikian rupa sehingga memenuhi beberapa kriteria, Dalam bukunya Rony Kountur menjelaskan beberapa kriteria dokumen sebagai berikut:17 1) Sederhana, dalam arti mudah digunakan dan tidak rumit sehingga tidak dapat menyesatkan, tetapi berisi semua informasi yang dibutuhkan. 2) Relevan, yang berisikan semua informasi yang dibutuhkan dan dapat diperoleh tepat waktu. Hindari mencantumkan informasi yang tidak dibutukan yang dapat
menimbulkan kebingungan. Pada saat
mempelajari sistem sekarang yang telah dilakukan melalui angket, dan wawancara, telah diketahui kebutuhan informasi user sehingga memudahkan system analyst dalam mendisain dokumen output. 3) Andal/reliable, menampilkan informasi yang benar dan dapat dipercaya. Dalam mendisain suatu dokumen, perlu diketahui bahwa ada tiga maksud dari suatu dokumen dengan disainnya berbeda. a) Dokumen untuk maksud membuat reaksi. Biasanya disebut juga dengan formulir. b) Dokumen untuk maksud mengingatkan atau sering disebut juga dengan daftar c) Dokumen untuk maksud pelaporan atau sering disebut juga dengan laporan. 17
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen. h. 79
22
b. Bentuk Dokumen Selanjutnya dalam bukunya Rony Kountur juga menjelaskan macam-macam dari bentuk dokumen. Ada empat bentuk dokumen yaitu:18 1) Flat form. Dokumen yang berdiri sendiri 2) Snapont form. Dokumen yang mempunyai satu atau lebih salinan dan disisipi lembar carbon. 3) Continuous form. Dokumen yang dicetakan pada kertas yang besambung. Biasanya digunakan pada output yang dihasilkan komputer. Menggunakan lembar carbon jika terdapat beberapa salinan. 4) NCR (No Carbon Required). Kertas yang mempunyai salinan tapi tidak membutuhkan lembar carbon. Bagian bawah dari kertas, diatasnya sudah melekat sejenis karbon sehingga tulisan bisa ditembus. 4. Prosedur Pengolahan Dokumen Definisi Pengolahan dokumen sendiri menurut Raymond McLeod Pengolahan dokumen adalah segala cara yang membuat data menjadi berarti.19 Menurut Soejono Trimo sering diartikan dengan dokumentasi. Dokumentasi adalah pengolahan dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.20 Oleh karena itu Soejono Trimo menjelasankan mengenai penjabaran dokumentasi lebih luas dan terperinci.
18
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen, h. 81 Raymond McLeod, Jr.Sistem Informasi Manajemen. h. 4 20 Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Kamus Besar Bahasa Indonesia, h. 272 19
23
Pada dasarnya pengolahan dokumen atau dokumentasi memiliki berbagai pengertian dan pada prinsipnya dapat dikelompokan dalam tiga buah kategori yaitu:21 a. dokumentasi dalam arti sempit merupakan produk (sekumpulan dokumen) dari kegiatan pengumpulan (secara selektif tentunya), pencatatan/registrasi dokumen, penyimpanan dan penyajian kembali bahan mentah (dokumen) itu bila ada yang membutuhkannya. b. dokumentasi dalam arti luas merupakan suatu produk karya dari kegiatankegiatan pengumpulan, pencatatan/perekaman tentang suatu/beberapa peristiwa dan objek-objek yang berkaitang dengannya, pengolahan serta penelusuran lebih lanjut atas data/fakta/dokumen yang bersangkutan, penyimpanan, dan pendistribusian dokumen-dokumen tersebut baik ada yang menanyakan maupun tanpa diminta kepada orang-orang ataupun pihak-pihak yang dipandang berkepentingan atasnya. c. dokumentasi dalam arti khas merupakan sekumpulan catatan dan rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang telah dan sedang terjadi, pengalamanpengalaman,
pendapat-pendapat,
penemuan-penemuan
maupun
spesifikasi-spesifikasi dari produk-produk yang terbaru dalam sistem manjemen tertentu serta bidang-bidang yang menjadi kepentingannya yang dilakukan secara selektif dan sistematis untuk dimanfaatkan sewatuwaktu sebagai bahan mentah dalam proses pengambilan keputusan.22
21
Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi. h. 7 Ibid. h. 3
22
24
Pengolahan dokumen dalam bukunya Rony Koutur, mula-mula yang harus diketahui adalah informasi apa yang dibutuhkan user, lalu bagaimana disain outputnya (dokumen), disimpan pada media apa. Kemudian untuk menghasilkan output seperti itu data apa yang diperlukan dan media input apa yang digunakan.23 Untuk menggambarkan proses pengolahan dokumen, gunakan system flowchart (alur pengolahan data) mulai dari (a) input, (b) proses, (c) output.24 Berdasarkan definisi di atas menjelaskan juga bahwa prosedur pengolahan dokumen adalah aturan atau langkah-langkah dalam melakukan proses pengolahan dokumen. Prosedur Pengolahan menggambarkan alur dari dokumen. Untuk menggambarkan alur dari dokumen gunakan proses flowchart (alur perlakuan suatu dokumen) dan dokumen flowchart (alur dokumen dari suatu bagian ke bagian lain).25 Ada beberapa poses flowchart (prosedur pengolahan dokumen) yaitu: a. membuat atau merubah dokumen, misalnya mengetik surat (operasi) b. memindahkan ke orang atau bagian lain (pindah) c. memeriksa kadang-kadang dengan memberi tanda tangan (periksa) d. menunda atau menunggu perlakuan berikutnya (tunda) e. menyimpan (arsip)
23
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen. h. 81 Ibid. 25 Ibid, h 82 24
25
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengolahan dokumen
adalah
langkah-langkah
pengolahan
dokumen
dengan
mengguanakan proses flowchart dengan metode, urutan dan pedoman tindakan yang akan dilakukan. Berkaitan
dengan
pengolahan
dokumen
haji
Pemerintah
RI
mengeluarkan Peraturan Menteri Agama RI Nomor 6 Tahun 2010 tentang prosedur dan pendaftaran jamaah haji serta dokumen haji. Prosedur pengolahan dokumen yang baik harus dapat mengatasi keadaan atau masalah secara cepat dan baik. Baik itu dalam pengumpulan, penyususna dan penyimpanan dokumen. Pengolahan dokumen terdapat dua macam pengolahan yaitu taha-tahap pengolahan dokumen secara manual dan taha-tahap pengolahan dokumen secara elektronik atau komputerisasi. a. Pengolahan Elektronik (Komputerisasi) Pengolahan dokumen secara elektronik memiliki beberapa elemen yaitu meliputi: programmer, prosedur, infrastruktur fisik, perangkat keras dan perangkat lunak. Semua elmen bergerak sesuai dengan ketentuan dari kegunaan elemen tersebut berdasarkan dengan prosedur pengolahan dokumen. Berikut adalah siklus pengolahan dokumen dengan menggunaan komputer.26 Lihat pada gambar 2-2 berikut ini.
26
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen. h. 56
26
Persiapan
e
a
Storage
d
b
Output
Input
2 c
Proses
Gambar 2-1: Siklus Pengolahan Dokumen Sumber: Buku Dasar-Dasar Sistem Informasi Manajemen, 1996 Siklus pengolahan dokumen dengan komputer diatas melalui beberapa tahapan atau proses.27 Tahapannya yaitu meliputi: 1. Persiapan. Merupakan tahap di mana data diperoleh. Disini data terkumpul berupa dokumen bukti tansaksi dan masih dalam bentuk data mentah. Misalnya bukti pembayaran atau kwitansi dan slip penjualan. 2. Input. Merupakan tahap di mana data dimasukan ke dalam proses pengolahan data. Data yang telah terkumpul dikelompokan sesuai kebutuhan pengolahan. Misalnya, kwitansi yang terdiri dari tiga data yaitu bukti nomor kwitansi, nama penerima, dan jumlah yang dibayarkan.
27
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen.
27
3. Proses. Merupakan tahap di mana data diolah. Sebagaimana telah dijelaskan di atas, pengolahan data oleh komputer mengumpulkan dua macam operasi yaitu operasi aritmatika dan operasi logika. Berdasarkan
operasi
mengklasifikasikan,
ini
kegitan
mengurutkan,
pengolahan
lainnya
menghitung,
seperti
mencatat
dan
meringkas dapat dilaksanakan. 4. Output. Merupakan tahapan di mana informasi dari suatu pengolahan data bisa menjadi data untuk pengolahan data berikutnya. 5. Storage. Informasi yang dihasilkan disimpan dalam suatu tempat penyimpanan
yang
dikenal
dengan
istilah
storage.
Hal
ini
dimaksudkan agar tidak hilang sehingga jika dibutuhkan dapat segera diperoleh. Dari gambar siklus pengolahan dokumen diatas dapat dianalisis bahwa dalam pengolahan dokumen tahap awal yaitu perisapan (pengumpulan bahan-bahan untuk menjadi input), kemudian diproses guna menhasilkan output (informasi) yang akan disimpan pada storage (tempat penyimpanan). b. Pengolahan Manual Sedangkan tahapan-tahapan dalam siklus pengolahan dokumen tidak menggunakan komputer adalah sebagai berikut28:
28
Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan, Petunjuk Guru Pengenalan Komputer Dan Teknologi Pengolahan Data, (Jakarta: Dependbud, 1993), h.7
28
1) Pencatatan (recording) 2) Pengklasifikasian (classifiying) 3) Penyusunan (sorting) 4) Perhitungan (calculative) 5) Penyimpanan (storing) 6) Pengambilan Data Kembali (retrieving) 7) Pelaporan (repoting) 8) Komunikasi (communicative) Siklus pengolahan dokumen relevan dengan proses pengolahan data di mana input berhubungan dengan data, proses sama dengan pengolahan data dan output berhubungan dengan informasi.29 C. Konsep Pelayanan 1. Pengertian Pelayanan Dalam kamus besar bahasa Indonesia, “Pelayanan” diartikan sebagai kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang atau jasa.30 Menurut Gronroo, definisi pelyanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dan kariyawan atau
29
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen, h. 57 Departemen Pendidikan Nasional, “Kamus Besar Bahas Indonesia”, (Jakarta: Balai Puataka. 2002), h. 646 30
29
hal-hal lain yang disebabkan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/pelanggan.31 Pengertian dari Service of Excellence adalah yang berkaitan dengan jasa pelayana yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam upaya untuk memberikan rasa kepuasan dan membutuhkan keprercayaan terhadap pihak pelanggannya, sehingga mereka merasa dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan wajar.32 2. Model Pelayanan Berkaitan dengan pelayanan, Model pelayanan yang berkualitas merupaka suatu pelayanan yang ideal untuk melayani para pelanggan/jamaah. Ada dua teori pelayanan berkualitas yang dikemukakan oleh Karl Albert, yaitu Service Triagle dan Totaal Quality Service.33 a. Service Triagle Adalah suatu model interaktif manajemen pelayanan
yang
menghubungkan antara perusahaan dengan pelanggan/jamaah. Model tersebut terdiri dari tiga elemen: 1) Strategi pelayanan 2) Sumber Daya Manusia Yang Memberikan Pelayanan 3) Sistem Pelayanan
31
Atep Adya Barata, Bisnis dan Hukum Perdana Dagang SMK. (Bandung: Armico, 1999), h.
93 32
Rosady Ruslan, Manajemen Humas & Komunikasi: Konsep & Aplikasi, (Jakarta: Grapindo Persada, 2002), h. 284 33 M. N. Nasution,. Manajemen Mutu Terpadu (Bogor: GhaliaIndonesia, 2005), h. 22.
30
b. Total Quality Service Pelayanan mutu adalah kemampuan perusahaan atau lembaga pemerintah untuk memberikan pelayanan berkualitas kepada orang yang berkepentingan dengan pelayanan yaitu pelanggan/jamaah, pegawai, dan pemilik. Pelayanan mutu terpadu memiliki empat elemen penting yang saling terkait yaitu:34 1) Strategi Formatif 2) Education, Training and Communication 3) Process Improvement 4) Assesment Measurement adan Feedback Untuk dapat menyelenggarakan manajemen pelayanan dengan baik, ada prinsip-prinsip manajemen pelayanan yang dapat dipakai sebagai acuan, prinsip-prinsip tersebut antara lain:35 a. Sediakan pelayanan terpadu (one-stop-shop) b. Buat sistem yang mendukung pelayanan c. Usahakan agar semua orang atau kariyawan bertanggung jawab terhadap kualitas pelayanan d. Layanilah keluhan jamaah secara baik e. Kariyawan adalah sama pentingnya dengan konsumen/jamaah f. Bersikap tegas tetapi ramah terhadap konsumen g. Jalin komunikasi dan interaksi dengan jamaah 34
M. N. Nasution, Manajemen Mutu Terpadu (Bogor: GhaliaIndonesia, 2005), h. 22 Ratmiko & Atik Seoti Winarsih. Manajemen pelayanan: Pengembangan Model Konseptual, Penerapan Citizan’s dan Standar Pelayanan Minimal. (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2005), h. 2 35
31
D. Konsep Jamaah Haji 1. Pengertian Jamaa Haji Definisi haji dalam ensiklopedi Islam, haji berarti menyengaja atau menuju dan mengunjungi.36 Sebagaimana firman Allah, berikut ini: Artinya: “Allah telah menjadikan ka’bah, runah suci itu sebagai pusat (peribadatan dan urusan dunia) bagi manusia”. (QS. Al-Maidah: 97) Diambil dari etimologi bahasa Arab dimana kata haji mempunyai arti qashad, yakni tujuan, maksud, dan menyengaja. Menurut istilah syara’ haji ialah sengaja mengunjungi Ka’bah untuk melaksakan serangkaian amal ibadah sesuai dengan syarat dan rukun tertentu.37 Sebagaimana firman Allah yaitu: Artinya: “Mengerjakan haji adalah kewajiban manusia terhadap Allah yaitu bagi orang yang mampu mengerjakan perjalanan ke Baitullah”. (QS. Al-Imran: 97).
36
Kementerian Agama RI Ditjen PHU, Dinamika dan Perspektif Haji Indonesia. (Jakarta: Ditjen PHU Kemenag RI CV. Duta Peraga, 2010), h. 87 37 Ibid.
32
Definisi jama’ah dalam ensiklopedi Bahasa Indonesia, jamaah adalah wadah bagi umat Islam dalam menjalankan Ibadah.38 Secara etimologi atau bahasa, jamaah berasal dari bahasa arab yang memiliki arti berkumpul. Sedangkan menurut Istilah kata jamaah dapat diartikan sebagai pelaksana ibadah secara bersama-sama yang dipimpin oleh seorang imam.39 Dari penjelasan diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengertian jamaah haji adalah orang yang melaksanakan Ibadah haji dengan menyengaja mengunjungi Baitullah untuk melaksanakan rukun Islam yang kelima. Ibadah yang merupakan rukun Islam kelima ini adalah wajib dilaksanakan oleh umat Islam yang memiliki kemampuan (istita’ah) mengerjakannya. Makanya, diantara syarat wajib haji selain harus beragama Islam, berakal, baligh, juga disyaratkan memiliki kemampuan untuk melaksanakannya, baik kemampuan dalam soal harta, fisik, maupun mental dan merdeka. Dapat dipahami bahwa kriteria mampu itu adalah segala sesuatu yang menjadikannya bisa melakukan rukun haji dengan sempurna, tanpa ada hambatan apapun. Tampa hambatan disini maksudnya adanya rasa aman selama perjalanan, nafkah keluarga yang ditinggal selama haji cukup, dan bagi perempuan ada yang menjaga baik mahramnya atau bersama perempuan yang dipercaya.40
38
Zurizal Z & Aminuddin, Fiqih Ibadah, (Jakarta: Lembaga Penelitian Universitas Islam Negeri, 2008), h. 185 39 Ibid. 40 Kementerian Agama RI Ditjen PHU, Dinamika dan Perspektif Haji Indonesia. h. 89
33
Kenyataan yang masih sedikit disadari banyak umat islam adalah bahwa setiap ibadah dalam islam ada “maqashid”-nya (tujuan), ada tujuan yang mesti direalisasikan. Begitu juga dengan ibadah haji, ibadah haji menyimpan banyak hakikat penting, dan hikmah-hikmah yang tersimpan dalam tujuan beribadah haji. Tujuan ibadah haji berdasarkan perspektif al-Qur’an, dilihat secara teologis dan sosiologis.41 Dilihat secara perspektif teologis, ibadah haji adalah penegasan total makna “meng-Esakan”
Allah. Para jamaah
haji
disunahkan untuk
mengucapkan kalimat talbiyah (Labbaikallahumma Labbaik) dan tahlil (Laa ilaha Ilallah) sebagai deklarasi sikap dan penyeraha diri kepada Allah Yang Maha Esa. Dalam ibadah haji keyakinan akan ke-esaan Allah diungkapkan dalam semua aktifitas yang mungkin dilakukan manusia, mulai dari gerakan, ucapan lisa, perilaku tubuh, dan pengorbanan harta. Ibadah dalam araha al-Qur’an haruslah bermuara pada ketakwaan.42 Sedangkan dilihat secara sosiologis, ibadah haji mengajarkan bagaimana seorang muslim melakukan aktifitas kolektif secara baik. Ibadah haji adalah kegiatan yang selalu dilakukan dalam suasana kebersamaan. Tidak ada kegiatan haji yang bisa dilakukan dalam kesendirian, semuanya dilakukan secara terbuka dan bersama orang lain. Semangat kebersamaan dalam berhaji
41
Kementerian Agama RI Ditjen PHU, Dinamika dan Perspektif Haji Indonesia. h. 93 Ibid. h. 94
42
34
terus Allah ajarkan bahkan setelah tahalul menyembelih hewan kurban. Jadi semangan kebersanaan begitu jelas di dalam haji.43 Pelajaran penting yang mesti dipahami dari ritual haji adalah bahwa orang-orang muslim harus merealisasikan tauhid dan persatuan. Tauhid adalah hak Allah dan persatuan adalah hak orang-orang muslim. Dalam al-Qur’an disebutkang sebagai berikut:44
Artinya: “Sungguh, (agama tauhid) inilah agama kamu, agama yang satu dan aku adalah Tuhanmu, maka sembahlah Aku.” (QS. Al-Anbiya’(21): 92). 2. Pelayanan Jamaah Haji Penyelenggaran ibadah haji merupakan tugas nasional danmenjadi tanggung jawab pemerintah yang pelaksanaanya dikoordinasikan oleh Menteri Agama dengan melibatkan berbagai instansi dan unit terkait, termasuk hubungan bilateral dengan pemerintah Arab Saudi.45 Berdasarkan Keputusan Menteri Agama No. 396 Tahun 2003 Pokokpokok penyelenggaraan ibada haji pasal kedua menyatakan bahwa penyelenggaraan haji bertujuan untuk membina, melayani dan melindungi
43
Kementerian Agama RI Ditjen PHU, Dinamika dan Perspektif Haji Indonesia. h. 97 Ibid. h. 100 45 Kementerian Agama RI Ditjen PHU, Intisari Langkah-langkah Pembenahan Haji , (Jakarta: Kementerian Agama RI Ditjen PHU, 2010), h. 104 44
35
jamaah haji sehingga dapat menunaikan ibadahnya sesuai dengan ketentuan ajaran agama Islam.46 Secara umum pelayanan ibadah haji di Tanah Air dimulai dari pengaturan kuota, pendaftaran dan pelunasan, penyelesaian administrasi dan dokumen,
bimbingan
dan
manasik
haji,
penyiapan
petugas
haji,
pengelompokan dan penyediaan angkutan, akomodasi di emberkasi serta operasional pemberangkatan dan pemulangan.47 Dalam mencapai visi, dan misi tugas dan fungsi Ditjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah diperlukan berbagai kebijakan. Salah satu kebijakan dalam penyelengaraan haji adalah pelayanan pendaftaran haji yang berbasis SISKOHAT
melalui
kandepag
0n-line
di
seluruh
Indonesia
dan
pengembangan sistem pelayanan haji melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu sesuai standar ISO 9001: 2000.48 3. Dokumen Haji Dokumen Haji adalah dokumen perjalanan resmi ibadah haji. Dokumen haji berupa paspor yang dilengkapi oleh visa dan dokumen administrasi ibadah haji (DAPIH). Selain dokumen haji seperti Paspor yang di visa dan DAPIH yang digunakan Saat di Arab Saudi, jamaah haji juga harus memakai tanda atau identitas jamaah berupa gelang, koper dan seragam batik. Dokumen haji dikeluarkan dan ditandatangani oleh menteri agama atau pejabat Kementerian Agama yang ditunjuk oleh menteri agama. Penyelesaian 46
Kementerian Agama RI Ditjen PHU, Intisari Langkah-langkah Pembenahan Haji. h. 204 Ibid. 48 Ibid. h. 156 47
36
dokumen termasuk penulisanya dilakukan dengan sistem komputer melalui siskohat sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji Dan Umrah Nomor D/05/2011 tentang Pengurusan Dokumen Perjalanan Ibadah Haji. Kebijakan pemerinatah mengenai dokumen haji meliputi: a. pemerintah berkewajiban menyediakan pelayanan dokumen haji bagi jamah haji b. pelayanan dokumen haji meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan pelayanan administrasi dan Dokumen lain yang diperlukan. c. bagi calon jamaah haji Indonesia diterbitkan paspor biasa d. dalam hal paspor telah dimiliki calon jamaah haji dan masih berlaku paling sedikit 6 bulan terhitung pada saat hari keberangkatan dapat diperlukan untuk kegiatan ibadah haji.49
49
Kemenag RI Dirtjen PHU, Modul (Jakarta:Kemenag RI Dirtjen PHU. 2013). h. 22
Kebijakan
Penyelenggaraan
Ibadah
Haji,
BAB III GAMBARAN UMUM KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR
A. Sejarah Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur Kantor Departemen Agama Kota Jakarta Timur terletak di Jalan Gading Raya I No. 67 Pisangan Timur, Jakarta Timur. Berdiri sejak tanggal 19 April 1982 yang diresmikan oleh Menteri Agama Republik Indonesia yaitu H. Alamsyah Ratu Perwiranegara. 1 Pembentukan Kementerian Agama tingkat Kota ini diawali ketika H. M. Rasyidi (sekarang Prof. Dr. H.M.Rasyidi, MA) ditunjuk sebagai Menteri Agama pertama memimpin Departemen Agama Republik Indonesia. Kala itu sususan organisasi Departemen Agama masih sangat sederhana terdiri dari Menteri Agama dan Kepala Bagian. Dengan dukungan penuh dan sambutan positif dari segenap umat beragama maka kiprah Departemen Agama dapat berjalan dengan lancar, hingga akhirnya dapat membentuk instansi Departemen Agama di daerah-daerah tingkat I (Provinsi) di seluruh wilayah Indonesia dan instansi Departemen Agama di daerah-daerah tingkat II (Kota/Kabupaten) yang mana salah satunya adalah Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur. Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sebelumnya merupakan Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi DKI Jakarta. Namun pada tanggal 31 Desember 2009 secara resmi gedung Kantor Wilayah Departemen Agama 1
File Kasi Bagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
37
38
Provinsi DKI Jakarta telah diserahkan dan menjadi Kantor Departemen Agama Kota Jakarta Timur di Jalan I Gusti Ngurah Rai, Pondok Kopi, Jakarta Timur. Pada Tahun 2010 berdasarkan surat Peraturan Menteri Agama Republik Indonesia Nomor 01 Tahun 2010, tanggal 28 Januari 2010 Tentang Perubahan Penyebutan “Departemen Agama” Menjadi “Kementerian Agama” maka Kantor Departemen Agama Kota Jakarta Timur berubah menjadi Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur. Perubahan ini menjadi tindak lanjut Menteri Agama dari Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2007. Sehingga semua Departemen berubah nama menjadi Kementerian termasuk Kementerian Agama.2 B. Visi - Misi Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur Dalam melaksanakan tugasnya Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur mengacu pada visi dan misi yang telah ditetapkan yaitu: 1. Visi Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur Visi dari Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur adalah "Terwujudnya masyarakat Kota Jakarta Timur Taat Beragama, Rukun, Cerdas, Mandiri dan Sejahtera Lahir Bathin". 2. Misi Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur a. Meningkatkan Kualitas Kehidupan Beragama b. Meningkatkan Kualitas Kerukunan Umat Beragama
2
File Kasi Bagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
39
c. Meningkatkan Kualitas Raudhatul Athfal, Madrasah, Pendidikan Agama, dan Pendidikan Keagamaan. d. Meningkatkan Kualitas Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umroh e. Meningkatkan Kualitas Bimbingan dan Pengembangan Zakat dan Wakaf f. Mewujudkan Tata Kelola Kepemerintahan Yang Bersih dan Berwibawa.3 C. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur 1. Tugas Pokok a. Tugas Pokok Kementerian Agama RI Kantor Kementerian Agama mempunyai Tugas membantu Persiden dalam menyelenggarakan sebagai tugas umum Pemerintah dan pembangunan dibidang Agama. b. Tugas Pokok Kementerian Agama Kota Jakarta Timur Menyelenggarakan sebagian tugas umum pemerintah dan pembangunan dibidang Agama di wilayah Kota Jakarta Timur sesuai dengan keputusan Menteri Agama dari Keputusan Presiden No. 13 Tahun 2012 2. Fungsi a. Fungsi Pokok Kementerian Agama 1) Penetapan kebijakan pelaksanaan, kebijakan teknis dan pengendalian pelaksanaannya, pengolahan kekayaan Negara serta perumusan dan
3
File Kasi Bagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
40
penyiapan kebijakan umum dibidang Agama berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2) Pembinaan dan koordinasi pelaksanaan tugas administrasi Kantor Kementerian Agama dalam arti perencanaan dan pendayagunaan sumberdaya, pengorganisasian, serta hubungan antar lembaga. 3) Penelitian dan pengembangan proses dalam melaksanakan tugas serta penyajian informasi. 4) Pelaksanaan pengawasan fungsional. b. Fungsi Pokok Kementerian Agama Kota Jakarta Timur Tugas dan fungsi unit-unit pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dijelaskan dalam pasal 429 Keputusan Menteri Agama (KMA) Nomor 13 Tahun 2012.4 D. Struktur Organisasi Dalam menjalankan tugas dan fungsi Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur didukung oleh struktur organisasi yang
sudah diatur dalam
Keputusan Menteri Agama (KMA) Nomor 13 Tahun 2012 tentang organisasi dan tata kerja instansi vertikal kementerian agama. Berikut struktur kerja Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur yaitu dapat digambarkan sebagai berikut ini:
4
File Kasi Bagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
Kepala KUA Kec. Ciracas Kepala KUA Kec. Cakung Kepala KUA Kec. Pulogadung Kepala KUA Kec. Cipayung
Kepala KUA Kec. Kramatjati Kepala KUA Kec. Duren Sawit Kepala KUA Kec. Pasar Rebo Kepala KUA Kec. Matraman
Gambar 3-1: Struktur Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur Sumber: Mading Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta TImur
Kepala KUA Kec. Jatinegara
Kepala KUA Kec. Makasar
41
42
Berikut ini tugas dan fungsi Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur berdasarkan dari struktur organisasi di atas:5 1. Kepala Kementerian Agama Kota Jakarta Timur a. Mengepalai Kantor Kementerian Agama Jakarta Kota Timur sebagai perwakilan dari daerah Departemen b. Memimpin Rapat di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur c. Menghadiri
berbagai
undangan
yang
ditujukan
kepada
Kantor
Kementerian Agma Kota Jakarta Timur 2. Kepala Bagian Tata Usaha Tugas: Melakukan koordinasi perumusan kebijakan teknis dan pelaksanaan pelayanan dan pembinaan administrasi keuangan dan barang milik negara di lingkungan Kantor Kementerian Agama berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Kementerian Agama. Fungsi: a. Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program & anggaran b. pelaksanaan urusan keuangan c. pengelolaan urusan kepegawaian d. penyusunan peraturan perundang-undangan dan bantuan hukum e. pelaksanaan bimbingan kerukunan umat beragama
5
File Kasi Bagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
43
f. pelayanan informasi dan hubungan masyarakat g. pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengkapan, dan pengelolaan barang milik/kekayaan negara pada Kankemenag 3. Kepala Seksi Pendidikan Madrasah Tugas: Melaksanakan pelayanan, bimbingan, pembinaan, dan pengelolaan sistem informasi di bidang pendidikan madrasah berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Kementerian Agama. Fungsi: a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di bidang pendidikan madrasah. b. Pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang kurikulum dan evaluasi, pendidik dan tenaga kependidikan, sarana prasarana, pengembangan potensi siswa, kelembagaan, kerja sama, dan pengelolaan sistem informasi pendidikan madrasah. c. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pendidikan madrasah. 4. Kepala Seksi Pk. Pondok Pesantren Tugas: Melaksanakan pelayanan, bimbingan, pembinaan, dan pengelolaan sistem informasi di bidang pendidikan diniyyah dan pondok pesantren berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Kementerian Agama.
44
Fungsi: a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di bidang pendidikan diniyyah dan pondok pesantren. b. Pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang kurikulum dan evaluasi, pendidik dan tenaga kependidikan, sarana prasarana, pengembangan potensi siswa, kelembagaan, kerja sama, dan pengelolaan sistem informasi pendidikan diniyyah dan pondok pesantren. c. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pendidikan diniyyah dan pondok pesantren. 5. Kepala Seksi Pendidikan Agama Islam Tugas: Melaksanakan pelayanan, bimbingan, pembinaan, dan pengelolaan sistem informasi di bidang pendidikan agama islam pada PAUD, SD/SDLB,
SMP/SMPLB,
SMA/SMALB/SMK
berdasarkan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Kementerian Agama. Fungsi: a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di bidang pendidikan agama islam pada PAUD, SD/SDLB, SMP/SMPLB, SMA/SMALB/SMK. b. Pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang kurikulum dan evaluasi, pendidik dan tenaga kependidikan, sarana prasarana,
45
pengembangan potensi siswa, kelembagaan, kerja sama, dan pengelolaan sistem informasi pendidikan agama islam pada PAUD, SD/SDLB, SMP/SMPLB, SMA/SMALB/SMK. c. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang pendidikan agama islam pada PAUD, SD/SDLB, SMP/SMPLB, SMA/SMALB/SMK. 6. Kepala Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah Tugas: Melaksanakan pelayanan, bimbingan, pembinaan, dan pengelolaan sistem informasi di bidang penyelenggaraan haji dan umrah berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Kementerian Agama. Fungsi: a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di bidang penyelenggaraan haji dan umrah. b. Pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang pendaftaran, dokumen, akomodasi, transportasi, perlengkapan haji, pengelolaan keuangan haji, pembinaan jemaah haji dan umrah, serta pengelolaan sistem informasi haji dan umrah. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang penyelenggaraan haji dan umrah. 7. Seksi Bimas Islam Tugas: Melaksanakan pelayanan, bimbingan, pembinaan, dan pengelolaan sistem informasi di bidang bimbingan masyarakat Islam berdasarkan
46
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Kementerian Agama. Fungsi: a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di bidang bimbingan masyarakat Islam. b. Pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang penerangan agama Islam, pemberdayaan zakat dan wakaf. c. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang bimbingan masyarakat Islam. 8. Penyelenggara Syariah Tugas: Melaksanakan pelayanan, bimbingan, pembinaan, dan pengelolaan sistem informasi di bidang urusan agama Islam dan pembinaan syariah berdasarkan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor Kementerian Agama. Fungsi: a. Penyiapan perumusan kebijakan teknis dan perencanaan di bidang urusan agama Islam dan pembinaan syariah. b. Pelaksanaan pelayanan, bimbingan, dan pembinaan di bidang urusan agama Islam, pembinaan syariah dan kepenghuluan. c. Evaluasi dan penyusunan laporan di bidang bidang urusan agama Islam dan pembinaan syariah.
Gambar 3-2: Struktur Kepala Seksi Penyelenggaraab Haji dan Umrah Sumber: File Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta TImur 47
48
Berikut ini tugas dan fungsi dari Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah berdasarkan dari struktur organisasi di atas: 1. Pranata Haji Tugas: Merancang
dan
melaksanakan
pelayanan
teknis
di
seksi
penyelenggara haji & umroh, serta membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. Fungsi: Pelayanan di seksi penyelenggara haji dan umroh sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. 2. Analisis Penyelenggaraan Haji Tugas: Menelaah, menganalisa dan memberikan informasi di seksi penyelenggara haji serta membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. Fungsi: Pelayanan di seksi penyelenggara haji dan umroh sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. 3. Pengelola Administrasi Keuangan Tugas: Menyusun program, mengendalikan dan mengkoordinasikan serta memeriksa dan mengevaluasi keuangan di seksi penyelenggara haji sesuai prosedur ketentuan berlaku, Membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan Fungsi: Mengelola keuangan di seksi penyelenggara haji dan umroh sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
49
4. Pengelola Data Informasi Tugas: Menyusun program, mengendalikan dan mengkoordinasikan serta memeriksa dan mengevaluasi data calon jamaah haji di seksi penyelenggara haji sesuai prosedur ketentuan berlaku dan membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. Fungsi: Mengelola data calon jamaah haji di seksi penyelenggara haji dan umroh untuk dijadikan sumber informasi sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku. 5. Penyusun Arsip Tugas: Melaksanakan pelayanan teknis dibidang urusan kearsipan seksi penyelenggara haji & umroh dan membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. Fungsi: Pelayanan dan pembinaan di bidang urusan kerasipan pada seksi penyelenggara haji & umroh. 6. Pengelola Jamaah Haji Tugas: Menyusun program, mengendalikan dan mengkoordinasikan serta memeriksa dan mengevaluasi pembinaan calon jamaah haji di seksi penyelenggara haji sesuai prosedur ketentuan berlaku. Fungsi: Pelayanan, pembinaan dan perizinan pada seksi penyelenggara haji & umroh.
50
E. Sumber Daya Manusia Dalam melaksanakan tugasnya Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur didukung oleh 131 sumber daya manusia dengan perincian sebagai berikut6: 1. Pejabat Struktural Jumlah pejabat struktural (pejabat eselon III dan IV) pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur berjumlah 8 orang yaitu: a. satu orang Pejabat eselon III (Kepala Kantor) b. tujuh orang Pejabat eselon IV (Kepala Kasi) 2. Pelaksana Jumlah pegawai pelaksana pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur berjumlah 123 (seratus dua puluh tiga) orang. Berikut ini adalah data pegawai pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur berdasarkan pangkat/golongan: Tabel 3. Data Pegawai Berdasarkan Pangkat/Golongan No.
Pangkat/Golongan
1
I
1 Orang
2
II
7 Orang
3
III
118 Orang
4
IV
5 Orang
Total
Jumlah
131 Orang
Sumber : Bagian Kepegawaian Kankemenag Jaktim, 2012
6
File Kasi Bagian Tata Usaha Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
51
Berikut adalah grafik bagan poligon dari tabel data pegawai berdasarkan pangkat atau gologan pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur:
Sumber : bagian Kepegawaian Kankemenag Jaktim, 2012
BAB IV ANALISIS PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM PELAYANAN CALON JEMAAH HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR
A. Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Sebagaimana telah dijelaskan pada Bab II, bahwa Prosedural pengolahan dokumen haji dilakukan sesuai dengan Peraturan Menteri Agama RI Nomor. 6 Tahun 2010 dan Nomor D/05/2011 tentang Pengurusan Dokumen Perjalanan Ibadah Haji, serta kebijakan pemerintah terhadap penyelenggaran haji meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan pelayanan administrasi dan Dokumen lain yang diperlukan.1 Sebagian besar prosedural pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur mulai dari pendaftaran haji, penerbitan paspor, pengurusan pemvisaan dan penyelesaian DAPIH dilakukan secara bertahap dengan menggunakan pengolahan baik secara manual maupun secara tersistem yang berbasis IT yang dikenal dengan SISKOHAT. 1. Pendaftaran Haji Pendaftaran haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dibuka sepanjang tahun dengan menerapkan prinsip first come first served sesuai dengan nomor urut porsi yang telah terdaftar dalam Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT) Kementerian Agama Pusat. 1
Kemenag RI Dirtjen PHU, Modul (Jakarta:Kemenag RI Dirtjen PHU. 2013). h. 22
52
Kebijakan
Penyelenggaraan
Ibadah
Haji,
53
Langkah awal prosedur pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur ini adalah membuka pendaftaran calon jamaah haji. Jamaah haji dapat memperoleh informasi tentang penyelenggaraan ibadah haji di pusat-pusat informasi yang telah ditunjuk oleh Kantor Kemeterian Agama RI, seperti yang ada pada Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur yang terletak di Jl. Terusan I Gusti Ngurah Rai Kota Jakarta Timur. Sebelum melakukan pendaftaran, Petugas Penyelenggara Ibadah Haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur memberikan arahan-arahan kepada calon jamaah haji tentang alur pendaftaran haji regular serta memberikan pemahaman tentang persyaratan yang perlu dipenuhi oleh jamaah haji.2 a. Persyaratan Pendaftaran Haji Adapun persyaratan dokumen peserta haji yang harus dibawa ketika melakukan pendaftaran ke Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur adalah sebagai berikut3: 1) fotocopi KTP sesuai domisili yang masih berlaku sebanyak 2 lembar 2) fotocopi Kartu Keluarga (KK) sebanyak 5 lembar 3) surat keterangan sehat dari Puskesmas setempat 4) fotocopi Ijazah terakhir atau Akte Kelahiran atau Surat Nikah atau surat Domisili dari kecamatan sebanyak 2 lembar
2
Observasi langsung dalam proses pendaftaran haji Kantor Kemeneterian Agama Kota Jakarta Timur, Jakarta, Januari, 2014. 3 Wawancara Pribadi dengan petugas Seksi Peneyelenggaraan Haji bagian Analis Penyelenggaran haji, Jakarta, 29 Januari 2014.
54
5) fotocopy buku tabungan haji dengan saldo minimal Rp 25 juta rupiah sebanyak 2 lembar. kelengkapan dokumen persyaratan jamaah haji tersebut
digunakan
untuk melakukan pendaftaran haji. b. Proses Pendaftaran Pendaftaran haji reguler dilakukan di Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota tempat domisili calon jamaah haji. Untuk gambaran dari petunjuk teknis pendaftaran haji secara umum dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Calon Jamaah Haji Sumber Daya Manusia Kankemenag
BPS
Kankemenag BPS
Gambar. 4-1: Petunjuk Teknis Prosedur Pendaftaran Prosedur pendaftaran melalui beberapa tahapan yaitu diantaranya4: 1) Membuka rekening tabungan haji pada BPS BPIH yang telah ditentukan oleh kementerian agama. 2) Memeriksakan kesehatan ke Puskesmas domisili untuk memperoleh surat keterangan sehat setempat. 3) Calon jamaah haji datang ke Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta untuk
4
melakukan pendaftaran haji
dengan
Poster di Kantor bagian Seksi Penyelenggaran Ibadah Haji .
membawa
semua
55
persyaratan pendaftaran haji. Dalam alur pendaftaran jamah haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur terdapat beberapa tahapan atau proses pengolahan data/berkas jamaah haji, dimulai dari pengambilan formulir hingga penyerahan SPPH, alur pendaftarannya yaitu seperti berikut:
MEJA 1
MEJA 2
Mengambil & Mengisi Formulir SPPH
Mengambil Nomer Antrian Pendaftaran
LOKET 1 Penyerahan Berkas & Entry Data
LOKET 3
LOKET 2
Penyerahan SPPH
Foto & Sidik jari
Gambar. 4-2: Alur Pendaftaran Pada Kankemenag Jaktim Sumber: Banner Mading Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur
Proses dalam alaur pendaftaran haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur adalah Sebagai berikut: a) Meja 1: Jamaah haji mengambil dan mengisi lembar formulir SPPH setelah melakukan pemeriksaan berkas-berkas pendaftaran
yang
diminta
oleh
petugas.
Untuk
56
mengetahui biodata yang harus diisi dapat dilihat pada lampiran SPPH. b) Meja 2: Jamaah haji yang telah selesai mengisi formulir SPPH mengambil nomor antrian kepada petugas. Nomor antrian digunakan
untuk
menyerahkan
berkas-berkas
dan
formulir pendaftaran ke loket1. c) Loket 1: Jamaah haji menyerahkan berkas pendaftaran & formulir SPPH ysng sudah diisi, Setelah berkas diterima oleh petugas, berkas segera dientry secara online oleh petugas guna pengisian SPPH online. Entry data tersistem langsung ke pusat pendaftaran haji melalui Siskohat. d) Loket 2: Pengambilan foto dan sidik jari ini digunakan untuk kelengkapan SPPH jamaah haji yang sedang dientry oleh petugas secara online. e) Loket 3: Setelah SPPH selesai dientry oleh petugas, kemudian SPPH diprint dan langsung diserahkan kepada jamaah haji untuk pengambilan no. porsi di BPS BPIH. 4) Calon Jamaah haji melakukan setoran awal sebesar RP 25.000.000 (Dua Puluh Lima Juta Rupiah) ke BPS BPIH dengan membawa SPPH yang telah disyahkan oleh pejabat Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur untuk mendapatkan nomor porsi.
57
5) Setelah dari BPS BPIH calon jamaah haji melapor ke Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dengan menyerahkan bukti setoran awal lembar ke-3 (warna kuning), ke-4 (warna biru) dan ke-5 (warna merah) yang dibubuhi dengan foto (3x4= 34 dan 4x6= 10 lembar, ukuran 80% background putih).5 6) Untuk selanjutnya calon jamaah haji menunggu waktu pelunasan. Prosedur pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur ketika proses pendaftaran haji berlangsung dilakukan secara manual dan tersistem. Pengolahan dokumen secara manual dapat diamati ketika calon jamaah haji mengisi formulir SPPH dan pengecekan berkas persyaratan pendaftaran haji oleh petugas. Sedangkan pengolahan secara komputerisasi dapat kita amati ketika pengentryan data jamaah dan proses pengambilan foto biometrik & sidik jari secara langsung dengan digital yang tersistem secara online, dan dilengkapi dengan menggunakan alat-alat yang lebih modern dan tersistem dengan fasilitas yang terkait dengan SISKOHAT. c. Pelunasan BPIH Kesempatan untuk melunasi BPIH tahun berjalan diberikan kepada jamaah yang telah terdaftar dan mendapat nomor porsi masuk dalam alokasi porsi provinsi. Pelunasan diadakan dua gelombang dengan memprioritaskan mereka yang belum haji. 5
Observasi ketika proses pendaftaran haji Kantor Kemeneterian Agama KotaJakarta Timur.
58
Pada Tahun 2014 Porsi kuota untuk wilayah DKI Jakarta khususnya Jakarta Timur sebanyak 7084 jamaah dengan pemotongan 20% menjadi 5688 jamaah haji. Proses Laporan lunas BPIH pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur adalah sebagai berikut:6 1) Sebelumnya jamaah melakukan pelunasan BPIH di BPS BPIH 2) Menyerahkan lembar bukti setoran lunas ke Kantor Kementerian Agama Kota. Dengan kelengkapan dokumen seperti berikut: a) BPIH lunas warna merah dan kuning b) Bagi jamaah yang sudah memiliki paspor harap diserahkan kepada Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Jakarta Timur c) Fotokopi surat keterangan sehat dari puskesmas kecamatan sebanyak 2 lembar d) Pasfoto ukuran 3x4 (15 lembar) dan 4x6 (2 lembar) dengan tampak wajah 80% dan background putih 3) Petugas Kankemenag Jakarta Timur mencatat nama dan identitas calon jamaah haji ke buku agenda pelunasan haji. Setelah calon jamaah haji selesai melakukan pelunasan BPIH di BPS BPIH dan melakukan laporan daftar lunas BPIH ke Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur, petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur segera mendata jamaah secara manual dengan pembukuan.7
6
Wawancara dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti, petugas Haji Pada 2 Juli 2014. Wawancara Pribadi dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti.
7
59
Kemudian kelengkapan dokumen pelunasan BPIH diserahkan ke bagian pengolahan dokumen haji untuk proses selanjutnya yaitu proses pengurusan penerbitan paspor yang dilakukan di Kantor Imigrasi.8 Pengolahan dokumen pelunasan BPIH yang dilakukan oleh petugas Seksi Penyelenggaran haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sesuai dengan siklus pengolahan dokumen dengan tahap pengolahan dokumen secara manual. Yang mana dilakukannya penncatatan nomor bukti pelunasan, penyusunan dan penyimpanan pada buku Agenda dan pelaporan ke bagian penyusunan arsip. 2. Dokumentasi Proses pengurusan dan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji pada tahun 1435 H/2014 M dilaksanakan di Kantor Imigrasi teredekat dengan pengantar dari Kantor Kementerian Agama Kota/Kabupaten. Hal tersebut berdasarkan Peraturan Bersama Menteri Agama Republik Indonesia dan Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia No. 2 tahun 2009 dan No. M.MH02.HM.03.02 tahun 2009 tentang Penerbitan Paspor Biasa bagi Jemaah Haji. a. Persyaratan Penerbitan Paspor Dalam rangka pengurusan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji, petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur harus melampirkan beberapa persyaratan dokumen jamaah haji terlebih dahulu yang meliputi9:
8
Wawancara Pribadi dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti. Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah, Jakarta, 2 juli 2014
9
60
1) Fotokopi KTP yang masih berlaku (2 lembar kertas A4) 2) Fotokopi KK (Kartu Keluarga) sebanyak (2 lembar kertas A4) 3) Fotokopi Akta Kelahiran/Ijazah/Surat Nikah (2 lembar kertas A4) 4) Dalam ahal Akte Kelahiran/Ijaza/Surat nikah tidak ada, maka dapat diganti dengan Surat Keterangan tambahan identitas dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kota setempat 5) Fotokopi Lembar Bukti Setoran Lunas BPIH tahun 1435 H (2 lembar) 6) Paspor biasa bagi yang sudah memilikinya namun sudah habis masa berlakunya. 7) Melampirkan formulir SPRI (PERDIM 11), nama terdiri dari 3 kata. Untuk mengetahui formulir SPRI (PERDIM 11) Kantor Imigrasi, dapat dilihat di bagian lampiran skripsi. Untuk pengurusan penerbitan paspor biasa jamaah haji, pihak Kantor kementerian agama Kota Jakarta Timur memberitahukan kepada calon jamaah haji secara langsung dan via telephon ketika pelunasan haji, sehingga persyaratan dokumen jamaah haji dapat dilengkapi secepatnya. Petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur menerima berkas persyaratan penerbitan paspor secara manual dan untuk pengisian formulir SPRI (PERDIM 11) calon jamaah haji dilakukan secara langsung dengan tertulis.10
10
Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah.
61
b. Proses Pengurusan Paspor Pengurusan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji, mula-mula dilakukan oleh pihak Kantor Kementerian Agama Kota/Kabupaten setempat selaku penerima berkas jamaah haji dan selanjutnya akan diproses oleh pihak Kantor Imigrasi selaku penerbit paspor biasa bagi jamaah haji. Berikut tata cara pengurusan paspor yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur khususnya bagian Kasi Penyelenggaraan Haji dalam menyiapkan langkah-langkah awal dalam pengurusan penerbitan paspor di Kantor Imigrasi:11 1) Database Siskohat menjadi acuan pengendalian pengurusan paspor 2) Menyusun jadawal pengurusan paspor biasa jamaah haji dengan Kantor Imigrasi 3) Pentapan petugas kankemenag jaktim untuk pengurusan paspor di Kantor Imigrasi 4) Membuat surat keterangan tambahan identitas (bila diperlukan) 5) Membuat surat pengantar penerbitan paspor jamaah haji 6) Memverifikasi data antara paspor dengan buki setor lunas. 7) Mengceklis persyaratan pada lembar pengantar penerbitan paspor jamaah haji. 8) Merekap data jamaah haji yang telah mendaftar ulang dan memenuhi persyaratan untuk penerbitan paspor. 11
Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah.
62
Permintaan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji dilakukan secara kolektif oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur kepada Kepala Kantor Imigrasi terdekat domisili dengan membawa surat pernyataan dari Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dan berkas dokumen persyaratan secara keseluruhan. Setelah menyerahkan Surat Pengantar Penerbitan Paspor jamaah haji oleh petugas Kankemenag Jakarta timur kemudian jamaah melakukan pengambilan foto, sidik jari dan tanda tangan. Paspor yang sudah diterbitkan dan diterapkan cap “Jemaah Haji Indonesia (Indonesian Hajj)” oleh Imigrasi, kemudian diserahkan kepada petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.12 Pemegang paspor yang akan digunakan untuk keperluan ibadah haji tidak dapat diambil untuk keperluan apapun. Paspor yang telah diserahkan kepada Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur selanjutnya akan dipilah berdasarkan BPS BPIH untuk diserahkan ke Kantor Wilayah DKI Jakarta guna proses pemvisaan. Prosedural pengolahan dokumen haji pada proses pengurusan paspor dilakukan secara manual dan komputerisasi, secara manual ketika berkas persyaratan diterima oleh petugas penyusun arsip Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur yang mana melakukan penceklisan kelengkapan
12
Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah.
63
persyaratan. Namun, pengolahan secara komputerisasi ketika pengurusan paspor di Kantor Imigrasi. c. Proses Pemvisaan Proses pemvisaan dilakukan oleh Kementerian Agama Pusat namun proses awal pengurusannya dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur atau setempat, yang mana tahap dalam pemvisaan melalui Kantor Wilayah Kementerian Agama. Pemvisaan dilakukan setelah paspor sudah dterbitkan.13 Untuk proses pengurusan pemvisaan paspor haji petugas bagian Kasi Penyelengaraan Haji Dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur melakukan beberapa langkah yaitu sebagai berikut:14 1) Memploting paspor jamaah haji (setiap 10 eksemplar paspor) berdasarkan BPS BPIH dan pada cover belakang paspor dilampirkan lembar ke-2 bukti pelunasan BPIH. 2) Membuat daftar nominatif pemvisaan paspor jamaah haji. 3) Menempelkan stiker daerah pada paspor bagian bawah dengan ditulis nomor DT. II. sesuai dengan daftar nominative pemvisaan paspor haji. 4) Menempelkan stiker emberkasi pada cover depan paspor biasa 5) Menempelkan pasfoto ukuran 4x6 pada cover depan paspor biasa 6) Menyiapkan tempat pengamanan/penyimpanan paspor.
13
Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah. Obervasi di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.
14
64
7) Mengirim paspor jamaah haji yang sudah dilengkapi beserta daftar nominatif ke Kantor Wilayah Kementerian Agama. 8) Melakukan pengamanan terhadap paspor jamaah haji 9) Melakukan konfirmasi dan penginputan nomor porsi biasa ke dalam Siskohat. Untuk pengiriman dan pengambilan paspor ke atau dari Direktorat Pelayanan Haji oleh petugas Kanwil dilakukan dengan persyaratan sebagai berikut:15 1) Surat Tugas/Mandat untuk pengambilan paspor yang sudah selesai divisa 2) Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) selama 3 hari 3) Menghitung jumlah paspor yang telah divisa dan mencocokan nama jamaah haji pada paspor dengan daftar nama yang dikeluarkan oleh Tim Penyelesaian Paspor Haji. 4) Meneliti nama dan foto jamaah haji pada stiker visa 5) Menandatangani berita acara penyerahan paspor Prosedural pengolahan dokumen haji pada proses pemvisaan dilakukan secara manual dan komputerisasi, manual ketika memploting, penempelan stiker dan foto, namun pengolahan dengan komputerisasai ketika membuat data nominative, dan konfirmasi serta penginputan nomor porsi ke Siskohat.
15
Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah
65
d. Proses Pencetakan DAPIH Pencetakan Dokumen Administrasi Perjalanan Ibadah Haji (DAPIH) dilakukan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama. Kementerian Agama menerbitkan dokumen pengendali bagi jamaah haji yang berguna untuk kontrol administrasi operasional di Arab Saudi dengan sobekan disetiap lembar halaman untuk berbagai keperluan, seperti naqobah, muasassah, penerbangan dan lain-lain.16 Setelah seluruh kelengkapan dokumen untuk pencetakan DAPIH lengkap, Kantor Wilayah Kementerian Agama siap mencetak DAPIH sebagai identitas jamaah.17 Setelah DAPIH sudah dicetak, tahap selanjutnya adalah penyerahan dokumen tersebut kepada petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur oleh petugas Kantor Wilayah guna kelanjutan ketahap berikutnya yaitu penyelesaian DAPIH.18 Proses penyelesaian DAPIH dilakukan petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur yaitu terlebih dahulu membubuhi tanda tangan pada DAPIH oleh pejabat yang berwenang (lembar sobekan), disertai dengan stempel dinas, selanjutnya penempelan pasfoto jamaah haji. Kemudian diplot perkloter dan diserahkankan ke posko haji di Kantor Wilayah.
16
Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah Ibid. 18 Ibid. 17
66
Proses selanjutnya ketika DAPIH dan Paspor yang sudah divisa diserahkan ke petugas Kementerian Agama Kota Jakarta Timur adalah petugas menyatukan paspor dan DAPIH setelah selesai dokumen tersebut diserahkan ke bagian Imigrasi di embarkasi. Pada umumnya dalam kegiatan pengolahan dokumen perjalanan haji atau DAPIH diatas dilakukan dilakukan baik secara manual maupun secara tersistem. Secara komupterisasi ketika pengolahan dokumen di Kantor Wilayah, sedangkan ketikan penyelesaian DAPIH di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dilakukan secara manual. Secara umum prosedural pengolahan dokumen haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dilakukan secara manual dan komuterisasi, hal tersebut juga berkaitan dengan Teori prosedur W. Gerald Cole, yang mana prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksitransaksi perusahaan yang sering terjadi . B. Pelayanan Jamaah Haji Sebagaimana telah dijelaskan pada Bab I, dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2008 tentang penyelenggaraan Ibadah haji ada beberapa hal yang harus diupayakan secara konsisten dan terus-menerus dalam penyelenggaraan ibadah haji, yaitu. Pelayanan, yang terdiri dari pelayanan administrasi, dokumentasi, transportasi, akomodasi, kesehatan dan konsumsi serta manasik haji.
67
Berkaitan dengan sistem pengolahan dokumen haji, Kantor Kementerian agama Kota Jakarta Timur selaku penyelenggaraan Ibadah Haji memberikan pelayanan dokumentasi yang mengacu pada Peraturan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji Dan Umrah Nomor D/05/2011 tentang Pengurusan Dokumen Perjalanan Ibadah Haji, serta kebijakan pemerintah mengenai Pelayanan dokumen haji yang meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan pelayanan administrasi dan Dokumen lain yang diperlukan. Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur memberikan pelayanan dokumentasi berdasarkan prosedural pengolahan dokumen yang sesuai dengan kebijakan pemerintah mengenai pelayanan dokumen haji. Sebagai leading sectore Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur melakuakan pelayanan kepada jamaah dimulai dari proses pendaftaran dan pelunasan haji, pengurusan penerbitan paspor, pengurusan untuk pemvisaan, pengurusan untuk pencetakan DAPIH, hingga pelayanan pembagian dokumen haji beserta perlengkapan identitas jamaah haji.19 Pelayanan yang dilakukan di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sendiri meliputi Pendaftaran dan pelunasan, sedangkan untuk penerbitan paspor di Kantor Imgirasi, pencetakan DAPIH di Kantor Wilayah DKI Jakarta, dan pemvisaan di Kementerian Agama Pusat. Untuk pembagian perlengkapan jamaah haji sendiri dilakukan sebelum pemberangkatan ke Arab Saudi oleh petugas haji non kloter, yang salah satu 19
Wawancara pribadi dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti.
68
petugasnya dari petugas Kantor Kementerian Agama Kota/Kabupaten. Calon jamaah haji akan menerima dokumen perjalanannya antara lain: Paspor Haji beserta DAPIH, Gelang Identitas, Masker dan living cost. Khusus untuk lembar pertama DAPIH disobek oleh jamaah dan dimasukan ke dalam tas paspor sebagai tanda pengenal jamaah haji.20 Saat di Arab Saudi, jamaah haji harus memakai tanda atau identitas jamaah berupa gelang, koper dan seragam batik. Dalam rangka perlindungan kepada jamaah haji, selain paspor biasa sebagai dokumen perjalanan antar Negara, jamaah haji juga diberi perlengkapan yang dimaksudkan agar jamaah mudah dikenali dan mudah dalam pemberian bantuan bila terjadi musibah atau kesulitan, seperti tersesat, kecelakaan, kematian dan lain-lain. 1. Gelang Identitas Jamaah Haji Selain paspor biasa sebagai dokumen perjalanan haji, jamaah haji juga diberi gelang identitas. Gelang tersebut terbuat dari bahan stainless steel (Baja Putih, anti karat, serta tahan api) dengan ukuran panjang 20 cm, lebar 1 cm, tebal, 1.2 mm, dan berat 22 gram. Gelang identitas jamaah haji ini memuat: a) Kode emberkasi pemberangkatan jamaah haji yang bersangkutan b) Nomor kloter jamaah haji c) Nomor Paspor jamaah haji d) Tahun penyelengaraan ibadah haji 20
Wawancara pribadi dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti.
69
e) Tulisan “AL HAJ AL INDONISI” memakai tulisan Arab dengan warna dasar sesuai dengan emberkasi masing-masing. f) Lambang Garuda dengan warna merah (atas) dan putih (bawah) g) Nama lengkap jamah haji h) Ornamen sesuai dengan emberkasi masing-masing sesuai dengan ketentuan berdasarkan pramanifest pemberangkatan. 2. Seragam Jamaah Haji Dalam rangka menghadirkan ciri khas jamaah haji dan memperkuat identitas nasional, mulai musim haji tahun 1432 H/2011 M Kementerian Agama menetapkan penggunaan seragam batik bagi jamaah haji sesuai keputusan Dirjen PHU No. D/43 Tahun 2011 tantang Penetapan Seragam Haji Indonesia. Batik tersebut berwarna dasar hijau tosca dengan motif batik berwarna ungu. Penyedian baju batik dilakukan oleh 25 UKM yang memperoleh izin hak cipta seragam batik dari Kementerian Agama. Sedangkan untuk penggunaan baju batik bagi jamaah haji diatur dalam Peraturan Dirjen PHU No. D/68 Tahun 2011 tentang Pedoman Seragam Batik Jamaah Haji Indonesia, yaitu dikenakan pada saat keberangkatan dan kepulangan jamaah, saat di emberkasi/deberkasi dan selama berada di Arab Saudi, kecuali ketika melaksanakan umrah dan wukuf.
70
Sebelum pembagian perlengkaan jamaah haji, calon jamah haji terlebih dahulu memasuki asrama haji. Untuk memasuki asrama haji, calon jamaah haji harus memenuhi persyaratan masuk asrama haji yang diantaranya yaitu:21 1. Memiliki Surat Panggilan Masuk Asrama (SPMA) dilengkapi tanda setor luanas BPIH lembar keempat warna biru. 2. Memakai tanda pengenal yang diberikan oleh Kepala staff Penyelengaraan Urusan Haji Kota/Kabupaten atau Dirtjen PHU. 3. Memiliki buku kesehatan 4. Menggunakan koper dan hand bag yang telah diberikan. 5. Tidak membawa barang-barang yang dilarang, sesuai dengan ketentuan. 6. Calon jamaah haji harus masuk asrama haji sesuai dengan jadwal yang tercantum dalam SPMA 7. Petugas kloter diharuskan masuk asrama haji bersama dengan kloternya dan membawa SPMA Berkaitan dengan informasi jadawal masuk asrama yang tercantum dalam Surat Panggilan Masuk Asrama (SPMA), Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur mengumummkannya pada mading. Pelayanan yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur telah dilakukan berdasarkan kebijakan pemerintah mengenai Pelayanan dokumen haji yang meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan pelayanan administrasi dan Dokumen lain yang diperlukan. 21
Wawancara dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti, bagian pranata haji pada 2 Juli 2014.
71
C. Analisis 1. Prosedural Prosedural pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarata Timur khususnya bagian Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah menggunakan proses flowchart yaitu dengan tahapan-tahapan merubah, memindah, memeriksa, menunda dan menyimpan dokumen jamaah haji dari proses penerimaan berkas pendaftaran hingga penyerahan dokumen haji yang sudah siap digunakan. Prosedur pengolahan dokumen haji dikemas dengan sistem manajemen berbasis IT yang dikenal dengan SISKOHAT seperti halnya sistem pengolaan dokumen secara umum yaitu secara manual dan komputerisasi. Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur Dalam proses pengelolaan dokumen haji dilakukan dengan prosedur dan tahapan-tahapan yang sudah ditetapkan oleh Keputusan pemerintah berdasarkan peraturan menteri Agama nomor 6 tahun 2010 dan kebijakan pemerintah mengenai pelayanan dokumen haji, dari mulai pendaftaran haji, pelunasan haji, penerbitan paspor, pencetakan DAPIH dan pemvisaan. 2. Hasil Hasil dari Analisis di atas adalah, Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur khususnya Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah selaku penyelenggara ibadah haji melaksanakan pengolahan dokumen berdasarkan prosedur yang sudah
72
ditetapkan oleh keputusan dan kebijkan pemerintah mengenai prosedur pengolahan dokumen haji dengan tersambung melalui SISKOHAT. Mengenai prosedural pengolahan dokumen haji dalam pelayanan jamaah haji, Kantor Kementeria Agama Kota Jakarta Timur telah memberikan pelayanan dari mulai pendaftaran dan pelunasan haji, pengurusan untuk penerbitan paspor, penggurusan untuk pemvisaan, pengurusan pencetakan DAPIH dan penyerahan dokumen. Hal tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur lembaga yang terkait seperti BPS BPIH, Kantor Wilayah DKI Jakarta, Kantor Imigrasi dan Kementerian Agama Pusat.
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan pemaparan sebelumnya, maka penulis berkesimpulan bahwa Penyelennggaraan Ibadah Haji Indonesia melibatkan tugas-tugas pokok baik dari tingkat pusat sampai dengan tingkat daerah dengan tanggung jawab dan kewenangannya yang mempunyai hak dan tanggung jawab sesuai dengan kriteria, bidang dan kewenangannya masing-masing. Pada prinsipnya prosedural pengolahan dokumen haji dilaksanakan oleh para petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur khususnya bagian Seksi Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umrah sudah baik walupun masih ada beberapa kekurangan yang berkaitan dengan ketelitian namun hal itu mampu diatasi dengan baik dan tanggap oleh para petugas dan instansi yang terkait dalam membantu penyelenggaraan haji khusunya untuk wilayah Kota Jakarta Timur. Berikut ini adalah beberapa kesimpulan penulis mengenai Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur: 1. Prosedural pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dilakukan secara bertahap dimulai dari pendaftaran, pelunasan, pemvisaan, dan pencetakan DAPIH. Pengolahan dokumen haji dilakukan sesuai dengan ketentuan instansi tekait dari mulai BPS, Kemenag, Kanwil, dan Kementerian Pusat yang tersistem dengan siskohat.
73
74
2. Pelayanan jamaah haji yang dilaksanakan Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dalam kaitannya pengolahan dokumen haji, meliputi pelayanan dalam pendaftaran dan pelunasan haji, pengurusan penerbitan Paspor, pengurusan untuk pemvisaan, pengurusan untuk pencetakan DAPIH dan penyerahan dokumen telah sesuai dengan Undang-Undang Nomor: 13 Tahun 2008 Tentang Penyelenggaraan Ibadah haji dan Kebijakan Pemerintah mengenai dokumen Haji. B. Saran-saran Akhirnya penulis dapat memberikan beberapa saran yang mudah-mudahan dapat memberikan input (masukan) kepada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur: 1. Penerapan pelayanan dalam hal pengolahan dokumen haji pada Kantor Kemeneterian Agama Kota Jakarta Timur khususnya Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah sudah cukup baik dan maksimal salah satunya yaitu dengan adanya arahan dan bimbingan terlebih dahulu terhadap jamaah haji ketika proses pertama yaitu penyerahan berkas-berkas pendaftaran haji. Namun penulis menambahkan bahwa alangkah baiknya agar lebih efektif dan efisien segala proses pendaftaran yang mana dari penyerahan berkas hingga penerimaan SPPH dijadikan satu meja agar lebih efektif sehingga ketika terjadi kesalahan dapat diatasi dengan cepat. Hal tersebut dapat melihat konsep Kantor Imigrasi. 2. Untuk menunjang sistem pengolahan dokumen haji yang lebih tersistem, mungkin dengan penambahan infrastruktur seperti alat foto dan sidik jari lebih
75
diperbanyak
menjadi
dua,
dan
penempatanya
berdekatan
dengan
penginput/bagian entry data dan print dokumen, hal ini agar lebih terintegrasi secara komunikasi. 3. Memberikan infrastruktur untuk penyimpanan berkas-berkas dokumen jamaah haji yang lebih terjaga, agar segala dokumen jamaah haji tidak rentan terhadap suatu bahaya, misalkan terkena air ataupun api. Dan juga diletakan secara rapih agar tidaak mengurangi keindahan tata ruangan kantor bagian Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah.
DAFTAR PUSTAKA
Barata, Atep Adya. Bisnis & Hukum Perdana Dagang SMK. Bandung: Armico, 1999. Baridwan, Zaki. Sistem Akuntansi, Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA, 1991. Basyuni, Muhammad M. Reformasi Manajemen Haji. Jakarta: FDK Press, 2008. Davis, Gordon B. Kerengka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo, 1999. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1988. Petunjuk Guru Pengenalan Komputer Dan Teknologi Pengolahan Data. Jakarta: Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan , 1993. Jr, Raymond McLeod. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Prenhallindo, 1995. Kemenag RI Dirtjen PHU. Haji Dari Masa Ke Masa, 2010; Intisari Langkah-langkah Pembinaan Haji, 2010; Dinamika dan Perspektif Haji Indonesia, 2010; Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Ibadah Haji, 2011; Modul Kebijakan Penyelenggaraan Ibadah Haji; Jakarta: Kemenag RI Dirtjen Penyelenggaran Haji dan Umrah, 2013. Kountur, Ronny. Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Dinastindo, 1996. M. Amirin, Tatang. Pokok-pokok Teori Sistem. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2001. Marbun, B.N., Kamus Manajemen, Jakarta: CV Muliasarai, 2005. Maulana, Miftahul dan Dana Indra Sensuse. Perancangan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Departemen Agama RI. Jakarta. Megahayanti, Nita. “Sistem Pelayanan Haji dan Umrah.” Skripsi S1 Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi, UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2008. Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Rosdakarya, 1991. Nasution, M. N. Manajemen Mutu Terpadu. Bogor: GhaliaIndonesia, 2005. Nuraida, Ida. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius, 2008. Ratmiko & Atik Seoti Winarsih. Manajemen pelayanan: Pengembangan Model Konseptual, Penerapan Citizan’s dan Standar Pelayanan Minimal. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2005. 76
77
Setyasri, Priska Devi. Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasioan Prosedur (SOP Di PT Konimex pharmaceutical Laboratories Sukoharjo. Surakarta, 2011. Singarimbun, Masri, dan Effendi, Sofian. Metode Penelitian Survai. Jakarta Katalog Dalam Terbitan, 2011. Soejono dan Abdurrahman. Metode Penelitian Penelitian Suatu Pemikiran dan Penerapan. Jakarta: Rineka Cipta, 2005. Suryabrata, Sumadi. Metodelogi Penelitian. Jakarta: Rajawali Pers, 2012. Swastha DH, Basu. dan W, Sukotjo, Ibnu. Pengantar Bisnis Modern (Pengantar Ekonomi Perusahaan Modern). Yogyakarta: Liberty, 1993. Trimo, Soejono. Pengantar Ilmu Dokumentasi. Bandung: Remadja Karya CV, 1987. Usman, Husaini. dan Setiady, Purnomo. Metodelogi Penelitian Sosial. Jakarta: PT Bumi Aksara, 2003.
Widjajanto, Nugroho. Sistem Informasi Akuntasi. Jakarta: Erlangga, 2001. Z, Zurizal & Aminuddin. Fiqih Ibadah. Jakarta: Lembaga Penelitian Universitas Islam Negeri, 2008.
PEDOMAN PERTANYAAN PENELITIAN PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR
A. Data Wawancara Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Nama Lengkap Petugas
: ……………………………
Jabatan
: ……………………………
Tanggal Wawancara
: …………………………....
Waktu Wawancara
: ……………………………
B. Pertanyaan Dan Jawaban: A:……………………………………………………… B: ………………………………………………………
HASIL PENELITIAN WAWANCARA PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR
A. Data Wawancara Pendaftaran Haji Nama Lengkap Petugas
: H. Teguh Amin Pujiono, SH
Jabatan
: Analisis Penyelnggaraan Haji
Tanggal Wawancara
: 20 s/d 24 Januari 2014
Waktu Wawancara
: 08.30 s/d Selesai
B. Pertanyaan Dan Jawaban Penelitian: 1. A: Bagaiamana alur pendaftaran haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur? B: Mengenai alur pendaftaran haji dapat dilihat pada banner dinding yang terpasang di ruang penyelenggara haji. Dari mulai penyerahan berkas persyaratan pendaftaran haji kepada petugas hingga penyerahan SPPH yang telah di print petugas kepada calon jamaah haji. 2. A: Dalam alur pendaftaran haji yang tertera, proses pertama dari pendaftaran yaitu penyerahan berkas persyaratan haji, Apa saja persyaratan yang harus dilengkapi jamaah pada proses pendaftaran haji? B: Berkas-berkas yang harus dilengkapi calon jamaah haji untuk pendaftaran itu ada beberapa dokumen yaitu fotokopi KTP dengan ukuran A4 sebanyak
dua lembar, fotokopi KK sebanya dua lembar, Surat Keterangan Sehat dari Pukesmas setempat, fotokopi Ijazah/Akta Lahir/Surat Lahir/Akta Nikah sebanyak dua lembar dan fotokopi buku rekening tabungan haji dengan saldo Rp 25 juta rupiah. 3. A: Tahapa awal dari proses pendaftaran adalah pengisian formulir SPPH, Bagaimana tatacara pengisiannya? B: Iya, pengisian formulir SPPH diisi setelah semua berkas persyaratan dicek oleh petugas, tatacara pengsisiannya sesuai dengan identitas pada KTP yang berlaku. 4. A: Tahap kedua adalah pengambilan nomor antrian, bagaimana prosesnya dan untuk apakan nomor antrian tersebut? B: Untuk pengambilan nomor antrian dilakukan setelah formulir SPPH sudah diisi lengkap, nomor antrian itu untuk penyerahan ke bagian loket 1, guna penginputan data. 5. A: Bagaimana proses penginputan data jamaah? B: Proses penginputan dilakukan oleh petugas menggunakan komputer yang tersistem dengan pusat. Untuk kelengkapan penginputan, jamaah diminta untuk pengambilan foto biometrik dan sidik jari. Selanjutnya setelah data lengkap barulah SPPH di print dan diserahkan kepada untuk jamaah. 6. A: Bagaimana tindakan selajutnya yang dilakukan jamaah ketika SPPH telah diserahkan?
B: Jamaah datang kembali ke BPS BPIH awal untuk pengambilan nomor porsi. 7. A: Bagaiman
tindakan
selanjutnya
yang
dilakukan
jamaah
setelah
mendapatkan nomor porsi? B: Jamaah datang ke Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur untuk penyerahan 3 lembar bukti setoran awal BPIH dan pasfoto 3x4 (1 lembar) dan 4x6 (1 lembar). 8. A: Bagaimana proses selanjutnya setelah penyerahan bukti setoran awal BPIH? B: Jamaah menunggu pelunasan BPIH sesuai dengan estimasi tahun keberangkatan.
Interviewee
Teguh Amin Pujiyono, SH
HASIL PENELITIAN WAWANCARA PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR
A. Data Wawancara Pelunasan BPIH Nama Lengkap Petugas
: Hj. Endang Sri Sudiastuti
Jabatan
: Pranata Haji
Tanggal Wawancara
: 2 Juli 2014
Waktu Wawancara
: 09.00 s/d Selesai
B. Pertanyaan Dan Jawaban Penelitian: 1. A: Apa saja persyaratan Laporan Daftar Lunas pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur? B: Persyaratan Laporan Daftar Lunas itu terdiri dari bukti setoran BPIH lunas warna merah dan kuning, bagi jamaah yang sudah memilki paspor harap diserahkan kepada Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah Jakarta timur, fotokopi KTP yang masih berlaku sebanyak dua lembar menggunakan kertas A4, dan fotokopi Surat Kesehatan dari Pukesmas kecamatan sebanyak dua lembar. 2. A: Bagaimana proses pendokumenan Laporan daftar lunas BPIH jamaah haji? B: Untuk pendokumenan data jamaah haji yang sudah melunasi BPIH, petugas haji memasukan data jamaah ke buku agenda, yang berisi nomor
lunas BPIH ke nomor data. Setelah itu Berkas yang tadi dilengkapai jamaah diserahkan ke bagian penyusun arsip untuk proses dokumentasi.
Interviewee
Hj. Endang Sri Sudiastuti
HASIL PENELITIAN WAWANCARA PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR
A. Data Wawancara Dokumentasi Nama Lengkap Petugas
: Siti Latifah
Jabatan
: Penyusun Arsip
Tanggal Wawancara
: 2 Juli 2014
Waktu Wawancara
: 10.30 s/d Selesai
B. Pertanyaan Dan Jawaban Penelitian: 1. A: Apa saja persyaratan untuk pembuatan/penerbitan paspor pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur? B: Untuk persyaratan pembuatan paspor syarat-syaratnya meliputi fotokopi KTP yang masih berlaku, fotokopi KK (Kartu Keluarga), fotokopi Akta Kelahiran/Ijazah/Surat
Nikah,
fotokopi
Paspor
&
Asli
(untuk
penggantian/habis masa berlaku, fotokopi BPIH. Masing-masing di fotokopi dua lembar kertas A4. 2. A: Bagaimana proses selanjutnya setelah persyaratan telah dilengkapi? B: Jamaah mengisi surat pernyataan dari Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dan mengisi formulir SPRI yang diberikan oleh Kantor Imigrasi.
3. A: Bagaimana proses selanjutnya setelah pengisian Surat Pernyataan dan SPRI? B: Pemberkasan untuk penerbitan paspor ke Kantor Imigrasi. Permintaan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji dilakukan secara kolektif oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur kepada Kepala Kantor Imigrasi terdekat domisili dengan membawa surat pernyataan dari Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dan berkas dokumen persyaratan secara keseluruhan 4. A: Bagaimana proses penerbitan paspor itu sendiri? B: Mengenai bagaiman proses penerbitan paspor itu tepatnya dilakuakn sesuai prosedur dari Kantor Imigrasi itu sendiri, sedangkan Kantor Kementerian Agama hanya menyerahkan berkas jamaah haji yang dibutuhkan untuk penerbitan paspor biasa. Dan mengambil Paspor 5. A: Apakah Pengambilan Paspor dilakukan oleh petugas dari Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur? B: Iya, untuk pengambilanya dilakukan oleh petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta timur. 6. A: Bagaima proses selanjutnya setelah paspor suda terbit? B: Setelah paspor sudah jadi, petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur memilah paspor berdasarkan BPS BPIH untuk diserahkan ke Kanwil untuk melakukan proses pemvisaa.
7. A: Apa sajakah berkas yang harus disiapkan petugas untuk proses pemvisaan? B: Memploting paspor jamaah haji (setiap 10 eksemplar paspor) berdasarkan BPS BPIH dan pada cover belakang paspor dilampirkan lembar ke-2 bukti pelunasan BPIH lembar merah, membuat daftar nominatif pemvisaan paspor jamaah haji, menempelkan pasfoto ukuran 4x6 pada cover depan paspor biasa terakhir mengirim ke Kantor Wilayah Kementerian Agama. 8. A: Bagaimana proses penyelesaian DAPIH yang sudah dicetak dan diserahkan ke Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur? B: Proses penyelesaian yang dilakukan adalah tanda tangan kepala Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur, pemberian stempel, dan foto, kemudian diplot per kloter dan diserahkan ke posko haji atau Kanwil . 9. A: Apa yang dilakukan Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur Ketika Paspor suda selesai divisa dan DAPIH sudan dicetak? B: Yang dilakukan adalah menyatukan paspor dengan DAPIH, setelah itu diserahkan ke bagian Imigrasi di Embarkasi.
Interviewee
Siti Latifah
HASIL PENELITIAN WAWANCARA PROSEDURAL PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI DALAM PELAYANAN CALON JAMAAH HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA JAKARTA TIMUR
A. Data Wawancara Pelayanan Dokumen Haji Nama Lengkap Petugas
: Hj. Endang Sri Sudiastuti
Jabatan
: Pranata Haji
Tanggal Wawancara
: 2 Juli 2014
Waktu Wawancara
: 11.00 s/d Selesai
B. Pertanyaan Dan Jawaban Penelitian 1. A: Bagaimana yang dilakukan oleh Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dalam hal pelayanan dokumentasi haji khusnya ketika doumen haji sudah selesai? B: Pelayanan yang dilakukan ketika dokumen haji sudah selesai itu adalah pembagian dokumen ke para jamaah di Asrama Haji. 2. A: Bagaimana proses pembagiannya? B: Untuk pembagian perlengkapan dokumen peralanan haji itu terlebih dahulu jamaah haji harus berada di Asrama haji. jamaah haji masuki Asrama Haji sesuai dengan jadawal yang tercantum dalam SPMA, ketika masuk harus memiliki Surat Panggilan Masuk Asrama (SPMA) dilengkapi tanda setor luanas BPIH lembar keempat warna biru, memiliki buku
kesehatan, Menggunakan koper dan hand bag yang telah diberikan, dan menggunakan koper dan hand bag yang telah diberikan. Setelah itu untuk pembagiannya dilakukan sebelum keberangkatan ke Arab Saudi 3. A: Apa sajakah yang dibagikan ketika pembagian dokumen haji? B: Pembagiannya itu meliput: dokumen perjalanan haji seperti paspor dan DAPIH beserta dengan tiket pesawat, Gelang Identitas dan living cost.
Interviewee
Hj. Endang Sri Sudiastuti
FOTO TEMPAT PENELITIAN PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMAKOTA JAKARTA TIMUR
Foto bersama dengan Kepala Kantor Seksi Penyelenggara Haji dan Umroh
Bagian Pendaftaran Haji
Loket Bagian Penyerahan Berkas pendaftaran dan Pelunasan BPIH
Bagian Entry data dan Pengambilan Foto Biometrik & Sidik Jari
Bagian Pengurusan Berkas-Berkas Haji (Pengolahan Arsip Haji)
