PROSEDUR PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA TANGERANG

PROSEDUR PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA TANGERANG Skripsi : Diajukan Kepada Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Sosial ( S. Sos )

Oleh :

RIZKY HABIBIE HUSEIN NIM: 1112053100017

JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH KONSENTRASI MANAJEMEN HAJI DAN UMRAH FAKULTAS ILMU DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2016 M/ 1438 H

PROSEDUR PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA TANGERANG Skripsi Diajukan Kepada Fakultas Ilmu Dakwah Dan Ilmu Komunikasi Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Sosial (S. Sos ) Oleh : Rizky Habibie Husein 1112053100017

Pembimbing :

Dra. Hj. Jundah Sulaiman, MA NIP : 196203031992032001

JURUSAN MANAJEMEN DAKWAH KONSENTRASI MANAJEMEN HAJI DAN UMRAH FAKULTAS ILMU DAKWAH DAN ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436 H/ 2016 M.

LEMBAR PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa : 1. Skripsi ini merupakan hasil karya saya yang diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan memperoleh gelar stara 1 di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 2. Semua sumber yang saya gunakan dalam penulisan ini telah saya cantumkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 3. Jika di kemudian hari terbukti bahwa karya ini bukan hasil karya asli saya atau merupakan hasil jiplakan karya orang lain, maka saya bersedia menerima sanksi yang berlaku di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

Jakarta, 23 November 2016

Rizky Habibie Husein

ABSTRAK

Rizky Habibie Husein NIM : 1112053100017 Prosedur Pengolahan Dokumen Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang

Dokumen Haji adalah dokumen resmi perjalan haji yang berisikan identitas jamaah haji. Setiap Warga Negara Indonesia yang hendak menunaikan ibadah haji harus disertai dengan dokumen perjalanan haji yang dikeluarkan oleh Menteri Agama. Dokumen haji merupakan suatu dokumen penting bagi jamaah haji, yang digunakan sebagai petunjuk identitas seorang jamaah ketika berada di Arab Saudi. Melihat pentingnya dokumen haji, penyelenggara Ibadah Haji menyusun prosedur pengolahan dokumen haji secara bertahap dengan menggunakan manajemen sistem yang berbasis IT yang dikenal dengan Siskohat dan pemerintah juga mengeluarkan kebijakan mengenai pelayanan dokumentasi. Rumusan masalah dari penelitian ini adalah bagaimana prosedur pengolahan dokumen haji dan apa saja yang dilakukan Kantor Kementrian Agama Kota Tangerang pada jamaah guna pengolahan dokumen haji yang bertujuan untuk mengetahui dan mengkaji secara seksama mengenai prosedur pengolahan dokumen haji dan pelayanan yang diberikan pada jamaah sehingga secara praktis dan akademis dapat menjadi pengetahuan dan sebagi bahan masukan dalam teknis penyelenggaraan prosedur pengolahan dokumen kedepannya. Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode pendekatan kualitatif, yang menghasilkan data deskriptif dengan menggunakan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Dari hasil penelitiain, ternyata prosedur pengolahan dokumen haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang selaku penyelenggara ibadah haji dilakukakn secara bertahap dengan menggunakan sistem berbasis IT yang lebih dikenal dengan SISKOHAT. Tahap prosedur pengolahan dokumen haji dilakukan sesuai dengan peraturan Menteri Agama RI Nomer 6 Tahun 2010 tentang perosedur dan persyaratan pendaftaran haji dan petunjuk teknis penyelenggaraan ibadah haji. Berkaitan dengan prosedur pengolahan dokumen haji, Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang selaku pelaksana pelayanan dokumen memberikan pelayanan yang terbaik terhadap jamaah haji sesuai dengan kebijakan pemerintah mengenai pelayanan dokumen haji. Mulai dari pelayanan pendaftaran, pelunasan BPIH, pengurusan paspor, visa dan penyelesaian DAPIH hingga penyelesaian dokumen dalam bentuk arsip

Kata kunci: Prosedur, Pengolahan, Dokumen Haji

i

KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim Puji syukur penulis sampaikan ke hadirat Allah SWT, Tuhan semesta alam. Shalawat dan salam semoga senantiasa terlimpahkan kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarga, para sahabat, dan pengikutnya yang setia. Alhamdulillah wa syukurillah berkat rahmat dan anugrah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Prosedur Pengolahan Dokumen Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangeran’’. Selanjutnya, ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada kedua orang tua penulis Ayahanda H. Husen dan Ibunda Hj. Suriah Astuti, kakak Devie Permatasari dan Suami, adik Hadid Adrian Maulana Husen, Serta para saudara-saudara penulis yang selama ini telah memberikan penulis dukungan baik dari segi moril maupun materil, yang senantiasa ridho dengan langkah penulis, yang tak letih berdo’a di setiap penghujung malam, dan tak habis membagi cinta dan kasih sayangnya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan penyusunan skripsi ini, baik moril maupun materil, khususnya kepada: 1. Bapak Dr. H. Arief Subhan, M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi, Bapak Dr. Suparto, M. Ed selaku Wadek I, Ibu Roudonah, M. Ag selaku Wadek II. Bapak Drs. Suhaimi, M.Si selaku Wadek III.

ii

2. Bapak Drs. Cecep Castrawijaya, MA selaku Ketua Jurusan Manajemen Haji dan Umrah, Bapak Drs. Hasanudin, MA selaku Dosen Penasehat Akademik yang dengan sabar membimbing dan memberikan pengarahan kepada penulis sehingga terselesaikannya skripsi ini. Dan untuk Bapak Drs. Sugihartono, MA selaku Sekretaris Jurusan Manajemen Dakwah Haji dan Umrah. 3. Ibu Dra. Hj. Jundah Sulaiman, MA selaku Dosen Pembimbing yang selalu mengajarkan, mengarahkan dan memberi motivasi dalam pembuatan skripsi ini. 4. Tim Penguji Ujian Skripsi yang telah membantu penulis dalam mengarahkan penulisan skripsi menjadi lebih baik lagi. 5. Seluruh Dosen Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi yang telah memberikan banyak ilmu kepada penulis 6. Seluruh staf petugas Perpustakaan baik Perpustakaan Umum Maupun Perpustakaan Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. 7. Drs. Dedi Mahfudin, M.Si selaku Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang

yang

telah

memberikan

izin

penelitian

dibagian

penyelenggaraan Haji dan Umrah. 8. H. Mudini, S,MM Selaku Kepala Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang yang telah banyak membantu penulis untuk mendapatkan informasi guna penulisan skripsi ini.

iii

9. Seluruh Staff atau Petugas Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah, khususnya dengan Bapak H. Basyuni, S.Pd.I, Ibu Laili, Bapak Sofwat Amini, yang telah memberikan penulis banyak informasi dan pemahaman mengenai penelitian guna penulisan skripsi. 10. Untuk sahabat tercinta juga The Cablak’s (Indri, Rere, Bydah, Lia, Izzati, Rizky, Imam, Macky, Badruni), Lukman, Farhan, Imen serta teman –teman MHU angkatan 2012 lainnya yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu terimakasih buat sharingnya dalam proses skripsi ini. Terakhir kepada semua pihak yang tidak dapat penulis tuliskan satu persatu yang telah ikut berpartisipasi dalam penulisan skripsi ini. Dengan tidak mengurangi rasa hormat kami pada kalian semua, penulis mengucapkan banyak terima kasih. Semoga Allah SWT memberikan yang terbaik untuk kita semua. Akhirnya kepada-Nyalah penulis serahkan segala urusan ini. Penulis berharapa agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi kita semua dan menambah wawasan serta pengetahuan walaupun belum sepenuhnya optimal. Tangerang, 23 November 2016

Penulis

iv

DAFTAR ISI ABSTRAK ............................................................................................................. i KATA PENGANTAR .......................................................................................... ii DAFTAR ISI .......................................................................................................... v BAB 1

BAB 1I

PENDAHULUAN A.

Latar Belakang Masalah ................................................................1

B.

Pembatasan dan Perumusan Masalah............................................7

C.

Tujuan dan Manfaat Penelitian .....................................................7

D.

Metode Penelitian……...……………………………………….. 9

E.

Tinjauan Pustaka .........................................................................12

F.

Sistematika Penulisan .................................................................13

TINJAUAN TEORITIS TENTANG PROSEDUR PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI A. Konsep Prosedur……………………………………………......15 1. Pengertian Prosedur………………………………………...15 2. Karakteristik dan Manfaat Prosedur………………………..17 B. Konsep Pengolahan Dokumen………………………………….18 1. Pengertian Pengolahan…………………………………..…18 2. Pengertian Dokumen……………………………………….19 3. Kriteria dan Bentuk Dokumen……………………………..20 4. Prosedur Pengolahan Dokumen……………………………23 C. Dokumen Haji …………………………………………………..29

v

BAB III

GAMBARAN UMUM PENYELANGGARAAN URUSAN HAJI KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA TANGERANG A. Sejarah Kementerian Agama Kota Tangerang…………………31 B. Visi Misi Kementerian Agama Kota Tangerang……………….33 C. Struktur Organisasi Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang Tahun 2016……..………………………………………………34 D. Struktur Organisasi PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang Tahun 2016…………………………………………35 E. Tugas dan Fungsi PPIH Kantor Kementerian Kota Tangerang Tahun 2016……………………………………………………..36

BAB IV

ANALISIS PROSEDUR PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA TANGERANG A.

Prosedur Pengolahan Dokumen Haji…………………………..37 1.

2.

Pendaftaran Haji…………………………………………..39 a.

Persyaratan Pendaftaran Haji………………………...40

b.

Proses Pendaftaran Haji………………….…………...44

Pelunasan BPIH…………………………………………..46 a. Persyaratan Pelunasan BPIH…………………………47 b. Proses Pelunasan BPIH……………………………….48

3.

Dokumentasi………………………………………………51 a.

Pensyaratan Penerbitan Paspor……………………….51

b.

Proses Pengurusan Paspor……………………………52

c.

Proses Pemvisaan……………………………………..54

vi

d.

Proses Pencetakan DAPIH……………………………57

B. Analisis…………………………………………………………. 58

BAB V

1.

Prosedur…………………………………………………..58

2.

Hasil……………………………………………………... 59

PENUTUP A. Kesimpulan……………………………………………………... 61 B. Saran-saran……………………………………………………… 62

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………….. 62 LAMPIRAN…………………………………………………………………..…69

vii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Pengolahan dokumen merupakan aspek yang sangat penting dalam suatu instansi pemerintah tidak terkecuali Kementerian Agama. Dengan adanya pengolahan dokumen dapat memudahkan langkah kerja yang relatif rumit. Dokumen dapat menunjang konsistensi dan kualitas hasil kerja. Dokumen juga dapat memudahkan penelusuran (audit trail).1 Pengolahan dokumen berkaitan erat dengan proses perencanaan, menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan, mengirimkan keterangan dalam mengendalikan pekerjaan pokok guna mencapai tujuan. Pekerjaan yang berhubungan dengan hal tersebut diatur dalam standart prosedur pengolahan. Prosedur yang dibakukan berisi tentang uraian kegiatan yang harus dilakukan serta peringatan yang harus diperhatikan, baik berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan penyelenggara. Prosedur pengolahan digunakan untuk memastikan bahwa dokumen yang mereka kerjakan dikerjakan dengan cara/prosedur yang benar selain itu juga dapat menciptakan konsisteni kerja.2 Pengolahan dokumen haji adalah poses mendokumentasikan segala hal yang menyangkut dengan dokumen haji yang disesuaikan dengan prosedur. 1 Priska Devi Setyasri, “Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) di PT Konimex pharmaceutical Laboratories Sukoharjo” (Surakarta: 2011), h. 2 2 Priska Devi Setyasri, “Posedur Pengolahan Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) Di PT Konimex pharmaceutical Laboratories Sukoharjo” (Surakarta : 2011), h. 1

1

2

Pengolahan dokumen haji melibatkan kegiatan pengumpulan, pemeriksaan, pemilihan dokumen, pemrosesan dokumen, mengklasifikasi dan mengindeks, manyiapkan, menyimpan dokumen, pencarian kembali dan penyajiannya. Dokumen mempunyai identifikasi berupa judul, nomor (document code), tanggal, nomor revisi dan tanggal revisi dan otoritas yang menyatakan siapa yang berwenang untuk menerbitkan dan mengesahkan dokumen. Pengolahan dokumen haji dikelola dengan baik sesuai dengan prosedur pengolahan dokumen haji berdasarkan Peraturan Menteri Agama RI. 3 Karena pentingnya suatu pengolahan dokumen haji dalam suatu instansi pemerintahan yaitu Kementerian Agama, maka dibentuknya bagian khusus yang bertugas mengolah dokumen tertentu dengan bekerjasama dengan instansi yang terkait sesuai dengan kompetensi instansi dalam pengolahan dokumen yang dibutuhkan. Melihat fenomena tersebut, menuntut adanya pengelolaan penyelenggaraan ibadah haji yang lebih baik dan perlunya penyempurnaan sistem dan manajemen penyelenggaraan ibadah haji secara terus-menerus agar dapat berjalan aman, tertib dan lancar dengan menjunjung tinggi asas keadilan, profesionalitas dan akuntabilitas sesuai dengan penyelenggaraan haji.4 Pengembangan manajemen dan keorganisasian yang didukung dengan sistem dan prosedur yang berbasis computer merupakan instrument strategis yang dibutuhkan dalam menghadapi era globalisasi. Hal ini karena dapat 3 Priska Devi Setyasri, “Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) di PT Konimex pharmaceutical Laboratories Sukoharjo” (Surakarta: 2011), h. 2 4 Kementerian Agama Republik Indonesia Dirjen PHU, Intisari Langkah-langkah Pembinaan Haji, (Jakarta: Kemenag RI DPHU, 2010), h. iv

3

memudahkan pengambilan keputusan yang akurat, dapat dipercaya, cepat, dan ekonomis.5 Dari hasil assessment terhadap kondisi saat ini terdapat beberapa permasalahan

utama

(top

fifteen

problems)

dalam

pelaksanaan

penyelenggaraan haji salah satunya adalah masalah pada sisi proses pelaksanaan yaitu belum terstandarisasisnya sistem dan prosedur yang ada (belum adanya standar baku mutu proses pelayanan dan operasional haji) dan lemahnya sosialisasi sistem dan prosedur pengelolaan dokumen haji yang sudah dibuat. Serta masih sedikitnya kebijakan dan prosedur terkait pengelolaan dokumen, penyimpanan data dan data backup,6 Dalam menangani sebuah dokumen penting, diperlukan sebuah penanganan yang baik dan professional. Hal ini berarti proses pengolahan dokumen juga merupakan hal yang sangat penting. Namun hal ini dirasa belum menjadi perhatian utama kalangan mahasiswa khsusunya mahasiswa UIN Syarif Hidayatullah untuk melakukan penelitian seputar pengolahan dokumen, hal ini dapat dilihat dari sedikitnya skripsi yang membahas hal yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen haji (berdasarkan tinjauan kepustakaan). Padahal jika dilihat pengolahan dokumen adalah hal yang mendasar yang dapat menjadi acuan dalam melakukan penelitian yang lebih kompleks.

5 Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse, “ Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus Direktorat Jendral Penyelenggaraan Haji dan Umrah Departemen Agama RI” (Jakarta: UI), h. 1 6 Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse, h. 5

4

Undang-undang Nomor 13 Tahun 2008 tentang penyelenggaraan ibadah haji mengamanatkan bahwa kebijakan dan pelaksanaan penyelenggaraan ibadah haji merupakan tugas nasional dan menjadi tanggungjawab Pemerintah yang dikoordinasikan oleh Menteri Agama dan bekerjasama dengan masyarakat, Kementerian/Instansi terkait dan Pemerintahan Kerajaan Arab Saudi. Kantor

Kementerian

Agama

Kota

Tangerang

sebagai

instansi

perpanjangan tangan dari Kemenerian Agama RI tentunya juga menjalankan prosedur pengolahan dokumen haji sesuai dengan peraturan pemerintah, karena sebagaimana kita ketahui bahwa dokumen haji adalah dokumen perjalanan antar negara yang didalamnya berlaku hukum internasional, yang diatur dengan Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1992 Tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia. Petunjuk teknis dalam prosedur penyelenggaraan ibadah haji disusun berdasarkan Undang-undang Nomor 13 Tahun 2008 khususnya pasal 68 dan ketentuan pelaksanaannya masih mengacu pada peraturan perundangundangan yang ada.7 Menurut

Muhammad

M.

Basyumi

dalam

bukunya

Reformasi

Manajemen Haji, prosedur penyelesaian dokumen haji mulai dilakukan di Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi, meliputi kagiatan penulisan biodata secara otomatis melalui Sistem Informasi Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT), penempelan foto dan penandatanganan oleh pejabat yang 7

Kementerian Agama Republik Indonesia Dirjen PHU, Penyelenggara Ibadah Haji”, (Jakarta: Kemenag RI DPHU, 2011), h. 3

“Petunjuk Teknis

5

berwenang sehingga sah sebagai dokumen haji, untuk selanjutnya diteliti dan diselesaikan proses pemvisaannya ke Kedutaan Besar Arab Saudi, dan setelah memperoleh visa maka paspor haji tersebut telah sah sebagai dokumen perjalanan haji.8 Proses pengolahan dokumen ini bergerak secara berantai dan tidak dapat terlepas dari suatu proses dari tempat satu ke tempat lain melalui prosedur yang telah ditetapkan oleh Kementerian Agama selaku pengelola dokumen sentral. Berkaitan dengan pengolahan dokumen haji, Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang selaku penyelenggara ibadah haji diharapkan mampu menjalankan tugas dan amanat dalam pelaksanaan pengolahan dokumen haji sesuai dengan prosedur yang berlaku dan tidak melakukan tindakan yang melawan hukum. Hal ini diperkuat dengan hasil wawancara seputar track record dari Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dengan sederet prstasi yang telah dicapai selama kurang lebih 5 tahun terakhir antara lain: 1. Kantor

Kementerian

Agama

Kota

Tangerang

mengelola

keberangkatan kloter pertama pada penyelenggaraan haji tahun 2011 dan 2016 dengan ditunjuk dan dilepas langsung oleh Menteri Agama Surya Darmaali dan Lukmanul Hakim.

Kementerian Agama Republik Indonesia Dirjen PHU, “Petunjuk Teknis Penyelenggara Ibadah Haji”, (Jakarta: Kemenag RI DPHU, 2011), h. 155 8

6

2. Merupakan Instansi percontohan se-Indonesia pada bidang pelayanan publik khususnya pengolahan dokumen dan Siskohat Tahun 2013 dan 2016. 3. Merupakan wilayah dengan pemberangkatan terbanyak se-Provinsi Banten sepanjang tahun 2011-2015.9 Seperti halnya kasus pada tahun 2013 tepatnya di daerah Nangroe Aceh Darussalam ditemukannya kasus pemalsuan dokumen haji yang dilakukan oleh oknum tertentu dengan mengganti biodata jamaah haji yang telah meninggal dengan calon jamaah lain. Tindakan tersebut meresahkan semua pihak

termasuk

pemerintah

selaku

penyelenggara

haji

dan

umrah.

Permasalahan ini menghambat teknis pengurusan dokumen jamaah haji serta pemberangkatan jamaah haji itu sendiri ke Tanah Suci.10 Sebagaimana kita ketahui bahwa pengurusan dokumen merupakan hal yang rumit karena data-data yang diterima dan diberikan sebagai informasi harus benar dan valid. Terlebih lagi mengenai sistem dan prosedur pengolahan dokumen calon jamaah haji yang belum terstandarisasi dan menjadi top fifteen problem. Melihat latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk mengangkat judul skripsi mengenai “Prosedur Pengolahan Dokumen Haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang”.

9 Berdasarkan hasil wawancara dengan bapak Basyuni dan bapak Mudini, pada 22 Desember 2016. 10 Jurnal Haji.com.htm, “Usut Oknum Pemalsuan Dokumen Haji”.

7

B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah Mengingat begitu luasnya pembahasan mengenai prosedur pelayanan jamaah haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang meliputi: prosedur pengolahan dokumen haji, prosedur pembinaan jamaah haji, dan prosedur pembinaan petugas haji. Maka penulis membatasi masalah yang akan dibahas pada tataran pelaksanaan Prosedur Pengolahan Dokumen Haji yang ada Pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. 2.

Rumusan Masalah Sedangkan masalah pokok yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah mengenai: Bagaimanakah tahapan-tahapan/prosedur pengolahan dokumen haji yang dilakukan Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui, mengkaji dan mempelajari gambaran jelas mengenai prosedur pengolahan dokumen haji dalam meningkatkan kepuasan calon jamaah haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang, sehingga dapat

8

memberikan jawaban terhadap pokok masalah penelitian. Sesuai dengan rumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini adalah: Mengetahui dan mengkaji secara seksama mengenai prosedur pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. 2. Manfaat Penelitian a. Manfaat Akademis Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan menjadi referensi, dalam pengembangan ilmu pengetahuan terutama berkaitan dengan keilmuan tentang Prosedur Pengolahan Dokumen Haji. b. Manfaat Praktis 1) Penelitian ini diharapkan dapat menjadi sebuah usaha dalam mengembangkan ilmu mengenai pengolahan dokumen dan menjadi bahan literatur bagi pengembangan keilmuan. 2) Juga Sebagai bahan masukan bagi pihak Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang mengenai prosedur pengolahan dokumen haji. 3) Diharapkan penelitian ini juga dapat menjadi sebuah usaha dalam mensosialisasikan prosedur pengolahan dokumen yang mana menajadi Top Fifthteen Problem.

9

D. Metode Penelitian 1. Metode Penelitian Dalam penelitian ini, penulis akan menggunakan metode deskriptif kualitatif yaitu penelitian yang berupaya menghimpun data, mengolah data dan menganalisa data secara kualitatif dengan tujuan agar bisa memperoleh informasi yang mendalam mengenai proses pengolahan dokumen haji. Menurut Bogdan dan Taylor (1975),11 mendefinisikan metodologi kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang dan perilaku yang diamati. Secara singkat Iqbal Hasan menjelaskan analisis deskriptif yaitu melukiskan secara sistematis atau karakteristik bidang tertentu.12 Dengan memilih metode kualitatif, penulis mengharapkan dapat memperoleh data yang lengkap, akurat dan mendalam. 2. Subjek dan Objek Penelitian Dalam penelitian ini yang menjadi subjek penelitian adalah unsur pelaksana yang terlibat dalam Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang khususnya Kasi Penyelenggaraan Haji dan Umroh serta staff dan jajarannya yang diharapkan dapat memberikan informasi yang referensif dan valid.

11 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, (Bandung: Remaja Rodakarya, 1991), h. 3 12 Iqbal Hasan, Pokok-pokok Materi Metode Penelitian dan Aplikasiny, h.2

10

Sedangkan yang menjadi objek penelitian ini adalah Prosedur Pengolahan Dokumen Haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. 3. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini mengambil lokasi pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang di Jl. Jend. A. Yani. No. 08 Kota Tangerang 15116 Telp/Fax. (021) 5523118. Waktu penelitian dimulai pada bulan September (tanggal 9) 2016 dan berakhir pada bulan November (24 November) 2016. 4. Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: a. Wawancara Wawancara

adalah

percakapan

dengan

maksud

tertentu.

Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (Interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu.13 Untuk keperluan penelitian ini maka informan merupakan pengkaji atau pengamat spesifik yang memahami betul mengenai sistem pengolahan dokumen haji. b. Dokumentasi Dalam bukunya Prof. Dr. Lexy J. Meolong yaitu metodologi penelitian kualitatif mendefinisikan bahwa Dokumen adalah setiap

13

Lexy. J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, h. 186

11

bahan tertulis ataupun film. Dokumentasi adalah pengambilan data yang diperoleh melalui dokumen-dokumen.14 Nantinya penulis akan menggunakan data-data dan sumber-sumber yang ada hubungannya dengan masalah yang dibahas yang mana data tersebut diperoleh dari buku-buku, profile company, arsip-arsip, maupun diktat-diktat yang diperoleh dari Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dan lain sebagainya yang dapat mendukung serta berkaitan dengan masalah penelitian. c. Observasi Observasi adalah usaha memperoleh dan mengumpulkan data dengan melakukan pengamatan terhadap suatu kegiatan secara akurat

serta

mencatat

fenomena

yang

muncul

dan

mempertimbangkan hubungan antara aspek dalam fenomena tersebut.15 Dan dalam hal ini penulis akan menggunakan teknik observasi tidak langsung (Observation non-participant) yaitu penulis tidak terlibat langsung dalam Proses Pengolahan Dokumen Haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. 5. Analisis Data Dalam menganalisa data penulis menggunakan metode deskriptif,

dimana

penulis

menganalisa

data

melalui

proses

14 Usman, Husaini. Metodologi Penelitian Sosial. (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2010), h. 73 15 Masri Singarimbun dan Sofian Effendi, Metode Penelitian Survai, (Jakarta: Katalog Dalam Terbitan. 2011), h. 3

12

penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan.16 Dalam membuat sebuah penjelasan yang sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta sifat dan fenomena yang diteliti penulis melakukannya secara kualitatif melalui dokumentasi, wawancara dan obserservasi yang mendalam berkaitan dengan penelitian. 6. Teknik Penulisan Penulisan Skripsi ini berpedoman pada “Pedoman Penulisan Karya Ilmiah (Skripsi, Tesis, dan Disertasi)” yang diterbitkan oleh CeQDA (Center for Quality Development and Assurance) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta Press Tahun 2010/2011. E. Tinjauan Pustaka Dalam penelitian ini, penulis mengadakan kajian kepustakaan ke beberapa perpustakaan baik secara langsung maupun daring (online) dan akhirnya penulis menemukan beberapa skripsi yang membahas mengenai prosedur pengolahan dokumen. Akan tetapi ada beberapa skripsi yang pembahasannya hampir sama dengan yang akan dikaji, antara lain: 1. Priska Devi Setyasri “Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) di PT Konimex Pharmaceutical Laboratories Sukoharjo.” Pembahasan yang ada pada skripsi ini

16

Soejono dan Abdurrahman, Metode Penelitian Suatu Pemikiran dan Penerapan, (Jakarta: Rienka Cipta, 2005/, h. 24

13

hampir sama dengan skripsi penulis perbedaannya terletak pada objek yang akan diteliti. 17 2. Bagus Jatmiko “Sistem dan Prosedur Pengolahan Arsip Pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kabupaten Kediri”, kesamaan terletak pada subjek nya yaitu prosedur pengolahan hanya saja perbedaannya pada objeknya, penulis mengelola dokumen haji sedangkan Skripsi tersebut mengelola Arsip.18 F. Sistematika Penulisan Untuk

memudahkan

serta

teraturnya

penelitian

ini

serta

memberikan gambaran yang jelas dan juga lebih terarah mengenai pokok permasalahan

yang

ada

dalam

penelitian

ini,

maka

penulis

mengelompokan lima bab pembahasan, yaitu sebagai berikut: BAB I :

PENDAHULUAN Bab ini Penulis Membahas Tentang Latar Belakang Masalah, Pembatasan dan Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Tinjauan Pustaka dan Sistematika Penulisan,

BAB II :

LANDASAN TEORI Bab

ini

meliputi

Pengertian

Prosedur, Pengertian Pengolahan, Konsep Dokumen Haji, Konsep Kepuasan dan Konsep Jamaah Haji.

17 Priska Devi Setyasri dengan Judul “Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasional Prosedur (SOP) di PT Konimex Pharmaceutical Laboratories Sukoharjo.” 18 Bagus Jatmiko dengan Judul “Sistem dan Prosedur Pengolahan Arsip Pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Plemahan Kabupaten Kediri” .

14

BAB III :

GAMBARAN AGAMA

UMUM

KOTA

KANTOR

TANGERANG

KEMENTERIAN Bab

ini

Penulis

membahas seputar gambaran umum Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang yang terdiri dari: Sejarah Berdirinya, Visi dan Misi, Tugas Pokok dan Fungsi, Struktur Organisasi Kerja Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang BAB IV :

TEMUAN DATA DAN ANALISIS Bab ini penulis membahas

mengenai

Tahapan-tahapan

Prosedur

Pengolahan Dokumen Calon Jamaah Haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. BAB V :

PENUTUP Bab ini sebagai akhir dari karya ilmiah yang diteliti yaitu berisi tentang kesimpulan - kesimpulan dan saran - saran serta lampiran - lampiran yang diperlukan dalam penelitian.

BAB II LANDASAN TEORITIS TENTANG PROSEDUR PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI

A. Konsep Prosedur 1. Pengertian Prosedur Dalam Kamus Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh Departemen Pendidikan Nasional, istilah “Prosedur” diartikan sebagai tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas atau metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu masalah.1 Menurut B.N. Marbun, dalam Kamus Manajemen menyatakan bahwa prosedur adalah tatacara melakukan pekerjaan yang telah dirumuskan

dan

diwajibkan.

Biasanya

suatu

prosedur

meliputi:

bagaimana, bilamana, dan oleh siapa tugas harus diselesaikan.2 Selain itu istilah prosedur mernurut Makoejit dalam Kamus Manajemen yang disusun oleh Tim Penyusun Kamus Manajemen, menyatakan bahwa:3 a. Suatu

prosedur

penggunaan

arah

berhubungan tindakan

dengan tertentu

pemilihan sesuai

dan

dengan

kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan. 1

Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia (Jakarta: Balai Pustaka, 2005), h. 899 2 B.N. Marbun, Kamus Manajemen, (Jakarta: CV Muliasari, 2005),h. 294 3

Makoejit, Kamus Manajemen, (Jakarta: Tim Penyusun Kamus Manajemen, 1990), h. 435

15

16

b. Prosedur memberikan urutan waktu (kronologis) kepada tugastugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas dan kebijaksanaan-kebijaksanaan ke arah yang telah ditentukan terlebih dahulu. c. Suatu prosedur adalah serangkaian yang saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan cara-cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan. d. Urutan secara kronologis dari tugas-tugas ini merupakan ciri tiap

prosedur.

bilamana,

dan

Biasanya oleh

prosedur

siapa

meliputi

masing-masing

bagaimana, tugas

harus

diselesaikan. e. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana pekerjaan akan diselesaikan. Menurut W. Gerald Cole dalam bukunya Zaki Baridawan yaitu Sistem Akuntansi definisi Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi – transaksi perusahaan yang sering terjadi.4 Prosedur terdiri dari rangkaian peraturan yang harus diikuti untuk mencapai tujuan tertentu, tapi peraturan belum tentu merupakan bagian dari porsedur. Prosedur harus mendapat perhatian serius dalam manajemen administrasi perkantoran. Setiap uraian harus didukung oleh porsedur kerja

4

Zaki Baridawan, Sistem Akuntansi, Penyusunan Prosedur dan Metode (Yogyakarta: BFF, 1991), h. 3

17

yang baik. Prosedur merupakan: (1) Metode yang dibutuhkan untuk menanganai aktivitas – aktivitas yang akan datang, (2) Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu, (3) Pedoman untuk bertindak.5 Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa perosedur adalah langkah-langkah dalam menjalankan suatu tugas atau pekerjaan berdasarkan kronologi yang melibatkan beberapa orang dengan jangka waktu yang sudah ditentukan meliputi metode, urutan aktivitas dan pedoman tindakan. 2. Karakteristik dan Manfaat Prosedur a. Karakteristik Prosedur Dalam melaksanakan rangkaian prosedur kegiatan, haruslah dilaksanakan sesuai dengan karakteristik perosedur yang mampu menjelaskan dan mempermudah dalam pengaplikasiannya. Berikut ini beberapa karakteristik prosedur yaitu:6 1) Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi 2) Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan 3) Prosedur menunjukan urutan logis dan sederhana 4) Prosedur menunjukan adanya keputusan dan tanggungjawab 5) Prosedur mampu Menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya seminimal mungkin.

5 Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta: Kanisius, 2008), h. 35 6 Mochamad Syam, “Prosedur Pelaksanaan Surat Perintah Pencairan Dana pada Akuntansi Pelaporan Pemerintah Provinsi Jawa Barat” Skripsi S1 Fakultas Ilmu Komunikasi, Universitas Komunikasi, 2010

18

b. Manfaat Prosedur Adanya beberapa manfaat jika dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan memakai prosedur kerja yaitu:7 1) Memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan untuk masa yang akan datang 2) Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas agar kegiatan tidak dilaksanakan secara berulang-ulang 3) Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan pengawasan. 4) Membantu meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efisien. B. Konsep Pengolahan Dokumen 1. Pengertian Pengolahan Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh Departemen Pendidikan Nasional Istilah “Pengolahan” diartikan sebagai proses atau cara dan perbuatan mengolah data.8 Menurut Kamus Manajemen, kata pengolahan menunjukan langkah-langkah apapun yang dilakukan dengan cara-cara apapun yang dapat dipergunakan bagi suatu maksud tertentu.9 Berdasarkan pendapat Winarno Harniseno, pengolahan adalah substansi dari mengola, yang berarti suatu tindakan yang dimulai dari

7 Mochamad Syam, “Prosedur Pelaksanaan Surat Perintah Pencairan Dana Pada Pelaporan Pemerintah Provinsi Jawa Barat”. 2010 8 Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia, h. 746 9 B.N. Marbun, Kamus Manajemen, h. 257

19

penyusunan data, dan pengumpulan.10 Dijelaskan selanjutnya bahwa pengolahan menghasilkan suatu dan sesuatu itu dapat menjadi bahan pengolahan selanjutnya sebagai bahan pembuatan informasi. Dalam pelaksanaan pengolahan selalu adanya tahap-tahap: pengurusan, pencatatan, dan penyimpanan. Pengurusan akan berjalan lancar ketika perencanaan disusun dengan baik, pencatatan dilakukan secara terus menerus dengan adanya pengawasan guna pengumpulan dokumen hingga penyimpanan. Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengolahan adalah proses mengubah bentuk atau makna suatu benda dimulai dari Penyusunan, pengumpulan, pengurusan, pencatatan dan penyimpanan. 2. Pengertian Dokumen Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indoneisa istilah “Dokumen” berarti surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipahami sebagai bukti keterangan (seperti, akta kelahiran, surat nikah dan surat perjanjian).11 Dalam Kamus Manajemen, definisi dokumen adalah sekumpulan fakta/statistik

yang

berhubungan

dengan

peristiwa-peristiwa

yang

dinyatakan atau dialami.12 Kata dokumen dalam Bahasa Inggris lebih dikenal dengan istilah record ataupun recorded matrial.13 Yang dimaksud dengan dokumen ini 10 Suharismi Arikunto, Pengelolaan Kelas dan Siswa, Sebuah Pendekatan Evaluativ. (Jakarta: PT Rajawali, 1992), h. 8 11 Departemen Pendidikan Nasional, h. 272 12 B.N. Marbun, h. 45

20

sudah tentu semua bahan pustaka, baik berbentuk tulisan, cetakan, tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, gambar dan foto.14 Dokumen (record) adalah informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.15 Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Dokumen adalah suatu data atau fakta yang dapat digunakan sebagai informasi atau bukti yang valid dalam melakukan suatu keterangan. Berkaitan dengan pembahasan mengenai dokumen Kementerian Agama RI menjelaskan bahwa definisi dokumen haji adalah suatu data yang berisikan identitas jamaah haji yang digunakan untuk kelengkapan perjalanan ibadah haji. Dokumen haji adalah dokumen resmi jamaah haji berupa passport dan dokumen perjalanan lainnya.16 3. Kriteria dan Bentuk Dokumen Berdasarkan Rony Countur dalam buku Dasar-dasar Informasi Manajemen kriteria dan bentuk dokumen bermacam-macam dan berfariasi, sesuai dengan jenis kebutuhan dokumen yang digunakan,

13

Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi, (Bandung: Remadja Karya CV.

1987), h.7 14

Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi, Badri Munir Skoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Moderen, (Jakarta: Erlangga, 2007), h. 82 16 Muhammad M. Basyuni, Reformasi Manajemen Haji, (Jakarta: FDK Press, 2008), h. 156 15

21

melihat hal tersebut dapat dijelaskan mengenai kriteria dan bentuk dokumen dibawah ini: a. Kriteria Dokumen Input atau Output yang disajikan dalam bentuk dokumen, pada umumnya dicetak di kertas. Dokumen perlu didisain sedemikian rupa sehingga memenuhi beberapa kriteria, dalam bukunya Roy Countur menjelaskan beberapa kriteria dokumen sebagai berikut:17 1) Sederhana, dalam arti mudah digunakan dan tidak rumit sehingga tidak dapat menyesatkan, tapi berisi semua informasi yang dibutuhkan. 2) Relevan, yang berisikan semua informasi yang dibutuhkan dan dapat diperoleh tepat waktu. Hindari mencantumkan informasi yang tidak dibutuhkan yang dapat menimbulkan kebingungan. Pada saat mempelajari system sekarang yang telah dilakukan melalui angket, dan wawancara, telah diketahui kebutuhan informasi user sehingga memudahkan system analisis dalam mendisain dokumen output 3) Andal atau reliable, menampilkan informasi yang benar dan dapat dipercaya dalam mendesain suatu dokumen perlu diketahui bahwa ada tiga maksud dari suatu dokumen dengan disain yang berbeda.

17

Ronny contour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen. h. 79

22

a. Dokumen untuk maksud membuat reaksi. Biasanya disebut juga dengan formulir b. Dokumen untuk maksud mengingatkan atau sering disebut juga dengan daftar. c. Dokumen untuk maksud pelaporan atau disebut juga laporan b. Bentuk Dokumen Selanjutnya dalam bukunya Rony Kountur juga menjelaskan macam-macam dari bentuk dokumen. Ada empat bentuk dokumen yaitu:18 1) Flat form. Dokumen yang berdiri sendiri 2) Snapot form. Dokumen yang mempunyai satu atau lebih Salinan dan disisipi lembar carbon. 3) Continuous form. Dokumen yang dicetak pada kertas yang bersambung. Biasanya digunakan pada output yang dihasilkan computer. Menggunakan lembar carbon jika terdapat beberapa Salinan. 4) NCR (No Carbon Required). Kertas yang mempunyai Salinan tapi tidak membutuhkan lembar carbon. Bagian bawah dari kertas, diatasnya sudah melekat sejenis karbon sehingga tulisan bisa ditembus.

18

Rony Kountur, Dasar-dasar Sistem Informasi Managemen, h.18

23

4. Prosedur Pengolahan Dokumen Definisi pengolahan dokumen sendiri menurut Raymond McLeod ialah segala cara yang membuat data menjadi berarti.19 Menurut Soejono Trimo sering diartikan dengan dokumentasi. Dokumentasi adalah pengolahan dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.20 Oleh karena itu Soejono Trimo menjelaskan mengenai penjabaran dokumentasi lebih luas dan terperinci. Pada dasarnya pengolahan dokumen atau dokumentasi memiliki berbagai pengertian dan pada prinsipnya dapat dikelompokkan dalam tiga buah kategori yaitu :21 a. Dokumentasi dalam arti sempit merupakan produk (sekumpulan dokumen) dari kegiatan pengumpulan (secara selektif tentunya), pencatatan/registrasi

dokumen,

penyimpanan

dan

penyajian

kembali bahan mentah (dokumen) bila ada yang membutuhkannya. b. Dokumentasi dalam arti luas merupakan suatu produk karya dari kegiatan-kegiatan pengumpulan, pencatatan/perekaman tentang suatu/beberapa

peristiwa

dan

objek-objek

yang

berkaitan

dengannya, pengolahan serta penelusuran lebih lanjut atas data/fakta/dokumen

yang

bersangkutan,

pendistribusian dokumen-dokumen

19

penyimpanan,

tersebut

baik

ada

dan yang

20

Raymond McLeod, Jr. Sistem Informasi Managemen. h. 4 Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Kamus Besar Bahasa Indonesia,

21

Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi. h. 7

h.272

24

menanyakan maupun tanpa diminta kepada orang-orang ataupun pihak-pihak yang dipandang berkepentingan atasnya. c. Dokumentasi dalam arti khas merupakan sekumpulan catatan dan rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang telah dan sedang terjadi, pengalaman-pengalaman,

pendapat-pendapat,

penemuan-

penemuan maupun spesifikasi-spesifikasi dari produk-produk yang terbaru dalam system managemen tertentu serta bidang-bidang yang menjadi kepentingannya yang dilakukan secara selektif dan sistematis untuk dimanfaatkan sewaktu-waktu sebagai bahan mentah dalam proses pengambilan keputusan.22 Pengolahan dokumen dalam bukunya Rony Kountur, mula-mula yang harus diketahui adalah informasi apa yang dibutuhkan user, lalu bagaiman disain outputnya (dokumen), disimpan pada media apa. Kemudian untuk menghasilkan output seperti itu data apa yang diperlukan dan media input apa yang digunakan. Untuk menggambarkan proses pengolahan dokumen, gunakan system flowchart (alur pengolahan data) mulai dari (a) input, (b) proses, (c) output.23 Berdasarkan definisi diatas menjelaskan juga bahwa prosedur pengolahan dokumen adalah aturan atau langkah-langkah dalam melakukan

proses

pengolahan

dokumen.

Prosedur

pengolahan

menggambarkan alur dari dokumen. Untuk menggambarkan alur dari

22 23

Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi. h. 3 Rony Kountur, Dasar-dasar Sistem Informasi Manageman. h. 81

25

dokumen gunkakan proses flowchart (alur perlakuan suatu dokumen) dan dokumen flowchart (alur dokumen dari suatu bagian ke bagian lain).24 Ada beberapa proses flowchart (prosedur pengolahan dokumen) yaitu : a. Membuat atau merubah dokumen, misalnya mengetik surat (operasi) b. Memindahkan ke orang atau bagian lain (pindah) c. Memeriksa kadang-kadang dengan memberi tanda tangan (periksa) d. Menunda atau menunggu perlakuan berikutnya (tunda) e. Menyimpan (arsip) Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengolahan dokumen adalah langkah-langkah pengolahan dokumen dengan menggunakan proses flowchart dengan metode, urutan dan pedoman tindakan yang akan dilakukan. Berkaitan dengan pengolahan dokumen haji pemerintah RI mengeluarkan Peraturan Mentri Agama RI Nomor 6 Tahun 2010 tentang prosedur dan pendaftaran jamaah haji serta dokumen haji. Prosedur pengolahan dokumen yang yang baik harus dapat mengatasi keadaan atau masalah secara cepat dan baik. Baik itu dalam pengumpulan, penyusunan dan penyimpanan dokumen. Pengolahan dokumen terdapat dua macam pengolahan yaitu tahap-tahap pengolahan 24

Rony Kountur, Dasar-dasar Sistem Informasi Manageman. h. 82

26

dokumen secara manual dan tahap-tahap pengolahan dokumen secara elektronik atau komputernisasi. a. Pengolahan Elektronik (Komputernisasi) Pengolahan dokumen secara elektronik memiliki beberapa elemen yang meliputi : programmer, prosedur, infrastuktur fisik, perangkat keras dan perangkat lunak. Semua elemen bergerak sesuai dengan ketentuan dari kegunaan elemen tersebut berdasarkan dengan prosedur pengolahan dokumen. Berikut adalah siklus pengolahan dokumen dengan menggunakan komputer.25 Lihat pada gambar 2.2 berikut ini:

A Persiapan

E Storage D Output

B Input

C Proses Gambar 2.1: Siklus Pengolahan Dokumen Sumber: Buku Dasar-Dasar Sistem Informasi Manajemen, 1996

25

Ronny Kountur, Dasar-dasar Sistem Informasi Managemen. h. 56

27

Siklus pengolahan dokumen dengan computer diatas melalui beberapa tahapan atau proses.26 Tahapannya yaitu meliputi: 1) Persiapan. Merupakan tahap dimana data diperoleh. Disini data terkumpul berupa dokumen bukti transaksi dan masih dalam bentuk data mentah. Misalnya bukti pembayaran atau kwitansi dan slip penjualan. 2) Input. Merupakan tahap dimana data dimasukkan ke dalam proses pengolahan data. Data yang telah terkumpul dikelompokkan sesuai kebutuhan pengolahan. Misalnya, kwitansi yang terdiri dari tiga data yaitu bukti nomor kwitansi, nama penerima, dan jumlah yang dibayarkan. 3) Proses. Merupakan tahap dimana data diolah. Sebagaimana telah dijelaskan diatas, pengolahan data oleh komputer mengumpulkan dua macam operasi ini kegiatan pengolahan lainnya seperti mengklarifikasi,

mengurutkan,

menghitung,

mencatat

dan

meringkas dapat dilaksanakan. 4) Output. Merupakan tahapan dimana informasi suatu pengolahan data bisa menjadi data untuk pengolahan data berikutnya. 5) Storage. Informasi yang dihasilkan disimpan dalam suatu tempat penyimpanan yang dikenal dengan istilah storage. Hal ini dimaksudkan agar tidak hilang sehingga jika dibutuhkan segera dapat diperoleh dengan mudah.

26

Ronny Kountur, Dasar-dasar Sistem Informasi Managemen.

28

Dari gambaran siklus pengolahan dokumen diatas dapat dianalisis bahwa dalam pengolahan dokumen tahap awal yaitu persiapan (pengumpulan bahan-bahan untuk menjadi input), kemudian diproses guna menghasilkan output (informasi) yang akan disimpan pada stroge (tempat penyimpanan). b. Pengolahan Manual Sedangkan tahapan-tahapan dalam siklus pengolahan dokumen tidak menggunakan komputer adalah sebagai berikut :27 1) Pencatatatan (recording) 2) Pengklasifikasian (classifiying) 3) Penyusunan(sorting) 4) Perhitungan (calculative) 5) Penyimpanan (storing) 6) Pengambilan Data Kembali (retrieving) 7) Pelaporan (reporting) 8) Komunikasi (communicative) Siklus pengolahan dokumen relavan dengan proses pengolahan data di mana input berhubungan dengan data, proses sama dengan pengolahan data dan output berhubungan dengan informasi.28

27 Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Petunjuk Guru Pengenalan Komputer dan Teknologi Pengolahan Data (Jakarta : Depenbud, 1993), h. 7 28 Ronny Kountur, Dasar-dasar Sistem Informasi Managemen, h. 57

29

C. Dokumen Haji Dokumen Haji adalah dokumen perjalanan resmi ibadah haji. Dokumen haji antara lain berupa: 1) Paspor, merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh kantor imigrasi yang memuat identitas pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar Negara. 2) Visa haji, Merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan Kedutaan Besar Arab Saudi di Indonesia yang diperlukan untuk masuk ke Negara Arab Saudi dalam periode waktu tertentu selama musim haji. Visa Haji Berupa Lembaran yang ditempelkan didalam Paspor. 3) dan dokumen administrasi ibadah haji (DAPIH). DAPIH merupakan dokumen perjalanan haji yang berfungsi untuk mengontrol dan mengendalikan operasional haji yang terdiri bererapa lembar yang berisi tentang identitas jemaah dan tempat kegiatan sejak berangkat sampai dengan pulang ke tanah air. Lembaran tsb dikumpulkan dan diserahkan oleh Petugas Haji kepada pihak terkait seperti petugas Imigrasi, Muassasah, Naqabah, dan PPIH Arab Saudi dan PPIH Embarkasi.29 Selain dokumen haji seperti paspor, visa dan DAPIH yang digunakan saat di Arab Saudi, jamaah haji juga harus memakai tanda atau identitas jamaah berupa gelang, koper dan seragam batik.

Ahmad Kartono, “Dokumen Perjalanan dan Barang Bawaan Penerbangan Haji”, Slide ke 4 29

30

Dokumen haji dikeluarkan dan ditanda tangani oleh Mentri Agama atau pejabat Kementerian Agama yang ditunjuk oleh Mentri Agama. Penyelesaian dokumen termasuk penulisannya dengan system computer melalui

siskohat

sesuai

dengan

Peraturan

Direktur

Jendral

Penyelenggaraan Haji dan Umrah Nomor D/05/2011 tentang Pengurusan Dokumen Perjalanan Ibadah Haji. Kebijakan pemerintah mengenai dokumen haji meliputi : a. Pemerintah berkewajiban menyediakan pelayanan dokumen haji bagi jamaah haji. b. Pelayanan dokumen haji meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan pelayanan administrasi dan Dokumen lain yang diperlukan. c. Bagi calon jamaah haji Indonesia diterbitkan paspor biasa. d. Dalam hal paspor telah dimiliki calon jamaah haji dan masih berlaku paling sedikit 6 bulan terhitung pada saat hari keberangkatan dapat diperlukan untuk kegiatan ibadah haji.30

30

Kemenag RI Ditjen PHU, Modul Kebijakan Penyelenggaraaan Ibadah Haji. (Jakarta : Kemenag RI Ditjen PHU. 2013). h. 22

BAB III GAMBARAN UMUM KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA TANGERANG

A. Sejarah Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang Kementerian Agama Kota Tangerang merupakan instansi pemerintahan yang membidangi urusan agama pada tingkat Kabupaten/Kota. Kementerian Agama Kota Tangerang mempunyai tujuan untuk membantu Pemerintah dalam menyelenggarakan sebagai tugas pemerintah di bidang agama. Pembagian di bidang agama itu sendiri diarahkan kepada upaya memantapkan fungsi dan peran agama sebagai landasan moral dan etika.1 Pada awal berdirinya, Kementerian Agama Kota Tangerang berkantor (sementara) di rumah dinas Kepala Kantor Departemen Agama Kabupaten Tangerang yang beralamat di jalan Ahmad Yani No. 8 Kota Tangerang selama kurang lebih satu tahun. Karena mengalami renovasi, maka Departemen Agama Kota Tangerang pada tahun 1995 menempati kantor sementara di jalan sukasari. Setelah selesai renovasi, maka pindah kembali ke jalan Ahmad Yani No. 8. Pada tahun 2005 Kantor di Ahmad Yani mengalami rehab total sehingga aktifitas kantor pindah ke Rumah Dinas Sekda Kota Tangerang Jl. Nyimas Melati, Kota Tangerang.2 Kantor Kementerian Kota Tangerang dibentuk berdasarkan KMA No. 250/IX/1994 dan keberadaannya diresmikan oleh Walikotamadya Tangerang Drs. 1

Taufiq Akbar, Profil Lembaga, (Tangerang : Kementerian Agama Kota Tangerang,

2015). h.3 2

Taufiq Akbar, Profil Lembaga, h, 4-5

31

32

H. Zakaria Machmud pada bulan September 1994. Selanjutnya, atas nama Kepala Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Jawa Barat, Walikota Tangerang melantik Kepala Kantor Departemen Agama Kotamadya Tangerang yang pertama yaitu Drs. H.M. suroh, M.Si. Berikut nama-nama Kepala Kantor Departemen Agama Kota Tangerang dari masa kemasa :3 1. Drs. H.M. Suroh, M.Si.

Masa Bhakri 1994-1998

2. Drs. H.M. Atoullah Ahmad,MA

Masa Bhakti 1998-1999

3. Drs. H. Babun Abdullah

Masa Bhakti 1999-2002

4. Drs. KH. Saeful Millah,MM,M

Masa Bhakti 2002-2003

5. Drs. Iskandar Bunyamin, MM

Masa Bhakti 2003-2006

6. Drs. Zaenal Arifin, MM

Masa Bhakti 2006-2013

7. Drs. H. A. Nawawi, M.Si

Masa Bhakti 2013-2015

8. Drs. Dedi Mahfudin, M.Si

Masa Bhakti 2015-sekarang4

Selanjutnya pada 2013 Kementerian Agama Kota Tangerang berpindah ke Jl. Perintis Kemerdekaan II Cikokol menempati kantor lama Kementerian Agama Kantor Kabupaten Tangerang yang telah berpindah ke Tigaraksa. Kementerian Agama Kota Tangerang yang beralamat di Jl. Ahmad Yani No. 8 masih tetap ditempati oleh seksi penyelenggaraan Haji dan Umroh BAZDA Kota Tangerang, Sekertaris Dharma Wanita, Kelompok Kerja Pengawas, Kelompok Kerja Penyuluh, dan Sekertariat IGRA Kota Tangerang hal ini

3

Taufiq Akbar, Profil Lembaga, h, 4 Wawancara Pribadi dengan Bpk. Basyuni, Bagian Pembinaan Haji dan Umrah Kemenag Kota Tangerang, Tangerang : 9 September 2016 4

33

mengingat terbatasnya luas tanah dan fasilitas ruangan kerja pada kantor yang beralamat di Jl. Perintis Kemeredekaan II Ckokol.5 B. Visi, Misi, dan Program Kementerian Kota Tangerang 1. Visi : “Terwujudnya Masyarakat Kota Tangerang yang taat beragama berakhlakul karimah, rukun, cerdas, mandiri, dan sejahtera lahir batin”. 2. Misi : 1) Mewujudkan tata kelola pemerintah yang bersih dan berwibawa 2) Meningkatkan kualitas pendidikan agama dan keagamaan pada Madrasah sekolah umum dan Pondok Pesantren, TPQ/TKQ, MDT dan Majlis Taklim 3) Mewujudkan keluarga sakinah 4) Meningkatkan pelayanan Ibadah Haji dan Umrah 5) Memberdayakan lembaga keagamaan 6) Memperoleh kehidupan beragama dengan mengedepankan asas kerukunan umat beragama, intern umat beragama.6 3. Program Kerja Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang a. Pelayanan Kehidupan Beragama 1. Program Seksi Bimas Islam 2. Program Penyelenggaraan Pembinaan Syariah 3. Program Seksi Penyelenggaran Haji dan Umrah b. Pendidikan Agama Islam 1. Seksi Pendidikan Madrasah 5 6

Taufiq Akbar, Profil Lembaga, h, 5 Taufiq Akbar, Profil Lembaga, h, 5

34

2. Seksi Pendidikan Agama Islam 3. Seksi Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren c. Kerukunan Umat Beragama 1. Peningkatan Kualitas Kerukunan Umat Beragama 2. Tokoh-tokoh Agama 3. Data Rumah Peribadatan di Kota Tangerang.7 C. Struktur Organisasi Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang Kementerian Agama Kota Tangerang merupakan instansi yang berada dibawah Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Banten. Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang mempunyai tujuan untuk membantu Pemerintah dalam menyelenggarakan sebagian tugas Pemerintah di bidang agama. Pembangunan di bidang agama itu sendiri diarahkan kepada umaya memantapkan fungsi dan peran agama sebagai landaan moral dan etika. Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang tahun 2015 hingga sekarang d jabat oleh Drs. Dedi Miftahudin, M.Si. Dalam melaksanakan program dan tugas, beliau dibantu oleh beberapa kepala seksi diantaranya yaitu : 1. Kepala SUB bagian Tata Usaha : Drs. H. Arief Fachruddin, 2. Kepala Seksi Pendidikan Madrasah : H. Muhiddin S. Sos. I 3. Kepala Seksi Pendidikan Diniyah dan Pondok Pesantren : Drs. H. Tutun HS, MA 4. Kepala Seksi Pendidikan Agama Islam : Drs. Nurhasan, M.Si

7

Taufiq Akbar, Profil Lembaga, h, 7

35

5. Kepala Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah : Drs. H. A. Nahrowi A,M.Pd 6. Kepala Seksi Bimbingan Masyarakat Islam : Drs. Apip Supiani, MH 7. Kepala Penyelenggara Pembinaan Syari’ah : Drs. H. Arsyad, M.Pd8 Oleh karena itu dalam menjalankan tugasnya dalam bidang Keagamaan Kota Tangerang memili struktur susunan organisasi suatu lembaga yang akan mempermudah dalam menjalankan tugas dan fungsinya. D. Struktur Organisasi PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang Tahun 2015 hingga sekarang. Dalam pelaksanaan Ibadah Haji Kepala Seksi Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umrah membentuk struktur PPIH (Panitia Penyelenggara Ibadah Haji) untuk membantu dan melayani calon jamaah haji dari pemberangkatan, bimbingan manasik, serta pemulangan jamaah haji. Adapun struktur PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang tahun 2015 yaitu : 1. Kepala Panitia Penyelenggara Ibadah Haji : H. Mudini S, MM 2. Bagian Pendaftaran dan Dokumen : Huriyati Laili dan Sanusi 3. Bagian Pembinaan Haji dan Umrah : H. Basyuni S.pd.I dan Drs. Zakiman 4. Akomodasi, transportasi dan Perlengkapan Haji :Hj. Ummuatikah dan Hj. Sulhah 5. Pengelola Keuangan : Dewi Wahyuni A, Md dan Nina Nadra, SE 6. System Informasi Haji : Sofwat Amani, A,Md 8

Taufiq Akbar, Profil Lembaga, h, 32

36

7. Pengurusan Paspor : Martyrillah9 E. Tugas dan Fungsi PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang Tahun 2016 Adapun tugas dan PPIH Kementerian Agama Kota Tangerang sebagai berikut : a. Tugas PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang mempunyai tugas menyelenggarkan oprasional pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji Kota Tangerang sesuai dengan kebijakan Direktorat Jendral Penyelenggaraan Haji dan Umrah. b. Fungsi PPIH Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah melaksanakan tugas tersebut PPIH Kementerian Agama Kota Tangerang Memiliki fungsi sebagai berikut : 1) Merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan pelayanan pemberangkatan dan pemulangan jamaah haji. 2) Memberikan pelayanan penerimaan jamaah, transit dokumen, akomodasi,

pembinaan

jamaah

dan

petugas,

keamanan,

pembekalan, penerbangan, imigrasi, bea cukai, dan kesehatan kepada calon jamaah haji. 3) Mengkoordinasikan kegiatan pelayanan instansi terkait.10

9 Wawancara Pribadi dengan Bpk.Dedi, Kepala Kandepag Kota Tamgerang, Tangerang : 9 September 2016 . 10 Wawancara Pribadi dengan Bpk. Dedi, Kepala Kandepag Kota Tangerang, Tangerang : 9 September 2016.

BAB IV ANALISIS PROSEDUR PENGOLAHAN DOKUMEN HAJI PADA KANTOR KEMENTERIAN AGAMA KOTA TANGERANG A. Prosedur Pengolahan Dokumen Haji Sebagaimana telah dijelaskan pada Bab II, bahwa prosedur pengolahan dokumen haji dilakukan sesuai dengan Peraturan Menteri Agama RI Nomor. 6 Tahun 2010 dan Nomor D/05/2011 tentang pengurusan dokumen perjalanan ibadah haji, serta kebijakan pemerintah terhadap penyelenggaraan haji meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan pelayanan administrasi dan dokumen lain yang diperlukan.1 Dalam proses nya, proses pengolahan dokumen pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang akan berkoordinasi dengan instansi-instansi lain terkait pembuatan, penerbitan dan administrasi. Instansi yang berkoordinasi dengan Kemenag Kota Tangerang dalam proses pengelolaan dokumen antara lain: 1. Bank Penerima Setoran (BPS) Biaya Perjalanan Ibadah Haji (BPIH), merupakan instansi yang mengelola pembuatan rekening haji, pembayaran setoran awal dan pelunasan. Instansi ini menerbitkan buku tabungan, mencetak lembar bukti setoran awal yang berisi No. Validasi dan lima lembar kwitansi pelunasan yang merupakan berkas dokumen yang menjadi persyaratan pada pendaftaran dan pelunasan di kantor Kemenag.

1

Kemenag RI Dirtjen PHU, Modul Kebijakan Penyelenggaraan Ibadah Haji, (Jakarta : Kemenag RI Dirtjen PHU, 2013). H. 22

37

38

2. Puskesmas Se Kota Tangerang, merupakan instansi yang berwenang menerbitkan Surat Keterangan Sehat (Buku Hijau) dan merupakan berkas dokumen yang dilampirkan pada proses pendaftaran dan pelunasan di kantor kemenag. 3. Kantor Imigrasi Kota Tangerang. Kantor Imigrasi berwenang menerbitkan Paspor yang diperlukan jamaah sebagai dokumen identitas internasional selama perjalanan ibadah haji. Bagi yang telah memiliki dokumen ini akan dilampirkan pada saat menyerahan berkas pelunasan ke kantor kemenag kota Tangerang. Bagi yang belum, Kantor kemenag menyediakan pelayanan pembuatan paspor secara kolektif. 4. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Banten, merupakan instansi yang menaungi Kantor Kemenag Kabupaten/Kota se provinsi Banten. Beberapa berkas dokumen akan dilimpahkan seperti Paspor dan lembar merah bukti pelunasan yang nantinya akan diproses untuk menerbitkan visa dan Dapih. 5. Embarkasi atau Asrama Haji Pondok Gede, kantor Kemenag akan menyerahkan lembar biru bukti pelunasan dan Surat Perintah Masuk Asrama (SPMA). Berkas tersebut merupakan persyaratan yang diperlukan untuk proses keberangkatan di embarkasi Pondok Gede. 6. Kedutaan Besar Arab Saudi, yang berwenaang menerbitkan visa. Walaupun tidak secara langsung namun proses awal pengurusannya dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tagerang atau setempat, yang mana dalam tahap pemvisaan melalui Kantor Wilayah Kementerian Agama.

39

Sebagian besar prosedur pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang mulai dari pendaftaran haji, pelunasan, pengurusan pasport pengurusan pemvisaan dan penyelesaian DAPIH, serta pengarsipan dilakukan secara bertahap dengan menggunakan pengolahan baik secara manual maupun secara tersistem yang berbasis IT yang dikenal dengan Sistem Informasi dan Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT). Jika digambarkan proses pengolahan dokumen haji antara lain terdiri atas lima tahap, yaitu:

1 PENDAFTAR AN

2 PENGARSIPAN SEMENTARA

3 PELUNASAN

4 DOKUMENTAS I PERJALANAN

5 PEMBUKUAN ARSIP

Gambar 4.1: Tahapan proses pengolahan dokumen pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang

1. Pendaftaran Haji Pendaftaran haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dibuka sepanjang tahun dengan menggunakan prinsip first come first served sesuai dengan nomor urut porsi yang telah terdaftar dalam Sistem Komputerisasi Haji Terpadu (SISKOHAT) Kementerian Agama Pusat. Membuka Pendaftaran bagi calon jamaah haji merupakan Langkah awal prosedur pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. Jamaah haji dapat memperoleh informasi tentang penyelenggaraan ibadah haji di pusat-pusat informasi yang telah ditunjuk oleh Kantor Kementerian Agama RI, seperti yang ada

40

pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang yang terletak di JL. Jendral Ahmad Yani No. 8 Kota Tangerang. Sebelum melakukan pendaftaran, Petugas Penyelenggara Ibadah Haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang memberikan arahanarahan kepada calon jamaah haji tentang alur pendaftaran haji regular serta memberikan pemahaman tentang persyaratan yang perlu dipenuhi oleh jamaah haji. Bagi jamaah yang belum membuka rekening haji akan diarahkan untuk membuat rekening haji sekaligus melakukan penyetoran melalui Bank Penerima Setoran (BPS) Biaya Perjalanan Ibadah Haji (BPIH) yang telah ditunjuk oleh Kementerian Agama RI. Dan bagi yang telah memiliki rekening haji jamaah akan diarahkan untuk mengambil nomer antrian. 2 a. Persyaratan Pendaftaran Haji Adapun persyaratan dokumen peserta haji yang harus dibawa ketika melakukan pendaftaran ke Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut:3 1) Pas Foto 3x4 15 lembar 2) Pas Foto 4x6 10 Lembar 3) Fotocopy KTP Ukuran A4 sesuai domisili yang masih berlaku sebanyak 3 lembar 4) Fotocopy Kartu Keluarga (KK) sebanyak 5 lembar 2 Observasi langsung dalam proses pendaftaran haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang, Tangerang 9 September 2016 3 Wawancara pribadi dengan Ibu Huryati Laili bagian dokumen Haji dan Umroh, Tangerang, 8 November 2016.

41

5) Surat keterangan sehat dari Puskesmas setempat 6) Fotocopy Ijazah terakhir atau Akte Kelahiran atau Surat Nikah atau Surat Domisili dari Kecamatan sebanyak 2 lembar 7) Fotocopy buku tabungan haji dengan saldo minimal Rp 25 juta rupiah sebanyak 2 lembar 8) 3 Lembar Tanda Bukti Setoran Awal BPIH yang berisi nomer validasi.4 Kelengkapan dokumen persyaratan jamaah haji tersebut digunakan untuk melakukan pendaftaran haji. Untuk melengkapi beberapa dokumen persyaratan, calon jamaah haji perlu melakukan beberapa hal yang secara umum dijelaskan pada gambar berikut:

Calon Jamaah Haji

Puskesmas

BPS BPIH

Kantor Kemenag

Gambar 4.2 : Proses Pelengkapan Dokumen Persyaratan

4

Observasi ketika proses pendaftaran haji di Kantor Kementerian Agma Kota Tangerang, Tangerang, 20 September 2016.

42

1) Terlebih dahulu jamaah harus membuat rekening haji pada bank yang telah ditunjuk oleh Kementerian Agama RI. Berdasarkan Peraturan Meneri Agama nomor 30 Tahun 2013 mengenai

Bank

Penerima

Setoran

(BPS)

Biaya

Penyelenggaraan Ibadah Haji (BPIH) Kementerian Agama RI Menetapkan 17 Bank Penerima Setoran BPIH yaitu: Bank Mandiri Syariah, Muamalat, Mega Syariah, BNI Syariah, BRI Syariah, Panin Syariah, BTN, Permata, CIMB-Niaga, Bank Suut, Bank DKI, Bank Jateng, Bank Jatim, Bank Kepri, Bank Sumselbabel, Bank Nagari, Bank Aceh. Adapun persyaratan yang yang perlu dibawa antara lain seperti: KTP Domisili, Ijazah/Akte Kelahiran, Pas Foto 3x4 lembar kemudian mengisi Formulir Pendaftaran serta membawa uang setoran sebesar Rp. 25.000.000. Setelah memiliki rekening haji dan melakukan setoran, calon jamaah haji akan mendapatkan bukti setoran awal yang berisi nomor validasi yang nanti akan dipergunakan untuk menginput data kedalam SISKOHAT. 2) Memeriksa

kesehatan

ke

Puskesmas

domisili

untuk

memperoleh surat keterangan sehat setempat yang merupakan lampiran yang harus di lampirkan sebagai persyaratan pendaftaran haji di Kemenag. Berdasarkan hasil wawancara dengan calon jamaah (Ibu Lindah), proses pembuatan surat keterangan sehat dari puskesmas hanya perlu membawa KTP

43

Asli. Secara singkat alur proses pembuatan Surat Keterangan Sehat dijelaskan sebagai berikut: a) KTP yang diserahkan akan di administrasikan oleh admin b) Calon Jamaah menunggu di panggil untuk porses administrasi. Disini kita akan ditanyai ringan beberapa hal dan akan mendapatkan kartu antrian pemeriksaan. c) Mengantri untuk dipanggil keruang pemeriksaan d) Pada ruang pemeriksaan, calon jamaah akan diukur tinggi badan, berat badan, cek golongan darah, oleh asisten dokter. Setelah itu dokter akan menanyakan pertanyaan ringan seperti: apakah pernah memiliki riwayat penyaki tertentu?, Alasan pem buatan surat keterangan sehat, dan lain-lain sekaligus diperiksa. e) Setelah selesai Calon Jamaah menuju kasir untuk melakukan pembayaran sebesar Rp. 17.000. f) Kemudian calon jamaah haji akan mendapatkan surat keterangan sehat sebagagi dokumen persyaratan pendaftaran haji. 3) Setelah Calon jamaah haji melengkapi seluruh dokumen dan persyaratan lainnya. Semua berkas dibawa ke kemenag Kabupaten/Kota untuk melakukan pendaftaran haji dan mendapatkan nomer porsi.5

5

Wawancara dengan Calon Jamaah haji Ibu (lindah) pada hari Kamis, 20 September 2016.

44

b. Proses Pendaftaran di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang Proses pendaftaran haji dimulai dari melengkapi berkas persyaratan yang

telah

dijelaskan

diatas.

Kemudian

calon

jamaah

Haji

mengunjungi Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota tempat domisili. Dalam alur pendaftaran calon jamaah haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang terdapat beberapa tahapan atau proses pengolahan data/berkas dokumen, dimulai dari pengambilan formulir hingga penyerahan SPPH, alur pendaftarannya yaitu sebagai berikut:6

Meja 2

• pemeriksaan kelengkapan berkas persyaratan

•Mengambil Nomer Antrian Pendaftaran

MEJA 1

•Penyeraha n Berkas •Entry Data

LOKET 2 •Foto •Sidik Jari

•Pengecekan Data SPPH • Penyerahan SPPH

LOKET 1

LOKET 3

Gambar. 4.2 : Alur Pendaftaran Pada Kemenag Kota Tangerang Sumber : Poster Mading Kementerian Agama Kota Tangerang

Proses dalam alur pendaftaran haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut: 1) Meja 1 : Jamaah

haji

melakukan

pemeriksaan

berkas-berkas

persyaratan pendaftaran yang diminta oleh petugas.

6

Poster di Kantor Bagian Seksi Penyelenggaraan badah Haji Kota Tangerang

45

2) Meja 2 : Jamaah haji mengambil nomor antrian kepada petugas. Nomor antrian digunakan untuk menyerahkan berkasberkas persyaratan ke loket 1. 3) Loket 1 : Jamaah

haji

menyerahkan

berkas

persyaratan

yang

diperlukan, setelah berkas diterima oleh petugas, berkas segera di entry secara online oleh petugas menggunakan nomer validasi yang didapat setelah melakukan setoran awal guna pengisian SPPH online. Entry data tersimpan langsung ke pusat pendaftaran haji melalui SISKOHAT. Untuk mengetahui tampilan entry data pada siskohat dapat dilihat pada lampiran screenshot dashboard SISKOHAT. 4) Loket 2 : Calon jamaah dipanggil untuk pengambilan foto dan sidik jari ini digunakan untuk kelengkapan SPPH jamaah haji yang sedang di entry oleh petugas secara online. 5) Loket 3 : Setelah SPPH selesai di entry oleh petugas, kemudian SPPH diprint preview (tanpa nomer porsi) terlebih dahulu untuk dicek kebenaran datanya oleh calon jamaah haji. Setelah dirasa sudah benar semua SPPH akan diprint

46

kembali sehingga mendapatkan nomer porsi. Lembar SPPH diprint sebanyak 5 lembar dengan peruntukan: 1) lembar pertama untuk Jamaah Haji, 2) Lembar kedua untuk BPS BPIH untuk pelunasan, 3) Lembar Ketiga untuk Kantor Kemenag Kabupaten/Kota sebagai arsip, 4) Lembar Keempat untuk Kanwil Provinsi, 5) Lembar kelima untuk Direktorat Jendral PHU. 6) Untuk selanjutanya calon jamaah haji menunggu waktu pelunasan. Prosedur pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang ketika proses pendaftaran haji berlangsung dilakukan secara manual dan tersistem. Pengolahan dokumen secara manual dapat diamati ketika pengecekan berkas persyaratan pendaftaran haji oleh petugas. Sedangkan pengolahan secara komputernisasi dapat kita amati ketika pengentryan data jamaah dan proses pengambilan foto biometric dan sidik jari secara langsung dengan digital yang terkoneksi secara online, dan dilengkapi dengan menggunakan alat-alat yang lebih modern dan terintegerasi dengan fasilitas yang terkait dengan SISKOHAT. 2. Pelunasan BPIH Setiap tahunnya, Kantor Kementerian Agama kota Tangerang akan mendapatkan pemberitahuan jatah kuota dan range nomer porsi keberangkatan dari kantor wilayah provinsi Banten.

47

Pada tahun 2016 Porsi kuota untuk wilayah Kota Tangerang terdapat sebanyak 8541 jamaah haji dengan pemotongan 20 % menjadi 7114 jamaah haji. Kuota ini dapat berubah setiap tahunnya sesuai ketentuan kantor kementerian Agama Kota Tangerang7 Berdasarkan informasi tersebut kantor kementerian kota Tangerang akan mengumumkan melalui surat edaran yang akan dibagikan kepada KBIH se kota Tangerang. Selanjutnya pemberitahuan tersebut akan diteruskan oleh pihak KBIH kepada para calon jamaah yang tergabung. Selain itu pada Jamaah Haji juga dapat langsung mengakses secara online melalui situs resmi Kantor Kementerian Kota Tangerang. a. Persyaratan Pelunasan BPIH Persyaratan berkas dokumen yang harus di bawa ke kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut:8 1) BPIH lunas warna merah, biru dan kuning yang didapatkan dari BPS BPIH setelah melakukan pelunasan. 2) Bagi jamaah haji yang sudah memiliki paspor harap diserahkan kepada Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah Kota Tangerang 3) Foto Copy KTP ukuran A4 2 Lembar 4) Fotocopy surat keterangan sehat dari Puskesmas Kecamatan domisili sebanyak 2 lembar 7 Wawancara dengan Bapak Basyuni bagian bimbingan Haji dan Umrah, pada 8 November 2016. 8 Wawancara pribadi dengan Ibu Huryati Laili bagian dokumen Haji dan Umroh, Tangerang, 8 November 2016.

48

5) Pas foto ukuran 3 x 4 (15 lembar) dan 4 x 6 (2 lembar) dengan tampak wajah 80% dan backgraound putih Kelengkapan dokumen persyaratan jamaah haji tersebut digunakan untuk melakukan pelunasan. b. Proses Pelunasan BPIH Proses laporan lunas BPIH pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang adalah sebagai berikut : 1) Sebelumnya jamaah melakukan pelunasan BPIH di BPS BPIH. 2) Dan juga melakukan pengecekan kesehatan untuk mendapatkan surat keterangan sehat atau yang lebih kita kena dengan Buku Bijau. Berikut akan dijelaskan sedikit mengenai proses pembuatan Buku Hijau.  Jamaah mendatangi Puskesmas sesuai domisili dengan membawa Foto Copy bukti setoran lunas BPIH, Foto ukuran 3x4 1 lembar, dan KTP asli.  Sebagai

mana

biasa

jamaah

akan

melakukan

proses

administerasi seperti pendaftaran, dan pengambilan nomer anterian.  Jamaah

akan

pemeriksaan

dipanggil kepada

dan

calon

dokter

jamaah

akan

melakukan

dengan

melakukan

pengecekan kecil seperti diukur tinggi badan, berat badan dan diwawancarai seputar riwayat penyakit yang pernah dialami, dan lain-lain. Kemudian dokter akan memberikan surat rujukan

49

untuk pengecekan dan pemeriksaan lanjutan seperti, cek darah, cek kehamilan, cek rontgen dan lain-lain. yang ditujukan untuk rumah sakit atau klinik tertentu.  Setelah melakukan pemeriksaan sebagai mana diminta, calon jamaah akan kembali ke Puskesmas dengan membawa bukti hasil pemeriksaan. Kemudian melakukan proses administrasi sebagai mana biasa.  Jamaah

akan

pemeriksaannya.

dipanggil

dan

Kemudian

dimintakan dokter

akan

hasil

bukti

memasukan

keterangan yang ada kedalam Buku Hijau.  Pada akhir pemeriksaan jamaah akan diberitahukan waktu dan tempat untuk melakukan vaksinasi. Sesuai dengan Rumah Sakit yang di tunjuk.  Jamaah mendatangi Rumah Sakit dan dimaksud dan melakukan Vaksinasi.  Setelah itu dokter akan mengisikan nya pada form yang ada. Sebagai bukti bahwa jamaah telah di vaksinasi.  Setelah semua pemeriksaan dan vaksinasi selesai jamaah akan diberikan Buku Hijau yang nantinya akan dibawa sebagai persyaratan pelunasan ke Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang 3) Setelah semua persyaratan lengkap, jamaah menuju kantor Kemenag Kota Tangerang dan menyerahkan lembar bukti setoran lunas ke Kantor Kementerian Agama Kota.

50

4) Setelah

dilakukan

pengecekan

kelengkapan

jamaah

akan

loket

untuk

mendapatkan nomer antrian. 5) Kemudian

jamaah

akan

dipanggil

menuju

menyerahkan berkas dokumen persyaratan. 6) Setelah melakukan laporan daftar lunas BPIH ke Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang petugas segera mendata jamaah secara manual dengan pembukuan.9 Kesempatan untuk melunasi BPIH tahun berjalan diberikan kepada jamaah yang telah terdaftar dan mendapat nomor porsi masuk dalam alokasi porsi provinsi. Pelunasan diadakan dua gelombang dalam memprioritaskan mereka yang belum haji. Bagi Jamaah Lansia minimal 75 tahun terdapat kebijakan khusus untuk mengajukan percepatan keberangkatan, dengan catatatan jamaah tersebut sudah 3 tahun dari waktu pendaftaran awal.10 Hal ini sejalan dengan pernyataan Kasubid Pendaftaran Haji M Noer Alya Fitra pada situs resmi Kemenag. Bahkan jamaah lanisa tersebut bisa mengajukan satu pendamping.11 Pengolahan dokumen pelunasan BPIH yang dilakukan oleh Petugas Penyelenggaraan haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang sesuai dengan siklus pengolahan dokumen dengan tahap pengolahan dokumen 9

Wawancara dengan Bapak Basyuni bagian bimbingan Haji dan Umrah, pada 8 November 2016 10 Wawancara dengan Bapak Basyuni bagian bimbingan Haji dan Umrah, pada 8 November 2016 11 http://haji.kemenag.go.id/v2/content/calon-jemaah-haji-lansia-bisa-ajukanpercepatan-keberangkatan, diakses pada hari Minggu tanggal 12 November 2016 pukul 12.04 WIB

51

secara manual. Yang mana dilakukannya pencatatan nomor bukti pelunasan, penyusunan dan penyimpanan pada buku Agenda dan pelaporan kebagian penyusunan arsip. Kemudian

kelengkapan

dokumen

pelunasan

BPIH

diserahkan

kebagian pengolahan dokumen haji untuk proses selanjutnya yaitu proses pengurusan penerbitan paspor yang dilakukan di Kantor Imigrasi (bagi jamaah yang belum memiliki paspor).12 3.

Dokumentasi Proses pengurusan dan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji pada

tahun 1438 H/2016 M dilaksanakan di Kantor Imigrasi terdekat dengan pengantar dari Kantor Keenterian Agama Kota/Kabupaten. Hal tersebut berdasarkan peraturan bersama Menteri Agama dan Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia No. 2 tahun 2009 dan No. M.MH02.HM.03.02 tahun 2009 tentang penerbitan Paspor biasa bagi jamaah haji. a. Persyaratan Penerbitan Paspor Petugas Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang menerima berkas persyaratan penerbitan paspor secara manual dan untuk pengisian formulir SPRI (PERDIM 11) calon jamaah haji dilakukan secara langsung dengan tertulis.13 Untuk pengurusan penerbitan paspor biasa jamaah haji, pihak Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang memberitahukan kepada 12

Wawancara dengan Ibu Huriyati Laili bagian Dokumen, pada 8 September 2016. Wawancara dengan Bapak Martyrillah bagian pengurusan Passport, Tangerang, 8 November 2016. 13

52

calon jamaah haji secara langsung dan via telpon ketika pelunasan haji, sehingga persyaratan dokumen jamaah haji dapat dilengkapi secepatnya. Dalam ranggka pengurusan penerbitan paspor biasa jamaah haji, Petugas

Kantor

Kementerian

Agama

Kota

Tangerang

harus

melampirkan beberapa persyaratan dokumen jamaah haji terlebih dahulu yang meliputi :14 1) Fotocopy KTP yang masih berlaku (2 lembar kertas A4) 2) Fotocopy KK (Kartu Keluarga) sebanyak (2 lembar kertas A4) 3) Fotocopy AKTE Kelahiran/Ijazah/SuratNikah tidak ada, maka dapat diganti dengan Surat Keterangan Tambahan Identitas dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Setempat 4) Fotocopy bukti lembar setoran lunas BPIH tahun berjalan (2 lembar) 5) Paspor biasa bagi yang sudah memilikinya namun sudah habis masa berlakunya 6) Melampirkan formulir SPRI (PERDIM 11) Kantor Imigrasi, dapat dilihat dibagian lampiran skripsi. b. Proses Pengurusan Paspor Prosedur pengolahan dokumen haji pada proses pengurusan pasppor dilakukan secara manual dan komputernisasi, secara manual ketika berkas persyaratan diterima oleh petugas penyusunan arsip 14

Wawancara dengan Bapak Martyrillah bagian Pengurusan Passport, pada 8 November 2016.

53

Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang yang mana melakukan penceklisan kelengkapan persyaratan. Namun, pengolahan secara komputernisasi ketika pengurusan paspor di Kantor Imigrasi. Paspor yang telah diserahkan kepada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang selanjutnya akan dipilih berdasarkan BPS BPIH untuk diserahkan ke Kantor Wilayah Banten guna proses pemvisaan. Pengurusan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji, mula-mula dilakukan oleh pihak Kantor Kementerian Agama Kota/Kabupaten setempat selaku penerbit paspor biasa bagi jamaah haji. Berikut tata cara pengurusan paspor yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang khususnya bagi Kasi Penyelenggaraan Haji dalam

menyiapkan

langkah-langkah

awal

dalam

pengurusan

penerbitan paspor di Kantor Imigrasi :15 1) Database SISKOHAT menjadi acuan pengendalian pengurusan passport 2) Menyusun jadwal pengurusan passport biasa jamaah haji dengan Kantor Imigrasi 3) Penetapan Petugas Kantor Kemenag Kota Tangerang untuk pengurusan paspor di Kantor Imigrasi 4) Membuat surat keterangan tambahan identitas (bila diperlukan) 5) Membuat surat pengantar penerbitan paspor jamaah haji 6) Memverisifikasi data antara paspor dengan bukti setor lunas

15

Wawancara pribadi dengan Bapak Martyrilah bagian Perngurusan Passport, Tangerang, 8 November 2016.

54

7) Menceklis persyaratan pada lembar pengantar penerbitan paspor jamaah haji 8) Merekap data jamaah haji yang telah mendaftar ulang dan memenuhi persyaratan untuk penerbitan paspor. Permintaan Penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji dilakukan secara kolektif oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang kepada Kepala Kantor Imigrasi terdekat domisili dengan membawa surat pernyataan dari Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dan berkas dokumen persyaratan secara keseluruhan. Setelah menyerahkan surat pengantar penerbitan paspor jamaah haji oleh petugas Kantor Kemenag Kota Tangerang kemudian jamaah haji melakukan pengambilan foto, sidik jari dan tanda tangan. Setelah semua selesai Paspor kemudian diserahkan kepada Petugas Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang.16 c. Proses Pemvisaan Untuk proses pengurusan pemvisaan paspor haji petugas bagian Kasi Penyelenggarraan Haji dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang melakukan beberapa langkah yaitu sebagai berikut : 1) Memploting paspor jamaah haji (setiap 10 ekslempar paspor) berdasarkan BPS BPIH dan pada cover belakang paspor dilampirkan lembar ke-2 bukti pelunasan BPIH

16

Wawancara pribadi dengan Bapak Martyrillah bagian Pengurusan Passport, Tangerang, 8 November 2016.

55

2) Membuat daftar nominative pemvisaan paspor jamaah haji 3) Menempelkan stiker daerah pada paspor bagian bawah dengan ditulis nomor DT. II. Sesuai dengan daftar nominative pemvisaan paspor haji 4) Menempelkan stiker embarkasi pada cover depan paspor biasa 5) Menempelkan pasfoto ukuran 4x 6 pada cover depan paspor biasa 6) Penyiapkan tempat pengamanan/penyimpanan paspor 7) Mengirim paspor jamaah haji yang sudah dilengkapi beserta daftar nominative ke Kantor Wilayah Kementerian Agama 8) Melakukan pengamatan terhadap paspor jamaah haji 9) Melakukan konfirmasi dan penginputan nomor porsi biasa ke dalam SISKOHAT. Proses pemvisaan dilakukan oleh Kementerian Agama Pusat namun proses awal pengurusannya dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang atau setempat, yang mana tahap dalam pemvisaan melalu Kantor Wilayah Kementerian Agama. Pemvisaan dilakukan setelah pasppor sudah diterbitkan.17 Sejak tahun 2016 bentuk visa haji tidak lagi berbentuk stiker yang di tempel pada lembaran passport, akan tetapi berbentuk satu lembaran terpisah yang di streples pada passport. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada lampiran.

17

Observasi di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang, Tangeran 20 September 2016 .

56

Prosedur pengolahan dokumen haji pada proses pemvisaan dilakukan secara manual

dan komputernisasi,

manual

ketika

memploting, penempelan stiker dan foto, namun pengolahan dengan komputernisasi ketika membuat data nominative, dan konfirmasi serta penginputan nomor porsi ke SISKOHAT. Untuk pengiriman dan pengambilan paspor ke atau dari Direktorat Pelayanan Haji oleh petugas Kantor Wilayah dilakukan dengan persyaratan sebagai berikut :18 1) Surat tugas atau mandate untuk pengambilan paspor yang sudah selesai divisa 2) Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) selama 3 hari 3) Menghitung jumlah paspor yang telah divisa dan mencocokkan nama jamaah haji pada paspor dengan daftar nama yang dikeluarkan oleh Tim Penyelesaian Paspor Haji 4) Meneliti nama dan foto jamaah haji pada stiker visa 5) Menandatangani berita acara penyerahan paspor. d. Proses Pencetakan DAPIH Secara umum prosedur pengolahan dokumen haji pada kantor kementerian Agama Kota Tangerang dilakukan secara manual dan komputernisasi, hal tersebut juga berkaitan dengan Teori Prosedur W.Gerald Cole, yang mana prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani (petugas administrasi), biasanya melibatkan beberapa 18

Wawancara pribadi dengan Ibu Huryati Laili bagian dokumen Haji dan Umroh, Tangerang, 8 November 2016.

57

orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Pada umumnya dalam kegiatan pengolahan dokumen administrasi perjalanan haji atau DAPIH dilakukan baik secara manual maupun secara tersistem. Secara komputernisasi ketika pengolahan dokumen di Kantor Wilayah, sedangkan ketika penyelesaian DAPIH di Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dilakukan secara manual. Percetakan dokumen administrasi Perjalanan Ibadah Haji (DAPIH) dilakukan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agamam. Kementerian Agama menerbitkan dokumen pengendali bagi jamaah haji yang berguna untuk kontrol administasi oprasional di Arab Saudi dengan sobekan disetiap lembar halaman untuk berbagai keperluan, seperti naqobah, muasassah, (kementerian) penerbangan dan lain-lain.19 Setelah seluruh kelengkapan dokumen untuk pencetakan DAPIH lengkap, Kantor Wilayah Kementerian Agama siap mencetak DAPIH sebagai identitas jamaah. Setelah

DAPIH

sudah

dicetak,

tahap

selanjutnya

adalah

penyerahan dokumen tersebut kepada petugas Kantor Kementerian

19

Wawancara dengan Martyrillah bagian pengurusan dokumen, Tangerang, 8 November 2016.

58

Agama Kota Tangerang oleh petugas Kantor Wilayah guna kelanjutan ketahap berikutnya yaitu penyelesaian DAPIH.20 Proses

penyelesaian

Kementerian

Agama

DAPIH

Kota

dilakukan

Tangerang

yaitu

petugas

Kantor

terlebih

dahulu

memasukkan tanda tangan pada DAPIH oleh pejabat yang berwenang (lembar sobekan), disertai dengan stempel dinas, selanjutnya penempelan pasfoto jamaah haji. Kemudian diplot perkloter dan diserahkan ke posko haji Kantor Wilayah. Proses selanjutnya ketika DAPIH dan paspor yang sudah divisa diserahkan ke petugas Kementerian Agama Kota Tangerang dan kemudian petugas menyatukan paspor dan DAPIH setelah selesai dokumen tersebut diserahkan ke bagian Imigrasi di embarkasi. B. Analisis 1. Prosedur Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang dalam proses pengolahan dokumen haji dilakukan dengan prosedur dan tahapan-tahapan yang sudah ditetapkan oleh Keputusan Pemerintah berdasarkan peraturan Menteri Agama NO. 6 tahun 2010 dan kebijkan pemerintah mengenai pelayanan dokumen haji, dari mulai pendaftaran haji, pelunasan haji, penerbitan paspor, pencetakan DAPIH dan pemvisaan. Prosedur pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang khususnya bagi Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah

20

Wawancara dengan Bapak Martyrillah bagian Perngurusan passport, pada 8 November 2016.

59

menggunakan proses flowchart yaitu dengan tahapan-tahapan merubah, memindah, memeriksa, menunda dan menyimpan dokumen haji dari proses penerimaan berkas pendaftaran hingga penyerahan dokumen haji yang sudah digunakan. Prosedur

pengolahan

dokumen

haji

dikemas

dengan

system

manajemen berbasis IT yang dikenal dengan SISKOHAT seperti halnya system pengolahan dokumen secara umum yaitu secara manual dan komputernisasi. 2. Hasil Mengenai prosedur pengolahan dokumen haji dalam pelayanan jamaah haji, Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang telah memberikan pelayanan dari mulai pendaftaran dan pelunasan haji, pengurusan untuk penerbitan paspor, pengurusan untuk pemvisaan, pengurusan percetakan DAPIH dan penyerahan dokumen. Hal tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur dengan bekerjasama dengan lembaga yang terkait seperti BPS BPIH, Kantor Wilayah Banten, Kantor Imigrasi embarkasi Pondok Gede dan Kementerian Agama Pusat. Hasil dari Analisis di atas adalah, Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang khususnya Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah selaku penyelenggara Ibadah haji melaksanakan pengolahan dokumen berdasarkan prosedur yang sudah ditetapkan oleh keputusan dan kebijakan pemerintah mengenai prosedur pengolahan dokumen haji dengan tersambung melalui SISKOHAT.

60

Jadi pantas rasanya jika Penyelenggaraan Ibadah Haji di Kemenag Kota Tangerang menjadi model Percontohan pelayanan jamaah haji Nasional (berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Basyuni).

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Berikut ini adalah beberapa kesimpulan penulis mengenai prosedur pengolahan Dokumen Haji Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang. Prosedur Pengolahan Dokumen Haji adalah aturan atau langkah-langkah dalam melakukan proses pengolahan dokumen haji dalam hal ini adalah PASPOR, VISA, DAPIH, pelayanan administrasi dan dokumen lainnya. Prosedur pengolahan menggambarkan alur dari dokumen. Untuk menggambarkan alur dari dokumen dengan mengunakan proses flowchart (alur perlakuan suatu dokumen) dan dokumen flowchart (alur dokumen dari suatu bagian ke bagian lain). Kemudian mengenai

prosedur pengolahan dokumen haji Kantor

Kementerian Agama Kota Tangerang dilakukan secara bertahap dimulai dari pendaftaran, pelunasan, pemvisaan, pencetakan DAPIH dan Pengarsipan. Pengolahan dokumen haji juga dilakukan dengan berkoordinasi dengan instansi terkait dari mulai BPS BPIH, Embarkasi Pondok Gede, Kanwil Banten, dan Kementerian Pusat yang terintegrasi dengan SISKOHAT. Berdasarkan pemaparan sebelumnya, maka penulis berkesimpulan bahwa Penyelenggaraan Ibadah Haji Indonesia melibatkan Tugas-tugas pokok baik dari tingkat pusat sampai dengan tingkat kabupaten/kota dengan memiliki tanggung jawab dan kewewenangannya serta mempunyai hak sesuai dengan kriteria, bidang dan kewenangannya masing-masing.

61

62

B. Saran-saran Akhirnya penulis dapat menyimpulkan beberapa saran yang mudahmudahan dapat memberikan masukan pada Kantor Kementerian Agama Kota Tangerang : 1. Untuk menunjang system pengolahan dokumen haji yang lebih baik, mungkin dengan penambahan staff ahli pada bagian SISKOHAT dan infrastruktur seperti alat foto, dan sidik jari agar lebih diperbanyak menjadi dua loket, dan penempatannya berdekatan dengan penginputan/bagan entry data dan print dokumen, hal ini agar lebih terintegrasi secara komunikasi. 2. Memberikan infrastruktur untuk penyimpanan berkas-berkas dokumen jamaah haji yang lebih terjaga, agar segala dokumen jamaah haji tidak rentan terhadap suatu bahaya, misalkan terkena air ataupun api. Dan juga diletakkan secara rapih agar tidak mengurangi keindahan tata ruangan kantor bagian Seksi Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umrah.

66

DAFTAR PUSTAKA

Barata, Atep Adya. Bisnis dan Hukum Perdana Dagang SMK. Bandung: Armico, 1999. Baridwan, Zaki. Sistem Akuntansi, Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA, 1991. Basyuni, Muhammad M. Reformasi Manajemen Haji. Jakarta: FDK Press, 2008. B.N. Marbun, Kamus Manajemen, (Jakarta: CV Muliasari, 2005). Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1988. Petunjuk Guru Pengenalan Komputer dan Teknologi Pengolahan Data. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1993. Iqbal Hasan, Pokok-pokok Materi Metode Penelitian dan Aplikasiny, h.2 Jr, Raymond McLeod. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Prenhallindo, 1995. Kemenag RI Dirtjen PHU. Haji Dari Masa Ke Masa, 2010; Intisari Langkahlangkah Pembinaan Haji, 2010; Dinamika dan Perspektif Haji Indonesia, 2010; Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Ibadah Haji, 2001; Modul Kebijakan Penyelenggaraan Ibadah Haji; Jakarta: Kemenag RI Dirtjen Penyelenggaraan Haji dan Umrah, 2013. Kountur, Ronny. Dasar-dasar Informasi Manajemen, Jakarta: Dinastindo, 1996. M. Amirin, Tatang. Pokok-pokok Teori Sistem, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2001 Marbun, B.N., Kamus Manajemen, Jakarta: CV Muliasarai, 2005. Masri Singarimbun dan Sofian Effendi, Metode Penelitian Survai, (Jakarta: Katalog Dalam Terbitan. 2011). Maulana, Miftahul dan Dana Indra Sensuse. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah Departemen Agama RI. Jakarta.

67

Megahayanti, Nita. ”Sistem Pelayanan Haji dan Umrah.” Skripsi S1 Fakultas Ilmu Dakwah dan Ilmu Komunikasi , UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, 2008. Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse, “ Perencanaan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus Direktorat Jendral Penyelenggaraan Haji dan Umrah Departemen Agama RI” (Jakarta: UI). Makoejit, Kamus Manajemen, (Jakarta: Tim Penyusun Kamus Manajemen, 1990). Moleong, Lexy J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja Roesdakarya, 1991. Nuraida, Ida. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius, 2008. Ratmiko & Atik Seoti Winarsih, Manajemen Pelayanan: Pengembangan Model Konseptual, Penerapan Citizan’s dan Standar Pelayanan Minimal. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2005. Setya, Priska Devi. Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Oprasional Prosedur (SOP DI PT. Konimex Pharmaceutical Laboratories Sukoharjo. Surakarta, 2011. Soejono dan Abdurrahman. Metode Penelitian Suatu Pemikiran dan Penerapan. Jakarta : Rineka Cipta, 2005. Suharismi Arikunto, Pengelolaan Kelas dan Siswa, Sebuah Pendekatan Evaluativ. (Jakarta: PT Rajawali, 1992). Suryabrata, Sumidi. Metodologi Penelitian. Jakarta : Rajawali Pers, 2012. Swastha DH, Basu, dan W, Sukotjo, Ibnu. Pengantar Bisnis Modern (Pengantar Ekonomi Perusahaan Modern). Yogyakarta : Liberty, 1993. Taufiq Akbar, Profil Lembaga, (Tangerang : Kementerian Agama Kota Tangerang, 2015). Trimo, Soejono. Pengantar Ilmu Dokumentasi. Bandung : Remadja Karya CV, 1987.

68

Usman, Husaini, dan Setiady, Purnomo. Metodologi penelitian sosial. Jakarta : PT. Bumi Aksara, 2003. Widjajanto, Nugroho. Sistem Informasi Akuntansi. Jakatrta : Erlangga, 2001. Z, Zurizal dan Aminuddin. Fiqih Ibadah. Jakarta : Lembaga Penelitian Universitas Islam Negeri, 2008.

LAMPIRAN – LAMPIRAN

A