PROSEDUR PEMUTAKHIRAN SOP KEUANGAN SIKLUS INVENTORY PADA PT X

PROSEDUR PEMUTAKHIRAN SOP KEUANGAN SIKLUS INVENTORY PADA PT X Kevin William dan Kurnia Irwansyah Rais Program Studi S1 Ekonomi Akuntansi Abstrak Laporan magang ini membahas tentang prosedur pemutakhiran SOP keuangan siklus inventory yang dilakukan pada PT X yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan mereka. PT X menunjuk KAP RSM AAJ Associates untuk melakukan pemutakhiran sehubungan dengan terbatasnya sumber daya manusia dan waktu yang dimiliki untuk melakukan proses pemutakhiran. Proses pemutakhiran dilakukan melalui delapan tahap, yaitu penerimaan penugasan, melakukan pengamatan awal, walkthrough dengan klien, menulis pemutakhiran sesuai hasil walkthrough, review dari senior manager tim pemutakhiran, melakukan pemetaan atas perubahan yang terjadi, meminta persetujuan klien, serta kompilasi dan sosialisasi SOP. Hasil laporan magang ini menyimpulkan bahwa PT X menggunakan teknik campuran antara teknik narasi dan teknik flowchart serta metode pengembangan berkala. PT X melakukan pemutakhiran SOP keuangannya secara berkala dalam rangka meningkatkan kualitas pengendalian internal atas pelaporan keuangan. Kata kunci: SOP; Internal Control; Inventory Abstract This Internship Report discusses about the updating procedure of Financial Standard Operating Procedures Inventory Cycle in order to enhance the quality of internal control in PT X. PT X appoint KAP RSM AAJ Associates to perform the update due to the limited time and human resources available to do the updating process. The updating process conducted through eight stages which are assignment acceptance, initial observations, walkthrough with the client, write down the updates according walkthrough results, review from updating team senior manager, mapping the changes that occured, approval from client, as well as compilation and socialization of SOP. The results of this internship report concluded that PT X uses mixed techniques between narration techniques and flowchart techniques and also periodic development methods. PT X updates their Financial SOP periodically in order to enhance the internal control over their financial reporting. Key Words: SOP; Internal Control; Inventory

Prosedur pemutakhiran..., Kevin William, FE UI, 2013

Pendahuluan Dalam rangka meningkatkan pengendalian internal atas laporan keuangan mereka, PT X sebagai salah satu operator jasa telekomunikasi terbesar di Indonesia secara periodik melakukan pemutakhiran atas SOP keuangan yang mereka gunakan. Selain dari itu, perkembangan dari bisnis PT X sendiri juga merupakan salah satu faktor yang menjadi pertimbangan perlu dilakukannya pemutakhiran atas SOP keuangan tersebut. Secara lebih spesifik yang akan dibahas dalam laporan magang ini adalah mengenai pemutakhiran atas siklus inventory pada PT X. Pembahasan dalam laporan magang ini memiliki beberapa tujuan, antara lain adalah: (1) mengetahui metode dan teknik yang digunakan dalam pemutakhiran SOP pada PT X, (2) mengetahui prosedur yang dilakukan oleh KAP RSM AAJ Associates dalam melakukan pemutakhiran, (3) mengetahui penyebab terjadinya perubahan pada SOP inventory PT X, serta (4) mengetahui hambatan yang ditemui dalam prosedur pemutakhiran SOP pada PT X. Tinjauan Teoritis Suatu organisasi tentunya menginginkan agar kegiatannya dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga menghasilkan kinerja terbaik. Oleh karena itu, organisasi berusaha menetapkan peraturan – peraturan dan aktivitas – aktivitas pengendalian yang dianggap memadai. Sejalan dengan hal tersebut, pengendalian menjadi bagian yang tidak terpisahkan pada saat membahas penerapan SOP yang efektif karena SOP sendiri harusnya menjadi subsistem dari pengendalian. Dapat disimpulkan bahwa SOP tidak akan efektif jika tidak didukung dengan pengendalian internal yang memadai. (Annisa, 2011) Menurut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission’s (COSO), pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lainnya dari sebuah entitas, yang dirancang untuk memberikan keyakinan/jaminan yang wajar berkaitan dengan pencapaian tujuan dalam kategori (1) efektivitas dan efisiensi operasi, (2) keandalan pelaporan keuangan, serta (3) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sementara itu menurut Tambunan (2008), pengertian SOP adalah pedoman yang berisi prosedur – prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang – orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara


efektif, konsisten, standar, dan sistematis. Pengembangan dan penggunaan dari SOP merupakan hal penting dari quality system yang baik, hal ini disebabkan karena SOP menyediakan pedoman untuk setiap individu dalam perusahaan agar dapat menghasilkan performa terbaik dalam pekerjaan, dan juga memfasilitasi konsistensi pada kualitas dan integritas dari sebuah produk atau hasil akhir. Tambunan kemudian juga menjelaskan bahwa terdapat beberapa metode untuk melakukan penyusunan SOP, yaitu metode penyusunan baru, pengembangan sebagian, pengembangan keseluruhan, dan pengembangan berkala. Lebih lanjut lagi, terdapat beberapa teknik penyusunan SOP yang sering digunakan, yaitu teknik naratif, teknik flowchart, teknik tabular, dan teknik campuran. Terkait dengan laporan magang ini sendiri yang membahas siklus inventory pada PT X, menurut KPMG International (2004) inventory pada umumnya bukan merupakan bagian signifikan dari laporan keuangan perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi, hal ini disebabkan karena produk yang ditawarkan perusahaan biasanya berupa jasa. Inventory dalam industri telekomunikasi sendiri meliputi device, kartu voucher, dan SIM card. Profil Perusahaan RSM AAJ Associates adalah sebuah perusahaan internasional yang memiliki kedudukan kuat di Indonesia dan menawarkan jasa tingkat dunia. RSM AAJ Associates ini berlokasi di Jakarta dan Surabaya. RSM AAJ Associates berdiri pada tahun 1985 oleh Amir Abadi Jusuf dengan perkembangan yang cukup pesat sampai akhirnya menjadi penyedia jasa praktik akuntansi dan audit kelima terbesar di Indonesia. RSM AAJ Associates merupakan anggota dari RSM International, sebuah organiasi global yang bergerak pada bidang jasa profesional. Sementara itu, PT X adalah anak perusahaan Perseroan yang bergerak di bidang telekomunikasi, informasi, media, dan edutaintment. Lebih spesifik lagi, produk utama yang ditawarkan oleh PT X merupakan jasa operator telepon seluler. Saham mayoritas dari PT X adalah PT A (Persero) sebesar 65% dan PT B sebesar 35%. Pembahasan Pembahasan berisi mengenai metode dan teknik yang digunakan dalam penyusunan SOP inventory pada PT X, tahapan pemutakhiran SOP inventory pada PT X, hasil pemutakhiran


SOP inventory pada PT X, dan hambatan – hambatan yang dihadapi dalam pemutakhiran SOP inventory pada PT X. Metode yang digunakan dalam penyusunan SOP Inventory pada PT X adalah metode pengembangan berkala, dimana metode ini digunakan untuk memperbaiki manual atau pedoman SOP yang sudah ada. Dikarenakan adanya kegiatan pengembangan dan pemeliharaan SOP yang sifatnya sudah terjadwal, maka proyek kali ini lebih sering disebut pemutakhiran SOP karena pada dasarnya sudah ada SOP yang digunakan oleh PT X. Pemutakhiran ini dilakukan untuk menyesuaikan dengan kondisi perusahaan yang sudah berubah dalam berbagai hal dibandingkan pada saat SOP lama dibuat. Untuk proses – proses lain sebenarnya terdapat beberapa kondisi dimana metode penyusunan SOP menggunakan metode penyusunan baru, yaitu dimana memang sebelumnya belum ada SOP yang berlaku untuk proses tersebut. Hal ini disebabkan karena berkembangnya PT X sehingga mereka semakin berinovasi dalam menawarkan berbagai barang dan jasa baru yang tentunya akan membutuhkan manual baru pula yang dapat digunakan sebagai pedoman. Beberapa SOP yang menggunakan metode penyusunan baru tersebut biasanya terkait dengan proses revenue, sementara untuk proses inventory sendiri tidak ada SOP yang menggunakan metode penyusunan baru. Teknik penyusunan SOP inventory pada PT X adalah teknik campuran, yaitu kombinasi antara teknik bagan arus (flowchart) dengan teknik naratif. Teknik flowchart adalah teknik spesifik yang menggunakan simbol – simbol khas, dimana setiap simbol memiliki makna tersendiri. Dengan menggunakan gambar dan simbol, banyak penjelasan yang akan menjadi lebih singkat. Sementara itu teknik naratif adalah teknik yang menggunakan kekuatan narasi dan penjelasan dengan kalimat sesuai kaidah bahasa yang benar ditambah istilah – istilah yang lazim digunakan dalam organiasi untuk menjelaskan langkah – langkah kegiatan dalam organisasi. Keseragaman dan konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi penting agar tidak ada perbedaan persepsi di antara pembaca dan pelaksana prosedur. Alasan digunakannya teknik campuran antara teknik flowchart dan teknik naratif adalah dikarenakan masing – masing teknik memiliki kekuatan dan kelemahannya tersendiri. Sebenarnya teknik flowchart merupakan teknik yang sangat direkomendasikan untuk dipakai dalam penyusunan SOP, akan tetapi terdapat permasalahan bahwa tidak semua orang memahami teknik tersebut. Maka dari itu dibutuhkan juga teknik naratif untuk melengkapi


teknik flowchart tersebut, selain itu teknik naratif juga digunakan untuk memastikan tidak terdapat kesalahpahaman dari flowchart yang tersedia. Pembahasan kedua adalah mengenai tahapan pemutakhiran SOP inventory pada PT X yang diawali dengan penerimaan penugasan. Menerima penugasan meliputi menerima batasan SOP apa saja yang akan diperbaharui, pengenalan kepada tim pemutakhiran SOP dengan pihak – pihak yang terlibat, serta penetapan jadwal kerja dari tim pemutakhiran SOP untuk proyek kali ini. Untuk penugasan kali ini, diperoleh kesempatan untuk melakukan pemutakhiran atas SOP siklus inventory yang terdiri atas lima sub-proses, yaitu: penerimaan material, distribusi, monitoring, month end, dan write off. Setelah menerima penugasan dan jadwal kerja, dilakukan pengamatan awal pada SOP inventory yang ada. Yang dilakukan dalam pengamatan awal antara lain adalah melakukan diskusi secara umum dengan tim penyusun, mengidentifikasi hal – hal yang sepertinya perlu dilakukan pemutakhiran, dan mengatur jadwal walkthrough dengan pihak client. Setelah pihak client setuju untuk melakukan walkthrough, maka akan dilakukan kegiatan walkthrough tersebut. Dalam kegiatan walkthrough, auditor menanyakan kesesuaian SOP yang existing dengan keadaan yang sesungguhnya berlangsung pada PT X. Selain daripada menanyakan kesesuaian, auditor juga menanyakan hal – hal yang pada tahap sebelumnya (tahap pengamatan awal) dianggap janggal. Pada tahap walkthrough ini segala hal yang masih belum dipahami oleh auditor harus diklarifikasi kepada client agar tidak terjadi kesalahpahaman. Selama kegiatan walkthrough berlangsung, auditor perlu mencatat hal – hal apa saja yang mengalami perubahan dari SOP lama untuk kemudian dilakukan pemutakhiran. Setelah kegiatan walkthrough selesai dilakukan dan auditor juga sudah merasa tidak ada lagi hal yang dianggap kurang jelas, maka tahap selanjutnya adalah menuangkan hasil walkthrough tersebut untuk melakukan pemutakhiran terhadap SOP existing. Dalam melakukan pemutakhiran, dibutuhkan keahlian untuk menggunakan software pendukung seperti Microsoft Word dan Microsoft Visio. Pada beberapa kasus, terjadi banyak perubahan dalam sebuah proses yang membutuhkan banyak perubahan pada SOP existing. Perubahan tersebut harus dituangkan dalam bentuk flowchart dan juga narasi. Kemudian untuk memudahkan semua pihak, hal – hal yang terjadi perubahan juga diberi tanda untuk mengetahui dimana saja terjadi perubahan antara SOP lama dengan SOP baru.


Setelah menuangkan perubahan yang terjadi sesuai dengan hasil walkthrough dengan client, maka akan dilakukan review oleh senior manager tim pemutakhiran. Pada tahap review ini, senior manager akan mengecek satu per satu SOP yang telah selesai dimutakhirkan oleh tim. Review ini mencakup review atas hal – hal teknis seperti penggunaan tanda baca, jenis format yang dipakai, kerapihan SOP secara keseluruhan, sampai dengan hal – hal yang bersifsat pengendalian. Senior manager melakukan analisa apakah pengendalian yang ada dalam PT X sudah cukup jika SOPnya demikian. Setelah selesai melakukan review, senior manager akan memberikan beberapa notes yang disampaikan kepada tim yang bertanggung jawab terhadap proses tersebut untuk kemudian dijawab. Notes tersebut berisi atas kekurangan – kekurangan yang dianggap senior manager perlu diperbaiki. Mulai dari hal teknis seperti penulisan, sampai dengan kejanggalan yang ada menurut senior manager. Setelah mendapat notes tersebut, auditor diharapkan untuk menjawab komentar dari senior manager, jika ada komentar yang tidak bisa dijawab sendiri maka perlu dilakukan tanya jawab dengan pihak client mengenai komentar yang diajukan oleh senior manager. Setelah seluruh komentar dijawab, maka auditor harus mengirimkan jawaban atas notes tersebut kepada senior manager beserta SOP yang sudah dimutakhirkan kembali berdasarkan notes sebelumnya. Jika senior manager sudah merasa puas atas jawaban yang diberikan, maka tahapan selanjutnya dapat dilanjutkan. Namun jika belum, maka tahapan ini akan diulang terus – menerus sampai kedua belah pihak, yaitu auditor dan senior manager setuju. Setelah selesai melakukan pemutakhiran terhadap flowchart dan narasi yang terdapat SOP sesuai dengan review dari senior manager tim pemutakhiran, auditor bertugas untuk melakukan pemetaan atas apa saja yang mengalami perubahan dari SOP lama ke SOP baru yang sesuai hasil walkthrough. Hal ini perlu dilakukan sesuai dengan permintaan counterpart. Pihak counterpart ingin mengetahui perubahan apa saja yang terjadi untuk kemudian mereka diskusikan apakah mereka setuju atas perubahan tersebut. Pihak counterpart memang memiliki wewenang untuk menyetujui atau menolak perubahan yang diungkapkan oleh client berdasarkan hasil walkthrough dikarenakan memang sebenarnya tugas pemutakhiran ini adalah tugas dari counterpart, namun karena terbatasnya sumber daya manusia yang mereka miliki dan budget yang tersedia, maka PT X memutuskan untuk melakukan outsourcing untuk penugasan pemutakhiran SOP ini. Untuk perubahan yang disetujui pihak counterpart, maka dapat dilanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu tahap meminta persetujuan dari client. Namun untuk perubahan yang tidak


disetujui, perlu dilakukan walkthrough ulang dengan pihak client untuk membahas komentar dari counterpart yang tidak menyetujui hasil walkthrough sebelumnya. Jika pihak client setuju atas komentar yang disampaikan oleh counterpart, maka pemutakhiran akan dilakukan berdasarkan komentar counterpart. Ketika client masih tidak setuju dengan apa yang disampaikan counterpart, maka akan terus dilakukan proses berulang – ulang sampai kedua belah pihak yaitu client dengan counterpart setuju. Setelah terjadi kesepakatan antara client dengan counterpart atas perubahan yang terjadi, maka tahap selanjutnya adalah meminta persetujuan dari client atas SOP yang telah dimutakhirkan. Untuk meminta persetujuan client, dibutuhkan tanda tangan pada form persetujuan pemutakhiran SOP yang wajib ditandatangani minimal oleh level Head of Department. Selain itu, dibutuhkan paraf dari Head of Department terkait pada setiap lembar SOP untuk memastikan bahwa SOP baru tersebut benar – benar dibaca. Setelah SOP dari seluruh proses dan sub – proses telah selesai dimutakhirkan dan disetujui, maka akan dilakukan review terakhir dari senior manager tim penyusunan untuk memastikan tidak ada kesalahan (biasanya kesalahan yang terjadi bersifat teknis untuk tahap ini). Setelah selesai melakukan review terakhir, SOP akan dikompilasi berdasarkan prosesnya masing – masing untuk kemudian diserahkan pada pihak PT X yang kemudian akan melakukan sosialisasi kepada karyawan mereka atas SOP yang telah dimutakhirkan. Summary Atas Tahapan Pemutakhiran SOP pada PT X

Menerima Penugasan

Melakukan Pengamatan Awal

Walkthrough dengan Auditee

Memetakan Perubahan yang Terjadi

Review dari Senior Manager Tim Pemutakhiran

Menulis Pemutakhiran Sesuai dengan Hasil Walkthrough

Meminta Persetujuan Auditee

Kompilasi SOP dan Sosialisasi


Pembahasan ketiga adalah mengenai hasil dari pemutakhiran SOP inventory pada PT X. Perubahan yang terjadi berkisar pada perubahan nama departemen yang terkait dengan aktivitas pada SOP, perubahan format penulisan, perubahan dokumen input dan output, penggambaran sistem yang terkait dengan aktivitas namun belum tergambarkan, maupun perubahan yang diakibatkan oleh penambahan prosedur baru yang dilakukan dalam lapangan.

No.

1

2

3

Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Penerimaan Material Perubahan Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru

Dokumen Output Aktivitas 3 "Menyiapkan Berita Acara Pemeriksaan Barang" adalah BAPB Dokumen Input Aktivitas 4 "Membuat Berita Acara Serah Terima Barang" adalah Formulir Pemeriksaan Kedatangan Barang dan BAPB Simbol flowchart Aktivitas 5 "Melakukan Proses Review dan Aprroval terhadap BAST" adalah simbol process

Dokumen Output Aktivitas 3 "Menyiapkan Berita Acara Pemeriksaan Barang" adalah BAPB dan BAPW Dokumen Input Aktivitas 4 "Membuat Berita Acara Serah Terima Barang" adalah Formulir Pemeriksaan Kedatangan Barang, BAPB, dan BAPW Simbol flowchart Aktivitas 5 "Melakukan Proses Review dan Aprroval terhadap BAST" adalah manual operation

Penambahan dokumen output berupa Berita Acara Pemeriksaan Waktu Penyelesaian Pekerjaan (BAPW) dalam penerimaan material dari supplier

Memastikan ketepatan waktu penerimaan barang, dengan demikian proses produksi dapat berjalan sesuai dengan rencana

Penambahan dokumen input berupa BAPW sebagai dampak dari penambahan pada aktivitas sebelumnya

Memastikan ketepatan waktu penerimaan barang, dengan demikian proses produksi dapat berjalan sesuai dengan rencana

Perubahan simbol dalam flowchart karena menyesuaikan dengan keadaan di lapangan bahwa kegiatan dilakukan secara manual


-

No.

1

2

3

Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Distribusi Perubahan Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru Perubahan predefined process karena setelah diidentifikasi lebih lanjut SOP yang terhubung Predefined dengan aktivitas tersebut Process sebelum merupakan SOP Aktivitas 1 Inventory - Permintaan "Menerima Kartu / Voucher / Fisik / Replenishment Predefined Device dari Kantor Order" adalah Process sebelum Regional ke Kantor Pusat, Prepaid Aktivitas 1 dengan demikian terdapat Penjualan Kartu / "Menerima sinkronisasi yang lebih Voucher / EReplenishment jelas bahwa Voucher kepada Order" adalah Replenishment Order Authorized Inventory untuk melakukan Dealer dan Permintaan distribusi memang Postpaid Kartu / Voucher muncul dari masing Penjualan Kartu / / Fisik / Device masing Kantor Regional Voucher / Edari Kantor PT X terlebih dahulu yang Sinkronisasi antara SOP Voucher kepada Regional ke kemudian diteirma oleh Kantor Pusat dengan Gerai Kantor Pusat pihak Kantor Pusat SOP Kantor Regional Penambahan dokumen Dokumen Input input berupa Nota Dinas Aktivitas 1 untuk memastikan Dokumen Input adalah validasi atas Aktivitas 1 adalah Replenishment Replenishment Order Validasi tambahan atas Replenishment Order dan Nota yang diterima Kantor kegiatan distribusi yang Order Dinas Pusat akan dilakukan Setelah Aktivitas 5 "Mengirimkan Barang beserta IDO kepada Kantor Area" dilanjutkan Perubahan predefined dengan process karena setelah Predefined diselidiki lanjutan dari Setelah Aktivitas Process Aktivitas 5 pada SOP 5 "Mengirimkan Inventory lama sudah tergambarkan Barang beserta Penerimaan lebih detail pada SOP IDO kepada Kartu / Voucher Kantor Regional, dengan Kantor Area" Fisik / Device demikian untuk Aktivitas dilanjutkan terus dari Kantor berikutnya dapat mengacu Sinkronisasi antara SOP sampai pada Pusat ke Kantor pada SOP Kantor Kantor Pusat dengan Aktivitas 8 Regional Regional tersebut SOP Kantor Regional


No.

1

2

3

Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Monitoring Perubahan Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru Dokumen Cycle Count Order juga digunakan Aktivitas 3 dalam Aktivitas 4 "Melakukan "Menginput dan Perhitungan Menganalisa Data Fisik dan Perhitungan di Sistem Mencatat Paradise", dengan Kondisi demikian dokumen ini Barang" Dokumen Input diubah menjadi memiliki Cycle Count Order dokumen output yang dokumen juga merupakan tadinya adalah input Cycle dokumen output dokumen input pada Count Order pada Aktivitas 3 flowchart Pada SOP lama, sistem Paradise tidak tergambarkan dalam Penambahan flowchart, padahal Sistem terkait aktivitas ini dilakukan Aktivitas 6 Aktivitas 6 menggunakan Sistem "Melakukan "Melakukan Paradise yaitu sistem Pemeriksaan Pemeriksaan yang digunakan PT X Terhadap Terhadap Stock dalam pencatatan Stock Report" yaitu inventory dari seluruh Report" Sistem Paradise gudang mereka

Aktivitas 16 diubah menjadi “Menginformasika n kepada Pre-Paid Revenue Accounting Department” Dokumen beserta penjabaran Input pada dokumen output: Aktivitas 16 Nota Dinas Perihal "Menginform Laporan K2P3 asikan Kantor Pusat dan kepada Regional, K2P3 Departemen Pusat dan Regional, Revenue Berita Acara Accounting" Kehilangan / adalah Kerusakan, serta Dokumen Inventory Balance Pendukung Consolidated Sheet

Terjadi penjelasan atas apa yang dimaksud dengan Dokumen Pendukung pada aktivitas ini, selain itu posisi dokumen juga diubah dari dokumen input menjadi dokumen input karena dokumen - dokumen ini akan dilanjutkan kepada aktivitas selanjutnya (dalam hal ini bersambung dengan SOP Inventory - Month End)

Deskripsi yang lebih jelas atas apa yang dimaksud dengan Dokumen Pendukung, dengan demikian akan meminimalisir kemungkinan terjadinya salah pengertian atas apa yang dimaksud dengan Dokumen Pendukung


No.

1

Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Month End Perubahan Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru

Simbol Flowchart Aktivitas 1 “Menyiapkan dan Mengirimkan Laporan Penerimaan Barang” : Manual Operation

Simbol Flowchart Aktivitas 1 “Menyiapkan dan Mengirimkan Laporan Penerimaan Barang” : Process

Perubahan simbol dalam flowchart karena menyesuaikan dengan keadaan di lapangan bahwa kegiatan dilakukan melalui proses dalam sistem

Sistem yang terkait dengan Aktivitas 1 : Paradise

Sistem yang terkait dengan Aktivitas 1 : Paradise dan Oasis

Penambahan sistem yang terkait dengan aktivitas, yaitu Sistem Oasis

2

3 Sistem yang terkait dengan sebagian besar aktivitas pada SOP ini berhubungan dengan Oracle (PO Oracle dan GL Oracle)

4

Aktivitas 7 “Menghitung Unit Cost untuk Persediaan Kartu dan Voucher”

Penggunaan nama PO Oracle dan GL Oracle diganti menjadi PO Module dan GL Module Aktivitas 7 “Menghitung Unit Cost untuk Persediaan Kartu, Voucher, dan Device”

-

Sistem Oasis berfungsi untuk pembuatan PR, pengadaan barang, PO, monitoring, dan anggaran terkait inventory

Penyesuaian penamaan menurut modul yang digunakan (Oracle merupakan nama sistem ERP yang digunakan perusahaan dimana di dalamnya terdapat berbagai modul yang lebih spesifik) Penambahan jenis inventory yang dihitung unit costnya, yaitu Device

-

Penegasan atas inventory apa saja yang dimiliki oleh PT X


5

6

Aktivitas 8 “Mencatat Jurnal Adjustment Atas Hasil Perhitungan Unit Cost”

Aktivitas 8 “Mencatat Jurnal Adjustment Atas Hasil Perhitungan Unit Cost” terkait dengan sistem GL Module

Penambahan atas sistem yang terkait dengan aktivitas, tadinya belum digambarkan dalam SOP

Terdapat Predefined Process Inventory Write Off sebelum Aktivitas 20 “Melakukan Rekonsiliasi Nilai Persediaan Inventory”

Predefined Process sebelum Aktivitas 20 “Melakukan Rekonsiliasi Nilai Persediaan Inventory” dihapuskan

Penghapusan Predefined Process dari SOP lama karena setelah ditelusuri kedua SOP tersebut tidak saling berhubungan

-

Sinkronisasi antar SOP


No.

1

2

3

Ikhtisar Perubahan pada SOP Inventory – Write Off Perubahan Isu yang Disajikan Value of Change SOP Lama SOP Baru Terjadi penjelasan atas Nota Dinas Dokumen Output mana yang Aktivitas 1 dimaksud pada Dokumen Output “Membuat Nota aktivitas ini (hal ini Aktivitas 1 Dinas Pengajuan mengingat terdapat Mengurangi kemungkinan “Membuat Nota Write Off” : Nota berbagai macam terjadinya penyalahartian Dinas Pengajuan Dinas Perihal Nota Dinas yang atas Nota Dinas apa yang Write Off” : Nota Pengajuan Write diedarkan dalam dimaksud pada SOP Dinas Off PT X) sebelumnya Dokumen Input Aktivitas 3 Terjadi penjelasan Dokumen Input “Menerima atas Nota Dinas Aktivitas 3 Kembali Nota mana yang “Menerima Dinas Feedback dimaksud pada Kembali Nota dari Head of aktivitas ini (hal ini Dinas Pengajuan Department dan mengingat terdapat Mengurangi kemungkinan Write Off dari VP Head of Group” : berbagai macam terjadinya penyalahartian Area” : List of List of Write Off Nota Dinas yang atas Nota Dinas apa yang Write Off Item dan Item dan Nota diedarkan dalam dimaksud pada SOP Nota Dinas Dinas Feedback PT X) sebelumnya Perubahan atas aktivitas tersebut terjadi karena PT X melakukan perubahan kebijakan bahwa Dengan write off yang write off kini dapat dapat dilakukan kapan Setelah Aktivitas 3 dilakukan kapan saja, maka PT X tidak “Menerima saja (pada SOP perlu menunggu periode Kembali Nota lama write off tertentu jika ingin Dinas Pengajuan Setelah Aktivitas 3 masih dilakukan mengurangi inventory Write Off dari VP “Menerima secara periodik), yang mereka anggap Area” dilanjutkan Kembali Nota dengan demikian sudah tidak dibutuhkan dengan Aktivitas 4 Dinas Pengajuan dibutuhkan atau kualitasnya tidak “Membuat Nota Write Off dari VP prosedur tambahan memadai lagi, sehingga Dinas Penugasan Area” dilanjutkan untuk melakukan inventory yang mereka Cek Fisik dengan aktivitas write off yang miliki diharapkan dapat Inventory Write baru “Melakukan dapat dilakukan memiliki kualitas yang Off” Validasi Data” kapan saja ini seluruhnya baik

Pembahasan terakhir adalah mengenai hambatan yang ditemui dalam proses pemutakhiran. Hambatan – hambatan ini digolongkan menjadi tiga golongan besar, yaitu hambatan personal, hambatan manajerial, dan hambatan operasional. Hambatan personal dalam proses pemutakhiran disebabkan oleh karyawan PT X yang kurang memiliki motivasi untuk menerapkan SOP dan ikut serta dalam penyusunan SOP. Hal ini terlihat dari sulitnya pihak PT X untuk melakukan diskusi atas kegiatan pemutakhiran SOP.


Selain itu terdapat beberapa pihak dari PT X pada saat walkthrough dilakukan hanya menyatakan bahwa tidak terjadi perubahan, namun ketika sudah sampai pada tahap pengesahan dan diminta untuk memberi tanda tangan barulah mereka menjelaskan apa saja yang berubah, sehingga proses pemutakhiran perlu mengalami revisi kembali. Kemudian hambatan manajerial yang ditemukan adalah kurangnya dorongan manajemen dalam melakukan sosialisasi kepada karyawan bahwa SOP memberikan manfaat dan merupakan sebuah sistem yang tidak terlepas dari PT X. Hal ini dibuktikan dalam beberapa kesempatan pihak PT X cenderung menunda – nunda kegiatan pemutakhiran ini. Sementara itu, hambatan operasional terjadi dikarenakan oleh lokasi beberapa departemen yang tersebar sehingga dibutuhkan waktu lebih untuk bertemu dengan pihak PT X dalam mendiskusikan pemutakhiran SOP. Kesimpulan Secara garis besar, pemutakhiran SOP yang dilakukan oleh PT X secara berkala merupakan indikasi yang baik bahwa manajemen PT X menyadari pentingnya SOP dalam kegiatan usaha mereka karena SOP dapat digunakan sebgai pedoman bagi para karyawan untuk melakukan aktivitasnya sehari – hari. Selain itu hal ini juga menunjukkan keseriusan manajemen PT X dalam melakukan persaingan di tengah industri telekomunikasi yang semakin sengit di Indonesia. Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat ditarik dari laporan magang ini: (1) SOP Keuangan PT X disusun menggunakan teknik campuran serta metode pengembangan berkala; (2) Prosedur pemutakhiran diawali dari penerimaan penugasan, melakukan pengamatan awal, walkthrough dengan auditee, menulis pemutakhiran sesuai hasil walkthrough, review dari senior manager, pemetaan perubahan, meminta persetujuan auditee, dan kompilasi; (3) Perubahan yang terjadi berkisar pada perubahan nama Departemen terkait, perubahan format penulisan, perubahan dokumen input dan output, penggambaran sistem yang belum digambarkan, maupun memang terdapat penambahan prosedur yang terjadi; (4) Hambatan yang ditemui bersifat personal, manajerial, dan operasional. Saran Berdasarkan pengalaman selama melaksanakan fieldwork di PT X, terdapat beberapa saran yang diberikan, yaitu:


(1) Melakukan sosialisasi kepada para karyawan atas pentingnya SOP dalam sebuah perusahaan. Sosialisasi ini dapat dilakukan dengan cara memberikan pesan tertulis bagi setiap kepala bagian perusahaan yang terkait prosedur pemutakhiran ataupun dengan cara mengadakan pertemuan antara pihak counterpart, konsultan, dan bagian perusahaan yang terkait dengan prosedur pemutakhiran. Hal ini ditujukan agar untuk kegiatan pemutakhiran di periode – periode yang akan datang semua pihak dari PT X dapat semakin kooperatif, sehingga kegiatan akan berjalan lebih efektif dan efisien. Selain itu sosialisasi ini juga diharapkan dapat membuat karyawan PT X lebih mempersiapkan diri serta waktu jika ada tim pemutakhiran SOP yang ingin melakukan walkthrough. (2) Pihak counterpart sebaiknya lebih konsisten dalam menerapkan bagaimana format penulisan yang akan dipakai, karena dalam penugasan yang lalu pihak counterpart beberapa kali meminta dilakukan perubahan penggunaan format yang tentunya memakan waktu untuk dilakukan pembetulan. Hal yang dapat dilakukan pihak counterpart adalah membuat sebuah pedoman tertulis mengenai bagaimana tata cara penulisan SOP yang akan dipakai oleh PT X. (3) Pihak counterpart sebaiknya mengundang dan menjadwalkan walkthrough dengan pihak departmen terkait yang lokasinya tersebar, sehingga prosedur pemutakhiran dapat dilakukan lebih efisien. Kemudian berdasarkan pengalaman selama melaksanakan magang di KAP RSM AAJ Associates, terdapat beberapa saran yang diberikan, yaitu: (1) KAP sebaiknya memberikan pelatihan yang lebih relevan bagi para peserta magang mengenai penugasan yang akan diberikan agar para peserta magang dapat melakukan pekerjaannya dengan lebih baik. Misalkan jika penugasan yang akan diterima adalah pemutakhiran SOP maka pelatihan yang diberikan sebaiknya berkaitan dengan penugasan tersebut. (2) KAP seharusnya dapat memberikan bimbingan yang lebih baik bagi peserta magang dalam melaksanakan tugasnya mengingat para peserta magang yang belum memiliki pengalaman. Ada baiknya peserta magang diberikan review atau konsultasi secara periodik untuk menilai performa peserta selama periode magang berlangsung. Selain itu KAP juga setidaknya memberikan seorang senior in charge untuk setiap peserta magang, sehingga peserta magang tahu benar apa yang harus dilakukan selama penugasan berlangsung.


(3) KAP sebaiknya menugaskan lebih banyak senior dalam tim pemutakhiran SOP, dengan demikian tahapan review oleh senior manager tim pemutakhiran dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Dalam penugasan yang lalu, hanya terdapat satu senior manager yang melakukan review sehingga terjadi delay yang cukup lama untuk menunggu hasil review dari senior manager. Akan lebih baik lagi jika komposisi tim pemutakhiran SOP diisi berimbang antara staff KAP dengan peserta magang, karena pada penugasan yang lalu tim pemutakhiran lebih banyak diisi oleh peserta magang dibandingkan staff dari KAP tersendiri. (4) KAP sebaiknya memberikan opsi bagi para peserta magang untuk memilih divisi mana yang akan dipilih dalam kegiatan magang yang dilakukan, dengan demikian para peserta magang dapat memilih pekerjaan yang lebih sesuai dengan minat masing – masing pribadi. (5) KAP sebaiknya melakukan prosedur walkthrough sebagaimana mestinya, yaitu ikut menelusuri aktivitas yang terdapat pada SOP klien maupun melihat bukti – bukti dokumen yang tercantum dalam SOP. (6) KAP sebaiknya lebih memperhatikan aspek pengendalian internal dari klien, bukan hanya sekedar melakukan pemutakhiran sesuai dengan apa yang diucapkan oleh pihak counterpart dan klien. Sementara itu, berikut adalah beberapa saran yang dapat diberikan bagi pihak Fakultas terkait program magang: (1) Melakukan seleksi bagi perusahaan yang menyediakan kesempatan magang. Pihak Fakultas sebaiknya mencari tahu terlebih dahulu pekerjaan apa yang akan dilakukan oleh calon peserta magang pada masa magang tersebut. Akan lebih baik jika peserta magang untuk mendapatkan pekerjaan yang lebih relevan terhadap ilmu yang selama ini didapat di perkuliahan. (2) Pihak Fakultas juga sebaiknya memberikan pengarahan kepada perusahaan yang menyediakan tempat magang bahwa peran mahasiswa pada masa magang lebih kepada membantu penugasan, bukan sebagai pekerja inti perusahaan. Dengan demikian diharapkan peserta magang dapat memperoleh pengetahuan yang lebih luas karena dimungkinkan untuk mempelajari beberapa penugasan sekaligus, bukan terpusat pada satu penugasan saja.


Kepustakaan Annisa. (2011).

Penyusunan dan Penilaian SOP Keuangan dan Administrasi Siklus

Pengeluaran Yayasan ABC. Depok : Universitas Indonesia. KPMG International (2004). IFRS Accounting in the Telecommunications Industry. Swiss : Author. Tambunan, Rudi. (2008). Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures. Maiestas Publishing.


PROSEDUR PEMUTAKHIRAN SOP KEUANGAN SIKLUS INVENTORY PADA PT X

Recommend Documents