PROSEDUR
No. Rujukan
:
PK.UiTM.(P).04
Muka Surat
:
1/8
KUALITI PENGURUSAN UNIVERSITI
PROSEDUR KAWALAN
TEKNOLOGI
PRODUK YANG TIDAK
MARA
MEMENUHI SPESIFIKASI
PROSEDUR KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI PK.UiTM.(P).04 DISEDIAKAN OLEH
DISEMAK OLEH
•
CIAr•--'.
4
Ketua Pen. u
ov
n Kualiti
Akademik, HEA
Wakil
-
engurusan UiTM
DILULUSKAN OLEH
(Prof Emeritus Dato Dr. Hassan Said) Naib Canselor UiTM
TARIKH KUATKUASA
No. Keluaran
: 03
1 April 2016
No. Pindaan
: 03
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
PROSEDUR
No. Rujukan
:
PK.UiTM.(P).04
KUALITI PENGURUSAN UNIVERSITI
PROSEDUR KAWALAN
TEKNOLOGI
PRODUK YANG TIDAK
MARA
MEMENUHI SPESIFIKASI
Muka Surat
:
2/8
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No. Para
Muka Surat
Bentuk Pindaan
Tarikh Diluluskan
1 Julai 2009
Rujuk daftar pindaan
30 Jun 2009
1 Ogos 2010
Kelulusan dan tandatangan oleh
1 Ogos 2010
Naib Canselor baharu 1 Mac 2016
Kelulusan dan tandatangan oleh
1 April 2016
Naib Canselor baharu
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
-44110-
PROSEDUR
-,z.....
-
No. Rujukan
: PK.UiTM.(P).04
Muka Surat
: 3/8
KUALITI PENGURUSAN
100.
UNIVERSITI
PROSEDUR KAWALAN
TEKNOLOGI
PRODUK YANG TIDAK
MARA
MEMENUHI SPESIFIKASI
KANDUNGAN
MUKASURAT
1.0 Objektif
4
2.0 Skop
4
3.0 Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
5
5.0 Singkatan
6
6.0 Tanggungjawab dan Tindakan
7
7.0 Rekod Kualiti
8
8.0 Lampiran
8
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
PROSEDUR
No. Rujukan
: PK.UiTM.(P).04
Muka Surat
• 4/8
KUALITI PENGURUSAN UNIVERSITI
PROSEDUR KAWALAN
TEKNOLOGI
PRODUK YANG TIDAK
MARA
MEMENUHI SPESIFIKASI
1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua produk yang tidak memenuhi spesifikasi dikesan, diasing dan diperbaiki di sepanjang pelaksanaan, pemantauan serta penambahbaikan Sistem Pengurusan Kualiti UiTM.
2.0 SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh pihak Pengurusan Atasan UiTM serta Ketua Jabatan yang dipertanggungjawabkan untuk bertindak mengesan produk yang tidak memenuhi spesifikasi sehingga produk itu dapat diasingkan daripada penggunaannya dan tindakan pembetulan yang sewajarnya dapat diambil.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
JENIS DOKUMEN Manual Kualiti UiTM
LOKASI InQKA
SPK Jabatan Sistem Sokongan Jabatan
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
RUJUKAN MK.UiTM.01
PROSEDUR
: PK.UiTM.(P).04
Muka Surat
: 5/8
KUALITI PENGURUSAN
44%,
4.0
No Rujukan
UNIVERSITI
PROSEDUR KAWALAN
TEKNOLOGI
PRODUK YANG TIDAK
MARA
MEMENUHI SPESIFIKASI
DEFINISI Jabatan
: Semua Fakulti, Cawangan, Bahagian, Pusat, dan Unit di UiTM.
Sistem
: SPK Jabatan yang telah mendapat persijilan ISO
Pengurusan Kualiti
9001:2008.
Sistem Sokongan
Prosedur yang diwujudkan dalam MPK Jabatan.
Produk
Produk UiTM adalah perkhidmatan pengajian tinggi, program pengajian pendidikan tinggi, graduan UiTM dan yang tersenarai di dalam Manual Kualiti UiTM.
Produk Yang Tidak : Graduan — Graduan yang tidak tamat dalam tempoh Memenuhi
yang ditetapkan.
Spesifikasi
Program — Program yang tidak disemak mengikut garis panduan yang ditetapkan. Perkhidmatan — Perkhidmatan yang tidak memenuhi piagam pelanggan / keperluan penyampaian perkhidmatan.
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
PROSEDUR
004>
KUALITI PENGURUSAN
UNIVERSITI
PROSEDUR KAWALAN
TEKNOLOGI
PRODUK YANG TIDAK
MARA
MEMENUHI SPESIFIKASI
No Rujukan
: PK.UiTM.(P).04
Muka Surat
: 6/8
5.0 SINGKATAN WP
- Universiti Teknologi MARA
TWP - Penolong Naib Canselor InQKA MKSP - Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan PPK
- Penolong Pendaftar Kanan InQKA
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
PROSEDUR
No. Rujukan
:
Muka Surat
: 7/8
PK.UiTM.(P).04
KUALITI PENGURUSAN UNIVERSITI
PROSEDUR KAWALAN
TEKNOLOGI
PRODUK YANG TIDAK
MARA
MEMENUHI SPESIFIKASI
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
WP
1. Rancang dan jadualkan penghantaran laporan produk tidak memenuhi spesifikasi. Jabatan yang pernah menghantar laporan dikenalpasti.
WP Jabatan
2. Maklumkan jadual kepada Jabatan. 3. Sediakan laporan produk tidak memenuhi spesifikasi mengikut format DLUiTM.KPYTMS02 yang disediakan.
WP TWP WP TP Canseleri Jabatan
4. Terima laporan. 5. Sediakan analisa dan laporan eksekutif. 6. Bentang laporan eksekutif di MKSP.
7. Maklumkan keputusan MKSP kepada Jabatan. 8. Laksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan penambahbaikan (jika perlu).
Jabatan
9. Laporkan hasil tindakan yang diambil.
WP
10.Terima laporan tindakan.
WP
11.Semak keberkesanan tindakan.
WP
12.Sediakan laporan dan bentangkan di MKSP seterusnya.
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
PROSEDUR
No. Rujukan
PK.UiTM.(P).04
Muka Surat
8/8
KUALITI PENGURUSAN
4%.
UNIVERSITI
PROSEDUR KAWALAN
TEKNOLOGI
PRODUK YANG TIDAK
MARA
MEMENUHI SPESIFIKASI
7.0 REKOD KUALITI
BIL
JENIS REKOD
RUJUKAN
LOKASI
TEMPOH SIMPANAN
1.
Fail Laporan Produk Yang
DRK.UiTM.KPYTMS.01
InQKA
5 tahun
DRK.UiTM.KPYTMS.02
InQKA
5 tahun
Tidak Memenuhi Spesifikasi. 2.
Fail Jadual Penerimaan Laporan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi.
8.0 LAMPIRAN 8.1
Carta Alir Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi.
(DLUiTM.KPYTMS01) 8.2
Contoh
Laporan
Produk Yang
Tidak
Memenuhi
(DLUiTM.KPYTMS02)
SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Spesifikasi
DLUiTM.KPYTMS01
ri
KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI
UNIVERSITI TEKNOLOGI
Carta Alir Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
MARA
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN
PROSES
KERJA MULA
C WP
)
• 1
1. Rancang dan jadualkan penghantaran laporan produk tidak memenuhi spesifikasi. Jabatan yang pernah menghantar laporan dikenalpasti.
WP
Jabatan
v
2 1,
2. Maklumkan jadual kepada Jabatan.
,
3
3. Sediakan laporan produk tidak memenuhi spesifikasi mengikut format DL.UiTM.KPYTMS01 yang disediakan.
WP
• 4
4. Terima laporan.
TWP
v
5. Sediakan analisa dan laporan eksekutif.
WP
1
TP Canseleri
•
5 6
6. Bentang laporan eksekutif di MKSP.
7. Maklumkan keputusan MKSP kepada Jabatan.
7 Jabatan
• 8
8. Laksanakan tindakan pembetulan, pencegahan dan
Jabatan
• 9
9. Laporkan hasil tindakan yang diambil.
WP
v 10
10. Terima laporan tindakan.
WP
_v___. 11
i
penambahbaikan (jika perlu).
11. Semak keberkesanan tindakan.
REKOD
DL.UiTM.KPYTMS01
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI
,,..
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
TANGGUNGJAWAB
Carta Alir Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi
PROSES
ALIRAN KERJA
12. Sediakan laporan dan bentangkan di MKSP
WP
seterusnya. 12 SELESAI
REKOD
DL.UiTM.MKSP01
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN 4i0.
MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Carta Alir Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN
REKOD
PROSES
KERJA MULA PNC InQKA
•
A. Tindakan Sebelum MKSP 1.
Rancang dan tetapkan jadual MKSP pada awal tahun.
PNC InQKA
2.
2
PPK
Canseleri.
3. 3
Maklumkan perancangan kepada TP
Sediakan agenda JKKMKSP merangkumi perkara-perkara berikut : i. Laporan Penemuan Hasil Audit Dalam. ii. Aduan dan Maklum balas Pelanggan. iii. Prestasi proses dan dan keakuran produk — Kawalan Produk Yang Tidak Memenuhi Spesifikasi. iv. Status
Tindakan
Pencegahan
dan
Pembetulan. v. Tindakan susulan daripada Kaji Semula Pengurusan yang lepas — Minit MKSP. vi. Perubahan yang memberi kesan kepada Sistem Pengurusan Kualiti UiTM. vii. Cadangan untuk penambahbaikan. viii. Laporan Pencapaian Perancangan Latihan Tahunan. Keluarkan notis mesyuarat kepada semua ahli sekurang-kurangnya 14 hari bekerja sebelum mesyuarat.
DLUiTM.MKSPO1 -440..
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN
drip*
MESYUARAT KAJI SEMULA PENGURUSAN
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
Carta Alir Mesyuarat Kaji Semula Pengurusan
5. YIT
Kumpulkan lengkap
5
daripada
seperti
PYB
yang
semua
laporan
dinyatakan
dalam
Seksyen 5.6.2 Manual Kualiti.
B. Pengendalian Mesyuarat PNC InQKA
6
6.
Bentangkan laporan yang dinyatakan pada 3(i)
hingga 3(viii). • 7
7.
Catat perbincangan dan hasil mesyuarat
•
8.
Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam
8
• 9
tempoh 14 hari bekerja dari tarikh mesyuarat. 9.
Rekodkan
sesalinan
minit
mesyuarat dan
laporan yang diterima dalam fail berkenaan. KTP CANSELERI
• 10 11
C. Tindakan Selepas Mesyuarat 10. Siapkan minit mesyuarat dan edarkan dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh mesyuarat.
11. Rekodkan
sesalinan
minit mesyuarat
dan
laporan yang diterima dalam fail berkenaan.
SELESAI
