PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 1/10
1/06/06
PROSEDUR KAWALAN REKOD PK.UiTM.APB.(P).01
Disediakan oleh
Disemak oleh
Diluluskan oleh
Tandatangan ……………………
……………………..
………………………………….
Nama
Nor Azliana Norli
Bosirah Daud
Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman
Jawatan
Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
Pen. Pendaftar Dekan Kanan (Pentadbiran)
Tarikh
20 Mei 2009
20 Mei 2009
20 Mei 2009
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 2/10
1/06/06
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan.
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No.
No.
Muka
Keluaran/
Para
Surat
Pindaan
Ringkasan Pindaan
Diluluskan
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
BIL.
ISI KANDUNGAN
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 3/10
1/06/06
MUKA SURAT
Muka Hadapan
1
Rekod Pindaan Dokumen Terkawal
2
Isi Kandungan
3
1.0
Objektif
4
2.0
Skop
4
3.0
Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
5
5.0
Singkatan
5
6.0
Tanggungjawab dan Tindakan
6
7.0
Rekod Kualiti
10
8.0
Lampiran
10
1.0
OBJEKTIF
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 4/10
1/06/06
Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan bagi memastikan kawalan ke atas dokumen kualiti dari peringkat penyediaan hingga peringkat pelupusan.
2.0
SKOP Prosedur ini diguna oleh Dekan dan Pegawai Dokumen APB semasa melaksanakan semua aktiviti berkaitan dengan kawalan Dokumen Kualiti APB.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN 3.1.
MK.UiTM.APB.01 BIL. NO. RUJUKAN 3.1.1 Seksyen 4.2 Seksyen 4.2.3 Seksyen 4.2.4 3.1.2 Seksyen 7.5 Seksyen 7.5.5
3.2.
MANUAL KUALITI JENIS Keperluan Dokumentasi Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Kualiti Penyediaan Perkhidmatan Pengajaran dan Pembelajaran Pemeliharaan Produk
Dokumen Sokongan BIL. NO. RUJUKAN 3.2.1 DS.UiTM.APB.25
3.2.2 DS.UiTM.APB.27
3.2.3 DS.UiTM.APB.18 3.2.4 DS.UiTM.APB.01 3.2.5 DS.UiTM.APB.06
JENIS Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran dan Arahan Perbendaharaan Bab 3 dan 4. Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 – Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (1991 – 1993 ) Akta Arkib Negara 1966 dan Pekekelingpekeliling Pengurusan Rekod Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
4.0
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 5/10
1/06/06
DEFINISI 4.1
Dokumen Kualiti Dokumen yang dikawal dalam Pengurusan Sistem Kualiti APB adalah Manual Kualiti, Prosidur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan/Luaran yang berkaitan.
4.2
Wakil Pengurusan Pegawai yang dilantik oleh pengurusan atasan UiTM bagi mendokumen, melaksana dan menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti.
4.3
Pegawai Dokumen Pegawai yang dilantik oleh Dekan bagi menjalankan kerja-kerja mengurus dan mengawal semua dokumen dan rekod termasuk laporan-laporan APB.
5.0
SINGKATAN UiTM
:
Universiti Teknologi MARA
APB
:
Akademi Pengajian Bahasa
D
:
Dekan
TDBI
:
Timbalan Dekan (Akademik)
TDBAE
:
Timbalan Dekan Jabatan Bahasa Asia & Eropah, Jabatan Pengajian Melayu & Pengantarabangsaan
PPK/PP/PD
:
Penolong Pendaftar Pegawai Dokumen
PE(A)
:
Pegawai Eksekutif (Akademik)
PE(P)
:
Peegawai Eksekutif (Pentadbiran)
Kanan/Penolong
Pendaftar
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
6.0
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 6/10
1/06/06
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB D
TINDAKAN A.
Penyediaan Dokumen Kualiti
1.
Arahkan PP/PD/PD/PE untuk menyediakan Dokumen Kualiti melalui memo (Lampiran 1)
PPK/PD, PE(A)& 8080&PE(A)
2.
Sediakan deraf Dokumen Kualiti.
PTO, PTK
3.
Kumpulkan deraf Dokumen Kualiti.
4.
Semak deraf Dokumen Kualiti yang disediakan.
5.
Pastikan kandungannya jelas, tepat dan teratur.
6. 7.
PTO/PTK
deraf
Rujuk dengan pegawai berkenaan yang terlibat bagi memastikan pembetulan atau pindaan yang dibuat. Buat pembetulan yang perlu.
8.
Serahkan deraf Dokumen Kualiti kepada D.
B.
Kululusan Dokumen Kualiti
9.
Terima deraf Dokumen Kualiti yang disediakan.
10.
Bincang dengan PPK/PP/PD atau mana-mana pegawai yang bertanggungjawab.
11.
Dapatkan maklumat tambahan jika perlu.
12.
Luluskan Dokumen Kualiti.
13.
Serahkan Dokumen Kualiti yang telah diluluskan kepada PPK/PP/PD.
14.
Jika tidak lulus,pulangkan kepada PPK/PP/PD atau pegawai yang berkenan atau pegawai yang bertanggungjawab.
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
TANGGUNGJAWAB PPK/PP/PD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 7/10
1/06/06
TINDAKAN C.
Pengedaran Dokumen Kualiti
15.
Terima dokumen Kualiti yang telah diluluskan dan arahan pengedaran.
16. 17. 18.
19. 20.
Kenalpasti pemegang dokumen. Sediakan Rekod Senarai Edaran Dokumen Terkawal (Lampiran 2). Sediakan salinan Dokumen Kualiti secukupnya berdasarkan kepada senarai edaran terkawal dan ditandakan “SALINAN DOKUMEN TERKAWAL” dengan dakwat hijau.
Edarkan Dokumen Kualiti kepada pemegang dokumen. Dapatkan tandatangan pengesahan penerimaan dengan menggunakan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti (Lampiran 3).
21. Rekodkan penerimaan Dokumen Kualiti.
D.
Cadangan Baru/Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti
PPK/PD, PE(P)&PE(A)
22.
Isikan Borang Cadangan Baru/Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 4) dan sediakan salinan deraf pindaan prosedur tersebut.
D
23.
Terima Borang Cadangan Baru/Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti daripada PPK/PP/PD,PE (P) & PE (A)
24.
Semak dan bincang dengan PPK/PP/PD, PE(P) PE(A) berkenaan.
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
25.
26.
PPK/PP/PD
27.
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 8/10
1/06/06
Kaji cadangan baru/cadangan pindaan Dokumen Kualiti dan rujuk kepada PP/PD atau pegawai berkenaan. Lulus atau tolak cadangan baru/cadangan pindaan Dokumen Kualiti kepada PP/PD.
Jika tidak lulus, maklumkan secara bertulis kepada PPK/PP/PD, PE(P) & PE(A) Jika lulus, buat pindaan dan bertindak mengikut tindakan 29 – 36.
E.
Kemaskini Dokumen Kualiti
29.
Rekodkan butir pindaan Dokumen Kualiti dalam Rekod Dokumen Induk Kualiti. Kemaskini Rekod Pindaan Dokumen Kualiti seperti di Lampiran 6.
30.
Sediakan salinan Dokumen Kualiti secukupnya untuk edaran terkawal.
31.
Catitkan nombor pindaan baru bagi Dokumen Kualiti yang berkaitan.
32
Tandakan dengan cop “SALINAN DOKUMEN TERKAWAL” di atas setiap Dokumen Kualiti dengan dakwat warna hijau.
33.
Cop Dokumen Kualiti terdahulu sebagai :BATAL” dengan dakwat merah.
34.
35.
Edarkan Dokumen Kualiti yang terbaru kepada pemegang dokumen dan dapatkan tandatangan pengesahan menggunakan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti (Lampiran 3). Nyatakan dengan jelas kepada pemegang Dokumen Kualiti prosedur yang dipinda.
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
KIT
7.0
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 9/10
1/06/06
Simpan salinan asal Dokumen Kualiti yang dikemaskini sebagai Dokumen Induk (Lampiran 6).
F.
Dokumen Sokongan/Luaran
37.
Dapatkan terkini.
38.
Tandakan Dokumen dengan cop “NASKAH TERKINI”.
39.
Dapatkan kelulusan Dekan bagi pemakaian Dokumen.
40.
Simpan Dokumen yang diluluskan dengan selamat untuk rujukan.
41.
Tambah dengan pembatalan sekiranya luput.
naskah Dokumen Sokongan/Luaran yang
REKOD KUALITI JENIS REKOD Rekod Senarai Dokumen Terkawal
7.2
Borang Pengesahan Dokumen Kualiti
7.3
Rekod Pindaan Dokumen Kualiti Rekod Dokumen Induk Kualiti
7.5
: PK.UiTM. APB.(P).01
36.
BIL 7.1
7.4
NO. RUJUKAN
Borang Cadangan Pindaan
RUJUKAN Fail Rekod Kawalan Dokumen Kualiti 600-APB(PT.12/7/10)
LOKASI Pejabat Pentadbiran
TEMPOH 5-7 Tahun
Fail Pindaan Dokumen Kualiti 600-APB (PT.12/7/9)
Pejabat Pentadbiran
5-7 Tahun
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
8.0
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).01
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/10
1/06/06
LAMPIRAN
8.1
Deraf Dokumen Kualiti (Memo)
Lampiran 1
8.2
Contoh Rekod Senarai Edaran Dokumen Terkawal
Lampiran 2
8.3
Contoh Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti
Lampiran 3
8.4
Contoh Borang Cadangan Baru/Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti
Lampiran 4
8.5
Contoh Rekod Dokumen Induk Kualiti
Lampiran 5
8.6
Contoh Rekod Pindaan Dokumen Kualiti
Lampiran 6
8.7
Contoh Rekod Dokumen Induk Sokongan Luaran
Lampiran 7
