PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).02
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/11
1/6/06
PROSEDUR KAWALAN REKOD PK.UiTM.APB.(P).02
Disediakan oleh
Disemak oleh
Diluluskan oleh
……………………
………………………
………………………………….
Nama
Nor Azliana Norli
Bosirah Daud
Prof. Datin Dr. Hajibah Osman
Jawatan
Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
Pen. Pendaftar Dekan Kanan (Pentadbiran)
Tarikh
20 Mei 2009
20 Mei 2009
Tandatangan
20 Mei 2009
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).02
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/11
1/6/06
REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.
HALAMAN DIPINDA Tarikh
No.
No.
Muka
Keluaran/
Para
Surat
Pindaan
Ringkasan Pindaan
Diluluskan
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
BIL.
ISI KANDUNGAN
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).02
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/11
1/6/06
MUKA SURAT
Muka Hadapan
1
Rekod Pindaan Dokumen Terkawal
2
Isi Kandungan
3
1.0
Objektif
4
2.0
Skop
4
3.0
Dokumen Rujukan
4
4.0
Definisi
5
5.0
Singkatan
6
6.0
Tanggungjawab dan Tindakan
6
7.0
Rekod Kualiti
10
8.0
Lampiran
10
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
1.0
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).02
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/11
1/6/06
OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana semua rekod di APB diwujudkan, dikawal dan diselenggarakan dengan teratur dan sistematik supaya mudah dikesan semula apabila diperlukan untuk rujukan.
2.0
SKOP Prosedur ini diguna pakai di APB untuk mewujud, menyimpan, menyelenggara, mengawal dan melupus semua rekod bagi memastikan Sistem Pengurusan Rekod lebih kemas dan berkualiti.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN 3.1.
MK.UiTM.APB.01 BIL. NO. RUJUKAN 3.1.1 Seksyen 4.2.3 Seksyen 4.2.4
3.2.
MANUAL KUALITI JENIS Kawalan Dokumen Kawalan Rekod Kualiti
Dokumen Sokongan BIL. NO. RUJUKAN 3.2.1 DS.UiTM.APB.25
3.2.2 DS.UiTM.APB.27
3.2.3 DS.UiTM.APB.01 3.2.4 DS.UiTM.APB.06
JENIS Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran dan Arahan Perbendaharaan Bab 3 dan 4. Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 – Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan. Akta Arkib Negara 1966 dan PekelilingPekeliling Pengurusan Rekod Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
4.0
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).02
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/11
1/6/06
DEFINISI 4.1
Rekod Rekod yang diwujudkan untuk tujuan rujukan semula dan sebagai objective evidence yang disimpan, diselenggara, dikawal dan dilupuskan (jika perlu) dalam melaksanakan Sistem Kualiti.
4.2
Pelupusan Proses melupus rekod/dokumen kualiti yang melebihi tempoh yang telah ditetapkan, sebagaimana yang tercatat di dalam Akta Arkib Negara 1966.
4.3
Mengindeks Proses penyusunan rekod supaya ia lebih sistematik dan teratur.
4.4
Klasifikasi Rekod Adalah merujuk kepada nombor yang ditentukan berdasarkan klasifikasi dan identifikasi rekod.
4.5
Data Digital Adalah merupakan maklumat mengenai urusan pengajaran pembelajaran serta keputusan peperiksaan di dalam bentuk soft copy.
4.6
dan
Server Adalah komputer utama yang menyimpan semua data digital SsPM dan ianya terletak di Bilik Operasi dan Pemantauan Makmal, Tingkat 9 Menara SAAS. Ketika ini server yang digunakan berjenama Compaq Proline dan sistem operasi adalah Microsoft Windows Server 2003.
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
4.7
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).02
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/11
1/6/06
Tape Adalah merupakan alat yang boleh menyimpan data digital dan boleh dicapai kembali serta boleh dipindahkan kembali ke mana-mana komputer yang mempunyai tape drive yang setaraf dengannya. Ketika ini tape yang digunakan adalah DS40G.
5.0
SINGKATAN UiTM
:
Universiti Teknologi MARA
APB
:
Akademi Pengajian Bahasa
D
:
Dekan
TD(A)
:
Timbalan Dekan (Akademik)
TD(P&A)
:
Timbalan Dekan (Pelajar & Alumni)
WP
:
Wakil Pengurusan
KIT
:
Koordinator IT
PPK/PD
:
Penolong Pendaftar Kanan/Pegawai Dokumen
PE(A)
:
Pegawai Eksekutif (Akademik)
PE(P)
:
Pegawai Eksekutif (Pentadbiran)
PB
:
Penolong Bendahari, Pengajian Bahasa
JTK
:
Juruteknik Komputer
PMK
:
Pembantu Makmal Kanan
PM
:
Pembantu Makmal
PTK
:
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)
PTO
:
Pembantu Tadbir (Operasi)
Zon
Kewangan
Akademi
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
6.0
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).02
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/11
1/6/06
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TANGGUNGJAWAB
TINDAKAN
D
1.
Arahkan PP/PD/PD/PE untuk mengenalpasti dan mewujudkan Sistem Rekod Kualiti mengikut Arahan Perkhidmatan Bab. 4.
PPK/PD, PE(A)& PE(P)
2.
Terima arahan daripada Dekan untuk mengwujudkan Sistem Rekod Kualiti.
3.
Kenalpasti rekod dan fail yang perlu diwujudkan.
4.
Arah PTO yang berkenaan untuk membuka fail baru apabila diperlukan.
A.
Pembukaan Fail
PTO, PTK
5.
Buka fail hijau bagi kategori Sulit dan fail putih bagi kategori Terbuka
6.
Tentukan nombor fail berdasarkan sistem fail APB. Nombor dan tajuk perkara dicatatkan di kulit fail.
7.
Pastikan fail baru yang dibuka mempunyai kertas minit dan fail fastener yang tersedia.
8.
Catatkan tajuk surat dan dokumen yang berkaitan pada kertas minit. Catatan berwarna merah bagi surat masuk dan warna biru/hitam bagi surat keluar.
9.
Kemaskini Senarai Rekod Fail (Lampiran 1)
10.
Pastikan rekod disimpan dalam kabinet di Pejabat Pentadbiran APB.
B.
Sistem Pengurusan Fail 1. Pengedaran Fail
PTO/PTK
11.
Terima arahan daripada Dekan/PP/PD/PD/PE(A),PE(P) untuk mendapatkan fail.
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).02
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/11
1/6/06
12.
Dapatkan fail berkenaan dari kabinet pejabat APB dan catatkan pergerakan fail pada Log Pergerakan Fail dan Kad Edaran Fail (Lampiran 2A,2B).
13.
Pastikan Log Pergerakan Fail dan Kad Edaran Fail dikemaskini.
14.
Hantar fail kepada pegawai berkenaan dan dapatkan tandatangan perakuan penerimaan dalam Log Pergerakan Fail.
15.
Simpan satu salinan Kad Edaran Fail dalam Poket Fail satu salinan dalam Log Pergerakan Fail yang selamat dan mudah dikesan.
16.
Jika fail hilang/tiada rujuk PK.UITM.APB.(P).11
PTO/PTK
2. Pemulangan/Penyerahan Fail 17.
Terima fail daripada Dekan/PP/PD/PD/PE(A)&PE(P). Catatkan terimaan fail pada Log Pergerakan Fail dan Kad Edaran Fail.
18.
Pastikan fail disimpan di tempat yang betul dalam Kabinet Fail Pejabat Pentadbiran APB.
C.
Penutupan Fail, Pembukaan Jilid Baru dan Pembukaan Fail Sementara/Sampul Kecil
19.
20. 21. 22.
Tutup fail yang telah mencapai had kandungan 100 helaian kertas atau melebihi ketebalan 2.5 cm atau yang lebih awal. Fail tutup disimpan dalam kabinet Fail APB di Pejabat Pentadbiran/Pengurusan. Buka fail jilid susulan Buka fail sementara/ sampul kecil jika fail asal tidak dapat dikesan setelah usaha-usaha pengesanan dibuat.
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
PPK/PD, PE(A)&PE(P)
JTK/PMK/PM
: PK.UiTM. APB.(P).02
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/11
1/6/06
23.
Kandungkan fail sementara/sampul kecil dan masukkan ke dalam fail asal apabila fail asal ditemui.
D.
Pelupusan Fail
24.
Kenalpasti dan arahkan PTO untuk senaraikan fail yang perlu dilupuskan seperti Lampiran 3. Rujuk PK.UITM.APB.(P).11.
E.
Membuat Backup Data Digital
25.
Terima arahan daripada KIT untuk membuat backup semua data digital yang terdapat di dalam server. Ianya di dalam direktori MSQL SERVER/BACKUP/SsPM mengikut tarikh terkini dengan menggunakan tape dan dilabel dengan perkataan BACKUP SsPM.
26.
27. KIT
NO. RUJUKAN
Simpan tape di dalam laci yang berkunci di bilik KIT di Bangunan Korea, APB.
Letakkan satu lagi salinan backup data tersebut di dalam hardisk server berkenaan dan mempunyai rekod penyimpanan tersebut.
28.
Semak dan pastikan Backup dibuat mengikut peraturan yang ditetapkan dan pastikan tape dan hardisk yang digunakan dalam keadaan baik serta boleh direkod bila diperlukan.
29.
Sahkan dan simpan dengan selamat rekod backup .
PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN AKADEMI PENGAJIAN BAHASA
KAWALAN REKOD
7.0
REKOD KUALITI
BIL 7.1
JENIS REKOD Senarai Rekod Fail (Pentadbiran)
7.2
Senarai Rekod Fail Pengurusan) Kad Edaran Fail (Pentadbiran)
7.3
7.4 7.5
7.6 7.7
8.0
Kad Edaran Fail (Pengurusan) Borang Rekod Fail Tutup (Pentadbiran) Borang Rekod Fail Tutup (Pengurusan) Laporan Rekod Backup
NO. RUJUKAN
: PK.UiTM. APB.(P).02
NO. KELUARAN
: 01
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
:
MUKA SURAT
: 10/11
1/6/06
RUJUKAN Senarai Fail APB 100-APB.(PT.38/2/1)
LOKASI Pejabat Pentadbiran
TEMPOH 5-7 Tahun
Log Pergerakan Fail (Pentadbiran) 100-APB.(PT.38/2/3)
Pejabat Pentadbiran
5-7 Tahun
Senarai Fail Tutup Akademi (Pentadbiran) 100-APB (PT.38/2/5)
Pejabat Pentadbiran
5-7 Tahun
Bilik KIT
5-7 Tahun
LAMPIRAN 8.1
Contoh Senarai Rekod Fail
Lampiran 1
8.2
Contoh Kad Edaran Fail
Lampiran 2
8.3
Contoh Senarai Fail Tutup APB
Lampiran 3
8.4
Contoh Laporan Rekod Backup
Lampiran 4
