Manajemen Rekod Elektronik dalam Meningkatkan Efektifitas Temu Balik Rekod Berita: Studi Kasus pada Waspada Online
SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyalesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial ( S. Sos) dalam bidang studi ilmu perpustakan dan informasi
Oleh; ANGGIA ULFHA 060709023
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS SASTRA DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI MEDAN 2010
Universitas Sumatera Utara
ABSTRAK Ulfha, Anggia. 2010. Manajemen Rekod Elektronik dalam Peningkatan Efektifitas Temu Balik Informasi Rekod Berita: Studi Kasus pada Waspada Online. Medan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, Fakultas Sastra, Universitas Sumatera Utara. Penelitian ini adalah penelitian deskriptif dimana metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Alat pengumpulan data adalah wawancara mendalam dengan 3 orang informan yaitu Redaktur Pelaksana Nasional dan Internasional, Data Entry Staff Coordinator pada Waspada Online. Penelitian ini dilakukan pada Waspada Online April-Juni 2010. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui Manajemen rekod elektronik dalam peningkatan efektifitas temu balik rekod berita pada waspada Online. Berdasarkan hasil wawancara penelitian menunjukan bahwa manajemen rekod pada waspada online kurang maksimal dalam pengolahan rekod berita. Rekod berita Waspada Online dikelola oleh penyedia server Nusa Net yang berada di Jakarta, rekod elektronik berita sangat berperan penting dalam proses temu kembali rekod sebagai referensi berita, dengan adanya rekod berita sangat membantu efektifitas kinerja staff karyawan pada Waspada online.
Kata Kunci
: Rekod Elektronik, Manajemen Rekod.
Universitas Sumatera Utara
PERNYATAAN ORIGINAL Karya ini adalah suatu karya orisinal dan belum pernah di sajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu untuk dimuat pada media publikasi lain. Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat dan gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantum tanda kutip.
Medan,
Juni 2010
Penulis,
ANGGIA ULFHA 060709023
i
Universitas Sumatera Utara
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayat-Nya sehinga penulis ahirnya dapat menyelesaikan skripsi ini yang berjudul “Manajemen Rekod Elektronik Dalam Meningkatkan Efektifitas Temu Balik Rekod Berita : Study kasus pada Waspada Online”. Dalam penyelesaian skripsi ini penulis mendapatkan banyak bantuan dari berbagai pihak. Oleh karna itu pada kesempatan ini pertama sekali penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua penulis, Ayahanda dan Ibunda tercinta, Pulle Subahrin dan Siti Aisyah, yang tidak pernah lelah memberikan kasih sayang, doa, semangat, dan dukungan kepada penulis sehingga akhirnya dapat meraih keberhasilan ini. Penulis juga tidak lupa mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Dr. Syahron Lubis, M. A, selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara 2. Bapak Drs. Jonner Hasugian, M. Si, selaku Ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra USU 3. Bapak Ishak, SS, M. Hum, selaku Dosen Wali sekaligus sebagai Pembimbing I yang selalu memberi motivasi, waktu, petunjuk dan nasehat kepada penulis. 4. Pembimbing II Ibu Hotlan Siahaan, S. Sos, terima kasih telah membimbing saya meluangkan waktu, dan memberikan motivasi, nasihat kepada penulis. 5. Seluruh Dosen dan Staff Administrasi Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara. 6. Kakanda Angga Ardiansyah, S.Hi, Nusa Puwita, S.Sos
serta Adinda-adinda
tersayang, Intan Tri Akbira, Yasinnia Mahgfira, Tuah Mahara yang selama ini memberi motifasi dan semangat kepada penulis.
ii
Universitas Sumatera Utara
7. Teman-teman seperjuangan stambuk 2006, sahabat-sahabat terbaikku di stambuk 06 terimakasi atas persahabatan dan semangat yang kalian berikan mulai dari awal perkuliahan hingga sekarang. 8. Seluruh senior stambuk 2004 dan 2005, yang tidak mungkin disebutkan satu persatu, terimakasih untuk bimbingan dan kerjasama selama ini. 9. Teman-teman Asrama Putri USU, terutama Meilli terimakasi atas semangat dan dukungannya. Semoga bantuan, dukungan dan doa yang telah diberikan kepada penulis mendapat balasan dari Allah SWT amin, penulis berharap skripsi dapat memberikan manfaat bagi siapapun yang memanfaatkannya.
Medan, Juli 2010 Penulis,
Anggia Ulfha NIM: 060709023
iii
Universitas Sumatera Utara
DAFTAR ISI
Abstrak .................................................................................................................... Kata Pengantar ......................................................................................................... Daftar isi .......................................................................................................... Daftar Gambar ................................................................................................ Daftar Tabel.....................................................................................................
i ii iv v vii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ............................................................................. 1.2 Rumusan Masalah....................................................................................... 1.3 Tujuan Penelitian ........................................................................................ 1.4 Manfaat Penelitian ...................................................................................... 1.5 Ruang Lingkup Penelitian ...........................................................................
1 3 3 3 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Manajemen Rekod Elektronik ..................................................................... 2.1.1 Pengertian Rekod Elektronik ........................................................ 2.1.2 Daur Hidup Rekod Elektronik ...................................................... 2.1.3 Tujuan Manajemen Rekod Elektronik .......................................... 2.1.4 Manfaat Manajemen Rekod Elektronik ........................................ 2.2 Sistem Temu Balik Rekod .......................................................................... 2.2.1 Tujuan dan Fungsi STBR ............................................................. 2.2.2 Komponen STBR ......................................................................... 2.3 Pengertian Efektifitas dan pengukuran efektifitas ......................................... 2.3.1 Pengertian Efektifitas ................................................................... 2.3.2 Pengukuran Efektifitas .................................................................
5 5 6 8 9 10 11 12 13 13 14
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Pendekatan Penelitian ................................................................................ 3.2 Lokasi Penelitian ........................................................................................ 3.3 Menentuan Informan ................................................................................... 3.4 Tahapan Penelitian ...................................................................................... 3.5 Tehnik Pengumpilan Data............................................................................ 3.5.1 Wawancara................................................................................. 3.5.2 Observasi ................................................................................... 3.6 Alat Bantu Pengumpilan Data ...................................................................... 3.6.1 Pedoman wawancara .................................................................. ................................................................................................... 3.6.2 Pedoman Obsevasi ..................................................................... 3.6.3 Alat Perekam.............................................................................. 3.7 Analisis Data ............................................................................................... 3.8 Keabsahan ...................................................................................................
16 16 16 16 17 17 17 18 18 18 19 19 19
Iv
Universitas Sumatera Utara
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Karakteristik Informan .................................................................... 4.2 Pendekatan Manajemen Rekod Berita ............................................. 4.3 Daur Hidup Rekod Berita ................................................................ 4.3.1 Daur Hidup Rekod Berita................................................ 4.3.1.1 Penciptan Rekod berita ................................................... ................................................................................................... 4.3.1.2 Penggunaan Rekod Berita ............................................... 4.3.1.3 Penyimpanan Rekod Berita ............................................. 4.3.1.4 Kendala dalam Manajemen Rekod .................................. 4.4 Peran Rekod Berita dalam Sistem Temu Balik Rekod Berita ............ 4.4.1 Kendala Dalam Temu Balik Rekod ................................ 4.5 Rekod Elektronik dalam Menunjang efektifitas ................................
24 25 26 26 27 27
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ..................................................................................... 5.2 Saran ...............................................................................................
29 29
Daftar Pustaka .................................................................................................
30
20 21 23 23 23
v
Universitas Sumatera Utara
Daftar Gambar
Gambar -1 :
Life Cycle of Record……………………………………………. 7
Gambar -2 :
Sistem Temu Balik Informasi................................................... .. 11
Gambar -3 :
Indeks Berita pada Waspada Online............................................ 22
Gambar -4 :
Penciptaan Rekod Berita pada Waspada Online...........................24
vi
Universitas Sumatera Utara
Daftar Tabel
Tabel 1 : Daftar Karakteristik Informan................................................................ 20
vii
Universitas Sumatera Utara
