PROSEDUR KAWALAN REKOD PK.UiTMPs.(P).02

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA PERLIS

KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

1/23

PROSEDUR KAWALAN REKOD PK.UiTMPs.(P).02

Disediakan oleh

Disemak oleh

Diluluskan oleh

Zulkefli Sohaimi

Ismalaili Bt. Ismail

Timbalan Pendaftar Kanan

Wakil Pengurusan

Prof Dr. Hj. Khudzir B. Hj. Ismail Rektor Kampus

1 September 2011

1 September 2011

1 September 2011

Tandatangan

Nama

Jawatan

Tarikh



KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

2/23

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan.

HALAMAN DIPINDA Tarikh

No. Pindaan

No. Para

Muka Surat

Ringkasan Pindaan

Kelulusan Tarikh

Tandatangan



KAWALAN REKOD

BIL.

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

KANDUNGAN

3/23

MUKA SURAT

1.

OBJEKTIF

4

2.

SKOP

4

3.

DOKUMEN RUJUKAN

4

4.

DEFINISI

7

5.

SINGKATAN

8

6.

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

9

7.

REKOD KUALITI

20

8.

LAMPIRAN

21



1.

KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

4/23

OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan bagi memastikan rekodrekod UiTM Perlis diselenggara dan disimpan dengan teratur supaya mudah dikesan apabila diperlukan untuk rujukan.

2.

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan UiTM Perlis untuk melaksanakan aktiviti pengurusan rekod, pengendalian rekod terperingkat dan pengurusan fail UiTM.

3. DOKUMEN RUJUKAN Bil. 1.

Jenis Dokumen Manual Kualiti

Lokasi

No. Rujukan

Bilik Dokumen

MK-UiTMPs-01

Bilik Dokumen

PK.UiTMPs.(P).01

Seksyen 4.2.4 2.

Kawalan Dokumen Seksyen 4.2.3

3.

Panduan Fail UiTM

Pelaksanaan Bilik Dokumen

Klasifikasi

Perkara

DS.PK.

UiTMPs.

(P).02 – (01)



Bil. 4.

KAWALAN REKOD

Jenis Dokumen Arahan Perkhidmatan Bab

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

Lokasi Bilik Dokumen

3, 4 dan 5 5.

6.

Arahan Keselamatan

Panduan Pengurusan Mel

Bilik Dokumen

Bilik Dokumen

UiTM Shah Alam 7.

8.

Akta Arkib Negara

Akta Rahsia Rasmi 1972, 1 Oktober 1972

Bilik Dokumen

Bilik Dokumen

5/23

No. Rujukan DS.PK.UiTMPs. (P).02 – (02) DS.PK.UiTMPs. (P).02 – (03) DS.PK.UiTMPs. (P).02 – (04) DS.PK.UiTMPs. (P).02 – (05) DS.PK.UiTMPs. (P).02 – (06)



KAWALAN REKOD

Bil. 9.

Jenis Dokumen Surat Pekeliling Am Bil. 2

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

Lokasi Bilik Dokumen

Tahun 1987 -

6/23

No. Rujukan DS.PK.UiTMPs. (P).02 – (07)

Peraturan Pengurusan

Rahsia

Rasmi

Dengan Peruntukan

Selaras

PeruntukanAkta

Rahsia

Rasmi (Pindaan) 1986, PM (R) 10308/3/(24) bertarikh 20 Februari 1987 10.

Surat Pekeliling Am Sulit Bil. 1 Tahun 1993 -

Meningkatkan

Kawalan

Kualiti

Keselamatan

Perlindungan Di JabatanJabatan Kerajaan bertarikh 15 Mac 1993.

Bilik Dokumen

DS.PK.UiTMPs. (P).02 – (08)



KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

7/23

4. DEFINISI Rekod

:

Rekod-rekod yang diterima atau diwujudkan di UiTM Perlis untuk tujuan rujukan semula dan sebagai bukti objektif yang mudah dikesan dan dicapai.

Pengurusan

:

Rekod Pengurusan Fail

Proses

menerima,

mewujud,

menyimpan

dan

mengedar,

menyimpan

dan

mewujud,

mengedar

dan

menyelenggara rekod. :

Proses

membuka,

menyelenggara fail. Pengurusan

:

Proses

menerima,

Rekod

menyimpan rekod terperingkat. (Terhad, Sulit, Rahsia,

Terperingkat

Rahsia Besar)

Pegawai Rekod :

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah Kampus untuk

Jabatan

menguruskan pengendalian rekod dan fail di UiTM Perlis.

Pegawai Rekod :

Pegawai/staf yang dilantik oleh Pengarah Kampus bagi

Bahagian

mengendalikan rekod dan fail di sesuatu bahagian di UiTM Perlis.

Pegawai Mel

:

Staf yang mengendalikan urusan berkaitan mel di UiTM Perlis



KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

8/23

5. SINGKATAN UiTM

:

Universiti Teknologi MARA

UiTMPs

:

Universiti Teknologi MARA Perlis

KB/U

:

Ketua Bahagian/Unit

PSMB

:

Pusat Sistem Maklumat Bersepadu

PYB

:

Pegawai Yang Bertanggungjawab

PRJ

:

Pegawai Rekod di Jabatan

PRB

:

Pegawai Rekod di Bahagian

BAM

:

Bahagian Arkib dan Muzium

Pemula

:

Ketua

Bahagian/Pegawai

Yang

Bertanggungjawab

Membuka Fail Baru Su(PK)

:

Setiausaha Pengarah Kampus

Su/PT( )/PTR

:

Setiausaha/Pembantu Tadbir (Fungsi)/Pembantu Tadbir Rendah

PK

:

Pengarah Kampus

PMel

:

Pegawai Mel



KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

9/23

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN A.

Pengurusan Rekod – Melantik PRJ & PRB

Tanggungjawab PK

Tindakan 1. Lantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) dan Pegawai Rekod Bahagian (PRB)

B.

Pengurusan Rekod – Pengendalian Rekod Masuk

Tanggungjawab Su(PK)

Tindakan 1.

Rekod Masuk

2. Daftarkan Rekod Masuk dalam Sistem Berkomputer Pejabat Pengarah Kampus 3. Cop terimaan Rekod Masuk 4. Serah kepada Pgh PK

5. Tentukan ‘tindakan’ terhadap rekod masuk. 6. Catat arahan untuk tindakan KB/PYB

Su(PK)

7. Kemaskini ruang tindakan di Sistem Berkomputer Pejabat Pengarah Kampus 8. Edar Rekod Masuk kepada KB/U yang terlibat



KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

Tanggungjawab Su/PT( )/PTR

10/23

Tindakan 9. Terima Rekod Masuk dari Su(pgh) 10. Daftar Rekod Masuk ke Sistem Berkomputer Pejabat /Bahagian 11. Cop terimaan Rekod Masuk dan serahkan kepada KB.

KB

12. Tentukan tindakan yang akan diambil, catat arahan untuk tindakan PYB

Su/PT( )/PTR

13. Kemaskini ruang ‘tindakan’ ke Sistem Berkomputer 14. Serah Rekod Masuk kepada PYB

PYB

15. Laksanakan tindakan yang berkaitan dengan Rekod Masuk



C.

KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

11/23

Pengurusan Rekod – Mewujudkan Rekod Baru

Tanggungjawab PYB

Tindakan 1. Sediakan Rekod Baru 2. Rujuk PRB untuk mendapatkan nombor rujukan Rekod Baru

D.

Pengurusan Rekod – Menghantar Rekod Baru

Tanggungjawab PYB

Tindakan 1. Failkan satu salinan Rekod Baru yang telah ditandatangani. 2. Jika Rekod Baru adalah rekod terperingkat, serah salinan asal kepada PRB untuk tindakan. Terus ke langkah E1 3. Jika Rekod Baru bukan rekod terperingkat, serah Rekod Baru kepada PMel.

PMel

4. Hantar Rekod Baru berpandukan Peraturan Pengurusan Mel UiTM



E.

KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

12/23

Pengurusan Rekod Terperingkat – Menerima Rekod Terperingkat

Tanggungjawab PRB

Tindakan 1.

Terima Rekod Terperingkat

2.

Kelaskan Rekod Terperingkat mengikut tafsiran Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad. Rujuk Jadual B (PK.UiTM.(P).02)

3.

Daftar Rekod Terperingkat dalam Daftar Rekod Masuk

4.

Beri nombor rujukan Rekod Terperingkat dan failkan salinan seperti dinyatakan di Jadual A (PK.UiTM.(P).02)

PYB

5.

Daftar fail dalam Daftar Fail Bahagian



F.

KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

13/23

Pengurusan Rekod Terperingkat – Menghantar Rekod Terperingkat

Tanggungjawab PRJ

Tindakan 1. Proses

penghantaran

Terperingkat

salinan

mengikut

asal

Rekod

Jadual

A

(PK.UiTM.(P).02) 2. Pohon kelulusan penghantaran daripada Pgh. PK

3. Pastikan proses penghantaran mematuhi Jadual A (PK.UiTM.(P).02)

PRJ

4. Daftar Rekod Terperingkat dalam Daftar Rekod Keluar 5. Laksana penghantaran seperti di Jadual A. Jika melalui pos, patuhi Peraturan Pengurusan Mel UiTM Shah Alam



G.

KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

14/23

Pengurusan Rekod Terperingkat – Menyimpan Rekod Terperingkat

Tanggungjawab PYB

Tindakan 1. Simpan

fail

yang

Terperingkat

mengandungi

mengikut

Jadual

Rekod A

(PK.UiTM.(P).02) 2. Pastikan

pergerakan

Rekod

Terperingkat

dikawal dan direkodkan mengikut Pengurusan Fail Jabatan PRB

3. Semak secara berkala. Rujuk kepada PYB jika kelas Rekod Terperingkat berubah.



H.

KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

15/23

Pengurusan Rekod Terperingkat – Melupus Rekod Terperingkat

Tanggungjawab PRJ

Tindakan 1. Patuhi peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM. 2. Pohon pelupusan rekod terperingkat dari Pgh. 3. Laksana pelupusan mengikut kelulusan Pgh dan peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM



KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

16/23

Pengurusan Fail – Membuka Fail

I.

Tanggungjawab PRB

Tindakan 1. Terima rekod untuk difailkan 2. Semak samada fail berkenaan telah wujud 3. Jika fail telah wujud, failkan rekod dan minit difail berkenaan 4. Jika fail belum wujud a.

Tentukan

nombor

fail

berpandukan

Panduan Klasifikasi Perkara UiTM b.

Daftar fail dalam Daftar Fail Bahagian

c.

Wujud Kad Edaran Fail dan simpan dalam

doket

bersama-sama

fail

berkenaan d.

Fail rekod dan minitkan di fail berkenaan



J.

KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

17/23

Pengurusan Fail – Mengedar Fail

Tanggungjawab

Tindakan

PYB

1. Mohon penggunaan fail dari PRB

PRB

2. Terima permohonan penggunaan fail 3. Semak fail dalam doket 4. Jika fail ada dalam doket a. Kemaskini Kad Edaran Fail dan b. Serah fail kepada pemohon 5. Jika fail tiada dalam doket a. Kenalpasti penggunaan

fail

dari

Kad

Edaran Fail b. Jika fail masih digunakan, buka Sampul Kecil dan serahkan kepada pemohon. Fail akan diserahkan kepada PYB apabila ianya telah dipulangkan. PYB

6. Terima fail dari PRB. Serah Sampul Kecil (jika ada) kepada PRB 7. Maklum kepada PRB jika fail diedar kepada pihak lain. 8. Serah fail kepada PRB selepas penggunaan



K.

KAWALAN REKOD

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

18/23

Pengurusan Fail – Menyelenggara Fail

Tanggungjawab PRB

NO. RUJUKAN

Tindakan 1. Pastikan fail disimpan di doket dan Kad Edaran Fail dikemaskini. 2. Fail-fail hendaklah ditutup setelah ada 100 folio kandungan fail atau mempunyai ketebalan 1 inci, mana yang terdahulu 3. Fail

sambungan

kerana

penutupan

fail

hendaklah dibuka dan disimpan dalam doket yang disediakan. 4. Asingkan fail tutup dalam Kotak Arkib UiTM



L.

KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

Pengurusan Fail – Melupus Fail

Tanggungjawab PRB

19/23

Tindakan 1. Asingkan Fail Tutup dalam kotak Arkib UiTM 2. Daftar kandungan kotak di luar kotak tersebut 3. Simpan

dan

pelihara

Fail Tutup

sehingga

berumur tutup sekurang-kurangnya 5 tahun 4. Cadangkan pelupusan fail menggunakan Daftar Cadangan Pelupusan Fail kepada BAM (seperti dilampiran 8)



KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

20/23

7. REKOD KUALITI Bil. 1.

Jenis Rekod Panduan Pengurusan Mel UiTM Shah Alam

No. Rujukan RK.UiTMPs.(P).02-(04)

Lokasi Pejabat Bahagian

Tempoh 5 tahun



KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

21/23

8. LAMPIRAN No. Lampiran Lampiran 1 – PK.UiTMPs.(P).02

Tajuk Carta Alir Pengurusan Rekod (Pengendalian Rekod Masuk)

Lampiran 2 – PK.UiTMPs.(P).02

Carta Alir Pengurusan Rekod (Mewujudkan Rekod)

Lampiran 3– PK.UiTMPs.(P).02

Carta Alir Pengurusan Rekod (Penghantaran Rekod Baru)


Carta Alir Pengurusan Rekod Terperingkat (Menerima Rekod Terperingkat)


Carta Alir Pengurusan Rekod Terperingkat (Menghantar Rekod Terperingkat)



KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

No. Lampiran Lampiran 6– PK.UiTMPs.(P).02

22/23

Tajuk Carta Alir Pengurusan Rekod Terperingkat (Menyimpan Rekod Terperingkat)


Carta Alir Pengurusan Rekod Terperingkat (Melupus Rekod Terperingkat)


Carta Alir Pengurusan Fail (Membuka Fail)


Carta Alir Pengurusan Fail (Mengedar Fail)


Carta Alir Pengurusan Fail (Penyelenggaran Fail)



KAWALAN REKOD

NO. RUJUKAN

: PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN

: 01

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT

:

No. Lampiran Lampiran 11– PK.UiTMPs.(P).02

23/23

Tajuk Carta Alir Pengurusan Fail (Pelupusan Fail)

Lampiran 12 – PK.UiTMPs.(P).02/04

Daftar Fail Bahagian


Kad Edaran Fail


Penyimpanan Fail Tutup


Borang Permohonan Pelupusan


Surat Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan


Surat

Pelantikan

Pegawai

Rekod

Bahagian Lampiran 18– PK.UiTMPs.(P).02

Jadual A


Jadual B

Lampiran 20–PK.UiTMPs.(P).02

Borang Daftar Rekod Masuk/Keluar


Contoh Kulit Fail


Contoh Kertas Minit

PROSEDUR KAWALAN REKOD PK.UiTMPs.(P).02

Recommend Documents