PENGURUSAN REKOD NO. KELUARAN TARIKH KUATKUASA
05 06 JUN 2013
PMM-PK-PS-09 DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
NAMA
Mohd As’ri Bin Chik
Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi AMP
JAWATAN
Wakil Pengurusan
Pengarah
TARIKH
03 Jun 2013
04 Jun 2013
KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur
Pengurusan Rekod
Bil
Penerangan Pindaan
1
Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan
2
Menggantikan: Fail Rekod Pensyarah (FRP) kepada Fail Pensyarah Kursus (FPK)
No. Prosedur
PMM-PK-PS-09
M/Surat
No Pindaan Baru
Tarikh Kuatkuasa
-
00
01 Julai 2011
4
00
01 Julai 2011
17
00
01 Julai 2011
18
00
01 Julai 2011
-
00
01 Julai 2011
Menggantikan: Asal: BAHAGIAN 2 : PENGURUSAN REKOD KHAS A. PENYEDIAAN FAIL REKOD 3
PENSYARAH Baru: Rujuk Panduan Pembelajaran & Pengajaran Edisi 4.
Menggantikan: Asal: 6.0 Rekod Kualiti - Jenis rekod : 4
10.Senarai daftar FRP 11. FRP Baru: 6.0 Rekod Kualiti - Jenis rekod : 10. FPK
5
Menggugurkan: Lampiran 2 (Senarai daftar FRP)
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
1.0
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
OBJEKTIF
a. Memastikan surat-surat yang diterima diambil tindakan segera atau dalam tempoh seminggu. b. Menyediakan senarai induk rekod kualiti yang terkini dan menyeluruh bagi semua fail yang didaftarkan untuk tujuan kemudahkesanan. c. Menyediakan kaedah yang sistematik
dalam pengurusan fail rekod
pensyarah supaya dapat dirancang, dilaksana dan dikawal dengan lebih berkesan.
2.0
SKOP
Prosedur ini digunakan oleh semua Jabatan dan Unit di Politeknik Merlimau dalam
proses
pengenalpastian,
pengumpulan,
pengindeksan,
pemfailan,
penyimpanan, penyelenggaraan dan pelupusan rekod kualiti seperti yang disenaraikan di dalam dokumen kualiti.
3.0
RUJUKAN
3.1
Manual Kualiti : 4.2.4
3.2
Standard SPK ISO 9001 :2008
3.3
PMM-PK-PS-03 : Kawalan Dokumen
3.4
Arahan Perbendaharaan Kerajaan Terkini
3.5
Arahan Perkhidmatan (Bab 3, 4 & 5 bagi seksyen yang berkaitan)
3.6
Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa
3.7
Pekeliling Perkhidmatan yang berkuatkuasa
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008 4.0
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
DEFINISI
Pegawai yang Diberi kuasa
Pegawai yang
merekod dan memfailkan rekod-rekod kualiti
menyimpan
rekod-rekod
kualiti
dengan
cara
yang sesuai
mengawal rekod-rekod kualiti
PET
Pegawai Eksekutif Tertinggi
KPT
Ketua Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi )
PA
Penolong Akauntan / Pembantu Akauntan
PT
Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi)
PT(Kew)
Pembantu Tadbir (Kewangan)
PT(K)
Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan)
PAP
Pembantu Am Pejabat
Rekod Kualiti
Rekod Kualiti adalah hasil daripada aktiviti-aktiviti yang telah dilaksanakan. Ia diwujudkan / disenggara untuk dijadikan bukti kepada pematuhan pelaksanaan sistem pengurusan kualiti.
Surat Pelajar
Surat yang berkaitan dengan hal-hal pelajar seperti urusan pendaftaran, biasiswa, latihan industri dan kerjaya.
Surat Rasmi
Surat yang dialamatkan kepada Pengarah sama ada surat biasa
atau
terperingkat,
dengan
atau
tanpa
"Untuk
Perhatian" pegawai tertentu.
2
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008 Surat
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Semua dokumen yang diterima atau dihantar keluar bersama surat meliputi surat terbuka/terperingkat/segera.
FPK
Fail Pensyarah Kursus
Keadaan Luarjangka
Peristiwa-peristiwa
yang
tidak
dirancang
seperti
kemalangan, bencana alam, sakit dan seumpamanya.
3
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008 5.0
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
PROSEDUR KERJA
BAHAGIAN 1 : PENGURUSAN REKOD AM A. PENYEDIAAN SENARAI INDUK REKOD KUALITI
Tindakan
Tanggungjawab
A. PENYEDIAAN SENARAI INDUK REKOD KUALITI (AM)
KJ/ KU
1. Menyediakan Senarai Induk Rekod Kualiti (Lampiran 1). 2. Meneliti
rekod yang disenaraikan pada perkara 6.0 di
setiap prosedur dokumen kualiti untuk didaftarkan.
3. Mendaftarkan rekod-rekod kualiti di dalam Senarai Induk Rekod Kualiti yang melibatkan Jabatan / Unit masingmasing.
4. Menghantar satu salinan Senarai Induk Rekod Kualiti Jabatan / Unit yang lengkap kepada Unit Jaminan Kualiti.
Pegawai Pengurusan Kualiti
5. Meneliti Senarai Induk Rekod Kualiti tersebut untuk memastikan ia lengkap.
6. Memulangkan Senarai Induk Rekod Kualiti untuk pindaan jika didapati tidak lengkap.
KJ/KU
7. Meminda dan menyerahkan satu salinan Senarai Induk Rekod Kualiti kepada Unit Jaminan Kualiti.
Pegawai Pengurusan Kualiti
8. Memfailkan semua Senarai Induk Rekod Kualiti Jabatan / Unit.
4
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Tindakan
Tanggungjawab KJ / KU
9. Memaklumkan cara pengurusan rekod kualiti kepada pegawai yang diberi kuasa berpandukan Senarai Induk Rekod Kualiti Jabatan / Unit.
Pegawai yang diberi kuasa
10. Mengendalikan rekod kualiti dengan cara memberikan nombor rujukan fail rekod kualiti berkenaan yang diterima daripada PQJ.
11. Memfailkan rekod kualiti.
12. Membuat salinan back-up bagi rekod kualiti dalam bentuk soft-copy. 13. Melupuskan
rekod
kualiti
yang
tamat
tempoh
sebagaimana yang terdapat dalam Senarai Induk Rekod Kualiti.
14. Menyerahkan senarai pelupusan Rekod Kualiti kepada Pegawai Pengurusan Kualiti.
5
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
B. PENYEDIAAN REKOD KUALITI SURAT MENYURAT Tindakan
Tanggungjawab
B. PENGURUSAN REKOD KUALITI SURAT-MENYURAT
(i) PENYEDIAAN Pegawai yang diberi kuasa
15.
Penyediaan surat rasmi Kerajaan hendaklah mengandungi elemen-elemen berikut: a. Alamat pengirim (kepala surat rasmi) b. Alamat penerima c. No. Rujukan Pengirim d. Tarikh surat e. Tajuk surat f.
Pembukaan dan pengakhiran surat
g. Penomboran perenggan, muka surat dan lampiran (jika berkaitan)
(ii) PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT PAP
16. Menerima, mengasingkan dan mengeluarkan surat-surat mengikut perkara dibawah: a. Surat Rasmi (Biasa dan Terperingkat) dihantar kepada PT(K). b. Surat-surat peribadi pelajar, perseorangan, penghuni kuarters dimasukkan ke dalam pigeon hole mengikut jabatan / unit yang telah dikenalpasti.
PT (K)
17. Membuka dan mengecop tarikh terima di muka depan surat.
6
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Tanggungjawab
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Tindakan 18. Merekod maklumat surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat
Rasmi dengan mengenalpasti perkara-perkara
berikut :i) Surat Rasmi Biasa ii) Surat Rasmi Terperingkat iii) Surat Rasmi Berdaftar Tindakan merekod maklumat dengan perkara berikut :a. Tarikh terima surat b. Tajuk surat c. Rujukan surat d. Tarikh surat e. Nama jabatan / syarikat pengirim 19. Menyerahkan surat kepada Pengarah.
Pengarah
20. Meneliti surat dan meminitkan arahan kepada Pegawai yang berkenaan untuk tindakan.
21. Menyerahkan semula surat kepada PT(K).
PT(K)
22. Merekod maklumat minit arahan Pengarah ke dalam Buku Daftar Penerimaan Surat Rasmi atau Buku Daftar Penerimaan Surat Rasmi Terperingkat.
23. Menyerahkan surat kepada PAP untuk edaran dalaman dan PT untuk simpanan fail.
Pegawai yang diminitkan
24. Meneliti surat dan mengambil tindakan selanjutnya dengan segera.
7
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Tanggungjawab
Tindakan
(iii) PEMBUKAAN DAN PENDAFTARAN FAIL KPT / PT / Pegawai yang diberi kuasa
25. Menggunakan kulit fail berwarna putih untuk Fail Biasa dan kulit fail berwarna hijau untuk Fail Terperingkat (SULIT).
26. Fail yang dibuka hendaklah didaftarkan berdasarkan pengkelasan fail Jabatan / Unit serta mencatatkan tajuk dan nombor rujukan seperti dibawah :i)
Kulit fail berwarna putih untuk fail biasa hendaklah dicatatkan di atas bahagian kulit fail.
ii.
Kulit fail berwarna hijau untuk fail terperingkat (SULIT), tajuk hendaklah dicatatkan dibahagian dalam kulit fail dan nombor rujukan di luar kulit fail.
27. Masukkan kertas minit (Am 6) yang telah lengkap ke dalam fail berkenaan. (iv) KANDUNG SURAT 28. KPT / PT / Pegawai yang diberi kuasa
Mengkandungkan surat ke dalam fail yang berkaitan dengan mengambil tindakan-tindakan berikut:-
a. Surat yang diterima i.
Mencatatkan nombor kandungan surat dalam bulatan di sudut kanan atas surat menggunakan pen berwarna merah.
ii. Mencatatkan
tarikh
surat,
pengirim,
nombor
rujukan dan tarikh surat dikandung di atas kertas minit dengan menggunakan pen berwarna merah.
8
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Tanggungjawab
Tindakan b. Surat yang dihantar keluar i.
Mencatatkan nombor kandungan surat dalam bulatan di sudut kanan atas surat menggunakan pen berwarna biru atau hitam.
ii. Mencatatkan tarikh surat, penerima dan perkara surat di atas kertas minit dengan menggunakan pen berwarna biru atau hitam.
29. Menyimpan fail di tempat yang disediakan (Rujuk Senarai Induk Rekod Kualiti).
(v) PERGERAKAN FAIL PT / PAP / Pegawai yang diberi kuasa
30. Merekod pergerakan fail dengan mencatat tarikh ambil, nama pegawai, tarikh kembali ke dalam Kad Keluar / Masuk Fail. 31. Mengedarkan fail kepada pegawai.
(vi) PENYIMPANAN a) Fail PT/ PAP / Pegawai yang diberi kuasa
32. Menyimpan fail-fail yang diproses:
a. Fail terbuka perlu disimpan di Bilik Fail menggunakan rak yang sesuai dan disusun mengikut nombor rujukan fail.
Setiap
rak
dilabelkan
bagi
memudahkan
pengesanan fail. b. Fail terperingkat (SULIT) disimpan dalam kabinet besi dan berkunci atau bilik kebal mematuhi dengan Arahan Keselamatan.
9
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Tanggungjawab
PAP / PT(Kew)
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Tindakan
b)
Rekod Kewangan
(i) Filmsy
33. Menerima filmsy daripada Jabatan Akauntan Negara. 34. Menyusun filmsy mengikut jenis filmsy dan turutan bulan. (ii) Baucer
35. Mencetak baucer dari sistem e-SPKB dan dikepilkan bersama dokumen sokongan. 36. Menyusun baucer bayaran mengikut turutan nombor baucer. 37. Menyimpan baucer-baucer bayaran dan laporan-laporan di tempat simpanan yang disediakan.
(vii) MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN PT / PAP / Pegawai yang diberi kuasa
38. Mengenalpasti
fail-fail
yang
hendak
disambung
berdasarkan kriteria di bawah: a. Bilangan kandungan mencapai 100 atau b. Ketebalan 4 cm.
39. Menulis perkataan "DITUTUP - JILID 4 / IV DIBUKA" dengan dakwat biru atau hitam di kulit fail yang telah ditutup serta hendaklah dipalang dengan dakwat merah.
40. Mencatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama dan disertai dengan catatan “JILID 4 / IV”. Bilangan kandungan dalam kulit baru akan dimulakan dengan nombor “1”.
10
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Tanggungjawab
Tindakan
PAP
41. Menyimpan fail-fail yang ditutup di Bilik Fail atau tempat yang disediakan.
(viii) MEMBUKA FAIL SEMENTARA (SAMPUL KECIL) KPT / PT / Pegawai yang diberi kuasa
42. Membuka fail-fail sementara apabila: a. Surat memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan. b. Lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail yang sama.
43. Memberikan nombor rujukan dan tajuk fail sementara yang sama dengan nombor dan tajuk fail asal.
44. Memasukkan kembali isi kandungan beserta kulit fail sementara ke dalam fail asal apabila fail yang hilang dapat dikesan atau tindakan-tindakan serentak telah selesai dilakukan.
(ix) PENGHANTARAN SURAT PT/ PAP
45. Menyemak surat-surat yang hendak dihantar tentang perkara berikut: a. Tarikh b. No. Rujukan fail c. Alamat d. Lampiran (jika ada) e. Tandatangan
46. Menentukan kaedah penghantaran surat sama ada dengan tangan atau melalui perkhidmatan pos
11
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Tanggungjawab
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Tindakan
A. PENGHANTARAN DENGAN TANGAN
i. KPT / PT / Pegawai yang diarahkan
PAP / Pegawai
Surat Biasa
47. Menyerahkan surat kepada PAP atau kepada
pegawai
yang diarahkan menghantar surat.
48. Mencatat tarikh menghantar surat, tajuk surat dan nama jabatan / syarikat penerima ke dalam Buku Despatch
yang diarahkan
Luaran.
49. Memasukkan surat ke dalam sampul surat dan mencatat alamat penerima serta catatan serah dengan tangan.
50. Menyerahkan surat kepada penerima dan mendapatkan pengesahan penerimaan dalam Buku Despatch Luaran.
ii. KPT / PT / Pegawai yang diarahkan
Surat Terperingkat (SULIT)
51. Memasukkan surat ke dalam sampul surat, seperti tatacara menghantar surat terperingkat.
52. Menyerahkan sampul surat kepada PAP atau pegawai yang diarahkan menghantar surat.
PAP / Pegawai yang diarahkan
53. Menyerahkan
sampul
surat
kepada
penerima
dan
mendapatkan tandatangannya dalam Buku Despatch Luaran.
12
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Tanggungjawab
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Tindakan
B. PENGHANTARAN SURAT MELALUI PERKHIDMATAN POS Pegawai yang diarahkan / PAP
54. Menyerahkan surat yang hendak dipos dengan kenalpasti perkhidmatan pos yang hendak digunakan seperti berikut :i)
Pos Biasa
ii)
Pos Berdaftar
iii)
Pos Laju
55. Merekod surat yang hendak dipos ke dalam Buku Daftar Penghantaran Pos dengan mencatat perkara-perkara berikut: a. Tarikh surat dihantar b. Nombor rujukan surat c. Nama jabatan / unit pengirim d. Nama jabatan / syarikat penerima
56. Membuat urusan pos surat. i. PAP
Penghantaran Surat Pos Biasa
57. Menimbang surat pos biasa dan
tentukan bayaran
mengikut Jadual Kadar Pos.
58. Mengasingkan surat mengikut Jadual Kadar Bayaran Pos, buat franking atau melekatkan setem pada sampul surat.
59. Menyerahkan surat kepada petugas pos.
13
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Tanggungjawab
Tindakan ii. Penghantaran Surat Berdaftar/ Bungkusan (Parcel)/ Pos Laju
PAP
60. Merekod dan mengasingkan surat yang hendak dihantar melalui perkhidmatan pos surat berdaftar, bungkusan (parcel) atau pos laju dan didaftarkan ke dalam Buku Daftar Penghantaran Pos berkaitan.
61. Melengkapkan kad surat-surat berdaftar, borang pos laju dan melekatkan sticker diatas sampul surat yang dihantar melalui pos laju. 62. Menyerahkan surat kepada petugas pos. (x) PELUPUSAN REKOD a) Pegawai yang diberi kuasa
63. Mengenalpasti fail-fail yang perlu dilupuskan mengikut Pekeliling Perkhidmatan terkini.
b) PA
Fail
Rekod Kewangan
64. Mengenalpasti Dokumen Arahan
pelupusan
Sokongan
dan
Perbendaharaan
baucer-baucer
bayaran,
laporan-laporan
mengikut
Terkini
/
Surat
Pekeliling
Perbendaharaan yang berkuatkuasa.
65. Menyediakan
surat
bagi
mendapatkan
ulasan
dan
kelulusan pelupusan daripada : a. Jabatan Akauntan Negara. b. Pengarah Audit Negara. c. Pengarah Arkib Negara
66. Mengarahkan
PAP
untuk
menyusun
baucer-baucer
bayaran, dokumen sokongan dan laporan-laporan yang hendak dilupuskan.
14
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
Tanggungjawab
Tindakan
PAP
67. Membuat pelupusan setelah perkara-perkara di bawah telah di perolehi : a. Pihak Audit Negara datang menyemak rekod-rekod yang hendak dilupuskan serta memberi kelulusan. b. Mendapat kelulusan daripada Jabatan Akauntan Negara dan Pengarah Arkib Negara.
PA
68. Menyediakan
Sijil
Pelupusan
dan
mengedarkannya
kepada Jabatan Akauntan Negara.
15
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
Keluaran
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
BAHAGIAN 2 : PENGURUSAN REKOD KHAS A. PENYEDIAAN FAIL REKOD PENSYARAH Tindakan
Tanggungjawab
A. PENGURUSAN FAIL PENSYARAH KURSUS (FPK) Pensyarah
Rujuk penyediaan FPK melalui Panduan Proses Pembelajaran & Pengajaran Edisi 4.
B. PENYEDIAAN REKOD KUALITI DALAM BENTUK PANGKALAN DATA KOMPUTER Tindakan
Tanggungjawab
B. PENGURUSAN REKOD KUALITI DALAM BENTUK PANGKALAN DATA KOMPUTER Pegawai yang diberi kuasa
19. Mewujudkan sekurang-kurangnya satu back-up sama ada di dalam bentuk cetakan ataupun di dalam hard disk / CD / disket / handy drive untuk semua rekod kualiti yang disimpan di dalam pangkalan data komputer.
20. Memberi tajuk dan no. rujukan fail mengikut Senarai Induk Rekod Kualiti. 21. Memberi tajuk dan no. rujukan yang sama kepada backup. PELUPUSAN REKOD KUALITI DALAM PANGKALAN DATA KOMPUTER
22. Melupuskan data yang disimpan di dalam hard disk dan disket / handy drive dengan memadamkan data berkenaan. 23. Melupuskan data dalam CD dengan mematahkan CD berkenaan.
16
PMM-PK-PS-09 Pengurusan Rekod ISO 9001:2008
6.0
2.
05
Pindaan
00
Tarikh Berkuatkuasa
06 JUN 2013
REKOD KUALITI
Bil
1.
Keluaran
Jenis Rekod Buku Daftar Penerimaan Surat Rasmi Buku Daftar Penerimaan Surat Rasmi Terperingkat
Tempoh Simpanan
Lokasi
5 Tahun
Meja PT(K)
5 Tahun
Meja PT(K)
4.
Buku Edaran Dalaman
5 Tahun
Meja PAP
5.
Buku Despatch Luaran
5 Tahun
Meja PAP
5 Tahun
Meja PAP
7 Tahun
Unit Kewangan
Selamanya
Bilik PET
Sehingga
Bilik Kualiti/
terdapat pindaan
Pejabat KJ/ KU
6.
Buku Daftar Penghantaran Pos
7.
Fail Baucer Bayaran
8.
Sijil Pelupusan Senarai Induk Rekod
9.
Kualiti
Lampiran
1
baru
10
FPK
Satu Semester
Pejabat Pensyarah
17
LAMPIRAN 1
SENARAI INDUK REKOD KUALITI Bil
Rekod Kualiti
Prosedur Kualiti
Tajuk Fail
No. Rujukan
Lokasi
Cara Penyimpanan
Tempoh Simpanan
Pegawai Yang Bertanggungjawab
Cara Pelupusan
Catatan
8.
PS-09(1) (06-06-13)
Tarikh Kemaskini : 06 Jun 2013
18
