KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI. PK.UniMAP.(P).04

Prosedur Kualiti KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 1/18

PROSEDUR

KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI PK.UniMAP.(P).04

Disediakan oleh :

Disemak oleh :

PENOLONG PENDAFTAR

WAKIL PENGURUSAN

Diluluskan oleh :

____________________________________________________ (Prof. Ir. Dr. Rezuwan Kamarudin) Dekan Pengurusan Akademik

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan

Prosedur Kualiti KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI


1.0

No Rujukan Tarikh Kuatkuasa No Keluaran : No Pindaan : Mukasurat

PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 2/18

OBJEKTIF Prosedur ini adalah sebagai garis panduan untuk memastikan produk UniMAP iaitu program dan kursus yang tidak memenuhi spesifikasi dikesan dan dibuat pembetulan serta penambahbaikan.

2.0

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh pihak Pengurusan Akademik Universiti Malaysia Perlis serta pusat pengajian yang bertanggungjawab untuk mengesan program yang tidak memenuhi spesifikasi agar tindakan pembetulan dan penambahbaikan dapat diambil.




3.0

PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 3/18

SINGKATAN NC

:

Naib Canselor

TNC (A&A)

:

Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa )

Snt

:

Senat Universiti

Dk BPA

:

Dekan Bahagian Pengurusan Akademik

Dk

:

Dekan

TD HEP

:

Timbalan Dekan HEP

Pyl

:

Penyelaras

Pe

:

Pemeriksa

PR

:

Pengerusi Rancangan

Psy

:

Pensyarah

PP

:

Penolong Pendaftar

RPS

:

Rakan Pembimbing Siswa

PA

:

Penasihat Akademik

JPA

:

Jawatankuasa Perancangan Akademik

BPA

:

Bahagian Pengurusan Akademik

PPK

:

Pusat Pengajian Kejuruteraan

HEPA

:

Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni




4.0

PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 4/18

UPP

:

Unit Pengajaran Dan Pembelajaran

P

:

Percubaan (status)

P1

:

Percubaan kali pertama

P2

:

Percubaan kali kedua

P2*

:

Percubaan kali kedua *

DEFINASI Program Akademik

:

Siri kursus-kursus/aktiviti yang dibangunkan, disusun dan ditawarkan dalam urutan dan kaedah perlaksanaan tertentu. Seseorang pelajar yang mengikuti dan lulus kursus-kursus/aktiviti sebagaimana dikehendaki dalam program akademik layak dipertimbangkan untuk pengijazahan.

Kursus Akademik

:

Silibus yang perlu diikuti oleh pelajar sebagaimana dikehandaki dalam program akademik bagi melayakkan untuk pengijazahan.

Spesifikasi

:

Objektif kursus telah ditetapkan dalam penyediaan borang HEA-01 yang merangkumi Course Outcome (CO) dan silibus termasuk sesi makmal.

Majlis Pusat Pengajian

:

Ahlinya terdiri dari Dekan, Tim.Dekan Akademik & Penyelidikan, Tim.Dekan Hal Ehwal Pelajar, Pengerusi Rancangan dan Penolong Pendaftar Pusat Pengajian.

Jawatankuasa Perancangan Akademik

:

Dipengerusikan oleh TNC(A&A) dan ahlinya terdiri Semua Dekan, Tim Dekan serta ahli yang dilantik.




5.0

PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 5/18

Status Percubaan (P)

:

Pelajar yang mendapat Purata Nilai Gred (PNG) di bawah 2.0

Percubaan Pertama (P1)

:

Pelajar yang mendapat Purata Nilai Gred (PNG) di bawah 2.0 kali pertama

Percubaan Kali Kedua (P2)

:

Pelajar yang mendapat Purata Nilai Gred (PNG) di bawah 2.0 kali kedua secara berturu-turut

Percubaan Kali Kedua * (P2*)

:

Pelajar yang mendapat Purata Nilai Gred (PNG) di bawah 2.0 kali ketiga secara berturut-turut tetapi Purata Nilai Gred keseluruhan (PNGK) melebihi 2.0

DOKUMEN RUJUKAN Bil. 5.1

Nama Dokumen Manual Kualiti

Lokasi

No. Rujukan

Bilik Dokumen

MK-UniMAP-01




6.0


PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 6/18

TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN a. Kawalan Ke Atas Program Akademik TanggungJawab

TD A&P

PR PK

Tindakan

1. Memastikan semua program yang dilaksanakan di PPK melaksanakan proses soal selidik ini. 2. Mengkoordinasi pelaksanaan penilaian soal selidik bagi semua program yang telah lengkap pengajian. 3. Borang berkaitan diedarkan kepada pihak-pihak yang berkaitan untuk mendapatkan maklum balas. 4. Maklum balas yang diterima akan dianalisis. 5. Dapatan dari analisis dibentangkan ke Mesyuarat Majlis Pusat Pengajian

BPA

6. Sebarang perubahan struktur program yang dicadangkan, akan dikemukakan ke JPA. 7. Sekiranya JPA tidak meluluskan, Penyelaras Kursus perlu menambahbaik struktur program dan membawa semula ke JPA untuk diluluskan.Sekiranya diluluskan oleh JPA, struktur baru ini dikemukakan ke Senat untuk kelulusan.




Snt


PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 7/18

8. Setelah Senat meluluskan, struktur program baru yang dicadangkan tersebut boleh dilaksanakan

b. Kawalan Ke Atas Kursus Akademik TanggungJawab

Tindakan

TD A&P

1. Memastikan semua kursus yang dilaksanakan di PPK melaksanakan proses penilaian penyampaian.

PR

2. Mengkoordinasi pelaksanaan penilaian penyampaian bagi semua kursus untuk setiap program.

PK

Psy

PR

3. Borang HEA-07 diedarkan kepada pensyarah untuk diisi oleh pelajar. 4. Borang HEA-07 dianalisis oleh pensyarah.

5. Course Evaluation Report (CER) dibangunkan. 6. CER dibentangkan ke Mesyuarat Majlis Pusat Pengajian 7. Sebarang perubahan struktur kursus yang dicadangkan, perlu dimasukkan ke dalam Borang HEA0-03.




BPA

PK


PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 8/18

8. Borang HEA-03 dikemukakan ke Mesyuarat Jawatankuasa Perancangan Akademik (JPA). Sekiranya diluluskan oleh JPA, borang HEA-03 ini dimaklumkan ke Senat dan Sekiranya JPA tidak meluluskannya, Penyelaras Kursus perlu menambahbaik Borang HEA-03 dan membawa semula ke JPA untuk diluluskan.

9. Setelah Senat dimaklumi, perubahan yang dicadangkan untuk kursus tersebut boleh dilaksanakan.





PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 9/18

c. Kawalan Ke Atas Pelajar Berstatus Percubaan (P) TanggungJawab PP Unit Peperiksaan

Dk/TD HEP/PP

HEPA/Bendahari

HEPA/Kaunselor

RPS/PA

Tindakan 1. Mengeluarkan surat rasmi memaklumkan kepada HEP dan Bendahari dan salinan kepada Dk BPA dan Dk Pusat Pengajian mengenai senarai nama pelajar-pelajar yang berstatus P. 2. Mengeluarkan surat peringatan rasmi kepada pelajar yang berstatus percubaan untuk memperbaiki status akademik mereka pada semester akan datang. 3. Mendapat senarai pelajar-pelajar yang berstatus P (P1,P2 dan P2*) dari Unit Peperiksaan 4. Menerima laporan dari Unit Peperiksaan untuk menguruskan pemotongan atau mengaktifkan biasiswa/pinjaman pelajarpelajar yang berstatus P1,P2,P2* atau aktif. 5. Memberi kaunseling kepada pelajar yang berstatus P supaya mereka dapat membaiki status akademik mereka dari P kepada aktif 6. Menasihati dan mencadangkan secara berterusan tindakan terbaik sepatutnya diambil pelajar berstatus P supaya mereka dapat membaiki status akademik P kepada aktif. 7. Memastikan pelajar-pelajar berstatus P mendaftar kursus diantara 10 unit hingga 12 unit atau yang terbaik. 8. Memantau secara berterusan pelajar berstatus P sehingga pelajar tersebut dapat menyelesaikan status P atau sebaliknya.




PP


PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 10/18

9. Mengedarkan borang HEA09 (Pendaftaran Pelajar Status Percubaan) untuk dilengkapkan oleh pelajar yang berstatus P.

Pelajar

10. Berjumpa dengan PA/RPS untuk mendapatkan pengesahan pendaftaran kursus.

PP

11. Menguruskan pendaftaran kursus bagi pelajar-pelajar berstatus P setelah diluluskan oleh Dk

UPP

12. Membimbing keterampilan pelajar yang berstatus P supaya mereka dapat membaiki status akademik P kepada aktif 13. Meningkatkan kompentensi pensyarah-pensyarah untuk menasihati dan membimbing pelajar-pelajar berstatus P supaya mereka dapat membaiki status akademik P kepada aktif




7.0

8.0


PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 11/18

REKOD KUALITI Lokasi

Tempoh Penyimpanan 5 tahun

Bil.

Nama Rekod

No. Rujukan

7.1

Fail Mesyuarat Majlis Pusat Pengajian

RK.UniMAP.(P).04.01

Pusat Pengajian

7.2

Fail Mesyuarat Jawatankuasa Perancangan Akademik

RK.UniMAP.(P).04.02

Bhg. Pengurusan Akademik, Pej. TNC(A&A)

5 tahun

7.3

Fail Mesyuarat Senat

RK.UniMAP.(P).04.03

Unit Senat, Jabatan Pendaftar

5 tahun

LAMPIRAN No. Lampiran

Tajuk

Lampiran 1

Carta Alir Kawalan Ke Atas Program Akademik

Lampiran 2

Carta Alir Kawalan ke Atas Kursus Akademik




PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 12/18 Lampiran 1

Carta Alir Kawalan Ke Atas Program Akademik Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

Mula TD A&P

1. Memastikan semua program di PPK melaksanakan proses soal selidik

PR

2. Mengkoordinasi pelaksanaan penilain soal selidik bagi semua program yang telah lengkap pengajian

PK

3. Edarkan borang untuk mendapatkan maklumbalas 4. Maklum balas yang diterima dianalisa 5. Bentangkan hasil analisa ke Mesyuarat Majlis Pusat Pengajian

BPA

6. Kemukakan cadangan perubahan struktur program ke JPA 7. Sekiranya mendapat kelulusan SJPA,ia boleh di bawa ke Snt untuk diluluskan tetapi, jika tidak mendapat kelulusan JPA, Pyl perlu menambahbaik struktur program.

Tidak Ya




Snt


PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 13/18

8. Setelah mendapat kelulusan Snt, struktur program baru boleh dilaksanakan Tamat





Carta Alir Kawalan Ke Atas Kursus Akademik Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

Mula TD A&P

1. Memastikan semua program di PPK melaksanakan proses soal selidik

PR

2. Mengkoordinasi pelaksanaan penilain penyampaian bagi semua kursus untuk setiap program

PK

3. Edarkan borang HEA-07 kepada Psy untuk di isi oleh pelajar

Psy

4. Maklum bals yang dianalisa

PR

5. Bangunkan CER

diterima

6. Bentangkan CER ke Mesyuarat Majlis Pusat Pengajian. 7. Masukkan perubahan struktur yang dicadangkan ke dalam HEA-03 BPA Tidak Ya

8. Borang HEA-03dikemukakan ke JPA.Sekiranya diluluskan akan di bawa ke Senat atau jika tidak diluluskan, Pyl perlu melakukan penambahbaikan





PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 15/18

9. Setelah Snt dimaklumkan. Perubahan yang dicadangkan boleh dilaksanakan. Tamat






Carta Alir Kawalan Ke Atas Pelajar berstatus Percubaan (P) Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

Mula PP Unit Peperiksaan

1. Mengeluarkan surat rasmi memaklumkan kepada HEP dan Bendahari dan salinan kepada Dk BPA dan Dk Pusat Pengajian mengenai senarai nama pelajar-pelajar yang berstatus P 2. Mengeluarkan surat peringatan rasmi kepada pelajar yang berstatus percubaan untuk memperbaiki status akademik mereka pada semester akan datang.

Dk/TD HEP/PP

3. Mendapat senarai pelajarpelajar yang berstatus P (P1,P2 dan P2*) dari Unit Peperiksaan

HEPA/Bendahari

4. Menerima laporan dari Unit Peperiksaan untuk menguruskan pemotongan atau mengaktifkan biasiswa/pinjaman pelajar-pelajar yang berstatus P1,P2,P2* atau aktif.

HEPA/Kaunselor

5. Memberi kaunseling kepada pelajar berstatus percubaan supaya mereka dapat membaiki status akademik mereka dari P kepada aktif




9. Mengedarkan borang HEA09 (Pendaftaran Pelajar Status Percubaan) untuk dilengkapkan oleh pelajar-pelajar berstatus percubaan.

PP

Tidak

Ya PP

UPP

PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 17/18

6. Menasihati dan mencadangkan secara berterusan tindakan terbaik sepatutnya diambil pelajar berstatus P supaya mereka dapat membaiki status akademik P kepada aktif. 7. Memastikan pelajar-pelajar berstatus P mendaftar kursus diantara 10 unit hingga 12 unit atau yang terbaik. 8. Memantau secara berterusan pelajar berstatus P sehingga pelajar tersebut dapat menyelesaikan status P atau sebaliknya.

RPS/PA

Pelajar


10. Berjumpa dengan PA/RPS untuk mendapatkan pengesahan pendaftaran kursus. 11. Menguruskan pendaftaran kursus bagi pelajar yang berstatus P setelah diluluskan oleh Dk 12. Membimbing keterampilan pelajar yang berstatus P supaya mereka dapat membaiki status akademik P kepada aktif 13. Meningkatkan kompentensi pensyarah-pensyarah untuk menasihati dan membimbing pelajar-pelajar berstatus P





PK.UniMAP.(P).04 30 April 2010 02 01 18/18

supaya mereka dapat membaiki status akademik P kepada aktif Tamat


KAWALAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SPESIFIKASI. PK.UniMAP.(P).04

Recommend Documents