MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN PENGENDALIAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI
PROGRAM STUDI SI KEBIDANAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
MANUAL PROSEDUR PENGENDALIAN PENGENDALIAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI
PROGRAM STUDI S1 KEBIDANAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA 00805 06002
Revisi
:
0
Tanggal
:
24 Desember 2010
Disusun oleh
:
Ketua UJM
Dikendalikan oleh
:
Sekretaris PS S1 Kebidanan
Disetujui oleh
:
Ketua PS S1 Kebidanan
PS. Kebidanan Fakultas Kedokteran Revisi ke-
0
Manual prosedur Program Studi Kebidanan
Disetujui Oleh
00805 06002 KPS
i
Daftar Isi Tujuan …………………………………………………………….…... 1 Ruang Lingkup ……………………………………………………… 1 Definisi ………………………………………………………………… 1 Rujukan ……………………………………………………………….. 3 Garis Besar Prosedur .......................................................... 3 Bagan Alir …………………………………………………………….. 4 Lampiran ……………………………………………………………… 5
1. Borang Keluhan KPS (00805 06002 01) ………………………… 5 2. Borang Klarifikasi Keluhan (00805 06002 02) …………………… 7 3. Daftar Keluhan Pelanggan (00805 06002 03) …………………… 9
ii
Tujuan Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk yang tidak sesuai pada semua tahapan proses pelaksanaan bisnis proses Program Studi S1 Kebidanan FKUB, yang meliputi bidang Tri Dharma Perguruan Tinggi. Ruang Lingkup Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai diterapkan terhadap semua jenis produk dan material yang tidak sesuai pada saat bisnis proses di Program Studi S1 Kebidanan FKUB . Definisi 1.
2.
3.
Produk Program Studi adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) sesuai dengan manual mutu. Produk tidak sesuai adalah layanan PS S1 Kebidanan FKUB yang tidak memenuhi persyaratan Tri Dharma dan kepuasan pelanggan yang dipersyaratkan di manual mutu. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas : a. Memantau semua proses yang terkait Sistem Manajemen Mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara. b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM UJM PS S1 Kebidanan FKUB.
1
c.
d.
e.
Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan UJM PS S1 Kebidanan FKUB Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Dekan dan feedback pelanggan lainnya Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun
4.
Koordinator Bidang yang Diaudit adalah : a. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab terhadap pengendalian penerapan prosedur ini, menyetujui dan berwenang menanggapi laporan produk yang tidak sesuai. b. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk memelihara semua laporan ketidak sesuaian. c. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk kejelasan status produk setelah membicarakan dengan Koordinator Bidang yang lain.
5.
Koordinator Bidang yang Mengaudit adalah : a. Koordinator Bidang yang mengirimkan Laporan Ketidaksesuaian produk kepada MR. b. Bersama-sama dengan MR, melakukan pengujian, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan penempatan produk yang tidak sesuai, serta menentukan tindakan koreksi dan pencegahan yang perlu dilakukan.
2
Rujukan 1.
Manual Mutu UJM PS S1 Kebidanan FKUB (00805 05000)
2.
Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai (00805 06002) Garis Besar Prosedur
1.
KPS menerima keluhan dan masukan dari pelanggan mengenai produk yang tidak sesuai.
2.
KPS mendiskusikan keluhan pelanggan bersama Koordinator Bidang terkait dan menyusun analisis terhadap keluhan.
3.
KPS dan Koodinator Bidang terkait mencari dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan.
4.
KPS dan Koordinator Bidang terkait mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah.
5.
KPS didampingi Koordinator Bidang mendiskusikan rumusan alternatif solusi.
3
terkait
Bagan Alir Mulai
KPS
Menampung keluhan pelanggan
KPS
Mendiskusikan dengan Koordinator bidang. terkait untuk mencari solusi terhadap keluhan pelanggan
KPS dan Kabid
mencari akar masalah dan rumusan solusi
KPS dan Kabid
Hasil Analisis/ Borang
Hasil analisis
Mendiskusikan rumusan solusi
Selesai
4
Borang Keluhan Pelanggan
Daftar Keluhan Pelanggan
Lampiran 1.
Borang Keluhan Dekan (00805 06002 01) Keluhan Ke/Nomor Keluhan
:
Tgl Keluhan Tandatangan
Status No
Ringkasan Temuan
Kode Dokumen
Bidang
Open Closed
Auditor/ Penyusun
Open
5
:
Closed
MR Open
Closed
2.
Borang Klarifikasi Keluhan (00805 06002 02)
Bidang /Jenis yang dikeluhkan:
Uraian Keluhan:
Keluhan Ke
:
Tgl Keluhan No. CAR/Keluhan
: : Kategori:
1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah:
Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee:
Tanda tangan Kabid/MR
Target Waktu Selesai
Verifikasi:
Status CAR 1. OPEN
Tanda tangan Ketua UJM 2. CLOSED
6
3.
Daftar Keluhan Pelanggan (00805 06002 03) Unit kerja
Tgl
Bidang layanan
1. Dinar Sefita
Kebidanan-FKUB
9/2/2010
2
Oky Dian Etikasari
Kebidanan-FKUB
3
Ayu Sholehati
Kebidanan-FKUB
No
Nama Pelanggan
Status
Uraian Keluhan
Solusi
Pendidikan
1. Modul Komunikasi Efektif yang tidak lengkap, dan belum sesuai dengan materi yang telah diberikan. 2. Jadwal MKU (Mata Kuliah Umum) yang sering berubah dan tidak sesuai jadwal
Rapat evaluasi blok bersama PJMK dan tutor, diketahui bahwa mahasiswa belum mendapat materi kebidanan yang cukup untuk dapat dikomunikasikan: merubah modul untuk tahun angkatan berikutnya.
Closed
9/2/2010
Pendidikan
Tidak bisa mengikuti MK vital sign karena teori tentang anatomi dan fungsi belum diberikan.
Closed
15/3/2010
Kemahasis waan
Setelah rapat evaluasi blok 2, MK vital sign diganti dengan BCP yang diberikan di semester 2 1. Usulan ke BEM dan PD III mengetahui KPS
7
1.
Prosedur pendirian Himpunan
Closed
No
Nama Pelanggan
Unit kerja
Tgl
Bidang layanan
4
Agnestia Naning Dian Lovita
Kebidanan-FKUB
25/4/201 0
Pendidikan
5
Septa Dwi Insani dan Rahmaniar Meirania
Kebidanan FKUB
12/9/201 0
Pendidikan
8
Uraian Keluhan
Solusi
Mahasiswa Jurusan 2. Usulan kegiatan kemahasiswa an dan anggarannya Sarana dan prasarana: Kelas yang berpindahpindah, ruang diskusi yang tidak memadai, LCD, Michrohone sering tidak ada di kelas.
2. Dibantu membuat proposal kegiatan untuk diajukan ke kemahasiswaan fakultas Resource sharing dengan fakultas dan pengajuan pengadaan barang.
1. Sistem Blok KBK yang tidak memungkinkan, mahasiswa tidak mengikuti kuliah 2 minggu, yang artinya tidak mengikuti 2 mata
Dibuka kelas khusus, tutorial, tugas terstruktur, presentasi dan labskill susulan
Status
Open
Closed
No
Nama Pelanggan
Unit kerja
Tgl
Bidang layanan
Uraian Keluhan kuliah
9
Solusi
Status
