Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai
Satuan Pengawas Internal Universitas Brawijaya Malang 2011
Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai Satuan Pengawas Internal Universitas Brawijaya
Kode Dokumen
:
00010 02002
Revisi
:
-
Tanggal
:
24 Oktober 2011
Diajukan oleh
:
Staff Admin
Putri Harziani, SE Dikendalikan oleh
:
Sekretaris Satuan Pengawas Internal
M. Khoiru Rusydi., SE., M.Si., Ak., BKP Disetujui oleh
:
Ketua Satuan Pengawas Internal
Prof.Dr. Made Sudarma, SE., Ak., MM., CPA
i
Daftar Isi
Tujuan ..................................................................................................................................... 1 Ruang Lingkup .......................................................................................................................... 1 Definisi .................................................................................................................................... 1 Rujukan ................................................................................................................................... 1 Garis Besar Prosedur ................................................................................................................. 2 Bagan Alir ................................................................................................................................ 2 Lampiran .................................................................................................................................. 3 1.
Borang Keluhan Rektor (00010 05001 01) ......................................................................... 3
2.
Borang Klarifikasi Keluhan (00010 05001 02) ..................................................................... 4
3.
Daftar Keluhan Pelanggan (00010 05001 03) ..................................................................... 5
ii
Tujuan Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk yang tidak sesuai pada semua tahapan proses pelaksanaan penjaminan mutu UB, baik berupa pengembangan sistem penjaminan mutu, pendampingan untuk standarisasi akreditasi Program Studi, Monevin PHK maupun audit internal sistem mutu.
Ruang Lingkup Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai diterapkan terhadap semua jenis produk dan material yang tidak sesuai pada saat realisasi di SPI.
Definisi 1.
Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas : a. Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM SPI UB c. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan SPI UB d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun
2.
Koordinator Bidang yang Diaudit adalah : a. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab terhadap pengendalian penerapan prosedur ini, menyetujui dan berwenang menanggapi laporan produk yang tidak sesuai. b. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk memelihara semua laporan ketidak sesuaian. c. Koordinator Bidang yang bertanggung jawab untuk kejelasan status produk setelah membicarakan dengan Koordinator Bidang yang lain.
3.
Koordinator Bidang yang Mengaudit adalah : a. Koordinator Bidang yang mengirimkan Laporan Ketidaksesuaian (MP-ISO.SPI-UB.02) ketidaksesuaian produk kepada MR. b. Bersama-sama dengan MR, melakukan pengujian, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan penempatan produk yang tidak sesuai, serta menentukan tindakan koreksi dan pencegahan yang perlu dilakukan.
4.
Produk yang tidak sesuai adalah layanan SPI yang tidak memenuhi persyaratan Rektor dan pelanggan lain.
Rujukan 1.
Manual Mutu SPI UB (00010 02001)
2.
Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional
1
Garis Besar Prosedur 1.
Ketua SPI menerima keluhan dan masukan dari Rektor mengenai produk SPI yang tidak sesuai.
2.
Ketua SPI mendiskusikan keluhan Rektor bersama Koordinator Bidang terkait dan menyusun analisis terhadap keluhan.
3.
Ketua SPI dan Koodinator Bidang terkait mencari dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan.
4.
Ketua SPI dan Koordinator Bidang terkait mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah.
5.
Ketua SPI didampingi Koordinator Bidang terkait mendiskusikan rumusan alternatif solusi bersama Rektor.
Bagan Alir Mulai
Ketua SPI
Ketua SPI
Menampung keluhan Rektor
Mendiskusikan dengan Kabid. terkait untuk mencari solusi terhadap keluhan Rektor
Borang Keluhan Rektor 00010 05001 01
Borang Klarifikasi Keluhan 00010 05001 02
Kabid
Mendiskusikan dengan MR (Sekretaris SPI) untuk mencari akar masalah dan rumusan solusi
Borang Klarifikasi Keluhan 00010 05001 02
Ketua SPI
Mendiskusikan rumusan solusi atas keluhan bersama Rekor
Daftar Keluhan Pelanggan 00010 05001 03
Selesai
2
Lampiran 1.
Borang Keluhan Rektor (00010 05001 01)
Keluhan Ke/Nomor Keluhan
:
Tgl Keluhan
:
Status No
Ringkasan Temuan
Kode Dokumen
Bidang
Tandatangan Auditor/Penyusun
Open
Open
3
MR
Closed Closed
Open
Closed
2.
Borang Klarifikasi Keluhan (00010 05001 02)
Bidang /Jenis yang dikeluhkan:
Keluhan Ke Tgl Keluhan No. CAR/Keluhan
Uraian Keluhan:
: : : Kategori:
1. KTS 2. Observasi
Penyebab/Akar Masalah:
Tanda tangan Wakabid/MR
Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee:
Target Waktu Selesai
Verifikasi:
Status CAR
1. OPEN
Tanda tangan Ketua SPI 2. CLOSED
4
3.
Daftar Keluhan Pelanggan (00010 05001 03)
No
Nama Pelanggan
Unit kerja
Tgl
Bidang layanan
Uraian Keluhan
5
Solusi
Status
