Projektová kancelář Kraje Vysočina CRM systém řízení projektů

Příloha č. 1 výzvy k podání nabídek

Projektová kancelář Kraje Vysočina – CRM systém řízení projektů PK Vysočina, o organizaci Základní údaje:

Projektová kancelář Kraje Vysočina, příspěvková organizace (PK Vysočina) Jihlava, 58601, Jihlava, Žižkova 1872/89 IČO: 71294376 www.pkvysocina.cz

Popis činnosti

PK Vysočina poskytuje služby v oblasti řízení dotačních projektů (strukturální a investiční fondy EU), a to zejména pro Kraj Vysočina a jím zřízené příspěvkové organizace (zákazníci – klienti). V rámci poskytovaných služeb PK Vysočina především:  vytipovává možnosti externího financování,  provádí konzultační činnost při přípravě, realizaci a udržitelnosti projektu,  vytváří projektovou fiši, včetně finančního a ekonomického hodnocení, harmonogramu projektu na základě podkladů poskytnutých klientem,  zpracovává a kontroluje projektovou žádost,  připravuje a kompletuje dokumentaci pro rozhodnutí o poskytnutí dotace,  připravuje a aktualizuje údaje v informačním systému poskytovatele dotace,  provádí supervizi dokumentace projektu,  provádí podporu při zadávání veřejných zakázek (supervize, administrace),  spolupracuje s partnery projektu a kontrolními orgány,  zajišťuje provádění změn projektu,  zpracovává monitorovací zprávy projektu pro poskytovatele dotace a žádosti o platbu,  sleduje naplňování monitorovacích indikátorů,  zajišťuje publicitu projektu,  zajišťuje ukončení financování (dokladování vyúčtování),  sleduje zajišťování v době udržitelnosti projektu, Zřizovací listina PK Vysočina je dostupná na webu www.pkvysocina.cz.

CRM systém pro účely PK Vysočina

PK Vysočina hodlá využívat CRM systém pro řízení zakázek, tj. projektů svých klientů - zákazníků. CRM systém má umožnit PK Vysočina shromažďovat, analyzovat, plánovat a aktivně využívat při své činnosti informace o svých zákaznících a jejich projektech ve všech jeho fázích, a to rovněž v návaznosti na plánování a analýzu informací o zaměstnancích (projektové týmy). Vedle toho PK Vysočina očekává využití CRM systému rovněž ve vztahu k finančnímu řízení projektů, řízení objednávek a fakturace a sledování nákladů zakázek.

Základní popis systému

Systém je určen pro řízení projektů (zakázek), obsahuje adresář kontaktů (zákazníci, dodavatelé a jejich kontaktní osoby), umožňuje vytvářet cenové nabídky ze vzorových kalkulací, úkoluje pracovníky, eviduje provedené práce a Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]

náklady (cesty) a dává přehled o průběhu práce na projektu. Systém vytváří daňové (faktury) i nedaňové doklady (dodací listy), přiřazuje platby k fakturám a ukazuje zisk na projektech. Systém obsahuje také evidenci docházky včetně plánování dovolené. Systém je dostupný ze sítě internet bez nutnosti instalovat zvláštní programy (cloud řešení), stačí webový prohlížeč a je použitelný také z mobilních zařízení (telefon, tablet, …). Uživatelé systému mají přístupová práva rozdělená do skupin (správce, projektový manažer, poradce, …).

Popis jednotlivých částí systému: Adresář

Adresář slouží k tvorbě a správě kontaktů na zákazníky, dodavatele, partnery (dle definovaného typu kontaktu – skupiny). Záznamy v adresáři jsou rozděleny na: a. Kontakty – hlavní záznam s údaji o zákazníkovi, dodavateli atd. b. Adresy – jednotlivé adresy kontaktu (poštovní adresa, pobočka, ...) c. Kontaktní osoby – osoby kontaktu (ředitel, vedoucí, technik, ...) vč. kompletních kontaktních údajů osoby Kontakt obsahuje:  název – název kontaktu včetně právní formy, většinou jde o obchodní název podle obchodního rejstříku (OR)  ulice – ulice sídla společnosti  č. p. – číslo popisné sídla společnosti  město – obec sídla společnosti  psč – poštovní směrovací číslo sídla společnosti  stát – země sídla společnosti  IČ – identifikační číslo podle OR  DIČ – daňové identifikační číslo k platbě DPH  web – url adresa internetové prezentace  skupina – výběr z nabídky (zákazník / dodavatel / partner / ...)  působnost – výběr z nabídky (lokální / národní…)  obor – výběr z nabídky (veřejná správa / zdravotnictví / školství / ...)  obchodník – výběr z nabídky (uživatelé ve skupině)  ceny – individuální nastavení cen práce a cestovních nákladů pro cenové nabídky  status – výběr z nabídky (aktivní / VIP / standard / zrušený / neperspektivní / extra / ...)  poznámka – interní poznámka ke kontaktu Adresa obsahuje:  název – název adresy  ulice a č. p.  město a PSČ  stát

Každý kontakt může obsahovat neomezený počet kontaktních osob a adres (sídlo, pobočka, dodací adresa). Každá kontaktní osoba může být přiřazena k více kontaktům.

Uživatel (pracovník)

Slouží k tvorbě a správě uživatelů systému (pracovníků). Záznam uživatele obsahuje:  jméno a příjmení  login a heslo – pro přihlašování do systému  e-mail a mobil Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]

   

pracovní dobu – definici pracovní doby v jednotlivých dnech týdne (slouží pro plánování práce) pracovní fond – počet pracovních hodin v měsíci (slouží pro plánování práce v měsíci) skupina – zařazení do skupin práv pracovní náklady – definice mzdových nákladů, nemzdových nákladů a režie

Cenová nabídka

Slouží k tvorbě a správě cenových nabídek pro zákazníky. Záznam cenové nabídky obsahuje:  název nabídky  číslo nabídky – pořadové číslo se tvoří automaticky, jeho tvar lze nastavit  zadání – textový popis zadání  odběratel – výběr z adresáře  kontaktní osoba odběratele – výběr z adresáře podle vybraného dodavatele  status – rozpracovaná / odeslaná / schválená / zrušená  platnost nabídky – datum od–do  textový popis – text do nabídky  položky nabídky – definici jednotlivých částí (řádků) nabídky

Cenová nabídka se skládá z jednotlivých položek (příprava projektu / zpracování / cestovní náklady / …). Položka cenové nabídky obsahuje:  název položky – např. příprava projektu  typ – práce / cesta / …  počet jednotek – kusy / hodiny / km / …  jednotková cena – základní cena je dána typem práce a cesty nebo definicí individuální ceny z Adresáře  prodejní cena – součin jednotky a jednotkové ceny  sleva – možnost definice slevy v %  celková cena – po uplatnění slevy

Vytvořenou cenovou nabídku lze exportovat do PDF a odeslat e-mailem zákazníkovi ve formátu PDF. Systém eviduje odeslané cenové nabídky. Cenové nabídky lze kopírovat a duplikovat.

Přijatá objednávka

Slouží k tvorbě a správě přijatých objednávek. Záznam přijaté objednávky obsahuje:  název objednávky  číslo objednávky – pořadové číslo se tvoří automaticky, jeho tvar lze nastavit  číslo objednávky odběratele  odběratel – výběr z adresáře  kontaktní osoba odběratele – výběr z adresáře podle vybraného dodavatele  status – nová / přijatá / vyřízená / zrušená  datum vystavení  položky objednávky – název, jednotka, jednotková cena, celková cena Položka objednávky má stejnou strukturu jako nabídka. Přijatá objednávka má vazbu na cenovou nabídku, ze které vznikla.

Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]

Projekt – zakázka

Slouží k tvorbě a správě zakázek, umožňuje komplexní pohled na realizovaný projekt (cena, náklady, plán realizace, provedené práce, …). V případě tvorby víceleté zakázky se tvoří „roční“ zakázky a spojují se do projektu. Záznam zakázky obsahuje:  název zakázky  číslo zakázky – pořadové číslo se tvoří automaticky, jeho tvar lze nastavit  odběratel – výběr z adresáře  kontaktní osoba odběratele – výběr z adresáře podle vybraného dodavatele  popis – textový popis  termíny realizace – plán realizace zakázky (datum, pracovník, typ práce)  status – rozpracovaná / hotová / zastavená / zrušená  kalkulace – přehled kalkulací  objednávky – přehled objednávek  práce – přehled provedených prací  cestovní náklady – přehled cest  vydané faktury – přehled vydaných faktur  soubory – přehled připojených souborů

Práce

Slouží k evidenci provedených prací uživateli systému (pracovníky). Záznam práce obsahuje:  název práce  druh práce – příprava / poradenství / …  popis – podrobnější popis provedené práce  datum provádění práce  čas provedené práce Záznam práce má vazbu na zakázku, ve které vytváří náklady.

Kniha cest

Slouží k evidenci služebních cest uživatelů systému (pracovníků). Záznam cesty obsahuje:  název cesty  počátek a konec cesty – adresy z adresáře  čas zahájení a konce cesty – datum a čas  vzdálenost – počet kilometrů  čas na cestě  uživatel Záznam cesty má vazbu na zakázku, ve které vytváří náklady. Cena za km se definuje v nastavení knihy cest.

Schůzka

Slouží k plánování a evidenci schůzek uživatelů systému (pracovníků). Záznam schůzky obsahuje:  název schůzky  popis schůzky  místo konání schůzky – adresa z adresáře  čas zahájení a konce schůzky – datum a čas  pozvané osoby – výběr z adresáře Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]

 zápis – textový zápis ze schůzky Záznam schůzky má vazbu na zakázku, které se týká.

Požadavek/úkol

Slouží k tvorbě požadavků na uživatele systému. Požadavky tvoří systém úkolování spolupracovníků. Požadavek obsahuje:  název  popis – textové zadání  odpovědnou osobu – výběr uživatele systému, kterému je požadavek určen  požadovaný termín realizace – datum a čas Požadavek má vazbu na zakázku a zákazníka.

Docházka

Slouží k evidenci docházky uživatelů systému (pracovníků). Záznam docházky obsahuje:  typ záznamu – příchod, služební cesta, přestávka, odchod  čas provedení záznamu  místo provedení záznamu – IP připojení k internetu, kde byl záznam proveden  uživatele

Vydané faktury

Slouží k tvorbě vydaných faktur. Záznam faktury vydané obsahuje:  číslo faktury – pořadové číslo se tvoří automaticky, jeho tvar lze nastavit  typ faktury – faktura CZ, faktury EU, zálohová faktura, …  odběratel – výběr z adresáře  kontaktní osoba odběratele – výběr z adresáře podle vybraného dodavatele  status – rozpracovaná / vystavená / odeslaná / po splatnosti / uhrazená  datum vystavení, splatnosti, zdanitelného plnění  položky faktury – název, jednotka, jednotková cena, celková cena. Položka faktury má stejnou strukturu jako objednávka. Po vystavení faktury se automaticky vytváří PDF, které lze odeslat přímo odběrateli (zákazníkovi) e-mailem. Podle přiřazených plateb lze automaticky kontrolovat úhrady a odesílat upozornění na faktury po splatnosti. Vystavené faktury lze exportovat do účetního systému.

Požadovaný postup práce na zakázce

1. Tvorba nového zákazníka v Adresář. Vyplnění povinných údajů (název, obchodník) + založení kontaktní osoby. 2. Požadavek na nabídku je přiřazen zodpovědné osobě včetně požadovaného data odeslání nabídky. 3. Z požadavku je založena Nabídka, která má zodpovědnou osobu a status Rozpracovaná. Nabídku lze vytvořit importem již existující (vzorové) nabídky. Hotová nabídka se odesílá zákazníkovi a získává status „Odeslaná“. 4. Schválení nabídky probíhá jejím objednáním (vytvořením objednávky). Objednávku může vytvořit zákazník online schválením kalkulace. Z nové objednávky se zakládá Zakázka (osoba, priorita, čas dokončení). 5. Plánování realizace Zakázky se provádí přiřazením pracovníků (uživatelů) a termínů realizace jednotlivým položkám Objednávky (viz samostatný odstavec plánování). Pracovníci sledují plán a provedené práce zapisují (název, typ, čas). Zapisují se také provedené Cesty a Schůzky. Mohou se zadávat dílčí Požadavky. 6. K zakázce lze vytvářet doklady (faktury, přijaté platby, zálohové faktury, opravné faktury, …) V případě tvorby víceleté zakázky se tvoří „roční“ zakázky a spojují se do projektu.

Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]

Plánování realizace zakázky

Základem pro plánování je Nabídka a její Objednávka, která obsahuje jednotlivé položky s definicí časové náročnosti nebo počet služebních Cest. Při založení Zakázky z přijaté Objednávky lze k položkám Objednávky přidávat termíny realizace. Vybírá se pracovník, doba realizace (datum) a počet hodin pro realizaci. V případě, že na položce Objednávky pracuje více pracovníků, zadává se více termínů, pro každého pracovníka zvlášť. Systém kontroluje, zda není překročena doba v nabídce. U pracovníků se kontroluje jejich vytíženost (dovolená a měsíční hodinový fond, případně denní pracovní doba).

Vyhodnocení zakázky

Základem pro hodnocení je Nabídka a její Objednávka, která obsahuje jednotlivé položky s definicí časové náročnosti nebo počtem služebních Cest a celkové ceny zakázky. V průběhu realizace zakázky každá zapsaná práce vytváří náklad (součin času a pracovních nákladů uživatele). Každá zapsaná služební Cesta vytváří náklad (součin kilometrů a ceny v knize cest). Porovnáním součtu vystavených Faktur a celkových nákladů získá zákazník informaci o zisku ze zakázky.

Přehledy

Výkon v čase – podle času dokončení zakázky lze zobrazit tržby, náklady a zisk zakázek. Plánované tržby a zisk – podle přijatých objednávek a plánu dokončení lze sledovat příjmy v období. Vytíženost pracovníků – podle termínů realizace zakázky v porovnání s časovým fondem a plánovanou dovolenou lze sledovat vytíženost pracovníků.

Oprávnění náhledu

Systém umožňuje, aby zadavatel definoval právo vstoupit do systému třetí osobě (tj. jiné osobě než „uživateli“) pro náhled a nastavení práv této osobě ve formě omezení či povolení pro jednotlivé části systému. Tyto osoby nebudou oprávněny provádět zásahy v systému – pouze náhled pro čtení. Zadavatel hodlá využít tuto možnost zejména ve vztahu k zaměstnancům zřizovatele, Kraje Vysočina. Případné licenční poplatky za takové ad hoc náhledy do systému je dodavatel povinen zohlednit v licenčních poplatcích za uživatele, tj. nebudou samostatně sledovány a dodatečně zpoplatněny.

Licence – délka trvání smluvního vztahu 4 roky, předpoklad 16 uživatelů.

Data

Systém umožňuje export, migraci dat PK Vysočina ve strukturovaném formátu umožňujícím využití dat v jiném software.

Provoz

Vstupní školení nových uživatelů, provoz systému, aktualizace, dohled a podpora systému po dobu trvání smlouvy. Reakční doba dodavatele na požadavek bude činit 48 hodin pro odstraňování chyb systému (nefunkčnost nebo omezení funkcí), resp. 10 pracovních dnů v ostatních případech. podepsal Mgr. Marta Digitálně Mgr. Marta Valešová, Valešová, MBA Datum: 2016.07.13 MBA 12:54:41 +02'00'

Žižkova 89, 586 01 Jihlava IČO: 71294376 tel. 532 193 601, e-mail: [email protected]