Projectplan Vervangen beschoeiing Deinumerrak zuid in Ritsumasyl

Projectplan Vervangen beschoeiing Deinumerrak zuid in Ritsumasyl

Versie 0.1 Datum: 29-01-2015

VERANTWOORDING

Vrijgegeven

:

Gecontroleerd

:

Goedgekeurd

:

Opgesteld door

:

Wieger Feddema

Status

:

concept

Versie

:

0.1

Datum opmaak

:

29-01-2015

Datum vrijgave

:

29-01-2015

Bijlagen

:

A. Bestuurlijke overeenkomst met Financiële Bijlage B. Rioleringstekening C. Planning D. Raming van de kosten E Rapport damwandberekening

Projectplan Vervangen beschoeiing Deinumer Rak zuid Ritsumasyl

2


3

1 1.1

INLEIDING Achtergrond

Door de realisatie van de Haak om Leeuwarden Noord, Noordwestelijke Invalsweg en Westelijke Invalsweg ontstaat er aan de Noord-West kant van Leeuwarden een opgave voor het opruimen en/of herinrichten van infrastructuur die haar huidige functie (deels) verliest. Deze opruimen herinrichtwerkzaamheden zijn vastgelegd in het Tracébesluit Rijksweg 31. Daarnaast worden er rondom het projectgebied Haak om Leeuwarden Noord, Noordwestelijke Invalsweg en Westelijke Invalsweg vanuit verschillende partijen en instanties initiatieven ontplooid en indien mogelijk uitgevoerd om de leefbaarheid in het gebied te verbeteren. Bovendien zijn in de planfase van de Haak door de provincie afspraken gemaakt met de omgeving over mitigerende maatregelen en inpassingsmaatregelen. Het programma ‘Opruimen, Herinrichten en Gebiedsontwikkeling Haak om Leeuwarden’ is opgezet om een structuur te bieden voor de projecten die voortvloeien uit de opruimen herinrichtwerkzaamheden, de ontplooide initiatieven en afgesproken maatregelen. Vervangen beschoeiing Deinumer rak zuid in Ritsumasyl is één van die projecten. Dit project is onderdeel van de gebiedsontwikkeling fase 1 waarvoor op 8 mei 2013 de bestuurlijke overeenkomst is getekend. Zie bijlage A. Het project wordt separaat uitgevoerd en lift niet mee om een van de Haak contracten. De werkzaamheden worden naar voren gehaald omdat de huidige damwand in steeds slechter wordende toestand verkeert. Mede door de schommelingen van het waterpeil als gevolg van de schepen die door het Van Harinxmakanaal varen, fluctuatie van het waterpeil. Dit projectplan bevat de kaders waarop getoetst wordt op de go/no go momenten.

1.2

Projectdoelstelling en gewenste uitkomst

De doelstelling van het project is om de huidige beschoeiing te vervangen door een duurzame constructie die voldoende stabiliteit biedt aan de bebouwing die dicht op de vaart is gesitueerd en bestand is tegen de golfslag ten gevolge van de door het VHK varende schepen..

1.3

Scope en afbakening

Het project bevat de volgende deelprojecten:  Aanleg damwand  Aanleg riolering In de figuur hieronder is de situatie aangegeven.


4

1.4

Randvoorwaarden & uitgangspunten

Het project moet passen binnen de kaders die zijn vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst Gebiedsontwikkeling Haak Noord (dd. 08/05/2013) die is ondertekend door provincie en gemeente Menameradiel. Het uitgangspunt is dat de werkzaamheden in het voorjaar van 2015 van start gaan. Dit is een toezegging richting de bewoners aan het Deinumer rak.

1.5

Raakvlakken

Het project is nauw verbonden met het project “herinrichting Ritsumasyl” dat in de zomer van 2015 in uitvoering komt. Daarnaast heeft het project raakvlakken met het cluster Deinumer Rak noord. Dit cluster bevat het verplaatsen en verbreden van het fietspad aan de noordzijde van het Deinumer Rak, het baggeren van het Deinumer Rak en het oplossen van het zuigingsprobleem. Deze projecten bevinden zich nog in de initiatieffase en worden naar verwachting in de loop van 2015 actueel. Verder wordt de kans benut om een nieuwe riolering te leggen voor de woningen net achter de nieuw aan te brengen beschoeiing. Hierdoor kan het bestaande en slecht functionerende drukrioleringssysteem vervallen. Deze werkzaamheden worden gelijktijdig met het aanbrengen van de beschoeiing uitgevoerd. De werkzaamheden maken geen deel uit van de samenwerkingsovereenkomst, De kosten hiervan komen voor rekening van de gemeente. De rioolwerkzaamheden zijn nader uitgewerkt op bijlage B.


5

2 2.1

AANPAK Fasen

De volgende fasering is van toepassing:

1.Initiatieffase •Scope vaststellen •Kosten ramen •Conditionering bepalen •Kansen en risico's bepalen •Projecteigenaar

2a.Definitiefase (projectvoorwaarden) •Kosten en dekking in beeld •Planning en mijlpalen concreet •Verkennende onderzoeken starten •PVE opstellen

Project

3a.Ontwerpfase •Onderzoeken afronden •KES opstellen (vertalen PVE)

3b.Contracterings- en aanbestedingsfase • Contract opstellen • Aanbesteden

4. Realisatiefase •Realiseren •Opleveren •Beheer overdragen

2b.Definitiefase •Verdiepende onderzoeken starten •Ruimtelijke kaders •Grondaankoop •Kabels en leidingen •Beheersituatie vastleggen •Draagvlak borgen

Elke faseovergang bevat een go/no go moment. 2.1.1

Initiatieffase en definitiefase (2a)

In deze fases worden die werkzaamheden uitgevoerd die voorwaardelijk zijn voor het verkrijgen van de ‘projectstatus’. Voorwaarden zijn het scherp hebben van scope, kosten en dekking, concrete mijlpalen en planning. Daarnaast worden verkennende onderzoeken opgestart om het risicoprofiel in kaart te brengen. In deze fase wordt ook de rollen en verantwoordelijkheden benoemd. Het project valt binnen de samenwerkingsovereenkomst Gebiedsontwikkeling Haak Noord. Concrete acties tijdens deze fase zijn:  Scope vastleggen;  Kosten- en budgetkant concretiseren;  Planning en mijlpalen bepalen;  Risicosessie organiseren;  Conditioneringsopgave in beeld brengen (planologie, vergunningen en onderzoeken, kabels en leidingen);  Verkennende onderzoeken opstarten om het risicoprofiel in kaart te brengen; o archeologisch bureauonderzoek (is gedaan); o ecologisch bureauonderzoek (is gedaan); o bureauonderzoek explosieven (is gedaan); o terreininmetingen (is gedaan).


6

 Go/no go is gebaseerd op kosten en scope. Er wordt getoetst aan de programmakaders zoals vastgelegd in het scopedocument. Waarop go/no go

Wanneer

Welk toetskader

Scope, dekking, planning

januari 2015

Programmakaders, projectkaders en samenwerkingsovereenkomst

Wie is verantwoordelijk Projectleider OG- WF

Wie besluit Kernteam

2.1.2 Definitiefase (2b) In definitiefase 2b worden de veldonderzoeken uitgevoerd en overige kaders opgevraagd die met de onderzoeksresultaten aan het contract worden toegevoegd. Ook bevat deze fase de verdiepende onderzoeken, het eventueel verleggen van kabels en leidingen (kan doorlopen in de uitvoeringsfase), het vastleggen van de beheersituatie en het borgen van draagvlak bij de stakeholders. Het nader onderzoeken van de kwaliteit van de bestaande riolering. Deze activiteiten leveren input voor het ontwerp en kunnen, indien noodzakelijk, doorlopen tot in fase 4 (ontwerp tijdens realisatiefase). Concrete acties tijdens fase 2b:  Veldonderzoeken o Geotechnisch onderzoek (sonderingen); o Milieukundig onderzoek;  Werkverkeer routes afspraken;  Nautische kaders vaststellen;  Beperkingen t.b.v. de realisatie bepalen.  Inventariseren gegevens bestaande damwand;  Inventariseren gegevens bestaande riolering; Acties t.b.v. eisen voor ontwerp (kunnen doorlopen tot begin fase 4): 

   

Eventuele verdiepende onderzoeken: o Nader milieuhygiënisch bodemonderzoek (NTA5755); o Aanvullende waterbodemanalyse. Draagvlak borgen bij bewoners. Met bewoners aanpak bespreken en communiceren wat men kan verwachten; Het bouwkundig opnemen van de woningen; Principe overeenkomst met bewoners opstellen om nieuwe ontstane strook grond voor symbolisch bedrag van € 1,00 over te nemen.

2.1.3 Ontwerpfase (3a) Tijdens de ontwerpfase wordt de KES opgesteld door de gecontracteerde partij en worden de onderzoeken afgerond. In deze fase vindt review door de stakeholders plaats 2.1.4 Contracterings- en aanbestedingsfase (3b) De contracterings- en aanbestedingsfase kan starten na afronding van fase 3a. Tijdens deze fase wordt het contract opgesteld en, na het afdekken van de restrisico’s conditionering, aanbesteed. Voor aanbesteding vindt een go/no go moment plaats.

Waarop go/no go

Wanneer

Welk toetskader

Contract, besluitvorming, resultaten verkennende onderzoeken, restrisico’s conditionering

Maart 2015

Programmakaders, projectkaders en samenwerkingsovereenkomst




7

2.1.5 Realisatiefase Het project wordt uitgevoerd, opgeleverd en overgedragen aan de beheerorganisatie.

Waarop go/no go

Wanneer

Welk toetskader

Oplevering

Mei 2015

Contract, programmakaders, projectkaders, samenwerkingsovereenkomst



2.1.6 Generieke in alle fases Na iedere fase is er sprake van een toets op de haalbaarheid en het risicoprofiel. Hierbij wordt gekeken of de beheersing van het onderdeel/project nog binnen gestelde programma- en projectkaders (voornamelijk tijd en budget) past en of het op grond daarvan verantwoord is om de volgende fase te doorlopen. Voorwaarde is dat een volgende fase pas start na de besluitvorming op de voorgaande fase. Vanuit het programma wordt daarop gestuurd.

2.2

Contracteringsstrategie

De contractvorm en aanbestedingsstrategie worden door de projectleider het projectmanagement bepaald.. De contractvoorbereiding en aanbesteding worden geleid door de projectleider..

2.3

Stakeholdermanagement.

Stakeholder Provincie Fryslân Gemeente Menameradiel Wetterskip Fryslân Dorpsbelang Ritsumasyl Bewoners Ritsumasyl zuid Gemeente Menameradiel riolering

Contactpersoon Trienke Lantinga-Hooghiemstra Wieger Feddema Hans Valk Karin Spanjaard Bewoners Ritsumasyl zuid Arvind Korf

In paragraaf 2.1 staat beschreven in welke fase(n) en voor welke stap(pen) een stakeholder worden betrokken.

2.4

Planning

De concrete planning is opgenomen in bijlage C.


8

2.5

Producten

Tijdens het proces worden de volgende producten opgeleverd: Fase

Product

Voorbereiding Initiatieffase (1)

Projectplan Scope onderdeel Inventarisatie conditionering Risicodossier Projectplanning Programma van eisen Projectbesluit Beslisdocument + dekkings voorstel Pva Riolering Beheer- en onderhoudsplan Watervergunning Klant eisen specificaties Onderzoeken Beslisdocument Contract

Definitiefase (2a)

Definitiefase (2b)

Ontwerpfase (3a)

Contracterings- en aanbestedingsfase (3b) Realisatiefase (4)

Beslisdocument Overdracht/opleverdossier Beslisdocument

Wie is verantwoordelijk? Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF

Deadline?

Wie besluit?

10-04-14 13-05-14 13-05-14 13-05-14 24-06-14 24-06-14 24-06-14 24-06-14

Kernteam

Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF

05-08-14 05-08-14

Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF Projectleider OG- WF

28-10-14 03-03-14 03-03-14


05-08-14 05-08-14 05-08-14 16-09-14

Kernteam Stuurgroep

Kernteam

Kernteam Kernteam

9

3 3.1

ORGANISATIE EN INFORMATIE Organisatie

Het project vervangen damwand Deinumer Rak zuid maakt onderdeel uit van het programma ‘Opruimen, herinrichten en gebiedsontwikkeling’. Het programma valt (via het kernteam) onder het projectmanagement van het provinciaal projectbureau Vrij-baan. Het programma wordt aangestuurd door het kernteam ‘Opruimen, herinrichten en gebiedsontwikkeling’. Het kernteam initieert en coördineert de projecten. Zodra een object uit de scope ‘gebiedsontwikkeling’ de ‘projectstatus’ krijgt (fase 1 en fase 2a zijn afgerond) valt de voortgang/proces net als de scope ‘Tracébesluit’ onder verantwoordelijk van de projectmanager Haak Noord. Zolang een object uit de scope gebiedsontwikkeling nog geen ‘projectstatus’ heeft, valt het onder de directe verantwoordelijkheid van Programma Bereikbaarheid Leeuwarden. Besluitvorming van een object uit de scope gebiedsontwikkeling ligt buiten de lijn van het projectmanagement. Immers, in geval van bestuurlijke/samenwerkingsovereenkomsten met stakeholder(s), valt het buiten het mandaat van alleen het project- of programmamanagement. Onderstaand schema bevat in blauw de verantwoordingsstructuur. De besluitvorming van de scope ‘gebiedsontwikkeling’ verloopt via de grijze lijn.

Stuurgroep

Provincie Programma Bereikbaarheid Leeuwarden Sieds Hoitinga

Gedeputeerde Poepjes Burgemeester van Mourik Wethouder Dijkstra Sieds Hoitinga Wieger Feddema

ProjectmanagementHaak/WIW Willem de Jonge Kernteam Opruimen, Herinrichten en Gebiedsontwikkeling Sjoerd Vrieswijk Ondersteuning Combinatie, interne back offices Interne projectorganisatie

Projectleider(s)/trekker(s) Wieger Feddema (projectleider OG)

Ondersteuning Combinatie Shanti Faber... ( Combinatie)


10

3.2

Besluitvorming

Besluitvorming binnen de kaders van het project vindt plaats tijdens de vergaderingen van het projectteam. De kaders betreffen de volgende:    

Programmaplan; Projectplan; Samenwerkingsovereenkomst; Contract.

Besluitvorming buiten de kaders en op de go/no momenten vindt plaats door de stuurgroep.

3.3

Rapportagestructuur

Voorafgaand aan de go/no go momenten wordt aan de stuurgroep gerapporteerd middels een beslisdocument. Afhankelijk van de fase bevat deze rapportage een aantal documenten (zie producten in paragraaf 2.5). Op basis van de rapportage kan de stuurgroep besluiten om over te gaan naar de volgende fase. Wanneer er afwijkingen op de beheersaspecten van het project ontstaan of worden verwacht, wordt dit gerapporteerd door de projectleider aan het kernteam en de stuurgroep middels afwijkingsrapportages. Op basis daarvan, inclusief eventuele mondelinge toelichting, vindt tussentijdse besluitvorming plaats. Voor rapportages richting het verantwoordelijke projectmanagement wordt aangesloten bij de rapportagestructuur zoals vastgelegd in het plan van aanpak ‘Haak/WIW’.

3.4

Overlegstructuur

Binnen het project zijn de volgende overlegstructuren te onderscheiden: 





3.5

Projectoverleg. Tweewekelijks overleg met de leden van het projectteam. Vergaderingen worden ingepland door de projectleider en vinden plaats op het provinciaal projectbureau. Bewaking project; geld, tijd, kwaliteit, risico’s, scope. Kernteam. Driewekelijks overleg met alle projectleiders vanuit de opdrachtgever. Bewaking voortgang processen, signaleren van knelpunten. Stakeholdersoverleg. Dit is geen structureel overleg. In de planning (bijlage C) is te zien welke stakeholder wanneer wordt betrekken.

Externe communicatie

De afspraken m.b.t. communicatie staan beschreven in het communicatieplan van het programma.

4 4.1

FINANCIËN Kosten

Voor de projectonderdelen is een 30 % raming opgesteld volgens de SSK-systematiek, prijspeil 2014/2015.


11

Onderdeel

Bouwkosten

Conditionering en voorbereiding

Werk met werk

Subtotaal

€ 250.000

€ 15.000

€ 15.000

€ 250.000

Vervangen beschoeiing Deinumerrak zuid Vervangen riolering

4.2

€ 30.000

€ 30.000

Dekking

Onderdeel

Kosten

Dekking

Vervangen beschoeiing Deinumerrak zuid

€ 250.000

€ 184.200

Vervangen riolering

€ 30.000

€ 30.000 (*)

Er is sprake van een tekort van € 66.000. Voorgesteld wordt dit geraamde tekort te nemen en te betrekken in het totaal bij de afrekening van gebiedsontwikkeling fase 1. De dekking van de rioleringskosten vindt plaats via gemeentelijke middelen. Een overzicht van de raming van de kosten is opgenomen in bijlage D.

4.3

Financiële sturing

In het financiële beheerssysteem Cloxx wordt een aparte budgetsheet ‘Opruimen, herinrichten en gebiedsontwikkeling’ gemaakt. De kosten worden daarin opgenomen als ‘Prognoses’. Onderliggend wordt voor het project beschoeiing Deinumer rak zuid’ een financieel model opgesteld waarin op het niveau van objecten/onderdelen/projecten de kosten en dekking gedetailleerder worden gemonitord door het projectteam. Het financieel model en de budgetsheet in Cloxx worden maandelijks met elkaar afgestemd

5 5.1

RISICO’S Risico’s

De risico’s en kansen worden bepaald in de initiatieffase en worden vastgelegd in een risicodossier.

5.2

Beheersmaatregelen

De beheersmaatregelen worden bepaald in de initiatieffase en worden vastgelegd in een risicodossier.


12

Projectplan Vervangen beschoeiing Deinumerrak zuid in Ritsumasyl

Recommend Documents