“Betrouwbaar en Doelgericht”
Projectmatig werken Inhoudsopgave Projectmatig werken vs. niet-projectmatig werken................................................................................ 1 Projectmatig werken ....................................................................................................................... 1 Niet projectmatig werken ............................................................................................................... 2 Waarom projectmatig werken ? ............................................................................................................. 2 Hoe herken je wanneer projectmatig werken toegevoegde waarde heeft? .......................................... 3 De projectmatige aanpak ........................................................................................................................ 3 Projectleider ............................................................................................................................................ 4 Projectfasering ........................................................................................................................................ 4 De Beslisfuik ............................................................................................................................................ 4 Voorwaarden en basisprincipes .............................................................................................................. 6
Projectmatig werken vs. niet-projectmatig werken Projectmatig werken
“Projectmatig” betekent: “op de wijze van een project”. Je moet dus eerst weten wat een project is. Een eenvoudige definitie van ‘project’ is: Een vastomlijnde hoeveelheid werk ter realisatie van een bepaalde eenmalige opgave in een bepaalde tijd tegen bepaalde kosten met een duidelijk beginpunt en eindpunt in de tijd. Een project wordt gekenmerkt door: Een afgebakend doel (zoals: het bouwen van een huis; het verhogen van de productie tot een bepaald niveau) Tijdelijkheid (het heeft een begin en een eind; het is klaar, als het doel bereikt is) Beperkte middelen (bepaald budget, mensen, tijd) Kwaliteit (meetbaar resultaat; voldoen aan eisen) Informatie (voortgang, wijzigingen, etc.) Risico’s (overschrijding van budget en / of deadline; technische / organisatorische problemen, want het is iets nieuws, misschien nooit eerder gedaan) Taakgericht organisatie (een opdrachtgever, een projectleider en meestal een projectteam) 1
“Betrouwbaar en Doelgericht”
In het projectmatig werken moet je resultaatgericht zijn; het is een doelgerichte en doelmatige manier van werken, met een resultaatgerichte en effectieve aanpak. Je moet eenmalig een maximale prestatie leveren, je beschikt over beperkte middelen én je moet om kunnen gaan met risico’s. Niet projectmatig werken
Niet-projectmatig werken zou je kunnen omschrijven als routinematig werken (goed toe te passen als een bepaald resultaat bereikt moet blijven worden onder gelijkblijvende omstandigheden en met gelijkblijvende middelen) of improviserend werken (goed toe te passen als een nieuw resultaat behaald moet worden onder onbekende omstandigheden en met onbekende middelen). Een andere omschrijving is; continue verbeteren. Er is geen project maar een continue gefaseerd proces van verbeteren en optimaliseren. Een bepaalde fase kan in korte tijd doorlopen worden, een andere fase kan jaren duren. Aan de basis van continu verbeteren ligt een cultuuromslag, waarin alle medewerkers bezig zijn met verbeteren en verantwoordelijkheid dragen voor procesverbeteringen.
Waarom projectmatig werken ? Projectmatig werken is een beproefde manier om op een controleerbare manier iets tot stand te brengen. Je stelt meetbare doelen en je brengt tijdelijk verschillende disciplines bij 2
“Betrouwbaar en Doelgericht”
elkaar om een resultaat te halen. Projectmatig werken kun je toepassen in een situatie waarin iets nieuws in de (hele) organisatie moet worden geïntroduceerd of bij het invoeren van een efficiëntere werkwijze in een organisatie. Vaak kun je door projectmatig werken sneller en beter resultaten opleveren, waarbij bedrijfsprocessen optimaler en medewerkers in principe zelfstandiger worden, omdat ze meer verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheden krijgen. Veel mensen vinden het werken in projecten gewoon leuk te vinden. Betrokkenen zijn meestal doelgericht en praktisch bezig. Je weet waarvoor je het doet en wat er gedaan moet worden.
Hoe herken je wanneer projectmatig werken toegevoegde waarde heeft? Bij de keuze voor projectmatig werken moet je eerst de vraag stellen: Is projectmatig werken de juiste werkvorm in dit geval? Check daarom of de volgende criteria gelden:
Is er een project (volgens de definitie van hierboven)? Is er een duidelijk doel dat binnen een bepaalde termijn moet worden bereikt? Weten we al hoe het doel moet worden bereikt? Is er al een methode of scenario bekend? Wat zijn de gevolgen als het doel niet op tijd wordt bereikt? (risico’s, claims, omzetverlies, etc.) Is er een team nodig
De projectmatige aanpak Projectmatig werken vereist een eigen aanpak:
Plannen: eerst denken dan doen. Je moet onderzoeken, overleggen, analyseren, onderhandelen, plannen en faseren van je project; dit is geen eenmalige actie, maar het speelt door het hele project heen. Paradoxaal maar waar: hoe meer haast je hebt met het project, hoe belangrijker dit principe wordt. Er is immers geen tijd meer om eventuele fouten te herstellen. Scenario’s bepalen: heen en weer denken. Probeer je voor te stellen hoe het is als het project klaar is; vorm je een beeld daarvan en kijk van daaruit terug naar het project. Van voren naar achteren en weer terug, totdat de beelden naadloos op elkaar aansluiten Keuzes maken: van grof naar fijn werken. Er zijn aanvankelijk vele mogelijkheden. Je hoeft echter niet alle details aan het begin vast te leggen. Het is beter om bij de start van het project goed na te denken over de vraag welke keuze op welk moment nodig is voor de voortgang. Beslissingen nemen: bewust kiezen. Elke beslissing is een keuze. Je dient keuzes te maken met een volledig besef van de consequenties en verantwoordelijkheden die daaruit voortvloeien. Dan kun je bewust kiezen en beslissingen nemen. Leidinggeven: richten op resultaat én proces. Het lijkt een paradoxale opgave: zowel resultaatgericht als procesgericht opereren. Enerzijds moet je door een goede 3
“Betrouwbaar en Doelgericht”
analyse, een planmatige benadering van het werk en controle van de voortgang zorgen dat het resultaat bereikt wordt binnen de specificaties, de tijdsplanning en het budget. Anderzijds moet je je richten op het hier en nu, op de relaties en de interacties tussen mensen en de activiteiten die ze uitvoeren. De aandacht is gericht op de mensen, op teamvorming. Gaan deze processen optimaal, dan is een goed resultaat bereikt.
Projectleider Het moge duidelijk zijn dat voor het uitvoeren van een project men projectmatig dient te werken. Daarbij is er een projectleider nodig die in staat is volgens de hierboven beschreven aanpak te werk te gaan. Bij kleine projecten kan de projectleider een ‘meewerkend voorman’ zijn, waarbij hij zowel inhoudelijke projecttaken (een stuk werk verrichten) als ook beheersmatige taken (plannen, tussentijdse checks uitvoeren, rapporteren) uitvoert. Bij grotere projecten wordt de projectleider een ‘projectmanager’ en geeft leiding aan een aantal projectuitvoerders.
Projectfasering http://www.marcconsult.com/projectmatig_werken.htm
Belangrijke punten bij het faseren zijn:
Eerst denken, dan doen Het denken van voor naar achter en van achter naar voor Van grof naar fijn Volgordelijk en gelijktijdig werken
De Beslisfuik Je kunt het vergelijken met een fuik: deze begint wijd maar wordt gaandeweg steeds nauwer. Zo ook de fasen van een project. Je begint heel breed met de initiatieffase, het idee: wat is het doel?
Wat is er klaar als het klaar is? In de definitiefase wordt bedacht wat het projectresultaat precies moet zijn en doen, en de eisen en prestaties die men wenst. Bovendien wordt in deze fase gedetailleerd aangegeven welke werkzaamheden in de eerstkomende (ontwerp)fase zijn te verrichten. In de definitiefase begint projectstructurering op gang te komen. Deze moet zo worden ingedeeld dat de overige fasen relatief snel kunnen worden doorlopen.
4
“Betrouwbaar en Doelgericht”
In de ontwerpfase wordt bepaald hoe het projectresultaat er qua vorm, inhoud e.d. uit zal gaan zien, waaruit het bestaat, welke onderdelen het zal bevatten etc. Intussen zijn veel alternatieven afgevallen en hebben we een precies ontwerp. Maar we gaan verder in de fuik: In de voorbereidingsfase doet men alles wat nodig is om te zorgen dat de realisatie van het project vlekkeloos kan plaatsvinden. Vervolgens de realisatiefase, de eigenlijk uitvoering van het project en ook de invoering van het projectresultaat. Tenslotte moet men zorgen dat nadat het projectresultaat tot stand gebracht is, het in de nazorgfase wordt gebruikt en onderhouden.
5
“Betrouwbaar en Doelgericht”
Voorwaarden en basisprincipes De voorwaarden voor het toepassen van projectmatig werken zijn: duidelijk begin en eind, tijdsdruk en beperkte middelen een belangrijk resultaat dat als urgent wordt ervaren door gemotiveerde "stakeholders" afdwingbare middelen en bereidheid tot samenwerking, sturing en beheersing vanuit één punt. De basisprincipes voor het aanpakken van een project zijn: Faseren: dit bestaat uit alle inhoudelijke activiteiten die een directe en noodzakelijke bijdrage leveren aan het bepalen en bereiken van het projectresultaat. Hierbij gaat men er van uit dat ieder project in principe uit dezelfde zes hoofdfasen bestaat. Beheersen: alle managementactiviteiten gericht op het doelmatig, flexibel, creatief en doelgericht plannen en bewaken van de inhoudelijke activiteiten Beslissen: alle werkzaamheden die tot eenduidige, integrale keuzen binnen het project leiden.
Voor inlichtingen hierover, neem contact op met: Michiel van den Berg
Hamseweg 101 3813 CZ Amersfoort Tel: 0620 368379 E-mail:
[email protected] Website: www.embergconsult.nl LinkedIn: www.linkedin.com/in/michielvandenberg Michiel van den Berg is een geaccrediteerd adviseur van het Institute for Independent Business
6
