Een Project Management model Project Management betekent risico‟s beheersen, voldoen aan allerlei vereisten, klanten tevreden stellen, beslissingen nemen, producten leveren, activiteiten coördineren, inputs en outputs controleren.... de lijst lijkt eindeloos. Project Management is alles, of liever gezegd, (van) alles komt kijken bij het beheersen van een project. Juist omdat Project Management zo‟n tot verwarring leidende veelheid van zaken en problemen kan bevatten, is er behoefte aan een raamwerk om ons te leiden. Een raamwerk waarin de grote hoeveelheid beslissingen, producten en activiteiten een plaats vindt. Een raamwerk dat ons blijft vertellen waar we staan! Veel Project Management modellen zijn in de loop der jaren ontwikkeld en uitgedragen. Geen heeft een blijvende indruk achter gelaten. Daarom biedt IASDEO een samengesteld model aan, dat zijn oorsprong heeft in think tanks en research instituten in de Verenigde Staten, verder ontwikkeld werd door academica en consulting firma‟s, en geadopteerd is door veel olie- en gas bedrijven zoals Chevron en Shell. Het model heet: IASDEO!
Wat is IASDEO? IASDEO is eenvoudigweg een combinatie van de eerste letters van de zes fasen waardoor een project, –elk project, onafhankelijk van complexiteit of omvang- tot ontwikkeling komt: Identify We moeten immers beginnen met ons te realiseren dat we met een project van doen hebben; Assess
Dan moeten we „assessen’ of het project kans van slagen heeft;
Select
Vervolgens maken we de grote beslissingen, die de vorm, het concept, van het project bepalen;
Define
Dan moeten we de zaak verder definiëren voordat we een investeringsbeslissing kunnen nemen;
Execute
Waarna we tot uitvoering overgaan, en de belofte inlossen. Uiteindelijk:
Operate
wordt het project in bedrijf gesteld en vangt de steady state aan.
We hebben geconstateerd dat IASDEO makkelijk te onthouden en toe te passen is. Dat komt voornamelijk omdat de fasen ons intuïtief juist en logisch voorkomen. IASDEO is ook uiterst schaalbaar. Men kan het op elke onderneming toepassen; op elk traject van A naar B... IASDEO werkt dan ook uitstekend als raamwerk achter het managen van transities en veranderingen.
“Iedereen” gebruikt IASDEO Nou, misschien niet echt iedereen. Maar de meeste Olie en Gas bedrijven bezitten een versie van IASDEO, de internationale benchmarking consultants van Independent Project Analysis (IPA) gebruiken het, en het valt gemakkelijk aan te tonen dat alle kleine en grote “projecten” van alledag gevat kunnen worden in deze zes fasen. Sterker nog, de fasen zijn een afbeelding van hoe ons denken verloopt, wanneer wij onszelf een raamwerk opleggen bij het analyseren van iets wat projectmatig, oftewel eenmalig, moet worden aangepakt. We zien een mogelijkheid iets tot stand te brengen, we controleren of het kans van slagen heeft, dan selecteren we de hoofdzaken (de “strategische” keuzes), definiëren die keuzes in meer detail, en dan voeren we het plan uit. Als we klaar zijn met de uitvoering, stellen we in gebruik en gaan we over tot de orde van de dag. IASDEO is het raamwerk achter de producten en diensten van IASDEO project consultancy. Het woord “raamwerk” (Eng.: framework) zullen we geregeld tegenkomen: IASDEO maakt gebruik van allerlei “raamwerken”. Veel van wat ons bezighoudt is makkelijker te duiden in zo‟n raamwerk. Raamwerk is in deze een synoniem voor context, of structuur. Hieronder beelden we het IASDEO raamwerk af met activiteitpijlen:
IASDEO’s kenmerken IASDEO heeft meer kenmerken dan de zes kleurige pijlen. De meeste kenmerken komen voort uit uitgebreide research –voornamelijk in de Verenigde Staten- op het gebied van praktijken en verschijnselen binnen Project Management. Ten eerste is IASDEO gestoeld op de beslissingen die gaandeweg het project worden genomen: het is decision-based. Dit betekent dat wanneer we het raamwerk invullen, we terug werken van de keuzes die we nog moeten maken. Dit in tegenstelling van een activity-driven aanpak, waarbij van allerlei activiteiten worden ondernomen alvorens een mogelijke beslissing wordt geformuleerd. Pure research is activity-driven. Maar projecten maken voortgang naarmate beslissingen worden genomen, dus ligt het voor de hand dat we beginnen bij het einde (de Beslissing), dan nagaan wat voor „bewijslast‟ deze beslissing vereist alvorens zij genomen kan worden, en dan pas de activiteiten gaan formuleren die nodig zijn om die bewijslast te vergaren.
Een ander kenmerk is dat IASDEO vertrouwen heeft in tolpoortjes. Om te proberen te voorkomen dat we terugkomen op eerder genomen besluiten, proberen we deze besluiten te bevriezen op vooraf gedefinieerde plaatsen in het ontwikkelingsproject. De belangrijkste tolpoorten zijn die tussen de verschillende fasen van IASDEO: Na Identify, „bevriezen‟ we wat het project behelst: we nemen de BESLISSING dat we doel en omvang in voldoende mate hebben beschreven om een haalbaarheidsstudie aan te vangen; Na Assess, BESLUITEN we dat het project haalbaar zou moeten zijn, dat we voldoende om ons heen hebben gekeken en dat het tijd wordt beslissingen rond het toe te passen concept te gaan maken; Na Select BESLUITEN we dat we het beste Concept hebben geselecteerd; Na Define BESLUITEN we dat we genoeg detail hebben verzameld om tot uitvoering over te gaan; Na Execute, BESLUITEN we dat we het project veilig in bedrijf kunnen stellen. IASDEO gaat ook uit van duidelijke GOVERNANCE, hetgeen betekent dat het duidelijk is wie de baas is, en in het algemeen dat vastgelegd is wie welke beslissingen mag nemen. Vervolgens dienen we ervoor te zorgen dat de risico‟s worden beheerst. Risicomanagement is een van de belangrijkste onderdelen van IASDEO. Risico‟s worden gedefinieerd als mogelijke gebeurtenissen die de doelstellingen van het project danig kunnen beïnvloeden (meestal in negatieve zin!) Waar risico‟s zijn, moet aan „zekerstelling‟ of Assurance worden gewerkt. Volgens de ISO definitie is Assurance dat wat het vertrouwen geeft aan de diverse belanghebbenden, dat aan de verscheidene vereisten zal worden voldaan. Net als Risicomanagement is Assurance een kenmerkend onderdeel van IASDEO. En uiteraard is geld belangrijk. Geld, en alle andere middelen die we nodig zullen hebben. Ten slotte, misschien toch het allerbelangrijkste: we moeten de beschikking hebben over mensen. Niets komt tot stand zonder de juiste mensen, op de juiste tijd, de juiste plaats, met de juiste kwalificaties om de juiste dingen te doen. Speciale aandacht zal moeten uitgaan naar de raakvlakken, de interfaces, tussen (groepen van) mensen.
We vatten het samen: het IASDEO raamwerk portretteert project management als: 1. Het plannen (en maken) van een reis van A naar B, met duidelijke tussenstops (Beslissingspunten) langs het traject; 2. Zeker stellen dat er Governance heerst tijdens de reis; 3. Het beheersen van risico‟s; 4. Het leveren van vertrouwen, (Assurance), onder belanghebbenden, en ondertussen 5. Het beheersen van de middelen, (Resources) (vergelijkbaar met het kofferpakken en geld meenemen!) en 6. Het verzamelen van de juiste mensen voor de reis...
Producten en Services IASDEO levert vier soorten product: Adviezen, Coaching, Training en Interimmanagement. De adviezen nemen vaak de vorm van hoogst intensieve en interactieve workshops met (delen van) het project team, waarin een duidelijk vooropgesteld doel wordt bereikt en een bijbehorend product wordt afgeleverd. De workshops vinden meestal plaats over 2 – 3 dagen, en zijn het meest succesvol als: De project leiders deelnemen Diversiteit in achtergrond van deelnemers bereikt kan worden Een locatie buiten kantoor gekozen wordt Een goede voorbereiding plaats vindt
Coaching is uiteraard op maat, maar is meest effectief in de eerste fases van een project. Training is modulair, in lesprogramma‟s van een halve dag tot twee dagen, en kent de volgende modules: Project definitie (2 dagen) Project verkenning (haalbaarheids studies) (1-2 dagen) (het maken van) Concept keuzes (1 dag) Project waarde-verbetering (Value Engineering) (1-2 dagen) Risico-management (halve dag) Project kwaliteitsborging (halve dag) Project aansturing en beheersing (halve dag) Modules kunnen worden gecombineerd in een op-maat-gemaakt programma. Voor interim management kan men het beste contact opnemen met
[email protected].
Maart, 2010.
