Manajemen Proyek Sistem Informasi (IT/IS Project Management)
Onah Siti Fatonah, S.Kom
Referensi • Pinto, J.K., 2010. Project Management: Achieving Competitive Advantage, 2nd Edition, Pearson. • Schwalbe, K., 2007, Information Technology Project Management, 5th Edition • Materi Perkuliahan Information Technology Project Management. Dr. Ir. Herman S., MBA.
PROJECT MANAGEMENT STATISTICS
WHY INFORMATION TECHNOLOGY PROJECT MANAGEMENT?
• Worldwide IT spending totaled more than $2.1 trillion in 2007. • Total compensation for average senior project manager $99,183 per year in U.S. (Survey 2005). • The number of people earning their Project Management Profesional certification more than 285,000 in 2008 compare with 225,000 in 2006.
1
RECENT RESEARCH IT PROJECT HAVE A TERRIBLE TRACK RECORD
• 65% of hardware and/or software development project fail (A Study of more than 300 large company conducted by Peat Marwick consultant).
• More than half IT project become runaways (A study by META group).
• Up to 75% of software project are canceled (Applied Data Research).
• Only 2.5% of global business achieve 100% project success and over 50% of global business project fail (Price Water House Survey, 2004).
Another Survey
IT PROJECT
• A 1995 Standish Group Study (CHAOS) found that only 16.2% of IT Projects were succesfull in meeting scope, time, and cost goals • Over 31% of IT project were canceled before completion, costing over $81 billion in the U.S. alone
• The need for IT projects keeps increasing – In 2000, there were 300,000 new IT projects – In 2001, over 500,000 new IT projects were started – In 2004, IT spending in the US increased an estimated 4.4% over 2003 (Forrester Research) – In 2005, another 5.7% growth is estimated (Forrester Research)
2
IT PROJECT
IT PROJECT
Improvements by 2001 (compared to 1995)
"The reasons for the increase in successful projects vary. First, the average cost of a project has been more than cut in half. Better tools have been created to monitor and control progress and better skilled project managers with better management processes are being used. The fact that there are processes is significant in itself.“*
1995
2001
Time overruns
222%
163%
Cost overruns
189%
145%
61%
67%
28.000
78.000
16%
28%
Fungsi dan fitur-fitur yang diperlukan Proyek IT yang berhasil (AS) Presentase Proyek IT yang berhasil (AS)
WHAT IS A PROJECT?
The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001)
• Proyek merupakan urutan (sementara) dari aktivitasaktivitas unik, kompleks, dan terkoneksi pada satu tujuan atau sasaran dan dilengkapi dengan waktu yang spesifik, berdasarkan anggaran, dan spesifikasi (RK. Wysocki, R. Beck, dan David BC) • Proyek diartikan sebagai deretan urutan aktifitas yang diselesaikan tepat waktu, sesuai sasaran dan berdasarkan spesifikasi yang terstandarisasi (Jeffery LW)
3
ELEMEN PROYEK • A project is “a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result” (PMBOK® Guide, Third Edition, 2004, p. 5)
KARAKTERISTIK PROYEK • Merupakan usaha ad hoc dengan siklus yang jelas • membangun blok-blok dalam desain dan eksekusi strategi organisasi. • Project are responsible for the newest and most improved products, services, and organizational processes • bertanggung jawab untuk produk dan jasa terbaru dan paling baik, dan proses organisasi • memberikan filosofi dan strategi untuk manajemen perubahan
• Kompleks, satu kali proses • Dibatasi oleh anggaran, jadwal, dan sumber daya • Dikembangkan untuk menyelesaikan tujuan yang jelas atau serangkaian tujuan • Fokus berdasarkan keinginan pelanggan (customer)
KARAKTERISTIK MANAJEMEN PROYEK (Lanjutan) • Manajemen proyek melintasi batas-batas fungsional dan organisasi. • Fungsi manajemen tradisional dari planning, organizing, motivation, directing, dan controlling berlaku untuk manajemen proyek • Hasil utama dari proyek adalah kepuasan custumer dengan kendala teknis dan biaya yang minim tetapi on-schedule • Proyek dihentikan setelah tujuan tercapai
4
Perbedaan Antara Proses & Manajemen Proyek Contoh Proyek IT Process
Project
Repeat process or product
New Process or Product
Several Objectives
One objective
Ongoing
One shot – limited life
People are homogeneous
More heterogeneous
Greater certainty of performance, cost, schedule
Greater uncertainty of performance, cost, schedule
Part of line organization
Outside of line organization
Bastion of establieshed practice
Violates established practice
Supports status quo
Upsets status quo
• Teknisi Labkom menggantikan semua komputer untuk laboratorium komputer Politeknik Piksi Ganesha • Piksi Tech Center menambahkan software aplikasi untuk Kuliah Online, Perwalian Online, Pendaftaran Online, dll. • Teknisi Labkom mengupgrade infrastruktur teknologi untuk menyediakan akses wifi pada beberapa area kampus • DIKTI menggantikan sistem Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED) menjadi Pangkalan Data System.
PROJECT LIFE CYCLE Ukuran Proyek • Kriteria Ukuran Proyek - G.J. Ritz : Size ($ Million)
Manhours (Thousand)
Small (1 - 10)
24 - 240
Medium (11 - 75)
240 – 1.200
Big (80 - 200)
1.200 – 3.000
Super (250 - 600)
3.000 – 6.000
Mega (1.000 – 3.000)
10.000 – 24.000
5
PENENTU KEBERHASILAN PROYEK
PROJECT LIFE CYCLE & THEIR EFFECTS
• The Quadruple Constraint
Understanding Success Criteria Faktor Penentu Kesuksesan Proyek IT • • • • • •
Kualitas Sistem Kualitas Informasi Penggunaan Kepuasan Pengguna Dampak terhadap Individu Dampak terhadap Organisasi
Iron Triangle
Information System
Benefits (Organization)
Benefits (Stakeholder)
Cost
Maintainability
Improved efficiency
Satisfied users
Quality
Reliability (andal)
Social & environmental impact
Time
Validity
Improved effectiveness Increase profits
Personal Development Information Technology Use
Strategic goals Organization Learning Reduced waste
Profesional learning Economic impact
6
Hal-hal yang membantu proyek sukses 1. Dukungan Eksekutif 2. Keterlibatan pengguna 3. Manajer Proyek yang berpengalaman 4. Tujuan bisnis jelas 5. Memperkecil ruang lingkup 6. Standard software infrastructure 7. Persyaratan dasar perusahaan 8. Formal methodology 9. Perkiraan reliabel 10. Kriteria lain, seperti perencanaan yang tepat, staf yang kompeten, dan kepemilikan
WHAT IS PROJECT MANAGEMENT?
*The Standish Group, “Extreme CHAOS,” (2001).
• Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan • Aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan teknik untuk aktivitas proyek guna memenuhi atau melebihi dari kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek itu sendiri
• Project management is “the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements” (PMBOK® Guide, Third Edition, 2004, p. 8)
7
PROJECT MANAGER
TANGGUNG JAWAB MANAJER PROYEK
• Project managers strive to meet the triple constraint by balancing project scope, time, and cost goals
• Memilih tim • Mengembangkan tujuan proyek dan rencana untuk eksekusi • Melakukan kegiatan manajemen risiko • Membuat estimasi biaya dan penganggaran • Penjadwalan • Mengelola sumber daya
KERANGKA KERJA MANAJEMEN PROYEK
Keterampilan yang disarankan untuk Manajer Proyek – Nyaman dengan adanya perubahan – Memahami organisasi tempat mereka bekerja – Mampu memimpin tim untuk mencapai tujuan proyek
8
Keterampilan & Kompetensi Penting untuk Manajer Proyek 1. People skills 2. Leadership 3. Listening 4. Integrity, ethical behavior, consistent 5. Strong at building trust 6. Verbal communication 7. Strong at building teams 8. Conflict resolution, conflict management 9. Critical thinking, problem solving 10. Understands, balances priorities
Pentingnya Leadership Skills • Manajer proyek yang efektif memberikan kepemimpinan dengan contoh • Seorang pemimpin berfokus pada tujuan jangka panjang dan gambaran besar tujuan sementara menginspirasi orang untuk mencapai tujuan tersebut • Seorang manajer berurusan dengan rincian pertemuan dari hari ke hari dalam mencapai tujuan tertentu • Manajer proyek sering mengambil peran baik sebagai pemimpin ataupun manajer
Top IT Skills SKILL
Program PERCENTAGE OF RESPONDENTS
Project / program management
60%
Business process management
55%
Business analysis
53%
Aplication development
52%
Database management
49%
Security
42%
Enterprise architect
41%
Strategist / internal consultan
40%
Group of related projects managed in a coordinated way to obtain benefits and control not available from managing them individually (PMBOK® Guide, Third Edition, 2004, p. 16)
9
Proyek VS Program PROGRAM PROYEK A
PROYEK D
PROYEK B
PROYEK C
Project Management Maturity
Model project management maturity digunakan oleh organisasi sebagai patokan praktik terbaik dari perusahaan manajemen proyek yang sukses
Project Management Maturity (Spider Web Diagram) Ring Level
Meaning
0
Not defined or poor
1
Defined but sub standard
2
Standardized
3
Industry leader or cutting edge
10
