[Appendix E: Health Check - Prince2, editie 2009]
E.1. Opstarten van een Project (OP) Ja / Nee
Vraag 1
Zijn de management team rollen toegewezen voor de: A
Executive?
B
Projectmanager?
C
Senior User(s)?
D
Senior Supplier(s)? – indien van toepassing op dit punt?
E
Project Support?
F
Teammanagers? – indien van toepassing op dit punt?
G
Projectborging?
H
Change Authority? – indien van toepassing op dit punt?
2
Hebben de Stuurgroep leden voldoende gezag, beschikbaarheid en geloofwaardigheid om het project aan te sturen?
3
Zijn de project stakeholders voldoende vertegenwoordigd door de Stuurgroep?
4
Zijn er rolbeschrijvingen voor elke aangestelde sleutelrol?
5
Hebben die aangestelde personen hun acceptatie bevestigd?
6
Is het Dagelijks Logboek opgezet?
7
Is de Leerpunten Logboek opgezet?
8
Zijn de leerpunten van eerdere, vergelijkbare projecten geïdentificeerd en waar nodig ook toegepast?
9
Indien de organisatie niet eerder zo’n project heeft uitgevoerd, zijn er dan leerpunten gezocht van vergelijkbare projecten buiten de organisatie?
10
Is er een Projectvoorstel opgesteld?
11
Is er een uitgangsdocument van de Business Case?
12
Zijn de project Product Beschrijvingen gemaakt?
13
Is de project aanpak bepaald?
14
Is er een Fase Plan voor de initiële fase?
www.epcm.nl
1
E.2.1 Sturen van een Project (SP1) Ja / Nee
Vraag 15
Heeft de Stuurgroep het Projectvoorstel goedgekeurd? In het bijzonder, hebben zij: A
de project definitie en aanpak bevestigd?
B
de project Product Beschrijving beoordeeld (review) en goedgekeurd?
C
de gemaakte afspraken met de kern van het project management team bevestigd?
D
het uitgangsdocument van de Business Case beoordeeld (review) en goedgekeurd? In het bijzonder de beoogde voordelen?
16
Heeft de Stuurgroep het Initiatie Fase Plan goedgekeurd? In het bijzonder, hebben zij: A
het plan goedgekeurd om het Project Initiatie Document (PID) op te stellen?
B
de benodigde resources verkregen of toegewezen voor het Fase Plan voor de Initiatie Fase?
C
er voor gezorgd dat afdoende rapportage en beheers mechanismen aanwezig zijn voor de initiatie fase?
D
de toleranties vastgesteld voor de initiatie fase?
E
17
de noodzakelijke logistieke ondersteuning aangevraagd bij het bedrijfs- of programma management? (Bijv.: accommodatie, communicatie faciliteiten, uitrusting (apparatuur) en elke andere project ondersteuning)
F
bevestigd, dat zij het risico begrijpen dat van invloed is op hun beslissing door goedkeuring van de initiatie fase?
G
bevestigd aan de projectmanager, dat de gedefinieerde werkzaamheden in het Initiatie Fase Plan mogen starten?
Heeft de Stuurgroep het bedrijfs- of programma management (en andere geïnteresseerde partijen) geïnformeerd dat project initiatie is goedgekeurd?
www.epcm.nl
1
E.2.2 Project Autoriseren (SP2) Ja / Nee
Vraag 18
19
Heeft de Stuurgroep het Project Initiatie Document goedgekeurd? In het bijzonder, hebben zij: A
bevestigd dat de Business Case levensvatbaar, gewenst en haalbaar is, en voldoet aan de verwachtingen en standaarden van het bedrijfs- of programma management, en dit hebben goedgekeurd?
B
bevestigd dat leerpunten uit eerdere, vergelijkbare projecten zijn beoordeeld (review) en opgenomen?
C
bevestigd dat de Kwaliteit Management Strategie de kwaliteit verwachtingen zullen leveren en dit hebben goedgekeurd?
D
bevestigd dat de Configuratie Management Strategie de verwachte aanpak zal opleveren en dit hebben goedgekeurd?
E
bevestigd dat de Risico Management Strategie het project zal bewaken, en dit hebben goedgekeurd?
F
bevestigd dat een risico evaluatie heeft plaatsgevonden en dat risico beperkende acties werden gepland?
G
bevestigd dat het Project Plan deugdelijk en haalbaar is, en hebben dit goedgekeurd?
H
bevestigd dat het Baten Review Plan alle verwachte baten (voordelen) dekt, en hebben dit goedgekeurd?
I
bevestigd dat alle projectmanagement teamleden akkoord gaan met hun rol (de projectmanagement teamstructuur, rollen en verantwoordelijkheden)?
J
zij zich ervan verzekerd, dat de projectbeheersing voldoende is voor de aard van het project?
K
zij zich ervan verzekerd, dat de informatiebehoefte en communicatie interval, zoals gedefinieerd in de Communicatie Management Strategie, voldoende zijn voor de aard van het project, en hebben dit goedgekeurd?
L
de toleranties voor het project hebben beoordeeld, verleend door bedrijfs- of programma management, om er zeker van te zijn dat deze geschikt en realistisch zijn.
M
de samenhang tussen de verschillende componenten goed hebben overwogen en het Project Initiatie Document in zijn geheel hebben goedgekeurd?
heeft de Stuurgroep het bedrijfs- of programma management (en andere geïnteresseerde partijen) geïnformeerd, dat het project werd goedgekeurd?
www.epcm.nl
1
E.2.3 Fase of Afwijking Plan Autoriseren (SP3) Ja / Nee
Vraag 20
21
Heeft de Stuurgroep het Fase Eind Rapport (End-Stage-Report) beoordeeld? In het bijzonder: A
heeft de Stuurgroep de voortgang status beoordeeld op basis van het Fase Eind Rapport voor de huidige management fase?
B
heeft de Stuurgroep de behaalde voordelen en leerpunten beoordeeld tijdens de fase?
Heeft de Stuurgroep de algehele levensvatbaarheid van het project beoordeeld? In het bijzonder, hebben zij: A
het Project Plan en de positie beoordeeld in relatie tot de afgesproken toleranties met bedrijfs- of programma management?
B
de Business Case beoordeeld om er zeker van te zijn dat het project nog steeds gerechtvaardigd is?
C
de belangrijkste risico’s beoordeeld om er zeker van te zijn dat de kans van risico’s nog steeds acceptabel is en dat de risico acties zijn ingepland?
D
22
gezorgd voor het verkrijgen van beslissingen van buiten het project, voor iedere potentiële afwijking, die de project toleranties overstijgen? (Bijv.: Als het project onderdeel is van een programma, dan had het programma management de impact op het (totale) programma moeten onderzoeken en de nodige acties ondernemen.)
Heeft de Stuurgroep het volgende Fase Plan (of Afwijking Plan) beoordeeld en goedgekeurd? In het bijzonder, hebben zij:
A
B
het plan beoordeeld waarvoor de Projectmanager goedkeuring nodig heeft? (Dit kan zijn: een Fase Plan voor de volgende Management Fase, of een Afwijking Plan). de Projectmanager geautoriseerd om verder te gaan met het ingediende plan. (Fase Plan of Afwijking Plan, of instrueert de Projectmanager om voortijdig het project te stoppen.) de toleranties voor de volgende management fase vastgesteld, of
C
23
(in het geval van een Afwijking Plan) hebben de huidige fase toleranties herzien als nodig?
Heeft de Stuurgroep het bedrijfs- of programma management (en andere geïnteresseerde partijen) geïnformeerd, dat de volgende fase werd goedgekeurd? (of een Afwijking Plan voor de huidige fase werd goedgekeurd.)?
www.epcm.nl
1
E.2.4 Ad-Hoc sturing geven (SP4) Ja / Nee
Vraag 24
Heeft de Stuurgroep gereageerd op de verzoeken van de Projectmanager? In het bijzonder, hebben zij: het verzoek beoordeeld? A
(dit kan informeel of formeel, waarbij de laatste dan in de vorm van een Issue Rapport.) een beslissing genomen?
25
26
27
B
(bijv.: goedgekeurd, afgewezen, uitgestelde beslissing, verzoek om meer informatie.)
C
voorzien in begeleiding van de Projectmanager?
Heeft de Stuurgroep gereageerd op rapporten? In het bijzonder, hebben zij: A
het laatste Hoofdpuntenrapport beoordeeld, zodat zij de status van het project begrijpen en zich ervan vergewissen, via een dialoog met de Projectmanager, dat de fase verloopt volgens plan?
B
beslissingen genomen op basis van Afwijking Rapporten – aangepaste toleranties of goedgekeurde reacties op de Afwijking in voorkomende gevallen?
C
beslissingen genomen op basis van Issue Rapporten en binnen de Stuurgroep gedelegeerde limieten van autoriteit of zochten advies bij bedrijfs- of programma management?
Heeft de Stuurgroep gereageerd op externe invloeden? In het bijzonder, hebben zij: A
zich ervan verzekerd dat het project geïnformeerd blijft van externe factoren die het project kunnen beïnvloeden?
B
zich ervan verzekerd dat het project zich focust op de doelstellingen van het bedrijfs- of programma management en dat het zakelijk gerechtvaardigd blijft?
C
zich ervan verzekerd dat de Projectmanager geïnformeerd wordt van alle wijzigingen in de bedrijfs- of programma omgeving, die mogelijk van invloed kunnen zijn op het project, en dat de nodige acties worden ondernomen?
Heeft de Stuurgroep het bedrijfs- of programma management (en andere geïnteresseerde partijen) geïnformeerd inzake de voortgang van het project in overeenstemming met de Communicatie Management Strategie?
www.epcm.nl
1
E.2.5 Project Afsluiting autoriseren (SP5) Ja / Nee
Vraag 28
Heeft de Stuurgroep de overdracht en acceptatie bevestigd? In het bijzonder, hebben zij: A
geverifieerd dat de overdracht van het project in overeenstemming was met de Configuration Management Strategie en in bijzonder, dat registratie van zowel alle vereiste gebruikers acceptatie als operationele/onderhoud acceptatie aanwezig is?
B
zich, waar nodig, ervan verzekerd dat de resulterende zakelijke veranderingen worden ondersteund en duurzaam zijn?
C
29
30
31
zich ervan verzekerd, dat elke kwaliteitsverwachting van de klant, die echter pas na projectafsluiting bevestigd kan worden, (bijv.: prestaties mbt de betrouwbaarheid) zijn opgenomen in het Baten Review Plan als een post-project controle?
Heeft de Stuurgroep het Project Eind Rapport (PER) goedgekeurd? In het bijzonder, hebben zij: A
de goedgekeurde versie van het Project Initiatie Document, die bij project initiatie als basis gebruikt om te evalueren hoe het project is afgeweken van de initiële basis, en informatie te leveren waartegen het succes van het project kan worden afgezet?
B
zich ervan verzekerd, dat opvolg acties en aanbevelingen correct werden vastgelegd in het Project Eind Rapport (PER) en dat de juiste groepen bewust worden gemaakt van hun verantwoordelijkheid om deze op te pakken?
C
het Project Eind Rapport goedgekeurd voor distributie aan elke geïnteresseerde partij, zoals bedrijfs- of programma management?
Heeft de Stuurgroep het Leerpunten Rapport beoordeeld en besloten wie dat krijgt? Heeft de Stuurgroep zeker gesteld dat de relevante groepen (bijv.: bedrijfs- of programma management, centre of exellence) zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid om aanbevelingen op te pakken? Heeft de Stuurgroep de Business Case bevestigd? In het bijzonder; hebben zij de bijgewerkte Business Case bevestigd door actuele en geprognosticeerde batena, kosten en risico’s te vergelijken met de goedgekeurde Business Case in het Project Initiatie Document? (Wellicht is het niet mogelijk om alle voordelen te bevestigen, daar sommigen pas gerealiseerd worden nadat het project gesloten is)?
32
33
Heeft de Stuurgroep het bijgewerkte Baten Review Plan goedgekeurd? In het bijzonder, hebben zij: A
het bijgewerkte Baten Review Plan beoordeeld en hiervoor toestemming gekregen en zich ervan vergewist dat het zich richt op de verwachte voordelen die nog niet bevestigd kunnen worden?
B
bevestigd, dat de verantwoordelijkheid van het Baten Review Plan wordt overgedragen aan het bedrijfs- of programma management?
Heeft de Stuurgroep de project afsluiting aangekondigd? In het bijzonder, hebben zij: A
een project afsluiting aankondiging beoordeeld en uitgegeven die in overeenstemming was met de Communicatie Management Strategie?
B
diegenen geadviseerd die hebben gezorgd voor de bij het project benodigde ondersteunende infrastructuur en middelen, dat zij zich
www.epcm.nl
1
nu kunnen terugtrekken. C
de aan het project toegewezen middelen vrijgegeven?
D
een uiterste datum gegeven voor de kosten die ten laste van het project komen?
www.epcm.nl
1
E.3. Initiëren van een Project (IP) Ja / Nee
Vraag 34
Zijn de leerpunten van eerdere, vergelijkbare projecten geïdentificeerd, en werden waar mogelijk toegepast?
35
Is de Risico Management Strategie gedefinieerd en gedocumenteerd?
36
Is het Risico Register opgezet en gevuld?
37
Is de Configuratie Management Strategie gedefinieerd en gedocumenteerd?
38
Is de Initiële Configuratie Item Records opgezet?
39
Is het Issue Register opgezet en gevuld?
40
Is de Kwaliteit Management Strategie gedefinieerd en gedocumenteerd?
41
Is het Kwaliteit Register opgezet en gevuld?
42
Is de Communicatie Management Strategie gedefinieerd en gedocumenteerd?
43
Is de project beheersing vastgesteld en vastgelegd?
44
Is het project plan gemaakt?
45
Is de project management teamstructuur bijgewerkt om nieuwe functies te kunnen benoemen of te wijzigingen in verantwoordelijkheden van bestaande rollen?
46 47 48 49
Zijn er rolbeschrijvingen voor nieuwe benoemingen? En laat benoemde personen hun acceptatie bevestigen? Is het uitgangsdocument van de Business Case verfijnd tot een gedetailleerde Business Case? Is het Baten Review Plan opgesteld? (dit kan gedaan zijn door Bedrijfs- of Programma Management) Is het Project Initiatie Document samengesteld?
www.epcm.nl
1
E.4. Beheersen van een Fase (BF) Ja / Nee
Vraag 50
Zijn Werk Pakketten gemaakt en uitgegeven?
51
Zijn alle Teammanagers akkoord met al hun Werk Pakketten?
52
Zijn voltooide producten geproduceerd in overeenstemming met de Werk Pakketten en Product Beschrijving?
53
Zijn de relevante Configuratie Item Records gemaakt/bijgewerkt?
54
Is het Kwaliteit Register onderhouden?
55
Zijn er producten overgedragen als onderdeel van een gefaseerde oplevering? Zo ja, zijn deze dan overgedragen in overeenstemming met de Configuratie Management Strategie?
56
Is het Risico Register onderhouden?
57
Is het Issue Register onderhouden?
58
Is het Fase Plan bijgewerkt met de actuele stand van zaken en herziene prognoses?
59
Is de Daily Log onderhouden?
60
Worden Checkpoint Reports ontvangen voor elk uitgegeven Werk Pakket met de overeengekomen rapport formaat en frequentie?
61
Was de voortgang (actueel en geprognosticeerd) gecontroleerd tegen de overeengekomen toleranties?
62
Indien geprognosticeerd werd, dat de toleranties overschrijden, zijn deze dan geëscaleerd naar de Stuurgroep?
63
Als corrigerende maatregelen nodig waren, waren ze ingelogd, geïmplementeerd en bijgehouden?
64
Werd de Business Case periodiek gecontroleerd op doorlopende levensvatbaarheid?
65
Zijn Hoofdpunten Rapporten gemaakt en uitgegeven in overeenstemming met het overeengekomen rapport formaat en frequentie?
66
Zijn er Issue Rapporten aanwezig voor alle formeel afgehandelde Issues?
67
Zijn er Afwijking Rapporten aanwezig voor alle afwijkingen die aan de Stuurgroep zijn gestuurd?
68
Is het Leerpunten Logboek bijgewerkt met nieuwe leerpunten?
www.epcm.nl
1
E.5. Manage Product Delivery (MP) Ja / Nee
Vraag 69
Bevatten het Werk Pakket en Product Beschrijving(en) voldoende informatie, inclusief kruisverwijzingen, zodat de Teammanager de gewenste producten kan produceren?
70
Is er een Team Plan gemaakt, waarin staat dat het Werk Pakket afgerond kan worden binnen de overeengekomen toleranties?
71
Is het Team Plan bijgewerkt met de actuele stand van zaken en bijgewerkte prognoses?
72
Werd de voortgang (actueel en prognose) gecontroleerd t.o.v. de overeengekomen toleranties?
73
Indien geprognosticeerd werd dat toleranties overschreden zullen worden, zijn deze dan geëscaleerd aan de Projectmanager?
74
Zijn er Check Point Reports uitgegeven aan de Projectmanager in het afgesproken formaat en frequentie?
75
Heeft de Teammanager de Projectmanager in kennis gesteld van enige Issues en risico’s?
76
Zijn er goedkeuringsdocumenten voor elk voltooid product?
77
Heeft de Teammanager de afd. Project Ondersteuning in kennis gesteld van gewenste updates in de Configuratie Item Records en het Kwaliteit Register?
78
Heeft de Teammanager de Projectmanager in kennis gesteld dat alle producten, zoals beschreven in het Werk Pakket, werden opgeleverd?
www.epcm.nl
1
E.6. Manage Fase Overgang (MF) Ja / Nee
Vraag 79
Zijn alle producten, die waren gepland voor voltooiing binnen de fase, goedgekeurd?
80
Is er een Product Status Overzicht gemaakt om de status van de producten van de fase te verifiëren?
81
Als er een product overdracht was tijdens de fase, zijn gerelateerde uitstaande Issues dan gedocumenteerd als aanbevolen opvolg actie, klaar voor distributie onder voorbehoud van goedkeuring Stuurgroep.
82
Is het Leerpunten Logboek beoordeeld en bijgewerkt?
83
Indien gewenst, is er een Leerpunten Rapport gemaakt, klaar voor distributie, onder voorbehoud van goedkeuring Stuurgroep?
84
Is het Fase Plan bijgewerkt met de actuele stand van zaken?
85
Is de Risico Management Strategie beoordeeld en (indien nodig) bijgewerkt?
86
Is het Risico Register beoordeeld en bijgewerkt?
87
Is de Configuratie Management Strategie beoordeeld en (indien nodig) bijgewerkt?
88
Zijn de Configuratie Item Records beoordeeld en bijgewerkt?
89
Is het Issue Register beoordeeld en bijgewerkt?
90
Is de Kwaliteit Management Strategie beoordeeld en (indien nodig) bijgewerkt?
91
Is het Kwaliteit Register beoordeeld en bijgewerkt?
92
Is de Communicatie Management Strategie beoordeeld en (indien nodig) bijgewerkt?
93
Is de projectbeheersing beoordeeld en (indien nodig) bijgewerkt?
94
Is het Project Plan beoordeeld en (indien nodig) bijgewerkt?
95
Is de project management teamstructuur bijgewerkt om nieuwe functies te kunnen benoemen of te wijzigingen in verantwoordelijkheden van bestaande rollen?
96
Zijn er rolbeschrijvingen voor nieuwe benoemingen? En laat benoemde personen hun acceptatie bevestigen?
97
Is de Business Case beoordeeld en (indien nodig) bijgewerkt?
98
Is het Baten Review Plan beoordeeld en (indien nodig) bijgewerkt?
99
Is het Project Initiatie Document beoordeeld en (indien nodig) bijgewerkt?
100
Is er een Fase Eind Rapport gemaakt, dat de actuele versus geplande prestaties toont, alsmede een samenvatting van de leerpunten en aanbevolen opvolg acties?
101
Is het Fase Eind Rapport uitgegeven aan de Stuurgroep, in overeenstemming met de projectbeheersing.
www.epcm.nl
1
Voor de volgende fase: 102
Is het Fase Plan voor de volgende fase gemaakt?
103
Zijn de Product Beschrijvingen voor de producten van de volgende fase gemaakt?
104
Is de Stuurgroep verzocht de volgende fase te autoriseren?
Voor afwijkingen: 105
Is het Afwijking Plan gemaakt (indien gevraagd door de Stuurgroep)?
106
Zijn de Product Beschrijvingen gemaakt/bijgewerkt voor het Afwijking Plan?
107
Is de Stuurgroep verzocht het Afwijking Plan goed te keuren?
www.epcm.nl
1
E.7. Project Afsluiting (SP5) Ja / Nee
Vraag 108
Zijn alle producten voltooid en goedgekeurd?
109
Is er een Product Status Overzicht gemaakt om de status van alle producten te verifiëren?
110
Zijn alle uitstaande Issues gedocumenteerd als aanbevolen opvolgacties, klaar voor distributie, onder voorbehoud van goedkeuring Stuurgroep?
111
Bij vroegtijdige afsluiting, werden de middelen voor het herstellen van producten die zijn voltooid of in uitvoering zijn goedgekeurd door de Stuurgroep? Indien vroegtijdige afsluiting is gewenst, was er een Afwijking Plan gemaakt en goedgekeurd?
112
Is er een acceptatie record voor de oplevering van het project product?
113
Bevat het acceptatie record de operationele and onderhoud acceptatie?
114
Is het Leerpunten Logboek beoordeeld en een Leerpunten Rapport gemaakt, klaar voor distributie, onder voorbehoud van goedkeuring Stuurgroep
115
Is het Project Plan bijgewerkt met de actuele stand van zaken?
116
Is de Business Case bijgewerkt met de actuele stand van zaken?
117
Is het Baten Review Plan bijgewerkt met de actuele stand van zaken?
118
Is er een Fase Eind Rapport gemaakt, dat de actuele versus geplande prestaties toont, alsmede een samenvatting van de leerpunten en aanbevolen opvolg acties?
119
Is het Fase Eind Rapport uitgegeven aan de Stuurgroep, in overeenstemming met de projectbeheersing.
120
Is er een concept melding van projectafsluiting gemaakt, ter goedkeuring van de Stuurgroep en de verdere distributie?
121
Zijn alle Registers en Logboeken gesloten?
122
Is alle project documentatie gearchiveerd?
www.epcm.nl
1
