Project Digitalisering op Verzoek
Maarten Schenk Haags Gemeentearchief
• Toelichting op project
13.15 uur
• Zelf aan de slag
13.45 uur
• Terugkoppeling/discussie
13.55 uur
• Conclusies
14.25 uur
Gemeente Den Haag
Programma
Gemeente Den Haag
Aanleiding
Gemeente Den Haag
Gemeente Den Haag
Gemeente Den Haag
Doel: 1. Online dienstverlening uitbreiden 2. Nieuwe bezoekersgroepen aantrekken 3. Verschuiven van dienstverlening fysiek naar digitaal 4. Stimuleren van onderzoek in Haagse bronnen
Gemeente Den Haag
Digitalisering op Verzoek
Inzicht en Ervaring op het gebied van: - Inhoudelijke complexiteit - Technische complexiteit - Organisatorische implicaties - Logistiek - Beheersbaarheid aanvraagstromen
Gemeente Den Haag
Doelstelling Proef
-
Relatie intranet omgeving vs. www.archieven.nl Presentatievorm naar gebruiker Kosten Wijze en kwaliteit van scannen
Gemeente Den Haag
Doelstelling proef (vervolg)
-
Gratis Proefperiode Beperkte groep Scanning in eigen beheer Gebruikmaken van bestaande middelen Beperkte dienstverlening
Gemeente Den Haag
Uitgangspunten
-
Archievenbank Stadsarchief Amsterdam Kosten: € 0.50 per scan. Scanning on demand Het Utrechts Archief Kosten: max. € 0,50 per scan
Gemeente Den Haag
Gratis
- Start 10 maart 2010 - einde 10 mei 2010
Gemeente Den Haag
Proefperiode
- 29 personen - 12 personen selectie uit bestaande bezoekers studiezaal - 17 personen via oproep website
Gemeente Den Haag
Beperkte groep
-
Boekenscanner Inzet eigen medewerkers:
- Team externe dienstverlening (beoordeling aanvragen) - Team archiefassistentie (scanwerkzaamheden) - Team Duurzaamheid - (scanwerkzaamheden en kwaliteitscontrole) - Team Archieven (uploading scans in inventaris) -
Verwerking van aanvragen binnen beperkte tijd (max 5 dagen)
Gemeente Den Haag
Scanning in eigen beheer
- Alleen aanvragen uit Mais-Flexis bestanden - Presentatie in PDF-bestanden - Geen nieuwe apparatuur (flatbed-scanner en boekenscanner) - Kwaliteitseis uit informatiebeleidsplan: 300 dpi
Gemeente Den Haag
Bestaande middelen
Wel scannen: Alleen openbare archieven Inventaris beschikbaar op www.archieven.nl Niet scannen: Ongeinventariseerd archiefmateriaal Niet beschikbaar op www.archieven.nl Materiele staat Niet-openbaar archief
Gemeente Den Haag
Voorwaarden
Archiefstukken die al digitaal zijn Archiefstukken die op microfiche beschikbaar zijn Archiefstukken groter dan A2 Bibliotheekmateriaal Later toegevoegd: - foto’s en albums in archieven - Particuliere archieven
Gemeente Den Haag
voorwaarden
Aantal aanvragen: 92 Online geplaatste inventarisnummers: 52 Aantal verschillende archieven: 42 Aantal afwijzingen 40 waarvan 28 uit particuliere archieven 6 deelnemers met meer dan 6 aanvragen Omvang digitale bestand: 10.7 gigabyte Kleinste PDF-bestand: 4.892 kB Grootste PDF-bestand: 1.664.417 kB (1.115 afb)
Gemeente Den Haag
Resultaten
-
Goede service, tevreden klanten Geen kosten voor de klant Goede kwaliteit scans Groter publieksbereik
Gemeente Den Haag
Pluspunten
-
Archiefinventarissen Digitale bestanden Inzet personeel Deelnemers
Gemeente Den Haag
Aandachtspunten
- Proef creëert dwarsverbanden door organisatie - Bestaande bezoekers profiteren meest; nieuwe bezoekers raken snel weg kwijt - Belangstelling voor genealogische bestanden is groot - Regelen auteursrechten en toestemming particuliere archieven Gedeelten van inventarissen honoreren? - Organisatie scanstraat - Financiële drempel voor gratis aanvragen
Gemeente Den Haag
Conclusies:
Archiefbank Het Utrechts Archief Archiefbank Stadsarchief Amsterdam Digitaliseren op verzoek Haags Gemeentearchief
Gemeente Den Haag
Vergelijking
Themas • Gratis vs. Betaald •
‘Ter vervanging van studiezaal vs. Aanvulling op studiezaal
•
In eigen beheer vs. Gezamenlijk in branche/regio
Gemeente Den Haag
Zelf aan de slag
