s-gravenhage, 7 februari 2014 Project digitalisering aangifte van overlijden

Postbus 93529, 2509 AM Den Haag

Datum Onderwerp

’s-Gravenhage, 7 februari 2014 Project digitalisering aangifte van overlijden

Geachte uitvaartverzorger,

Vanaf nu mag u uw aangiftes digitaal aanbieden aan de burgerlijke stand. BGNU heeft zich hier jaren voor ingespannen en vanaf nu mag de werkwijze van de pilot zich verspreiden over het hele land.

U kunt dus contact opnemen met de burgerlijke standen waarmee u samenwerkt en vragen of ze al op de hoogte zijn. Als dat niet zo is, dan kunt u ze verwijzen naar de NVVB (Nederlandse Vereniging Voor Burgerzaken; Michiel Hofman, tel. 079 - 361 77 47) waar een infoset als deze klaarligt, maar dan gericht op de gemeentelijke organisaties. Branchevereniging Gecertificeerde Nederlandse Uitvaartondernemingen Postbus 93529 2509 AM Den Haag Telefoon 070 - 364 75 00

Het komt erop neer dat u uw formulieren mag mailen en éénmaal per 2 weken of éénmaal per maand een "natte handtekening" onder de documenten gaat zetten, terwijl u per mail - en daarna per post - het uittreksel en het verlof tot begraven of cremeren ontvangt. Maar in deze infoset word dat allemaal uitgebreid uitgelegd. Als onderdeel van deze infoset treft u de volgende documenten aan:

Telefax 070 - 345 90 23 Mail [email protected] URL www.bgnu.nl

1. Evaluatie Pilot Hierin treft u de inhoud en resultaten van de pilot uit 2012 aan: Wat hebben we gedaan en wat waren onze ervaringen?

KvK 30277580 Rabobank 157265056

Pagina 1/2

2. Plan van Aanpak 2013 In dit plan ziet u wat we nu en later gaan doen. Kijk vooral op pagina 5 naar Fase 1, dan ziet u precies waar we nu mee bezig zijn. De fases 2 en 3 op pagina 5 en

6 zetten uiteen waar we naartoe willen. De opbouw naar een compleet gedigitaliseerde aangifte van overlijden is dan helemaal zichtbaar.

3. Handleiding Zippen en Unzippen Hiermee wordt het versleutelen van emailberichten bedoeld. Misschien dat deze handleiding over zippen en unzippen u in staat stelt meteen aan de slag te gaan.

4. Intentieverklaring Daarnaast heb ik de intentieverklaring toegevoegd, zodat u ziet welke partijen zich ingespannen hebben om dit traject op een juridisch sluitende wijze vorm te geven. U kunt er dus op vertrouwen dat het initiatief op solide afspraken berust.

5. Casusfilm Aangifte Overlijden Op de volgende url treft u de casusfilm aan van het SGGV-project (Slim Geregeld Goed Verbonden) van het Ministerie van Economische Zaken, waarmee we zo prettig hebben samengewerkt: http://www.youtube.com/watch?v=-SkzHLE1ods.

BGNU verzorgt het informatiepunt voor de uitvaartbranche. Voor vragen kunt u steeds terecht op [email protected]. U kunt ook bellen met 070 - 364 75 00 en uw telefoonnummer inspreken, onder vermelding van "Digitalisering Burgerlijke Stand" dan bellen we u zo spoedig mogelijk terug. NVVB is het informatiepunt voor de afdelingen burgerzaken van de gemeenten en is bereikbaar via 079 - 361 77 47 (Michiel Hofman)

Met vriendelijke groet, BGNU

Frank J.A. Peusen (directeur BGNU) Bijlagen

Pagina 2/2

Evaluatie pilot Plan van aanpak Handleiding zippen en unzippen Intentieverklaring Voorbeeldbrief gemeentelijke deelname DAO Persbericht inzake Digitalisering Aangifte van Overlijden

Evaluatie pilot Casus ‘Aangifte overlijden’

12-12-2012

Door: Werkgroep casus ‘Aangifte overlijden’

Evaluatie pilot casus ‘Aangifte overlijden’

INHOUDSOPGAVE 1

2

Inleiding ............................................................................................................... 3 1.1

Doelstelling van de casus ................................................................................ 3

1.2

Aanpak ......................................................................................................... 3

Pilot ...................................................................................................................... 5 2.1

Praktijkproef.................................................................................................. 5

2.2

Start pilot ..................................................................................................... 5

2.3

Inhoud pilot .................................................................................................. 5

2.4

Bevindingen uit de praktijktest ........................................................................ 6


1 INLEIDING In Nederland overlijden jaarlijks ruim 135 duizend mensen. Binnen zes werkdagen na een overlijden moet daarvan aangifte worden gedaan bij de Burgerlijke Stand in de gemeente van overlijden. Dit is een bewerkelijk proces. Uitvaartverzorgers verzorgen meestal de aangifte in opdracht van de nabestaanden. Hiervoor moeten ze vaak de daarbij benodigde verklaring van overlijden ophalen bij een arts om vervolgens in de gemeente van overlijden aangifte te doen bij de balie van de afdeling Burgerzaken. Uitvaartverzorgers zijn veel tijd kwijt met het heen en weer rijden tussen artsen, nabestaanden en gemeenten. Verkennend onderzoek heeft laten zien dat het digitaliseren van de aangifte overlijden kan zorgen voor een forse lastenvermindering bij uitvaartverzorgers. In 2012 is door Sggv een casus gestart om aan te tonen welke potentiële lastenverlichting er gerealiseerd kan worden. In deze casus is ook een pilot of praktijkproef uitgevoerd om een nieuwe werkwijze rondom het aangifte doen van overlijden te testen in negen gemeenten1. Bij elke gemeente waren één of meerdere uitvaartondernemingen betrokken om daar digitaal hun aangifte te doen. In de praktijkproef zijn hierbij twee verschillende werkwijzen gehanteerd: 1. een webformulier waarbij de aangever digitaal een formulier invult en de ingescande Averklaring mee kan sturen. De gemeente stuurt het uittreksel en het verlof tot begraven en/of cremeren vervolgens per mail en per post naar de aangever. 2. de aangever stuurt een e-mail met beveiligde ZIP-bestanden (A-verklaring en aangifteformulier) naar de gemeente. De gemeente stuurt het uittreksel en het verlof tot begraven en/of cremeren vervolgens per mail en per post naar de aangever.

1.1 Doelstelling van de casus Doel van de casus was de realisatie van samenwerking tussen de ketenpartners, en meer specifiek die tussen gemeenten en uitvaartondernemers. Daarbij moest de pilot inzicht geven in:  de praktische toepasbaarheid van een gedigitaliseerde werkwijze door gemeenten en uitvaartverzorgers  het effect op de regeldruk. Hiervoor wordt de initiële businesscase getoetst en evt. aangescherpt  de mogelijkheden om een impuls te geven aan de samenwerking tussen de ketenpartners  de haalbaarheid van het voortzetten en door ontwikkelen van de werkwijze zonder bemoeienis van Sggv.

1.2 Aanpak Er is bij de start van de casus een nulmeting uitgevoerd onder de pilotdeelnemers. Deze nulmeting is een vaststelling van de huidige situatie. Om te bepalen in hoeverre de te testen digitalisering effect heeft gehad, is er aan het einde van de pilotperiode een eindmeting uitgevoerd. De vergelijking tussen de nulmeting en de eindmeting geeft voor een groot deel inzicht in de resultaten.

1

Apeldoorn, Capelle a/d IJssel, ’s-Hertogenbosch, Krimpen a/d IJssel, Overbetuwe, Rotterdam, Spijkenisse, Wijk bij Duurstede en Zuidplas. 3


Tevens zijn gedurende de praktijkproef wekelijks evaluaties verzameld. Voor de volgende indicatoren is cijfermateriaal verzameld bij respectievelijk uitvaartondernemers en gemeenten:  gemiddelde inspanningstijd voor het uitvoeren van de digitale aangifte  gemiddelde bewerkingstijd voor het afhandelen van de digitale aangifte. De uitvaartondernemers hebben ook voor de volgende indicatoren cijfermateriaal verzameld:  gemiddelde tijdsbesparing door afname van het aantal ritten naar het gemeentehuis en terug  gemiddelde afname van gereden kilometers door afname van ritten naar het gemeentehuis en terug.

4


2 PILOT 2.1 Praktijkproef In de maanden oktober en november 2012 is een praktijkproef uitgevoerd. Gedurende zes weken is daarbij gemeten hoeveel tijdswinst en welke besparing digitalisering van de aangifte voor uitvaartondernemers kan opleveren. De volgende verbeteringen zijn daarbij uitgetest: 1. Digitale aangifte door de uitvaartondernemer Negen verschillende uitvaartondernemingen hebben gedurende de pilotperiode bij een negental gemeenten digitaal aangifte gedaan. De uitvaartverzorgers hoefden niet langer persoonlijk naar de balie van de gemeente van overlijden om aangifte te doen. Zij scanden de verklaring van overlijden van de arts en verstrekten deze digitaal met de overige aangiftegegevens aan de gemeente. 2. Digitale verzending verlof tot begraven of cremeren door de gemeente Na ontvangst van de digitale aangifte inclusief de digitale verklaring van overlijden van de arts, werden het Verlof tot begraven of cremeren en de Uittreksels uit de Burgerlijke Stand door de gemeenten digitaal verstrekt. Door het digitaliseren hoefden de uitvaartverzorgers niet meer langs bij de gemeente om het Verlof en Uittreksels op te halen. Ondertekenen van de Aktes en betaling van leges werd eens per vier weken gedaan. De pilotdeelnemers hebben wekelijks hun bevindingen gerapporteerd aan Sggv.

2.2 Start pilot Tijdens twee kick-off bijeenkomsten, op 18 oktober 2012, zijn de deelnemende gemeenten en uitvaatondernemers van start gegaan met de pilot. Tijdens de kick-off bijeenkomsten zijn afspraken gemaakt over de hanteren werkwijze. Tevens is de nulmeting uitgevoerd.

2.3 Inhoud pilot Tijdens de pilot zijn twee werkwijzen uitgetest. Het doen van een digitale aangifte overlijden kon bij een paar gemeenten via de website van die gemeente. Bij de overige pilotgemeenten kon aangifte worden gedaan door eerst een aangifteformulier in te vullen, hier een PDF van te maken en dat samen met een scan van de doktersverklaring naar de gemeente beveiligd te emailen. In alle gevallen nam de gemeente daarna de aangifte in behandeling en e-mailde beveiligd een scan van het Verlof tot begraven of cremeren en een scan van het aangevraagde uittreksels naar de uitvaartverzorger.

5


2.4 Bevindingen uit de praktijktest Onderstaande tabel bevat het aantal gerapporteerde aangiften per week: Periode

Aantal gerapporteerde aangiftes

Week 1

46

Week 2

101

Week 3

65

Week 4

69

Week 5

70

Week 6

36

Totaal

387

Bij de uitvaartverzorgers werd, afhankelijk van de reisafstand, in de wekelijkse terugkoppeling een tijdsbesparing gerapporteerd van 0 tot 40 minuten per aangifte (met een gemiddelde van 28 minuten). Op basis van de eindanalyse en de eindmeting zijn deze cijfers nog positiever uitgevallen. Hieronder een korte weergave van de tijdsbesteding bij de ‘traditionele aangifte’ en in de praktijkproef: Traditionele aangifte aan de balie (nulmeting):  een tijdbesteding van 1 uur bij de traditionele aangifte (baliebezoek) door de uitvaartondernemer  een kostprijs van een uitvaartverzorger van € 50,- per uur Praktijkproef (eenmeting en verzamelde wekelijkse metingen):  een gemeten tijdbesteding bij digitale aangifte van 12 tot 18 minuten = gemiddeld 15 minuten bewerkingstijd per aangifte door de uitvaartondernemer. Dit resulteert in een besparing in tijd van 42 tot 48 minuten = gemiddeld 45 minuten t.o.v. de aangifte aan de balie. De tijdsbesteding voor gemeenten is licht toegenomen. Het afhandelen van de digitale aangifte vergt iets meer tijd in verband met scannen en e-mailen. De tijd per aangifte vergt tussen de twee en tien minuten meer dan de aangifte aan de balie. Bij navraag blijkt dat dit met name in de beginfase extra tijd kost. Zodra de werkwijze wat meer routine wordt duurt het afhandelen van de digitale aangifte slechts enkele minuten langer dan de traditionele aangifte. De praktijktest heeft ook inzichten en ervaringen opgeleverd die zich niet rechtstreeks laten vertalen naar harde cijfers en berekeningen. In deze alinea geven wij kort deze bevindingen weer:  De nieuwe werkwijze is even wennen … voor iedereen!  Aangifte via e-mail handiger voor uitvaartondernemer dan via website, maar via website altijd nog beter dan aangifte aan balie  Directe betaling bij aangifte via website voor gemeente is handiger  Hoe groter de reisafstand, hoe tevredener de uitvaartondernemer  Enigszins negatief effect op inspanning voor gemeente door scannen en e-mailen  Zorgen bij ambtenaren Burgerlijke Stand over opstapelen van ongetekende aktes

6


   

Logistiek onhandig voor gemeenten (bijhouden van betalingen, ordenen aktes, niet meteen kunnen verwerken aktes) Via post verstuurde Verlof en Uittreksels niet (altijd) tijdig bij uitvaartonderneming Uitvaartondernemers zijn zeer tevreden met klantgerichtheid (regelmatig complimenten richting gemeente) Gemeenten zien dit als kans voor het door stimuleren van kanaalsturing en optimaliseren van de dienstverlening voor haar klanten.

Conclusie van de pilotgroep: in de uitgeteste werkwijze lagen de voordelen vooral bij de uitvaartondernemingen. Het verder optimaliseren van het proces inclusief het komen tot nog betere werkafspraken tussen de ketenpartners zal bijdragen aan efficiëntere werkwijzen. De echte efficiencyslag zal voor gemeenten pas plaatsvinden ze de aangiften ook digitaal kunnen verwerken.

7

Plan van Aanpak 2013 Digitale aangifte overlijden

12-12-2012

Door: Werkgroep casus ‘aangifte overlijden’

Plan van Aanpak 2013 - digitale aangifte overlijden

INHOUDSOPGAVE 1

2

Inleiding .............................................................................................................. 3 1.1

Achtergrond .................................................................................................3

1.2

Gevolgde aanpak...........................................................................................3

1.3

Doelstelling van de casus ...............................................................................3

1.4

Resultaten ....................................................................................................4

1.5

Leeswijzer ....................................................................................................4

Vervolg ................................................................................................................ 5 2.1

3

2.1.1

Fase 1: korte termijn ........................................................................5

2.1.2

Fase 2: middellange termijn...............................................................5

2.1.3

Fase 3: lange termijn ........................................................................6

2.2

Doel in 2013 .................................................................................................6

2.3

Randvoorwaarden .........................................................................................6

Aanpak en planning ............................................................................................. 7 3.1

3.2 4

Drie fases .....................................................................................................5

Aanpak ........................................................................................................7 3.1.1

Spoor 1: verspreiden ........................................................................7

3.1.2

Spoor 2: opstarten fase 2 ..................................................................8

Planning .......................................................................................................8

Casusorganisatie ................................................................................................. 9 4.1 4.2

Ondersteuning ..............................................................................................9 Stuurgroep ...................................................................................................9 4.2.1

4.3 5

Planning stuurgroepen ......................................................................9

Werkgroep ...................................................................................................9

Bijlagen ................................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.


1 INLEIDING 1.1 Achtergrond In Nederland overlijden jaarlijks ongeveer 135 duizend mensen.1 Binnen zes werkdagen na een overlijden moet daarvan aangifte worden gedaan bij de Burgerlijke Stand in de gemeente van overlijden. Dit is een bewerkelijk proces, waarbij diverse ketenpartijen zijn betrokken zoals uitvaartondernemers, begraafplaatsen, artsen, gemeenten en het CBS. Binnen deze keten is sprake van regeldruk. Zo zijn uitvaartondernemingen erg veel reistijd en -kosten kwijt omdat ze de A- en B-verklaring naar gemeenten moeten brengen.2 Gemeenten hebben, in hun ogen, onnodig werk aan het doorsturen van de B-verklaringen richting het CBS en het CBS is veel mankracht kwijt aan het verwerken van de papieren B-formulieren. Dit was voor het programma Slim geregeld, goed verbonden van het ministerie van EZ reden om, samen met de ketenpartners, een casus uit te voeren. De ketenpartners (de NVVB, het ministerie van BZK, het ministerie van VenJ, de VNG en de BGNU) hebben hierbij intensief samengewerkt om de regeldruk rondom het aangifte doen van overlijden te beperken.

1.2 Gevolgde aanpak In een praktijkproef is een nieuwe werkwijze rondom het doen van aangifte overlijden getest in negen gemeenten3. Bij elke gemeente waren één of meerdere uitvaartondernemingen betrokken om daar digitaal hun aangifte te doen. In de praktijkproef zijn hierbij twee verschillende werkwijzen gehanteerd: 1. een webformulier waarbij de aangever digitaal een formulier invult en de ingescande Averklaring mee kan sturen. De gemeente stuurt het uittreksel en het verlof tot begraven en/of cremeren vervolgens per mail en per post naar de aangever. 2. de aangever stuurt een e-mail met beveiligde ZIP-bestanden (A-verklaring en aangifteformulier) naar de gemeente. De gemeente stuurt het uittreksel en het verlof tot begraven en/of cremeren vervolgens per mail en per post naar de aangever. Ten behoeve van de businesscase zijn een nul- en éénmeting gedaan bij alle deelnemers.

1.3 Doelstelling van de casus De casus had de volgende doelen: § aantonen wat de voordelen zijn van de verbetermaatregelen § het beproeven van de verbetermaatregelen § inzicht geven in de haalbaarheid van eventuele landelijk opschaling van de verbetermaatregelen.

1

Cijfers CBS, zie: http://www.cbs.nl/nl-NL/menu/themas/bevolking/faq/specifiek/faq-sterfgevallen.htm. Na het overlijden van een dierbare nemen de nabestaanden contact op met de huisarts. De arts constateert de dood van een persoon en stelt, als hij/zij tot de conclusie komt dat er sprake is van een natuurlijke dood, een A- en B-verklaring op. De A-verklaring stelt de arts over het algemeen direct op, de B-verklaring soms wat later. Uitvaartverzorgers moeten deze dan bij de arts ophalen. Het A-formulier is nodig voor het daadwerkelijk doen vaan aangifte van overlijden bij de Burgerlijke Stand, het B-formulier gaat via de gemeente naar het CBS dat daarmee de doodsoorzakenstatistiek bijwerkt. 3 Apeldoorn, Capelle a/d IJssel, ’s-Hertogenbosch, Krimpen a/d IJssel, Overbetuwe, Rotterdam, Spijkenisse, Wijk bij Duurstede en Zuidplas. 2

3


1.4 Resultaten Voor een volledige weergave van de resultaten uit de praktijkproef wordt verder verwezen naar de herijkte businesscase en het evaluatierapport van de pilot. Op hoofdlijnen laat de businesscase het volgende resultaat zien. Uitgangspunten: § 135.136 sterfgevallen § een tijdbesteding van 1 uur bij de traditionele aangifte (baliebezoek) door de uitvaartondernemer § een kostprijs** van een uitvaartverzorger van € 35,- per uur Businesscase op basis van bijgestelde kostprijs: § een gemeten tijdbesteding bij digitale aangifte, incl. ontvangst Verlof en eens per maand tekenen, van 12 tot 18 minuten = gemiddeld 15 minuten bewerkingstijd per aangifte door de uitvaartondernemer. Dit resulteert dus in een besparing in tijd van 42 tot 48 minuten = gemiddeld 45 minuten t.o.v. de aangifte aan de balie § kostprijs voor de uitvaartverzorger daalt hiermee van € 35,- per aangifte naar € 8,75 per aangifte, een verschil van € 26,25 per aangifte t.o.v. de aangifte aan de balie In de onderstaande tabel is de vergelijking tussen traditionele aangifte en digitale aangifte weergegeven. Uitgangspunten

Digitale aangifte

Sterfgevallen per jaar

135.136

Besparing per aangifte

€ 26,25

Totaal potentiële besparing

€ 3.547.320,-

*Tijdsbesteding: inspanningstijd c.q. bewerkingstijd voor de uitvaartondernemer per aangifte; dit betreft het doen van de aangifte tot en met ontvangst verlof en uittreksels, inclusief reistijd en handelingstijd voor het tekenen van aktes.

1.5 Leeswijzer Dit Plan van Aanpak behandelt het vervolg van de Sggv-casus ‘Aangifte overlijden’. Hoofdstuk 2 laat zien wat dit vervolg precies inhoudt. Het derde hoofdstuk bevat de aanpak en de planning en het laatste hoofdstuk gaat over de projectorganisatie.

4


2 VERVOLG 2.1 Drie fases De pilot heeft laten zien dat een digitale wijze van aangifte doen van overlijden meerwaarde heeft voor de keten. Ook is duidelijk dat niet ineens 415 gemeenten een volledig digitale manier van werken kunnen omarmen, al is het alleen nog maar omdat de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand nog niet door de Eerste Kamer is. De werkgroep heeft voor het opschalen en verbeteren van de digitale aangifte van overlijden daarom drie verschillende fases onderscheiden (zie ook het document ‘Architectuur digitale aangifte overlijden’).

2.1.1

Fase 1: korte termijn De eerste (korte termijn-)fase bestaat uit het verspreiden van de succesvolle werkwijze uit de pilot. Uitvaartverzorgers komen hierbij eens per maand (of twee weken) naar het gemeentehuis om aktes van overlijden te ondertekenen. Voor de digitale aangifte bestaan verschillende mogelijkheden waaruit gemeenten een bewuste keuze moeten maken (zie het eerder genoemde Architectuurdocument): 1. Per beveiligde e-mail zoals in de pilot is gehanteerd. Deze werkwijze kent echter belangrijke nadelen bij brede toepassing. 2. Beveiligd web-portaal waarin de uitvaartverzorger aangifte kan doen en het verlof en de uittreksels kan downloaden. Een dergelijk portaal is op verschillende manieren te realiseren: in de website van de gemeenten, met gebruik van de Berichtenbox voor bedrijven of met een voorziening voor beveiligde bestandsuitwisseling.

2.1.2

Fase 2: middellange termijn4 Op de middellange termijn moet het voor gemeenten mogelijk worden om aangiften volledig digitaal te verwerken. Hierbij is geen ‘natte handtekening’ van de aangever meer nodig en kan worden volstaan met een digitaal authenticatiemiddel (eHerkenning) voor de uitvaartverzorger. Idealiter kunnen grotere uitvaartondernemingen (met een eigen backofficesysteem) hun aangifte system to system doen, dus zonder menselijke tussenkomst. Kleinere uitvaartondernemingen werken nog ‘gewoon’ person to system maar wel met eHerkenning. Tot fase 2 behoort ook de digitale akte van overlijden. De digitale akte is geen document maar een set van gegevens die het vastgestelde rechtsfeit weergeeft. Deze set van gegevens is voorzien van een digitale handtekening van de ambtenaar van de burgerlijke stand. De digitaal ondertekende set van gegevens is opgenomen in de basisregistratie persoonsgegevens en door middel van het Burgerservicenummer gerelateerd aan de overige gegevens van de overleden persoon. Een belangrijk voordeel van deze werkwijze is dat ook gemeenten besparingen kunnen gaan boeken – er zijn dan immers minder menselijke handelingen nodig. De grotere uitvaartondernemingen kunnen het aangifteproces volledig digitaliseren. Voor kleinere uitvaartondernemingen is dit niet het geval maar ze hoeven niet meer naar het gemeentehuis waardoor ze zich nog meer op hun primaire proces kunnen richten.

4

De middellange termijn begint op het moment dat de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand van kracht wordt. 5


2.1.3

Fase 3: lange termijn Op de lange termijn is het mogelijk om het proces verder te gaan herontwerpen. Hierbij kan gedacht worden aan het betrekken van artsen en het CBS. Mogelijkheden zijn het: § door artsen rechtstreeks sturen van de A-verklaring naar gemeenten § door artsen rechtstreeks sturen van de B-verklaring naar het CBS § digitaal verzenden van het verlof van begraven naar crematoria/begraafplaatsen of het digitaal inzage geven van crematoria/begraafplaatsen in de afgegeven verloven door de gemeente (bij beide opties zal de uitvaartverzorger uit het (deel)proces worden gehaald) § (digitaal) inzage bieden aan verzekeraars in (een subset van) het bevolkingsregister zodat nabestaanden geen uittreksel meer hoeven op te vragen.

2.2 Doel in 2013 Het doel in 2013 is om in fase 1 (korte termijn) een kwart van alle Nederlandse gemeenten te laten werken met de nieuwe werkwijze. Ook moet een start gemaakt worden met fase 2 (middellange termijn). De aanpak is erop gericht om in 2013 een pilot te starten waarbij alle ketenpartners betrokken zijn en testen hoe een volledig digitale werkwijze uitpakt en geïmplementeerd kan worden.

2.3 Randvoorwaarden Belangrijke randvoorwaarden om bovenstaand doel te bereiken en een succes te maken van het digitaal aangifte doen van overlijden zijn de volgende: § Het traject heeft een stuwende kracht / een trekker nodig om te voorkomen dat het stilvalt. § Gemeenten en uitvaartondernemingen moeten samen optrekken. Ze hebben elkaar nodig om besparingen te kunnen boeken en de regeldruk te reduceren. § Er moet consensus zijn over het Plan van Aanpak § Voor de middellange termijn is de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand van groot belang. Zonder deze wet blijft een volledig digitale aangifte (zowel system tot system of person to system) een utopie en blijft een ‘natte handtekening’ nodig. Uitvaartverzorgers moeten daardoor de gang naar het stadhuis blijven maken (al is het maar eens per maand). § Het traject moet aan blijven sluiten bij ontwikkelingen als de modernisering van de burgerlijke stand en de modernisering van het Gba. § Privacy en veiligheid van (persoons)gegevens moeten geborgd zijn en blijven.

6


3 AANPAK EN PLANNING Dit hoofdstuk bevat een uitwerking van de fasering en aanpak voor 2013. Hierbij wordt uitgegaan van een tweesporenbeleid, waarbij spoor 1 het verspreiden van de korte termijnvariant betreft. Het tweede spoor behelst de activiteiten voor de middellange termijn.

3.1 Aanpak De volgende (deel)paragrafen bevatten een uitwerking van beide sporen.

3.1.1

Spoor 1: verspreiden Het grootste voordeel binnen dit spoor ligt bij de uitvaartondernemers. Het bestuur van de BGNU heeft in beginsel ingestemd om hier het voortouw te nemen. In hoofdstuk 4 wordt nader ingegaan op de bestuurlijke organisatie. Activiteit 1: communicatie resultaten Sggv-casus De eerste stap is het breed communiceren van de resultaten van de Sggv-casus ‘aangifte overlijden’. Hiertoe zal een overzicht worden gemaakt en bijgehouden. De verschillende ketenpartners zullen hierbij allen de hen daartoe beschikbare kanalen (zoals nieuwsbrieven, persberichten en artikelen in magazines) inzetten. De communicatie zal niet alleen gericht zijn op gemeenten en uitvaartondernemingen maar ook op de crematoria en de begraafplaatsen. Activiteit 2: opstellen informatieset voor gemeenten Om uitvaartondernemers te ondersteunen bij het benaderen van gemeenten wordt een informatiepakket samengesteld. Dit pakket moet duidelijk maken wat de mogelijkheden zijn, welke voordelen dit biedt, wie welke rol heeft en hoe het proces er precies uitziet. Het pakket bevat ook antwoorden op belangrijke vragen van gemeenten (FAQ’s). Activiteit 3: informatiebijeenkomsten en bezoeken gemeenten Na de eerste communicatie zullen op verschillende plekken in het land informatiebijeenkomsten worden gehouden. Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande initiatieven, zoals de voorjaarsbijeenkomst van de NVVB. Eventueel worden ook enkele gemeenten bezocht voor aparte presentaties. Hierbij zullen uiteraard ook andere gemeenten in de regio worden uitgenodigd. Naast informatiebijeenkomsten zullen individuele BGNU-leden ook de gemeenten benaderen waar zij vaak aangifte doen van overlijden. Activiteit 4: vraagbaakfunctie voor gemeenten en uitvaartverzorgers Gemeenten en/of uitvaartverzorgers die interesse hebben in de nieuwe werkwijze zullen hier vragen over willen stellen. Daartoe wordt een vraagbaakfunctie ingericht. Activiteit 5: (tussen)evaluatie(s) Aan het eind van elk kwartaal wordt een go / no go beslissing genomen a.d.h.v. een evaluatie van de tot dan toe geboekte resultaten: liggen de resultaten in de lijn van verwachtingen en komen ze overeen met de in stap 2 gestelde doelen? Of moet worden bijgestuurd, de inspanningen worden geïntensiveerd of juist stopgezet?

7


3.1.2

Spoor 2: opstarten fase 2 Het grootste voordeel binnen dit spoor ligt bij de overheid (gemeenten). Het ligt daarom voor de hand dat de overheid in dit spoor het voortouw neemt. Activiteit 1: onderzoeken mogelijkheden fase 2 (kwartiermakersfase) In de eerste stap onderzoekt de werkgroep de mogelijkheden voor fase 2. Het doel is om een pilot in te richten waarin enkele gemeenten ervaring opdoen met een volledig digitale werkwijze rondom de aangifte van overlijden. Bij deze kwartiermakersfase zullen bijvoorbeeld ook leveranciers van burgerzakenmodules, KING, eHerkenning en de basisregistratie persoonsgegevens betrokken worden. Activiteit 2: opstellen Plan van Aanpak pilot N.a.v. stap 1 wordt een Plan van Aanpak opgesteld voor het vervolg van fase 2. Dit Plan van Aanpak laat precies zien hoe fase 2 invulling krijgt. Activiteit 3: go / no go De stuurgroep beslist over het ten uitvoer brengen van het PvA.

3.2 Planning 2013

Januari

Februari

Maart

April

Mei

Juni

Spoor 1 Communicatie Informatie set Informatiebijeenkomsten + bezoeken gemeenten Vraagbaakfunctie Tussen(evaluaties)

Spoor 2 Onderzoeken mogelijkheden pilot Plan van Aanpak Go / no go

8


4 CASUSORGANISATIE In het vervolg wordt de casusorganisatie uit de Sggv-casus ‘Aangifte overlijden’ zoveel mogelijk intact gehouden. Dit betekent dat er weer een bestuurlijke stuurgroep en een werkgroep komen waarin alle betrokken private en publieke ketenpartners zijn vertegenwoordigd.

4.1 Ondersteuning Gezien de verwachte opbrengsten op de korte termijn is het bestuur van de BGNU in beginsel bereid om de (secretariële en inhoudelijke) ondersteunende rol voor de werken stuurgroep voor haar rekening nemen. Deze ondersteuning valt te vergelijken met die van de casusmanager tijdens de Sggv-casus.

4.2 Stuurgroep De stuurgroep ziet toe op de bestuurlijke context, de juiste inhoud, de betrokkenheid van alle ketenpartners en de condities waaronder de uitvoering plaatsvindt. In principe zijn de volgende ketenpartners vertegenwoordigd in de stuurgroep: § BGNU § NVVB § VNG (onder voorbehoud van voldoende capaciteit) § VenJ § BZK

4.2.1 Planning stuurgroepen De stuurgroep zal in principe eens per kwartaal bijeenkomen.

4.3 Werkgroep De werkgroep bereidt de beslissingen van de stuurgroep voor en zorgt voor de daadwerkelijke uitvoering. De stuurgroepleden hebben allemaal een vertegenwoordiger in de werkgroep. Voor spoor 2 zal de werkgroep echter worden uitgebreid (evt. op ad hocbasis), bijv. met vertegenwoordigers van KING, eHerkenning, Basisregistratie persoonsgegevens, leveranciers van backofficesystemen et cetera.

9

Handleiding zippen en unzippen

Handleiding zippen en unzippen voor pilot Digitale aangifte overlijden

1


INHOUDSOPGAVE WINZIP

3

WINRAR

6

WINDOWS XP

7

7-ZIP

8

ZIPCENTRAL

9

2


WINZIP Zippen Het programma WinZip biedt de mogelijkheid om bestanden te zippen, van een wachtwoord te voorzien en meteen aan een email toe te voegen. 1. 2. 3. 4.

Geeft de te zippen bestanden de juiste naam. Selecteer de te zippen bestanden in de Windows Verkenner of op het bureaublad. Klik met de rechter muisknop op de geselecteerde bestanden. Kies de optie om de bestanden te zippen met een wachtwoord en te emailen (Zip and E-mail Plus …)

3


5. 6. 7.

Het programma WinZip opent een venster. Geef de juiste naam voor het .zip-bestand op. Vink aan dat het .zip-bestand versleuteld (encrypt) moet worden.

8. Kies indien mogelijk voor de laagste vorm van versleuteling (ZIP, niet AES) 9. Voer het afgesproken wachtwoord in. 10. Het programma WinZip zipt de bestanden, maakt een email en voegt het .zip-bestand aan de email toe. 11. Voorzie de email van de juiste onderwerpregel en stuur de email naar het juiste adres.

4


Unzippen 1. Bewaar het .zip-bestand uit de bijlage van de email op een handige plaats, bijvoorbeeld op het bureaublad. 2. Dubbelklik het .zip-bestand in de Windows Verkenner of op het bureaublad. 3. Het programma WinZip opent een venster.

4. 5. 6. 7.

Dubbelklik op het bestand dat je wilt openen. Het programma WinZip vraagt om het wachtwoord. Vul het wachtwoord in. Bewaar het bestand op een afgesproken plaats.

5


WINRAR Zippen 1. Geeft de te zippen bestanden de juiste naam. 2. Selecteer de te zippen bestanden in de Windows Verkenner of op het bureaublad. 3. Klik met de rechter muisknop op de geselecteerde bestanden. 4. Kies de optie om de bestanden te zippen (Toevoegen aan archief) 5. Het programma WinRAR opent een venster. 6. Geef de juiste naam en locatie voor het .zip-bestand op. 7. Let op! Kies voor .ZIP en niet voor .RAR 8. Geef op het tablad Opties (of Advanced) aan dat het .zip-bestand versleuteld (encrypt) moet worden. 9. Kies indien mogelijk voor de laagste vorm van versleuteling (ZIP, niet AES) 10. Voer het afgesproken wachtwoord in. 11. WinRAR zipt de bestanden en plaatst het .zip-bestand op de opgegeven locatie in de Windows Verkenner of op het bureaublad. 12. Voeg het .zip-bestand toe aan een email. 13. Voorzie de email van de juiste onderwerpregel en stuur de email naar het juiste adres.

Unzippen 1. Bewaar het .zip-bestand uit de bijlage van de email op een handige plaats, bijvoorbeeld op het bureaublad. 2. Klik met de rechter muisknop op het .zip-bestand. 3. Kies de optie Bestanden uitpakken in 4. Het programma WinRAR vraagt om het wachtwoord. 5. Vul het wachtwoord in. 6. Het programma WinRAR unzipt het .zip-bestand en maakt een map met daarin de geunzipte bestanden in de Windows Verkenner of op het bureaublad. 7. Bewaar zowel het originele .zip-bestand als de map met de geunzipte bestanden op een afgesproken plaats.

6


WINDOWS XP In dit artikel wordt stapsgewijs beschreven hoe u gecomprimeerde (of 'gezipte') mappen in Windows XP kunt maken of gebruiken. U kunt deze bestanden zo nodig met een wachtwoord beveiligen.

Een gecomprimeerde map maken •

Klik met de rechtermuisknop op een leeg gebied op het bureaublad of in een map: o Klik met de rechtermuisknop op een leeg gebied in een geopende map of op het bureaublad, wijs Nieuw aan en klik op Gecomprimeerde map. o Typ een naam voor de nieuwe gecomprimeerde map en druk op ENTER. De nieuwe gecomprimeerde map wordt als een zip-pictogram weergegeven.

Items toevoegen aan of uitpakken uit een gecomprimeerde map •

U kunt bestanden en mappen op dezelfde manier vanuit of naar gecomprimeerde mappen verplaatsen als vanuit of naar normale, niet-gecomprimeerde mappen. U kunt bijvoorbeeld bestanden of mappen naar de gecomprimeerde map slepen. Wanneer u een bestand in een gecomprimeerde map plaatst, wordt het bestand automatisch gecomprimeerd. Een bestand dat uit een gecomprimeerde map naar een normale map wordt verplaatst, wordt automatisch gedecomprimeerd.

•

Wanneer u een gecomprimeerde map opent, wordt de opdracht Alle bestanden uitpakken in de lijst Maptaken weergegeven. Wanneer u op Alle bestanden uitpakken klikt, wordt de wizard Bestanden uitpakken gestart. U wordt gevraagd de locatie te kiezen waar u de uitgepakte bestanden wilt neerzetten en vervolgens worden de bestanden uitgepakt.    Opmerking De oorspronkelijke gecomprimeerde bestanden blijven in de gecomprimeerde map staan.

Wachtwoordbeveiliging gebruiken Bestanden en mappen in gecomprimeerde mappen kunnen worden beveiligd met een wachtwoord. De inhoud van een gecomprimeerde map met een wachtwoord beveiligen: • Dubbelklik op de gecomprimeerde map die u met een wachtwoord wilt beveiligen. • Klik in het menu Bestand op Wachtwoord toevoegen. • Typ in het vak Wachtwoord het wachtwoord dat u wilt gebruiken. Typ hetzelfde wachtwoord in het vak Bevestig het wachtwoord en klik op OK. Wanneer u een bestand probeert te openen dat met een wachtwoord is beveiligd, verschijnt het dialoogvenster Er is een wachtwoord nodig. Typ het juiste wachtwoord in het vak Wachtwoord en klik op OK.

7


7-ZIP Zippen 1. Geeft de te zippen bestanden de juiste naam. 2. Selecteer de te zippen bestanden in de Windows Verkenner of op het bureaublad. 3. Klik met de rechter muisknop op de geselecteerde bestanden. 4. Kies de optie ‘Aan archief toevoegen …’ 5. Het programma 7-ZIP opent een venster. 6. Geef de juiste naam en locatie voor het .zip-bestand op. 7. Let op! Kies voor archiefformaat Zip 8. Voer het afgesproken wachtwoord in. 9. 7-ZIP zipt de bestanden en plaatst het .zip-bestand op de opgegeven locatie in de Windows Verkenner of op het bureaublad. 10. Voeg het .zip-bestand toe aan een email. 11. Voorzie de email van de juiste onderwerpregel en stuur de email naar het juiste adres.

Unzippen 1. Bewaar het .zip-bestand uit de bijlage van de email op een handige plaats, bijvoorbeeld op het bureaublad. 2. Klik met de rechter muisknop op het .zip-bestand. 3. Kies de optie ‘Pak hier uit’ 4. Het programma 7-ZIP vraagt om het wachtwoord. 5. Vul het wachtwoord in. 6. Het programma 7-ZIP unzipt het .zip-bestand en plaatst de geunzipte bestanden in de Windows Verkenner of op het bureaublad. 7. Bewaar zowel het originele .zip-bestand als de geunzipte bestanden op een afgesproken plaats.

8


ZIPCENTRAL 1. Start Zip central

9


2.

Ga naar File- (icoon) NEW

10


3.

geef bestandsnaam

4.

Via Zip Central Add bestand toevoegen en rechtsonder aanvinken om pasword in te geven. LET OP eerst aanvinken pasword alvorens bestand toe te voegen!!!

5.

Mail het bestand als bijlage.

11

Postbus 93529, 2509 AM Den Haag

Datum Onderwerp

’s-Gravenhage, 15 april 2013 FAQ: Veel gestelde vragen

1.

Is dit voor heel Nederland bedoeld? Vanaf nu wel. U kunt alle burgerlijke standen in Nederland vriendelijk vragen om mee te werken aan de volgende stap in de digitalisering van de aangifte van overlijden.

2.

Wat verandert er precies? U kunt de aangifte van overlijden versleuteld doormailen naar uw burgerlijke stand, samen met de gescande A-verklaring. Of uw gemeente heeft een webformulier voor het indienen van deze stukken. Daarna ontvangt u per mail en per post de verklaring van overlijden en het verlof tot begraven of cremeren. Eens in de twee weken tot één keer per maand gaat u om de akte te ondertekenen, want de "natte handtekening" is

Branchevereniging Gecertificeerde Nederlandse Uitvaartondernemingen Postbus 93529 2509 AM Den Haag Telefoon 070 - 364 75 00 Telefax 070 - 345 90 23 Mail [email protected] URL www.bgnu.nl KvK 30277580 Rabobank 157265056

Pagina 1/1

nu nog nodig.

3.

Hoe versleutel je een mailtje? Met het versleutelen van een mail bedoelen we zippen: het omvormen van een mailtje en de attachment op een manier dat het "onderweg" niet bekeken kan worden. Dat kan alleen als het door de ontvangen "uitgepakt" wordt. In de infoset zit de gebruiksaanwijzing die door de projectgroep gebruikt is bij de pilot.

Datum Onderwerp

’s-Gravenhage, 25 juni 2013 Digitalisering aangifte van overlijden: doet u mee?!

Geachte Ambtenaar van de Burgerlijke Stand, Op dit moment mogen uitvaartondernemers en afdelingen burgerlijke stand experimenteren met het digitaal verzenden van aangiften van overlijden. Ook de afschriften van akten van overlijden en verloven tot begraven of cremeren kunnen digitaal worden uitgewisseld. Dat volgt uit een samenwerking van uw branchevereniging (NVVB) en die van onze branche, de uitvaartbranche (BGNU). Diverse departementen (EZ, BZK en V&J)

hebben

zich

ingespannen

om

deze

vereenvoudiging

en

regeldrukvermindering mogelijk te maken. Méér informatie voor u is logischerwijs beschikbaar op de website van de NVVB (http://www.nvvb.nl/publiciteit/nieuws/75-tijdwinst-door-digitale-aangifte-vanoverlijden). Natuurlijk beslist de gemeente zelf of ze gebruik wenst te maken van deze mogelijkheid. Door middel van deze brief willen we u vriendelijk verzoeken samen met ons de mogelijkheden die hierdoor tot onze beschikking komen nader te onderzoeken. Het leidt tot een lastenverlaging aan de zijde van uitvaartbedrijven die ook ten goede komt aan nabestaanden en vormt een waardevolle bijdrage aan ons werk. Bij voorbaat, mede namens alle uitvaartondernemers die zijn aangesloten bij BGNU, hartelijk dank. Hoogachtend, [naam directie uitvaartonderneming]

Pagina 1/1

Nieuwsbericht – Aangifte overlijden

75% tijdwinst door digitale aangifte van overlijden Forse regeldrukverlaging: minder tijd, minder kosten, meer aandacht voor nabestaanden De BGNU (Branchevereniging voor Gecertificeerde Nederlandse Uitvaartverzorgers) en de NVVB (Nederlandse Verenging voor Burgerzaken) hebben dit verklaard bij de overdracht van de Sggv 1-casus ‘Aangifte overlijden’. Hiertoe tekenden de betrokken ketenpartners (BGNU, NVVB en de ministeries van VenJ, BZK en EZ) op 9 april 2013 een intentieverklaring. Deze korte film (circa 5 minuten) verteld het hele verhaal: http://www.youtube.com/watch?v=-SkzHLE1ods Praktijkervaring De voortzetting van de samenwerking volgt op een succesvolle pilot. Deze pilot heeft laten zien dat het digitaliseren van de aangifte overlijden kan zorgen voor een forse lastenvermindering bij uitvaartverzorgers. In de pilot is een nieuwe werkwijze rondom het doen van aangifte en verstrekken van het Verlof tot begraven en Uittreksels uitgetest bij negen gemeenten. Bij elke gemeente waren één of meerdere uitvaartondernemingen betrokken om daar digitaal hun aangifte te doen. De gemeente verstrekte op basis van de digitale aangifte ook het verlof tot begraven of cremeren en de uittreksels digitaal. “Het onhandige aan het papierenproces is dat het nog steeds fysieke menskracht vergt om aangifte te gaan doen. Ons werkgebied is groot Rotterdam, dit houdt in dat wij een medewerker bijna een hele dag kwijt zijn aan reistijd, parkeertijd en balietijd”, aldus Kees van der Spek, uitvaartondernemer en werkgroeplid in de casus. In de praktijkproef zijn twee verschillende werkwijzen gehanteerd: 1. Een webformulier waarbij de aangever digitaal een formulier invulde en een gescande doktersverklaring kon uploaden. De gemeente stuurde vervolgens het Uittreksel en het Verlof tot begraven of cremeren per mail en per post naar de aangever. 2. De aangever stuurde een e-mail met beveiligde ZIP-bestanden, met daarin de doktersverklaring (A-verklaring) en het aangifteformulier, naar de gemeente. De gemeente stuurde vervolgens het uittreksel en het verlof tot begraven of cremeren per mail en per post naar de aangever. Deze innovaties hangen samen met de vele mogelijkheden die het thans bij de Eerste Kamer aanhangige wetsvoorstel elektronische dienstverlening burgerlijke stand gaat bieden. “Digitale aangifte heeft de toekomst en bespaart de uitvaartbranche kosten. Maar ook voor de afdeling Burgerzaken levert dat gewoon winst op. Winst in de zin dat je niet meer de aangever hoeft te ontvangen, maar dat je de

1

Zie www.sggv.nl 1

Nieuwsbericht – Aangifte overlijden

aangifte digitaal binnenkrijgt, digitaal kunt verwerken en ook digitaal verder kunt zetten, zodat deze in de Burgerlijke stand of straks in het GBA opgenomen kan worden”, zo zegt Ben Wilpshof als secretaris van de NVVB en tevens stuurgroeplid van de casus aangifte overlijden. Vervolg De stuurgroep heeft op 20 december 2012 ingestemd met de businesscase voor regeldrukvermindering en vermindering van bestuurlijke lasten. Deze vermindering bedraagt structureel € 3,5 miljoen uitgaande van opschaling naar de gehele sector. De opschaling en verdere doorontwikkeling van de digitale aangifte van overlijden wordt door de ketenpartners in gezamenlijkheid opgepakt. Sggv draagt hiermee het stokje over aan de mensen en organisaties waar het om gaat. Voor de uitvaartbranche is BGNU het informatiepunt. Hier is een infoset beschikbaar en kunnen uitvaartverzorgers terecht met vragen. Het bureau is bereikbaar via email op [email protected] of per telefoon op nummer 070 - 364 75 00. Voor de afdelingen burgerzaken gemeenten is NVVB het informatiepunt. NVVB is bereikbaar via 079-3617747 (Michiel Hofman) Meer informatie voor media-contacten: Voor vragen kunnen gemeentelijke organisaties terecht bij het bureau van NVVB, Ben Wilpshof: 06 - 51 84 34 52. Voor vragen kunnen uitvaartverzorgers terecht bij het bureau van BGNU, Frank Peusen: 06 - 51 41 98 32.

2

s-gravenhage, 7 februari 2014 Project digitalisering aangifte van overlijden

Recommend Documents