Programmaplan I-NUP+ Herijking EGEM. Datum 31 juli 2013 Auteur Bram Verrips

Programmaplan I-NUP+ Herijking EGEM

Datum Auteur

31 juli 2013 Bram Verrips

Inhoudsopgave

1. Inleiding ..................................................................................................................... 2 1.1 Aanleiding ........................................................................................................... 2 1.2 De visie en missie ............................................................................................... 3 1.3 Positie en opbouw ............................................................................................... 3 2. Projecten .................................................................................................................... 5 2.1 Evaluatie EGEM 2008-2012 ............................................................................... 5 2.2 I-NUP+ 2014-2016 ............................................................................................. 6 3. Planning ..................................................................................................................... 7 4. Financiën .................................................................................................................... 8 5. Risico’s ...................................................................................................................... 8 Bijlage 1: Verklarende woordenlijst ............................................................................ 10 Bijlage 2: Omschrijving per project ............................................................................. 12 2.1 BAG-WOZ koppeling ............................................................................................ 12 2.2 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) ................................................. 13 2.3 Basisregistratie Ondergrond (BRO) ....................................................................... 14 2.4. Nieuw Handelsregister (NHR) .............................................................................. 15 2.5 Digitaal archiveren (substitutie) ............................................................................ 16 2.6 Werken op afspraak .............................................................................................. 17 2.7 Landelijke Voorziening WOZ .............................................................................. 18 2.8 Processen optimaliseren ........................................................................................ 19 2.9 Klanttevredenheidsonderzoek ............................................................................... 20 2.10 Basis Registratie Personen (GBA+RNI) ............................................................. 21 2.11 Informatiebeveiligingsplan ................................................................................. 22 2.12 Bring Your Own Device beleid ......................................................................... 23 2.13 Basis Registratie Kadaster (BRK) levering ........................................................ 24 2.14 E-herkenning voor bedrijven .............................................................................. 25 2.15 Webrichtlijnen..................................................................................................... 26

1

1. Inleiding 1.1 Aanleiding In 2008 is begonnen met het programma Elektronische GEMeente (EGEM). Het doel van dit programma was enerzijds te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, opgelegd vanuit de Rijksoverheid. Anderzijds om de dienstverlening te verbeteren en de administratieve lastendruk voor de burger te verlichten. Aan de hand van de Routeplanner 2009 -2012 (int08.2027) is gestart met de uitvoering van het EGEM programma. Met het informatiebeleidsplan 2010-2012 (int10.2555) is het programma herijkt. Het EGEM programma bestaat uit 23 projecten. De afgelopen jaren zijn een groot aantal van deze projecten afgerond. Een aantal projecten lopen op dit moment nog en een aantal projecten moeten nog gestart worden. De kern van het oorspronkelijke EGEM programma wordt gevormd door het stelsel van 13 basisregistraties. Basisgegevens worden in deze registraties eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt. Hierdoor wordt voorkomen dat onnodig reeds aanwezige gegevens opnieuw aan de klant gevraagd worden. Bijkomend voordeel van de basisregistraties is dat ze gemuteerd worden op basis van brondocumenten. Zo zijn de gegevens in de basisregistratie te herleiden en te controleren. Dit verhoogt de kwaliteit van de geregistreerde gegevens. De basisregistraties worden met elkaar gekoppeld, zo wordt informatie verrijkt en ontstaat er een kennisbank voor de hele overheid. Om het stelsel compleet te maken moeten de laatste basisregistraties de komende jaren opgebouwd en/ of aangesloten worden. Ook zijn er nog een aantal bouwstenen met het doel de digitale dienstverlening aan de (interne) klant te verbeteren. Met het opstellen van het informatiebeleidsplan 2014-2016 (int13.0111) en het dienstverleningsconcept 2014-2016 (int12.3697) is een beleidskader vastgesteld om hier invulling aan te geven. Samengevat zullen we tot 2016: 1. Het stelsel van basisregistraties vaker gebruiken binnen de reguliere werkprocessen. 2. In spelen op de huidige maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van (digitale) dienstverlening. 3. Middels kleine organisatorische en technische aanpassingen efficiënter werken en kwalitatief betere resultaten leveren voor de (interne) klant. Om de vastgestelde doelen te realiseren, wordt met dit document het EGEM programma herijkt. Nieuwe projecten worden toegevoegd en bij bestaande projecten worden waar nodig de toegekende middelen herzien. Met dit programmaplan wordt hier invulling aangegeven. Er is voor gekozen om het programma I-NUP+ te noemen. Voorheen heeft het programma vanuit de Rijksoverheid verschillende namen meegekregen. EGEM-i, EGEM, NUP en als laatste I-NUP. Wij willen meer doen dan enkel het programma draaien zoals de Rijksoverheid dit voorschrijft. Zo creeëren we meerwaarde voor onze organisatie en profiteren we optimaal van de bouwstenen die we inrichten. Daarom noemen wij het programma I-NUP+!

2

1.2 De visie en missie Uit zowel het informatiebeleidsplan 2014-2016, als het dienstverleningsconcept 2014-2016 zijn de visie en missie samen te vatten in één punt. Dat is te groeien naar INK fase 3: In deze periode willen we als organisatie een groei maken van activiteit- naar een ketengerichte organisatie (conform fase 3 model Instituut Nederlandse Kwaliteit). Hiervoor zal de omslag gemaakt moeten worden van een aanbodgerichte naar een vraaggerichte dienstverlening.

Deze doelstelling is eerder geformuleerd in het ‘Realisatieplan 2009 - 2012 gemeente Uitgeest’ en in het ‘Informatiebeleidsplan 2010-2012’. Uit een nulmeting in 2008 is gebleken dat we op dat we destijds hoofdzakelijk activiteit gericht (fase 1) opereerden. De groei naar een ketengerichte organisatie is nodig omdat gemeenten niet meer op zichzelf staan, maar in hun processen opereren met ketenpartners als de milieudienst, het werkplein, samenwerkingsverbanden met gemeenten, etc. Ook verwachten klanten meer. Door verder gaande digitalisering van de samenleving is informatie direct en volledig beschikbaar. Om niet achterop te raken op deze trends is het noodzakelijk mee te veranderen en te groeien naar een ketengerichte organisatie. Alleen zo kunnen we aan onze wettelijke taken en verwachtingen van de klant blijven voldoen. In dit document wordt verder niet ingegaan op visie, strategie en doelstellingen. Hiervoor wordt verwezen naar eerder genoemde beleidsdocumenten.

1.3 Positie en opbouw Met deze herijking naar van EGEM naar I-NUP+ wordt invulling gegeven aan het informatiebeleidsplan 2014-2016 en het dienstverleningsconcept 2014-2016.In deze beleidsplannen is het volgende model weergegeven:

3

De paars weergegeven traptreden maken onderdeel uit van de beleidsplannen. De geel weergegeven traptreden worden in dit document beschreven. Door de projecten te realiseren die in dit programma worden genoemd, bereiken we uiteindelijk de doelstelling om door te groeien naar INK fase 3. Het document is als volgt opgebouwd. Eerst wordt het EGEM programma geëvalueerd. Er wordt aangegeven welke projecten afgerond zijn, welke projecten voorlopig uitgesteld (geparkeerd) worden en welke opgenomen worden in I-NUP+. Vervolgens volgt een overzicht van projecten die nog niet benoemd waren. Het totaal aan projecten wordt in een programmaplanning gepresenteerd. In deze planning wordt aangegeven wanneer projecten starten en afgerond worden. Er wordt in de planning rekening gehouden met wettelijke verplichtingen en samenwerking met regio gemeenten. In het hoofdstuk financiën wordt aangegeven wat er per project aan krediet nodig is en hoe dit gedekt is. Tenslotte volgt er in de bijlage een woordenlijst. Hierin is aangegeven wat bepaalde afkortingen of begrippen betekenen. In de tweede bijlage is een projectenoverzicht te vinden. Hierin wordt per project aangegeven wat de samenwerkingsmogelijkheden zijn met de gemeente Velsen en met gemeenten in de regio. Ook wordt per project de prioriteit benoemd, het projectresultaat, een omschrijving per project en de in te zetten personeelsleden.

4

2. Projecten 2.1 Evaluatie EGEM 2008-2012 In onderstaande overzicht zijn de projecten weergegeven, zoals deze in het EGEM programma opgenomen zijn sinds de herijking in 2010. Per project is aangegeven wat de status is. Dit kan zijn ‘afgerond’, ‘lopend’, ‘nog te starten’ of ‘te parkeren’. Project P01 website

Afgerond X

P02 wet & regelgeving op internet (CVDR) P03 Verbeteren telefonische bereikbaarheid P04 WION

X

P05 dig. bestemmingsplannen (DURP) P06 BAG P07 Verplicht gebruik GBA

X X X

P08 Handelsregister NHR, topografie BGT P09 Businesscase Geo-outsourcing P10 kwaliteitsslag BRS

X X

Lopend

Nog te starten

Te parkeren

X X

X

P11 Informatiebeleidsplan 2009 - 2012 + ondersteuning programmamanagement P12 zaakgericht werken (Corsa Case) P13 Wabo

X

P14 processen publieksbalie (knip FO/BO) P15 Samenwerking gemeente Velsen

X

X X

X

P16 Inrichten gegevensmagazijn midoffice P17 Inrichten zakenmagazijn midoffice P18 Masterplan samenwerking Velsen

X

P19 Businesscase Hardware en netwerken P20 Aanpassen fysieke balie P21 WMO regelhulp (NUP) P22 DigiD voor bedrijven (NUP)

X X X

P23 Digitaal Klant Dossier 2 (DKD2 - NUP)

X

X X

X

De nog te starten projecten (P08, P14 en P22) worden per direct opgenomen in het INUP+ programma. Zodra P18 afgerond is, zal het EGEM programma gesloten worden.

5

2.2 I-NUP+ 2014-2016 In het nieuwe I-NUP+ programma worden 15 projecten opgenomen. In bijgevoegde overzicht wordt per project een prioriteit meegegeven in de vorm van een ‘1’ of een ‘2’. Deze cijfers staan voor: 1. Hoge prioriteit in verband met een wettelijke verplichting of direct gevaar voor de bedrijfsvoering bij niet uitvoeren 2. Minder hoge prioriteit in verband met verbeteringen in de dienstverlening en efficiënter werken. In onderstaande overzicht is aangegeven welke projecten opgenomen worden in het I-NUP+ programma, welke projecten overgenomen zijn uit het voormalige EGEM programma en welke prioriteit het project heeft. Project 1. BAG-WOZ koppeling 2. BGT 3. BRO 4. NHR 5. Digitaal archiveren 6. Werken op afspraak 7. LV WOZ 8. Processen optimaliseren 9. Klanttevredenheidsonderzoek 10. BRP (GBA+RNI) 11. Informatiebeveiligingsplan 12. BYOD beleid 13. Kadastrale leveringen 14. E-herkenning voor bedrijven 15. Webrichtlijnen

Overgenomen uit EGEM P08 P08

P14

P22

Prioriteit 1 1 1 1 2 2 1 2 2 1 1 2 1 2 2

De projecten zijn onder te verdelen in drie categorieën: 1. Het stelsel van basisregistraties (projecten 1, 2, 3, 4, 7, 10 en 13). 2. Digitaal werken (de projecten 5, 8 en 12). 3. Verbeteren van de (online) dienstverlening (de projecten 6, 9, 14 en 15). Een uitgebreide omschrijving per project is te vinden in bijlage 2.

6

3. Planning In onderstaande planning hebben de geel aangegeven planningsblokken betrekking op het realiseren van een project met prioriteit 1. De groen weergegeven planningsblokken hebben betrekking op een project met prioriteit 2.In overleg met de opdrachtgever kan de planning gedurende de looptijd van het programma aangepast worden, indien nodig en mogelijk. Jaar Kwartaal 1. BAG-WOZ koppeling 2. BGT 3. BRO 4. NHR 5. Digitaal archiveren 6. Werken op afspraak 7. LV WOZ 8. Processen optimaliseren 9. Klanttevredenheidsonderzoek 10. BRP (GBA+RNI) 11. Informatiebeveiligingsplan 12. BYOD beleid 13. Kadastrale leveringen 14. E-herkenning voor bedrijven 15. Webrichtlijnen

2013 1

2

3

4

2014 1

2

3

4

2015 1

2

3

4

2016 1

2

3

4

7

4. Financiën In onderstaande overzicht is aangegeven welk krediet per project nodig is om INUP+ uit te kunnen voeren. De projecten binnen het EGEM programma zijn de afgelopen jaren ruim binnen het beschikbare krediet gerealiseerd. Daarom heeft het I-NUP+ programma geen gevolgen voor de kapitaallasten in de meerjarenbegroting. De definitieve eindafrekening van het EGEM programma wordt in te zijner tijd in een voorstel aangeboden ter besluitvorming. Hieronder wordt aangegeven welke bedragen opgenomen zullen worden in de meerjarenbegroting. Project 1. BAG-WOZ koppeling 2. BGT 3. BRO 4. NHR 5. Digitaal archiveren 6. Werken op afspraak 7. LV WOZ 8. Processen optimaliseren 9. Klanttevredenheidsonderzoek 10. BRP (GBA+RNI) 11. Informatiebeveiligingsplan 12. BYOD beleid 13. Kadastrale leveringen 14. E-herkenning voor bedrijven 15. Webrichtlijnen 16. Onvoorzien Totaal

2013 € 35.000 € 50.000 € €

€

€

2014

€

15.000

€ €

50.000 10.000

€

25.000

2015

2015

20.000

20.000

€ 50.000 10.000 €

15.000

€

55.000

€ 25.000

15.000

€ 150.000

€ 170.000

€ 50.000

€ 25.000

Het totaal krediet dat gevraagd wordt komt op € 395.000,- in de periode 2014 tot en met 2016. Bij het opstellen van de begroting zal jaarlijks aangegeven welke projecten er dat jaar uitgevoerd zullen worden.

5. Risico’s

Binnen dit programmaplan worden risico’s gezien als een mogelijk verstorende factor op het realiseren van vooraf benoemde doelstellingen, binnen de daarvoor gestelde kaders. Een risico wordt uitgedrukt in de kans dat de verstorende factor zich manifesteert en de impact die dit heeft op het resultaat. Er kunnen risico’s benoemd worden per project en voor het programma als geheel. In dit document beperken we ons tot het benoemen van de programmarisico’s. Dit omdat de risico’s van een project pas goed in te schatten zijn op het moment dat het project op het punt staat opgestart te worden. De risico’s per project worden daarom in het projectvoorstel opgenomen. In bijgevoegde matrix zijn de risico’s voor het programma als geheel beschreven. Dit inclusief beheersmaatregelen.

Nr Risico

Kans

Impact

1 Onvoldoende personele capaciteit

Groot

Groot

2 Onvoldoende financiële middelen

Middel

Groot

3 Vertraging in wetgeving

Groot

Klein

4 Ontbreken van draagvlak in de organisatie

Klein

Groot

Onvoldoende ondersteuning gemeente 5 Velsen

Middel

Groot

6 Vertraging door samenwerking met derden

Klein

Middel

7 Vertraging door dienstverlening leveranciers Groot

Middel

Gemeentelijke herindeling of ambtelijke 8 fusie

Groot

Middel

Beheersmaatregelen Tijdig starten met het plannen van de werkzaamheden Prioriteit geven aan de programma werkzaamheden Extern inhuren capaciteit voor uitvoerende werkzaamheden Verschuiven einddatum indien mogelijk Tegenvallers compenseren met meevallers binnen het programma Geen wijzigingen aanbrengen in het beschikbare krediet Projecten in de planning naar achter doorschuiven en andere projecten naar voren halen Betrekken belanghebbenden vanaf de start van het programma Tijdig informeren van opdrachtgever over voortgang en knelpunten Projectmatig werken Organisatiebrede communicatie via intranet en 'uit de afdelingen' Betrekken gemeente Velsen bij het opstellen van de project planning Periodiek bespreken voortgang met contactpersonen van de gemeente Velsen Doorlopen escalatieproces indien nodig Vooraf haalbaarheid van samenwerking met regiogemeenten bepalen Gezamenlijk opstellen van een projectplan Loskoppelen van activiteiten indien nodig en mogelijk Tijdig opdracht verlenen aan leveranciers Tijdig inplannen werkzaamheden Aanpassen planning op basis van opleverdata te ontwikkelen producten Het programmaplan gaat uit van landelijke ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen. Vrijwel iedere gemeente heeft hiermee te maken. Mocht het risico zich manifesteren, dan zal het bekeken worden wat dit betekend voor dit plan. Tot die tijd worden de ontwikkelingen aandachtig gevolgd.

9

Bijlage 1: Verklarende woordenlijst Woord

Verklaring

Backoffice

Afdelingen en medewerkers die ondersteuning bieden aan de dienstverlening, maar zelf geen direct contact met klanten hebben

BAG BAGid Baseline

De Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) is de naam voor twee Nederlandse Basisregistraties, te weten de Basisregistratie Adressen (BRA) en de Basisgebouwenregistratie (BGR) Unieke identificatiecode per object dat opgenomen is in de BAG Een momentopname van een reeks gegevens op een bepaald moment

BGT BRK Levering

Een systematische verzameling van gegevens over personen, instellingen of zaken die uniform en centraal worden bijgehouden. Er wordt van uitgegaan dat de overheid deze "authentieke gegevens" zonder enig verder onderzoek in haar werk kan gebruiken. De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een basisregistratie van de Nederlandse overheid. In de BGT wordt de topografie van heel Nederland op een eenduidige wijze vastgelegd en beschikbaar gesteld voor alle gebruikers. Dagelijkse levering van kadastrale gegevens

BRO

De Basisregistratie Ondergrond (BRO) bevat gegevens over geologische en bodemkundige opbouw, de ondergrondse infrastructuur en gebruiksrechten.

Basisregistratie

Bronhouder BRP BYOD

CMG

De bronhouder is de gegevensleverancier van de basisregistratie. Deze is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van de juiste en actuele gegevens in “zijn” basisregistratie. Basisregistratie Personen is de GBA in combinatie met de RNI Mogelijkheid om op zelf meegebrachte ICT apparatuur te werken binnen het netwerk Civison makelaar (distributie en magazijn) distribueert de gemeentelijke (basis) gegevens naar de aangesloten taak specifieke applicaties Het programma Egem (elektronische gemeenten) heeft als missie het ondersteunen van gemeenten bij het verbeteren van hun dienstverlening en bedrijfsprocessen door effectieve en efficiënte inzet van ICT.

EGEM EGEM-i E-herkenning

GBA

IMGEO 2.0

EGEM-i is de organisatie die gemeenten concrete hulp biedt bij de invoering van de elektronische overheid. Elektronische herkenning is Digid voor bedrijven De Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) registreert ieders administratieve levensloop. Bijvoorbeeld: geboorte, huwelijk, echtscheiding, adreswijziging en overlijden De inhoud van de BGT is vastgelegd in het Informatiemodel IMGEO 2.0. Dit is een datamodel dat aangeeft hoe objecten moeten worden aangeduid en weergegeven.

10

Informatiebeveiligingsplan Plan om informatie te beveiligen tegen diefstal of verlies

I-NUP

Het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) is een onafhankelijke stichting die zich richt op het ondersteunen van organisaties op weg naar excellente prestaties De overheidsbrede implementatieagenda dienstverlening eoverheid, kortweg i-NUP, bestaat uit vier hoofdlijnen:1. Het loket voor burgers, 2. Digitale dienstverlening aan bedrijven, 3. Het Stelsel van Basisregistraties, 4. Implementatieondersteuning voor gemeenten. I-NUP bouwt voort op het NUP

KPI

Kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) zijn variabelen om prestaties van organisaties te analyseren. Het is een managementinstrument

Lean

Manier van werken waarbij alles en iedereen in de organisatie zich richt op het creëren van waarde in alle processen en het elimineren van verspillingen

LV Massale Output

Bij basisregistraties die meerdere (landelijk verspreide) bronhouder(s) of afnemers hebben is vaak sprake van een Landelijke voorziening (LV). In die landelijke voorziening worden alle functie/elementen centraal/landelijk opgeslagen. Maandelijkse levering van kadastrale gegevens

NHR

Het nieuw handelsregister (NHR) is een door de kamer van koophandel gehouden register, waarin rechtspersonen en ondernemingen vermeld staan met hun gegevens

INK

Niet ingezetenen

NUP

PDC RNI

Dit zijn mensen die niet in Nederland wonen, of korter dan 4 maanden, maar wel een relatie met de Nederlandse Overheid hebben Het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en eOverheid (NUP) zorgt voor focus op het verbeteren van de dienstverlening in de e-overheidsagenda. Het NUP bestaat uit een aantal basisvoorzieningen en een aantal voorbeeldprojecten Een Product-Diensten catalogus (PDC) is een applicatie voor het beschrijven en via een website ontsluiten van (groepen van) goederen of diensten Registratie Niet Ingezetenen (RNI) is de basisregistratie met persoonsgegevens van niet-ingezetenen

Webservices

Elektronische infrastructuur gebruikt bij de uitvoering van de taken die bij of krachtens de wet aan gemeenten zijn opgedragen Een Taak Specifieke Applicatie (TSA) is een computerprogramma dat gebruikt wordt voor het vastleggen, bewerken en interpreteren van informatie met een concreet doel TYPO3 is een gratis opensource webcontent managementsysteem voor middelgrote en grote websites Set afspraken waar websites aan moeten voldoen om toegankelijk te zijn voor iedereen Een web service is een methode van communicatie tussen twee applicaties via het internet

WOZ

Wet waardering onroerende zaken (WOZ) regelt de waardering van alle onroerende zaken in Nederland ten behoeve van belastingheffing

Suwinet

TSA's Typo3 Webrichtlijnen

11

Bijlage 2: Omschrijving per project

2.1 BAG-WOZ koppeling Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig

1. BAG-WOZ koppeling Heico van Brakel Bram Verrips Start: oktober 2012 Eind: december 2013 R Ja Corsa nummer q Nee

Aanleiding

q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency R Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering De BAG panden en WOZ deelobjecten zijn op elkaar afgestemd. De WOZ deelobjecten beschikken over een BAGID. De WOZ adressen zijn conform de BAG. De BAG wordt technisch gekoppeld op de CMG. R Gezamenlijk project q Niet van Toepassing q Personele ondersteuning

Resultaten

Mogelijkheden samenwerking met Velsen Mogelijkheden regionale samenwerking Projectomschrijving

q Mogelijk gezamenlijk project

int12.4145

R Niet van Toepassing

Om eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik van BAG gegevens mogelijk te maken moeten de adressen en objecten uit de WOZ gelijk zijn aan die van de BAG. Hiervoor wordt een vergelijking uitgevoerd. Waar de WOZ afwijkt van de BAG wordt de WOZ aangepast. Tenslotte volgt een technische koppeling van de BAG op de CMG, zodat mutaties vanuit de BAG rechtstreeks overgenomen worden in TSA's, waaronder de WOZ. De BAG-WOZ koppeling is randvoorwaardelijk voor de aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ. Deze aansluiting is wel wettelijk verplicht.

Pink Roccade en GOUWIT voor het realiseren van de koppeling Externe inhuur Inzet intern personeel Claudia Snijders, Ronald Rustemeier, Saskia Engelhart Benodigd budget

€ 35.000 Prioriteit

1

12

2.2 Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT)

Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig Aanleiding

Resultaat Mogelijkheden samenwerking met Velsen Mogelijkheden regionale samenwerking Projectomschrijving

2. Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Heico van Brakel Bram Verrips Start: september 2013 Eind: juni 2014 q Ja Corsa nummer R Nee R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: q Verbetering dienstverlening Een uniform topografisch basisbestand met objecten volgens IMGEO 2.0 waar de gemeente bronhouder van is. R Gezamenlijk project q Personele ondersteuning

q Niet van Toepassing

R Mogelijk gezamenlijk project


De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) wordt de gedetailleerde grootschalige basiskaart (digitale kaart) van heel Nederland. Op een eenduidige vlakgerichte manier wordt de ligging van alle fysieke objecten geregistreerd. Voorbeelden zijn gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en (landbouw) terreinen . De gemeente is één van de bronhouders van deze basisregistratie. Binnen het project zullen keuzes gemaakt moeten worden over welke objecten we bij willen houden naast de objecten die wettelijk verplicht zijn.. Daarnaast dient de kaart volledig vlakgericht gemaakt te worden. Ook heeft e.e.a. gevolgen voor de aanleverprocessen van mutaties vanuit de vakafdelingen. De BGT is onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Voor de opbouwfase zal een keuze gemaakt moeten worden welke niet wettelijk verplichte objecten we bij willen gaan houden in de BGT.

Het vlakgericht maken van het kaartmateriaal wordt uitbesteedt. Externe inhuur Inzet intern personeel Nvt Benodigd budget


1

13

2.3 Basisregistratie Ondergrond (BRO)


Resultaat

Mogelijkheden samenwerking met Velsen Mogelijkheden regionale samenwerking

3. Basisregistratie Ondergrond (BRO) Heico van Brakel Bram Verrips Start april 2014 Eind: december 2014 q Ja Corsa nummer R Nee R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: q Verbetering dienstverlening Het raadplegen, terugmelden en aanleveren van informatie met betrekking tot de ondergrond in Uitgeest via webservices van en naar de landelijke voorziening. R Mogelijk gezamenlijk project q Niet van Toepassing q Personele ondersteuning q Mogelijk gezamenlijk project R Niet van Toepassing

De nieuwe wet Basisregistratie Ondergrond (BRO) treedt op 1 januari 2015 in werking. Met deze wet worden in de toekomst alle relevante bodem- en ondergrondgegevens op een centraal punt beheerd en beschikbaar gesteld. Dit is waardevol omdat hergebruik van data dan mogelijk is en dubbel onderzoek worden voorkomen. Gemeenten zijn als bronhouder verplicht de basisregistratie te gebruiken. Het aanleveren van mutaties verloopt via webservices. Deze moeten geïnstalleerd worden. De BRO is onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Mogelijk voor het installeren van de webservices Externe inhuur Inzet intern personeel Medewerkers die verantwoordelijk zijn voor bodemonderzoek € 15.000 Prioriteit Benodigd budget 1 Projectomschrijving

14

2.4. Nieuw Handelsregister (NHR)

Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning

4. Nieuw Handelsregister (NHR) Heico van Brakel Bram Verrips Start: augustus 2013 Eind: juni 2014

Startdocument aanwezig Aanleiding

q Ja Corsa nummer R Nee R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Technische aansluiting op het Handelregister en het inregelen van het binnengemeentelijk gebruiken van de gegevens uit deze basisregistratie. q Gezamenlijk project q Niet van Toepassing R Personele ondersteuning


Externe inhuur Inzet intern personeel Benodigd budget

q Mogelijk gezamenlijk project R Niet van Toepassing

Het Handelsregister is de basisregistratie waarin alle bedrijven en rechtspersonen opgenomen zijn. Mits deze ingeschreven staan bij de KvK. Gemeenten zijn vanaf 1 juli 2014 verplicht deze gegevens te gebruiken in hun werkprocessen. Dit op basis van eenmalig vastleggen en meervoudig gebruik. Het NHR is onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Het project start met het opschonen van de gegevens van niet-natuurlijke personen in TSA's aan de hand van het NHR bestand. Vervolgens kan technisch aangesloten worden op deze basisregistratie. Tenslotte worden gebruikers van de gegevens geïnstrueerd en worden werkafspraken gemaakt. Pink Roccade voor het realiseren van de koppeling Claudia Snijders, Lucia Koehorst, Joke de Jong, Bob Visser € 20.000 Prioriteit

1

15

2.5 Digitaal archiveren (substitutie)



5. Digitaal archiveren (substitutie) Heico van Brakel Bram Verrips Start: augustus 2014 Einde: juli 2015 q Ja Corsa nummer R Nee q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Het archief wordt digitaal gevoerd en is digitaal beschikbaar voor medewerkers. q Gezamenlijk project R Personele ondersteuning




Het papieren archief gaat digitaal gevoerd worden. Dit betekent dat archiefdossiers eenvoudiger te beheren, te vinden en te raadplegen zijn. Ook wordt het eenvoudiger om de kwaliteit en volledigheid van het archief te borgen. Een digitaal archief is randvoorwaardelijk om meer papierloos te werken en zaakgericht te gaan werken in de toekomst. Dit zijn trends die de komende jaren door zullen zetten. Daarnaast is een digitaal archief minder arbiedsintensief om bij te houden. Het digitaliseren van het bestaande papieren archief is geen onderdeel van het project. Voor dit project is het van belang om een gedegen voorstudie te doen naar technische impact en juridische kaders. BCT en mogelijk extern advies Externe inhuur Inzet intern personeel Miranda Faas, Joke de Jong Benodigd budget


2

16

2.6 Werken op afspraak




6. Werken op afspraak Heico van Brakel Bram Verrips Start: januari 2014 Einde: september 2014 q Ja Corsa nummer R Nee q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Klanten kunnen een afspraak maken om de gemeente te bezoeken q Gezamenlijk project R Niet van Toepassing q Personele ondersteuning R Mogelijk gezamenlijk project q Niet van Toepassing

Er wordt een selectie gemaakt van producten en diensten die op afspraak kunnen worden geleverd. Het werken op afspraak zal gefaseerd ingevoerd worden. Er wordt gestart met complexe diensten en producten die vanuit de backoffice geleverd worden. Door op afspraak te werken kunnen medewerkers in de backoffice hun werkzaamheden beter plannen. Daarnaast verbetert de kwaliteit van de dienstverlening, doordat het bezoek van de klant goed voorbereid wordt. Het bezoek duurt daarmee niet langer dan noodzakelijk. De klant is zeker van het juiste en volledige antwoord op de vraag. Eventueel Typo 3 kennis voor het instaleren van de afprakenmodule Rob Stam, Saskia de Groot € 10.000 Prioriteit 2

17

2.7 Landelijke Voorziening WOZ Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig Aanleiding


7. Landelijke Voorziening WOZ Heico van Brakel Bram Verrips Start: augustus 2013 Einde: december 2014 q Ja Corsa nummer R Nee R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Aansluiting op de LV WOZ R Gezamenlijk project q Niet van Toepassing q Personele ondersteuning



De Landelijke Voorziening (LV) WOZ wordt het centrale loket waar de WOZgegevens verkregen kunnen worden van alle gemeenten. De LV WOZ is onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Voor de aansluiting moeten de BAG en de WOZ op elkaar aangesloten zijn. Vervolgens moet de koppeling met de LV gelegd worden. Dit gebeurt eerst in een testomgeving. Na akkoord van de waarderingskamer kan de koppeling in productie genomen worden.

Pink Roccade voor het realiseren van de koppeling Externe inhuur Inzet intern personeel Nvt Benodigd budget


1

18

2.8 Processen optimaliseren Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig Aanleiding

Resultaat

8. Processen optimaliseren Heico van Brakel Bram Verrips Start: januari 2014 Einde: december 2016 q Ja Corsa nummer R Nee q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering Klantgerichte en efficiënte processen, die voldoen aan de noodzakelijke regelgeving, op basis waarvan managementrapportages gemaakt kunnen worden.

Mogelijkheden samenwerking met Velsen Mogelijkheden regionale samenwerking

q Gezamenlijk project q Personele ondersteuning




Projectomschrijving

Op basis van de PDC worden processen benoemd. Per proces wordt beoordeeld of: - Het gericht is op zelfredzame, niet-zelfredzame klanten of beide. - Deze slimmer en klantgerichter (lean) ingericht kunnen worden; - Er regels geschrapt kunnen worden obv 'betere regels, meer service'; - KPI's en servicenormen benoemd kunnen worden; - Welke managementinformatie gegenereerd kan worden; - Hoe de dienstverleningskanalen het beste op elkaar afgestemd kunnen worden. - Welke digitaliseringsstappen binnen het proces nog mogelijk zijn. - Of noodzakelijke achtervang goed geregeld is.


Nvt Ntb € 25.000 Prioriteit

2

19

2.9 Klanttevredenheidsonderzoek Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig Aanleiding


9. Klanttevredenheidsonderzoek Heico van Brakel Bram Verrips Start: augustus 2014 Einde: maart 2015 q Ja Corsa nummer R Nee q Wettelijke verplichting q Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Inzicht in de wensen en verwachtingen van onze klanten ten aanzien van onze dienstverlening. R Gezamenlijk project q Niet van Toepassing q Personele ondersteuning R Mogelijk gezamenlijk project q Niet van Toepassing

Klanttevredenheidsonderzoek is het middel om vooraf en achteraf te controleren of we de juiste dienstverlening bieden. Dit gezien vanuit het perspectief van de klant. Doel van dit project is een plan van aanpak te maken voor het doen van periodiek klanttevredenheidsonderzoek. Dit met betrekking tot al onze kanalen en producten.Vervolgens worden op basis van het plan van aanpak de onderzoeken gepland en uitgevoerd.

Nvt Externe inhuur Inzet intern personeel Rob Stam, Saskia de Groot, Marcel Kuiper, Bob Visser Benodigd budget


2

20

2.10 Basis Registratie Personen (GBA+RNI) Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig Aanleiding

10. Basis Registratie Personen (GBA+RNI) Heico van Brakel Bram Verrips Start: januari 2015 Einde: december 2015 q Ja Corsa nummer R Nee R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering Transitie van de GBA naar de BRP R Gezamenlijk project q Niet van Toepassing q Personele ondersteuning

Resultaat Mogelijkheden samenwerking met Velsen R Mogelijk gezamenlijk q Niet van Toepassing Mogelijkheden project regionale samenwerking Projectomschrijving De BRP draagt bij aan de dienstverlening aan burgers, bedrijven en overheidsorganisaties en maakt deel uit van het stelsel van basisregistraties. De BRP vervangt de huidige gemeentelijke basisadministratie (GBA). De BRP bevat persoonsgegevens over alle ingezetenen van Nederland en over personen die niet in Nederland wonen - of hier slechts kort verblijven - maar die een relatie hebben met de Nederlandse overheid, de 'niet-ingezetenen'. Het doel van de BRP is de kwaliteit van de gegevens en daardoor de dienstverlening te verbeteren. Dit moet leiden tot een efficiënte en betrouwbare manier van invoeren, opslaan, beheren en verstrekken van persoonsgegevens. Binnen het project worden er aanpassingen gemaakt in de GBA en wordt de burgerzakenapplicatie vervangen. Ook veranderen werkprocessen. Bij het ministerie van BZK is aangegeven dat we in oktober 2015 aan zullen sluiten op de BRP Externe inhuur Inzet intern personeel Benodigd budget

Leverancier nieuwe burgerzakenapplicatie Rob Stam, Claudia Snijders € 50.000 Prioriteit

1

21

2.11 Informatiebeveiligingsplan Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig Aanleiding


11. Informatiebeveiligingsplan Heico van Brakel Bram Verrips Start: mei 2013 Einde: december 2013 q Ja Corsa nummer R Nee q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak R Anders, nl: In control zijn q Verbetering Eén informatiebeveiligingsplan inclusief voorstel voor het beheer R Gezamenlijk project q Niet van Toepassing q Personele ondersteuning q Mogelijk gezamenlijk project


Vanuit diverse audits (GBA, BAG, financieel, Suwinet) wordt gevraagd naar de beveiliging van informatie. Op dit moment zijn de audits en daarmee de informatiebeveiliging decentraal belegd bij diverse afdelingen. Door te komen tot één informatiebeveiligingsplan voor de hele gemeente hoeft niet steeds dezelfde vraag beantwoord te worden en wordt voorkomen dat werk dubbel gedaan wordt. Voor een deel zal aangesloten worden op het informatiebeveiligingsplan van de gemeente Velsen. Met name waar het gaat om uitbestede taken als automatisering, belastingen, geografische informatievoorziening en de uitkeringen administratie. Daarnaast zal gebruik gemaakt worden van de baseline informatiebeveiliging gemeenten van de Informatie Beveiligings Dienst (IBD) van KING. Hierin staan de wettelijke kaders voor informatiebeveiliging beschreven. Vervolgens wordt een voorstel gedaan hoe dit plan beheerd kan worden, zodat dit actueel blijft. Nvt Externe inhuur Inzet intern personeel Rob Stam, Saskia de Groot, Dirk Jan Wassenaar, Marieke Neve Benodigd budget


1

22

2.12 Bring Your Own Device beleid Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig Aanleiding


12. Bring Your Own Device beleid Heico van Brakel Bram Verrips Start: augustus Einde: maart 2014 q Ja Corsa nummer R Nee q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak R Anders, nl: Verhogen medewerkerstevredenheid R Verbetering Opstellen van nieuw beleid met betrekking tot het gebruik van mobiele apparaten. R Mogelijk gezamenlijk q Niet van Toepassing q Personele ondersteuning R Mogelijk gezamenlijk project


Het huidige mobiele telefonie beleid voldoet niet aan de wensen en eisen van de gebruikers. Daarnaast is er vanuit de gemeenteraad de vraag gekomen voor papierloos vergaderen met behulp van tablets. Deze ontwikkelingen vragen om het vaststellen van een Bring Your Own Device beleid. Binnen dit beleid wordt vastgelegd hoe omgegaan wordt met de diverse mobiele apparaten met betrekking tot onderhoud, beveiliging, financiële tegemoetkoming, etc. Het uitrollen van dit beleid is geen onderdeel van dit project.

Nvt Externe inhuur Inzet intern personeel Tabeia van Megen, Wim Zoetelief, Saskia de Groot, Dirk Jan Wassenaar Nvt Benodigd budget Prioriteit 2

23

2.13 Basis Registratie Kadaster (BRK) levering Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig Aanleiding

Resultaat Mogelijkheden samenwerking met Velsen

14. Basis Registratie Kadaster (BRK) levering Heico van Brakel Bram Verrips Start: januari 2014 Einde: juni 2014 q Ja Corsa nummer R Nee R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering Dagelijkse levering van kadastrale mutaties. R Gezamenlijk project q Niet van Toepassing q Personele ondersteuning

Mogelijkheden regionale q Mogelijk gezamenlijk project samenwerking


Projectomschrijving

Op dit moment zorgt het product Massale Output (MO) voor de leveringen uit de BRK. De huidige manier van verwerking van de Massale Output is niet geschikt om aangesloten te worden op het stelsel van Basisregistraties.Vernieuwing is van belang, omdat kadastrale informatie een cruciale rol speelt in tal van werkprocessen als WOZ en Wabo. De Massale Output wordt vervangen door het product BRK Levering. De BRK Levering komt vanaf medio 2013 beschikbaar. De huidige MO wordt uitgefaseerd per 1 juli 2014.Om gebruik te kunnen maken van BRK Levering zijn aanpassingen in de software van afnemers noodzakelijk


Mogelijk leverancier voor aanpassing software Nvt € 15.000 Prioriteit

1

24

2.14 E-herkenning voor bedrijven Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig Aanleiding



13. E-herkenning voor bedrijven Heico van Brakel Saskia de Groot Start: april 2016 Einde: december 2016 q Ja Corsa nummer R Nee R Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency q Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening q Gezamenlijk project R Personele ondersteuning




Bedrijven verwachten tegenwoordig dat ze overheidsdiensten, zoals het aanvragen van een vergunning of subsidie of het indienen van een bezwaarschrift, digitaal kunnen afnemen. Zoals burgers zich identificeren met DigiD, zo kunnen zakelijke afnemers zich identificeren met eHerkenning. Voordeel hiervan is dat basisgegevens vooringevuld aangeboden kunnen worden, waardoor de regeldruk voor bedrijven afneemt. Voorwaarde om te beginnen met e-herkenning is de gemeentelijke aansluiting op het NHR. Leverancier voor de levering en installatie van de E-herkenningsmakelaar Saskia de Groot € 25.000 Prioriteit 2

25

2.15 Webrichtlijnen Projectnaam Opdrachtgever Projectleider Planning Startdocument aanwezig Aanleiding

Resultaat

15. Webrichtlijnen Heico van Brakel Saskia de Groot Start: september 2012 Einde: december 2015 q Ja Corsa nummer R Nee q Wettelijke verplichting R Verbeteren efficiency R Bestuurlijke afspraak q Anders, nl: R Verbetering dienstverlening Voldoen aan de webrichtilijnen, of uitleggen waarom op punten wordt afgeweken. q Gezamenlijk project R Niet van Toepassing q Personele ondersteuning

Mogelijkheden samenwerking met Velsen R Mogelijk gezamenlijk project q Niet van Toepassing Mogelijkheden regionale samenwerking Projectomschrijving Webrichtlijnen zijn een set van eisen waar alle overheidswebsites aan moeten voldoen. Zo zorgen we voor kwalitatief goede websites. Want informatie op websites moet toegankelijk zijn voor iedereen, ook voor mensen met functiebeperkingen, gebruikers van mobiele telefoons en voor alle mogelijke browsers. Externe inhuur Inzet intern personeel Benodigd budget

Mogelijk leveranciers voor aanpassingen aan de website Saskia de Groot € 25.000 Prioriteit

2

26

Programmaplan I-NUP+ Herijking EGEM. Datum 31 juli 2013 Auteur Bram Verrips

Recommend Documents