Productencatalogus 2014 Pluspakket
1
Inhoud Advies en beleid HR:
Personele vraagstukken
p.2
Huisvesting:
(nieuw)bouwproject
p.3
Strategie & beleid:
Beleidsadvisering
p.5
Financiële advisering projecten
p.6
Klant(tevredenheids)onderzoek
p.8
Projectmanagement
p.10
Algemene zaken
Bevoorrading vestigingen extra
p.11
Bibliobussen
p.12
Collectiebeheer en -verwerking
Titelbeheer centrale catalogus - invoer losse titels
p.14
Routecollectie GLB
p.15
Communicatie
Digitale nieuwsbrief voor bibliotheken verzenden
p.16
Marketingacties op maat
p.17
Teksten, tekstbewerking en presentaties
p.18
Vormgeving en DTP
p.19
Digitale Bibliotheek
Selfservice
p.20
Webontwikkeling met G!DS-informatie
p.21
Financiën
Beleidsgestuurde contractfinanciering (BCF)
p.22
Financiële projectverantwoording
p.23
Maatwerk Management Informatie
p.25
Urenregistratie
p.27
iPads
p.28
Projecten
p.29
ICT
Leespromotie
Educatieve dienstverlening en onderwijs
p.30
Secretariaat
Aanvullende secretariële ondersteuning
p.32
2
ADVIES EN BELEID; HR
PLUS
HRM-ADVIES M.B.T. PERSON ELE VRAAGSTUKKEN (CO MPLEX) DOELGROEP Bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers DOEL Het ondersteunen van het management bij ontwikkelingsvraagstukken m.b.t. personeel en/of organisatieonderdeel. OMSCHRIJVING Advisering op verzoek m.b.t. complexere (meer dan 4 uur tijdsbesteding) personeels- en organisatievraagstukken, bijvoorbeeld: HR-gesprekscyclus leer- en opleidingsvraagstukken lokale personeelsplannen, bijvoorbeeld in samenspraak met de manager opstellen of diepgaand adviseren, aan de hand van strategische personeelsplanning-instrumenten complexe teamvraagstukken (bijvoorbeeld vanuit het Koersmodel teamtrainingen begeleiden) complexe individuele vraagstukken (bijvoorbeeld begeleiden ontwikkeltrajecten, verbetertrajecten, loopbaantrajecten, individuele ondersteunende coaching LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER In onderling overleg vast te stellen, voorzien van een realistische tijdsplanning. Dienstverlening geschiedt veelal in meeruren. Afstemming over het tijdpad is noodzakelijk. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER Opdrachtgeversrol oppakken (offerte vragen, additionele kosten begroten). BIJZONDERHEDEN Dit product is in ontwikkeling. Kleinere adviesvraagstukken vallen onder het HRM advies (kleinschalig) basispakket of strategisch HRM-advies. CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088-0128002
3
ADVIES EN BELEID ; HUISVESTING
PLUS
(NIEUW)BOUWPROJECT DOELGROEP Bibliotheekmanagers. DOEL Projectleiding op het vlak van nieuwbouw, verbouw en multifunctionele ontwikkelingen. OMSCHRIJVING De dienstverlening omvat de volgende onderdelen: - communicatie met bestuur bibliotheek. - opstellen programma van eisen. - maken van (deel)begrotingen. - budgetbewaking (administratie en rapportage FA van Biblionet) op basis van het bestuursmandaat. - tekenen opdrachtbevestigingen naar aannemers en leveranciers. - contact leveranciers (wordt per keer bekeken wie wat doet). - 1e contactpersoon voor architect. - advisering t.a.v. maken van keuzes bij herinrichting en retail. - contactpersoon voor leveranciers. - maken van opdrachtbevestigingen naar aannemers en leveranciers. - bijhouden bouwmap op secretariaat (alle originele stukken worden opgeborgen in het archief op het secretariaat). - begeleiden van een eventuele startbijeenkomst voor alle medewerkers. - bouwvergaderingen. - oplevering. LEVERINGSGARANTIES - bewaking van de provinciale ‘standaard’/huisstijl handboek en handboek gebouwen DNB. - op basis van separate afspraken, afhankelijk van het project. Oplevering binnen gemandateerd budget. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER De bibliotheekmanager zorgt voor een mandaat van het bestuur opdat de adviseur tekeningsbevoegd is. BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE
4
Bibliotheekadviseur: 088‐0128135 EINDVERANTWOORDELIJK Directeur Biblionet: 088‐0128136
5
ADVIES EN BELEID; STRATEGIE EN BELEI D
PLUS
BELEIDSADVISERING (MAATWERK) DOELGROEP Bibliotheekmanagers. DOEL Beleidsmatige ondersteuning bij bibliotheekinhoudelijke kwesties. OMSCHRIJVING Voor bibliotheekinhoudelijke adviezen kan een beroep worden gedaan op de beleidsmedewerker. Zijn taak is het adviesvraag helder te krijgen en vervolgens te bepalen waar deze vraag binnen de organisatie thuis hoort. Naast zijn (eventueel) eigen aandeel heeft hij de taak van spelverdeler en procesbewaker. Bij afdelingsoverschrijdende adviesvragen en voor het maatwerkadvies betrekt de beleidsmedewerker de benodige deskundigen uit de organisatie erbij. Voorbeelden: maken van een beleidsplan; advisering inzake Brede School-ontwikkelingen, enz. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - De beleidsmedewerker komt een termijn en datum overeen met de desbetreffende manager voor de oplevering van het advies. - De beleidsmedewerker checkt na oplevering of het aan de vooraf afgesproken verwachtingen voldoet. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER De bibliotheekmanager omschrijft zo duidelijk mogelijk de opdracht inclusief de verwachte resultaten. BIJZONDERHEDEN Een adviesvraag die voor alle bibliotheken geldt, is een basisproduct. Een adviesvraag die op één bibliotheek van toepassing is, is een plusproduct. Voorbeeld: schrijven van beleid voor ouderen > basisproduct; het schrijven van een beleidsplan voor een bibliotheek > plusproduct. CONTACTINFORMATIE Beleidsmedewerker: 088-0128059 EINDVERANTWOORDELIJK Directeur Bibliotheken: 088-0128137
6
FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE
PLUS
FINANCIËLE ADVISERIN G PROJECTEN DOELGROEP Management van Biblionet Drenthe. DOEL Het i.s.m. manager inrichten en opstellen van de financiële verantwoording van projecten die met aparte subsidies gefinancierd worden. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - verantwoording uren, uitgaven en inkomsten op projectbasis. - tussentijdse rapportage projectuitgaven op kwartaalbasis. - eindverantwoording financieel projectresultaat. - gevraagd en ongevraagd leveren van financieel en fiscaal advies. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Conform subsidiebeschikking subsidieverstrekker. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER Aanlevering input (o.a. uren verantwoord op project) uiterlijk 2 weken na afloop kwartaal. Bi de besteding van de projectsubsidie dient rekening gehouden te worden met de kostenpost ‘administratieve lasten’ ter financiering van de financiële projectverantwoording. Boeken die t.l.v. het projectbudget dienen te komen moeten via de NBD worden besteld middels een aparte code. BIJZONDERHEDEN Bovenstaande betreft de planning- en controlcyclus betreffende projectsubsidies voor projecten van bibliotheken en/of Biblionet Drenthe. Voor een sluitende urenverantwoording op projecten adviseert financiën Timewriter in te richten en te gebruiken. PRIJS Voor projecten zonder accountantsverklaring: 5% van de projectsubsidie. Voor projecten met accountantsverklaring: op offerte basis. CONTACTINFORMATIE Financieel medewerker eigen bedrijfsonderdeel.
7
EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002
8
COMMUNICATIE
PLUS
KLANT(TEVREDENHEIDS)ONDERZOEK (KTO) DOELGROEP Bibliotheken. DOEL De dienstverlening van de bibliotheek is optimaal afgestemd op de wensen van de klant. OMSCHRIJVING Middels onderzoek krijgt de bibliotheek een representatief beeld van klantgedrag en mate van klanttevredenheid m.b.t. collectie, dienstverlening, huisvesting, personeel etc. Het KTO is van belang in het kader van de INK-cyclus en certificering. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de basisbibliotheken. De termijnen en wijze waarop het onderzoek plaatsvindt zijn mede afhankelijk van de eisen m.b.t. certificering. Van belang is dat de bibliotheek regelmatig een representatief beeld krijgt van klantgedrag en de mate van klanttevredenheid en dat de bibliotheekorganisatie er ook daadwerkelijk iets mee kan doen. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Biblionet plant elk najaar i.o.m. de bibliotheekmanagers en –directeuren de uit te voeren onderzoeken voor het daaropvolgende kalenderjaar. - Uitgebreide onderzoeken worden uitbesteed aan Cubiss. Coördinatie, aanleveren klantgegevens, afspraken omtrent de rapportage en bestudering van de resultaat in het kader van kwaliteitszorg gebeurt door Biblionet. - Eindrapportage binnen 6 weken na aanvang van het onderzoek. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER - het is de verantwoordelijkheid van de bibliotheekmanager / -directeur dat de onderzoeksspreiding ‘certificeringsproof’ is. - uitvoering van evt. verbeterplannen op basis van de onderzoeksresultaten is de verantwoordelijkheid van de bibliotheekmanager/-directeur. BIJZONDERHEDEN - De prijs, zijnde de kosten van het onderzoek door Cubiss vermeerderd met de kosten van Biblionet, wordt jaarlijks vastgesteld op basis van het aantal deelnemende bibliotheekvestigingen. - Kleinschalig onderzoek kan door Biblionet –in overleg - m.b.v. NetQ worden uitgevoerd. CONTACTINFORMATIE
9
Beleidsmedewerker: 088-0128059 EINDVERANTWOORDELIJK Beleidsmedewerker: 088-0128059
10
ADVIES EN BELEID ; STRATEGIE EN BELEID
PLUS
PROJECTMANAGEMENT DOELGROEP Bibliotheekmanagers. DOEL In opdracht van bibliotheekmanagers of bibliotheekdirecties uitvoeren van het projectmanagement voor een specifiek project. OMSCHRIJVING De Digitale Bibliotheek Drenthe werkt deels projectmatig voor de uitvoering van haar taken en de realisatie van haar resultaten. Kennis en kunde op het gebied van projectmanagement kunnen ingezet worden bij projecten, waarvoor bibliotheken de projectopdracht verstrekken. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER De oplevering van het projectresultaat vindt plaats op basis van het door de opdrachtgever vastgestelde projectplan. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053
11
ALGEMENE ZAKEN/BEVOO RRADING
PLUS
BEVOORRADING VESTIGI NGEN EXTRA DOELGROEP Medewerkers bibliotheken. DOEL Efficiënte levering van bibliotheekbenodigdheden en media vanuit het verdeelcentrum in het gebouw van Biblionet Drenthe. OMSCHRIJVING Extra bevoorrading van bibliotheekvestigingen. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - de honorering van extra bevoorrading is afhankelijk van de beschikbare routecapaciteit. - op basis van een vast werkrooster. Zie informatie op intranet. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER BIJZONDERHEDEN Het is ook mogelijk een extra bevoorrading van alleen het leenverkeer af te nemen. CONTACTINFORMATIE Algemene informatie: 088‐0128092 Bevobus: 06-22544013 EINDVERANTWOORDELIJK Directeur Biblionet: 088‐0128136
12
BIBLIOBUSSEN
PLUS
BIBLIOBUSSEN DOELGROEP Bibliotheekmanagers. DOEL De verzorging van standaardbibliotheekwerk (analoog aan die van vaste vestigingen) in de vorm van mobiele dienstverlening. Aanvullend: extra diensten. OMSCHRIJVING
Halteplaatsen worden volgens een wekelijks rooster bezocht. Per gemeente wordt het aantal halteplaatsen en de duur van de statijd overeengekomen. Standaardbezetting van een bus is: chauffeur + bibliothecaris
Het transport van materialen en collecties van de schoolbibliotheekdienst van en naar busscholen
Leesbevorderingsactiviteiten voor busscholen (Speurneuzenspel, klassen-bezoeken, landelijke activiteiten als bijv. de Kinderjury)
Advies en ondersteuning
LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER
De minimale statijd is een kwartier bi een wekelijkse route, een half uur bij een tweewekelijkse route
Het maken van roosters, up-to-date houden ervan en bekend maken van roosterwijzigingen, sluitingsdagen, enz.
Maandelijkse rapportage uitlening per halteplaats per gemeente
Op verzoek specifieke rapportages
Jaarlijkse rapportage gemiddeld gebruik per halteplaats
Jaarlijks advies omtrent aanpassing statijden aan het gebruik over het afgelopen jaar.
VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER BIJZONDERHEDEN
In de zomer- en de kerstvakantie wordt om de week gereden
Bibliotheken geven wijzigingen m.b.t. halteplaatsen tenminste één jaar voorafgaand aan het nieuwe schooljaar door aan het hoofd AZ, middels een formulier waarin de procedure hiervoor is vastgelegd.
Dit formulier is opgenomen in het Handboek Procedures (te vinden op Intranet).
13
PRIJS Per sta-uur: component materieel: € 2.841,- per jaar component personeel: 2010: € 3.924,- per jaar. CONTACTINFORMATIE Voor meer informatie: 088‐0128092 EINDVERANTWOORDELIJK Directeur Biblionet: 088-0128136
14
COLLECTIEBEHEER EN –VERWERKING; COLLECTIEBEHEER
PLUS
TITELBEHEER CENTRALE CATALOGUS - INVOER LOSSE TITELS DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het invoeren van losse titels, d.w.z. titels die niet deel uitmaken van het reguliere NBD-aanbod. OMSCHRIJVING Bibliotheken verkrijgen (uit schenkingen, erfenissen) en/of kopen materialen die zij graag opgenomen zien in catalogus. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Voor de beschrijving en verwerking van een grote partij boeken wordt met de desbetreffende bibliotheek een termijn overeengekomen. - Materialen worden vervolgens uitleenklaar gemaakt. Eenvoudige verwerking omvat boekhoek, rugetiket, label en RFID; uitgebreide verwerking omvat ook plastificeren (wat uitbesteed wordt). VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER De materialen die in aanmerking komen voor opname worden door de afnemer beschikbaar gesteld. BIJZONDERHEDEN Voor titels die zich niet in Bicat bevinden wordt een tarief gehanteerd. CONTACTINFORMATIE Voor meer informatie: 088‐0128036 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088-0128053
15
COLLECTIEBEHEER EN -VERWERKING
PLUS
ROUTECOLLECTIE GROOTLETTERBOEKEN ( GLB) DOELGROEP Bibliotheken DOEL Aanvulling op de lokale collecties door levering van permanent wisselende grootletterboeken (GLB). OMSCHRIJVING Er zijn twee soorten GLB-collecties: 1. familie-, streek-, liefdes- en historische romans en 2. literaire boeken en detective- en avonturenromans. Bibliotheken geven aan hoeveel boeken ze wensen te ontvangen. I.t.t. de vroegere wisselcollectie ontvangt de bibliotheek niet een collectie in zijn geheel, maar ontvangt de bibliotheek verspreid over het jaar exemplaren uit de collectie. Een titel blijft een half jaar in het bezit van een vestiging. Wisseling vindt plaats o.b.v. een vastgesteld roulatieschema en a.d.h.v. kastlijsten. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER -
Elke zes maanden wisselt een exemplaar van vestiging. In april ontvangen afnemers een attendering m.b.t. de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen in de omvang van de gehuurde collecties.
VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER -
Bibliotheken dienen minimaal eens per week de controlelijst uit te draaien en de boeken van deze lijst op transport zetten naar een volgende vestiging in de route. In april kunnen mutaties in de omvang van de te huren collecties worden doorgegeven voor het daarop volgende kalenderjaar.
BIJZONDERHEDEN -
De collectieomvang heeft in 2013 de gewenste omvang bereikt. De levering van GLBcollecties aan zorgcentra is gestopt. De (eventuele) dienstverlening aan zorgcentra is de verantwoordelijkheid van de bibliotheekmanagers.
CONTACTINFORMATIE Voor meer informatie: 088-0128101 EINDVERANTWOORDELIJK
Directeur Biblionet: 088-0128136
16
COMMUNICATIE
PLUS
DIGITALE NIEUWSBRIEF VOOR B IBLIOTHEKEN VERZENDEN DOELGROEP Pr-medewerkers en bibliotheekmanagers. DOEL Bibliotheken ontzorgen door de (tijdrovende) verzending van de digitale nieuwsbrief uit te voeren. OMSCHRIJVING -
Opmaken en redigeren van de tekst in de nieuwsbrief
-
Selectie maken van mailadressen uit Bicat (Fer) en importeren in ACY-mailing
-
Verzending volgens standaardsjabloon
LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER -
Aflevering conform offerte.
-
Vormgeving in de landelijke huisstijl.
VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER De bibliotheek levert zelf de tekst (tot max. 200 woorden) en illustratie(s) aan. BIJZONDERHEDEN De prijs is gebaseerd op de benodigde tijd voor het standaardsjabloon (ca. 2 uur) en het geldende uurtarief. Een bibliothek met OvD betaalt € 98,-, een bibliotheek zonder OvD € 108,Bij langere teksten, een eigen sjabloonontwerp of andere uitzonderingen vindt uitvoering op offertebasis plaats. CONTACTINFORMATIE Medewerker redactie en webbeheer: 088-0128027 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Communicatie & Secretariaat: 088‐0128139
17
COMMUNICATIE
PLUS
MARKETINGACTIES OP M AAT DOELGROEP Pr-medewerkers en bibliotheekmanagers. DOEL Afleveren van een marketingactie op maat. OMSCHRIJVING Uitvoering van de actie, bestaande uit onder meer conceptontwikkeling, copywriting, contacten met leveranciers etc. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Aflevering conform offerte. - Vormgeving in de landelijke huisstijl. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER -
de afnemer is verantwoordelijk voor de aanlevering van en de controle op de juistheid van de content de afnemer is op de hoogte van doorlooptijden van de productie en is daardoor mede verantwoordelijk voor het behalen van deadlines
CONTACTINFORMATIE MarCom-team: 088‐0128026 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Communicatie & Secretariaat: 088‐0128139
18
COMMUNICATIE
PLUS
TEKSTEN, REDACTIE EN PRESENTATIES DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Ondersteuning bij het maken van teksten en/of presentaties op maat. OMSCHRIJVING De communicatieve uitingen zijn conform de afspraken met de klant en hebben betrekking op: -
(digitale) Nieuwsbrief lokaal.
-
Schrijven of redigeren van teksten voor o.a. jaarverslagen, persberichten, brieven, flyers, advertenties etc.
-
Maken van digitale presentaties (powerpoint etc.).
LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER -
Aflevering conform offerte.
-
Toepassing landelijke huisstijl.
VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER -
de afnemer is verantwoordelijk voor de aanlevering van en de controle op de juistheid van de content. de afnemer is op de hoogte van doorlooptijden van de productie en is daardoor mede verantwoordelijk voor het behalen van deadlines.
BIJZONDERHEDEN Prijs op basis van offerte. CONTACTINFORMATIE Voor meer informatie: 088-0128027 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Communicatie & Secretariaat 088 0128139
19
COMMUNICATIE
PLUS
VORMGEVING EN DTP DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Drukwerk, digitale nieuwsbrieven en websites zijn vormgegeven conform de landelijke huisstijl OMSCHRIJVING Het bieden van maatwerk op het gebied van vormgeving van drukwerk en andere promotionele uitingen in de landelijke huisstijl. Als basis dient het landelijke Handboek Huisstijl Bibliotheken. Daarnaast is het ook mogelijk maatwerk te verzorgen in de huisstijl van een externe opdrachtgever of samenwerkingspartner. Te denken valt aan: affiches en flyers, folders, visitekaartjes; jaarstukken; brochures; (digitale) nieuwsbrieven; bewegwijzering in bibliotheken; onderdelen van websites zoals persoonlijke pagina’s, banners e.d. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDR ACHTNEMER -
Drukwerk: Via intranet is het drukwerk te bestellen. De leveringsgaranties zijn afhankelijk van het soort drukwerk en staan vermeld op het formulier of volgens afspraak met de opdrachtgever.
-
Conform offerte.
VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Drukwerk: Bestelling drukwerk via opdrachtformulier op intranet. Voor meer gespecialiseerde opdrachten graag contact opnemen met de orderbegeleider. - De manager/directie is verantwoordelijk voor de opdracht. - Eindcontrole. - De afnemer is verplicht de voorgeschreven huisstijl toe te passen. CONTACTINFORMATIE Orderbegeleider: 088‐0128030 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002
20
DIGITALE BIBLIOTHEEK
PLUS
SELFSERVICE DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Projectleiding van de implementatie van selfservice. OMSCHRIJVING Bibliotheken geven de opdracht om de voorgenomen plannen voor selfservice uit te voeren. De dienstverlening bestaat uit: -
Opstellen projectplan. In het projectplan worden alle facetten van het project beschreven. Alle voorbereidende activiteiten (o.a. programma van eisen, offertes, planning) worden met de opdrachtgever besproken en vastgelegd in het projectplan.
-
Uitvoeren van het projectplan.
LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Leveringsgaranties en andere specificaties worden in het projectplan beschreven. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE Manager Digitale Bibliotheek: 088‐0128053 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek: 088‐0128053
21
DIGITALE BIBLIOTHEEK
PLUS
WEBONTWIKKELING DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het ontwerpen, bouwen en beheren van diverse sites in opdracht van bibliotheken en/of derden. OMSCHRIJVING Biblionet verzorgt het ontwerpen en bouwen van websites. De focus ligt hierbij op sites voor aan bibliotheken inhoudelijk verwante organisatie. Denk aan musea, laaggeletterdheidsprojecten, erfgoed, enz. Eventueel kan een site gebruik maken van G!ds. G!ds is een landelijke database, waarin een bibliotheek (of elke andere instelling) lokale informatie kan vestleggen. De database ondersteunt lokale websites, die de G!DS-informatie ontsluit. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Conform de afspraken zoals vastgelegd in het contract. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van de benodigde content en de juistheid hiervan. BIJZONDERHEDEN In verband met het securitybeleid van Biblionet Drenthe wordt in het contract vastgelegd dat het beheer van de sites –incl. updates en upgrades van het content management systeem (CMS)- bij Biblionet plaatsvindt. CONTACTINFORMATIE Projectmanager internetontwikkeling: 088‐0128060 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek: 088‐0128053
22
FINANCIËN
PLUS
BELEIDSGESTUURDE CONTRACTFINANCIERING (B CF) DOELGROEP Bibliotheekmanagers. DOEL Het ondersteunen bij de totstandkoming van beleidsgestuurde contract financiering (BCF) in de gemeente. OMSCHRIJVING I.s.m. de bibliotheekmanager vorm en inhoud geven aan BCF-cyclus met de gemeente, door financiële en besturingskennis in te brengen in de gesprekken met de gemeente, door een offerte op te stellen en realisatie te monitoren. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Conform in overleg opgestelde doelstellingen en tijdslijnen. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER Actieve betrokkenheid van de bibliotheekmanager is noodzakelijk. BIJZONDERHEDEN Het betreft maatwerk dat mede bepaald wordt door wensen van de desbetreffende gemeente. CONTACTINFORMATIE Manager Financiën en P&O: 088‐0128002 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002
23
FINANCIËN
PLUS
FINANCIËLE PROJECTVE RANTWOORDING DOELGROEP Management van Biblionet Drenthe. DOEL Het i.s.m. de manager inrichten en opstellen van de financiële verantwoording van projecten die met aparte (project) subsidies gefinancierd worden. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - ondersteuning bij administratieve inrichting project, voorafgaand aan het project. - verantwoording uren, uitgaven en inkomsten op projectbasis. - tussentijdse rapportage projectuitgaven op kwartaalbasis. - eindverantwoording financieel projectresultaat. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Conform subsidiebeschikking subsidieverstrekker. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER Aanlevering input (o.a. uren verantwoord op project) uiterlijk 2 weken na afloop kwartaal (zie ook richtlijnen ‘registratie projecturen 2011’ onder FIN op het intranet). In de projectbegroting dient rekening gehouden te worden met de kostenpost ‘administratieve lasten’ ter financiering van de financiële projectverantwoording. Media-uitgaven die t.l.v. het projectbudget dienen te komen, moeten via de NBD worden besteld middels een aparte projectcode. BIJZONDERHEDEN Bovenstaande betreft de projectsubsidies via de digitale bibliotheek Drenthe, lokale bibliotheken en/of Leespromotie & Communicatie. Voor een sluitende urenverantwoording op projecten adviseert Financiën het programma Timewriter (zie pluspakket FIN) in te richten en te gebruiken. CONTACTINFORMATIE Financieel medewerker eigen bedrijfsonderdeel. EINDVERANTWOORDELIJK
24
Manager Financiën en P&O: 088‐0128002
25
FINANCIËN
PLUS
MAATWERK MANAGEMENTI NFORMATIE DOELGROEP Management van Biblionet Drenthe, Marketingmanager, projectmanagers en RvB. DOEL Aanleveren van management informatie uit BicatWise op verzoek van klant die niet in de standaard kwartaalrapportages is opgenomen. OMSCHRIJVING De dienstverlening kan bestaan uit: - ondersteuning bij vraagformulering. - opleveren rapportage en handleiding (eenmalig of periodiek). - analyse van de informatie (vergelijkingen in tijd, met andere vestigingen etc.). LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Conform afgestemde vraag en offerte. Indien betrokkenheid HKA noodzakelijk is kan er helaas op voorhand geen garantie worden verstrekt over de leveringstermijn. Schriftelijke toelichting voldoet aan de volgende eisen: - definities kolommen en regels worden toegelicht. - totaaltellingen worden gecontroleerd (vierkantstelling). - opvallende punten worden belicht. - “zwakke punten“ in het rapport worden toegelicht. - de mate van detail is afgestemd op de klant (RvB krijgt meer geaggregeerde informatie dan vestigingsleider). VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER De vraag dient minimaal 5 tot 30 werkdagen voor gewenste opleverdatum aangeleverd, e.e.a. afhankelijk van de complexiteit van de rapportage. In de vraag moet duidelijk zijn omschreven: - in welke context het verzoek wordt gedaan (achterliggende reden wordt duidelijk). - welke de gewenste selectiecriteria zijn; ze moeten worden benoemd (gestructureerde opdrachtverstrekking). CONTACTINFORMATIE Coördinator managementinformatie: 088‐0128016
26
EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002
27
FINANCIËN
PLUS
URENREGISTRATIE DOELGROEP Management van Biblionet Drenthe. DOEL Het inrichten en beheren van een urenregistratiesysteem (Timewriter) zodat de tijdsbesteding per product/project zichtbaar wordt. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - inrichten Timewriter conform standaard inrichting Biblionet Drenthe. - communicatie/uitleg verzorgen voor medewerkers/manager. - beheren Timewriter. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Inrichting binnen 3 maanden na aanvraag, antwoord op vragen m.b.t. beheer binnen 4 werkdagen. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER De manager is verantwoordelijk voor sturing op uren en het vervaardigen van urenrapportages. BIJZONDERHEDEN Technische haalbaarheid is mede afhankelijk van ICT netwerk specificaties. CONTACTINFORMATIE Financieel medewerker: 088‐0128005 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002
28
ICT
PLUS
I-PAD DOELGROEP -
RvB-leden, bibliotheekmanagers, enkele medewerkers van de afdeling ICT en de projectmedewerkers van de afdeling Digitale Bibliotheek Drenthe. RvB, bibliotheekmanagers en –directeuren bepalen wie over een iPad kan beschikken.
DOEL -
-
Een iPad wordt door Biblionet Drenthe verstrekt aan medewerkers die uit hoofde van hun functie op meerdere plekken hun functie uitoefenen en/of veel afwezig zijn en die als gevolg daarvan dienen te beschikken over een actuele agenda en emailvoorziening. Een iPad wordt gebruikt voor plaatsonafhankelijke bibliothecaire dienstverlening (bijv. Boekenbuddy)
OMSCHRIJVING De afdeling ICT regelt voor wie daarvoor in aanmerking komt een iPad 3 (Wifi 32 Gb(=3/4G), de installatie en de koppeling aan de mailbox en eventueel een data-abonnement. De iPad is eerst en vooral voor zakelijk gebruik. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER -
Levering conform de ICT-servicecatalogus Eerste-lijns storingen kunnen gemeld worden bij de Servicedesk ICT – onderdeel basispakket Tweede-lijns storingen kunnen gemeld worden bij de Servicedesk ICT – onderdeel pluspakket
VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER -
De gebruiker dient de Gebruikersovereenkomst tablets te tekenen Overige regels zijn vastgelegd in de Regeling beschikbaarstelling communicatie aanvulling tablets Medewerkers die een iPad hebben, verplichten zich tot het gebruik van de centrale agenda.
BIJZONDERHEDEN De aanschaf van een iPad dient te worden goedgekeurd door het verantwoordelijk RvB-lid, bibliotheekmanager of -directeur. CONTACTINFORMATIE Medewerker ICT: 088‐0128046 EINDVERANTWOORDELIJK Manager ICT: 088-0128042
29
ICT
PLUS
PROJECTEN DOELGROEP Opdrachtgevers en medewerkers (gebruikers) van de ICT-systemen van Biblionet Drenthe. DOEL Maatwerk advies en projectuitvoering. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Advies met betrekking tot ICT. - Projectleiding van ICT-gerelateerde projecten. - Projectuitvoering van ICT-gerelateerde projecten. - Leveren van hardware en software op offertebasis. - Implementeren software infrastructuur. LEVERINGSGARANTIES Per project worden afspraken gemaakt. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER Tijdige aanmelding van projecten (1 maand van tevoren voor kleine projecten, 3 maanden van tevoren voor grote projecten). CONTACTINFORMATIE Aanmelden projecten via de Servicedesk ICT. Aanspreekpunt tijdens het project is de voor het project aangewezen projectleider. EINDVERANTWOORDELIJK Manager ICT: 088-0128042
30
LEESPROMOTIE
PLUS
EDUCATIEVE DIENSTVERLENING EN ONDERWIJS DOELGROEP Bibliotheken, onderwijs, voorschoolse instellingen. DOEL Het bieden van optimale ondersteuning aan bibliotheken, voorschoolse instellingen en onderwijs om van kinderen mondige informatiegebruikers en gretige lezers te maken. OMSCHRIJVING De Educatieve Dienst ondersteunt en adviseert voorschoolse instellingen, onderwijs en bibliotheken projectmatig op het gebied van: -
De bibliotheek op school
-
Boekstart
-
SchoolWise
-
Mediawijsheid (advies, voorlichting, scholing)
-
Leesbevordering (advies, voorlichting, scholing)
-
Implementatie nieuwe programma’s en (onderwijs)concepten
LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER -
Een adviesvraag die op één bibliotheek van toepassing is en meer dan 4 uur per vraag kost, is een plusproduct.
-
De diensten en producten worden gebundeld in een jaarlijks verschijnende Doorgaande Leeslijn op basis van separate afspraken.
-
De Doorgaande Leeslijn nieuwe schooljaar is uiterlijk klaar in mei.
-
De dienstverlening aan het onderwijs gebeurt rechtstreeks zonder tussenkomst van de bibliotheek. De bibliotheek wordt altijd over de contacten geïnformeerd.
VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER -
Onderwijs: Licentie SchoolWise + afnemen projectcollecties is verbonden aan lidmaatschap Educatieve Dienst.
-
Adviesaanvraag: de afnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van het advies.
BIJZONDERHEDEN Prijs: Scholen zijn lid van de Educatieve Dienst (€ 80,- schooljaar 2013 - 2014, prijsstelling is gekoppeld aan het schooljaar). Licentie SchoolWise + lidmaatschap Educatieve Dienst (€ 180,- schooljaar 2013-2014, prijsstelling is gekoppeld aan het schooljaar). Overige diensten op basis van offerte.
31
CONTACTINFORMATIE Voorschools: 088 012 8020 / 06 39696249 Primair onderwijs: 088‐0128022 / 06 28802550 Voortgezet onderwijs: 088‐0128029 / 06 12958891 EINDVERANTWOORDELIJK Afdelingscoördinator: 088‐0128022 / 06 28802550
32
SECRETARIAAT
PLUS
AANVULLENDE SECRETARIËLE ONDERSTEUNING DOELGROEP Bibliotheekmanagers en stichtingsbesturen. DOEL Leveren van aanvullende secretariële ondersteuning. OMSCHRIJVING De dienstverlening kan bestaan uit: - Het notuleren van (bestuurs)vergaderingen. - Agendabeheer. - Secretariële/administratieve ondersteuning (ter plaatse). - Redigeren van brieven en officiële stukken. - (Ondersteuning bij) organisatie van lokale bijeenkomsten. - Ondersteuning bij de opzet van een lokaal archief. LEVERINGSGARANTIES Op basis van vooraf overeengekomen termijnen. VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER BIJZONDERHEDEN Voor notuleren geldt de vergadertijd x 2 (incl. voor- & nawerk, excl. reistijd) CONTACTINFORMATIE Manager Communicatie & Secretariaat: 088‐0128139 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Communicatie & Secretariaat: 088‐0128139
33
