Productencatalogus Basispakket

Productencatalogus 2014 Basispakket

BASISPAKKET PRODUCTENCATALOGUS 2014 Advies & ondersteuning Strategie & beleid:  Advisering financiële & business control  Beleidsadvisering  HR-planning  HR – strategisch advies  Kwaliteitszorg  Marketing DNB  Retail

p. p. p. p. p. p. p.

Huisvesting:  (Her)inrichting, verbouw en nieuwe concepten  (Technisch) onderhoud gebouwen

p. 14 p. 16

Algemene Zaken/Bevoorrading  Bevoorrading vestigingen  Vergaderfaciliteiten en apparatuur

p. 17 p. 18

Collectie: aanschaf, verwerking & beheer en roulatie Collectieaanschaf:  Provinciaal collectioneren Collectieverwerking en beheer:  Bestelcoördinatie en plankklaar afleveren  Titelbeheer centrale catalogus - standaard & NBC Roulatie:  Routecollecties Grootletterboeken  Samenwerkingscollectie Communicatie Communicatie:  Communicatie Repro & Vormgeving:  Repro  Vormgeving en DTP Digitale Bibliotheek Drenthe  BicatWise  G!ds  Naslag-PC’s  Social Media  Webontwikkeling  Website bibliotheken  Website Biblionet Drenthe & intranet

5 6 7 8 9 11 13

p. 19 p. 20 p. 21 p. 22 p. 23

p. 25 p. 27 p. 28

p. p. p. p. p. p. p.

30 31 32 33 34 35 37

2

Financiën Financiële administratie:  Begroting, jaarrekening en rapportages  Centrale inkoop  Crediteurenproces  Debiteurenproces  Proces kas, bank, giro  Verzekeringen Managementinformatie:  Managementinfo/statistiek Salarisadministratie:  Salarisadministratie Klantenadministratie:  Klantenadministratie ICT  

Bibliotheekautomatisering Werkplekservice

Leenverkeer  IBL  Onderling leenverkeer Drentse bibliotheken Leespromotie Leespromotie:  Educatieve dienstverlening Leespromotie en school:  Doorgaande LeesLijn (DLL)  De Bibliotheek op school (dBOS)  Mediawijsheid: cursussen en workshops

p. p. p. p. p. p.

38 40 41 43 45 46

p. 47 p. 49 p. 51

p. 52 p. 54

p. 56 p. 57

p. 58 p. 60 p. 61 p. 63

Secretariaat  Standaard secretariële ondersteuning  Telefonie & receptie

p. 64 p. 65

Werkgeverschap  Arbo en verzuimbegeleiding  Cao en arbeidsvoorwaarden  Functiewaardering  HR-advies (kleinschalig)  HR-gesprekscyclus  Invallerscoördinatie  Medewerkerstevredenheidsonderzoek  Ontwikkeling en opleiding  Personeelsadministratie  Werving en selectie

p. p. p. p. p. p. p. p. p. p.

66 68 69 71 72 73 74 75 77 78

3

Voorwoord Per 2012 geldt een gewijzigde overeenkomst van dienstverlening (OvD) tussen Biblionet Drenthe en de bibliotheekstichtingen van Drenthe die onder het werkgeverschap van Biblionet vallen. Had de productencatalogus tot 2012 een min of meer zelfstandige status, in de nieuwe opzet is deze nadrukkelijk gekoppeld aan de OvD. Alle basisproducten van de productencatalogus zijn opgenomen als bijlage in de OvD. Een belangrijke wijziging is ook dat de prijzen van producten die tot de basisdienstverlening behoren, gebaseerd zijn op het zogenaamde transparante kostprijsmodel. Dit model is in samenspraak met de Besturenraad tot stand gekomen en maakt zichtbaar wat de integrale kostprijs is van de basis dienstverlening van Biblionet Drenthe. Op basis van dit model worden de tarieven van de producten berekend en zijn daarmee onderdeel van de OvD. De tarieven zijn niet opgenomen in de productencatalogus, maar staan vermeld in de separate bijlage. Per product wordt de kostprijs, het geldende tarief en de prijssleutel (eenheid) vermeld. Over het algemeen zal het gehanteerde tarief minimaal kostprijsdekkend zijn. De productencatalogus wordt in overleg met de klanten van Biblionet, de bibliotheekmanagers van de tien aangesloten bibliotheekstichtingen, vastgesteld. Jaarlijks, in januari/februari, worden op initiatief van hen (mogelijke) wijzigingen besproken met betrekking tot het schrappen of toevoegen van nieuwe producten, zodat deze wijzigingen meegenomen kunnen worden in de begroting voor het daaropvolgende jaar. Wijzigingen in het volume van afname vinden plaats binnen het kader van de OvD en in overleg met de directeur facilitair bedrijf van Biblionet Drenthe. Voor vragen over de productencatalogus als geheel kunt u terecht bij de directeur facilitair bedrijf van Biblionet Drenthe, voor inhoudelijke informatie over de producten bij de functionarissen die bij de producten staan vermeld. Raad van Bestuur

4

ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE EN BELEID

BASIS

ADVISERING FINANCIËLE EN BUSINESS CONTROL DOELGROEP Bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. DOEL Het ondersteunen van het management bij het planning- en controlproces, alsmede het gericht houden van de onderneming op zijn (strategische) ondernemingsdoelstellingen. Proactieve advisering ten aanzien van business opportunities. OMSCHRIJVING De advisering en ondersteuning die zich beperkt tot het huidige planning- en controlproces van Biblionet, zijn gekwalificeerd als basis dienstverlening. Bij advisering en ondersteuning die zich richt op nieuwe (business) concepten of projecten is er sprake van een plusdienst met een verrekening op basis van de kostprijs. De advisering zal zich vooral richten op het strategisch en tactisch niveau. De advisering en ondersteuning kan betrekking hebben op: - De inrichting van een planning- en controlproces. - Investeringen. - De uitwerking van businessconcepten en -plannen. - De ontwikkeling naar ondernemerschap en marktconformiteit. - Het juridisch vlak, fiscaliteit, treasury, administratieve organisatie en interne controles. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Bij de grotere opdrachten zal schriftelijk worden vastgelegd aan welke eisen het gewenste advies moet voldoen. Ook zal een datum van oplevering afgestemd worden. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Duidelijkheid over het gewenste advies. - Afbakening van de ondersteuning. BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE Controller: 088‐0128131 EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128137 5

ADVIES & ONDERSTEUNI NG; STRATEGIE EN BELEID

BASIS

BELEIDSADVISERING DOELGROEP Bibliotheekmanagers. DOEL Beleidsmatige ondersteuning bij bibliotheekinhoudelijke kwesties. OMSCHRIJVING Voor bibliotheekinhoudelijke adviezen kan een beroep worden gedaan op de beleidsmedewerker. Zijn taak is het adviesvraag helder te krijgen en vervolgens te bepalen waar deze vraag binnen de organisatie thuis hoort. Naast zijn (eventueel) eigen aandeel heeft hij de taak van spelverdeler en procesbewaker. Bij afdelingsoverschrijdende adviesvragen en voor het maatwerkadvies betrekt de beleidsmedewerker diverse deskundige medewerkers uit de organisatie erbij. Voorbeelden: maken van een beleidsplan; advisering inzake Brede Schoolontwikkelingen, enz. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - De beleidsmedewerker komt een termijn en datum overeen met de desbetreffende manager voor de oplevering van het advies. - De beleidsmedewerker checkt na oplevering of het aan de vooraf afgesproken verwachtingen voldoet. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De bibliotheekmanager omschrijft zo duidelijk mogelijk de opdracht inclusief de verwachte resultaten. BIJZONDERHEDEN Een adviesvraag die voor alle bibliotheken geldt, is een basisproduct. Een adviesvraag die op één bibliotheek van toepassing is, is een plusproduct. Voorbeeld: schrijven van beleid voor ouderen > basisproduct; het schrijven van een beleidsplan voor een bibliotheek > plusproduct. CONTACTINFORMATIE Beleidsmedewerker: 088‐0128059 EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128137 6

ADVIES & ONDERSTEUNING

BASIS

HR-PLANNING: BORGING EN INBEDDING VAN HR-BELEID DOELGROEP MO, OR, RvB. DOEL Adviseren en ondersteunen bij de realisatie van de doelen uit het strategisch plan Drents Netwerk Bibliotheken. OMSCHRIJVING - Het verbinden van strategie, inhoud, proces, organisatiestructuur met HR-visie (cultuur) en HR-beleid. - Adviseren en ondersteunen bij gezamenlijke veranderingsvraagstukken. - Het ontwikkelen van leiderschap. - Het ontwikkelen van een lerende organisatie. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Jaarlijks wordt in overleg met de doelgroepen en in afstemming met de afdeling P&O een HR-planning gemaakt. Dan worden ook SMART afspraken over de leveringsgaranties gemaakt, afhankelijk van doelstellingen en te behalen resultaten en beschikbare middelen. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Actieve deelname aan portefeuille-overleg HRM. - Managers zijn zich bewust van belang van hun leiderschap inzake de ontwikkeling van de organisatie. BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE HR-manager: 088‐0128133 EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136

7

ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE & BELEID

BASIS

HR -STRATEGISCH ADVIES DOELGROEP Bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. DOEL Het ondersteunen van het management bij ontwikkelingsvraagstukken m.b.t. personeel en/of een organisatieonderdeel. OMSCHRIJVING Advisering op verzoek m.b.t. complexere (meer dan 4 uur tijdsbesteding) personeels- en organisatievraagstukken, bijvoorbeeld: - HR-gesprekscyclus. - leer- en opleidingsvraagstukken. - lokale personeelsplannen, bijvoorbeeld in samenspraak met de manager opstellen of diepgaand adviseren, aan de hand van strategische personeelsplanning-instrumenten. - complexe teamvraagstukken (bijvoorbeeld vanuit het Koersmodel teamtrainingen begeleiden). - complexe individuele vraagstukken (bijvoorbeeld begeleiden ontwikkeltrajecten, verbetertrajecten, loopbaantrajecten, individuele ondersteunende coaching. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER In onderling overleg vast te stellen, voorzien van een realistische tijdsplanning. Dienstverlening geschiedt veelal in meeruren. Afstemming over het tijdpad is noodzakelijk. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Opdrachtgeversrol oppakken (offerte vragen, additionele kosten begroten). BIJZONDERHEDEN Dit product is in ontwikkeling. Kleinere adviesvraagstukken vallen onder het HRM advies (kleinschalig) basispakket of strategisch HRM-advies. CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel. EINDVERANTWOORDELIJK HR-manager: 088‐0128133

8

ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE EN BELEID

BASIS

KWALITEITSZORG DOELGROEP Bibliotheek- en afdelingsmanagers. DOEL - Er voor zorg dragen dat het Drents Netwerk Bibliotheken als organisatie kwalitatief op een hoger plan komt. - Er voor zorgen dat de bibliotheken en Biblionet Drenthe als netwerk gecertificeerd worden in 2012. OMSCHRIJVING Op brancheniveau is vastgelegd dat bibliotheken werken met de brancheformule kwaliteitszorg een afspraak die door de VNG wordt ondersteund. Hierin is o.a. opgenomen dat bibliotheken het INK-sturingsmodel voor hun organisatie toepassen. Er is een set normen vastgesteld met daarbij behorende eisen. Onafhankelijke auditoren stellen vervolgens vast of de bibliotheekorganisatie voldoet aan de normeisen en al dan niet gecertificeerd kan worden. Maar kwaliteitszorg omvat meer dan alleen certificering; het raakt alle facetten van de organisatie. Doel is om de organisatie kwalitatief op een hoger plan te krijgen (in INK-termen: van fase 1: activiteit georiënteerd naar fase 5: excelleren en transformeren). Belangrijke onderdelen zijn: - Er voor te zorgen dat de bedrijfsvoering aansluit bij de steeds veranderende eisen en verwachtingen van de klant en de eisen die aan een product of dienst worden gesteld. - Grip krijgen op processen en deze in de gewenste vorm weten te borgen. Concreet betekent dit in nauw overleg en samenwerking met de bibliotheken dat er –op grond van de vorige certificeringsronde, de nieuwe positiebepaling en KTO’sverbeterplannen dienen te worden opgesteld. LEVERINGSGARANTIES De kwaliteitszorgmedewerker: - zorgt ervoor dat er een gezamenlijke positiebepaling is/komt. - analyseert de KTO’s en evt. andere onderzoeken. - doet voorstellen voor verbeterplannen. - coördineert de certificering. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Bibliotheken erkennen in dezen hun (netwerk)verantwoordelijkheid. Dat betekent dat zij: er zelf voor zorgen dat ze - op basis van een in het najaar overeengekomen planning voor het jaar daarop - regelmatig een representatief beeld krijgen van de klanttevredenheid (KTO, digitaal klantenpanel, enz.), op een dusdanige manier dat je er als bibliotheekorganisatie ook daadwerkelijk iets mee kunt. 9

-

Actief bijdragen aan de positiebepaling en het opstellen van de verbeterplannen. Bibliotheken zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de verbeterplannen.

BIJZONDERHEDEN - De kwaliteitszorgmedewerker heeft gemiddeld maximaal 4 uur per week tot zijn beschikking. - Voor de inhoudelijke expertise kan de kwaliteitsmedewerker een beroep doen op de kwaliteitszorgadviseur van Biblionet Groningen, die tevens auditor is. CONTACTINFORMATIE Beleidsmedewerker: 088-0128059 EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille facilitair bedrijf: 088‐0128136

10

ADVIES & ONDERSTEUNI NG

BASIS

MARKETING DNB DOELGROEP Het Drents Netwerk Bibliotheken (DNB). DOEL Beleidsmatige, coördinerende en deels uitvoerende ondersteuning bij de verandering van een intern gerichte organisatie naar een markt- en klantgerichte organisatie. OMSCHRIJVING Op het gebied van marketing kan meer kwaliteit en kostenbesparing worden bereikt door samenwerking van het DNB. De marketingmanager geeft hier inhoudelijk invulling aan door:  Het schrijven van een strategisch, tactisch en operationeel marketingplan;  De coördinatie van de uitvoering ervan door het Marketing-Communicatieteam (MarCom) Concrete activiteiten in 2014 zijn:  De ontwikkeling van innovatieve marketingconcepten: marketingdatabase, automatisering, klantcampagnes en facilitering klantenbehoud en -werving ;  De organisatie en uitvoering van de marketingstrategie door werkmeetings, workshops, campagnes en acties.  Coördinatie van de diverse marketingoverleggen op strategisch, tactisch en operationeel niveau om zo te komen tot resultaten op het gebied van spreiding, klantbehoud, dBOS, de Nationale Bibliotheekpas, het tarievenbeleid. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER De marketingmanager volgt en bewaakt de Marketingstrategie 2012 -2015 en het marketingjaarwerkplan voor het lopende jaar conform opdracht van het DNB. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Het DNB stelt bij het maken van de jaarlijkse begrotingen vooraf aan elk kalenderjaar het gezamenlijke marketingbudget vast. Het gaat hierbij om het marketingbudget dat gebruikt wordt voor de out of pocket kosten voor de uitvoering van de provinciale marketingstrategie. BIJZONDERHEDEN De provinciale marketingstrategie kan lokaal worden doorvertaald. Hiervoor kan een beroep op de marketingmanager inzake advies en begeleiding worden gedaan (pluspakket). CONTACTINFORMATIE Marketingmanager: 088‐0128134 EINDVERANTWOORDELIJK

11

Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136

12

ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE EN BELEID

BASIS

RETAIL DOELGROEP Vestigingsleiders/bibliotheekmanagers DOEL Projectleiding of ondersteuning bij de ontwikkeling en/of implementatie van retailplannen. OMSCHRIJVING Retail omvat een viertal aspecten:  Collectie  Inrichting  Personeel  Promotie. Deze aspecten worden in een bepaalde ‘formule’ gegoten die landelijk wordt ondersteund door het Formulebureau. Het Formulebureau stelt een handboek beschikbaar. Binnen Biblionet Drenthe zijn alle disciplines in een werkgroep vertegenwoordigd. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER -

Bewaking van de landelijke "standaards" en huisstijl Op basis van separate afspraken.

VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER -

De afnemer aanvaardt dat uitvoering van het advies de verantwoordelijkheid is van de bibliotheek (VL/BM). De vestigingsleider heeft de collectie op streefbezit.

BIJZONDERHEDEN -

Herinrichting in de zin van aanpassen aan de tijd en herinrichting volgens het retailconcept behoren tot het basispakket. Nieuwbouw of specifieke advisering inzake deelname aan MFA’s vallen onder het Pluspakket.

CONTACTINFORMATIE Bibliotheekadviseur: 088‐0128135 EINDVERANTWOORDELIJK De desbetreffende bibliotheekmanager/-directeur

13

ADVIES & ONDERSTEUNING; HUISVESTING

BASIS

VERBOUW, (HER)INRICHTING EN NIEUWE CONCE PTEN DOELGROEP Bibliotheekmanagers/vestigingsleiders. DOEL Gevraagd en ongevraagd adviseren en ondersteunen van de bibliotheekmanager op het gebied van verbouw, (her)inrichting en (multi)functionele verbreding van de Drentse bibliotheken. OMSCHRIJVING De dienstverlening omvat de volgende onderdelen: - bewaking van het Huisstijlhandboek en handboek Gebouwen DNB. - ondersteuning van de bibliotheekmanager –op zijn/haar verzoek- door te participeren in samenwerkingstrajecten m.b.t. (nieuwe) concepten (bijv. MFA’s, Brede school, erfgoedpunten, enz.). - initiëren en/of meedenken m.b.t. inrichtingsconcepten. - (financiële) ondersteuning en budgetbewaking bij samenwerkingstrajecten en verbouwen inrichtingstrajecten: maken van (deel)begrotingen & planning en terugkoppeling naar FA van Biblionet. - het (laten) tekenen van een nieuwe plattegrond. - de bijbehorende interne en –desgewenst- externe communicatie m.b.t. de verbouw of herinrichting. - het inkopen van diensten van derden (bijv. ICT, aannemer, schilder, enz.). - het inkopen van meubilair. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Bewaking van de provinciale ‘standaards’/huisstijl handboek en handboek gebouwen DNB. - Op basis van separate afspraken, afhankelijk van het project. Oplevering binnen gemandateerd budget. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - De desbetreffende manager komt een termijn en datum overeen met de adviseur voor de oplevering van het advies/herinrichting. - De desbetreffende manager maakt afspraken met de adviseur over de mate van autonomie van de adviseur inzake het project of traject. BIJZONDERHEDEN - Herinrichting in de zin van aanpassen aan de tijd en herinrichting volgens het retailconcept behoren tot het basispakket. Petra Schaub neemt de retailcomponent voor haar rekening, Gerrit Spiekman alles wat te maken heeft met de verbouw/herinrichting. - Nieuwbouw of geheel nieuwe concepten vallen onder het Pluspakket. 14

CONTACTINFORMATIE Bibliotheekadviseur: 088‐0128135 EINDVERANTWOORDELIJK De desbetreffende bibliotheekmanager/-directeur

15

ADVIES & ONDERSTEUNING; HUISVESTING

BASIS

(TECHNISCH) ONDERHOUD GEBOUWEN DOELGROEP Bibliotheekmanagers/vestigingsleiders DOEL De bibliotheekadviseur draagt zorg voor adequaat onderhoud van de gebouwen. OMSCHRIJVING -

Adviseren van de bibliotheekmanagers m.b.t. het gebouwenonderhoud. Opstellen en (doen) uitvoeren van een meerjarenonderhoudsplan (MOP). Uitvoeren van tussentijdse inspecties en waar nodig aanpassen van het MOP, in overleg met de bibliotheekmanagers. Terugkoppelen naar afdeling Financiën. De bibliotheekadviseur is contactpersoon en opdrachtgever voor de bouwtechnisch adviseur.

LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Het MOP wordt elk jaar (februari) geactualiseerd. Waar nodig wordt het beleid m.b.t. de dotatie aan de voorziening onderhoud gebouwen (in overleg) aangepast. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER BIJZONDERHEDEN Afwijkingen / extra’s t.o.v. MOP en verzoeken m.b.t. huurpanden worden apart berekend (pluspakket). CONTACTINFORMATIE Bibliotheekadviseur: 088‐0128135 EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136

16

ALGEMENE ZAKEN/BEVOORRADING

BASIS

BEVOORRADING VESTIGI NGEN DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Efficiënte levering van bibliotheekbenodigdheden en media vanaf het logistiek plein van Biblionet Drenthe in De Nieuwe Kolk. OMSCHRIJVING Standaardbevoorrading van bibliotheekvestigingen: 2 x per week. Uitzonderingen voor 5 vestigingen die 1x per week bevoorraad worden: - Tweede Exloërmond - jeugd. - Bovensmilde. - Gasselternijveen. - Oosterhesselen. - Schoonoord. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Op basis van een vast weekrooster. Zie informatie op intranet. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Volgens standaardprocedures (intranet). BIJZONDERHEDEN Voor de zomer- en kerstvakantie wordt een apart rooster gemaakt. CONTACTINFORMATIE Coördinator logistiek: 088‐0128092 Bevobus: 06-22544013 EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136

17

ALGEMENE ZAKEN/BEVOORADING

BASIS

VERGADERFACILITEITEN EN APPARATUUR DOELGROEP Medewerkers bibliotheken. DOEL Verhuur vergaderfaciliteiten en apparatuur. OMSCHRIJVING Het facilitair bedrijf in Assen beschikt over diverse te huren ruimtes voor het houden van vergaderingen, presentaties e.d. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Honorering mits de gevraagde ruimte beschikbaar is. Alleen op werkdagen van 09.00-16.00 uur. BIJZONDERHEDEN Beschikbaarheid zalen: op Intranet (> Logistiek > Reserveren vergaderruimtes De Nieuwe Kolk) staat beschreven welke ruimtes beschikbaar. Reserveren kan via het aanvraagformulier. De beschikbaarheid kan worden gecheckt in Outlook ( > Openbare mappen > Vergaderzalen). CONTACTINFORMATIE Huismeester: 088‐0128091 EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136

18

COLLECTIE; COLLECTIEAANSCHAF

BASIS

PROVINCIAAL COLLECTIONEREN DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het faciliteren, adviseren, ondersteunen en uitvoeren van de collectievorming voor de bibliotheken. OMSCHRIJVING - Wekelijks wordt op basis van de collectieprofielen (ingegeven in de RCB-module) en een persoonlijke toetsing door de collectioneur de aanschaf verzorgd. - De collectioneur bespreekt 2x per jaar met de vestigingsleider en/of de bibliotheekmanager het collectieprofiel en verwerkt de aanpassingen. - De collectioneur levert de saneeradviezen. - De collectioneur verzorgt zowel het analoge als het digitale aanbod. - Jaarplan/collectieplan. - Analyse RCB. - Budgetbeheer. - DNB - netwerkafstemming. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Wekelijks, gekoppeld aan het weekaanbod boeken. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Voor de startdatum (1 mei 2013) levert elke bibliotheekstichting een actueel collectieplan aan BIJZONDERHEDEN Besteladvies en de RCB-module zijn onlosmakelijk verbonden. CONTACTINFORMATIE Projectleider: EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136

19

COLLECTIE; COLLECTIEVERWERKING EN BEHEER

BASIS

BESTELCOÖRDINATIE EN PLANKKLAAR AFLEVEREN DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Coördinatie van de bestellingen en plankklaar afleveren. OMSCHRIJVING Het NBD-aanbod wordt beschikbaar gesteld aan de collectioneurs (zie provinciaal collectioneren). De bestelling wordt bij de NBD geplaatst door de afdeling Media. De NBD levert de materialen af in dozen per vestiging. Zodra de dozen worden afgeleverd worden de dozen door Algemene Zaken in de rolcontainer geplaatst en met het eerst volgende transport worden de nieuwe boeken in de vestiging afgeleverd. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER De collectioneurs hebben negen dagen, waarvan zeven werkdagen om te bestellen. Vervolgens wordt de bestelling geplaatst door de afdeling media bij de NBD. Een werkdag na sluiting van de besteltermijn wordt de bestelling bij de NBD geplaatst en staan de titels als besteld in de catalogus en als geboekt in de budgetmodule. De NBD levert 6 tot 8 weken na bestelling. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De vestiging plaatst de nieuwe boeken. BIJZONDERHEDEN Nieuwe dienstverlening per 1/1/2012. CONTACTINFORMATIE Voor algemene informatie: 088‐0128033 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053

20

COLLECTIEBEHEER EN -VERWERKING

BASIS

TITELBEHEER CENTRALE CATALOGUS - STANDAARD DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Levering van titelgegevens voor de Bicat-catalogus. OMSCHRIJVING Laden van gecontroleerde titels in Bicat, onderhoud thesauri, titelonderhoud en levering van omsigneerlijsten. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Deze werkzaamheden worden wekelijks uitgevoerd. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER BIJZONDERHEDEN De bestellingen van de wekelijkse aanbodbestanden worden de dinsdag na afsluiting van het aanbod in de catalogus geladen. CONTACTINFORMATIE Medewerker thesaurusbeheer: 088‐0128036 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053

21

COLLECTIEBEHEER EN -VERWERKING

BASIS

ROUTECOLLECTIE GROOTLETTERBOEKEN (GLB) DOELGROEP Bibliotheken DOEL Aanvulling op de lokale collecties door levering van permanent wisselende grootletterboeken (GLB). OMSCHRIJVING Er zijn twee soorten GLB-collecties: 1. familie-, streek-, liefdes- en historische romans en 2. literaire boeken en detective- en avonturenromans. Bibliotheken geven aan hoeveel boeken ze wensen te ontvangen. I.t.t. de vroegere wisselcollectie ontvangt de bibliotheek niet een collectie in zijn geheel, maar ontvangt de bibliotheek verspreid over het jaar exemplaren uit de collectie. Een titel blijft een half jaar in het bezit van een vestiging. Wisseling vindt plaats o.b.v. een vastgesteld roulatieschema en a.d.h.v. kastlijsten. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER -

Elke zes maanden wisselt een exemplaar van vestiging. In april ontvangen afnemers een attendering m.b.t. de mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen in de omvang van de gehuurde collecties.

VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER -

Bibliotheken dienen minimaal eens per week de controlelijst uit te draaien en de boeken van deze lijst op transport zetten naar een volgende vestiging in de route. In april kunnen mutaties in de omvang van de te huren collecties worden doorgegeven voor het daarop volgende kalenderjaar.

BIJZONDERHEDEN -

-

De collectieomvang zal in het eerste kwartaal van 2013 de juiste omvang hebben bereikt. De levering van GLB-collecties aan zorgcentra is gestopt. Mede uit het bezit dat hiervoor werd ingezet worden de routecollecties samengesteld. De (eventuele) dienstverlening aan zorgcentra is de verantwoordelijkheid van de bibliotheekmanagers.

CONTACTINFORMATIE Coördinator logistiek: 088‐0128092

EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136 22

COLLECTIE; COLLECTIEBEHEER

BASIS

SAMENWERKINGSCOLLECTIE DRENTHE DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Aanvulling op de lokale collecties door levering van permanent wisselende boeken en dvd’s. OMSCHRIJVING De samenwerkingscollectie dient zowel de ‘verbreding’ als de ‘verdieping’ van de lokale collecties en ondersteunt in het verlichten van de ‘reserveringsdruk’ van veelgevraagde titels. De permanente wisseling van titels biedt de klant een uitbreiding van het titelaanbod. Een titel blijft een half jaar in het bezit van een vestiging. Wisseling vindt plaats o.b.v. een vastgesteld roulatieschema en a.d.h.v. kastlijsten. Een titel uit de samenwerkingscollectie is herkenbaar aan een ‘plectrumsticker’ waarop staat: “Tijdelijk in deze bibliotheek”. De samenwerkingscollectie is van alle bibliotheken gezamenlijk. Zij dragen 2½% van hun boekenbudget af t.b.v. de samenwerkingscollectie. Het provinciaal collectieteam zorgt voor de aanschaf. Voor het aantal boeken dat bibliotheken uit de samenwerkingscollectie ontvangen worden de inwoneraantallen van de gemeenten als verdeelsleutel gebruikt. De samenwerkingscollectie is ca. 11.000 banden groot. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Elke zes maanden wisselen de exemplaren in de samenwerkingscollectie van bibliotheek. - Na vijf jaar worden de boeken gesaneerd. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Bibliotheken dragen jaarlijks 2½% bij van hun boekenbudget. - Bibliotheken dienen minimaal eens per week de controlelijst uit te draaien en de boeken van deze lijst op transport zetten naar een volgende vestiging in de route. BIJZONDERHEDEN - De PSO draagt bij aan de financiering van de Samenwerkingscollectie - Medio 2013 wordt het collectioneren voor de samenwerkingscollectie onderdeel van het provinciaal collectioneren. - De samenwerkingscollectie wordt in het najaar van 2013 geëvalueerd. CONTACTINFORMATIE Senior collectioneur: 088‐0128033 23

EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136

24

COMMUNICATIE

BASIS

COMMUNICATIE DOELGROEP Bibliotheken en Biblionet Drenthe DOEL Het uitvoeren van werkzaamheden die voortvloeien uit de door het Drents Netwerk Bibliotheken vastgestelde marketingstrategie en het ondersteunen van de standaard communicatieve uitingen van de bibliotheken en Biblionet Drenthe OMSCHRIJVING   

 

Het uitvoeren van het communicatieve deel van marketingacties, zoals ledenwerfactie, digitale nieuwsbrieven etc. Afstemming en uitvoering m.b.t. tarieven en prijsbeleid, zoals promotie automatische incasso, nabellen niet-betaalde acceptgiro’s etc. Het bedenken en vormgeven van publieksacties t.b.v. het gebruik van de website en onder de aandacht brengen van diensten en producten, zoals de promotie van e-books Het (mede)organiseren van evenementen zoals Zomerzinnen en projecten als Meer met je biebpas Het uitvoeren van standaard communicatieve uitingen zoals: - Het maken van folders, affiches en meegevers over de producten, dienstverlening, tarieven en leenvoorwaarden. - Het redigeren van teksten voor o.m jaarverslagen en beleidsplannen - Het bewaken gebruik van de huisstijl - Het maken van (digitale) nieuwsbrieven voor verschillende doelgroepen - Het schrijven van persberichten.

LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Conform het door het Drents Netwerk Bibliotheken vastgestelde marketingplan Conform standaard- of overeengekomen termijnen VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER  

de afnemer is verantwoordelijk voor de aanlevering van en de controle op de juistheid van de content de afnemer is op de hoogte van doorlooptijden van de productie en is daardoor mede verantwoordelijk voor het behalen van deadlines

CONTACTINFORMATIE Marketingmanager 088‐0128134 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Communicatie & Secretariaat 088‐0128139

25

COMMUNICATIE; REPRO & VORMGEVING

BASIS

REPRO: DRUKWERK EN PROMOTIEMATERIAAL DOELGROEP Bibliotheken en PSO. DOEL De verzorging van kwalitatief hoogwaardig drukwerk, zowel op maat als standaard. Alle uitingen zijn in overeenstemming met de richtlijnen uit het huisstijlhandboek. OMSCHRIJVING Verzorgen van drukwerk en promotiemateriaal in de huisstijl van de Drentse Bibliotheken. Als basis dient het Handboek Huisstijl Bibliotheken. De dienstverlening omvat de volgende onderdelen: - Kopieer- en drukwerk in de huisstijl. - Verzorgen van standaard promotiemateriaal. - Het huisstijlhandboek is up-to-date. - Advies. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Via intranet (> Drukkerij > Bestellen briefpapier, etiketten, etc.) is het drukwerk te bestellen. De leveringsgaranties zijn afhankelijk van het soort drukwerk en staan vermeld op het formulier of zijn volgens afspraak met de opdrachtgever. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Bestelling drukwerk via opdrachtformulier op intranet. Voor meer gespecialiseerde opdrachten graag contact opnemen met de orderbegeleider. - De afnemer is verantwoordelijk voor het aanleveren van tekst en evt. foto’s/illustraties. - De manager is verantwoordelijk voor de opdracht. - Eindcontrole. BIJZONDERHEDEN Het tarief voor drukwerk heeft als uitgangspunt dat alle opdrachten voor drukwerk en publiciteitsmateriaal via Biblionet Drenthe lopen. Het wegzetten van opdrachten bij externen heeft consequenties voor de hoogte van de provinciale subsidiebijdrage. CONTACTINFORMATIE Voor vragen over (de productie van) drukwerk: 088‐0128081 Voor vragen over orderbegeleiding drukwerk, repro en fotografie: 088‐0128030 EINDVERANTWOORDELIJK Manager 26

COMMUNICATIE

BASIS

VORMGEVING EN DTP DOELGROEP Bibliotheken en PSO. DOEL Drukwerk, digitale nieuwsbrieven en websites zijn vormgegeven conform de landelijke huisstijl van de bibliotheken. OMSCHRIJVING Het vormgeven van drukwerk en andere publicitaire uitingen in de huisstijl. Te denken valt aan: - Affiches en flyers. - Jaarstukken. - Brochures. - (Digitale)nieuwsbrieven. - Bewegwijzering in bibliotheken. - Onderdelen van websites zoals persoonlijke pagina’s, banners e.d. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Via intranet (> Drukkerij > Bestellen briefpapier, etiketten, etc.) is het drukwerk te bestellen. De leveringsgaranties zijn afhankelijk van het soort drukwerk en staan vermeld op het formulier of zijn volgens afspraak met de opdrachtgever. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Drukwerk: Bestelling drukwerk via opdrachtformulier op intranet. Voor meer gespecialiseerde opdrachten graag contact opnemen met Dick Pots. - De manager is verantwoordelijk voor de opdracht. - Eindcontrole. - De afnemer is verplicht de voorgeschreven huisstijl toe te passen. BIJZONDERHEDEN Het tarief voor vormgeving en DTP heeft als uitgangspunt dat alle opdrachten voor vormgeving en DTP via Biblionet Drenthe lopen. Het wegzetten van opdrachten bij externen heeft consequenties voor de hoogte van de provinciale subsidiebijdrage. CONTACTINFORMATIE Voor vragen over orderbegeleiding drukwerk, repro en fotografie: 088‐0128030 Voor vragen over vormgeving: 088‐0128025

27

EINDVERANTWOORDELIJK Manager

28

DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE

BASIS

BICATWISE DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het zorg dragen voor een betrouwbare inrichting en werkwijze van het bibliotheeksysteem bicatWise en de hieraan gerelateerde modules voor opdrachtgevers, medewerkers en het publiek van Biblionet Drenthe. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Levering, installatie en beheer van het bibliotheeksysteem bicatWise. - Proactief monitoren van het bibliotheeksysteem bicatWise. - Applicatiebeheer en functioneel (op onderdelen). - Verhelpen van storingen LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Voor storingsafhandeling wordt samengewerkt met de servicedesk van afdeling ICT. Deze is bereikbaar: maandag tot en met vrijdag van 08:00 - 17:00 via de Helpdesk voor storingen tijdens openingsuren. Buiten deze tijden via het mobiele nummer (06 – 51216599) VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Alle aanvragen, wijzigingen, storingen worden aangemeld via de Servicedesk ICT. CONTACTINFORMATIE Applicatiebeheer Bicatwise: 088‐0128062 en 088‐0128063 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053

29

DIGITALE BIBLIOTHEEK

BASIS

G!DS - DATABEHEER DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het beheren van G!ds-data t.b.v. de eigen websites en het aanleveren van gegevens aan Bibliotheek.nl. OMSCHRIJVING G!ds is een landelijke database, waarin een bibliotheek (of elke andere instelling) lokale informatie kan vestleggen. De database ondersteunt lokale websites, die de G!DSinformatie ontsluit. G!ds wordt gebruikt voor de eigen bibliotheekwebsites en levert stamgegevens aan Bibliotheek.nl. De G!ds-medewerker: - voert gegevens in. - voert periodiek controles uit op de juistheid van de ingevoerde gegevens. - begeleidt lokale redacteuren bij de invoer van gegevens. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Er wordt gewerkt volgens de documentatie en formats verstrekt door het Provinciaal Servicemanagement. - Datacontrole vindt eens per kwartaal plaats. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Bibliotheken leveren de in te voeren data aan. BIJZONDERHEDEN www.gidsvoordrenthe.nl CONTACTINFORMATIE Afdeling Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128055 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053

30

DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE

BASIS

NASLAG-PC’S DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het beschikbaar stellen van digitale naslagbestanden. OMSCHRIJVING De naslag-pc’s bevatten digitale ‘quick reference bestanden’. Afgezien van enkele gratis bestanden/websites zijn de licenties voor de bestanden afgekocht. De bestanden zijn via de naslag-pc’s gratis raadpleegbaar. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER De navigatie en de toegang tot de naslagbestanden worden regelmatig gecheckt op actualiteit en op technisch juiste werking. BIJZONDERHEDEN Informatie over de bestanden is te vinden op: http://naslag.biblionetdrenthe.nl. CONTACTINFORMATIE Functioneel beheer naslagbestanden: 088‐0128058 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053

31

DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE

BASIS

SOCIAL MEDIA DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Stimuleren en ondersteunen van het gebruik van social media. OMSCHRIJVING Stimulering vindt plaats door attendering op aansprekende voorbeelden, informatieuitwisseling en richtlijnen t.a.v. het gebruik. Bij het gebruik en de toepassing van social media door bibliotheken, bieden we ondersteuning aan. De ondersteuning bestaat uit het faciliteren van een platformoverleg 2 x per jaar. Bibliotheken kunnen zich tevens opgeven voor een workshop social media voor personeel van de bibliotheek. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Organisatie platformoverleg ‘social media’. - Workshop starters op verzoek. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE Voor informatie over cursussen social media en educatie: 088‐0128032 EINDVERANTWOORDELIJK Manager secretariaat: 088‐0128139

32

WEBONTWIKKELING

BASIS

DOELGROEP Bibliotheken DOEL Het bij de tijd houden en doorontwikkelen van de eigen sites. OMSCHRIJVING De door Biblionet ontwikkelde sites –bibliothekensites, site Biblionet en intranet- worden technisch up te date gehouden en doorontwikkeld door de ontwikkelingen en nieuwe toepassingsmogelijkheden voortdurend te volgen en te beoordelen op relevantie en bruikbaarheid. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Conform de afspraken zoals die bij ICT gangbaar zijn. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Bibliotheken zijn en blijven zelf verantwoordelijk voor (het aanleveren van de benodigde) content en de juistheid hiervan. BIJZONDERHEDEN De inhoudelijke beoordeling van nieuwe toepassingsmogelijkheden, zoals bijv. het gebruik van allerlei widgets die door Bibliotheek.nl zijn gemaakt, is aan de redactie van de site(s). Er wordt gewerkt met redactiestatuten. CONTACTINFORMATIE Projectmanager webdesign: 088‐0128060 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053

33

DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE

BASIS

WEBSITES BIBLIOTHEKE N DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het voeren van de inhoudelijke eindredactie van de bibliotheekwebsites, het beheren van de componenten waaruit de websites bestaan en het uitvoeren van werkzaamheden die voortvloeien uit het bemannen van de Helpdesk. OMSCHRIJVING Redactie: De inhoud, het concept en de aansturing van de bibliotheekwebsites zijn vastgelegd in een redactiestatuut. De eindredacteur is verantwoordelijk voor de naleving van het redactiestatuut. De eindredacteur wordt hierbij terzijde gestaan door een redactie. De redactie heeft betrekking op o.a. ‘klantlogische’ indeling van de site, bewaking huisstijl en vormgeving, doorontwikkeling van de site en beoordeling webfunctionaliteit in dat kader. Componenten: De websites zijn opgebouwd met behulp van een aantal componenten. Deze componenten bevatten een aantal services. De componenten zijn: - Joomla-CMS - Digitale content (o.a. basispakket digitale content, themadossiers). - Aquabrowser Library. - (diverse lenersservices, zoekinterfaces). - G!dscomponenten (nieuws,- adres,- evenementen-, kalenderrubrieken). De gevolgen die wijzigingen in deze componenten voor de website hebben, worden door de redactie beoordeeld op basis van het redactiestatuut, bruikbaarheid en wenselijkheid. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Jaarlijkse toetsing van de bibliotheekwebsites aan het redactiestatuut. - Check op het juist functioneren van de onderliggende componenten op basis van (fout)meldingen bij de Helpdesk, opmerkingen uit de KTO’s en vragen van klanten en personeel. - Voor het uitbrengen van elke nieuwe versie van wordt getest welke gevolgen dat heeft voor (het functioneren van) de website. - Dagelijkse beantwoording van vragen en klachten via de digitale helpdesk.

34

VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER BIJZONDERHEDEN www.bibliothekendrenthe.nl CONTACTINFORMATIE Projectmanager: 088-0128059 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053

35

DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE

BASIS

WEBSITE BIBLIONET DRENTHE & INTRANET DOELGROEP Bibliotheken, PSO, personeel. DOEL Ondersteunen van de communicatie naar doelgroepen met behulp van genoemde websites. OMSCHRIJVING Het plaatsen en redigeren van content op genoemde websites en het voeren van eindredactie op de websites. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats conform de hiervoor opgestelde redactiestatuten. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Bibliotheken zijn verantwoordelijk voor de plaatsing van nieuws- en agenda-items op de bibliotheekwebsites; - Personeelsleden zijn verantwoordelijk voor de plaatsing van nieuws- en agenda-items op Intranet. CONTACTINFORMATIE Afdeling Digitale Bibliotheek: 088‐0128027 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088-0128053

36

FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE

BASIS

BEGROTING, JAARREKEN ING EN RAPPORTAGES DOELGROEP Management van Biblionet Drenthe. DOEL Het i.s.m. manager opstellen van concept jaarbegroting, jaarrekening en kwartaal rapportages van de aangesloten bibliotheekstichtingen en Biblionet Drenthe t.b.v. de financiële verantwoording richting bestuur en reguliere subsidieverstrekker(s). OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - opstellen concept jaarrekening o.b.v. richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ 640) + verwerking mutaties na bestuursvergaderingen. - opstellen financiële kwartaalrapportages na afloop betreffende kwartaal. - opstellen concept jaarbegroting o.b.v. cijfers voorgaande periode en bekende ontwikkelingen. - opstellen prognose resterend jaar na afloop 2e en 3e kwartalen. - budgetoverzichten per bibliotheek. - controle maandoverzichten kasadministratie. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER -conform handboek procedures (intranet handleidingen) -handhaving geldende termijnen VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Aanlevering financiële gegevens door management uiterlijk 2 weken na afloop kwartaal (o.a. projecturen/-bestedingen). Aanlevering begrotingsaannames voor 15 februari in jaar voorafgaand aan begroting. Vaststelling begroting en jaarrekening in bestuursvergadering. De prijs van deze dienstverlening is incl. accountantskosten (basisdienstverlening). Het tarief voor de financiële administratie gaat uit van gebruikmaking van 1 gezamenlijke accountant voor alle aangesloten bibliotheken. BIJZONDERHEDEN Bovenstaande betreft de planning en control cyclus betreffende de reguliere financiële stromen. Alle administratieve handelingen t.b.v. projectverantwoording dient gefinancierd te worden middels een bijdrage voor administratiekosten als onderdeel van projectsubsidies. CONTACTINFORMATIE Financieel medewerker van het desbetreffende bedrijfsonderdeel. 37

EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

38

FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINSTRATIE

BASIS

CENTRALE INKOOP DOELGROEP Bibliotheekmanagers. DOEL Behalen van inkoopvoordelen door gezamenlijke inkoopactiviteiten voor bibliotheken. OMSCHRIJVING - voeren van onderhandelingen met leveranciers, in opdracht van bibliotheken en/of DNB - verzorgen van niet reguliere inkoop, in voorkomende gevallen - administratieve afhandeling van offertes en facturen behorende bij de gezamenlijk ingekochte contracten LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - contractonderhandelingen conform aanbestedingsregels - autorisatie facturen conform autorisatieschema - contractbeheer up to date m.b.t. gezamenlijk ingekochte contracten VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Centrale inkoop kan alleen plaatsvinden bij minimaal 4 deelnemende stichtingen. CONTACTINFORMATIE Financiële administratie: 088‐0128009 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

39

FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE

BASIS

CREDITEURENPROCES DOELGROEP Bibliotheekmanagers, Afdelingsmanagers en directies. DOEL Het op tijd registreren, laten accorderen en boeken van facturen, zodat er een betaling conform de betalingsvoorwaarden van de leverancier kan plaatsvinden. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Registreren, laten accorderen, boeken en betaalbaar stellen van inkoopfacturen. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Betaling aan leveranciers volgens betalingsvoorwaarden, binnen uiterlijk 21 dagen. Betaling geschiedt alleen indien accordering conform het autorisatieschema heeft plaatsgevonden. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Algemeen: - Werken onder een rekening courant met Biblionet Drenthe vanuit een centrale administratie (anders maatwerk). - De manager/besteller is verantwoordelijk voor een optimale inrichting van de facturenstroom. - (max 1 factuur per maand per leverancier, indeling van de factuur naar kostenplaatsen en juiste adressering/contactpersoon). Als de facturenstroom van een leverancier niet aan de optimale voorwaarden voldoet worden de meerkosten in rekening gebracht bij de afdeling/stichting van de besteller (tegen uurtarief). Bibliotheken: - Facturen moeten binnen 10 dagen na de factuurdatum binnen zijn bij de afdeling financiën. - Facturen moeten juist gecodeerd en juist geaccordeerd zijn. Afdelingsmanagers: - Facturen moeten worden geadresseerd aan de financiële administratie met vermelding van de naam van de contactpersoon (besteller). Facturen die desondanks rechtstreeks toegezonden worden aan de besteller moeten per direct ingeleverd worden bij de afdeling financiën. - Geregistreerde facturen moeten binnen 5 werkdagen terug zijn bij de afdeling financiën, waarbij deze juist gecodeerd en geaccordeerd zijn. Indien meerdere nodig zijn handtekeningen (i.v.m. hoogte van bedrag) mag de doorlooptijd 8 werkdagen bedragen.

40

BIJZONDERHEDEN Een klein deel van de inkopen wordt centraal, via het facilitair bedrijf, ingekocht en aan bibliotheken doorbelast. Zodra in 2012 de facturen digitaal verwerkt gaan worden (ligt in de planning) dan zal dit proces veranderen. CONTACTINFORMATIE Manager Financiën en P&O: 088‐0128002 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

41

FINANCIËN;FINANCIËLE ADMINISTRATIE

BASIS

DEBITEURENPROCES DOELGROEP Medewerkers, Bibliotheekmanagers, Afdelingsmanagers en directies. DOEL Het zo effectief mogelijk incasseren van vorderingen (op tijd voldoen van facturen) middels incidentele en terugkerende facturen. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Vervaardiging van verkoopfacturen en de verzending hiervan. - Bewaking van tijdige facturering van terugkerende facturen. - Bewaking van binnenkomst van betalingen. - Het versturen van herinneringen conform debiteurenbeleid. - Periodieke check op juistheid en volledigheid terugkerende factureringsregister (tarieven en andere parameters) i.s.m. management. - Correctiefacturen (die in eerste instantie niet goed zijn aangeleverd) worden apart in rekening gebracht. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Facturering binnen 2 weken na aanlevering bij FIN met betalingstermijn van (standaard) 30 dagen. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - De manager is verantwoordelijk voor de tijdige, volledige en juiste aanlevering van incidenteel te factureren bedragen conform formulier ‘verzoek om facturering’. - Terugkerende facturen worden op initiatief van de manager in onderling overleg opgenomen in het factureringsregister. Daarna vindt periodieke facturering door Financiën plaats. Bewaking manager achteraf door analyse van tussentijdse financiële managementinformatie. - Voor alle uitgaande facturen dient een bedrag van € 5,- aan administratiekosten gecalculeerd te worden. - De ‘accountmanager’ / manager dient dit mee te nemen in de calculaties richting klant. Deze tegemoetkoming in de administratieve lasten zijn opbrengsten voor de afdeling Financiën. BIJZONDERHEDEN - Een deel van de verkoopfacturen wordt door financiën periodiek gefactureerd met behulp van een terugkerend factureringsregister. - Er wordt gewerkt aan een volledig verkoopcontractregister i.s.m. het secretariaat en de verantwoordelijke managers.

42

- BTW belastingwetgeving is leidend in het wel of niet factureren met BTW. Indien onzekerheid hierover bestaat reeds voorafgaand aan de dienstverlening contact opnemen met Financiën. CONTACTINFORMATIE Manager Financiën en P&O: 088‐0128002 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

43

FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE

BASIS

PROCES KAS, BANK, GIRO DOELGROEP Elke afnemer van diensten van de financiële administratie. DOEL Het tijdig en juist verwerken van de kas, bank en girostukken. OMSCHRIJVING Het verwerken van kas-, bank- en giroafschriften als basis voor de verdere financiële administratie. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER In kwartaalrapportages zijn alle kas-, bank- en giromutaties verwerkt. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Aanlevering van kas- en bankstukken door bibliotheken aan Financiën direct na binnenkomst in bibliotheek. Dit geldt met name voor niet-Rabobankrekeningen. BIJZONDERHEDEN Sinds media 2013 kan een klant die via de website een in BicatWise geregistreerd bedrag wil betalen, via ‘Mijn menu’ de iDEAL-betaalknop in zijn bank selecteren. Vervolgens wordt hij/zij doorgeleid naar de internetbankierafdeling van zijn bank. Na inloggen staat hier de betaalopdracht klaar. De klant autoriseert zijn betaling en het bedrag wordt van zijn betaalrekening afgeschreven. De ‘leverancier’ wordt geïnformeerd nadat de betaling heeft plaatsgevonden. Klanten kunnen met iDEAL betalen zonder zich daarvoor aan te hoeven melden. De afdeling ICT verzorgt het beheer en verhelpt storingen. CONTACTINFORMATIE Manager Financiën en P&O: 088‐0128002 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

44

FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE

BASIS

VERZEKERINGEN DOELGROEP Management bibliotheken en Biblionet Drenthe. DOEL Het verzekeren van panden, inboedel, ICT-apparatuur en personeels gerelateerde en overige zaken teneinde de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. OMSCHRIJVING - Onderhouden van contacten met verzekeraars/tussenpersonen. - Optimaliseren van de verzekeringsportefeuille en (laten) actualiseren van de te verzekeren bedragen. - Coördineren van schadeclaims. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Afgedekte risico’s conform BMO- en/of RvB-besluitvorming. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Wanneer er wijzigingen optreden t.a.v. verzekerde objecten (verhuizingen, restyling etc.) worden de managers hiervan binnen 14 dagen op de hoogte gesteld. BIJZONDERHEDEN De verzekeringspremies komen rechtstreeks ten laste van de bibliotheken en worden derhalve niet verrekend. CONTACTINFORMATIE Financiële administratie: 088‐0128009 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

45

FINANCIËN

BASIS

MANAGEMENTINFORMATIE/STATISTIEK DOELGROEP Vestigingsleiders, bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. DOEL Ondersteunende rapporten bij de realisatie van de doelstellingen en activiteiten in een jaar. Tot de basisrapporten worden gerekend de rapporten die per kwartaal, per jaargang in Sharepoint gepresenteerd worden. Daarnaast worden instructiehandleidingen en documentatie verzorgd bij de basisrapporten en selectiemogelijkheden uit . Wat mag men aan rapporten verwachten: - Basisrapporten uit : uitleningen, leden, mediabezit, reserveringen en verlengingen. - Overzicht van het aantal bezoekers van de bibliotheken (o.b.v. eigen opgave). - Website bezoek. - Gebruik digitale producten. - Standaardpresentatie jaarcijfers t.b.v. jaarverslagen. Afwijkingen van de standaardpresentatie vallen onder het pluspakket. - Aandeel in BIS-rapportage (VOB) en aandeel in opgave voor Stichting Leenrecht. - Ad hoc: eenvoudige rapportselecties (query’s in ), waarvan de productietijd maximaal 30 minuten bedraagt. Uitgebreide(re) selecties en analyses vallen onder plusdiensten en zullen tegen de kostprijs verrekend worden. - (financiële rapporten, onderdeel van de dienstverlening van de afdeling financiën) Dit basispakket zal nog worden uitgebreid naar andere (functionele) gebieden, zoals: de strategische doelstellingen, activiteiten, processen, personeel, financiën en kwaliteit. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER De rapporten zullen 7 werkdagen na afloop van het kwartaal gepubliceerd worden. De definitie en inhoudelijke opzet van de rapporten zal uniform zijn en periodiek worden afgestemd met de afnemers. Handleidingen zijn beschikbaar en periodiek worden cursussen gegeven. De validiteit van de rapporten is een continu aandachtspunt. Als op dat punt twijfel bestaat zal daarover bericht worden. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De afnemers zullen de (basis) informatiesystemen gebruiken volgens de daarvoor bestaande afspraken. BIJZONDERHEDEN Managementinformatie is nog in ontwikkeling. Landelijk wordt er gewerkt aan een datawarehousesysteem, dat ondersteunend kan zijn aan een integrale managementrapportage. CONTACTINFORMATIE 46

Coördinator managementinformatie: 088‐0128016 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

47

FINANCIËN; SALARISADMINISTRATIE

BASIS

SALARISADMINISTRATIE DOELGROEP Medewerkers in dienst van Biblionet Drenthe. DOEL Het tijdig en correct verzorgen van de salarisadministratie. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Het verwerken van mutaties, zoals: in- en uitdiensttreding, wijziging deeltijd, onkostendeclaraties, uren-/reiskostendeclaraties et cetera. - Het laten berekenen en betaalbaar stellen van salarissen. - Het doen van aangifte en afdrachten aan de belastingdienst (loonheffingen). - Het gevraagd en ongevraagd geven van salaris-/ en pensioen gerelateerde adviezen. - Het verwerken en journaliseren van de maandelijkse salariskosten. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Het uitbetalen van salarissen conform CAO Bibliotheken. - Het uitbetalen van salarissen rond de 25e van elke maand. - Het uitbetalen van declaraties. Uitzonderingen worden expliciet via intranet gecommuniceerd. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Declaraties dienen uiterlijk de 18e van elke maand ontvangen te zijn door de salarisadministratie (voorbeeld: declaraties mei, ingeleverd voor 19 juni, worden verwerkt met het salaris van juni). - Mutaties en declaraties dienen volledig ingevuld en getekend door tekenbevoegde aangeleverd te worden. Voldoen de stukken niet aan deze eisen, dan worden ze geretourneerd ofwel later verwerkt. BIJZONDERHEDEN Salariskosten voor 2012 worden doorbelast aan lokale stichtingen op basis van werkelijke bezetting. Optioneel is deelname aan een solidariteitsfonds mogelijk voor langdurige ziekte. Sinds 2003 zijn alle aangesloten bibliotheken, behalve Emmen, bij dit fonds aangesloten. Een deel van de werkzaamheden is uitbesteed aan derden. CONTACTINFORMATIE Financiële administratie: 088‐0128009 en 088‐0128006

48

EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

49

FINANCIËN; KLANTENAD MINISTRATIE

BASIS

KLANTENADMINISTRATIE DOELGROEP Medewerkers bibliotheken en bussen. DOEL Leveren van administratieve diensten m.b.t. klanten van bibliobussen en aangesloten bibliotheken in Drenthe. OMSCHRIJVING - Verwerken van mutaties in klantenbestand, zoals aan- en afmelding, wijziging adres, etc. - Factureren, versturen van acceptgiro’s, herinneringen en incasseren van contributies in de 3e/4e week van de maand voorafgaand aan de vervalmaand van het abonnement. - Wekelijks verwerken van ontvangen betalingen en verwerking in financiële administratie. - Vervaardigen van maandelijkse journaalpost voor boeking van de resultaten in de financiële administratie. - Vragen beantwoorden en problemen oplossen van bibliotheekmedewerkers via telefoon en mail die niet (efficiënt) in de bibliotheek afgehandeld kunnen worden. - Inschakelen incassobureau voor achterblijvende betalingen n.a.v. nota’s boeken bibliotheek conform (nog te actualiseren) incassobeleid. - Functioneel beheer klantenadministratie. - Jaarlijkse verwerking nieuwe abonnementstarieven. - Advisering bij herinrichting abonnement-, betalings- en/of klantenstructuur. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Maandelijks incassering van contributies en wekelijkse verwerking van betalingen. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER BIJZONDERHEDEN Automatische incasso van de contributie wordt sterk aanbevolen. Zodra de complete licentie van wordt afgenomen zijn verdere ontwikkelingen zoals betalingen via i-Deal mogelijk. CONTACTINFORMATIE Klantadministratie:088‐0128008 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002 50

ICT; BIBLIOTHEEKATOM ATISERING

BASIS

BIBLIOTHEEKAUTOMATIS ERING DOELGROEP Opdrachtgevers, medewerkers en het publiek (gebruikers) van het bibliotheeksysteem van Biblionet Drenthe. DOEL Het zorg dragen voor een betrouwbare inrichting en werkwijze van het bibliotheeksysteem voor opdrachtgevers, medewerkers en het publiek van Biblionet Drenthe. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Levering, installatie en beheer basisinfrastructuur voor het bibliotheeksysteem. - Levering, installatie en beheer werkplekvoorzieningen (server) voor het bibliotheeksysteem. - Proactief monitoren van het bibliotheeksysteem en de bijbehorende infrastructuur. - Functioneel beheer (incl. aandeel financiën). - Onderzoeken en implementeren van verbeteringen. - Technische ondersteuning gebruikers. - Beschikbaar stellen van de Servicedesk. - Verhelpen van storingen. LEVERINGSGARANTIES Service window (beschikbaarheid van dienstverlening en support): maandag tot en met vrijdag van 08:00-17:00 via de Helpdesk, voor storingen tijdens openingsuren buiten deze tijden via het mobiele nummer (06 – 51216599) VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Alle aanvragen, wijzigingen, storingen worden aangemeld via de Servicedesk ICT. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn aansluitvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: “Aansluitvoorwaarden voor het Biblionet Drenthe ICT- netwerk”. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn leveringsvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: “Leveringsvoorwaarden voor ICT-voorzieningen van Biblionet Drenthe”. - Aan het netwerk van Biblionet mag alleen goedgekeurde apparatuur aangesloten worden. De lijst van goedgekeurde apparatuur is beschreven in de “Service Catalogus ICT”.

51

CONTACTINFORMATIE Servicedesk ICT: 088 012 81 00 EINDVERANTWOORDELIJK Manager ICT: 088‐0128042

52

ICT; WERKPLEKSERVICE

BASIS

WERKPLEKSERVICE DOELGROEP Opdrachtgevers en medewerkers (gebruikers) van de ICT systemen van Biblionet Drenthe. DOEL Het zorg dragen voor een betrouwbare inrichting en werkwijze van de omschreven ICTsystemen voor opdrachtgevers en medewerkers van Biblionet Drenthe. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Levering, installatie en beheer basisinfrastructuur. - Levering, installatie en beheer werkplekvoorzieningen (hardware). - Levering, installatie en beheer werkplekvoorzieningen (kantoorautomatisering/software). - Levering, installatie en beheer applicaties. - Levering, installatie en beheer telefonie en communicatie. - Proactief monitoren van de ICT-systemen en infrastructuur. - Onderzoeken en implementeren van verbeteringen. - Technische ondersteuning gebruikers. - Beschikbaar stellen van de Servicedesk. - Verhelpen van storingen. LEVERINGSGARANTIES Service window (beschikbaarheid van dienstverlening en support): maandag tot en met vrijdag van 08:00-17:00 via de Helpdesk, voor storingen tijdens openingsuren buiten deze tijden via het mobiele nummer (06 - 51216599) VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Alle aanvragen, wijzigingen, storingen worden aangemeld via de Servicedesk ICT. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn aansluitvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: “Aansluitvoorwaarden voor het Biblionet Drenthe ICT netwerk”. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn leveringsvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: “Leveringsvoorwaarden voor ICT-voorzieningen van Biblionet Drenthe”. - Aan het netwerk van Biblionet mag alleen goedgekeurde apparatuur aangesloten worden. De lijst van goedgekeurde apparatuur is beschreven in de “Service Catalogus ICT”. BIJZONDERHEDEN 53

CONTACTINFORMATIE Servicedesk ICT: 088 012 81 00 EINDVERANTWOORDELIJK Manager ICT: 088‐0128042

54

LEENVERKEER

BASIS

IBL DOELGROEP Bibliotheken en hun klanten. DOEL Het leveren van materialen die zich niet in de Drentse collectie bevinden. OMSCHRIJVING Klanten van de bibliotheken kunnen via Aanvragen of via hun bibliotheek of de Aquabrowser en/of de webcatalogus materialen aanvragen die zich niet in de Drentse catalogus bevinden. De afdeling Media vraagt de gewenste materialen op elders in het land. Na ontvangst worden de materialen aan de aanvragende bibliotheek gestuurd. Ook het terugsturen verloopt via de afdeling Media. Media verwerkt de aanmaningen en attendeert de bibliotheek. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Aanvragen worden dagelijks verwerkt. Geretourneerde aangevraagde materialen worden dagelijks naar de leverende bibliotheken verstuurd. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Bibliotheken dienen bij het aanvragen zorg te dragen voor zo compleet mogelijk titelgegevens. - Bibliotheken zijn ervoor verantwoordelijk dat de bijgeleverde formulieren bij de geleverde materialen blijven. BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE Leenverkeer: 088‐0128039 en 088‐0128040 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053

55

LEENVERKEER

BASIS

ONDERLING LEENVERKEE R DRENTSE BIBLIOTHEK EN DOELGROEP Bibliotheken. DOEL De handmatige verwerking van reserveringen uit de eigen Drentse collecties. OMSCHRIJVING Bibliotheken ontvangen dagelijks of voorafgaand aan hun bevoorradingsdag een verzoek tot levering van materialen (kastlijst). Dagelijks ontvangt Biblionet per transport de gereserveerde materialen van de leverende bibliotheken. Deze worden doorgeleverd aan de aanvragende bibliotheken. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER De materialen worden dagelijks verwerkt. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER In de materialen wordt een transportbon gedaan. BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE Coördinator logistiek: 088‐0128092 Bevobus: 06-22544013 EINDVERANTWOORDELIJK Voorzitter Raad van Bestuur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136

56

LEESPROMOTIE

BASIS

EDUCATIEVE DIENSTVERLENING DOELGROEP Bibliotheken (jeugd-, jongerenspecialisten en vestigingsleiders). DOEL Een kind dat graag en goed leest en mediavaardig is heeft alle instrumenten in handen om uit te groeien tot een kritische en mondige burger die moeiteloos zijn weg kan vinden in de maatschappij. De educatieve dienst draagt hieraan bij door de bibliotheken optimaal te ondersteunen bij het bevorderen en vergroten van het leesplezier, de leesvaardigheid en mediawijsheid onder de jeugd van 0-18 jaar. OMSCHRIJVING De Educatieve Dienst ondersteunt en adviseert de bibliotheken op het gebied van: - leesbevorderingsprogramma’s - mediawijsheidprogramma’s - implementatie en borging van (onderwijs) concepten zoals De bibliotheek op school en Biebsearch - implementatie van leesbevorderingsprogramma’s zoals BoekStart, MLP en Boekenpret. - ondersteuning van jeugdspecialisten bij het organiseren en uitvoeren van Gemeentelijke Leesbevorderings Platforms - deskundigheidsbevordering door o.a. de organisatie van provinciale bijscholingsbijeenkomsten - het verzorgen van scholing o.a. door organisatie van provinciale bijscholingsbijeenkomsten. - nieuwe landelijke ontwikkelingen. De Educatieve Dienst signaleert nieuwe landelijke ontwikkelingen, informeert bibliotheken en vertaalt deze naar de Drentse situatie. Ondersteuning en advies die minder dan 4 uur per vraagt kost behoort tot het basispakket. Kost het meer tijd dan behoort het tot het pluspakket. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Een adviesvraag die voor alle bibliotheken geldt, is een basisproduct. Een adviesvraag die op één bibliotheek van toepassing is en meer dan 4 uur per vraag kost, is een plusproduct. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De afnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van het advies. CONTACTINFORMATIE Voorschools: 06 39696249, Primair onderwijs: 088‐0128022, Voortgezet onderwijs: 088‐0128029

57

EINDVERANTWOORDELIJK Projectleider de Bibliotheek op School: 088‐0128022

58

LEESPROMOTIE; LEESPR OMOTIE EN SCHOOL

BASIS

DOORGAANDE LEESLIJN DOELGROEP Bibliotheken (jeugd-, jongerenspecialisten en vestigingsleiders). DOEL Het bevorderen van de leesvaardigheid, het leesplezier en de mediawijsheid van (school)kinderen tot 18 jaar d.m.v. een structureel programma op het gebied van leesbevordering en informatievaardigheden. OMSCHRIJVING De Doorgaande Leeslijn (DLL) wordt samengesteld in opdracht van en in samenwerking met de bibliotheken. De DLL omvat producten op het gebied van bibliotheekpromotie, leespromotie, preventie laaggeletterdheid, informatievaardigheden en mediawijsheid. De DLL omvat de volgende onderdelen: - producten gericht op de bibliotheek: bv klassenbezoeken. - producten gericht op uitvoering in het onderwijs: bv leesvirus. De producten uit de Doorgaande Leeslijn vormen ook de bouwstenen voor het dienstenpakket binnen dBOS. Het totale programma wordt ondersteund door de website: www.doorgaandeleeslijn.nl. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - In de maand mei voorafgaand aan het nieuwe schooljaar is de DLL klaar. - Leveringsgaranties kunnen per product verschillen. Dit is opgenomen in de DLL. - De dienstverlening aan het onderwijs gebeurt voor een deel rechtstreeks zonder tussenkomst van de bibliotheek. De bibliotheek wordt over de contacten geïnformeerd. De website www.doorgaandeleeslijn.nl is up-to-date. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - De bibliotheek informeert de scholen over de DLL en is verantwoordelijke voor de verspreiding van foldermateriaal hierover. - De bibliotheek zorgt samen met de Educatieve Dienst voor uitvoering van de DLL conform de nota Dichter bij de Jeugd.

CONTACTINFORMATIE Voorschools: 06 39696249, Primair onderwijs: vacant , Voortgezet onderwijs: 088‐0128029 EINDVERANTWOORDELIJK Projectleider de Bibliotheek op School: 088‐0128022 59

LEESPROMOTIE; LEESPR OMOTIE EN SCHOOL

BASIS

DE BIBLIOTHEEK OP SC HOOL

DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het adviseren over en ondersteunen van bibliotheken bij het opzetten, implementeren en onderhouden van het bibliotheekconcept de Bibliotheek op school (dBOS). OMSCHRIJVING Met dBOS vindt feitelijk het bibliotheekwerk voor de jeugd op de scholen plaats. Het doel van dBOS is: - aan te sluiten bij het onderwijsbeleid dat de gemeente voert - recht te (blijven) doen aan de kernfuncties lezen, informatie (en mediawijsheid) - het hoofd te bieden aan het dalend bibliotheekgebruik en de ontlezing - een betere aansluiting te vinden bij de jeugd (van de toekomst) dBOS biedt een compleet geïntegreerd dienstenpakket voor de basisscholen, waarbij alle diensten in samenhang aangeboden worden, uitgevoerd door de leesconsulent ter ontlasting en ondersteuning van de leerkracht. De producten uit de Doorgaande Leeslijn vormen de bouwstenen voor dit dienstenpakket. Daarmee kunnen scholen en bibliotheken komen tot een structurele vorm van samenwerking die voor beide partijen interessant is. De betrokken gemeentes zijn belangrijke partners. dBOS is een landelijk ontwikkeld en (deels) ondersteund concept. In Drenthe wordt de uitrol projectmatig ter hand genomen, waarbij onderscheid wordt gemaakt naar organisatie en inhoud. Per gemeente wordt een businesscase gemaakt. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - maatwerk per gemeente qua organisatie en implementatie - per gemeente wordt bekeken of invoering van dBOS (financieel) haalbaar is - afstemming op provinciaal en landelijk niveau VOORWAARDEN AAN DE A FNEMER 1. Bibliotheken verstrekken expliciet de opdracht om de implementatie van dBOS uit te voeren.

2. Bibliotheken zorgen dat wordt voldaan aan de volgende kwaliteitseisen: Er is sprake van een structurele samenwerking met het onderwijs vanuit een gezamenlijke doelstelling, vastgelegd in een meerjarencontract. er wordt gewerkt met Schoolwise1 De kosten worden verdeeld tussen bibliotheek en onderwijs (en gemeente) dBos is onderdeel van het schoolwerkplan en beleidsplan bibliotheek. De monitor (meting resultaten) wordt jaarlijks uitgevoerd.

1

Hierover dient (nog) te worden besloten door B12. 60

-

dBos heeft een duidelijk gezicht: fysiek en digitaal. Het kader is het concept dBos zoals vastgesteld door de B12.

BIJZONDERHEDEN De implementatie van dBOS verloopt gefaseerd. Er wordt gestart in 2013. CONTACTINFORMATIE Procescoördinator (organisatie): 088‐0128056 projectleider (inhoud): 088‐0128022 EINDVERANTWOORDELIJK Bibliotheekmanagers/RvB

61

DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE

BASIS

MEDIAWIJSHEID: WORKSHOPS/CURSUSSEN DOELGROEP Volwassen bibliotheekleden die behoefte aan bijscholing op het gebied van digitale vaardigheden. DOEL Het aanbieden van workshops en cursussen om bezoekers van de bibliotheek ‘mediawijzer’ te maken. OMSCHRIJVING Drentse bibliotheken willen bijdragen aan individuele ontplooiing van hun volwassen klanten (leden en niet-leden) o.a. door ze in het digitale domein beter van dienst te zijn. Niet iedereen is al digitaal vaardig. In de praktijk gaat het meest om ouderen en senioren. Om ze mediawijs/digitaal vaardig te maken worden workshops en cursussen georganiseerd; niet alleen basiscursussen internet, maar ook workshops/cursussen Twitter, e-reading, Pinterest, Instagram, enz. Bibliotheken kunnen een mediawijsheidsprogramma in eigen beheer uitvoeren, uitbesteden, of voor een combinatie kiezen. In de organisatie zijn mediacoaches beschikbaar. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De bibliotheek is organisator, uitvoerder en verantwoordelijk m.b.t. de cursus. BIJZONDERHEDEN 

De bibliotheek kan desgewenst docenten afnemen bij Biblionet Drenthe.



Per cursus/workshop worden afspraken gemaakt over de financiering en de bijdrage van de bibliotheek en van Biblionet.

CONTACTINFORMATIE Organisatie/mediacoach: 088‐0128032 EINDVERANTWOORDELIJK Manager communicatie & secretariaat: 088‐0128139 62

SECRETARIAAT

BASIS

STANDAARD SECRETARIË LE ONDERSTEUNING DOELGROEP Bibliotheekmanagers en stichtingsbesturen. DOEL Leveren van standaard secretariële ondersteuning. OMSCHRIJVING - De voorbereiding van bestuursvergaderingen. - De opmaak en verzending van officiële stukken en correspondentie. - Het verzenden van uitnodigingen en mailingen tot 250 stuks. - Adressenbeheer vrijwilligers en bestuursleden. - Beheer inschrijvingen Kamer van Koophandel. - Toepassen en bewaken huisstijl. - Archiefbeheer. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Volgens standaardvoorwaarden en procedures in het Handboek Procedures (intranet). BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE Manager secretariaat: 088‐0128139 EINDVERANTWOORDELIJK Manager communicatie & secretariaat: 088‐0128139

63

SECRETARIAAT

BASIS

TELEFONIE EN RECEPTIE DOELGROEP Alle bewoners van De Nieuwe Kolk –theater, bioscoop, Bibliotheek Assen, Centrum voor Beelden Kunst en Biblionet Drenthe- en hun klanten/bezoekers. DOEL Zorgdragen voor een optimale telefonische bereikbaarheid alsmede een goed bemande balie/receptie. OMSCHRIJVING  



Het beantwoorden en doorverbinden van binnenkomende telefonische oproepen. Het ontvangen en doorverwijzen van de bezoekers aan de balie van het Cultuurportaal De uitgifte van uitrijkaarten voor vooraf ingeplande bezoekers

LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER De ontvangst en doorverwijzing van bezoekers verloopt volgens vastgestelde procedures VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Medewerkers van Biblionet:  halen hun bezoek bij de balie op  zorgen zelf eventueel voor een bezoekerspas  dragen zelf zorg voor eventuele uitrijkaarten. CONTACTINFORMATIE Receptie: 088-0128000 EINDVERANTWOORDELIJK Manager communicatie & secretariaat: 088‐0128139

64

WERKGEVERSCHAP

BASIS

ARBOZAKEN EN VERZUIM BEGELEIDING DOELGROEP Alle medewerkers en management in dienst van Biblionet Drenthe. DOEL Zorgen dat medewerkers van Biblionet Drenthe veilig en gezond kunnen werken waarbij wordt voldaan aan de wettelijke regelgeving vanuit de Arbowet en de Wet verbetering Poortwachter. OMSCHRIJVING - Opstellen van een door de OR goedgekeurd ARBO-jaarplan (jaarlijks per einde van het voorafgaande jaar gereed). - Opstellen van ontruimingsplannen en organiseren van ontruimingsoefeningen locatie Biblionet Drenthe (1 x per jaar). - Coördinatie periodieke Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). - Zorgdragen voor voldoende en tijdige bijgeschoolde BHV’ers. - Individugericht werkplekonderzoek en advisering. - Contacten onderhouden met de Arbodienst en OR. - Ziek- en herstelmeldingen behandelen conform de verzuimprocedure en de Wet verbetering Poortwachter. - Manager adviseren/ondersteunen bij reïntegratieproces medewerker (zie ook HRMadvies). - Organiseren (beleids) SMT en (laten) opvolgen daaruit voortvloeiende acties. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - In het voor- en najaar (herhaling) BHV-trainingen conform wettelijke regelgeving. - Werkplekonderzoeken op aanvraag. - Managers dagelijks informeren over de verzuim-/herstelmeldingen. - 4 keer per jaar SMT. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Tijdige afmelding BHV-trainingen Ontruimingsplannen vestigingen is verantwoordelijkheid afnemer De begeleiding van de re-integratie van de werknemer is de verantwoordelijkheid van de afdelings- en bibliotheekmanager. BIJZONDERHEDEN Zie voor verdere interne richtlijnen en regelingen de homepage van P&O op intranet en www.e-boekpersoneel.nl. Kosten BHV-training + administratiekosten worden doorbelast indien niet of niet tijdig wordt afgemeld. Momenteel loopt een onderzoek of de uitvoering van de (versimpelde) RI&E per vestiging opgepakt kan worden. Resultaat pilot wordt eind 2011 verwacht. 65

ARBO-kosten a.g.v. herinrichting en/of verhuizing zijn voor rekening van de afnemer (zie ook product Retail/Herinrichtingsadvies). Ter dekking van langdurig ziekterisico is het mogelijk deel te nemen aan het solidariteitsfonds ‘langdurig ziekterisico’. Hiervoor wordt een jaarlijks door de deelnemende bibliotheken vast te stellen premie betaald van een aantal % van de bruto loonsom van de bibliotheek (zie ook product inval). CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent: 088‐0128012 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

66

WERKGEVERSCHAP

BASIS

CAO EN ARBEIDSVOORWA ARDEN DOELGROEP Alle medewerkers in dienst van Biblionet Drenthe. DOEL Ondersteuning van managers bij hun personele verantwoordelijkheden door uitvoering te geven aan de CAO en personeelsregelingen. OMSCHRIJVING - Bijhouden ontwikkelingen CAO Bibliotheken. - Informatie verstrekken en uitleg geven aan medewerkers en leidinggevenden over regelingen en de CAO. - Mede bewaken van de toepassing van de CAO en opstellen nieuwe regelingen a.g.v. nieuwe CAO. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Standaardvragen (per mail) worden binnen twee werkdagen beantwoord. Voor bijzondere vragen wordt een beantwoordingtermijn overeengekomen. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Medewerker en manager dienen te allen tijde ervoor te zorgen dat de CAO informatie en het lokale beleid op www.e-boekpersoneel.nl (inlog: drenthe, wachtwoord: gazelle) voorafgaand aan het verzoek aan P&O is geraadpleegd. BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATI E Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel of (voor standaardvragen) (0592) 381178 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

67

WERKGEVERSCHAP

BASIS

FUNCTIEWAARDERING DOELGROEP Bibliotheekmanagers, afdelingsmanagers en RvB. DOEL Het realiseren en onderhouden van een evenwichtig functieloongebouw. OMSCHRIJVING - Het ondersteunen van managers bij het opstellen van resultaat- en ontwikkelingsgerichte functiebeschrijvingen. - Het analyseren van de beschreven werkzaamheden in relatie tot andere functies en andere organisaties. - Het waarderen van functies passend in een evenwichtig functieloongebouw van Biblionet Drenthe. - Het analyseren van en adviseren over de consequenties van de waardering op het functieloongebouw van het betreffende organisatieonderdeel. - Advisering m.b.t. inschaling richting RvB. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Functiewaardering vindt 2 x per jaar plaats (voor- en najaar) conform het FUWA systeem Openbare Bibliotheken. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Aanlevering nieuwe of aangepaste functiebeschrijvingen dienen akkoord van RvB te hebben. BIJZONDERHEDEN Bij het ontstaan van nieuwe functies is de vacatureregeling van toepassing. PRODUCTSTATUS Basispakket in geval van organisatiebrede (CAO) wijzigingen. Ondersteuning bij functiebeschrijving van meer dan 1 uur per functie wordt in rekening gebracht (plusdienstverlening). CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent: 088‐0128012

68

EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

69

WERKGEVERSCHAP

BASIS

HR-ADVIES (KLEINSCHALIG) DOELGROEP Bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. DOEL Het ondersteunen van het management bij ontwikkelingsvraagstukken m.b.t. personeel en/of organisatie. OMSCHRIJVING Gevraagd en ongevraagd advies geven m.b.t. kleinere (ter indicatie: minder dan 4 uur tijdsbesteding), bijvoorbeeld: - Structureel kwartaalgesprekken voeren met de managers, over zaken als: re-integratie medewerker (ondersteunen casemanager bij gespreksvoering en re-integratie). - HR-gesprekscyclus (analyse van de uitkomsten en opvallende zaken benoemen en adviseren omtrent door- of uitstroom van ‘hoogscoorders’ en ‘laagscoorders’. - Leer- en opleidingsvraagstukken (bijvoorbeeld vestigingsleider ondersteunen in voeren gesprek). - Lokale personeelsplannen (feedback geven op reeds ontwikkeld plan). - Individuele vraagstukken (coaching of begeleiding medewerkers). - Instroom, doorstroom en/of uitstroom vraagstukken. - Gezamenlijke knelpunten van managers inventariseren, en eventueel ondersteuning faciliteren. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER In onderling overleg vast te stellen, voorzien van een realistische tijdsplanning. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER BIJZONDERHEDEN Dit product is in ontwikkeling. Voor grotere, complexere adviesvraagstukken geldt een maatwerktraject (pluspakket) en/of strategisch HRM-advies. CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

70

WERKGEVERSCHAP

BASIS

HR-GESPREKSCYCLUS DOELGROEP Medewerkers en managers Biblionet Drenthe. DOEL Het inrichten en coördineren van de jaarlijkse HR-gesprekscyclus teneinde het management te ondersteunen in het sturen op resultaat en ontwikkeling van haar medewerkers en organisatie(onderdeel). OMSCHRIJVING - Initiëren, coördineren en evalueren functionerings- en beoordelingsgesprekken. - Analyse en rapportage organisatiebrede uitkomsten gespreksrondes en aanbevelingen en conclusies formuleren voor management. - Advisering management t.a.v. vervolgtraject medewerker bij onvoldoende, voor verbetering vatbaar of zeer goede beoordeling (zie ook ‘ontwikkeling en opleiding’). LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Conform beoordelingsregeling (zie intranet P&O homepage). - Functioneringsgesprek januari. - Beoordelingsronde december. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Indiening ondertekende beoordelingsverslagen bij P&O uiterlijk 30 juni. - Indiening ondertekende functioneringsverslagen bij P&O uiterlijk 15 december. BIJZONDERHEDEN Procedures: zie intranet P&O. PRODUCTSTATUS Basispakket (zolang advies minder dan 4 uur per adviestraject in beslag neemt). CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent: 088‐0128012 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

71

WERKGEVERSCHAP

BASIS

INVALLERSCOÖRDINATIE DOELGROEP Medewerkers bibliotheken, bibliobussen en invallers. DOEL Het werven, trainen, inzetten en begeleiden van invallers teneinde bij afwezigheid van bibliotheektechnisch personeel of administratieve medewerkers kwalitatieve en kwantitatieve bezetting te garanderen. OMSCHRIJVING Het op verzoek van bibliotheek- of busmanager regelen van een invaller in geval van ziekte, verlof en overige situaties conform het invallersbeleid. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Gekwalificeerde inval wordt gegarandeerd indien wordt voldaan aan: Onderstaande voorwaarden. Uitzondering betreffen situaties van overmacht (ingeplande invaller wordt ziek bijvoorbeeld). VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Communicatie via formulier ‘vervangingsaanvraag bibliotheek’ verstuurd aan Invalrooster door de bibliotheekmanager. Planbare invalbehoefte dient minimaal drie werkdagen voor de gevraagde data via de mail aangeleverd te zijn. Voorzien van akkoord van manager. Ziekmeldingen dienen voor 9.00 uur plaats te vinden met vermelding van vervangingsbehoefte in de komende dagen. BIJZONDERHEDEN Aansturing en coaching invallers gebeurt vanuit de lijn. Vervanging bij langdurige ziekte kan voor 70% worden gefinancierd via solidariteitsregeling (zie P & O homepage voor specifieke voorwaarden). Deze regeling wordt gefinancierd via een opslag op de loonkosten van bibliotheekpersoneel van 3%. CONTACTINFORMATIE Invalcoördinator: 088‐0128015 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

72

WERKGEVERSCHAP

BASIS

MEDEWERKERSTEVREDENH EIDSONDERZOEK (MTO) DOELGROEP Bibliotheekmanagers en management Biblionet Drenthe. DOEL Het opzetten en uitvoeren van een onderzoek naar de medewerkerstevredenheid. OMSCHRIJVING - Het vaststellen van de mate van tevredenheid van medewerkers over het eigen werk en het management. - Het leveren van verbetervoorstellen op basis van de uitslag van het onderzoek. - Een MTO wordt uitgevoerd d.m.v. een digitale vragenlijst aan de medewerkers aan te bieden. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Aangeboden wordt een compleet standaard MTO, inclusief eindrapportage, met een totale doorlooptijd van maximaal 6 weken. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER BIJZONDERHEDEN - Er wordt gewerkt met een (landelijke) standaardvragenlijst waardoor benchmark mogelijk is. - In het kader van INK en certificering dient één keer per drie jaar een MTO te worden uitgevoerd. CONTACTINFORMATIE Manager Financiën en P&O: 088‐0128002 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

73

WERKGEVERSCHAP

BASIS

ONTWIKKELING EN OPLEIDING DOELGROEP Bibliotheekmanagers, afdelingsmanagers. DOEL Advisering en/of uitvoering van opleidings- en ontwikkelingsvragen, individueel en organisatie breed conform (nog op te stellen) leerbeleid. OMSCHRIJVING Jaarlijks opstellen opleidings- en ontwikkelingsplan aan de hand van input van BM en AM, ontwikkelingen in de markt en de ontwikkelrichting van de organisatie. Gereed in januari van elk jaar. Individuele ontwikkelingswensen uit opleidingsplannen van bibliotheken en/of functioneringsgesprekken inventariseren en prioriteren. Gezamenlijke wensen combineren en zo effectief mogelijk uitzetten in de (opleidings)markt. Contacten onderhouden met en samenwerken met opleiders en trainers. Offertes aanvragen en beoordelen en adviseren over uitvoering m.b.t. doorlooptijd Coördineren en indien nodig organiseren van (in-house) opleidingen en/of andere ontwikkeltrajecten en een netwerkbreed coördinatiepunt opleidingen vormen. Adviseren t.a.v. diverse vormen van ontwikkeling en doorstroom personeel. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Minimaal 3% van de bruto loonsom per jaar wordt gereserveerd voor het ontwikkelbudget (incl. kapitalisering van de tijd). Prioritering van de opleidingsbehoefte vindt plaats o.b.v. strategisch plan. Ontwikkeltrajecten kunnen zowel extern als intern worden georganiseerd. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Ontwikkelingsbehoefte volgend uit functioneringsgesprekken dient voor medio januari ingediend te worden bij P&O d.m.v. formulier (intranet homepage P&O). BIJZONDERHEDEN Het volgen van een opleiding is niet altijd de meest geschikte vorm van ontwikkeling. Gedacht kan ook worden aan: - Intervisie. - Intercollegiaal overleg en/of ‘kijken bij de buren’. - Coaching et cetera.

74

PRODUCTSTATUS Zolang advies minder dan 4 uur per adviestraject in beslag neemt. CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent: 088‐0128012 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

75

WERKGEVERSCHAP

BASIS

PERSONEELSADMINISTRA TIE DOELGROEP Medewerkers Biblionet Drenthe. DOEL Het ondersteunen van managers bij de uitvoering van hun taken t.a.v. personeel door het tijdig en correct verwerken van personeelsmutaties in PION, en het tijdig en correct opstellen van arbeidsovereenkomsten. OMSCHRIJVING - Opstellen van nieuwe en/of gewijzigde arbeidsovereenkomsten en bevestigingsbrieven m.b.t. wijzigingen in de aanstellingsomvang. - Vastleggen van de relevante gegevens in het personeelsinformatiesysteem PION. - Minimaal 1 x per kwartaal verstrekken van P&O management informatie, betreffende: formatie- en bezettingsgegevens, ziekteverzuim en overige P&O ontwikkelingen. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Aangeleverde en geautoriseerde P&O-mutaties voor de 15e van de maand worden nog die maand verwerkt en gecommuniceerd aan de medewerker en manager. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Personeelsmutaties dienen door manager aangeleverd te worden middels personeelsmutatieformulier (zie P&O website intranet). Aanlevering dient te geschieden (op zijn laatst) in de maand voorafgaand aan de datum van de mutatie. CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

76

WERKGEVERSCHAP

BASIS

WERVING & SELECTIE DOELGROEP Bibliotheekmanagers en management Biblionet Drenthe. DOEL Het doel van werving en selectie is om aan de hand van een functiebeschrijving en bijbehorend competentieprofiel een zo geschikt mogelijke kandidaat te vinden voor een vacature. OMSCHRIJVING Conform de regeling vacaturevervulling worden vacatures ingevuld, waarbij P&O de coördinerende, procesbewakende en adviserende rol vervult voor alle vacatures van meer dan 8 uur per week (niet zijnde oproepkrachten). LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Procedure van formele vacature tot aanstelling heeft een maximale doorlooptijd van tien weken, e.e.a. afhankelijk van interne of externe plaatsing en eventuele voorrangskandidaten. De vacatureregeling vormt het uitgangspunt. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Aanlevering vacaturetekst o.b.v. functiebeschrijving. Vooraf inplanning diverse selectierondes, zodat proces zo efficiënt mogelijk doorlopen kan worden. Benoeming leden sollicitatiecommissie. Aanlevering P&O mutatieformulier. BIJZONDERHEDEN Procedures: zie intranet P&O voor de vacatureregeling en de rolverdeling van de vacature vervulling. Er kunnen redenen zijn om af te wijken van de procedure, zulks ter beoordeling aan de Raad van Bestuur. In overleg met leidinggevende kan besloten worden om P&O niet bij alle sollicitatiegesprekken aanwezig te laten zijn. CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002

77