Productencatalogus 2015 Basispakket
Versie 16.04.2014 Herzien 02.04.2015
BASISPAKKET PRODUCTENCATALOGUS 2015 Advies & ondersteuning Strategie & beleid: 1. Advisering financiële & business control 2. Beleidsadvisering 3. HR-planning 4. HR-advies 5. Klant(tevredenheids)onderzoek 6. Kwaliteitszorg 7. Marketing DNB Algemene Zaken/Bevoorrading 8. Bevoorrading vestigingen Collectie: aanschaf, verwerking & beheer en roulatie Collectieaanschaf: 9. Provinciaal collectioneren Collectieverwerking en beheer: 10. Bestelcoördinatie en plankklaar afleveren 11. Titelbeheer centrale catalogus - standaard Roulatie: 12. Samenwerkingscollectie Communicatie Communicatie: 13. Communicatie Repro & Vormgeving: 14. Repro 15. Vormgeving en DTP Digitale Bibliotheek Drenthe 16. BicatWise 17. G!ds 18. Naslag-PC’s 19. Websites bibliotheken 20. Webbeheer bibliotheeksites, site Biblionet Drenthe & intranet Educatie 21. dBOS: initiatie en voorbereiding 22. Educatieve dienstverlening Financiën Control: 23. Begroting, jaarrekening en rapportages Financiële administratie: 24. Centrale inkoop 25. Crediteurenproces 26. Debiteurenproces 27. Proces kas, bank, giro 28. Verzekeringen Managementinformatie: 29. Managementinfo/statistiek Salarisadministratie: 30. Salarisadministratie
Klantenadministratie: 31. Klantenadministratie ICT 32. Bibliotheekautomatisering 33. Cursusomgeving 34. Lync 35. Werkplekservice 36. Wifi 37. Zelfservice Leenverkeer 38. IBL 39. Onderling leenverkeer Drentse bibliotheken Secretariaat 40. Standaard secretariële ondersteuning 41. Vergaderfaciliteiten en apparatuur Werkgeverschap 42. Arbo en verzuimbegeleiding 43. Cao en arbeidsvoorwaarden 44. Functiewaardering 45. HR-gesprekscyclus 46. Invallerscoördinatie 47. Medewerkerstevredenheidsonderzoek 48. Ontwikkeling en opleiding 49. Personeelsadministratie 50. Werving en selectie
Voorwoord Per 2012 geldt een gewijzigde overeenkomst van dienstverlening (OvD) tussen Biblionet Drenthe en de bibliotheekstichtingen van Drenthe die onder het werkgeverschap van Biblionet vallen. Had de productencatalogus tot 2012 een min of meer zelfstandige status, in de nieuwe opzet is deze nadrukkelijk gekoppeld aan de OvD. Alle basisproducten van de productencatalogus zijn opgenomen als bijlage in de OvD. Een belangrijke wijziging is ook dat de prijzen van producten die tot de basisdienstverlening behoren, gebaseerd zijn op het zogenaamde transparante kostprijsmodel. Dit model is in samenspraak met de Besturenraad tot stand gekomen en maakt zichtbaar wat de integrale kostprijs is van de basis dienstverlening van Biblionet Drenthe. Op basis van dit model worden de tarieven van de producten berekend en zijn daarmee onderdeel van de OvD. De tarieven zijn niet opgenomen in de productencatalogus, maar staan vermeld in de separate bijlage. Per product wordt de kostprijs, het geldende tarief en de prijssleutel (eenheid) vermeld. Over het algemeen zal het gehanteerde tarief minimaal kostprijsdekkend zijn. De productencatalogus wordt in overleg met de klanten van Biblionet, de bibliotheekmanagers van de tien aangesloten bibliotheekstichtingen, vastgesteld. Jaarlijks, in januari/februari, worden op initiatief van hen (mogelijke) wijzigingen besproken met betrekking tot het schrappen of toevoegen van nieuwe producten, zodat deze wijzigingen meegenomen kunnen worden in de begroting voor het daaropvolgende jaar. Wijzigingen in het volume van afname vinden plaats binnen het kader van de OvD en in overleg met de directeur facilitair bedrijf van Biblionet Drenthe. Tot en met 2014 bestond de productencatalogus uit een basis- en een plusdeel. Geconcludeerd is dat het plusdeel eigenlijk altijd diensten en producten bevat die op basis van offertebasis worden uitgevoerd. Daarom is het plusdeel in 2015 komen te vervallen. In plaats daarvan is achterin in het basispakket een lijst opgenomen met welke aanvullende diensten en producten desgewenst af te nemen zijn. Voortvloeiend uit de nieuwe juridische vorm (met gewijzigde overeenkomsten van dienstverlening voor reeds ingefuseerde stichtingen), de behoefte aan een nieuw en simpel kostprijzenmodel en een naar alle waarschijnlijkheid gewijzigde invulling van de provinciale taken, zal in 2015 gekeken worden naar welke gevolgen dit heeft voor de productencatalogus. Voor vragen over de productencatalogus als geheel kunt u terecht bij de adjunctdirecteur van het facilitair bedrijf van Biblionet Drenthe, voor inhoudelijke informatie over de producten bij de functionarissen die bij de producten staan vermeld. Directie April 2015
ADVIES & ONDERSTEUNING; STR ATEGIE EN BELEID
BASIS
1. ADVISERING FINANCIËLE EN BUSINESS CONTROL DOELGROEP Bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. DOEL Het ondersteunen van het management bij het planning- en controlproces, alsmede het gericht houden van de onderneming op zijn (strategische) ondernemingsdoelstellingen. Proactieve advisering ten aanzien van business opportunity’s. OMSCHRIJVING De advisering en ondersteuning die zich beperkt tot het huidige planning- en controlproces van Biblionet, zijn gekwalificeerd als basis dienstverlening. Bij advisering en ondersteuning die zich richt op nieuwe (business) concepten of projecten is er sprake van een plusdienst met een verrekening op basis van de kostprijs. De advisering zal zich vooral richten op het strategisch en tactisch niveau. De advisering en ondersteuning kan betrekking hebben op: - De inrichting van een planning- en controlproces - Investeringen - De uitwerking van businessconcepten en -plannen - De ontwikkeling naar ondernemerschap en marktconformiteit - Het juridisch vlak, fiscaliteit, treasury, administratieve organisatie en interne controles LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Bij de grotere opdrachten zal schriftelijk worden vastgelegd aan welke eisen het gewenste advies moet voldoen. Ook zal een datum van oplevering afgestemd worden. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Duidelijkheid over het gewenste advies - Afbakening van de ondersteuning CONTACTINFORMATIE Controller: 088‐0128131 EINDVERANTWOORDELIJK Directeur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128137
ADVIES & ONDERSTEUNI NG; STRATEGIE EN BELEID
BASIS
2. BELEIDSADVISERING DOELGROEP Bibliotheekmanagers DOEL Beleidsmatige ondersteuning bij bibliotheekinhoudelijke kwesties. OMSCHRIJVING Voor bibliotheekinhoudelijke adviezen kan een beroep worden gedaan op de beleidsmedewerker. Zijn taak is het adviesvraag helder te krijgen en vervolgens te bepalen waar deze vraag binnen de organisatie thuis hoort. Naast zijn (eventueel) eigen aandeel heeft hij de taak van spelverdeler en procesbewaker. Bij afdelingsoverschrijdende adviesvragen en voor het maatwerkadvies betrekt de beleidsmedewerker diverse deskundige medewerkers uit de organisatie erbij. Voorbeelden: maken van een beleidsplan; advisering inzake Brede Schoolontwikkelingen, enz. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - De beleidsmedewerker komt een termijn en datum overeen met de desbetreffende manager voor de oplevering van het advies. - De beleidsmedewerker checkt na oplevering of het aan de vooraf afgesproken verwachtingen voldoet. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De bibliotheekmanager omschrijft zo duidelijk mogelijk de opdracht inclusief de verwachte resultaten. BIJZONDERHEDEN Een adviesvraag die voor alle bibliotheken geldt, is een basisproduct. Een adviesvraag die op één bibliotheek van toepassing is, is een plusproduct. Voorbeeld: schrijven van beleid voor ouderen > basisproduct; het schrijven van een beleidsplan voor een bibliotheek > plusproduct. CONTACTINFORMATIE Beleidsmedewerker: 088‐0128059 EINDVERANTWOORDELIJK Directeur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128137
ADVIES & ONDERSTEUNING
BASIS
3. HR-PLANNING: BORGING EN INBEDDING VAN HR-BELEID DOELGROEP Managers, Ondernemersraad, Raad van Bestuur. DOEL Adviseren en ondersteunen bij de realisatie van de doelen uit het strategisch plan Drents Netwerk Bibliotheken. OMSCHRIJVING - Het verbinden van strategie, inhoud, proces, organisatiestructuur met HR-visie (cultuur) en HR-beleid. - Adviseren en ondersteunen bij gezamenlijke veranderingsvraagstukken. - Het ontwikkelen van leiderschap. - Het ontwikkelen van een lerende organisatie. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Jaarlijks wordt in overleg met de doelgroepen en in afstemming met de afdeling P&O een HR-planning gemaakt. Dan worden ook SMART afspraken over de leveringsgaranties gemaakt, afhankelijk van doelstellingen en te behalen resultaten en beschikbare middelen. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Actieve deelname aan portefeuille-overleg HRM. - Managers zijn zich bewust van belang van hun leiderschap inzake de ontwikkeling van de organisatie. CONTACTINFORMATIE HR-manager: 088‐0128133 EINDVERANTWOORDELIJK Directeur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136
ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE & BELEID
BASIS
4. HR-ADVIES DOELGROEP Bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. DOEL Het ondersteunen van het management bij ontwikkelingsvraagstukken m.b.t. personeel en/of organisatie. OMSCHRIJVING Gevraagd en ongevraagd advies geven m.b.t. kleinere (ter indicatie: minder dan 4 uur tijdsbesteding), bijvoorbeeld: - Structureel kwartaalgesprekken voeren met de managers, over zaken als: re-integratie medewerker (ondersteunen casemanager bij gespreksvoering en re-integratie). - HR-gesprekscyclus (analyse van de uitkomsten en opvallende zaken benoemen en adviseren omtrent door- of uitstroom van ‘hoogscoorders’ en ‘laagscoorders’. - Leer- en opleidingsvraagstukken (bijvoorbeeld vestigingsleider ondersteunen in voeren gesprek). - Lokale personeelsplannen (feedback geven op reeds ontwikkeld plan). - Individuele vraagstukken (coaching of begeleiding medewerkers). - Instroom, doorstroom en/of uitstroom vraagstukken. - Gezamenlijke knelpunten van managers inventariseren, en eventueel ondersteuning faciliteren. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER In onderling overleg vast te stellen, voorzien van een realistische tijdsplanning. BIJZONDERHEDEN Dit product is in ontwikkeling. Voor grotere, complexere adviesvraagstukken geldt een maatwerktraject (pluspakket) en/of strategisch HRM-advies. CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002
COMMUNICATIE
BASIS
5. KLANT(TEVREDENHEIDS)ONDERZOEK (KTO)
DOELGROEP Bibliotheken DOEL De dienstverlening van de bibliotheek is optimaal afgestemd op de wensen van de klant. OMSCHRIJVING Middels onderzoek krijgt de bibliotheek een representatief beeld van klantgedrag en mate van klanttevredenheid m.b.t. collectie, dienstverlening, huisvesting, personeel etc. Het KTO is van belang in het kader van de INK-cyclus en certificering. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de basisbibliotheken. De termijnen en wijze waarop het onderzoek plaatsvindt zijn mede afhankelijk van de eisen m.b.t. certificering. Van belang is dat de bibliotheek regelmatig een representatief beeld krijgt van klantgedrag en de mate van klanttevredenheid en dat de bibliotheekorganisatie er ook daadwerkelijk iets mee kan doen. M.i.v. 2015 nemen de Drentse bibliotheken deel aan BiebPanel met twee panels (stad en platteland). Biebpanel behandelt in 2015 de volgende thema’s: ♣ Ontmoetingsfunctie van de bibliotheek (maart) ♣ Maatschappelijke waarde (juni) ♣ Communicatie (september) ♣ Nader te bepalen (december) LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Vier keer per jaar een onderzoeksrapport met onderwerpspecifieke aanbevelingen voor de bibliotheek. - Een goedgekeurd alternatief voor het standaard KTO. - Frequent actuele inzichten in de motieven en wensen van klant(groepen). - Structureel inzicht in de mening van onze klanten. - Loyaliteitsinstrument richting de bibliotheekleden. - Toegang tot het BiebPanel Dashboard voor aanvullende analyses en onderzoeksresultaten. - Infographic van de resultaten van elk BiebPanel-onderzoek. - Mogelijkheid tot benchmarken van resultaten - Kennisdeling met deelnemende bibliotheken - Biblionet neemt de bibliotheek werk uit handen door als tussenpersoon te fungeren naar ProBiblio
VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - uitvoering van evt. verbeterplannen op basis van de onderzoeksresultaten is de verantwoordelijkheid van de bibliotheekmanager/-directeur. BIJZONDERHEDEN -
De prijs, zijnde de kosten van het onderzoek door ProBiblio, wordt jaarlijks vastgesteld op basis van het aantal deelnemende bibliotheekvestigingen.
-
Kleinschalig onderzoek kan door Biblionet –in overleg - m.b.v. NetQ worden uitgevoerd.
CONTACTINFORMATIE Beleidsmedewerker: 088-0128059 EINDVERANTWOORDELIJK Beleidsmedewerker: 088-0128059
ADVIES & ONDERSTEUNING; STRATEGIE EN BELEID
BASIS
6. KWALITEITSZORG DOELGROEP Bibliotheek- en afdelingsmanagers. DOEL - Er voor zorg dragen dat het Drents Netwerk Bibliotheken als organisatie kwalitatief op een hoger plan komt. - Er voor zorgen dat de bibliotheken en Biblionet Drenthe als netwerk gecertificeerd worden in 2016. OMSCHRIJVING Op brancheniveau is vastgelegd dat bibliotheken werken met de brancheformule kwaliteitszorg een afspraak die door de VNG wordt ondersteund. Hierin is o.a. opgenomen dat bibliotheken het INK-sturingsmodel voor hun organisatie toepassen. Er is een set normen vastgesteld met daarbij behorende eisen. Onafhankelijke auditoren stellen vervolgens vast of de bibliotheekorganisatie voldoet aan de normeisen en al dan niet gecertificeerd kan worden. Maar kwaliteitszorg omvat meer dan alleen certificering; het raakt alle facetten van de organisatie. Doel is om de organisatie kwalitatief op een hoger plan te krijgen (in INK-termen: van fase 1: activiteit georiënteerd naar fase 5: excelleren en transformeren). Belangrijke onderdelen zijn: - Er voor te zorgen dat de bedrijfsvoering aansluit bij de steeds veranderende eisen en verwachtingen van de klant en de eisen die aan een product of dienst worden gesteld. - Grip krijgen op processen en deze in de gewenste vorm weten te borgen. Concreet betekent dit in nauw overleg en samenwerking met de bibliotheken dat er –op grond van de vorige certificeringsronde, de nieuwe positiebepaling en KTO’sverbeterplannen dienen te worden opgesteld. LEVERINGSGARANTIES De kwaliteitszorgmedewerker/stuurgroep kwaliteitszorg: - zorgt ervoor dat er een gezamenlijke positiebepaling is/komt. - analyseert de KTO’s en evt. andere onderzoeken. - doet voorstellen voor verbeterplannen. - coördineert de certificering.
VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Bibliotheken erkennen in dezen hun (netwerk)verantwoordelijkheid. Dat betekent dat zij: - er zelf voor zorgen dat ze - op basis van een in het najaar overeengekomen planning voor het jaar daarop - regelmatig een representatief beeld krijgen van de klanttevredenheid (KTO, digitaal klantenpanel, enz.), op een dusdanige manier dat je er als bibliotheekorganisatie ook daadwerkelijk iets mee kunt. - Actief bijdragen aan de positiebepaling en het opstellen van de verbeterplannen. - Bibliotheken zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de verbeterplannen. CONTACTINFORMATIE Beleidsmedewerker: 088-0128059 EINDVERANTWOORDELIJK Adjunct-directeur, portefeuille facilitair bedrijf: 088‐0128136
ADVIES & ONDERSTEUNI NG
BASIS
7. MARKETING DNB DOELGROEP Het Drents Netwerk Bibliotheken (DNB). DOEL Beleidsmatige en coördinerende ondersteuning bij de verandering van een intern gerichte organisatie naar een markt- en klantgerichte organisatie. OMSCHRIJVING Op het gebied van marketing kan meer kwaliteit en kostenbesparing worden bereikt door samenwerking van het DNB. Hier wordt inhoudelijk invulling aangegeven door: - de oplevering en uitvoering van een strategisch, tactisch en operationeel marketingplan; - De coördinatie van de uitvoering ervan door het Marketing-Communicatieteam (MarCom) Concrete activiteiten zijn: - T.b.v. de ontwikkeling van innovatieve marketingconcepten: het verzamelen van relevante marketingdata klantcampagnes en facilitering klantenbehoud en –werving, enz. - Coördinatie van de diverse marketingoverleggen op strategisch, tactisch en operationeel niveau om zo te komen tot resultaten op het gebied van spreiding, klantbehoud, dBOS, de Nationale Bibliotheekpas, het tarievenbeleid. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER De marketingmanager volgt en bewaakt de Marketingstrategie 2015 -2017(?) en het marketingjaarwerkplan voor het lopende jaar conform opdracht van het DNB. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Het DNB stelt bij het maken van de jaarlijkse begrotingen vooraf aan elk kalenderjaar het gezamenlijke marketingbudget vast. Het gaat hierbij om het marketingbudget dat gebruikt wordt voor de out of pocket kosten voor de uitvoering van de provinciale marketingstrategie. BIJZONDERHEDEN - M.i.v. 2015 draagt Bibliotheek Assen niet meer bij aan en participeert niet in de provinciale marketing - De provinciale marketingstrategie kan lokaal worden doorvertaald. Hiervoor kan een beroep op Biblionet worden gedaan voor advies en begeleiding
CONTACTINFORMATIE Afdelingsmanager Communicatie: 088-0128056 EINDVERANTWOORDELIJK Directeur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128136
ALGEMENE ZAKEN/BEVOORRADING
BASIS
8. BEVOORRADING VESTIGI NGEN DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Efficiënte levering van bibliotheekbenodigdheden en media vanaf het logistiek plein van Biblionet Drenthe in De Nieuwe Kolk. OMSCHRIJVING Standaardbevoorrading van bibliotheekvestigingen: 2 x per week. Uitzonderingen voor 4 vestigingen die 1x per week bevoorraad worden: - Bovensmilde - Gasselternijveen - Oosterhesselen - Schoonoord LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Op basis van een vast weekrooster. Zie informatie op intranet. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Volgens standaardprocedures (intranet). BIJZONDERHEDEN Voor de zomer- en kerstvakantie wordt een apart rooster gemaakt. CONTACTINFORMATIE Coördinator logistiek: 088‐0128092 Bevobus: 06-22544013 EINDVERANTWOORDELIJK Adjunct-directeur, portefeuille facilitair bedrijf: 088‐0128136
COLLECTIE; COLLECTIEAANSCHAF
BASIS
9. PROVINCIAAL COLLECTIONEREN DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het faciliteren, adviseren, ondersteunen en uitvoeren van de collectievorming voor alle Drentse bibliotheken. OMSCHRIJVING - Wekelijks wordt op basis van de collectieprofielen (ingegeven in de RCB-module) en een persoonlijke toetsing door de collectioneur de aanschaf verzorgd. - De collectioneur bespreekt 2x per jaar met de vestigingsleider de stand van zaken m.b.t. de collectie; de projectleider spreekt 1x per jaar met alle bibliotheekmanagers en –directeuren over de collecties/het collectioneren. - De collectioneur draagt zorg voor: Budgetbeheer Collectiebeleids- en werkplan Analyse RCB Saneeradviezen LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Wekelijks, gekoppeld aan het weekaanbod boeken. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De afnemers conformeren zich aan de afspraken zoals deze in het Protocol Provinciaal Collectioneren zijn vastgelegd. BIJZONDERHEDEN Het provinciaal collectioneren is organisatorisch projectmatig georganiseerd met als doel het na twee jaar (na mei 2015) als staande dienstverlening in de organisatie te hebben geïmplementeerd. In B12 van januari 2015 is besloten het project te verlengen tot 1 januari 2016. CONTACTINFORMATIE Projectleider: 088‐0128059 EINDVERANTWOORDELIJK Directie, portefeuille bibliotheken: 088‐0128137
COLLECTIE; COLLECTIEVERWERKING EN BEHEER
BASIS
10. BESTELCOÖRDINATIE EN PLANKKLAAR AFLEVEREN DOELGROEP Bibliotheken DOEL Coördinatie van de bestellingen en plankklaar afleveren. OMSCHRIJVING Het NBD-aanbod wordt beschikbaar gesteld aan de collectioneurs (zie provinciaal collectioneren). De bestelling wordt bij de NBD geplaatst door de afdeling Media. De NBD levert de materialen af in dozen per vestiging. Zodra de dozen worden afgeleverd worden de dozen door Algemene Zaken in de rolcontainer geplaatst en met het eerst volgende transport worden de nieuwe boeken in de vestiging afgeleverd. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNE MER De collectioneurs hebben negen dagen, waarvan zeven werkdagen om te bestellen. Vervolgens wordt de bestelling geplaatst door de afdeling media bij de NBD. Een werkdag na sluiting van de besteltermijn wordt de bestelling bij de NBD geplaatst en staan de titels als besteld in de catalogus en als geboekt in de budgetmodule. De NBD levert 6 tot 8 weken na bestelling. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De vestiging plaatst de nieuwe boeken. CONTACTINFORMATIE Medewerker mediaverwerking: 088‐0128038 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053
COLLECTIEBEHEER EN -VERWERKING
BASIS
11. TITELBEHEER CENTRALE CATALOGUS - STANDAARD DOELGROEP Bibliotheken DOEL Levering van titelgegevens voor de Bicat-catalogus. OMSCHRIJVING Laden van gecontroleerde titels in Bicat, onderhoud thesauri en titelonderhoud. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Deze werkzaamheden worden wekelijks uitgevoerd. BIJZONDERHEDEN De bestellingen van de wekelijkse aanbodbestanden worden de dinsdag na afsluiting van het aanbod in de catalogus geladen. - Bibliotheken kunnen titels ter catalogisering aanbieden tot een maximum van 200 titels per jaar. Daarboven wordt een apart tarief in rekening gebracht (zie producten plus-pakket). -
CONTACTINFORMATIE Bibliotheektechnisch specialist 088‐0128036 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053
COLLECTIE; COLLECTIEBEHEER
BASIS
12. SAMENWERKINGSCOLLECT IE DRENTHE DOELGROEP Bibliotheken DOEL Aanvulling op de lokale collecties door levering van permanent wisselende boeken en dvd’s. OMSCHRIJVING De samenwerkingscollectie dient zowel de ‘verbreding’ als de ‘verdieping’ van de lokale collecties en ondersteunt in het verlichten van de ‘reserveringsdruk’ van veelgevraagde titels. De permanente wisseling van titels biedt de klant een uitbreiding van het titelaanbod. Een titel blijft een half jaar in het bezit van een vestiging. Wisseling vindt plaats o.b.v. een vastgesteld roulatieschema en a.d.h.v. kastlijsten. Een titel uit de samenwerkingscollectie is herkenbaar aan een ‘plectrumsticker’ waarop staat: “Tijdelijk in deze bibliotheek”. De samenwerkingscollectie is van 9 bibliotheken bibliotheken gezamenlijk. Zij dragen 2½% van hun boekenbudget af t.b.v. de samenwerkingscollectie. Het provinciaal collectieteam zorgt voor de aanschaf. Voor het aantal boeken dat bibliotheken uit de samenwerkingscollectie ontvangen worden de inwoneraantallen van de gemeenten als verdeelsleutel gebruikt. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Elke zes maanden wisselen de exemplaren in de samenwerkingscollectie van bibliotheek. - Na vijf jaar worden de boeken gesaneerd. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Bibliotheken dragen jaarlijks 2½% bij van hun boekenbudget. - Bibliotheken dienen minimaal eens per week de controlelijst uit te draaien en de boeken van deze lijst op transport zetten naar een volgende vestiging in de route. BIJZONDERHEDEN De PSO draagt bij aan de financiering van de Samenwerkingscollectie CONTACTINFORMATIE Senior collectioneur: 088‐0128033 EINDVERANTWOORDELIJK Provinciaal collectieteam: 088‐0128033
COMMUNICATIE
BASIS
13. COMMUNICATIE DOELGROEP Bibliotheken en Biblionet Drenthe DOEL Het uitvoeren van werkzaamheden die voortvloeien uit de door het Drents Netwerk Bibliotheken vastgestelde marketingstrategie en het ondersteunen van de standaard communicatieve uitingen van de bibliotheken en Biblionet Drenthe OMSCHRIJVING - Het uitvoeren van het communicatieve deel van marketingacties, zoals ledenwerfactie, digitale nieuwsbrieven etc. - Afstemming en uitvoering m.b.t. tarieven en prijsbeleid, zoals promotie automatische incasso, nabellen niet-betaalde acceptgiro’s etc. - Het bedenken en vormgeven van publieksacties t.b.v. het gebruik van de website en onder de aandacht brengen van diensten en producten, zoals de promotie van e-books - Het (mede)organiseren van evenementen - Advisering - Het uitvoeren van standaard communicatieve uitingen zoals: Het maken van folders, affiches en meegevers over de producten, dienstverlening, tarieven en leenvoorwaarden. Het redigeren van teksten voor o.m jaarverslagen en beleidsplannen Het bewaken gebruik van de huisstijl Het maken van (digitale) nieuwsbrieven voor verschillende doelgroepen Het schrijven van persberichten. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Conform het door het Drents Netwerk Bibliotheken vastgestelde marketingplan Conform standaard- of overeengekomen termijnen VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - de afnemer is verantwoordelijk voor de aanlevering van en de controle op de juistheid van de content - de afnemer is op de hoogte van doorlooptijden van de productie en is daardoor mede verantwoordelijk voor het behalen van deadlines CONTACTINFORMATIE Afdelingsmanager 088‐ 0128056 EINDVERANTWOORDELIJK Directeur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128137
COMMUNICATIE; REPRO & VORMGEVING
BASIS
14. REPRO DOELGROEP Bibliotheken en PSO. DOEL De verzorging van kwalitatief hoogwaardig drukwerk, zowel op maat als standaard. Alle uitingen zijn in overeenstemming met de richtlijnen uit het huisstijlhandboek. OMSCHRIJVING Verzorgen van drukwerk en promotiemateriaal in de huisstijl van de bibliotheken. Als basis dient het Handboek Huisstijl Bibliotheken. De dienstverlening omvat de volgende onderdelen: - Kopieer- en drukwerk in de huisstijl - Verzorgen van standaard promotiemateriaal - Het huisstijlhandboek is up-to-date - Advies LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Via intranet (> Drukkerij > Bestellen briefpapier, etiketten, etc.) is het drukwerk te bestellen. De leveringsgaranties zijn afhankelijk van het soort drukwerk en staan vermeld op het formulier of zijn volgens afspraak met de opdrachtgever. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Bestelling drukwerk via opdrachtformulier op intranet. Voor meer gespecialiseerde opdrachten graag contact opnemen met de orderbegeleider. - De afnemer is verantwoordelijk voor het aanleveren van een drukwerkbestand conform de aanleverspecificaties. - De bibliotheekmanager is verantwoordelijk voor de opdracht. CONTACTINFORMATIE Voor vragen over (de productie van) drukwerk: 088‐0128081 Voor vragen over orderbegeleiding drukwerk, repro en fotografie: 088‐0128030 EINDVERANTWOORDELIJK Adjunct-directeur, portefeuille facilitair bedrijf: 088‐0128136
COMMUNICATIE
BASIS
15. VORMGEVING EN DTP DOELGROEP Bibliotheken en PSO. DOEL Drukwerk, digitale nieuwsbrieven en websites zijn vormgegeven conform de landelijke huisstijl van de bibliotheken. OMSCHRIJVING Het vormgeven van drukwerk en andere publicitaire uitingen in de huisstijl. Te denken valt aan: - Affiches en flyers - Jaarstukken - Brochures - (Digitale)nieuwsbrieven - Bewegwijzering in bibliotheken - Onderdelen van websites zoals persoonlijke pagina’s, banners e.d. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Via intranet (> Drukkerij > Bestellen briefpapier, etiketten, etc.) is het drukwerk te bestellen. De leveringsgaranties zijn afhankelijk van het soort drukwerk en staan vermeld op het formulier of zijn volgens afspraak met de opdrachtgever. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Bestelling van vormgeving en DTP via het opdrachtformulier. Voor meer gespecialiseerde opdrachten graag contact opnemen met de orderbegeleider. - De manager is verantwoordelijk voor de opdracht. - De afnemer is verplicht de voorgeschreven huisstijl toe te passen en verantwoordelijk voor de eindcontrole. CONTACTINFORMATIE Voor vragen over orderbegeleiding drukwerk, repro en fotografie: 088‐0128030 Voor vragen over vormgeving: 088‐0128025 EINDVERANTWOORDELIJK Adjunct-directeur, portefeuille facilitair bedrijf: 088‐0128136
DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE
BASIS
16. BICATWISE DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het zorg dragen voor een betrouwbare inrichting en werkwijze van het bibliotheeksysteem BicatWise en de hieraan gerelateerde modules voor opdrachtgevers, medewerkers en het publiek van Biblionet Drenthe. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Levering, installatie en beheer van het bibliotheeksysteem bicatWise en de hieraan gerelateerde modulen - Proactief monitoren van het bibliotheeksysteem bicatWise. - Applicatiebeheer en functioneel (op onderdelen). - Verhelpen van storingen (Het technisch beheer van BicatWise wordt uitgevoerd door afdeling ICT. Dit betreft ondermeer: de installatie van nieuwe versies en de monitoring van het bibliotheeksysteem. Voor storingsafhandeling wordt samengewerkt met de servicedesk van afdeling ICT. Deze is bereikbaar: maandag tot en met vrijdag van 08:00 - 17:00 via de Helpdesk voor storingen tijdens openingsuren. Buiten deze tijden via het mobiele nummer (06 – 51216599) VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Alle aanvragen, wijzigingen, storingen worden aangemeld via de Servicedesk ICT. CONTACTINFORMATIE Applicatiebeheer bicatWise: 088‐0128062 en 088‐0128063 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053
DIGITALE BIBLIOTHEEK
BASIS
17. G!DS - DATABEHEER DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het ondersteunen van bibliotheken die gebruik maken van G!ds. OMSCHRIJVING G!ds is een landelijke database, waarin een bibliotheek (of elke andere instelling) lokale informatie kan vestleggen. De database ondersteunt lokale websites, die de G!DSinformatie ontsluit. G!ds wordt gebruikt voor de eigen bibliotheekwebsites en levert stamgegevens aan Bibliotheek.nl. De provinciale servicemanager ondersteunt de diverse G!ds-activiteiten en onderhoudt contact met het landelijke servicemanagement van de G!ds. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Bibliotheken dragen zorg voor het databeheer. CONTACTINFORMATIE Provinciaal servicemanager G!ds: 088‐0128055 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053
DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE
BASIS
18. NASLAG-PC’S DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het beschikbaar stellen van digitale naslagbestanden. OMSCHRIJVING De naslag-pc’s bevatten digitale ‘quick reference bestanden’. Afgezien van enkele gratis bestanden/websites zijn de licenties voor de bestanden afgekocht. De bestanden zijn via de naslag-pc’s gratis raadpleegbaar. BIJZONDERHEDEN De navigatie en de toegang tot de naslagbestanden worden regelmatig gecheckt op actualiteit en op technisch juiste werking. CONTACTINFORMATIE Projectmedewerker: 088‐0128058 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053
DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE
BASIS
19. WEBSITES BIBLIOTHEKE N DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het voeren van de inhoudelijke eindredactie van de bibliotheekwebsites, het beheren van de componenten waaruit de websites bestaan en het uitvoeren van helpdeskwerkzaamheden. OMSCHRIJVING Eindredactie: De inhoud, het concept en de aansturing van de bibliotheekwebsites zijn vastgelegd in een redactiestatuut. De eindredacteur is verantwoordelijk voor de naleving van het redactiestatuut. De eindredacteur wordt hierbij terzijde gestaan door een redactie. De redactie heeft betrekking op o.a. ‘klantlogische’ indeling van de site, bewaking huisstijl en vormgeving, doorontwikkeling van de site en beoordeling webfunctionaliteit in dat kader. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De bibliotheken zijn verantwoordelijkheid voor de invoer en het beheer van de gegevens voor nieuws-en kalenderrubrieken. BIJZONDERHEDEN www.bibliothekendrenthe.nl CONTACTINFORMATIE Projectmanager: 088-0128059 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053
DIGITALE BIBLIOTHEEK DRENTHE
BASIS
20. WEBBEHEER VAN DE BIBLIOTHEEKWEBSITES, WEBSITE BIBLIONET DRENTHE & INTRANET DOELGROEP Bibliotheken, PSO, personeel. DOEL Het redactioneel beheren van de genoemde websites. OMSCHRIJVING Het plaatsen en redigeren van content op genoemde websites. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats conform de hiervoor opgestelde redactiestatuten. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Bibliotheken zijn verantwoordelijk voor de plaatsing van nieuws- en agenda-items op de bibliotheekwebsites m.b.v. G!ds; - Afdelings- en bibliotheekredacteuren zijn verantwoordelijk voor de plaatsing van nieuws- en agenda-items op Intranet. CONTACTINFORMATIE Projectmedewerker webredactie: 088‐0128027 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088-0128053
EDUCATIE
BASIS
21. DE BIBLITOHEEK O P SCHOOL: INITIATIE EN VOORBEREIDING DOELGROEP Bibliotheken. DOEL Het adviseren over en ondersteunen van bibliotheken bij het projectmatig opzetten en implementeren van het bibliotheekconcept de Bibliotheek op school (dBos) met als eindresultaat een projectplan incl. business case en planning. OMSCHRIJVING Met dBos vindt feitelijk het bibliotheekwerk voor de jeugd op de scholen plaats. Het doel van dBos: - aan te sluiten bij het onderwijsbeleid dat de gemeente voert - recht te (blijven) doen aan de kernfuncties lezen, informatie (en mediawijsheid) - het hoofd te bieden aan het dalend bibliotheekgebruik en de ontlezing - een betere aansluiting te vinden bij de jeugd (van de toekomst) dBos biedt een compleet geïntegreerd dienstenpakket voor de basisscholen, waarbij alle diensten in samenhang aangeboden worden, uitgevoerd door de leesconsulent ter ontlasting en ondersteuning van de leerkracht. De producten uit de Doorgaande Leeslijn vormen de bouwstenen voor dit dienstenpakket. Daarmee kunnen scholen en bibliotheken komen tot een structurele vorm van samenwerking die voor beide partijen interessant is. De betrokken gemeentes zijn belangrijke partners. dBos is een landelijk ontwikkeld en (deels landelijk) ondersteund concept. In Drenthe wordt de uitrol projectmatig ter hand genomen, waarbij onderscheid wordt gemaakt naar organisatie en inhoud. Per gemeente wordt een businesscase gemaakt. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - per gemeente wordt bekeken of invoering van dBos (financieel) haalbaar is - maatwerk per gemeente qua organisatie en implementatie - afstemming op provinciaal en landelijk niveau - projectmatige aanpak conform PRINCE2
VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Het kader is het concept dBos zoals vastgesteld door de B12. - Bibliotheken verstrekken expliciet de opdracht om de initiatie en voorbereiding van dBos uit te voeren. - Bibliotheken zorgen dat wordt voldaan aan de volgende kwaliteitseisen: - Er is sprake van een structurele samenwerking met het onderwijs vanuit een gezamenlijke doelstelling, vastgelegd in een meerjarencontract. - er wordt gewerkt met schoolWise - De kosten worden verdeeld tussen bibliotheek en onderwijs (en gemeente) - dBos is onderdeel van het schoolwerkplan en beleidsplan bibliotheek. - De monitor (meting resultaten) wordt jaarlijks uitgevoerd. - dBos heeft een duidelijk gezicht: fysiek en digitaal. BIJZONDERHEDEN De implementatie van dBos verloopt gefaseerd. Er wordt gestart in 2013. CONTACTINFORMATIE Procescoördinator (organisatie): 088‐0128056 projectleider (inhoud): 088‐0128022 EINDVERANTWOORDELIJK Bibliotheekmanagers Directeur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128137
EDUCATIE
BASIS
22. EDUCATIEVE DIENSTVERLENING DOELGROEP Bibliotheken DOEL Een kind dat graag en goed leest, mediavaardig is, heeft alle instrumenten in handen om uit te groeien tot een kritische en mondige burger die moeiteloos zijn weg kan vinden in de maatschappij. De afdeling Educatie draagt hieraan bij door op strategisch niveau een gesprekspartner te zijn voor de bibliotheekmanager en op tactisch niveau voor de jeugdspecialist en leesconsulent. Met voorlichting, advies en scholing, kennisdeling en relatiebeheer, voor voorschools, primair onderwijs en voorgezet onderwijs. De afdeling Educatie ondersteunt tevens de bibliotheken bij de uitvoering van de afspraken die vastgelegd zijn in het convenant Bondgenootschap voor Geletterdheid Drenthe. OMSCHRIJVING De afdeling Educatie ondersteunt en adviseert de bibliotheken op het gebied van: - leesbevorderingsprogramma’s - mediawijsheidprogramma’s - borging van (onderwijs) concepten zoals De bibliotheek op school - implementatie en borging van leesbevorderingsprogramma’s zoals BoekStart, MLP en Boekenpret. - verzorgt 2x per jaar een nieuwsbrief voor het primair onderwijs - ondersteuning van jeugdspecialisten bij het organiseren en uitvoeren van Gemeentelijke Leesbevorderings Platforms - deskundigheidsbevordering door o.a. de organisatie van provinciale bijscholingsbijeenkomsten - het verzorgen van scholing o.a. uitvoering schoolmonitor, training interactief voorlezen. - nieuwe landelijke ontwikkelingen. De Educatieve Dienst signaleert nieuwe landelijke ontwikkelingen, informeert bibliotheken en vertaalt deze naar de Drentse situatie. - de afdeling Educatie participeert op strategisch niveau binnen laaggeletterdheid door deel te nemen aan provinciaal overleg en tactisch d.m.v. de monitor. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De afnemer is verantwoordelijk voor de uitvoering van het advies. CONTACTINFORMATIE Voorschools: 088-0128020, Primair onderwijs: 088-0128028, Voortgezet onderwijs: 088‐ 0128029 EINDVERANTWOORDELIJK Teamleider Educatie: 088-28802550
FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE
BASIS
23. BEGROTING, JAARREKENING EN RAPPORTAGES DOELGROEP Management van Biblionet Drenthe. DOEL Het i.s.m. manager opstellen van concept jaarbegroting, jaarrekening en kwartaal rapportages van de aangesloten bibliotheekstichtingen en Biblionet Drenthe t.b.v. de financiële verantwoording richting bestuur en reguliere subsidieverstrekker(s). OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - opstellen concept jaarrekening o.b.v. richtlijnen voor de jaarverslaggeving (RJ 640) + verwerking mutaties na bestuursvergaderingen. - opstellen financiële kwartaalrapportages na afloop betreffende kwartaal. - opstellen concept jaarbegroting o.b.v. cijfers voorgaande periode en bekende ontwikkelingen. - opstellen prognose resterend jaar na afloop 2e en 3e kwartalen. - budgetoverzichten per bibliotheek. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - conform handboek procedures (intranet handleidingen) - handhaving geldende termijnen VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Aanlevering financiële gegevens door management uiterlijk 2 weken na afloop kwartaal (o.a. projecturen/-bestedingen). Aanlevering begrotingsaannames volgens de overgekomen planning in jaar voorafgaand aan begroting. Vaststelling begroting en jaarrekening in bestuursvergadering. De prijs van deze dienstverlening is incl. accountantskosten (basisdienstverlening). Het tarief voor de financiële administratie gaat uit van gebruikmaking van 1 gezamenlijke accountant voor alle aangesloten bibliotheken. BIJZONDERHEDEN Bovenstaande betreft de planning- en controlcyclus betreffende de reguliere financiële stromen. Alle administratieve handelingen t.b.v. projectverantwoording dient gefinancierd te worden middels een bijdrage voor administratiekosten als onderdeel van projectsubsidies. CONTACTINFORMATIE Financieel medewerker van het desbetreffende bedrijfsonderdeel.
EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën: 088‐0128002
FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINSTRATIE
BASIS
24. CENTRALE INKOOP DOELGROEP Bibliotheekmanagers DOEL Behalen van inkoopvoordelen door gezamenlijke inkoopactiviteiten voor bibliotheken. OMSCHRIJVING - voeren van onderhandelingen met leveranciers, in opdracht van bibliotheken en/of DNB - verzorgen van niet reguliere inkoop, in voorkomende gevallen - administratieve afhandeling van offertes en facturen behorende bij de gezamenlijk ingekochte contracten LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER -
contractonderhandelingen conform aanbestedingsregels autorisatie facturen conform autorisatieschema contractbeheer up to date m.b.t. gezamenlijk ingekochte contracten
VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Centrale inkoop kan alleen plaatsvinden bij minimaal 4 deelnemende stichtingen. CONTACTINFORMATIE Financiële administratie: 088‐0128009 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën: 088‐0128002
FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE
BASIS
25. CREDITEURENPROCES DOELGROEP Bibliotheekmanagers, Afdelingsmanagers en directies. DOEL Het op tijd registreren, laten accorderen en boeken van facturen, zodat er een betaling conform de betalingsvoorwaarden van de leverancier kan plaatsvinden. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit registreren, laten accorderen, boeken en betaalbaar stellen van inkoopfacturen. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Betaling aan leveranciers volgens betalingsvoorwaarden, binnen uiterlijk 21 dagen. Betaling geschiedt alleen indien accordering conform het autorisatieschema heeft plaatsgevonden. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Algemeen: - Werken onder een rekening courant met Biblionet Drenthe vanuit een centrale administratie (anders maatwerk). - De manager/besteller is verantwoordelijk voor een optimale inrichting van de facturenstroom. - (max 1 factuur per maand per leverancier, indeling van de factuur naar kostenplaatsen en juiste adressering/contactpersoon). Als de facturenstroom van een leverancier niet aan de optimale voorwaarden voldoet worden de meerkosten in rekening gebracht bij de afdeling/stichting van de besteller (tegen uurtarief). Bibliotheken: Facturen binnen 5 werkdagen na factuurdatum scannen en als pdf e-mailen naar
[email protected] BIJZONDERHEDEN Een klein deel van de inkopen wordt centraal, via het facilitair bedrijf, ingekocht en aan bibliotheken doorbelast. CONTACTINFORMATIE Manager Financiën: 088‐0128002 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën: 088‐0128002
FINANCIËN;FINANCIËLE ADMINISTRATIE
BASIS
26. DEBITEURENPROCES DOELGROEP Medewerkers, Bibliotheekmanagers, Afdelingsmanagers en directies. DOEL Het zo effectief mogelijk incasseren van vorderingen (op tijd voldoen van facturen) middels incidentele en terugkerende facturen. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Vervaardiging van verkoopfacturen en de verzending hiervan. - Bewaking van tijdige facturering van terugkerende facturen. - Bewaking van binnenkomst van betalingen. - Het versturen van herinneringen conform debiteurenbeleid. - Periodieke check op juistheid en volledigheid terugkerende factureringsregister (tarieven en andere parameters) i.s.m. management. - Correctiefacturen (die in eerste instantie niet goed zijn aangeleverd) worden apart in rekening gebracht. - Incassobeleid LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Facturering binnen 2 weken na aanlevering bij FIN met betalingstermijn van (standaard) 30 dagen. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - De manager is verantwoordelijk voor de tijdige, volledige en juiste aanlevering van incidenteel te factureren bedragen conform formulier ‘verzoek om facturering’. - Terugkerende facturen worden op initiatief van de manager in onderling overleg opgenomen in het factureringsregister. Daarna vindt periodieke facturering door Financiën plaats. Bewaking manager achteraf door analyse van tussentijdse financiële managementinformatie. - Voor alle uitgaande facturen dient een bedrag van € 5,- aan administratiekosten gecalculeerd te worden. - De ‘accountmanager’ / manager dient dit mee te nemen in de calculaties richting klant. Deze tegemoetkoming in de administratieve lasten zijn opbrengsten voor de afdeling Financiën.
BIJZONDERHEDEN - Een deel van de verkoopfacturen wordt door financiën periodiek gefactureerd met behulp van een terugkerend factureringsregister. - Er wordt gewerkt aan een volledig verkoopcontractregister i.s.m. het secretariaat en de verantwoordelijke managers. - BTW belastingwetgeving is leidend in het wel of niet factureren met BTW. Indien onzekerheid hierover bestaat reeds voorafgaand aan de dienstverlening contact opnemen met Financiën. CONTACTINFORMATIE Manager Financiën: 088‐0128002 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën: 088‐0128002
FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE
BASIS
27. PROCES KAS, BANK, GIRO DOELGROEP Elke afnemer van diensten van de financiële administratie. DOEL Het tijdig en juist verwerken van de kas, bank en girostukken. OMSCHRIJVING Het verwerken van kas-, bank- en giroafschriften als basis voor de verdere financiële administratie. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER In kwartaalrapportages zijn alle kas-, bank- en giromutaties verwerkt. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Aanlevering van kas- en bankstukken door bibliotheken aan Financiën direct na binnenkomst in bibliotheek. Dit geldt met name voor niet-Rabobankrekeningen. BIJZONDERHEDEN Sinds media 2013 kan een klant die via de website een in BicatWise geregistreerd bedrag wil betalen, via ‘Mijn menu’ de iDEAL-betaalknop in zijn bank selecteren. Vervolgens wordt hij/zij doorgeleid naar de internetbankierafdeling van zijn bank. Na inloggen staat hier de betaalopdracht klaar. De klant autoriseert zijn betaling en het bedrag wordt van zijn betaalrekening afgeschreven. De ‘leverancier’ wordt geïnformeerd nadat de betaling heeft plaatsgevonden. Klanten kunnen met iDEAL betalen zonder zich daarvoor aan te hoeven melden. De afdeling ICT verzorgt het beheer en verhelpt storingen. CONTACTINFORMATIE Manager Financiën en P&O: 088‐0128002 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën en P&O: 088‐0128002
FINANCIËN; FINANCIËLE ADMINISTRATIE
BASIS
28. VERZEKERINGEN DOELGROEP Management bibliotheken en Biblionet Drenthe. DOEL Het verzekeren van panden, inboedel, ICT-apparatuur en personeels gerelateerde en overige zaken teneinde de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. OMSCHRIJVING - Onderhouden van contacten met verzekeraars/tussenpersonen. - Optimaliseren van de verzekeringsportefeuille en (laten) actualiseren van de te verzekeren bedragen. - Coördineren van schadeclaims. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Afgedekte risico’s conform BMO- en/of RvB-besluitvorming. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Wanneer er wijzigingen optreden t.a.v. verzekerde objecten (verhuizingen, restyling etc.) worden de managers hiervan binnen 14 dagen op de hoogte gesteld. BIJZONDERHEDEN De verzekeringspremies komen rechtstreeks ten laste van de bibliotheken en worden derhalve niet verrekend. CONTACTINFORMATIE Financiële administratie: 088‐0128009 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën: 088‐0128002
FINANCIËN
BASIS
29. MANAGEMENTINFORMATIE /STATISTIEK DOELGROEP Vestigingsleiders, bibliotheekmanagers en afdelingsmanagers. DOEL Ondersteunende rapporten bij de realisatie van de doelstellingen en activiteiten in een jaar. Tot de basisrapporten worden gerekend de rapporten die per kwartaal, per jaargang in Sharepoint gepresenteerd worden. Daarnaast worden instructiehandleidingen en documentatie verzorgd bij de basisrapporten en selectiemogelijkheden uit BicatWise. Wat mag men aan rapporten verwachten: - Basisrapporten uit: uitleningen, leden, mediabezit, reserveringen en verlengingen. - Overzicht van het aantal bezoekers van de bibliotheken (o.b.v. eigen opgave). - Website bezoek. - Gebruik digitale producten. - Standaardpresentatie jaarcijfers t.b.v. jaarverslagen. Afwijkingen van de standaardpresentatie vallen onder het pluspakket. - Aandeel in BIS-rapportage (VOB) en aandeel in opgave voor Stichting Leenrecht. - Ad hoc: eenvoudige rapportselecties (query’s in ), waarvan de productietijd maximaal 30 minuten bedraagt. Uitgebreide(re) selecties en analyses vallen onder plusdiensten en zullen tegen de kostprijs verrekend worden. - (financiële rapporten, onderdeel van de dienstverlening van de afdeling financiën) Dit basispakket zal nog worden uitgebreid naar andere (functionele) gebieden, zoals: de strategische doelstellingen, activiteiten, processen, personeel, financiën en kwaliteit. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER De rapporten zullen 7 werkdagen na afloop van het kwartaal gepubliceerd worden. De definitie en inhoudelijke opzet van de rapporten zal uniform zijn en periodiek worden afgestemd met de afnemers. Handleidingen zijn beschikbaar en periodiek worden cursussen gegeven. De validiteit van de rapporten is een continu aandachtspunt. Als op dat punt twijfel bestaat zal daarover bericht worden. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER De afnemers zullen de (basis) informatiesystemen gebruiken volgens de daarvoor bestaande afspraken. BIJZONDERHEDEN Managementinformatie is nog in ontwikkeling. Landelijk wordt er gewerkt aan een datawarehousesysteem, dat ondersteunend kan zijn aan een integrale managementrapportage.
CONTACTINFORMATIE Coördinator managementinformatie: 088‐0128016 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën: 088‐0128002
FINANCIËN; SALARISADMINISTRATIE
BASIS
30. SALARISADMINISTRATIE DOELGROEP Medewerkers in dienst van Biblionet Drenthe. DOEL Het tijdig en correct verzorgen van de salarisadministratie. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Het verwerken van mutaties, zoals: in- en uitdiensttreding, wijziging deeltijd, onkostendeclaraties, uren-/reiskostendeclaraties et cetera. - Het laten berekenen en betaalbaar stellen van salarissen. - Het doen van aangifte en afdrachten aan de belastingdienst (loonheffingen). - Het gevraagd en ongevraagd geven van salaris-/ en pensioen gerelateerde adviezen. - Het verwerken en journaliseren van de maandelijkse salariskosten. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Het uitbetalen van salarissen conform CAO Bibliotheken. - Het uitbetalen van salarissen rond de 25e van elke maand. - Het uitbetalen van declaraties. Uitzonderingen worden expliciet via intranet gecommuniceerd. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Declaraties dienen uiterlijk de 18e van elke maand ontvangen te zijn door de salarisadministratie (voorbeeld: declaraties mei, ingeleverd voor 19 juni, worden verwerkt met het salaris van juni). - Mutaties en declaraties dienen volledig ingevuld en getekend door tekenbevoegde aangeleverd te worden. - Voldoen de stukken niet aan deze eisen, dan worden ze geretourneerd ofwel later verwerkt. BIJZONDERHEDEN Salariskosten worden doorbelast aan lokale stichtingen op basis van werkelijke bezetting. Optioneel is deelname aan een solidariteitsfonds mogelijk voor langdurige ziekte. Sinds 2003 zijn alle aangesloten bibliotheken, behalve Emmen, bij dit fonds aangesloten. Een deel van de werkzaamheden is uitbesteed aan derden. CONTACTINFORMATIE Financiële administratie: 088‐0128009 en 088‐0128006
EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën: 088‐0128002
FINANCIËN; KLANTENAD MINISTRATIE
BASIS
31. KLANTENADMINISTRATIE DOELGROEP Medewerkers bibliotheken en bussen. DOEL Leveren van administratieve diensten m.b.t. klanten van bibliobussen en aangesloten bibliotheken in Drenthe. OMSCHRIJVING - Verwerken van mutaties in klantenbestand, zoals aan- en afmelding, wijziging adres, etc. - Factureren, versturen van acceptgiro’s, herinneringen en incasseren van contributies in de 3e/4e week van de maand voorafgaand aan de vervalmaand van het abonnement. - Wekelijks verwerken van ontvangen betalingen en verwerking in financiële administratie. - Vervaardigen van maandelijkse journaalpost voor boeking van de resultaten in de financiële administratie. - Vragen beantwoorden en problemen oplossen van bibliotheekmedewerkers via telefoon en mail die niet (efficiënt) in de bibliotheek afgehandeld kunnen worden. - Inschakelen incassobureau voor achterblijvende betalingen n.a.v. nota’s boeken bibliotheek conform (nog te actualiseren) incassobeleid. - Functioneel beheer klantenadministratie. - Jaarlijkse verwerking nieuwe abonnementstarieven. - Advisering bij herinrichting abonnement-, betalings- en/of klantenstructuur. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Maandelijks incassering van contributies en wekelijkse verwerking van betalingen. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER BIJZONDERHEDEN - Leden die niet via automatische incasso hun contributie betalen, betalen € 2,50 administratiekosten. - Betaling via i-Deal is mogelijk. CONTACTINFORMATIE Klantadministratie:088‐0128008 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Financiën: 088‐0128002
ICT
BASIS
32. BIBLIOTHEEKAUTOMATISERING DOELGROEP Opdrachtgevers, medewerkers en het publiek (gebruikers) van het bibliotheeksysteem van Biblionet Drenthe. DOEL Het zorg dragen voor een technisch betrouwbare inrichting en werkwijze van het bibliotheeksysteem voor opdrachtgevers, medewerkers en het publiek van Biblionet Drenthe. OMSCHRIJVING De dienstverlening betreffende bibliotheekautomatisering is beschreven onder het hoofdstuk digitale bibliotheek. De technische ondersteuning is conform de omschrijving onder ICT Werkplekservice.
VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Alle aanvragen, wijzigingen, storingen worden aangemeld via de Servicedesk ICT. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn aansluitvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: “Aansluitvoorwaarden voor het Biblionet Drenthe ICT- netwerk”. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn leveringsvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: “Leveringsvoorwaarden voor ICT-voorzieningen van Biblionet Drenthe”. - Aan het netwerk van Biblionet mag alleen goedgekeurde apparatuur aangesloten worden. De lijst van goedgekeurde apparatuur is beschreven in de “Service Catalogus ICT”. CONTACTINFORMATIE Servicedesk ICT: 088 012 81 00 EINDVERANTWOORDELIJK Manager ICT: 088‐0128042
ICT
BASIS
33. CURSUSOMGEVING (MAATWERK IS PLUS) DOELGROEP Seniorweb, klanten Bibliotheek DOEL Beschikbaar stellen van trainings/cursus faciliteiten op het gebied van ICT software OMSCHRIJVING De dienstverlening en levering bestaat uit: - Het technisch faciliteren van standaard trainingen op cursus werkplek - Beheer en onderhoud - Optionele trainingen op verzoek (plus) LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Levering conform de ICT catalogus en leveringsvoorwaarden - Alle eerste- en tweedelijns storingen kunnen gemeld worden bij de Servicedesk ICT en vallen onder het basispakket - Service window ServiceDesk ICT (beschikbaarheid van dienstverlening en support): Maandag tot en met vrijdag van 08:00-17:00 via de Helpdesk, voor storingen tijdens openingsuren. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Aanvraag van optioneel trainingsmateriaal door middel van een verzoek (change) via de Servicedesk ICT - Door opdrachtgever ondertekende offerte BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE Medewerker ICT: 088‐0128046 EINDVERANTWOORDELIJK Manager ICT: 088-0128042
ICT
BASIS
34. LYNC
DOELGROEP Opdrachtgevers en medewerkers (gebruikers) van de ICT systemen van Biblionet Drenthe. DOEL Zorg dragen voor een betrouwbare inrichting en werkwijze van het overnemen van schermen en chatfunctie voor medewerkers van Biblionet Drenthe. OMSCHRIJVING - Lync is onderdeel van Microsoft suite, zie onderdeel werkplekservice KA-omgeving voor levering en voorwaarden - Inrichting Lync: medio 2014 - Na implementatie Lync zal dit als softwarecomponent van de Microsoft Office suite opgenomen worden in de ICT servicecatalogus. Lync implementatie door Biblionet Drenthe bestaat uit een Basis deel (chatfunctie en overnemen van schermen) en een Plus deel (optionele diensten zoals audio/video conference). CONTACTINFORMATIE Servicedesk ICT: 088 012 81 00 EINDVERANTWOORDELIJK Manager ICT: 088‐0128042
ICT
BASIS
35. WERKPLEKSERVICE (KA-OMGEVING) DOELGROEP Opdrachtgevers en medewerkers (gebruikers) van de ICT systemen van Biblionet Drenthe. DOEL Het zorg dragen voor een betrouwbare inrichting en werkwijze van de omschreven ICTsystemen voor opdrachtgevers en medewerkers van Biblionet Drenthe. OMSCHRIJVING De dienstverlening bestaat uit: - Levering, installatie en beheer basisinfrastructuur - Levering, installatie en beheer werkplekvoorzieningen (hardware) - Levering, installatie en beheer werkplekvoorzieningen (kantoorautomatisering/software) - Levering, installatie en beheer applicaties - Levering, installatie en beheer telefonie en communicatie - Proactief monitoren van de ICT-systemen en infrastructuur - Onderzoeken en implementeren van verbeteringen - Technische ondersteuning gebruikerS - Beschikbaar stellen van de Servicedesk - Verhelpen van storingen LEVERINGSGARANTIES Openingstijden Service Desk ICT (beschikbaarheid van dienstverlening en support): Maandag tot en met vrijdag van 08:00-17:00 via de Helpdesk, voor storingen tijdens openingsuren. Bij calamiteiten buiten de openingsuren via het mobiele nummer (06 - 51216599) VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Alle aanvragen, wijzigingen, storingen worden aangemeld via de Servicedesk ICT. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn aansluitvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: “Aansluitvoorwaarden voor het Biblionet Drenthe ICT netwerk”. - Voor het gebruik van de ICT-voorzieningen van Biblionet zijn leveringsvoorwaarden van kracht. Deze voorwaarden zijn beschreven in het document: “Leveringsvoorwaarden voor ICT-voorzieningen van Biblionet Drenthe”. - Aan het netwerk van Biblionet mag alleen goedgekeurde apparatuur aangesloten worden. De lijst van goedgekeurde apparatuur is beschreven in de “Service Catalogus ICT”.
CONTACTINFORMATIE Servicedesk ICT: 088 012 81 00 EINDVERANTWOORDELIJK Manager ICT: 088‐0128042
ICT
BASIS
35. WIFI STANDAARD DOELGROEP Bibliotheek klanten en personeel DOEL Klanten van bibliotheken maken door middel van BYOD (bring your own device) gebruik van draadloze verbindingen om connectie met het internet te krijgen. Personeel kan gebruik maken van een draadloze verbinding met door Biblionet geleverde hardware. OMSCHRIJVING De dienstverlening en levering bestaat uit: - Inmeten van access points in de ruimte waar WiFi beschikbaar moet komen - Beheer en onderhoud van de access points - Voldoende dekking van het draadloos WiFi netwerk - Storingen kunnen worden gemeld bij de Servicedesk ICT Plus: Eenmalige aanschaf en installatie van het benodigde aantal access points (afhankelijk van de grootte van de bibliotheek) wordt middels offerte aangeboden. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Levering conform de ICT catalogus en leveringsvoorwaarden - Service window ServiceDesk ICT (beschikbaarheid van dienstverlening en support): Maandag tot en met vrijdag van 08:00-17:00 via de Helpdesk, voor storingen tijdens openingsuren. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Misbruik van de WiFi voorziening kan afsluiting tot gevolg hebben BIJZONDERHEDEN - Uitbreiding op de standaard levering van WiFi is optioneel en valt onder plus diensten - Voldoende capaciteit en dekking voor de mogelijkheid van een i-Pad café (hierbij kunnen klanten met hun eigen BYOD onderling informatie delen en uitwisselen). - Verzoek met betrekking tot het inregelen van een beperking in bereik van WiFi in verband met overlast “buiten” de bibliotheek valt niet onder de basis. - Provider voorwaarden en security kunnen voor beperkingen zorgen met betrekking tot bijvoorbeeld emailverkeer. Voor meer informatie kan contact worden opgenomen met de Servicedesk ICT
CONTACTINFORMATIE Medewerker ICT: 088‐0128046 EINDVERANTWOORDELIJK Manager ICT: 088-0128042
ICT
BASIS
37. ZELFSERVICE (ZUS) MET BICAT WISE DOELGROEP Bibliotheken DOEL Bibliotheken maken vrijwel allemaal gebruik van, of gaan over op zelfservice. Zelfservice is klantvriendelijk en ontlast de bibliotheekmedewerker. OMSCHRIJVING De zelfservice (ZUS) met Bicat Wise als Bibliotheeksysteem kent een aantal varianten en leveranciers. 1. Systeem van leveranciers (Aturis, Eastbridge) 2. Eigen variant (ICT Biblionet Drenthe) Basis: De ICT dienstverlening Zelfservice Plus: De keuze betreffende aanschaf hardware, meubilair en dergelijke LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Levering conform de ICT servicecatalogus en door opdrachtgever ondertekende offerte - Alle eerste- en tweedelijns storingen kunnen gemeld worden bij de Servicedesk ICT en vallen onder het basispakket - Storingen op apparatuur van leveranciers kunnen gemeld worden bij de Servicedesk ICT en worden door de Servicedesk ICT doorgezet naar de serviceafdeling van de leverancier - Licentie voor het gebruik van de zelfservice wordt in opdracht van Servicedesk ICT geregeld door de Digitale Bibliotheek. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Aanvraag van de Zelfservice door middel van het aanvraagformulier “aanvraag zelfservice” - Door opdrachtgever ondertekende offerte BIJZONDERHEDEN - De aanvraag van de Zelfservice dient bij de Servicedeks ICT schriftelijk te worden ingediend en goedgekeurd door de Bibliotheek manager/directeur. - Toewijzingsbeleid van de “Eigen variant” moet nog worden vastgesteld.
CONTACTINFORMATIE Medewerker ICT: 088‐0128046 EINDVERANTWOORDELIJK Manager ICT: 088-0128042
LEENVERKEER
BASIS
38. IBL DOELGROEP Bibliotheken en hun klanten. DOEL Het leveren van materialen die zich niet in de Drentse collectie bevinden. OMSCHRIJVING Klanten van de bibliotheken kunnen via Aanvragen of via hun bibliotheek of de Aquabrowser en/of de webcatalogus materialen aanvragen die zich niet in de Drentse catalogus bevinden. De afdeling Media vraagt de gewenste materialen op elders in het land. Na ontvangst worden de materialen aan de aanvragende bibliotheek gestuurd. Ook het terugsturen verloopt via de afdeling Media. Media verwerkt de aanmaningen en attendeert de bibliotheek. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Bibliotheken dienen bij het aanvragen zorg te dragen voor zo compleet mogelijk titelgegevens. - Bibliotheken zijn ervoor verantwoordelijk dat de bijgeleverde formulieren bij de geleverde materialen blijven. CONTACTINFORMATIE Administratief medewerker IBL en collecties: 088‐0128039 en 088‐0128040 EINDVERANTWOORDELIJK Manager Digitale Bibliotheek Drenthe: 088‐0128053
LEENVERKEER
BASIS
39. ONDERLING LEENVERKEE R DRENTSE BIBLIOTHEKEN DOELGROEP Bibliotheken. DOEL De handmatige verwerking van reserveringen uit de eigen Drentse collecties. OMSCHRIJVING Bibliotheken draaien conform het rooster de kastlijst uit en zoeken de reserveringen op. De reserveringen worden in blauwe kratten geplaatst. Grotere bibliotheken sorteren voor op de grote bibliotheken Assen, Emmen en Hoogeveen. De reserveringen die terugkomen worden in grijze kratten geplaatst. Ook hier vindt voorsortering plaatst op de grote bibliotheken. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER De materialen worden dagelijks verwerkt. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER In de materialen wordt een transportbon gedaan. BIJZONDERHEDEN In voorkomende gevallen kan geïnformeerd worden waar gereserveerde materialen blijven; hiertoe kan de medewerker logistiek actie ondernemen. CONTACTINFORMATIE Coördinator logistiek: 088‐0128092 Bevobus: 06-22544013 EINDVERANTWOORDELIJK Adjunct-directeur, portefeuille bibliotheken: 088‐0128137
SECRETARIAAT
BASIS
40. STANDAARD SECRETARIËLE ONDERSTEUNING DOELGROEP Bibliotheekmanagers en stichtingsbesturen. DOEL Leveren van standaard secretariële ondersteuning. OMSCHRIJVING -
De voorbereiding van bestuursvergaderingen De opmaak en verzending van officiële stukken en correspondentie Het verzenden van uitnodigingen en mailingen tot 250 stuks Adressenbeheer vrijwilligers en bestuursleden Beheer inschrijvingen Kamer van Koophandel Toepassen en bewaken huisstijl Archiefbeheer
VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Volgens standaardvoorwaarden en procedures in het Handboek Procedures (intranet). CONTACTINFORMATIE Manager secretariaat: 088‐0128139 EINDVERANTWOORDELIJK Manager secretariaat & receptie: 088‐0128139
SECRETARIAAT
BASIS
41. VERGADERFACILITEITEN EN APPARATUUR DOELGROEP Medewerkers bibliotheken. DOEL Verhuur vergaderfaciliteiten en apparatuur. OMSCHRIJVING Het facilitair bedrijf in Assen beschikt over diverse te huren ruimtes voor het houden van vergaderingen, presentaties e.d. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Honorering mits de gevraagde ruimte beschikbaar is. BIJZONDERHEDEN Beschikbaarheid zalen: op Intranet (> Logistiek > Reserveren vergaderruimtes De Nieuwe Kolk) staat beschreven welke ruimtes beschikbaar. Reserveren kan via het aanvraagformulier. De beschikbaarheid kan worden gecheckt in Outlook ( > Openbare mappen > Vergaderzalen). CONTACTINFORMATIE Secretariaat: 088‐0128138 EINDVERANTWOORDELIJK Adjunct-directeur, portefeuille facilitair bedrijf: 088‐0128136
WERKGEVERSCHAP
BASIS
42. ARBOZAKEN EN VERZUIM BEGELEIDING DOELGROEP Alle medewerkers en management in dienst van Biblionet Drenthe. DOEL Zorgen dat medewerkers van Biblionet Drenthe veilig en gezond kunnen werken waarbij wordt voldaan aan de wettelijke regelgeving vanuit de Arbowet en de Wet verbetering Poortwachter. OMSCHRIJVING - Opstellen van een door de OR goedgekeurd ARBO-jaarplan (jaarlijks per einde van het voorafgaande jaar gereed). - Opstellen van ontruimingsplannen en organiseren van ontruimingsoefeningen locatie Biblionet Drenthe (1 x per jaar). - Coördinatie periodieke Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E). - Zorgdragen voor voldoende en tijdige bijgeschoolde BHV’ers. - Individugericht werkplekonderzoek en advisering. - Contacten onderhouden met de Arbodienst en OR. - Ziek- en herstelmeldingen behandelen conform de verzuimprocedure en de Wet verbetering Poortwachter. - Manager adviseren/ondersteunen bij reïntegratieproces medewerker (zie ook HRM-advies). - Organiseren (beleids) SMT en (laten) opvolgen daaruit voortvloeiende acties. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER -
In het voor- en najaar (herhaling) BHV-trainingen conform wettelijke regelgeving Werkplekonderzoeken op aanvraag Managers dagelijks informeren over de verzuim-/herstelmeldingen 4 keer per jaar SMT
VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Tijdige afmelding BHV-trainingen Ontruimingsplannen vestigingen is verantwoordelijkheid afnemer De begeleiding van de re-integratie van de werknemer is de verantwoordelijkheid van de afdelings- en bibliotheekmanager.
BIJZONDERHEDEN Zie voor verdere interne richtlijnen en regelingen de homepage van P&O op intranet en www.e-boekpersoneel.nl. Kosten BHV-training + administratiekosten worden doorbelast indien niet of niet tijdig wordt afgemeld. Momenteel loopt een onderzoek of de uitvoering van de (versimpelde) RI&E per vestiging opgepakt kan worden. Resultaat pilot wordt eind 2011 verwacht. ARBO-kosten a.g.v. herinrichting en/of verhuizing zijn voor rekening van de afnemer (zie ook product Retail/Herinrichtingsadvies). Ter dekking van langdurig ziekterisico is het mogelijk deel te nemen aan het solidariteitsfonds ‘langdurig ziekterisico’. Hiervoor wordt een jaarlijks door de deelnemende bibliotheken vast te stellen premie betaald van een aantal % van de bruto loonsom van de bibliotheek (zie ook product inval). CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent: 088‐0128012 EINDVERANTWOORDELIJK Manager P&O: 088‐0128133
WERKGEVERSCHAP
BASIS
43. CAO EN ARBEIDSVOORWA ARDEN DOELGROEP Alle medewerkers in dienst van Biblionet Drenthe. DOEL Ondersteuning van managers bij hun personele verantwoordelijkheden door uitvoering te geven aan de CAO en personeelsregelingen. OMSCHRIJVING - Bijhouden ontwikkelingen CAO Bibliotheken. - Informatie verstrekken en uitleg geven aan medewerkers en leidinggevenden over regelingen en de CAO. - Mede bewaken van de toepassing van de CAO en opstellen nieuwe regelingen a.g.v. nieuwe CAO. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Standaardvragen (per mail) worden binnen twee werkdagen beantwoord. Voor bijzondere vragen wordt een beantwoordingtermijn overeengekomen. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Medewerker en manager dienen te allen tijde ervoor te zorgen dat de CAO informatie en het lokale beleid op www.e-boekpersoneel.nl (inlog: drenthe, wachtwoord: gazelle) voorafgaand aan het verzoek aan P&O is geraadpleegd. BIJZONDERHEDEN CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel EINDVERANTWOORDELIJK Manager P&O: 088‐0128133
WERKGEVERSCHAP
BASIS
44. FUNCTIEWAARDERING DOELGROEP Bibliotheekmanagers, afdelingsmanagers en RvB. DOEL Het realiseren en onderhouden van een evenwichtig functieloongebouw. OMSCHRIJVING - Het ondersteunen van managers bij het opstellen van resultaat- en ontwikkelingsgerichte functiebeschrijvingen. - Het analyseren van de beschreven werkzaamheden in relatie tot andere functies en andere organisaties. - Het waarderen van functies passend in een evenwichtig functieloongebouw van Biblionet Drenthe. - Het analyseren van en adviseren over de consequenties van de waardering op het functieloongebouw van het betreffende organisatieonderdeel. - Advisering m.b.t. inschaling richting RvB. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Functiewaardering vindt 2 x per jaar plaats (voor- en najaar) conform het FUWA systeem Openbare Bibliotheken. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Aanlevering nieuwe of aangepaste functiebeschrijvingen dienen akkoord van RvB te hebben. BIJZONDERHEDEN Bij het ontstaan van nieuwe functies is de vacatureregeling van toepassing. PRODUCTSTATUS Basispakket in geval van organisatiebrede (CAO) wijzigingen. Ondersteuning bij functiebeschrijving van meer dan 1 uur per functie wordt in rekening gebracht (plusdienstverlening). CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent: 088‐0128012 EINDVERANTWOORDELIJK Manager P&O: 088‐0128133
WERKGEVERSCHAP
BASIS
45. HR-GESPREKSCYCLUS DOELGROEP Medewerkers en managers Biblionet Drenthe. DOEL Het inrichten en coördineren van de jaarlijkse HR-gesprekscyclus teneinde het management te ondersteunen in het sturen op resultaat en ontwikkeling van haar medewerkers en organisatie(onderdeel). OMSCHRIJVING - Initiëren, coördineren en evalueren functionerings- en beoordelingsgesprekken - Analyse en rapportage organisatiebrede uitkomsten gespreksrondes en aanbevelingen en conclusies - formuleren voor management - Advisering management t.a.v. vervolgtraject medewerker bij onvoldoende, voor verbetering vatbaar of zeer goede beoordeling (zie ook ‘ontwikkeling en opleiding’) LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER - Conform beoordelingsregeling (zie intranet P&O homepage) - Functioneringsgesprek januari - Beoordelingsronde december VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER - Indiening ondertekende beoordelingsverslagen bij P&O uiterlijk 30 juni - Indiening ondertekende functioneringsverslagen bij P&O uiterlijk 15 december BIJZONDERHEDEN Procedures: zie intranet P&O. PRODUCTSTATUS Basispakket (zolang advies minder dan 4 uur per adviestraject in beslag neemt). CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent: 088‐0128012 EINDVERANTWOORDELIJK Manager P&O: 088‐0128133
LEESBEVORDERING & COMMUNICATIE BASIS 46. INVALLERSCOÖRDINATIE DOELGROEP Medewerkers bibliotheken, bibliobussen en invallers. DOEL Het werven, trainen, inzetten en begeleiden van invallers teneinde bij afwezigheid van bibliotheektechnisch personeel of administratieve medewerkers kwalitatieve en kwantitatieve bezetting te garanderen OMSCHRIJVING Het op verzoek van de bibliotheekmanager of coördinator logistiek regelen van een invaller in geval van ziekte, verlof en overige situaties conform het invallersbeleid LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Gekwalificeerde inval wordt gegarandeerd indien wordt voldaan aan onderstaande voorwaarden. Uitzondering betreft situaties van overmacht (bijv. de ingeplande invaller wordt ziek) VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Communicatie via formulier ‘vervangingsaanvraag bibliotheek’, via de bibliotheekmanager verstuurd aan Invalrooster. Planbare invalbehoefte dient minimaal drie werkdagen voor de gevraagde data via de mail aangeleverd te zijn voorzien van een akkoord van de bibliotheekmanager. Ziekmeldingen dienen voor 9.00 uur plaats te vinden met vermelding van de vervangingsbehoefte in de komende dagen. Levering van informatie aan de invalcoördinator t.b.v. het voeren van de jaargesprekken met de invallers. BIJZONDERHEDEN Aansturing en coaching van de invallers gebeurt door de invalcoördinator. Planning van invallers door de roosterplanner. Vervanging bij langdurige ziekte kan voor 70% worden gefinancierd uit de solidariteitsregeling, via een opslag op de loonkosten. (Informeer bij P&O naar de specifieke voorwaarden). Voor invalwerkzaamheden langer durend dan een maand in een bepaalde vestiging wordt een additioneel arbeidscontract opgesteld en de reiskostenvergoeding gebaseerd op de vergoeding woon- werkverkeer van de CAO, waarbij reistijd als werktijd geldt als deze meer bedraagt dan een half uur. CONTACTINFORMATIE Invalplanner 088 0128015.
EINDVERANTWOORDELIJK Invalcoördinator 088 0128054
WERKGEVERSCHAP
BASIS
47. MEDEWERKERSTEVREDENH EIDSONDERZOEK (MTO) DOELGROEP Bibliotheekmanagers en management Biblionet Drenthe. DOEL Het opzetten en uitvoeren van een onderzoek naar de medewerkerstevredenheid. OMSCHRIJVING - Het vaststellen van de mate van tevredenheid van medewerkers over het eigen werk en het management. - Het leveren van verbetervoorstellen op basis van de uitslag van het onderzoek. - Een MTO wordt uitgevoerd d.m.v. een digitale vragenlijst aan de medewerkers aan te bieden. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Aangeboden wordt een compleet standaard MTO, inclusief eindrapportage, met een totale doorlooptijd van maximaal 6 weken. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER BIJZONDERHEDEN - Er wordt gewerkt met een (landelijke) standaardvragenlijst waardoor benchmark mogelijk is. - In het kader van INK en certificering dient één keer per drie jaar een MTO te worden uitgevoerd. CONTACTINFORMATIE Manager P&O: 088‐0128133 EINDVERANTWOORDELIJK Manager P&O: 088‐0128133
WERKGEVERSCHAP
BASIS
48. ONTWIKKELING EN OPLE IDING DOELGROEP Bibliotheekmanagers, afdelingsmanagers. DOEL Advisering en/of uitvoering van opleidings- en ontwikkelingsvragen, individueel en organisatie breed conform (nog op te stellen) leerbeleid. OMSCHRIJVING Jaarlijks opstellen opleidings- en ontwikkelingsplan aan de hand van input van BM en AM, ontwikkelingen in de markt en de ontwikkelrichting van de organisatie. Gereed in januari van elk jaar. Individuele ontwikkelingswensen uit opleidingsplannen van bibliotheken en/of functioneringsgesprekken inventariseren en prioriteren. Gezamenlijke wensen combineren en zo effectief mogelijk uitzetten in de (opleidings)markt. Contacten onderhouden met en samenwerken met opleiders en trainers. Offertes aanvragen en beoordelen en adviseren over uitvoering m.b.t. doorlooptijd Coördineren en indien nodig organiseren van (in-house) opleidingen en/of andere ontwikkeltrajecten en een netwerkbreed coördinatiepunt opleidingen vormen. Adviseren t.a.v. diverse vormen van ontwikkeling en doorstroom personeel. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Minimaal 3% van de bruto loonsom per jaar wordt gereserveerd voor het ontwikkelbudget (incl. kapitalisering van de tijd). Prioritering van de opleidingsbehoefte vindt plaats o.b.v. strategisch plan. Ontwikkeltrajecten kunnen zowel extern als intern worden georganiseerd. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Ontwikkelingsbehoefte volgend uit functioneringsgesprekken dient voor medio januari ingediend te worden bij P&O d.m.v. formulier (intranet homepage P&O).
BIJZONDERHEDEN Het volgen van een opleiding is niet altijd de meest geschikte vorm van ontwikkeling. Gedacht kan ook worden aan: - Intervisie - Intercollegiaal overleg en/of ‘kijken bij de buren’ - Coaching et cetera
PRODUCTSTATUS Zolang advies minder dan 4 uur per adviestraject in beslag neemt. CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent: 088‐0128012 EINDVERANTWOORDELIJK Manager P&O: 088‐0128133
WERKGEVERSCHAP
BASIS
49. PERSONEELSADMINISTRA TIE DOELGROEP Medewerkers Biblionet Drenthe. DOEL Het ondersteunen van managers bij de uitvoering van hun taken t.a.v. personeel door het tijdig en correct verwerken van personeelsmutaties in PION, en het tijdig en correct opstellen van arbeidsovereenkomsten. OMSCHRIJVING - Opstellen van nieuwe en/of gewijzigde arbeidsovereenkomsten en bevestigingsbrieven m.b.t. wijzigingen in de aanstellingsomvang. - Vastleggen van de relevante gegevens in het personeelsinformatiesysteem PION. - Minimaal 1 x per kwartaal verstrekken van P&O management informatie, betreffende: formatie- en bezettingsgegevens, ziekteverzuim en overige P&O ontwikkelingen. LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Aangeleverde en geautoriseerde P&O-mutaties voor de 15e van de maand worden nog die maand verwerkt en gecommuniceerd aan de medewerker en manager. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Personeelsmutaties dienen door manager aangeleverd te worden middels personeelsmutatieformulier (zie P&O website intranet). Aanlevering dient te geschieden (op zijn laatst) in de maand voorafgaand aan de datum van de mutatie. CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel EINDVERANTWOORDELIJK Manager P&O: 088‐0128133
WERKGEVERSCHAP
BASIS
50. WERVING & SELECTIE DOELGROEP Bibliotheekmanagers en management Biblionet Drenthe. DOEL Het doel van werving en selectie is om aan de hand van een functiebeschrijving en bijbehorend competentieprofiel een zo geschikt mogelijke kandidaat te vinden voor een vacature. OMSCHRIJVING Conform de regeling vacaturevervulling worden vacatures ingevuld, waarbij P&O de coördinerende, procesbewakende en adviserende rol vervult voor alle vacatures van meer dan 8 uur per week (niet zijnde oproepkrachten). LEVERINGSGARANTIES VAN DE OPDRACHTNEMER Procedure van formele vacature tot aanstelling heeft een maximale doorlooptijd van tien weken, e.e.a. afhankelijk van interne of externe plaatsing en eventuele voorrangskandidaten. De vacatureregeling vormt het uitgangspunt. VOORWAARDEN AAN DE AFNEMER Aanlevering vacaturetekst o.b.v. functiebeschrijving. Vooraf inplanning diverse selectierondes, zodat proces zo efficiënt mogelijk doorlopen kan worden. Benoeming leden sollicitatiecommissie. Aanlevering P&O mutatieformulier. BIJZONDERHEDEN Procedures: zie intranet P&O voor de vacatureregeling en de rolverdeling van de vacature vervulling. Er kunnen redenen zijn om af te wijken van de procedure, zulks ter beoordeling aan de Raad van Bestuur. In overleg met leidinggevende kan besloten worden om P&O niet bij alle sollicitatiegesprekken aanwezig te laten zijn. CONTACTINFORMATIE Personeelsconsulent eigen organisatieonderdeel EINDVERANTWOORDELIJK Manager P&O: 088‐0128133
Aanvullende diensten en producten Tot en met 2014 bestond de productencatalogus uit een basis- en een plusdeel. Vastgesteld is dat het plusdeel van de productencatalogus vrijwel altijd maatwerk op offertebasis is. Het plusdeel komt daarom te vervallen. Om toch beeld te hebben bij welke aanvullende diensten en producten mogelijk zijn hierbij de geactualiseerde inhoudsopgave van het voormalige plusdeel bij wijze van overzicht. Advies en beleid HR: 1. Personele vraagstukken Huisvesting: 2. (nieuw)bouwproject, verbouw, herinirichting e.d. 3. (Technisch) onderhoud gebouwen 4. Retail Strategie & beleid: 5. Beleidsadvisering 6. Financiële advisering projecten 7. Projectmanagement Collectiebeheer en -verwerking 8. Titelbeheer centrale catalogus - invoer losse titels 9. Routecollectie GLB Communicatie 10. Digitale nieuwsbrief voor bibliotheken verzenden 11. Marketingacties op maat 12. Teksten, redactie en presentaties 13. Vormgeving en DTP Digitale Bibliotheek 14. Boekenbuddy 15. Digisterker 16. Maatwerk applicatie- en functioneel beheer 17. Webontwikkeling Educatie 18. dBOS-implementatie 19. Inhuren domeinspecialist Financiën 20. Maatwerk Management Informatie ICT 21. iPads 22. Ict-Projecten 23. Klantentellers
24. Vervangen netwerken Secretariaat 25. Aanvullende secretariële ondersteuning
