procesbegeleiders (en beleidsmedewerkers)

PRAKTIJKBOEK VOOR ORGANISATIEONTWIKKELING VAN DE POLITIE MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS

procesbegleiders (en beleidsmedewerkers)

procesbegeleiders (en beleidsmedewerkers)

Deze thematische fiche wil inzicht verschaffen in de overeenkomsten en de verschillen van een procesbegeleider en een beleidsmedewerker en in hun rol die ze vervullen in een politiekorps

doel

De lokale beleidsmedewerker is degene die zijn korpschef ondersteunt bij voorbereiden, uitvoeren, opvolgen en bijsturen van het beleid, vooral met het oog op een integrale bedrijfsvoering. De hoofdbrok van dit werk situeert zich rond het jaarlijkse zonale veiligheidsplan. Naast het gebruiken van een aantal doelgerichte technieken en methodes werkt hij bijgevolg, en dit in tegenstelling tot de procesbegeleider, ook gedeeltelijk inhoudelijk mee. De lokale beleidsmedewerker kan zich voor het toepassen van specifieke methodes en technieken methodologisch uiteraard ook laten bijstaan door een lokale procesbegeleider.

beleidsmedewerker

De bevoegd- en verantwoordelijkheden van een beleidsmedewerker zouden er als volgt kunnen uitzien: •

Hij ondersteunt rechtstreeks de korpschef en onrechtstreeks de zonale veiligheidsraad bij het opstellen, opvolgen, evalueren en bijsturen van het zonale veiligheidsplan. Dit houdt onder meer in dat hij onder de verantwoordelijkheid van de korpschef:

•

o

alle objectieve en subjectieve gegevens verzamelt en verwerkt die nuttig kunnen zijn bij het bepalen van operationele prioriteiten en doelstellingen op bestuurlijk en gerechtelijk vlak;

o

beschikbare cijfers en probleemgebieden analyseert;

o

relevante metingen op basis van geschikte indicatoren organiseert met betrekking tot die doelstellingen;

o

op gezette tijdstippen communiceert met de betrokken partijen.

Hij organiseert, stimuleert en integreert de organisatieontwikkeling van het gehele korps. Dit houdt onder meer in dat hij onder de verantwoordelijkheid van de korpschef: o

op het vlak van leiderschap, personeelsbeheer, beleid en strategie, middelen en samenwerking met partners, en de primaire, ondersteunings- en besturingsprocessen van het korps acties onderneemt en aanmoedigt;

o

voortdurend oog heeft voor de meting van de resultaten met betrekking tot de waardering van de organisatie door haar dienstenafnemers, haar medewerkers, de maatschappij en met betrekking tot de financiële en operationele resultaten;

o

contacten legt met andere zones met het oog op ‘benchmarking’;

o

‘good practices’ uitwisselt met andere politiezones en politiediensten;

o

leren en verbeteren stimuleert op organisatie-, team- en individueel niveau.

© Dirk Van Aerschot - provincie Vlaams-Brabant © Geert Hasevoets - provincie Limburg

01-11-2003

1/6



De lokale procesbegeleider ondersteunt het lokale politiekorps vooral op methodologisch vlak met resultaat- en mensgerichte methodes en technieken. In de strikte betekenis van het woord houdt hij zich uitsluitend bezig met het ‘HOE’ en mengt hij zich nooit inhoudelijk.

procesbegeleider

Binnen zijn bevoegd- en verantwoordelijkheden houdt de procesbegeleider rekening met tal van bijzondere aandachtspunten. • Zo is de procesbegeleider enkel verantwoordelijk (en bevoegd) voor de methodologische ondersteuning bij wijze van advies en/of het begeleiden van projecten en/of processen. • Hij is slechts participatief naar inhoud, wat wil zeggen dat hij de juiste inhoudelijke vragen stelt, maar geen inhoudelijke standpunten inneemt. Door zijn ervaring zal hij weliswaar kennis krijgen van verschillende inhoudelijke benaderingen. In dat geval kan hij in zijn ondersteuning wel verwijzen naar andere projecten of processen. Zo zet hij diegenen die hij begeleidt aan om eens ‘over het muurtje te gaan kijken’. • Hij past de methodologie (als hulpmiddel, niet als doel op zich) toe, en zorgt ervoor dat de groepen die hij begeleidt, op koers blijven op het vlak van de vooraf bepaalde timing en inhoud. • De procesbegeleider begeleidt reflecties en discussies en past probleemoplossende groepstechnieken toe die tot een gemeenschappelijke beeldvorming en/of besluitvorming moeten leiden. • Hij schenkt aandacht aan teamontwikkeling, individueel gedrag en de organisatiecultuur. • Hij visualiseert zoveel als mogelijk de inhoud van gesprekken en oefeningen, wat de communicatie tussen en de beeldvorming van mensen een stuk verbetert. • Het meetbaar en opvolgbaar maken van doelstellingen, op het niveau van inspanningen, resultaten en effecten en het voortdurend doorlopen van de Plan-Do-Check-Act-cyclus vergt zijn aandacht. • Creativiteit en innovatie brengt hij in waar nodig. • Hij tracht positief om te gaan met conflicten en weerstanden en, als het kan, helpt hij ze omzetten in een meerwaarde voor het proces. • Streven naar consensus en win/win situaties is ook een van zijn betrachtingen. • Hij bewerkstelligt participatieve werkvormen en een democratische besluitvorming. • Een nauwe samenwerking met de inhoudelijke verantwoordelijke (meestal een projectleider) is uiteraard voor, tijdens als na de werksessies een noodzaak. • Hij rapporteert regelmatig aan zijn opdrachtgever(s).

aandachtspunten voor de procesbegeleider

Enkele voorbeelden:

concrete activiteiten van de procesbegeleider

•

Het vergadertechnisch en methodologisch begeleiden van beleids- en andere (punctuele) overlegmomenten binnen de organisatie.

•

Het begeleiden van en ondersteunen in diverse onderdelen van de beleidscyclus zoals: o

de organisatie van interne en externe doelgroepbevragingen, een medewerkerstevredenheidsonderzoek, het verzamelen en verwerken van gegevens met betrekking tot de interne werking, enz. tijdens de scanningsfase;

o

de ontwikkeling van een argumentatiemodel om, vertrekkende van de geanalyseerde gegevens, te komen tot prioriteiten en bijzondere aandachtspunten in het zonale veiligheidsplan;


01-11-2003

2/6



o

het bepalen van de meest geschikte aanpak (projectmatige, taakgerichte of routinematige aanpak) van een probleem of fenomeen (onveiligheid, interne werking, kwaliteit,…);

o

het ontwerpen van een projectcontract die aan het projectmatig uitwerken van een prioriteit voorafgaan. Dit contract omvat afspraken tussen de korpschef als opdrachtgever, de projectleider en de procesbegeleider over onder meer het doel van het project, de limieten ervan, de beschikbare middelen, de timing, een stappenplan, de deelnemers, de communicatie erover, …;

o

het methodologisch begeleiden van projecten (op het gebied van onveiligheid, interne werking of kwaliteit) al dan niet met externe partners aan de hand van een stappenplan voor oorzaakgerichte probleemoplossing;

o

de ontwikkeling van actieplannen, meetactieplannen en stuurborden.

•

Het ondersteunen van de implementatie van een organisatieontwikkelingsmodel.

•

Het helpen beschrijven van de primaire, de ondersteunende en de besturingsprocessen.

•

De ontwikkeling van een visie, missie en waarden.

•

Het toepassen van probleemoplossende groepstechnieken in management- of andere al dan niet punctuele vergaderingen.

•

Het begeleiden van een beleidsondersteuningsteam, dat door zijn multidisciplinaire en crossfunctionele samenstelling de korpschef helpt om de koers op langere termijn te bepalen en hiervoor draagkracht, draagvlak en betrokkenheid tracht los te weken in het gehele politiekorps.

•

Het technisch ondersteunen van de stapsgewijze implementatie van gemeenschapsgerichte politiezorg.

Het profiel van een procesbegeleider ziet eruit als volgt. Kennis, inzicht en vaardigheden kunnen door ervaringen, leren en opleiding volgen vervolmaakt worden. De juiste ingesteldheid is bij aanvang van het vervullen van de rol van procesbegeleider echter van het grootste belang.

de competente procesbegeleider (profiel)

Ingesteldheid Van een procesbegeleider mag, naar ingesteldheid toe, verwacht worden dat hij: • een open geest heeft Hij begint aan elke opdracht zonder vooroordelen, staat open voor nieuwe en onconventionele ideeën en is bereid om te experimenteren in zijn methodologische ondersteuning. • zich neutraal kan opstellen Hij kiest geen partij voor om het even welke actor inde groepen die hij begeleidt en hij mengt zich niet in de inhoud en neemt ook geen inhoudelijke standpunten in. • luisterbereid is Hij stelt vooral gerichte vragen en luistert naar wat er gezegd wordt om verder te kunnen bouwen op wat door de verschillende actoren naar voor gebracht wordt.


01-11-2003

3/6



• realistisch is Hij houdt zich aan de afspraken en de eventuele limieten van zijn opdracht die voor het uitvoeren van een project zijn vastgelegd in een projectcontract. Hij laat de groep die hij begeleidt ook niet nodeloos ontsporen in het uitwerken van oplossingen die niet realiseerbaar zijn. • toekomstgericht denkt en werkt Hij heeft altijd het langetermijnperspectief dat door de korpschef is bepaald voor ogen en stelt zijn werkzaamheden daarop af. • klantgerichtheid in het vaandel draagt Hij stelt zich ten dienste van zijn ‘klanten’ en houdt rekening met hun verwachtingen, wensen en eisen. • positief denkt Voor hem is elk probleem een uitdaging en geen onoverkomelijke hindernis. Zijn positieve ingesteldheid en communicatie draagt hij onbewust over op de mensen die hij begeleidt. • mensen resultaatgericht kan werken Hij weet een gezond evenwicht te vinden tussen resultaat- en mensgericht werken. • creatief is Waar het aan creativiteit ontbreekt, tracht hij die in te brengen door zelf het voorbeeld te geven. Ook in zijn eigen begeleiding, in zijn persoonlijke begeleiderstijl moet een creatieve benadering terug te vinden zijn. • communicatief is De juiste vragen kunnen stellen, de juiste terminologie gebruiken en zijn aanpak weten te verduidelijken, zijn drie voorbeelden van een vlotte communicatie met de mensen die hij begeleidt. • en, niet in het minst, bereid is te investeren in zijn persoonlijke ontwikkeling. Opleidingen volgen volstaat niet. Voortdurend doen en leren vormen de beste leerschool op weg naar een eigen begeleiderstijl. Kennis en inzicht Van een procesbegeleider mag verwacht worden dat hij kennis in huis heeft of haalt over onder meer: • de context van de diverse veiligheidsplannen: het federale veiligheids- en detentieplan, het nationale veiligheidsplan, het lokale veiligheidsplan en het zonale veiligheidsplan; • de achtergrond van community policing; • de relevante wetgeving, ministeriële omzendbrieven, enz.; • de methodologie voor het ontwikkelen van een zonaal veiligheidsplan; • organisatieontwikkelingsmodellen (EFQM, INK, CAF, enz.) • principes van netwerking; • veranderingsmanagement; • begeleiders- en leerstijlen


01-11-2003

4/6



Vaardigheden De volgende technieken en methoden moet een procesbegeleider ten minste kunnen toepassen, al dan niet na de nodige opleiding en ervaringsuitwisseling: • probleemvoorkomende en -oplossende resultaatgerichte technieken • probleemvoorkomende en -oplossende mensgerichte technieken • stappenplan voor oorzaakgerichte probleemoplossing • vergadertechnieken • creativiteitstechnieken • bevragingstechnieken • coachingstechnieken • meet- en evaluatietechnieken • ontwikkelen van actieplannen en stuurborden. • communicatietechnieken (presenteren, geven van feedback, communicatieplan, enz.) We lichten enkele succesbepalende factoren voor het welslagen van procesbegeleiding in een politiezone toe. Neutraliteit van de procesbegeleider

succesbepalende factoren voor procesbegeleiding

De neutraliteit van een procesbegeleider, of met andere woorden het niet inhoudelijk sturen, het niet vermengen van verschillende rollen, is een absolute noodzaak voor zijn geloofwaardigheid. Deze succesbepalende factor, zich neutraal kunnen opstellen, weegt zwaar door in de selectie van de juiste procesbegeleider. De meerwaarde van procesbegeleiding beleven Uiteraard moet ook aangetoond worden, meer nog, door medewerkers en beleidsmensen ‘beleefd’ kunnen worden, welke de daadwerkelijke meerwaarde van procesbegeleiding is voor de communicatie, de samenwerking en de besluitvorming op de diverse niveau’s in de organisatie. Willen, kunnen en mogen Een bekwame, gedreven en geloofwaardige procesbegeleider zijn, is niet gekoppeld aan graden of functies. Een goede procesbegeleider wil, kan en mag zijn rol optimaal invullen. Willen, kunnen en mogen zijn drie voorwaarden die tegelijkertijd moeten ingevuld zijn. Een procesbegeleider die van zijn korpschef mag groeien in zijn rol en die het zelf ook wil, maar absoluut niet het groeipotentieel heeft, zal wellicht geen meerwaarde kunnen bieden in zijn politiezone, ook niet na het veelvuldig deelnemen aan opleidingen of aan een netwerk van procesbegeleiders. Een procesbegeleider die wel wil en kan, maar in hun politiezone hun rol onvoldoende mogen uitoefenen, is gedoemd om te mislukken. Binnen de kortste keren is de meerwaarde van procesbegeleiding gekelderd en erger nog, weeral een ‘mens’ gedemotiveerd en uitgeblust. De ‘Chinese vrijwilligers’, die wel kunnen en mogen maar niet willen, zijn er helaas ook. Maar ook voor hen en hun politiezone zal de meerwaarde van procesbegeleiding magertjes zijn. Rekening houdende met ‘willen, kunnen en mogen’ kan een procesbegeleider in een politiezone bijgevolg evenzeer iemand van het basis-, het CALOG- als het midden- of officierenkader zijn, het kan een man of een vrouw zijn, een jonge of een oudere medewerker, iemand van de vroegere rijkswacht of van de vroegere gemeentepolitie.


01-11-2003

5/6



Legitimatie en steun Wetende dat het hiërarchisch denken binnen de politie vaak nog de bovenhand haalt op functioneel denken, zien we geregeld dat de positie van een procesbegeleider, vooral in de beginfase, wanneer hij of zij zelf nog in een moeilijk en grillig leerproces verwikkeld is, niet bepaald benijdenswaardig is. De beginneronzekerheid is een realiteit. Optornen tegen bestaande werkmethoden en vergaderculturen is niet altijd een sinecure. Vooral als je daarbij wel eens moet ‘opboksen’ tegen je collega’s en leidinggevenden in je eigen organisatie. Dit vergt overtuiging, tact, empathie, moed en doorzetting van de procesbegeleider. Maar meer nog, vergt dit de manifeste en voortdurende legitimatie door en de onvoorwaardelijke steun van de korpschef voor zijn procesbegeleider(s). Dit is DE succesbepalende factor bij uitstek. 'Hoe winnen we een rally!? procesbegeleiding:een hulpmiddel in het ontwikkelingsproces van een politiezone', Dirk Van Aerschot en Geert Hasevoets, Kluwer, Handboek politiediensten, Afl 64, december 2002


01-11-2003

bron en meer informatie

6/6

procesbegeleiders (en beleidsmedewerkers)

Recommend Documents