Procedure voor het melden van een veronderstelde integriteitsschending in de federale administratieve overheid door haar personeelsleden
Wie kan melden? -
Elk statutair personeelslid, elke stagiair of personeelslid met een arbeidsovereenkomst, in dienst bij een federale administratieve overheidsdienst: o De federale overheidsdiensten (FOD’s) en het ministerie van Defensie o De programmatorische overheidsdiensten (POD’s) o De federale wetenschappelijke instellingen o De federale instellingen van openbaar nut (ION) o De openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ)
Waarover kan je melden? Je kan melden over de veronderstelling van: a) een handeling of het nalaten van een handeling door een personeelslid die een inbreuk is op de wetten, de besluiten, de omzendbrieven, de interne regels en de interne procedures die van toepassing zijn op de federale administratieve overheden en hun personeelsleden; b) een handeling of het nalaten van een handeling door een personeelslid die een onaanvaardbaar risico inhoudt voor het leven, de gezondheid of de veiligheid van personen of voor het milieu; c) een handeling of het nalaten van een handeling door een personeelslid die getuigt van een ernstige tekortkoming in de professionele verplichtingen of in het beheer van een federale administratieve overheid; d) het welbewust bevelen of adviseren door een personeelslid om een integriteitsschending te begaan zoals bedoeld in a), b) en c). Je kan ook melden als je meent dat dergelijke feiten zich voordoen of hebben voorgedaan in een andere federale administratieve overheidsdienst dan die waar je in dienst bent. Uitgesloten zijn : - meldingen over pesten op het werk; - meldingen over discriminatie. Voor deze meldingen heeft de wetgever andere instanties voorzien die u zeker willen helpen, zoals de vertrouwenspersoon, de preventieadviseur en het Interfederaal Gelijkekansencentrum.
Bij wie kan je melden? Volgens de wet heb je de keuze om te melden: - via de vertrouwenspersoon integriteit van je federale administratieve overheid, als interne component van het meldsysteem. - via het Centrum Integriteit bij de federale Ombudsman, als externe component van het meldsysteem. Om te weten of je organisatie een vertrouwenspersoon integriteit heeft, kan je informeren bij het Bureau Ambtelijke Ethiek en Deontologie (
[email protected]). Heeft je organisatie geen vertrouwenspersoon integriteit of werk je voor een andere federale administratieve overheidsdienst dan deze waarover de melding gaat, dan kan je je rechtstreeks wenden tot het Centrum Integriteit
Hoe werkt het meldsysteem? De procedure bestaat uit twee fasen.
1. De eerste fase: de vraag om voorafgaand advies Je vraagt schriftelijk een advies aan de vertrouwenspersoon integriteit van je organisatie of aan het Centrum Integriteit. Voorafgaand advies kan je aanvragen door het standaardformulier ‘vraag om voorafgaand advies’ in te vullen, te ondertekenen en, per post of per mail (scan) door te sturen naar de vertrouwenspersoon integriteit van je organisatie of het Centrum Integriteit. Let op : door het invullen en versturen van dit formulier start je effectief het meldsysteem zoals bepaald in de wet. Wil je vooraleer dat te doen toch nog eerst bijkomende informatie, maak dan nog geen gebruik van dit formulier, maar stuur een gewone e-mail naar de vertrouwenspersoon integriteit van je organisatie, het Centrum Integriteit (
[email protected]) of het Bureau Ambtelijke Ethiek en Deontologie. De vertrouwenspersoon integriteit / het Centrum Integriteit bevestigt de ontvangst van de vraag om voorafgaand advies en gaat na of de vraag kadert in het meldsysteem voor veronderstelde integriteitsschendingen. Het gaat ook na of alle elementen aanwezig zijn om de veronderstelde integriteitsschending te kunnen onderzoeken. Concreet zal de vertrouwenspersoon integriteit / het Centrum Integriteit bij het onderzoek van de vraag om voorafgaand advies nagaan of:
1. je vraag ontvankelijk is. Daartoe moet de vraag een aantal elementen bevatten: a. je identiteit. Anoniem melden kan niet; b. de omschrijving van de veronderstelde integriteitsschending om na te gaan of het gaat over een handeling zoals hierboven omschreven; c. de naam van de federale administratieve overheid waar je werkt; d. de naam van de federale administratieve overheid waar de integriteitsschending zich voordoet; e. de datum of de periode waarin de feiten zich hebben voorgedaan of zich zullen voordoen. De feiten mogen niet meer dan 5 jaar oud zijn. 2. het niet gaat over pesterijen of discriminatie 3. het redelijk vermoeden dat je melding van de veronderstelde integriteitsschending overeenstemt met de realiteit door de vertrouwenspersoon integriteit / het Centrum Integriteit als dusdanig kan worden beoordeeld op basis van je omschrijving van de veronderstelde integriteitsschending en van de elementen en documenten die je toevoegt om de echtheid ervan aan te tonen. 4. Je melding (niet) kennelijk (on)gegrond is. De vertrouwenspersoon integriteit / het Centrum Integriteit kan je eventueel uitnodigen om tijdens een gesprek een aantal punten verder te komen toelichten. Binnen de 8 weken na de vraag om voorafgaand advies, krijg je bericht over het resultaat.
2. De tweede fase: de melding Als je vraag tot voorafgaand advies gunstig wordt beoordeeld, dan kan de tweede fase een aanvang nemen. Je kan kiezen om de veronderstelde integriteitsschending te melden bij : - je functionele of hiërarchische meerdere; - de vertrouwenspersoon integriteit van je organisatie; - rechtstreeks bij het Centrum Integriteit. Pas na de melding bij de vertrouwenspersoon integriteit of bij het Centrum Integriteit start het onderzoek naar de veronderstelde integriteitsschending. Het onderzoek wordt uitgevoerd door het Centrum Integriteit. Je moet op dat moment ook nog kiezen voor een open of vertrouwelijke melding. In het laatste geval zal je identiteit niet worden bekend gemaakt. Het Centrum Integriteit zal, eventueel bijgestaan door deskundigen, de gemelde integriteitsschending onderzoeken. Na afloop van het onderzoek brengt het Centrum Integriteit verslag uit aan de betrokken administratie. Het kan daarbij ook maatregelen aanbevelen. Indien er sprake lijkt te zijn van een misdaad of wanbedrijf, wordt de zaak doorgestuurd naar het parket. De melder wordt hiervan telkens op de hoogte gebracht.
Is er bescherming? Bij de melding van een veronderstelde integriteitsschending bij de vertrouwenspersoon integriteit of bij het Centrum Integriteit, krijg je automatisch bescherming. Bij een melding aan de functionele of hiërarchische meerdere geniet je geen bescherming zoals bepaald door de wet. De bescherming geldt met terugwerkende kracht vanaf je vraag om voorafgaand advies en duurt in principe tot twee jaar na het afsluiten van het onderzoek of een definitieve gerechtelijke uitspraak. De bescherming zal echter aflopen bij het afsluiten van het onderzoek indien je zelf bij de integriteitsschending betrokken blijkt of indien blijkt dat je gemeld hebt, wetend dat de melding niet eerlijk was. Als je werkgever tijdens de beschermingsperiode iets wijzigt aan je arbeidsvoorwaarden en je bent ervan overtuigd dat er een verband is tussen de melding en die negatieve maatregel, dan kan je klacht indienen bij de federale Ombudsman. De werkgever moet dan bewijzen dat er geen verband is tussen de genomen maatregel en de melding. Slaagt hij er niet in dat bewijs te leveren, dan zal een tuchtprocedure worden gestart tegen de persoon die de maatregel heeft genomen. Anderzijds kan je zelf het voorwerp worden van een tuchtprocedure indien je bewust oneerlijk en niet waarheidsgetrouw gebruik zou hebben gemaakt van de mogelijkheid om klacht in te dienen. De bescherming geldt ook voor personeelsleden die betrokken worden bij het onderzoek en de personeelsleden-raadsmannen die hen bijstaan. Voor hen gaat de bescherming in vanaf het ogenblik dat ze bij het onderzoek worden betrokken.
Is er vertrouwelijkheid verzekerd? In elke fase van het meldsysteem kan je rekenen op vertrouwelijkheid. Dat betekent dat we, tenzij je uitdrukkelijk opteert voor een open melding, je identiteit niet bekend maken en de veronderstelde integriteitsschending in alle discretie behandelen.
Wat met de meldingsplicht van ambtenaren in het kader van het Wetboek van Strafvordering (SV)? Artikel 29 SV. bepaalt: “ieder openbaar officier of ambtenaar die in de uitoefening van zijn ambt kennis krijgt van een misdaad of van een wanbedrijf is verplicht daarvan dadelijk bericht te geven aan de Procureur des Konings (…)”. Personeelsleden die menen kennis te hebben van een misdaad of wanbedrijf en daarbij correct gebruik maken van het meldsysteem, worden vrijgesteld van artikel 29 SV. Indien een personeelslid na een gunstig advies toch beslist niet verder te gaan met melden, valt hij eventueel terug onder de verplichting van artikel 29 SV.
Als het Centrum Integriteit een sterk vermoeden heeft dat de melding overeenstemt met een misdaad of een wanbedrijf, dan geldt ook voor het Centrum Integriteit artikel 29 SV : de Procureur des Konings wordt op de hoogte gesteld.
Wat bij bedrieglijke meldingen? Als uit het onderzoek blijkt dat je je melding bewust oneerlijk en nietwaarheidsgetrouw hebt gedaan, of tijdens het onderzoek bewust oneerlijk, niet waarheidsgetrouw of onvolledige informatie ter beschikking hebt gesteld, zal een tuchtprocedure tegen jou gestart worden.
