A Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

Fed-eView/A 2009 Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

Fedict - Federale Overheidsdienst ICT Fedict - Service Public Fédéral ICT

Inhoudstafel 1. Voorwoord

5

2. Inleiding

6

3. Methodologie

8

3.1. Een herbruikbaar samenwerkingsinstrument 3.2. Wijze van consolidatie 3.2.1. De 24 globale indicatoren 3.2.2. De e-governmentmatrix 3.2.3. De kerngetallen 3.3. Vergelijkbaarheid met de meting van 2004 3.4. Beperkingen 3.5. De online tool

8 8 8 8 9 10 10 10

4. Analyse van het panel van de deelnemende organisaties

11

5. Resultaten

12

5.1. De kerngetallen 5.1.1. Globale kerngetallen — Evolutie tussen 2004 en 2009 5.1.2. Kerngetallen personeelsperspectief 5.1.3. Kerngetallen technologisch perspectief 5.1.4. Kerngetallen gebruik van open source tools 5.2. Vergelijking met andere overheden 5.3. de e-governmentmatrix 5.4. De Verschillende perspectieven van informatisering 5.4.1. Het strategisch perspectief 5.4.2. Het financieel perspectief 5.4.3. Het personeelsperspectief 5.4.4. Het organisatorisch perspectief (ICT-processen) 5.4.5. Het technologisch perspectief

12 13 15 17 17 18 20 21 23 24 26 28 31

6. Conclusies

32

7. Bijlage

34

3

1 Voorwoord Geachte lezer,

Ik heb het genoegen u de samenvatting voor te stellen van de resultaten van de Fed-eView/A-meting 2009, de barometer van de informatisering bij de federale administratie. Fedict heeft onder meer de opdracht de federale administraties te ondersteunen bij het uitvoeren van de e-governmentstrategie. Deze barometer werd in 2004 ontwikkeld om hen daarbij te helpen. Dit openbaar rapport stelt de belangrijkste resultaten voor van de tweede meting die in 2009 werd uitgevoerd en bevat ook een vergelijking met de resultaten van de eerste meting. Zo kan de lezer zich een nauwkeurig beeld vormen zowel van de weg die over een periode van vijf jaar is afgelegd op het gebied van informatisering, meer bepaald in termen van budget, personeel en maturiteit van de processen als op het niveau van de integratie van de backoffices die toelaten e-governmentdiensten te leveren. Deze barometer heeft tot doel een situatie op een welbepaald ogenblik vast te stellen en de evolutie ervan te volgen. Het is niet de bedoeling de prestaties of de efficiëntie van de organisaties te meten. Daar het niveau van informatisering van elke organisatie bovendien sterk afhankelijk is van haar opdracht en beheerswijze, is het niet mogelijk om op basis van de gegevens in deze barometer een vergelijking te maken tussen organisaties die in grootte en opdrachten totaal verschillen. Deze barometer geeft een beeld van de globale situatie en gebruikt daarvoor de medianen van de verkregen resultaten. Deze tool is niet op geïsoleerde wijze tot stand gekomen, maar werd gezamenlijk en in volledige transparantie ontwikkeld met de actieve en enthousiaste deelname van een groep van ICT-managers (afkomstig van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, de FOD Economie, de FOD Buitenlandse Zaken, de FOD Financiën en – voor de eerste meting in 2004 – ook van de FOD Volksgezondheid en het FAVV). Alle ICT-managers hebben vervolgens hun gegevens ingevoerd in de barometer. Ik wil hen nog eens van harte bedanken voor hun medewerking. Tot slot wil ik de aandacht vestigen op het innovatief karakter van deze barometer die de backoffice van de administraties meet. Geen enkel ander land heeft een dergelijke tool ontwikkeld. Onze inbreng op dit domein werd al in 2005 erkend met een nominatie bij de eEurope Awards. In 2009 hebben we de methode doen evolueren door nieuwe meetpunten aan te nemen en de maturiteitsindicatoren te ontwikkelen. Deze methode is de referentie ter zake geworden en zowel de Europese Commissie als de OESO haalt er inspiratie uit bij het ontwikkelen van hun activiteiten voor het meten van het niveau van informatisering en e-government van de administraties. Ik hoop dat u heel wat zult opsteken bij het lezen van dit rapport. Jan Deprest Voorzitter van het Directiecomité van Fedict

5

2 Inleiding Wat is het informatiseringsniveau van de back office? Hoeveel informatici werken er voor de verschillende overheden? Wat is het globale ICT-budget en hoe wordt het verdeeld? Wie gebruikt de generieke e-governmentdiensten die ontwikkeld werden door Fedict - de federale overheidsdienst Informatie- en Communicatietechnologie1? Waar dreigen er problemen? Welke zijn de ICT-behoeftes? Welke goede praktijken en procedures zijn ingevoerd? De barometer Fed-e-View/A werd in 2004 ontwikkeld om deze vragen te beantwoorden. Zo kunnen een adequate monderniseringsstrategie en een ontwikkelingsstrategie gedefinieerd worden voor performante e-governmentdiensten. Het doel is niet om de prestaties van elk departement op het vlak van ICT te meten. Het is de bedoeling om een beeld te krijgen van de algemene informatiseringsgraad van de back office van alle departementen van de federale overheid. Op deze manier kan aan deze departementen informatie aangeboden worden om hun informatiserings- en e-governmentpolitiek te ontwikkelen. In 2009 is de barometer geactualiseerd door een nieuwe meting. De resultaten zijn op een beveiligde manier online toegankelijk voor ICT-managers, voorzitters en administrateurs-generaal van de betrokken departementen. Al wie deelnam aan de meting heeft toegang tot de gedetailleerde informatie van de eigen dienst en tot de globale resultaten. Daarmee kunnen de betrokken departementen zichzelf in de globale context plaatsen, zonder de details van de andere overheidsdiensten te kennen. Dit publiek rapport geeft anoniem de voornaamste resultaten weer van de 2e meting die werd uitgevoerd in 2009. Verder wordt er een vergelijking gemaakt met de resultaten van 2004.

1 Deze diensten zijn met name het breedbandnetwerk FedMAN, de middleware die uitwisseling van elektronische gegevens toelaat, de systemen voor het beheer van de inhoud van websites en portalen, de elektronische identiteitskaart, het gebruikersbeheer, de diensten die de toegang tot de authentieke bronnen regelen (Rijksregister, Kruispuntbank Ondernemingen,…). Het gebruik van deze diensten door de overheden zorgt voor een integratie van hun back offices. Zie: http://www.fedict.belgium.be/nl/service_catalogue/index.jsp

6

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

eGov MONITOR: een mijlpaal De barometer Fed-eView/A houdt enkel rekening met de back office die het ICT-departement beheert. De diensten aangeboden op websites —het front office gedeelte — werden noch geïnventariseerd, noch geëvalueerd2. Om de hele waardeketen op het vlak van e-government te kunnen meten zou het ook mogelijk moeten zijn om het gebruiksniveau te meten van de verschillende tools en toepassingen die het ICT-departement ter beschikking stelt. Verder zou ook de impact van die diensten bij de verschillende soorten gebruikers (ambtenaren, burgers, bedrijven) gemeten moeten worden. Daarom ontwikkelt Fedict momenteel, in samenwerking met de POD Wetenschapsbeleid, een meetkader dat “eGov monitor” wordt genoemd. Het gaat om een meetinstrument op lange termijn dat een duidelijk beeld wil geven van de voorwaarden van verwezenlijking en van het gebruik van ICT en e-government in België3. Fed-eView/A draagt bij tot de verrijking van zowel die eGov monitor, als tot de Europese (Europese Commissie, strategie eEurope en I2010) en internationale (Verenigde Naties, OESO, Wereldbank…) benchmarks. Het draagt ook bij tot de onderzoeken door de FOD Economie (Algemene directie Statistiek en Economische informatie) en de onderzoeken uitgevoerd door andere Belgische overheden inclusief onderzoeken uitgevoerd door Fedict zelf (Fed-eView/Citizen)4. Het schema hieronder toont het model van het meetkader van de eGov monitor met de verschillende types indicatoren, volgens de e-governmentwaardeketen. De indicatoren die werden verzameld door de studie Fed-e-View/A bevinden zich in het kader Fed-eView/A.

FED-eVIEW/A Input

Output

Outcomes

Impact

Policy

Internal

Benefits

on Users

Money

External

Barriers

on Suppliers

Uptake

on Economy

Satisfaction

on Society

People

Contextual Variables

Sector

Attitudes

Costs

Use

Infrastructure

Skills

Access

Legislation

2 Op te merken valt dat de beschikbaarheid van online diensten werd gemeten door de Europese Commissie: http://ec.europa.eu/information_society/activities/ egovernment/index_en.htm 3 http://www.belspo.be/belspo/agora/projects_nl.stm 4 De rapporten van de Fedictenquêtes zijn beschikbaar op de website van Fedict en op het Europese portaal ePractice.eu  (http://www.epractice.eu/en/cases/fedeviewc, http://www.epractice.eu/en/cases/fedeviewa, rapport van Fed-eView/A 2004).

7

3 Methodologie 3.1. Een herbruikbaar samenwerkingsinstrument Om een lijst met informatiseringsindicatoren op te stellen, werd de aanpak ‘Balanced Scorecard’ gevolgd. Via deze aanpak wordt de informatisering beoordeeld vanuit verschillende perspectieven. Volgende perspectieven werden onderscheiden: strategisch financieel ■ personeelsgerelateerd ■ organisatorisch (de processen) ■ technologisch ■ ■

Binnen elk perspectief bepaalde het onderzoeksteam een reeks indicatoren op basis van de succesfactoren voor een goede informatisering. Deze indicatorenlijst werd eerst besproken met een pilootgroep van enkele ICT-managers. De indicatorenlijst werd eerst verfijnd en getest en dan ter invulling verzonden aan de ICT-manager van elke federale organisatie.

3.2. Wijze van consolidatie 3.2.1. De 24 globale indicatoren De vragenlijst bevatte 110 vragen of specifieke indicatoren. De resultaten van die 110 specifieke indicatoren worden geconsolideerd tot 24 globale indicatoren, verdeeld over de 5 perspectieven. Deze indicatoren zijn van tweeërlei aard: ■ kwantitatieve globale indicatoren, rechtstreeks berekend (bijvoorbeeld F1 — ICT-budget per ambtenaar). ■ samengestelde globale indicatoren waarvoor een scoreschaal van 0 tot 100 werd gedefinieerd. Elke specifieke indicator draagt bij tot de score volgens een wegingsysteem (bijvoorbeeld S1 - afstemming missie van de overheidsdienst en ICT-strategie). Vervolgens werden de resultaten op federaal niveau geconsolideerd en voorgesteld door middel van histogrammen. Het heeft geen zin om het gemiddelde te berekenen, aangezien de departementen onderling niet met elkaar kunnen worden vergeleken. Om toch een idee te geven van het algemeen informatiseringsniveau van de federale overheid en van haar evolutie, wordt op elke grafiek de mediaan5 weergegeven.

3.2.2. De e-governmentmatrix De twee globale indicatoren m.b.t. e-government, namelijk S2 (aanvaarding van de principes van e-government in de ICT-strategie) en T3 (concrete toepassing e-governmentprincipes) werden met elkaar gekruist om de departementen te positioneren in verhouding tot de mate waarin ze klaar zijn om geïntegreerde e-governmentdiensten te implementeren. Elk departement krijgt een kleur volgens het kwadrant van de matrix waarin het zich bevindt. Die kleurencode wordt vervolgens gebruikt om het departement voor te stellen in alle histogrammen van de resultaten van de globale indicatoren. Zo kunnen de departementen die het verst zijn gevorderd op het vlak van e-government snel worden gevisualiseerd.

5 De mediaanwaarde geeft aan dat er evenveel departementen zijn met een lagere waarde als departementen met een hogere waarde. De mediaan wordt minder beïnvloed door extreme waarden dan het gemiddelde.

8

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

3.2.3. De kerngetallen Uit de verkregen gegevens van de departementen zijn ook kerngetallen getrokken. Die werden getotaliseerd voor de hele overheid. De voornaamste kerngetallen zijn de volgende: ■ het totale ICT-budget ■ het totale aantal ICT-medewerkers, zowel internen (het statutaire en contractuele personeel) als externen (het externe personeel dat permanent gedetacheerd is in een departement) ■ het totale aantal interne ICT-medewerkers jonger dan 30 jaar en ouder dan 50 jaar ■ het totale aantal vacatures ■ het totale aantal geïnformatiseerde beschikbare werkstations

Figuur 1: lijst van de 24 globale indicatoren verdeeld over de 5 perspectieven inzake informatisering S1 S2 S3 S4 F1 F2 F3 P1 P2 P3 P4 P5 P6 O1 O2 O3 O4 O5 O6

HET STRATEGISCH PERSPECTIEF: Afstemming missie van de overheidsdienst en ICT-strategie Strategische elementen e-government — wordt de e-government strategie aanvaard? Gebruik van evaluatietools om de ICT-prestatie te kunnen meten Gebruik van open source tools* HET FINANCIELE PERSPECTIEF: ICT-budget per ambtenaar Budgettaire bestedingen Budget voor outsourcing HET PERSONEELSPERSPECTIEF: Het percentage ICT-personeel t.o.v. totaal personeel Verdeling van de bestedingen voor het personeel* het percentage open posities Eigen capaciteit Dynamiek van het departement Opleiding HET ORGANISATORISCH (ICT-PROCESSEN) PERSPECTIEF: Service management Project management Security management Information management Beschikbaarheid van informatica Performance management*

O7 T1 T2 T3 T4

IT-architectuur*



* Indicatoren die voor de meting van 2009 werden ontwikkeld en dus niet voorkwamen in 2004, zijn aangeduid met een asterisk.

HET TECHNOLOGISCH PERSPECTIEF: Beschikbaarheid geïnformatiseerde werkstations Hoeveelheid elektronische gegevens per ambtenaar Concrete toepassing e-governmentprincipes Robuustheid van informatica

9

3.3. Vergelijkbaarheid met de meting van 2004 Toen de eerste meting in 2004 plaatsvond, werd de federale overheid gereorganiseerd (Copernicushervorming – horizontale diensten en mandaatsysteem voor de managers) en veel ICT-managers waren nog maar net benoemd aan het hoofd van de ICT-departementen. Er werd toen gekozen voor indicatoren waarbij het type antwoord nog plaats liet voor enige interpretatie (bv. antwoordenschaal van het type “niet uitgevoerd” tot “in uitvoering”). Vijf jaar later, voor de tweede meting, is de context zowel op vlak van organisatie als technologie natuurlijk veel veranderd. Bijgevolg moesten volgende aanpassingen worden aangebracht: ■ behoud van de basisdefinities en van de methode voor het inzamelen van de informatie ■ behoud van een maximum aantal globale indicatoren, maar aanpassing van de specifieke indicatoren die samen de globale indicatoren vormen ■ toevoeging van enkele globale en specifieke indicatoren ■ objectivering van de antwoorden: er wordt de voorkeur gegeven aan “ja/neen”-antwoorden Bovendien kwamen er nieuwe departementen bij en daarom is het niet veelzeggend om de evolutie te meten in absolute cijfers. Om beide metingen met elkaar te kunnen vergelijken werden er berekeningen bij constante perimeter uitgevoerd waarbij overheden die maar één keer werden gemeten, geëlimineerd werden.

3.4. Beperkingen De resultaten van de meting weerspiegelen het begrip en de perceptie van de huidige situatie door de betrokken ICT-managers. Er vond een globale externe kwaliteitscontrole plaats (verbeteren van afwijkende gegevens…). Deze barometer geeft ook uitsluitend de situatie weer van de ICT-departementen van federale organisaties. Elke andere eventuele ICT-activiteit die niet tot de bevoegdheid van de ICT-manager behoort, wordt uitgesloten van deze meting.. De meting biedt een overzicht van de huidige situatie en wil geen raming zijn van de geleverde prestaties. Het onderzoek wil de departementen niet met elkaar vergelijken. Dat zou hoe dan ook heel moeilijk zijn gezien het zeer heterogene karakter van de betrokken organisaties (zowel op vlak van omvang als op vlak van type opdracht en beheerswijze). Tot slot geeft deze tool dus een momentopname van de staat van informatisering van de federale overheden, maar meet de gemaakte vorderingen niet in vergelijking met een globale informatiseringstrategie. Er is geen doelscore die voor elke indicator moet worden bereikt, elke overheid bepaalt voor zichzelf de individuele doelstellingen in functie van haar opdracht.

3.5. De online tool Fed-eView/A is een tool die voor iedereen nuttig is. De volledige resultaten zijn op een beveiligde manier online toegankelijk voor ICT-managers, voorzitters en administrateurs-generaal van de betrokken departementen. Al wie deelnam aan de meting heeft toegang tot de gedetailleerde informatie van de eigen dienst en tot de globale resultaten. Daarmee kunnen de betrokken departementen zichzelf in de globale context plaatsen, zonder de details van de andere overheidsdiensten te kennen. Als gevolg van de zeer heterogene aard van de departementen van de federale overheid kan er geen relevante globale vergelijking worden gemaakt. Een belangrijk kenmerk van de online tool is echter dat elk departement de resultaten van gelijkaardige departementen zichtbaar kan maken (drie criteria van gelijkaardigheid werden geïdentificeerd: de beheerswijze, de grootte van de organisatie in personeelssterkte en de grootteorde van het ICT-budget).

10

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

4 Analyse van het panel van de deelnemende organisaties In 2004 werden 46 departementen gemeten. In 2009 hebben de ICT-managers van 49 ICT-departementen geantwoord. Dit komt overeen met 95% van alle ICT-departementen6. Dat dekt de behoeftes van 170 000 ambtenaren van de overheid (in VTE), d.i. 40% meer dan in 2004. Die sterke stijging, in termen van betrokken ambtenaren, heeft te maken met de deelname van meerdere nieuwe departementen aan de meting van 20097. Er werden drie types organisaties onderscheiden: ■ de federale overheidsdiensten, de programmatorische overheidsdiensten, de andere agentschappen en organisaties (FOD genoemd in het vervolg van het document) ■ de openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ genoemd in het vervolg van het document) ■ de federale wetenschappelijke instellingen (Wet. Inst. genoemd in het vervolg van het document) De grafieken hieronder geven de verdeling van de organisaties per type in 2009 weer en de verdeling per ambtenaren per type organisatie. Verdeling van de organisaties per type

Verdeling per aantal ambtenaren 7% 1%

18%

27%

55% 92% FOD OISZ Wet.Inst.

De organisaties van het type FOD zijn in de meerderheid, zowel op vlak van aantal als op vlak van het aantal betrokken ambtenaren. De organisaties van het type Wet. Inst. vertegenwoordigen 18% van de gemeten organisaties en 1% van het aantal betrokken personen. Met die verdelingen dient rekening te worden gehouden bij de lezing van de globale resultaten die niet werden gewogen. Fedict wordt niet vermeld in de globale indicatoren, aangezien deze FOD geen operationele opdracht heeft. Zijn voornaamste rol is de ontwikkeling en de bevordering van een gemeenschappelijke strategie inzake e-government. Enkel met de entiteit Shared Services van Fedict werd rekening gehouden, net zoals met de FOD Kanselarij van de Eerste Minister en de FOD B&B. De volledige lijst met organisaties die werden gemeten, vindt u in de bijlagen.

6 Sommige agentschappen hebben geen ICT-departement, zij doen een beroep op dat van een andere organisatie. 7 Bijvoorbeeld het Rijksregister, Fedasil, de Politie (het personeelsbestand van de geïntegreerde politie).

11

5 Resultaten Allereerst valt op te merken dat dit rapport de belangrijkste elementen bevat van de meting van de informatisering van de federale organisaties. De volledige gegevens zijn beschikbaar via een online tool die op beveiligde wijze toegankelijk is. De kerngetallen worden eerst voorgesteld en vergeleken met de overheden van andere landen. Daarna toont de e-governmentmatrix het integratieniveau van de back office en de staat van vooruitgang op het gebied van e-government. Tot slot worden de verschillende perspectieven van informatisering (strategie, budgetten, personeel, proces en technologie) doorgenomen door middel van de meest representatieve globale indicatoren en ook door het gebruik van de kleurencodes van de e-governmentmatrix. Deze resultaten worden vervolgens geanalyseerd en samengevat in het hoofdstuk 6. Conclusies.

5.1. De kerngetallen De tabellen hieronder bevatten de kerngetallen van 2004 en 2009, samengeteld per type organisatie. Ook de globale evolutie tussen 2004 en 2009 wordt berekend. Zoals hierboven vermeld, werden aan de resultaten twee correcties aangebracht om ze te kunnen vergelijken met de resultaten van de eerste meting uit 2004: Vergelijkingen bij constante perimeter(Pc): doordat het aantal overheden dat in 2009 werd gemeten niet hetzelfde is als in 2004, heeft het geen zin om de evolutie in absolute cijfers te meten. Daarom werden de belangrijkste kerngetallen berekend bij constante perimeter en met eliminatie van de overheden die bij de twee onderzoeken niet werden gemeten. Dat geldt zowel voor de gegevens in absolute waarde als voor de indicatoren F1-P1-T1. De kerngetallen bij constante perimeter (Pc) worden cursief voorgesteld. Er moet dus een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen de reële waarden voor 2009, die de huidige situatie weerspiegelen, en de waarden bij constante perimeter die alleen worden gebruikt om een vergelijking met de resultaten uit 2004 te kunnen maken. ■ Budgetten exclusief inflatie: voor de budgettaire gegevens maakten we gebruik van de deflator van de economische begroting om de budgetten met reële prijzen te verkrijgen (op basis van de prijsindex alle categorieën, basis 2004, index januari 2009 – Economische begroting – Planbureau). ■

12

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

5.1.1. Globale kerngetallen — Evolutie tussen 2004 en 2009



Fed-eView A 2004

Fed-eView A 2009

Evolutie van kerngetallen 2004 - 2009 Totaal

FOD

OISZ Wet.Inst.

Totaal

FOD 20

OISZ Wet.Inst.



aantal antwoorden

49

27

13

9

46



Budget ICT (mio ¤)

576,50

401,01

173,39

2,10

404,00

268,50 136,52

1,98



ICT Budget PC

478,83

303,34

173,39

2,10

403,59

268,50

1,35



ICT Budget in reële cijfers

429,99

272,40

155,71

1,88



aantal ICT-medewerkers

4.555

3.703

780

72

4.791

3.725

913

154



aantal ICT-medewerkersPC

3.902

3.050

780

72

4.659

3.725

883

52

PC

14

133,75

12

Evolutie

Deze tabel bevat de globale kerngetallen van 2004 en 2009, samengeteld per type overheid.

6,5%

6,54%

-16,2%



aantal vacante ICT-posten

137

109

25

3

677

590

79

8



aantal extra personen die nodig zijn

1.025

931

66

28

na

na

na

na



aantal geïnformatiseerde werkstations

124.358 109.187

13.651 1.520

91.487

76.043 13.463 1.981



aantal geïnformatiseerde werkstations

106.585

91.414

13.651

1.520

90.403

76.043



P1 - % ICT-personeel /totaal personeel

2,7

2,4

6,3

3,7

4,1

3,6

8,1

9,0

P1PC

3,2

2,8

6,4

3,7

4,0

3,6

8,0

4,3



F1 - ICT-budget per ambtenaar (euros)

3.388

2.572

14.102 1.069

3.452

2.560

12.073 1.155



F1PC

3.920

2.812

14.102

3.455

2.560

12.087 1.113



F1 in reële cijfers

3.521

2.525

12.663

960

73,1

70,0

111,0

77,4

77,6

72,5

119,1

115,3

87,3

84,7

111,0

77,4

77,2

72,5

117,7

110,7 13,1%



PC





PC

T1 - % geïnformatiseerde werkstations / aantal medewerkers T1 PC

1.069

13.023 1.337 17,9%

19,7%

2,2%

5.1.1.1 Definities en lezing van de tabel aantal antwoorden: aantal overheden die aan het onderzoek hebben deelgenomen ICT-budget: dit is het globale ICT-budget, uitgedrukt in miljoen euro, zonder de interne personeelskosten (statutaire en contractuele ambtenaren) en zonder de kosten van telecommunicatie voor de voice com municatie. Alle overige kosten (de budgetten voor de detachering van VZW’s Fedict Select/SMALS en body shopping) zijn inclusief. Er is geen direct verband met een budgetlijn. ■ aantal ICT-medewerkers: aantal VTE die rapporteren aan de ICT-manager op 01/01/2009 (incl. de secretaris sen en het stafpersoneel van het departement). Er wordt geen rekening gehouden met de ICT-medewer kers die niet ressorteren onder de ICT-manager (bv. medewerkers die een “ICT-premie” krijgen, maar voor een andere DG of een ander departement werken, worden hier niet meegeteld). Er wordt een onderscheid gemaakt tussen: - interne medewerkers: de statutaire en contractuele ambtenaren - gedetacheerden: personen die een contract met Smals of Fedict Select hebben8 - externe commerciële medewerkers: personen met een overeenkomst bij een private onderneming, in body shopping op (half-)permanente wijze in het departement (er wordt geen rekening gehouden met commerciële medewerkers die gedetacheerd zijn voor het realiseren van een projectcontract met resultaatsverbintenis). ■ ■

8 Dit zijn de personen die de vzw’s Smals (http://www.smals.be) en Fedict Select (http://www.fedictselect.be/ ) in dienst hebben genomen.

13

aantal vacante ICT-vacatures: het aantal vacatures (in VTE) waarvoor er kandidaturen zijn bij Selor9, SMALS of bij Fedict Select (in het 3de kwartaal 2009). Aangezien in 2004 de definitie verschillend was (aantal in te vullen ICT-werkposten in verhouding tot het operationeel plan) is het moeilijk om een vergelijking te maken. ■ aantal extra personen die nodig zijn: het extra aantal ICT-medewerkers die nodig zijn om de opdrachten van de overheid optimaal te vervullen. In 2004 werd deze vraag niet gesteld. ■ aantal geïnformatiseerde werkstations: het totale aantal pc’s, laptops en terminals beschikbaar in de hele overheid. ■ indicator P1: deze indicator geeft het gemiddeld percentage ICT-personeel weer ten opzichte van het totale aantal medewerkers in de overheid (op basis van de opgegeven hoeveelheid VTE). ■ indicator F1: deze indicator geeft het gemiddelde ICT-budget in euro weer per jaar en per medewerker van de overheid (op basis van het totale aantal VTE-medewerkers). ■ indicator T1: deze indicator geeft het percentage van het aantal geïnformatiseerde werkstations weer ten opzichte van het aantal ambtenaren van de overheid (op basis van het totale aantal VTE-medewerkers). ■

5.1.1.2 Analyse In 2009 telt de federale overheid 4 555 VTE die tewerkgesteld zijn in de ICT, d.i. 2,7% van het totaal aantal personeelsleden. Het globale ICT-budget bedraagt bijna 577 miljoen euro. Bij constante perimeter en exclusief inflatie stellen we vast dat het globale ICT-budget met 6,5% is gestegen, maar dat het aantal ICT-personeelsleden is gedaald met 16%. Met andere woorden, het budget is groter maar er zijn minder informatici, zelfs in absolute aantallen. Het gemiddelde ICT-budget per ambtenaar van de overheid is echter licht gestegen (met 2%) en bedraagt 3 920 euro. Toch is dat nog steeds een heel laag bedrag in vergelijking met de privésector (8 000-9 000 euro per bediende)10. In 5 jaar tijd is het aantal geïnformatiseerde werkstations sterk gestegen (18% bij constante perimeter). In 2009 echter beschikt 27% van de overheidsambtenaren niet over een eigen geïnformatiseerd werkstation. Er zijn in 2009 veel minder vacante functies (137 vacatures) dan in 2004, maar dat heeft wellicht deels te maken met de verschillende definitie van de indicator. In ieder geval is er bij de overheden een tekort aan ICT-personeel. De ICT-managers schatten dat ze 1 025 extra mensen nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren, d.i. 1/5 meer dan het huidig aantal tewerkgestelden. We stellen echter opmerkelijke verschillen vast tussen de verschillende types organisaties op het niveau van alle kerngetallen. Dat bevestigt het heterogene karakter van de federale overheid. Zo is het ICT-budget per medewerker bijvoorbeeld veel hoger in de OISZ dan in de FOD’s.

9 Selor is het selectiebureau van de federale overheid 10 Cijfers Data News

14

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

5.1.2. Kerngetallen personeelsperspectief

Fed-eView A 2009

Kerngetallen personeelsperspectief

Fed-eView A 2004

Evolutie

De tabel hieronder biedt een gedetailleerd overzicht van de cijfers voor het perspectief “personeel”.

Totaal

FOD

OISZ Wet.Inst.

Totaal

FOD

OISZ Wet.Inst.



Aantal ICT-medewerkers

4.555

3.703

780

72

4.791

3.725

913

154



Aantal ICT-medewerkersPC

3.902

3.050

780

72

4.659

3.725

883

52

-16,2%



% intern ICT-personeel PC

82,3

89,9

51,2

100

84,3

91,8

53,3

100

-2,4%



% intern ICT-personeel van -30 jaar

15,3

13,9

23,8

20,8

9,4

9,0

11,1

38,5

63,0%



% intern ICT-personeel van +50 jaar

20,4

18,4

31,3

36,1

14,0

13,3

22,1

13,5

46%

Aantal uitdiensttredingen van intern ICT-personeel

4,5

4,4

4,8

5,6

na

na

na

na

69,4

85,2

46,2

55,6

na

na

na

na

59,2

59,3

61,5

55,6

na

na

na

na





PC

PC

% overheden met een methode van kennisoverdracht*



% overheden die de tevredenheid van het ICT-personeel meten*

De asterisk duidt de nieuwe kerngetallen voor de meting 2009 aan.

5.1.2.1 Definities en lezing van de tabel Cf. de definities in de vorige paragraaf. ■ % intern ICT-personeel: het percentage interne medewerkers (statutaire en contractuele ambtenaren) in verhouding tot het totale aantal ICT-medewerkers. ■ % intern ICT-personeel van –30 jaar en +50 jaar: het percentage interne medewerkers (statutaire en contractuele ambtenaren) van -30 jaar en +50 jaar in verhouding tot het totaal aantal interne ICT medewerkers. De gegevens betreffende de leeftijdspiramide hebben alleen betrekking op de statutaire en contractuele ambtenaren, niet op de gedetacheerden of op de externe commerciële medewerkers. ■ aantal uitdiensttredingen van intern ICT-personeel: het percentage interne ICT-medewerkers die het departement jaarlijks verlaten wegens pensioen, aftreding, ontslag (voor de contractuelen), interne mobiliteit, vrijwillig vertrek enzovoort. ■ % overheden met een methode van kennisoverdracht: het percentage overheden die een methode of een middel voor kennisoverdracht van de ICT-medewerkers voorzien hebben (meer bepaald van degenen die het departement verlaten). ■ % overheden die de tevredenheid van het ICT-personeel meten: het percentage overheden die de tevredenheid van hun ICT-personeel gedurende de laatste 12 maanden hebben gemeten. Opgelet: het betreft hier niet de meting van de tevredenheid van al het personeel van de overheid maar enkel van dat van het ICT-departement.

15

5.1.2.2 Analyse Bij constante perimeter stellen we vast dat de verhouding interne ICT-medewerkers (ongeveer 80% van alle ICT-medewerkers) sinds 2004 licht is gedaald (-2,4%). Het probleem van de vergrijzing van de ambtenaren, dat al in 2004 werd geïdentificeerd, wordt hier bevestigd: de 50-plussers vertegenwoordigden 14% van het personeel in 2004 tegen 20% in 2009. Tegelijk stellen we vast dat ook de verhouding jongeren toeneemt (van 9 tot 15%). Daar niet alle ambtenaren zullen worden vervangen, is kennisoverdracht een oplossing die bijna 70% van de overheden toepast. Dat gebeurt echter voornamelijk in de FOD’s, terwijl het probleem van de vergrijzing zich vooral voordoet in de OISZ en de Wet. Inst. Een vijfde van de interne ICT-medewerkers gaat binnen een tiental jaar met pensioen. Die verhouding is duidelijk kleiner dan in de overige departementen van de overheid11 maar komt in de buurt van de percentages in de privésector. In 2009 meet bijna 60% van de overheden de tevredenheid van hun ICT-personeel. Dat hoge percentage toont aan dat er een groeiende interesse is om de tevredenheid van de gebruikers en het personeel van de overheidsdiensten te evalueren en is overigens een doel van de federale overheid sinds 200612.

11 Volgens de cijfers die officieel werden gepubliceerd door de FOD P&O, is 40% van de ambtenaren ouder dan 50 jaar. . 12 De Ministerraad van 23 juni 2006 besliste dat elke overheidsorganisatie om de twee jaar een tevredenheidsmeting moet uitvoeren. (http://www.fedweb.belgium.be/nl/over_de_organisatie/ontwikkeling_en_ondersteuning/medewerkers/personeelstevredenheid/index.jsp)

16

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

5.1.3. Kerngetallen technologisch perspectief Kerngetallen technologisch perspectief Totaal





Fed-eView A 2004

Fed-eView A 2009 FOD

OISZ Wet.Inst.

Totaal

FOD

OISZ Wet.Inst.

Evolutie

De onderstaande tabel biedt een gedetailleerd overzicht van de cijfers voor het technologisch perspectief.

Aantal geïnformatiseerde werkstations

124.358 109.187

13.651 1.520

91.487

76.043 13.463 1.981

Aantal geïnformatiseerde werkstations pc

106.585

91.414

13.651

1.520

90.403

76.043

gemiddeld % medewerkers die beschikken over een eID-lezer op hun werkpost*

39,3

48,1

42,3

8,6

na

na

na

na

22,6

23,5

22,5

20,2

na

na

na

na

Aantal mainframes

44

23

21

0

48

17

23

8

-8,3%

pc

34

13

21

0

46

17

23

6

-26,1%





13.023 1.337 17,9%





% vernieuwing van de PC’s (jaarlijks)* Aantal mainframes



Aantal fysieke servers*

4531

3808

599

124

na

na

na

na



Aantal virtuele servers*

2189

1130

1008

51

na

na

na

na

Aantal PDA’s/Smartphones

1062

822

233

7

na

na

na

na

Gemiddeld % laptops in de overheid

13,6

14,0

10,6

11,1

11,1

12,2

5,4

7,3



Gemiddeld % medewerkers met toegang tot webmail*

55,6

263,0

34,3

63,9

na

na

na

na



Gemiddeld % medewerkers met toegang tot VPN*

29,3

37,4

22,4

14,8

na

na

na

na



22,4%

De asterisk duidt de nieuwe kerngetallen voor de meting 2009 aan.

5.1.3.1 Definities en lezing van de tabel Cf. de definities in de vorige paragraaf. gemiddeld % medewerkers die beschikken over een eID-lezer op hun werkpost: het gemiddeld percentage medewerkers van een administratie die in hun werkstation (desktop of laptop) over een eID-lezer beschikken; ■ % vernieuwing van de pc’s: het gemiddelde van de percentages van jaarlijkse vernieuwing voor een administratie, betreffen alleen de bureaucomputers (desktops), daar de gemiddelden inzake vernieuwing van de laptops niet relevant zijn; ■ aantal mainframes: het aantal mainframes (inclusief de back-ups) die de overheden gebruiken. ■ aantal fysieke en virtuele servers: het aantal gebruikte fysieke/virtuele servers; ■ aantal PDA’s/smartphones: het aantal PDA’s/smartphones die de medewerkers van de overheid gebrui ken; gemiddeld % laptops in de overheden: het aantal laptops in verhouding tot het totale aantal geïnfor matiseerde werkstations; ■ gemiddeld % medewerkers met toegang tot webmail en gemiddeld % medewerkers met toegang tot VPN: het gemiddeld percentage medewerkers per administratie (personeelsleden voor wie mobiele toepassingen noodzakelijk en/of nuttig zijn met het oog op de uitoefening van hun functie) die toegang hebben tot webmail/VPN. Het gaat niet om het % gebruik. Webmail: toegang tot het e-mailverkeer van de overheid vanaf gelijk welke computer met internetverbinding. VPN: beveiligde toegang tot het netwerk van de overheid die een exploitatie van op afstand van alle toepassingen en toegang tot het intranet mogelijk maakt. ■

17

5.1.3.2. Analyse De federale regering heeft de eID in 2003 gelanceerd en de ontplooiing ervan werd voltooid in 2009. De eID is de hoeksteen van een groot aantal elektronische toepassingen. Het dient meer bepaald als authenticatiesleutel voor de ambtenaren tot een aantal toepassingen en informatie. Een eID-lezer is bijgevolg noodzakelijk. Dat blijkt ook uit de feiten: gemiddeld beschikt bijna 40% van de medewerkers van een administratie over een eID-lezer. Dat is veel meer dan bij gezinnen (15% van de gezinnen die over een computer beschikken, heeft een eID-lezer) en ondernemingen (18% van de werknemers beschikt over een eID-lezer op de werkplek)13. Bijna 22,6% van de pc’s worden jaarlijks vernieuwd. Dat vertegenwoordigt een levensduur van ongeveer 4,5 jaar. We stellen vast dat het aantal mainframes over een periode van 5 jaar is gedaald: een kwart is verdwenen. Globaal gezien stellen we vast dat de virtualisatietechnieken nog niet sterk worden gebruikt, daar het aantal fysieke servers nog steeds hoger is dan het aantal virtuele servers, behalve in de OISZ. De mobiele infrastructuur, waardoor telewerken mogelijk wordt, begint zich te ontwikkelen in de Belgische federale overheid. Met betrekking tot het mobiele materieel, vertegenwoordigen laptops bijna 14% van het totale aantal werkstations, d.i. gemiddeld 1 laptop per 10 medewerkers, maar die verhouding kende niet veel evolutie de laatste 5 jaar. Voorts beschikt ongeveer 0,5% van de medewerkers over een tool van het type PDA/smartphones. Wat tools betreft, is de toegang tot webmail en vooral tot VPN mogelijk voor respectievelijk gemiddeld de helft en 30% van de ambtenaren van een administratie. Er zijn echter grote verschillen volgens de administraties (varieert tussen 0 en 100% van de ambtenaren). Die toegangsniveaus zijn nogal gelijkaardig aan die van het geheel van organisaties en ondernemingen in België14.

5.1.4. Kerngetallen gebruik van open source tools De thematiek “open source” werd in 2009 aan de barometer toegevoegd omdat het gebruik van tools van dit type meer en meer voorkomt15. De tabel hieronder toont de bestaande producten voor elk type toepassing. Software van het type open source

Eigendomssoftware

Mailtoepassingen

Thunderbird

Microsoft Outlook

Bureautoepassingen

Firefox, OpenOffice, PDF creator

MS Office, Internet Explorer

Businesstoepassingen

Toepassingen ontwikkeld op basis

Toepassingen ontwikkeld op

van tools zoals Redmine, Alfresco

basis van de tools Java, Livelink,

om de eCommunities te ontwik-

of Tridion om een website of een

kelen, Drupal voor het ontwikkelen

portaal te ontwikkelen

van een website of portaalsite Systeemsoftware

Linux

Windows XP/Vista

13 Enquête ICT-gebruik in de huishoudens van de FOD Economie 2009 (http://economie.fgov.be/nl/statistieken/cijfers/arbeid_leven/tijdsbesteding/ICT/index.jsp) en enquête SAP 2009 (http://www.sap.com/belux/about/press/press.epx?pressid=11808) 14 ICT-barometer Getronics: bij vergelijking heeft 62% van de werknemers in België toegang tot hun professionele mailbox van thuis uit en een op twee heeft toegang tot het intranet van zijn of haar onderneming van thuis uit (http://www.getronics.be/web/ICT-Barometer.htm). 15 “Open source” betekent: vrij van rechten en licentie.

18

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

De tabel hieronder toont in detail de gebruikerscijfers van open source tools. Fed-eView A 2009 Kerngetallen gebruik van open source tools Totaal FOD OISZ Wet.Inst. % overheden die beschikken over mailtoepassingen*

22,4

11,1

15,4

66,7

waarvan % overheden die daarover (heel) tevreden is*

81,8

100

50,0

83,3

52,9

33,3

75,0

75

waarvan % overheden die daarover (heel) tevreden is*

34,7

33,3

30,8

44,4

% overheden die beschikken over businesstoepassingen*

53,1

51,9

46,2

66,7

waarvan % overheden die daarover (heel) tevreden is*

69,2

71,4

50,0

83,3

65,3

55,6

84,6

66,7

84,4

80,0

81,8

100,0

% overheden die beschikken over bureauticatoepassingen*



% overheden die beschikken over systeemsoftware*

waarvan % overheden die daarover (heel) tevreden is* De asterisk duidt de nieuwe kerngetallen voor de meting 2009 aan.

5.1.4.1 Definities en lezing van de tabel % overheden die beschikken over mailtoepassingen/bureauticatoepassingen/businesstoepassingen/ systeemsoftware: het percentage overheden die ten minste één dergelijke toepassing gebruiken. ■ % overheden die daarover (heel) tevreden is: het percentage overheden die een open source toepassing gebruiken en die daarover (heel) tevreden is. Het gaat hier wel degelijk om de tevredenheid van de ICT-managers, niet van de eindgebruikers. ■

5.1.4.2 Analyse Het is geen verrassing dat de producten voor de systeemtoepassingen het meest worden gebruikt (2/3 van de overheden) en dat de ICT-managers over die producten het meest tevreden zijn. Daarentegen is slechts één derde van de ICT-managers die voor de bureauticatoepassingen open source producten gebruiken, daar (heel) tevreden over. In het totaal, alle soorten samen genomen, wordt open source software gebruikt in 83,6% van de federale overheden.

19

5.2. Vergelijking met andere overheden Toen de tool in 2004 werd ontwikkeld, hadden de meeste Europese landen nog geen studie zoals Fed-eView uitgevoerd. Italië en Finland voeren sinds meerdere jaren soortgelijke studies uit. Sindsdien hebben verschillende landen zoals de Tsjechische Republiek, Litouwen, Denemarken en Nederland metingen gelanceerd. De meeste van deze metingen zijn echter gericht op de beschikbaarheid van diensten op websites (front office) en op het gebruiksniveau van ICT-tools. Er bestaat dan ook geen enkel globaal vergelijkingspunt met de situatie bij de administraties op de andere beleidsniveaus in België. Omdat de gemeten perimeter niet dezelfde is (al naar gelang de overheidstructuur van het land, hoort het lokale niveau er soms bij), de definities nooit identiek zijn (zo berekent Finland het ICT-budget per ambtenaar, inclusief lonen) en de meetperiode en verzamelmethode dikwijls verschillend zijn, zijn de vergelijkingspunten schaars en vrij indicatief.



Percentage ICT-personeel/totaal personeelsbestand



ICT-budget per agent



Aantal geïnformatiseerde werkposten per 10 agenten

2,7

3,9

3,7

2,9

3388 euros 73,1

70,6

Australië (2008)



Zwitserland (nationaal niveau, 2009)

Italië (2008)

Spanje (2009)

Tchechië (2007)



Litouwen (2008)



Finland (2008)

België - federale administraties (2009)

De tabel hieronder geeft enkele vergelijkingspunten weer.

7

6

2210 euros 93

Met alle voorbehoud zoals hierboven vermeld zouden we uit deze tabel kunnen besluiten dat de Belgische federale overheid verhoudingsgewijs over minder informatici beschikt dan overheden van andere landen. De gegevens m.b.t. het gebruik van open source software zijn gemakkelijker beschikbaar, o.a. dankzij de actie van het Europees waarnemingscentrum OSOR16. De Belgische federale overheden zijn koplopers wat betreft het gebruik van dergelijke software: 83,6% gebruikt één of meer open source toepassingen. Frankrijk doet nog beter (96%), maar in de andere landen is het gebruik van deze software duidelijk minder verspreid: in Nederland heeft 69% van de overheden een open source beleid, 60% van de Noorse overheden gebruikt een open source toepassing in een of meerdere gebieden, in Denemarken is het ongeveer de helft, 1/3 in Portugal en 16% in Finland.

16 OSOR.EU – Open Source Observatory and Repository for European public administrations

20

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

5.3. De e-governmentmatrix De e-governmentmatrix, die twee globale indicatoren kruist, wordt voor de resultaten van de globale indicatoren voorgesteld want elk departement krijgt een kleur volgens het kwadrant van de matrix waarin het zich bevindt. Die kleurencode wordt vervolgens gebruikt om het departement voor te stellen in alle histogrammen van de resultaten van de globale indicatoren. Daardoor is het onmiddellijk zichtbaar of er een eventueel verband bestaat tussen het niveau van een globale indicator en het niveau van vooruitgang op het gebied van e-government. Hoe wordt het maturiteitsniveau op het gebied van e-government gemeten? Veel landen zijn begonnen met de graad van geavanceerdheid van de online diensten in front office te meten. Hier heeft men niet voor dat soort meting gekozen omdat de Belgische politiek op gebied van e‑government in de eerste plaats gebaseerd is op de reorganisatie van de back offices en op de uitwisseling tussen de overheden (“Only Once”-concept, men vraagt aan de gebruikers geen informatie die al ergens anders binnen de overheid beschikbaar is). De basisprincipes van e‑government17 werden gedefinieerd. Daardoor kunnen performante en geïntegreerde elektronische services ontwikkeld worden. De departementen die het verst gevorderd zijn op gebied van e-government zijn dus de departementen die rekening houden met die principes. Om de matrix te creëren werden twee globale indicatoren gebruikt: ■ De verticale as (indicator S2) geeft op een schaal van 0 tot 100 de mate weer waarin de basisbeginselen van e-government zijn opgenomen in de ICT-strategie van de organisatie. ■ De horizontale as (indicator T3) geeft op een schaal van 0 tot 100 het concrete gebruik weer van die basisprincipes in de ontwikkeling van informaticatoepassingen. De grootte van de cirkels geeft een aanwijzing (raming) van de grootte van elke overheid. Nota bene: als de score identiek is, liggen de cirkels op elkaar.

2004

2009

100

100

S2

S2

0 T3

100

0 T3

100

S2 - Strategische elementen e-governement (wordt de e-government strategie aanvaard?) T3 - Concrete toepassingen e-governmentprincipes

17 Die basisprincipes zijn: het gebruik van unieke identificatiesleutels; de integratie van de eID; het gebruik en de aanmaak van authentieke bronnen of referentiesystemen; een beleid rond open standaarden; de ‘mutualisatie’ van ICT-initiatieven; de ontwikkeling van transversale projecten tussen overheden; het gebruik van dienstencatalogi van Fedict en van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid; rekening houden met verschillende kanalen zoals loketten, websites, de telefoon, de interactieve televisie,…

21

In 5 jaar stellen we een progressie vast “van het geel naar het blauw”: de overheden die de kernbeginselen van e-gov in 2004 in hun ICT-strategie hadden opgenomen, brengen ze vandaag in de praktijk. Gedetailleerde uitleg bij elk kwadrant volgt hieronder: de 14 departementen die zich situeren in het onderste kwadrant links (in het rood) zijn de departementen die het minst klaar zijn om gesofisticeerde e-governmentdiensten te ontwikkelen. De e-government principes zijn nog niet sterk geïntegreerd in de ICT-strategie van het departement en worden niet of weinig gebruikt. ■ de 3 departementen van het bovenste kwadrant links (in het geel) zijn de departementen waar de e-governmentprincipes goed geïntegreerd zijn in de ICT-strategie van het departement, maar waar ze nog niet veel worden toegepast. Er valt op te merken dat de meeste van deze departementen zich op de grens van het kwadrant bevinden en dus kunnen worden geassimileerd met de departementen van het bovenste kwadrant rechts. ■ de 31 departementen van het bovenste kwadrant rechts (in het blauw) zijn de meest ontwikkelde departementen inzake integratie van de back office. De e-governmentprincipes worden erkend en geïntegreerd in de ICT-strategie en ze worden gebruikt bij de ontwikkeling van informaticatoepassingen. Het gaat om een goede basis om gesofisticeerde e-governmentdiensten te kunnen ontwikkelen en om bepaalde rechten automatisch toe te kennen aan burgers en ondernemingen. Het doel is uiteraard een maximum aan departementen te hebben in dit kwadrant om op die manier te komen tot een “intercon nected government”. Er dient opgemerkt te worden dat veel departementen bij deze meting het maximum hebben bereikt. ■ het enige departement uit het onderste kwadrant rechts (in het groen) bevindt zich op de grens van het kwadrant en kan dus worden geassimileerd met de departementen van het bovenste kwadrant rechts. ■

22

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

5.4. De verschillende perspectieven van informatisering De verschillende perspectieven van informatisering worden doorgenomen door middel van de meest representatieve globale indicatoren en door de kleurencode uit de e‑governmentmatrix te gebruiken om elk departement voor te stellen18. Daardoor wordt het onmiddellijk mogelijk om de departementen die het verst gevorderd zijn op het gebied van e-government te visualiseren en om een eventueel verband te leggen tussen het niveau van de indicator en het maturiteitsniveau van e-government.

5.4.1. Het strategisch perspectief Indicator S1 - Afstemming missie en ICT-strategie Deze indicator geeft op een schaal van 0 tot 100 de mate weer waarin de ICT-strategie is afgestemd op de opdracht en de strategie van de overheid en wordt overgebracht naar een portfolio van projecten met toewijzing van middelen. Indicator S1 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

2009

2004

In het algemeen is de ICT-strategie goed afgestemd op de missie van de overheid. Meerdere departementen hebben zelfs een maximumscore. Het algemeen niveau is gestegen sinds 2004. De Belgische federale overheid doet het in ieder geval even goed als veel private ondernemingen19. Er is geen duidelijk verband met het maturiteitsniveau van e‑government (aangeduid met de kleurencode van de e-governmentmatrix – blauw = departementen die het verst zijn gevorderd, rood = departementen die het minst ver zijn gevorderd).

Indicator S3 - Gebruik van evaluatietools

De indicator S3 geeft op een schaal van 0 tot 100 weer in welke mate de ICT-afdeling methodes en instrumenten gebruikt om een goed beeld te verkrijgen van de eigen prestatie. Indicator S3



100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

2009

2004

De governance cultuur en de gewoonte om het prestatieniveau op het gebied van ICT te meten, is sterk toegenomen in 2004 maar in zeer verschillende mate volgens de departementen. Meerdere departementen behalen nu de maximumscore maar de departementen die het minst ver gevorderd zijn op het gebied van e-government, hebben lage scores of nulscores.

18 Zoals gezegd in het begin van dit hoofdstuk bevat dit rapport niet alle resultaten van de enquête, maar enkel de belangrijkste globale indicatoren. De indicatoren S4, F2, F3, P2, P5, O6, O7, T2 en T4 worden hier niet voorgesteld en de indicatoren S2 en T3 worden voorgesteld aan de hand van de e-governmentmatrix. 19 IT Governance Institute – An Executive View of IT Governance, 2009 : 73% van de ondervraagde bedrijfsleiders uit 22 landen geven aan dat er overeenstemming is tussen de IT-strategie en de missie van hun onderneming.

23

5.4.2. Het financieel perspectief Indicator F1 - ICT-budget per ambtenaar Deze indicator, die al op globale wijze werd voorgesteld in de kerngetallen, berekent het gemiddelde ICT-budget per jaar en per ambtenaar (op basis van het totaal aantal VTE), uitgedrukt in euro (ICTbudget zonder de interne personeelskosten — statutaire en contractuele ambtenaren — en zonder de telecommunicatiekosten voor de voice communicatie maar wel inclusief alle overige kosten — budgetten voor de detachering van vzw’s Fedict Select/Smals, en inclusief body shopping). Er is geen direct verband met een budgetlijn. De notie van het budget per “ambtenaar” is niet zeer relevant voor sommige overheden die ook de informatisering van andere organisaties op zich nemen. Dat is het geval voor de POD Maatschappelijke Integratie die de informatica beheert van de OCMW’s, het Rijksregister dat diensten levert waarvan alle Belgische gemeenten gebruik maken of de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), een organisatie die net als missie heeft om ICT-diensten en e‑governmentdiensten te verlenen aan andere departementen. Deze departementen hebben een heel hoog ICT-budget per ambtenaar. Dit budget bedraagt zelfs meer dan 150.000 euro voor de KSZ en om een leesbare globale grafiek te behouden worden zij niet opgenomen in de onderstaande grafiek. Indicator F1

50.000 45.000 40.000 35.000 30.000 25.000 20.000 15.000 10.000 2009

5.000

2004

0

Uit deze grafiek blijkt ook duidelijk dat de administraties die het verst zijn gevorderd op het vlak van e-government ook de administraties zijn met het grootste ICT-budget per ambtenaar.

24

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

Ook de voorstelling van de resultaten in “paren” of clusters “Grootte van het ICT-budget” is interessant. Geven bijvoorbeeld de departementen met een heel groot totaal ICT-budget meer uit per ambtenaar dan departementen met een totaal ICT-budget van minder dan één miljoen? Cluster van de departementen met een ICT-budget van 0-1 miljoen: Indicator F1 6400 5760 5120 4480 3840 3200 2560 1920 1280 640 0

Cluster van de departementen met een ICT-budget van 1-5 miljoen: Indicator F1 28000 25200 22400 19600 16800 14000 11200 8400 5600 2800 0

Cluster van de departementen met een ICT-budget van 5-15 miljoen: Indicator F1 160000 144000 128000 112000 96000 80000 64000 48000 32000 16000 0

Cluster van de departementen met een ICT-budget van meer dan 15 miljoen: Indicator F1 47000 42300 37300 32900 28200 23500 18800 14100 9400 4700 0

Globaal gezien zijn overheden met een klein ICT-budget (minder dan 1 miljoen) het minst gevorderd op het vlak van e-government. Dit is geen verrassing. We stellen ook vast dat de departementen met een ICT-budget van meer dan 15 miljoen niet de departementen zijn met het grootste budget per ambtenaar, waarschijnlijk wegens de personeelsomvang van die overheden (vaak meer dan 1500 ambtenaren).

25

5.4.3. Het personeelsperspectief Indicator P1 - percentage ICT-personeel in verhouding tot het totaal personeelsbestand Deze indicator, die al op globale wijze voorkwam in de kerngetallen, berekent het percentage ICT-personeel (alle statuten bij elkaar) in verhouding tot het totale personeelsbestand van de overheid. Net als bij de indicator F1 wordt de KSZ niet opgenomen in deze grafiek, daar ze bijna overwegend ICT-personeel heeft. Indicator P1 18,00 16,00 14,00 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 2,00 0,00

2009 2004

De percentages van het ICT-personeel variëren nogal sterk tussen 0,64% en 16%. Globaal gezien is die verhouding gelijkaardig aan die van 2004. Zoals voor de indicator F1, maar op minder uitgesproken wijze, merken we op dat de overheden die het verst gevorderd zijn op het niveau van e‑government ook diegenen zijn die een hoog percentage ICTpersoneel hebben.

Indicator P3 - vacatures Deze indicator berekent het percentage vacatures (kandidaturen bij Selor, Smals of Fedict Select in het 3de kwartaal 2009) in verhouding tot het totale ICT-personeelsbestand in elk ICT-departement. Het is niet mogelijk om een vergelijking te maken met de resultaten van 2004, daar de definitie toen verschillend was. 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Indicator P3

Vier departementen onderscheiden zich van de anderen met meer dan 20% vacatures; één departement probeert zelfs in 70% vacatures te voorzien. Voorts valt op te merken dat meer dan één derde (20) van de overheden geen enkele vacature post hebben.

26

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

Indicator P4 - eigen capaciteit Deze indicator berekent de verhouding interne ICT-medewerkers (de statutaire en contractuele ambtenaren) ten opzichte van het totale ICT-personeel. Er is geen vergelijking met 2004 mogelijk. Indicator P4 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Er bestaat een zeer duidelijk omgekeerd evenredig verband wat betreft de vooruitgang op het gebied van e-government: de departementen die het verst gevorderd zijn op het gebied van e‑government, zijn vaak diegenen die het meest beroep doen op gedetacheerden en extern personeel.

Indicator P6 - opleiding van ICT-personeel Deze globale indicator geeft op een schaal van 0 tot 100 weer in hoeverre het ICT-personeel voldoende is opgeleid voor de uitoefening van de huidige taken, aangevuld met de graad van bijscholing/specialisering en de mate waarin ze begeleid worden (coaching). Het gaat enkel om de opleiding van het intern personeel (statutaire en contractuele ambtenaren). Indicator P6 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

2009

2004

Het opleidingsniveau ligt globaal gezien hoger dan in 2004. De departementen die het verst gevorderd zijn op het gebied van e-government, beschikken over beter opgeleid personeel dan de andere departementen.

27

5.4.4. Het organisatorisch perspectief (ICT-processen) Indicator O1 - service management Deze grafiek geeft op een schaal van 0 tot 100 het maturiteitsniveau weer van de organisaties op het gebied van beheer van hun diensten: volgt de overheid een methode (bv. ITIL) om de toepassingen te leveren en te ondersteunen en in welke mate doet het dat voor de kritieke toepassingen? Indicator 01 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

2004 2009

De mediaan, die lager ligt dan in 2004, suggereert dat het globale niveau gedaald is. De departementen die het verst staan wat betreft e-government, zijn ook diegenen die de verst gevorderde politiek op vlak van dienstenbeheer toepassen. Men dient op te merken dat 12 overheden helemaal geen geformaliseerde politiek hebben op het gebied van dienstenbeheer.

Indicator O2 - project management Deze grafiek geeft op een schaal van 0 tot 100 het maturiteitsniveau weer van de organisaties wat projectmanagement betreft: volgt de overheid een methode om projecten te bezorgen (bv. Prince 2)? In welke mate wordt die methode toegepast? Is er een “tussenpersoon tussen business en ICT” (business analist, …)? Indicator 02 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

2009

2004

De methodes inzake projectmanagement worden meer gebruikt dan in 2004 maar er blijven toch nog 7 overheden over die zonder zulke methodes werken. Zoals bij servicemanagement, bestaat er een verband met het maturiteitsniveau van e-government.

28

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

Indicator O3- security management Deze grafiek geeft op een schaal van 0 tot 100 het maturiteitsniveau van de organisaties weer in het beheer van informatieveiligheid (bestaan van een veiligheidsplan, een ICT Security Officer, een audit). Indicator 03 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

2009

2004

Bijna alle overheden hebben een beleid inzake beveiliging van de informatica en het maturiteitsniveau van dat beleid is over een periode van 5 jaar gestegen. De departementen die het verst gevorderd zijn op het gebied van e-government, zijn ook diegenen die het meeste aandacht besteden aan de veiligheid, wat bovendien onontbeerlijk is om e‑governmentdiensten te ontwikkelen.

Indicator O4 - information management De grafiek geeft op een schaal van 0 tot 100 het maturiteitsniveau weer van de organisaties op het gebied van informatiebeheer. In het bijzonder: gebruiken de overheden gegevensmodellen, is er een gegevensbeheerder, worden de gegevens gearchiveerd? Indicator 04 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

2009

2004

Twee overheden hebben geen beleid wat dat betreft, maar globaal gezien is informatiebeheer een concept dat meer verspreid en geïmplementeerd is dan in 2004. Bijna de helft (23) van de overheden behaalt immers de maximumscore. Er is hier een verband met het maturiteitsniveau op het gebied van e‑government. Dat is normaal daar de authentieke bronnen tot de sleutelprincipes behoort van e‑government.

29

Indicator O5 - beschikbaarheid van informatica Deze grafiek geeft op een schaal van 0 tot 100 de mate weer waarin de ICT-departementen georganiseerd zijn om de gebruikers te ondersteunen en ook het niveau van gerealiseerde beschikbaarheid van de ICTdiensten (beschikbaarheid van de helpdesk, beschikbaarheid van de vitale diensten…). 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0

Indicator 05

2004 2009

In het algemeen kan men zeggen dat de beschikbaarheid van informatica goed is in de federale overheid. De overheden waarvan de informaticadiensten zeer beschikbaar zijn, zijn ook, op een uitzondering na, diegenen die het verst gevorderd zijn op het gebied van e-government. Een elektronische overheid moet immers 7 dagen op 7 en 24 uur op 24 beschikbaar zijn.

30

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

5.4.5. Het technologisch perspectief Indicator T1 - geïnformatiseerde werkstations Deze indicator, die al globaal werd voorgesteld in de kerngetallen, berekent het aantal werkstations (PC, laptops en terminals) in verhouding tot het aantal medewerkers (in VTE)20. Indicator T1 3 2 1

2004 2009

0

In de overgrote meerderheid van de overheden, beschikt 90% van de ambtenaren over een werkstation. Dat was ook al het geval in 2004. Veel overheden hebben bovendien een score hoger dan 1 om meerdere redenen: door de berekening te baseren op het aantal VTE is het mogelijk dat men uitkomt op een gemiddelde hoger dan 1 in het geval dat, wegens halftijdse betrekkingen, er meer ambtenaren tewerk worden gesteld dan VTE. Het is ook mogelijk dat, als gevolg van de aard van de activiteiten, een deel van de medewerkers over meer dan één werkstation beschikt of dat deze werkstations ter beschikking staan van andere gebruikers (bv. het publiek). De indicator kan ook heel laag zijn als gevolg van de aard van de activiteiten (bv. Landsverdediging, Politie waar geïnformatiseerde werkposten zoals pc’s of laptops niet voor alle ambtenaren gepast zijn).

20 De indicator wordt in de kerngetallen weergegeven als een percentage maar hier niet.

31

6 Conclusies De federale overheid heeft in 2009 577 miljoen euro aan ICT besteed. Ze telt 4 555 VTE die tewerkgesteld zijn in de ICT-departementen, d.i. gemiddeld 2,7% van het totaal aantal personeelsleden. Ongeveer een vijfde van het personeel is geen ambtenaar maar gedetacheerd uit een commercieel bedrijf of uit de vzw’s Smals of Fedict Select. Tussen 2004 en 2009 is het ICT-budget lichtjes gestegen (6,5%) maar het ICT-personeelsbestand is sterk gedaald (16%). De ICT-managers geven bovendien aan dat ze 1  025 extra personen nodig hebben om optimaal te kunnen functioneren, d.i. 22% meer dan nu. De daling van personeel heeft misschien een effect op het niveau van de verleende diensten: we stellen vast dat het niveau op het gebied van projectmanagement gestegen is terwijl de mate waarin methodes voor dienstenbeheer worden gebruikt, globaal gezien gedaald is. De beschikbare middelen lijken bij voorrang te worden besteed aan de ontwikkeling van nieuwe toepassingen en minder aan het verlenen en ondersteunen van bestaande diensten, zoals dat in Groot-Brittannië op lokaal niveau werd waargenomen21. Het probleem van de vergrijzing van de ambtenaren, dat al in 2004 werd geïdentificeerd, wordt hier bevestigd: de 50-plussers vertegenwoordigden nu 20% van het ICT-personeel, maar die verhouding blijft lager dan die van de andere departementen van de federale agentschappen en overheden. In totaal heeft de federale overheid bijna 125 000 persoonlijke computers, terminals of laptops, wat betekent dat circa 73% van alle ambtenaren over een geïnformatiseerde post beschikt. De mobiele infrastructuur begint zich te ontwikkelen. Zo kan, gemiddeld, meer dan de helft van de ambtenaren van een overheid zijn mailbox van het werk raadplegen op afstand en een derde beschikt over de infrastructuur om te werken van op afstand vanaf een beveiligd privénetwerk. Men dient telkens op te merken dat er voor dit thema zeer grote verschillen zijn volgens de types administratie. Open source software wordt gebruikt in 83% van de federale overheden, wat meer is dan in veel andere landen. Producten voor systeemtoepassingen worden het meest gebruikt (2/3 van de overheden) en de ICTmanagers zijn daarover ook het meest tevreden. Daarentegen is slechts één derde van de ICT-managers die voor de bureauticatoepassingen open source producten gebruiken, daar (heel) tevreden over. De eID, hoeksteen van de Belgische strategie op het vlak van e-government en authenticatiesleutel voor de ambtenaren voor een reeks toepassingen en informatie, is meer en meer in gebruik: gemiddeld beschikt bijna 40% van de ambtenaren van een administratie over een eID-lezer op hun werkpost.

21 IT trends report in local public services 2009/10 – Socitm (http://www.egovmonitor.com/node/33442)

32

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

Twee derde van de overheden heeft nu een e-governmentstrategie met een back office die relatief gezien goed geïntegreerd is in die van de andere overheden. De overheden die het verst gevorderd zijn op dat gebied, hebben in het algemeen ook een ICT‑strategie die goed afgestemd is op de missie van hun overheid. In vergelijking met de organisaties die het minst gevorderd zijn op het gebied van e-government, wenden zij vaak goede bestuurstechnieken aan (o.a. evaluatietools, processen voor projectmanagement en servicemanagement) en beschikken ze over een ICT-budget dat gemiddeld hoger ligt. Die overheden hebben ook hoge cijfers m.b.t. ICTpersoneel dat goed opgeleid is. De eigen interne capaciteit is echter zwakker daar ze beroep doen - veel meer dan de andere organisaties - op extern gedetacheerd personeel. Het is zeer waarschijnlijk dat er voor de implementatie van e-government nieuwe competenties nodig zijn die niet altijd gemakkelijk intern beschikbaar zijn. Er bestaat dus een verband tussen het niveau van de integratie van de back offices, het maturiteitsniveau van de verschillende processen en van het goed IT-bestuur en het niveau van budgettaire en menselijke middelen. De Fed-e-View/A barometer heeft noch tot doel om de oorzakelijkheid van dat verband te definiëren, noch om te verifiëren of de overheden die het verst gevorderd zijn op het gebied van e-government ook diegenen zijn die het meest performant en efficiënt zijn. Wellicht kunnen we spreken van een “virtueuze cirkel” maar dat zou het voorwerp kunnen uitmaken van andere enquêtes, ofwel globale ofwel specifieke voor een sector. Het vernieuwende karakter van de barometer is dat er rekening wordt gehouden met het back office-aspect van de overheden, wat de internationale benchmarks op het gebied van e-government nog voor een groot deel negeren. De verantwoordelijken van die benchmarks beginnen daar inspiratie uit te halen om hun metingen te verfijnen. Tot op heden werd het informatiseringsniveau van de back office van de federale organisaties twee keer gemeten. Op basis van die resultaten kunnen de verschillende organisaties nu precieze doelstellingen en verbeteringspunten definiëren. Het doel van deze barometer is om te dienen als referentiebasis en om het mogelijk te maken regelmatig de situatie te meten. Toch moeten de metingen niet jaarlijks uitgevoerd worden, gezien de belasting die ze vormen voor de ICT-managers en gezien het feit dat de transformatie van de back office een werk van lange adem is. Een derde meting is dus voorzien op middellange termijn.

33

7 Bijlage Lijst van de organisaties die hebben deelgenomen aan de meting van 2009: De federale overheidsdiensten, de programmatorische overheidsdiensten, de andere agentschappen en organisaties ■ Federaal agentschap voor de opvang van asielzoekers ■ Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen ■ Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten ■ Federaal Planbureau ■ Federale Politie ■ FOD Binnenlandse Zaken ■ FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking ■ FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie ■ FOD Financiën ■ FOD Justitie ■ FOD Kanselarij Eerste Minister / Fedict / Budget en Beheerscontrole (Shared services) ■ FOD Mobiliteit en Vervoer ■ FOD Personeel en Organisatie ■ FOD Sociale Zekerheid ■ FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu ■ FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg ■ Ministerie van Defensie ■ Nationaal Geografisch Instituut ■ Opleidingsinstituut van de Federale Overheid ■ Pensioensdienst voor de Overheidssector ■ POD Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie ■ POD Wetenschapsbeleid ■ Raad van State ■ Regie der Gebouwen ■ Rekenhof ■ Rijksregister ■ Selectiebureau van de federale overheid ■

34

Een onderzoek naar de informatisering van de federale overheid

De openbare instellingen van sociale zekerheid ■ Dienst voor Overzeese Sociale Zekerheid ■ Fonds voor Arbeidsongevallen ■ Fonds voor de Beroepsziekten ■ Hulpkas voor Werkloosheidsuitkeringen ■ Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid ■ Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening ■ Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie ■ Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers ■ Rijksdienst voor Pensioenen ■ Rijksdienst voor Sociale Zekerheid ■ Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen ■ Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering ■ RSZ van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten ■ De federale wetenschappelijke instellingen ■ Algemeen Rijksarchief ■ Belgische instituut voor Ruimte-Aeronomie ■ Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie ■ Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium ■ Koninklijk Meteorologisch Instituut ■ Koninklijke Bibliotheek ■ Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis ■ Koninklijke Musea voor Midden-Afrika ■ Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België ■

35

  Redactie Christine Mahieu et Sven Forster Eindredactie en coördinatie Mila  Druwe Vertaling Fedict Lay-out Beluga Communications Verantwoordelijke uitgever Jan Deprest   Merci à tous ceux qui ont collaboré à ce rapport. Dit rapport is ook in het Nederlands beschikbaar. This report is also available in English.

Fedict I Maria-Theresiastraat 1/3 Rue Marie-Thérèse I Brussel 1000 Bruxelles I www.fedict.belgium.be